Систематизация и хранение документов архива

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Порядок систематизации и хранение документов текущего архива

1.1 Хранение дел в текущем делопроизводстве

1.2 Обеспечение физической сохранности документов

1.3 Помещение для хранения документов

2. Автоматизированное хранение дел

2.1 Понятия, объекты и цели информатизации архивного дела

2.2 Информационные технологии и организация их внедрения в архивах

Заключение

Список источников литературы

Введение

Важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Массив исполненной документации - это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения. Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела.

Дело - это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации и помещенных (подшитых) в отдельную обложку с соответствующим заголовком - этикеткой (например, "Приказы ректора академии за 2000 г.", "Переписка с предприятиями о поставке комплектующих" и т. п.). Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, составляет номенклатуру дел. Номенклатура дел (первый лист) печатается на бланке А 4 и утверждается руководителем.

На рабочих местах исполнителей документы хранятся в папках, скоросшивателях, папках-регистраторах. В свою очередь для хранения последних документов служат лотки, блоки подвесные, которые устанавливаются на конторских столах или встраиваются в них.

Актуальность темы работы состоит в том, чтоАрхивный фонд Российской Федерации в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном Фонде Российской Федерации и архивах представляет собой исторически сложившуюся и постоянно пополняющуюся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь людей, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

В состав Архивного фонда Российской Федерации включены все документы, представляющие ценность для общества независимо от формы собственности.

Работа по распределению документов между архивами и их упорядочиванию внутри каждого архива называется организацией документов в пределах архивного фонда.

Объектом изучения является - методика составления схем систематизации документов в пределах архивного фонда.

Предметом изучения дипломной работы является процесс документирования (документационного обеспечения), составления схем систематизации документов в пределах архивного фонда.

Цель работы: раскрыть роль и значение составления схем и организации документов архивов Российской Федерации.

На современном этапе все больше архивов, как государственных, так и негосударственных организаций содержат документы личного происхождения и коллекции, а их систематизация имеет некоторые особенности.

Разработка схемы систематизации дел фонда является важным шагом для практического осуществления научной организации документов. Кроме того, схема - это основа структуры описи.

Для дополнительного раскрытия темы необходимо решение следующих задач:

- определить хранение дел в текущем делопроизводстве;

- исследовать помещение для хранения документов;

- рассмотреть обеспечение физической сохранности документов;

- изучить понятие, объекты и цели информатизации архивного дела;

- определить информационные технологии и их внедрение в архивах.

Практическое осуществление систематизации документов фонда может проводиться двумя способами: непосредственной группировки и расположения единиц хранения в соответствии со схемой систематизации или карточным способом.

1. Порядок систематизации и хранение документов текущего архива

1.1 Хранение дел в текущем делопроизводстве

Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает не только стадии документирования, понимаемого как особыми способами удостоверения фиксация информации на различных носителях; использования, включающего учет движения документов в текущей деятельности офиса; но и хранения документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного, использования.

Значение и ценность документов, образующихся в процессе офисной деятельности на различных носителях, а также полученных от корреспондентов с использованием всевозможных средств их доставки, неодинакова.

Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение достаточно ограниченного времени, пока в них имеется практическая надобность, и их долговременное хранение нецелесообразно и неэффективно из-за ограниченных площадей практически любого офиса организации.

Одни документы, содержащие информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений, имеют социальное значение и должны сохраняться на всем протяжении жизни человека, но и они утрачивают свою ценность, в конечном счете, так как имеют личностный характер и представляют в силу их массовости ценность только для конкретного индивидуума.

В других запечатлены основные вехи в истории становления и развития учебного заведения, фирмы корпорации, и они представляют ценность только для данной организации и должны храниться все время, пока существует организация.

Третьи содержат нормативно-методическую базу и имеют большое управленческое и справочное значение, и их, вероятно, следует хранить до тех пор, пока будет существовать потребность в них заглянуть, а может что-то и списать.

Четвертые, отражающие научно-технические достижения, работу системы управления общественную, хозяйственную, политическую жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение и включаются в состав Архивного фонда 1Российской Федерации, в его государственную или негосударственную часть в зависимости от автора и владельца.

Последние как памятники истории и культуры наряды с архитектурными, материалами памятниками эпохи должны быть сохранены максимально долго, в идеале - бессрочно, т.е. по документной терминологии, постоянно.

В силу типичности и неоднократной повторяемости задач в системах управления появляется возможность проведения оценки ценности большей части документной информации, циркулирующей в любой системе управления получила профессиональный термин "экспертиза ценности документов".

Оценка документов проводится практически на всех этапах их создания и обработки, Это согласование проекта, определение формы документа и порядка доведения его доадре 6сата (исполнителей), установление системы регистрации и, наконец, выбор места и способа хранения. Наиболее технологически тесно именно регистрация связана с изучением ценности документов и предварительном определением сроков