Переліки документів у діловодстві: історія, класифікація, концептуальні та методичні засади підготовки

Размещено на http://allbest.ru

ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ АРХІВІВ УКРАЇНИ

УКРАЇНСЬКИЙ НАУКОВО-ДОСЛІДНИЙ ІНСТИТУТ АРХІВНОЇ СПРАВИ ТА ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА

АВТОРЕФЕРАТ

дисертації на здобуття наукового ступеня кандидата історичних наук

Спеціальність 07.00.10 - документознавство, архівознавство

ПЕРЕЛІКИ ДОКУМЕНТІВ У ДІЛОВОДСТВІ: ІСТОРІЯ, КЛАСИФІКАЦІЯ, КОНЦЕПТУАЛЬНІ ТА МЕТОДИЧНІ ЗАСАДИ ПІДГОТОВКИ

Виконала Сельченкова Світлана Вікторівна

Київ - 2005

АНОТАЦІЯ

Сельченкова С.В. Переліки документів у діловодстві: історія, класифікація, концептуальні та методичні засади підготовки. - Рукопис.

Дисертація на здобуття наукового ступеня кандидата історичних наук за спеціальністю 07.00.10 - документознавство, архівознавство. - Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства. - Київ, 2005.

Дисертаційне дослідження присвячено вивченню ролі переліків документів у діловодстві (1920-2004 рр.) На підставі аналізу архівних та інших джерел, наукової літератури здійснено періодизацію процесу становлення та формування системи переліків документів в Україні, сформульовано визначення окремих понять - видів переліків, системи переліків, уточнено основні функції переліків. Проаналізовано концептуальні засади, що впливають на процеси створення і функціонування переліків документів у діловодстві й архівній справі. Запропоновано нові підходи до застосування основних теоретичних положень під час укладання переліків документів зі строками зберігання. Охарактеризовано сучасний стан вітчизняної системи переліків. Визначено основні перспективні напрями розвитку системи переліків.

документ діловодство архівний

1. ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА РОБОТИ

Актуальність дослідження. Закон України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” вніс зміни у правове регулювання процедури формування Національного архівного фонду України (НАФ). Політичні, економічні й інші соціальні зрушення останнього десятиліття в українському суспільстві зумовили необхідність удосконалення і часткової зміни підходів до здійснення експертизи цінності документів, результати якої є основною процесуальною підставою для внесення документів до НАФ чи вилучення з нього. Найефективнішим інструментом експертизи, за допомогою якого забезпечується надходження на постійне зберігання найбільш цінних документальних комплексів, тобто формування НАФ, є переліки документів із зазначеними строками зберігання цих документів. Застосування таких переліків позитивно впливає також на стан організації діловодства, забезпечення збереженості документального фонду, що утворюється в процесі діяльності підприємств, установ, організацій (далі - установ). Переліки є нормативними документами, що уніфікують строки зберігання однорідних документів у різних установах і сприяють систематичному вивільненню архівних підрозділів установ від документів, строки зберігання яких минули.

Нині в Україні надзвичайно актуальною є потреба у створенні вітчизняної системи нормативних та методичних посібників з експертизи цінності документів, насамперед відновлення складу відомчих (галузевих) переліків, підготовлених за радянських часів, включення до них нових видів документів, а також розроблення переліків для тих сфер діяльності, що виникли в результаті політичних, соціальних та інших змін останнього десятиліття в країні. Переліки ряду відомчих систем і галузей, розроблені в 1960-1980-ті рр., не відображають складу документів та зв'язків між класами документації на сучасному етапі, отже - потребують перероблення. Пріоритетними напрямами дослідження проблем експертизи цінності є визначення складу нових видів документів та аналіз процесу трансформації документів, що існували раніше. Зміна ролі й значення окремих видів документів в організації управлінських процесів зумовлює необхідність перегляду строків їх зберігання, вирішення питання про доцільність внесення цих документів до НАФ.

Процес створення вітчизняної системи переліків розпочався в Україні тільки з 1994 р. і відбувається дуже повільно. На сьогодні впроваджено Перелік типових документів (1998 р.) та вісім відомчих переліків, здійснюється розробка ще чотирьох переліків. Решта, які було прийнято ще у 1960-1980-х рр., є застарілими і не відображають нинішніх процесів документоутворення.

Низькі темпи підготовки зазначених переліків у нашій країні спричинені в основному невирішеністю низки теоретичних і практичних питань, пов'язаних з методикою роботи над переліками документів зі строками зберігання як основними нормативними посібниками з експертизи цінності документів у діловодстві та виробленням концепції створення вітчизняної системи переліків.

Зазначені вище фактори зумовлюють актуальність дисертації, в якій зроблено спробу всебічного (історичного, теоретичного, прагматичного) дослідження переліків документів, що застосовують у діловодстві, запропоновано раціональну технологію укладання цих посібників та визначено перспективи їх розвитку.

Мета дослідження - комплексний аналіз переліків документів зі строками зберігання, теорії і практики їх створення в діловодстві - як в історичному аспекті, так і з позицій сучасності, формулювання пропозицій щодо вдосконалення процесів підготовки цих переліків.

Об'єкт дослідження - переліки документів у діловодстві.

Предмет дослідження - процеси становлення, розвитку та сучасного стану концептуальних і методичних засад організації створення переліків документів.

Завдання дослідження:

- здійснити аналіз понять, пов'язаних зі створенням та функціонуванням переліків документів у діловодстві;

- охарактеризувати роль переліків документів у діловодстві, їх основні функції;

- проаналізувати стан дослідження теми дисертації;

- дослідити історію виникнення, формування видів та системи переліків документів, виокремити основні етапи розвитку цих посібників;

- проаналізувати сучасні погляди на зміст теоретичних основ експертизи цінності документів;

- з'ясувати основні концептуальні засади підготовки переліків документів на сучасному етапі розвитку вітчизняного діловодства;

- проаналізувати розвиток та сучасний стан методик укладання переліків у діловодстві;

- визначити перспективні напрями створення вітчизняної системи переліків відповідно до сучасних умов організації діловодства та архівної справи.

Хронологічні межі дослідження охоплюють двадцяті роки XX ст. - початкові роки XXI ст. Вибір нижньої хронологічної межі зумовлений часом створення перших переліків зі строками зберігання документів.

Географічні межі дослідження окреслені територією СРСР та сучасної України (у дослідженні етапів з часу набуття нею незалежності).

Джерельну базу дослідження становлять законодавчі та нормативні акти органів державної влади, пов'язані з розвитком і сучасною регламентацією архівної справи та діловодства, інструктивні та методичні розробки з цих сфер діяльності, наукові праці з історії діловодства та архівної справи, публікації з архівознавства, документознавства, матеріали наукових конференцій, нарад-семінарів, документи Центрального державного архіву вищих органів влади та управління України (фонди 2, 14, 166, 4508). Загалом проаналізовано 80 типових і відомчих переліків за 1930-2004 рр.

Методи дослідження: У процесі дослідження було застосовано такі наукові методи: історико-порівняльний, моделювання, класифікаційний, понятійного та системного аналізу.

Наукова новизна: Вперше в українському документознавстві на підставі виявлених і опрацьованих архівних документів та інших джерел сформульовано визначення окремих понять видів переліків, уточнено основні функції переліків, здійснено періодизацію процесу формування системи переліків документів в Україні. Проаналізовано концептуальні засади, що впливають на процеси створення і функціонування переліків документів у діловодстві й архівній справі. Запропоновано нові підходи до застосування основних теоретичних положень експертизи цінності під час укладання переліків документів зі строками зберігання. Окреслено сучасні проблеми створення вітчизняної системи переліків та основні перспективні напрями її розвитку.

Практичне значення отриманих результатів: Висновки і пропозиції, сформульовані в дисертації, мають практичне значення для вдосконалення методики підготовки переліків документів зі строками зберігання, створення концепції вітчизняної системи переліків. Отримані у процесі дослідження результати вивчення нових видів документації, що виникли в результаті політичних, економічних та соціальних зрушень в українському суспільстві, відображено в “Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів” (1998 р.), змінах та доповненнях до нього (2001 р.). Автор дисертації брала участь у підготовці “Переліку документів, що утворюються в діяльності Національної академії наук України та її установ, із зазначенням строків зберігання документів”, входить до складу авторського колективу з розроблення “Переліку науково-технічної документації, що підлягає постійному зберіганню”.

Матеріали дисертаційного дослідження використано в “Методичних рекомендаціях по визначенню джерел комплектування державних архівів” (1992 р.), “Методичних рекомендаціях щодо порядку подавання документів юридичних осіб і громадян на експертизу цінності та організації її проведення з метою віднесення документів до Національного архівного фонду України” (1999 р.).

Основні положення дисертації доповідалися на семінарах-практикумах для працівників державних архівів та архівних підрозділів і служб діловодства підприємств, установ, організацій усіх форм власності. Її висновки використано дисертанткою в лекційних курсах, прочитаних для слухачів Європейського університету, Міжрегіонального центру підвищення кваліфікації, у Товаристві “Знання” України.

Матеріали дисертації можуть бути включені до навчальних посібників з діловодства, теорії і практики архівної справи, лекційних курсів з історії експертизи цінності й формування системи переліків документів для студентів вищих навчальних закладів, що навчаються за спеціальностями “Архівознавство”, “Документознавство та інформаційна діяльність”.

2. ОСНОВНИЙ ЗМІСТ ДИСЕРТАЦІЇ

Розділ 1 “Основні поняття дослідження та стан дослідження теми” поділяється на два параграфи. У першому з них проаналізовано визначення базових понять з проблематики дослідження. Розглянуто усталені більшою чи меншою мірою визначення (експертиза цінності, критерії експертизи, строк зберігання, перелік документів зі строками зберігання тощо), наявні в сучасних українських і міжнародних термінологічних стандартах та спеціальних словниках. Сформульовано власні інноваційні визначення: переліку типових документів як переліку документів, створюваних під час виконання загальних для всіх установ функцій управління; відомчого переліку як переліку документів, створюваних у процесі профільної діяльності всіх установ певної галузі чи сфери діяльності; системи переліків як сукупності всіх видів переліків, що визначають видовий склад і строки зберігання документів, створюваних у результаті функціонування різних галузей та сфер діяльності. У процесі аналізування сутності різних видів переліків було конкретизовано їх основні функції.

Другий параграф присвячено аналізові історіографії досліджуваних проблем. У радянському документознавстві та архівознавстві значна увага приділялася загальним проблемам експертизи цінності документів, питанням становлення системи критеріїв експертизи цінності, комплектування державних архівів. Однак деякі праці висвітлювали проблеми експертизи і комплектування ідеологічно заангажовано, у підходах щодо оцінки документів переважав принцип партійності. Значно менше досліджувалися питання експертизи цінності документів на її першому етапі - в діловодстві. Наприкінці 1920-х рр. уперше на необхідності проведення експертизи цінності в діловодстві наголосив Б. Анфілов, який запропонував застосовувати відомчі переліки документів зі строками зберігання, розглянув у своїх працях питання методики їх укладання. Удосконаленню методики підготовки переліків присвячено статті Л. Полянської, З. Нагорової, О. Карноухової. Роль переліків у діловодстві розглядав К. Мітяєв. У 1950-1970-х рр. значно актуалізувалася необхідність вивчення проблем експертизи цінності, насамперед створення переліків документів. Так, у працях Н. Орлової, А. Єлпатьєвського, Т. Коленкіної, Е. Колосової, В. Цапліна, Н. Шепукової було висвітлено історію розвитку системи переліків та методику їх укладання. У ці роки помітно збільшилася кількість публікацій, пов'язаних із питаннями створення і застосування нових видів переліків, формування системи переліків. Проблеми практичного застосування переліків документів розглядали українські архівісти В. Коновалова, Л. Отліванова, О. Романова, Л. Пармузіна. У 1980-ті рр. теоретичні й методичні питання підготовки переліків у документознавчій і архівознавчій літературі майже не порушувалися, на той час система переліків документів уже сформувалася, методика їх укладання вважалася відпрацьованою. У зв'язку з цим деякі автори (В. Мамонов, З. Іноземцева, О. Мітюков, Г. Портнов) зосередили увагу на проблемах оптимізації фондового складу державних архівів, звернулися до окремих питань удосконалення підготовки переліків документів та їх впровадження в практику роботи установ і державних архівів. Єдине спеціальне дослідження з даної проблематики - це дисертація російського архівіста В. Клейна (1981 р.). Автор дослідив роль відомчого переліку в процесі класифікації документів галузі та їх організації на стадії діловодства, а також місце переліку в системі нормативних і методичних посібників з класифікації документів, обґрунтував принципи розподілу документів галузі за розділами переліку, визначив роль відомчого переліку при групуванні установ галузі відповідно до їх ролі, призначення, завдань, функцій, а також у процесі визначення складу установ - джерел комплектування державних архівів. Разом з тим, хоча низка висновків цієї праці й до сьогодні не втратила свого значення, загалом проблематика експертизи цінності та переліків документів набула нині іншого змісту, що пов'язано з новими умовами суспільного життя.

У пострадянський період увага до теоретичних і методичних проблем експертизи цінності документів як теоретичної основи створення переліків документів та комплектування державних архівів помітно зросла. Актуалізувалися питання щодо перероблення й удосконалення методики підготовки переліків документів у зв'язку зі змінами в системах управління та документування. До цих проблем звернулись як російські (М. Жукова, В. Єремченко), так і українські (Н. Метальнікова, В. Купченко, С. Сельченкова) архівісти.

Питання цінності документів опрацьовують і відомі зарубіжні архівісти. Їх погляди коротко проаналізовано в дисертації.

Утім, огляд літератури з теми дисертації засвідчує відсутність узагальнюючих наукових праць, в яких комплексно висвітлювалися б питання становлення й розвитку експертизи цінності, зокрема підготовки в Україні переліків документів. В українському документознавстві та архівознавстві теоретичні питання експертизи цінності, по суті, лишаються нерозробленими, є потреба в активізації досліджень з теоретичних і методичних проблем укладання переліків документів зі строками зберігання.

У розділі 2 “Становлення видів та формування системи переліків документів (1920-1990)” проаналізовано історію виникнення й етапи становлення і розвитку експертизи цінності та формування системи переліків документів у радянській період.

У першому параграфі простежено процес розроблення теоретичних засад експертизи цінності документів у 1920-1930-ті рр. в УСРР (УРСР), спроби розв'язання проблеми відбору документів (відмова від приймання до державних архівів усього комплексу документів, що утворюється в діяльності установ, перехід від експертизи цінності тільки в державних архівах до експертизи цінності в установах під контролем архівних органів). Головним завданням архівних органів у цей період було забезпечення збереженості цінних архівних документів та контроль за утилізацією “непотрібних архівних матеріалів” в умовах гострої паперової кризи й розгортання “макулатурної кампанії”, що змушувало архівні установи приділяти увагу не відбору документів на зберігання, а їх відбору для знищення. В установах було створено спеціальні розбірні комісії для вилучення документів з метою утилізації. У 1925 р. почали діяти центральна перевірна комісія при Укрцентрархіві та експертні комісії на місцях.

Першим документом з методики проведення експертизи цінності документів в установах стала “Загальна інструкція для розбирання архівних матеріалів” (1921 р.), в якій визначено основні критерії експертизи цінності документів та категорії документів, що підлягали постійному зберіганню. Поліпшенню організації експертизи цінності документів сприяла поява “Інструкції про організацію роботи експертних комісій” (1927 р.), “Інструкції по відокремленню утилізаційних архівних матеріалів першої черги з архівних частин дієвих установ” (1929 р.) та “Інструкції про порядок відокремлення матеріалів другої черги, які не підлягають подальшому переховуванню” (1929 р.). Проте, попри зусилля архівних органів забезпечити розбірні комісії установ методично й узяти під свій контроль процес вилучення документів, “макулатурна кампанія” завдавала архівам значної шкоди. З огляду на необхідність збереження документів постало питання про визначення строків їх зберігання. Було створено перші посібники з експертизи цінності документів - переліки документів (спочатку - призначених для знищення, а пізніше - для встановлення строків зберігання, у тому числі з метою відбору документів для постійного зберігання в державних архівах). У 1928 р. Укрцентрархів звернувся до наркоматів з проханням створити спеціальні комісії для підготовки переліків документів зі строками зберігання. З метою методичного забезпечення зазначеної роботи було розроблено “Інструкцію про складання переліків архівних матеріалів зі строками їх переховування” (1929 р.). Важливим було те, що відтоді визначались уніфіковані строки зберігання документів, порядок формулювання заголовків справ, встановлювалися вимоги щодо структури та схеми побудови переліків. Впровадженню переліків документів зі строками зберігання сприяла розробка Положення “Про Єдиний державний архівний фонд УСРР”, затвердженого постановою ВУЦВК від 5 квітня 1930 р., відповідно до якого всі установи було зобов'язано укладати переліки документів зі строками зберігання та подавати їх на затвердження до архівних органів, а також постанова ЦВК УСРР і РНК УСРР від 4 квітня 1936 р. “Про впорядкування архівів наркоматів і центральних та місцевих (обласних, окружних, міських, районних і сільських) установ УСРР”, де йшлося про необхідність негайного розроблення наркоматами переліків зі строками зберігання та визначення складу документів для постійного зберігання в державних архівах. У другій половині 1930-х рр. процес підготовки відомчих переліків зі строками зберігання значно активізувався, поступово вдосконалювалася методика їх укладання. Переліки почали укладати вже за виробничо-галузевою класифікаційною схемою, включаючи до них документи підвідомчих установ. Завдяки їх впровадженню поліпшився стан організації діловодства, архіви установ систематично вивільнялися від документів, строки зберігання яких минули. Переліки вже розглядались як нормативні документи. Однак, у ці роки експертиза цінності в установах полягала в основному у визначенні строків зберігання документів та їх відборі для знищення.

Цей етап (особливо 1920-ті рр.) позначено для українських архівістів формуванням власних поглядів на теоретичні засади експертизи цінності документів. Надалі, у зв'язку з утворенням у 1929 р. та розширенням у подальшому повноважень ЦАУ СРСР, розроблення теоретичних і методичних питань архівної справи, у тому числі з експертизи цінності, здійснювали виключно союзні архівні органи. Це зумовило впровадження із середини 1930-х рр. в УСРР (УРСР) переліків документів зі строками зберігання, підготовлених союзними наркоматами і затверджених ЦАУ СРСР. Передання ж у 1939 р. функцій керування архівами й мережі архівних установ до системи НКВС УРСР загалом негативно позначилося на розвитку архівістики, зокрема призвело до зменшення кількості розробок з теорії і методики експертизи цінності документів.

У другому параграфі розглянуто процеси формування видів переліків у 1940-1950-ті рр. Цьому періодові притаманні: сувора централізація архівної справи, розвиток якої скеровувало силове відомство; заборона знищення в архівах установ будь-яких документів без погодження з архівними органами; фактичне призупинення підготовки теоретичних розробок з теорії експертизи цінності; зосередження діяльності архівних установ на відборі документів для знищення; відокремлення комплектування державних архівів від експертизи цінності; повсюдне впровадження у практику роботи настанов ГАУ НКВС СРСР, які мали загальний характер і не враховували місцевих умов та досвіду роботи республік.

Водночас найважливішою подією в історії експертизи цінності документів радянського періоду було видання у 1943 р. “Переліку типових документальних матеріалів, що утворюються в діяльності народних комісаріатів та інших установ і організацій Союзу ССР, із зазначенням строку зберігання матеріалів”. Незважаючи на недоліки (відсутність точного визначення поняття типової документації, неповнота складу типових документів, нечіткість окремих формулювань статей, хиби в їх систематизації та редакції, повторюваність документів у різних розділах, не завжди обґрунтовані строки зберігання документів тощо), поява першого переліку типових документів була значною подією в розвитку теорії й практики експертизи. Він уніфікував класифікацію типової управлінської документації, а також строки зберігання типових видів документів, сприяв єдиній організації управлінських документів у поточному діловодстві та в архівах. Відомчі переліки, що складалися на його основі, вже мали класифікацію як типової, так і специфічної документації всієї відомчої системи за категоріями, видами документації та строками зберігання, що зумовило вдосконалення організації діловодства, вироблення єдиних норм щодо підготовки номенклатур справ та формування справ. Ці переліки відрізнялися від переліків кінця 1930-х рр. більш високим рівнем підготовки. У другій половині 1950-х рр. було підготовлено два переліки типових документів (“Примірний перелік типових документальних матеріалів, що утворюються в діяльності районних, міських, селищних і сільських установ”, “Примірний перелік технічних документальних матеріалів із зазначенням строків і місць зберігання”). Особливе значення мало видання у 1957 р. нового “Переліку типових документальних матеріалів, що утворюються в діяльності міністерств і інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням строків зберігання матеріалів” замість переліку 1943 р. У ньому було чітко визначено поняття типової документації, враховано зміни, що відбулись у документуванні управлінських процесів за галузями народного господарства, в організації діловодства, а також узагальнено досвід, накопичений у результаті розроблення і застосування численних відомчих переліків документів зі строками зберігання.

У 1950-ті рр. українськими архівістами було підготовлено низку переліків документів зі строками зберігання для республіканських міністерств (автомобільного транспорту, освіти, соціального забезпечення, комунального господарства, юстиції). Саме в цей період визначилися два види переліків документів зі строками їх зберігання - відомчі й типові.

Проте роботі з комплектування державних архівів бракувало цілеспрямованості, на постійне зберігання надходила величезна кількість документів, що не мали наукового, культурного, історичного значення. Лишалися недостатньо розробленими й теоретичні питання експертизи цінності. Упродовж 1950-х рр. ці питання набували все більшої актуальності, їх активно обговорювали архівісти. У листопаді 1959 р. Наукова рада ГАУ МВС СРСР запропонувала низку новацій, спрямованих на перебудову в галузі експертизи та комплектування. Передбачалося змінити методику укладання переліків та підготувати нові види переліків документів. Зазначені заходи було втілено вже у 1960-ті рр.

У третьому параграфі висвітлено процес оформлення системи переліків у 1960-1980-х рр. Найважливішим кроком уперед у 1960-ті рр. була зміна організаційних форм роботи з проведення експертизи цінності документів, комплектування державних архівів та контролю за організацією роботи з документами в установах, впровадження “Примірних списків установ, організацій і підприємств, матеріали яких підлягають і не підлягають прийманню до державних архівів СРСР” (1960 р.). Основна увага приділялася відбору документів для постійного зберігання, було припинено приймання документів від низових обслуговуючих установ, а також документів з особового складу.

На початку 1970-х рр. у радянському архівознавстві відбулося оформлення принципів і критеріїв експертизи цінності документів, а також системи переліків документів. У дослідженні охарактеризовано види переліків, складених упродовж цього періоду (“Перелік документальних матеріалів зі строками зберігання до 5 років, що підлягають знищенню без затвердження архівними установами” (1961 р.), “Перелік документальних матеріалів з особового складу державних, громадських і кооперативних установ, організацій і підприємств СРСР із зазначенням строків зберігання матеріалів” (1963 р.), низку переліків спеціальної документації (науково-технічної, гідрометеорологічної, кінофотофономатеріалів і звукозаписів). Зразком переліку, що визначає строки зберігання документів однієї групи, є виданий у 1965 р. “Перелік документальних матеріалів, що створюються в колгоспах, із зазначенням строків зберігання”. Важливим було впровадження у практику роботи архівних установ переліків документів, що підлягають прийманню до державних архівів (“переліків для архівістів”), які мали сприяти комплектуванню державних архівів цінними комплексами документів. У 1973 р. було видано об'єднаний “Перелік документальних матеріалів, що підлягають прийманню до державних архівів СРСР”, у підготовці якого брали участь українські архівісти. Низку переліків цього виду було підготовлено в УРСР, у тому числі: для бригад, колективів комуністичної праці; колгоспів; радгоспів; комітетів профспілок; районних і сільських Рад депутатів трудящих, їх виконкомів та постійних комісій; закладів освіти; вугільної промисловості; установ культури тощо, а також - науково-технічної документації, звукозаписів. У ці роки було перевидано типові переліки документів зі строками зберігання (1969 і 1989 рр.), де знайшли відображення зміни в системі документування, удосконалено класифікаційну схему їх побудови. Значно зросла кількість відомчих переліків документів зі строками зберігання, які не лише допомагали у вирішенні питань відбору документів для зберігання або знищення, а й сприяли поліпшенню організації діловодства в установах. Загалом упродовж цього періоду відбулося оформлення методики підготовки відомчих переліків зі строками зберігання та переліків документів, що підлягають передаванню до державних архівів.

Таким чином, сформувалася система нормативних посібників з експертизи цінності документів та комплектування державних архівів, яка включала: типові й відомчі переліки зі строками зберігання; переліки документів, що підлягають постійному зберіганню в державних архівах; переліки за спеціальними системами документації; переліки документів груп установ однорідного цільового призначення.

Цей етап позначився активізацією науково-дослідної роботи архівних установ УРСР, які брали участь у розробленні наукових тем з визначення кола джерел комплектування державних архівів, вивчення проблем відбору документів із повторюваною інформацією та оптимізації складу архівних фондів. Окремі висновки й пропозиції українських архівістів було враховано при визначенні теоретичних підходів щодо комплектування державних архівів колишнього СРСР та оптимізації їх складу, підготовці низки переліків документів.

У розділі 3 “Концептуальні та методичні засади створення вітчизняної системи переліків документів у сучасних умовах” розглянуто особливості формування теоретичних засад експертизи цінності та становлення в незалежній Україні вітчизняної системи переліків документів.

У першому параграфі викладено аналіз поглядів на зміст теоретичних засад експертизи цінності як основи укладання переліків документів. Висвітлено підходи до питань експертизи цінності в радянському архівознавстві. Наголошено, що безперечним надбанням стало в той період вироблення принципів і критеріїв експертизи цінності, створення системи переліків документів. Водночас теорії експертизи була притаманна заідеологізованість (застосування класового підходу, пріоритетна увага до документів держапарату, принцип слугування архівної інформації інтересам партії та радянської держави). Принцип історизму було перекручено, нерідко він підмінювався принципом партійності, що на практиці призводило до негативних наслідків. Саме з цієї причини за радянської доби архіви втратили значну кількість документів, у яких вбачались ознаки “інакомислення”.

Проаналізовано погляди зарубіжних архівістів і документознавців на теоретичні основи експертизи цінності документів. Наголошено, що питання оцінки документів з метою їх подальшого зберігання із застосуванням різних методик досліджують архівісти багатьох країн; проблеми експертизи цінності документів порушують на міжнародних архівних форумах. Основний постулат оцінки та відбору документів - пріоритет більш цінного перед менш цінним - зберігається і в сучасних умовах, він набуває ще більшої актуальності у зв'язку з постійним зростанням кількості документів нових типів і видів. Це зумовлює важливість застосування професійних принципів і критеріїв експертизи цінності з метою відбору документів на зберігання, а також необхідність постійної співпраці між фондоутворювачами та державними архівами, на працівників яких покладається контроль за відбором документів уже на першому етапі, тобто в діловодстві.

З'ясовано, що нормативно-методичною базою діяльності з визначення документів для довгострокового зберігання в архівах країн Європейського Союзу (ЄС) є законодавчі й інші юридичні акти з питань інформаційної діяльності, керування документацією діловодства та архівної справи. У межах національних програм застосовуються різноманітні методи відбору документів на зберігання, а також моделі експертизи цінності. У вживаній нині у країнах ЄС моделі основна увага приділяється співробітництву між фондоутворювачами та архівами, тобто функціональний аналіз фондоутворювача є одним з найважливіших критеріїв у межах функціональної моделі експертизи цінності документів. На підставі аналізу досвіду ряду країн - США, Канади, Німеччини, Словенії - зроблено висновок, що архівісти не проводять чіткої межі між принципами та критеріями експертизи цінності. При здійсненні експертизи цінності вони вважають за недоцільне керуватися виключно загальною теорією принципів і критеріїв. Утім, у більшості країн під час оцінки документів беруться до уваги критерії походження і змісту. Найпоширеніший посібник для проведення експертизи цінності у країнах ЄС - це переважно переліки документів зі строками зберігання. Так, анкетування у 26-ти країнах і 11-ти територіальних громадах п'яти континентів відповідно до Програми управління архівами і документацією (RAMP), яка є складовою загальної інформаційної Програми ЮНЕСКО, свідчить, що 19 країн (73 %) і 9 територіальних громад (81 %) під час проведення експертизи цінності документів застосовують саме такі переліки.

На основі аналізу сучасної теорії експертизи цінності в Україні зроблено висновок, що вона перебуває нині на стадії “критичного перегляду”. Зміни, що відбулися в житті суспільства, різних сферах його діяльності, знайшли відображення в архівному законодавстві, певною мірою позначилися на теорії експертизи цінності. Основна відмінність української теорії експертизи від радянської - її деідеологізованість і позапартійність, головний принцип - це принцип історизму, що розглядається як загальнонауковий, тобто принцип підходу до дійсності, яка змінюється в часі і постійно розвивається. Критерії експертизи цінності документів визначаються з урахуванням змін у політичному та економічному житті України. Основним інструментом експертизи цінності документів є переліки документів. Це положення знайшло відображення в сучасних нормативних і методичних документах з архівознавства та документознавства.

Другий параграф присвячено розгляду концептуальних основ укладання переліків зі строками зберігання. Зауважено, що у ході укладання переліків документи вивчають й аналізують з позицій двох наукових дисциплін: архівознавства (береться до уваги інформаційна цінність документа як історичного джерела; увага приділяється не окремим документам, а їх комплексам) та документознавства (враховується інформаційна й оперативна цінність документа як носія інформації, що функціонує в сучасній соціальній системі й впливає на управлінські процеси).

Наголошено, що теоретичною основою при укладанні переліків є принципи (об'єктивність, історизм, всебічність і комплексність) та критерії експертизи цінності (походження й змісту). Розглянуто критерії походження й змісту та їх застосування під час укладання різних видів переліків. Підкреслюється, що на сучасному етапі є потреба в новому розумінні критеріїв походження, а саме: ролі й значення фондоутворювача в суспільстві (раніше - у системі державного управління). Запропоновано брати до уваги два аспекти: особливої ролі і водночас типовості установ. Перебудова економіки, різні форми власності, відмова від суворої централізації управління стали базою для зміни організаційно-правових форм установ (їх видів), ролі й місця установ у системі управління, а також їх рівня у зв'язку з розширенням прав місцевих органів самоврядування. Широке розуміння галузей народного господарства і культури, представлених сьогодні установами різної форми власності (державної, комунальної, приватної) у промисловості, сільському господарстві, торгівлі, інших галузях економіки, науки, культури, в соціальній сфері, засобах масової інформації тощо, знаходить втілення у критерії “функціонально-цільове призначення фондоутворювача”. На відміну від критерію “значення фондоутворювача”, він враховує місце, яке посідає фондоутворювач залежно від свого походження або призначенням. Це, нове трактування зазначеного критерію, дає можливість віднести до джерел формування НАФ установи, які, за старими критеріями, не увійшли б до їх складу. Вважаємо, що застосовуваний у радянському архівознавстві (у тому числі під час укладання переліків) підхід щодо розподілу установ на основні, допоміжні й обслуговуючі сьогодні може реалізовуватися частково, оскільки нині, через зміну вертикальних зв'язків управління і самостійність установ недержавної форми власності, повного поглинання інформації про діяльність допоміжних чи обслуговуючих установ у вищих органах практично не відбувається. Змінилися й уявлення про головні й неголовні функції, завдання фондоутворювачів, тобто їх значення. Важливим залишається критерій “юридична самостійність фондоутворювача”. Для державних установ є актуальним критерій “підпорядкованість фондоутворювача”, тобто його приналежність до певного рівня управління (загальнодержавний, місцевий). Підпорядкованість визначає повноту висвітлення в документах установи діяльності системи в галузевому і територіальному аспектах, тому встановлення підпорядкованості дозволяє уявити загальні завдання та зв'язки досліджуваного об'єкта та, відповідно, його документопотоки, їх склад, зміст, а також попередньо визначити цінність документів. Критерій “повнота відображення інформації про діяльність фондоутворювача у фонді іншого фондоутворювача” в сучасних умовах стає менш значущим, що спричинено змінами в системі управління (його децентралізація, розширення горизонтальних зв'язків, господарська самостійність установ).

Виокремлено кілька критеріїв змісту. Так, критерій “значення інформації документа” пов'язується зі значенням функцій фондоутворювача, виконуваних ним у процесі діяльності, а також відповідністю інформації, що міститься в документі, основним чи допоміжним функціям установи. Значущість інформації, що міститься в документі, розглядається з точки зору відбору унікальної й типової інформації, а також характеризується новизною, насиченістю та унікальністю змісту. Критерій “повторення інформації документа в інших документах” є додатковим засобом оцінки документів. Його застосування передбачає аналіз характеру й рівня інформаційних зв'язків, які впливають на характер, вид і форму повторення та відносяться до визначальних чинників при відборі документів до НАФ. Критерій “вид документа” передбачає розгляд діалектичної єдності змісту й форми документа. Із видами документів, як правило, пов'язують наявність у них певної інформації. Це уможливлює відбір певних видів документів залежно від обсягу та цінності інформації. Проте в сучасному діловодстві питання щодо ступеня відповідності змісту документа його номіналу остаточно ще не вирішено. Вважаємо, що під час оцінки документів необхідно враховувати інформаційну насиченість окремих видів документів, тобто повноту відомостей, які в них містяться. Так, зведені документи (огляди, доповіді, аналітичні довідки, звіти) належать до документів з вищим рівнем узагальнення (концентрації) та кумуляції інформації про основну діяльність установи. До числа документів, що надходять на постійне зберігання, як правило, відносять ті їх види, які характеризують основну діяльність установи: накази, рішення, постанови, протоколи, огляди, аналітичні довідки, доповіді, деякі види договорів, угод, контрактів, перспективні та річні плани, зведені й річні звіти, техніко-економічні показники діяльності, частину листування тощо. Утім, за наявності як документів з неординарною, неповторюваною інформацією, так і типових, повторюваних за горизонтальними зв'язками управління, неможливо апріорно вирішувати питання про ступінь інформаційної насиченості (отже, й цінності) одних документів порівняно з іншими. Тому укладання переліків документів має передбачати обов'язкове вивчення інформаційної насиченості нових видів документів, з'ясування того, якою мірою вони висвітлюють основну діяльність установи. Ступінь інформаційної насиченості пропонується нами застосовувати як окремий критерій змісту.

У третьому параграфі проаналізовано сучасний стан та визначено перспективи вдосконалення методики укладання переліків зі строками зберігання. Наголошено на необхідності створення вітчизняної системи переліків. Охарактеризовано “Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів” (1998 р.), що є першою вітчизняною розробкою в цій царині (далі - Перелік типових документів), та вісім відомчих (галузевих) переліків, підготовлених у пострадянський період. Проаналізовано склад нових видів документів, внесених до переліків. Стисло охарактеризовано класи документів недержавних організацій. Акцентовано увагу на нових підходах до встановлення строків зберігання для документів нормативно-правового, майново-господарського характеру, про підсумки роботи і перспективи розвитку установ, у діяльності яких документи НАФ не утворюються, зокрема про впровадження нового строку зберігання - “до ліквідації організації”. Зроблено висновок про необхідність внесення до Переліку типових документів нових їх категорій, уточнення строків зберігання окремих видів документів та уніфікації таких строків щодо бухгалтерської й фінансової документації тощо. З огляду на строки зберігання документів запропоновано таку диференціацію установ: перша група - установи, в діяльності яких утворюються документи НАФ; друга - установи, в діяльності яких документи НАФ не утворюються.

Проведений аналіз відомчих (галузевих) переліків свідчить, що усталена методика їх розроблення, яка протягом десяти останніх років практично не змінювалася, потребує вдосконалення. Відповідно до вживаної нині методики типова документація з єдиними, загальними й обов'язковими строками є складовою всіх відомчих (галузевих) переліків. Включення до відомчих (галузевих) переліків типової документація, що, як правило, “переноситься” з переліку типових документів, є недоцільним. Вивчення цих переліків засвідчує, що типова документація становить 65-80 % усієї документації, включеної до відомчого (галузевого) переліку. До того ж, під час укладання таких переліків типова документація враховується не повністю, і при підготовці номенклатур справ установи часто додатково використовують Перелік типових документів. Звідси випливає необхідність перегляду методики визначення класифікаційної структури відомчих (галузевих) переліків. “Функціональні” розділи (організаційна система управління; облік і звітність; робота з кадрами; науково-інформаційна діяльність тощо) до відомчого (галузевого) переліку можуть не включатися. При визначенні класифікаційної структури відомчого (галузевого) переліку мають формулюватися конкретні функції - завдання, основні напрями й питання, що відповідають цільовому призначенню установ певної галузі чи сфери діяльності.

Вважається доцільним визначення концепції підготовки вітчизняної системи переліків. Відомчі (галузеві) переліки, разом з Переліком типових документів, мають скласти цілісну систему нормативних посібників для визначення складу та строків зберігання сучасних документів установ. З часом ця система переліків може набути вигляду автоматизованої бази нормативних документів з експертизи цінності, що включатиме блоки типової та галузевої документації. Уже зараз може бути заповнено ряд блоків: типова управлінська документація; типова документація, що створюється в науково-технічній та виробничій діяльності; банківська; митна; прокуратури; з питань гідрометеорології та контролю природного середовища; з питань охорони правопорядку; з питань оборони та військової служби тощо. Доступ до автоматизованої бази нормативних документів з експертизи цінності полегшить непростий процес експертизи цінності документів, що створюються в процесі діяльності установ певної галузі чи сфери діяльності, орієнтування щодо строків зберігання будь-якої галузевої та спеціальних систем документації.

Увага має приділятися передусім розробленню переліків зі строками зберігання. Підготовка переліків документів, що підлягають постійному зберіганню (тобто внесенню до НАФ), видається недоцільною, оскільки вони вирішують виключно проблеми відбору документів для постійного зберігання і не сприяють проведенню експертизи цінності документів в установах на стадії діловодства (у них не враховано документів тривалого й тимчасового строків зберігання). Переліки документів зі строками зберігання є більш універсальними та зручними у застосуванні, насамперед тому, що визначають склад документів, встановлюють строки зберігання документів залежно від їхньої інформаційної цінності, уніфікують строки зберігання однорідних документів у різних установах. До того ж, на їх підставі здійснюється відбір документів до НАФ ще на стадії діловодства, вони вирішують питання дублетності, сприяють поліпшенню організації діловодства в установах та систематичному вивільненню архівних підрозділів установ від документів, строки зберігання яких минули. Крім відомчих (галузевих) переліків, у деяких випадках (для недержавних організацій) можна рекомендувати укладання переліків документів зі строками зберігання для однотипних установ, зокрема: страхових компаній, фінансових посередників (інвестиційних фондів і компаній), брокерських контор тощо. Актуальним залишається питання створення переліків по спеціальних класах документації (науково-технічній, геодезичній, картографічній, з питань землевпорядження тощо).

Водночас, переліки документів не можна вважати універсальним засобом вирішення всіх питань експертизи, є потреба в поєднанні переліків із застосуванням системи принципів і критеріїв експертизи цінності, що складають теорію експертизи цінності документів.

ВИСНОВКИ

1. Основними базовими поняттями, що стосуються об'єкта і предмета дослідження, є такі: “формування Національного архівного фонду”, “експертиза цінності”, “критерії цінності”, “переліки документів”, “строки зберігання документів”. Через відсутність у сучасних українських і міжнародних термінологічних стандартах визначень деяких з них запропоновано визначення понять “типовий перелік”, “відомчий перелік”, “система переліків”.

2. Переліки документів зі строками зберігання виконують умовно дві соціальні функції:

1) “культурну” - забезпечують відбір документів, що мають культурне значення, до НАФ, а також збереженість соціально значущих і оперативних документів протягом певного періоду;

2) “управлінську” - організовують процеси діловодства, визначають склад документів, їхню класифікацію у відомчій системі (галузі). Крім того, переліки виконують такі додаткові функції, як нормативна, методична, довідкова.

3. В історіографії досліджуваної теми можна умовно виокремити два періоди - радянський і пострадянський. За радянських часів увага приділялась передусім загальним питанням експертизи цінності, методичним засадам підготовки й застосування переліків. Теоретичні проблеми експертизи цінності досліджувалися переважно російськими архівістами (Б. Анфілов, К. Мітяєв, Н. Орлова, В. Автократов, А. Єлпатьєвський, В. Цаплін, Н. Шепукова, В. Клейн). Увага українських архівістів була здебільшого зосереджена на практичних питаннях експертизи цінності та застосування переліків документів (В. Коновалова, Л. Отліванова, О. Романова, Л. Пармузіна, Г. Портнов). Пострадянському періоду (після 1991 р.) притаманна активізація діяльності українських архівістів у дослідженні теоретичних і методичних проблем формуванням НАФ, питань експертизи цінності документів, комплектування державних архівів (Н. Метальнікова, В. Купченко, Т. Клименко). Однак загалом теоретико-методичні проблеми експертизи цінності, питання формування системи переліків і досі в українському документознавстві та архівознавстві лишаються практично не розробленими, відсутні й узагальнюючі праці із зазначених питань.

4. У результаті дослідження історії розвитку системи переліків документів за радянських часів (1920-1990) можна умовно виокремити три етапи:

- перший етап - 1920-1930-ті рр., що був позначений початком розроблення теоретичних засад експертизи цінності документів, передусім пошуків раціональних способів розв'язання проблем відбору документів. Було окреслено основні критерії експертизи цінності документів та категорії документів, що підлягають постійному, тривалому, тимчасовому зберіганню. Підготовлено і впроваджено перші посібники з експертизи цінності документів - переліки документів (спочатку - призначених для знищення, пізніше - для встановлення строків зберігання, у тому числі з метою відбору для постійного зберігання в державних архівах). Завдяки їх впровадженню поліпшився стан організації діловодства, архіви установ систематично вивільнялися від документів, строки зберігання яких минули;

- другий етап - 1940-1950-ті рр., який характеризується появою нових видів переліків - типових документів (1943 і 1957 рр.), що уможливлювало класифікацію типової документацію та уніфікацію строків її зберігання, сприяло високому рівню підготовки відомчих переліків зі строками зберігання, підвищенню загального рівня експертизи цінності документів та полегшенню її проведення. Відомчі переліки, укладені на основі переліків типових документів, відрізнялися від аналогічних посібників 1930-х рр. повнотою охоплення документації, досконалішим змістом, чіткішою класифікаційною схемою. Вони використовувались не тільки як посібники при визначенні строків зберігання, але й як класифікатори службової документації, що сприяло вдосконаленню організації діловодства в установах, зумовило надалі більш якісний склад документів державних архівів. Наприкінці 1950-х рр. остаточно сформувалися два види переліків зі строками зберігання - відомчі й типові;

- третій етап - 1960-1980-ті рр., якому притаманні усталені методики підготовки відомчих переліків та переліків документів, що підлягають передаванню до державних архівів. Постійно вдосконалювалися типові переліки документів зі строками зберігання. Значно зросла кількість та поліпшилась якість відомчих переліків документів зі строками зберігання, що позитивно позначилося на організації діловодства й експертизі цінності в установах, відборі документів до державних архівів. Наприкінці 1980-х рр. уже функціонувала чітка система переліків різного призначення, яка включала:

1) переліки документів зі строками зберігання (типові, відомчі);

2) переліки документів, що підлягають прийманню до державних архівів (типові, відомчі);

3) переліки спеціальних класів документації;

4) переліки документів для груп установ однорідного цільового призначення.

5. Аналіз поглядів сучасних зарубіжних архівознавців і документознавців на зміст теоретичних основ експертизи і застосування переліків документів дає підстави до висновку, що сьогодні сутність експертизи цінності полягає у збереженості оптимальної кількості архівних документів, тобто такої їх мінімальної кількості, яка забезпечить отримання якнайповнішої наявної в них інформації за допомогою функціонального аналізу фондоутворювача та його документів. Основними критеріями експертизи цінності, якими користуються в багатьох країнах (хоча й у різних інтерпретаціях), є критерії походження і змісту. Водночас роль основного посібника при проведенні експертизи цінності в ряді країн, зокрема членів ЄС, відіграють переліки документів зі строками зберігання.

У сучасній українській теорії експертизи сформульовано ряд положень, принципово відмінних від попередніх. Ними є, насамперед, деідеологізованість та позапартійність. Основні принципи і критерії експертизи цінності документів становлять сьогодні сформовану й апробовану систему, але їх інтерпретація змінилась у зв'язку зі зрушеннями в політичному та економічному житті України за останнє десятиліття. Основний інструмент експертизи цінності документів в Україні - переліки документів.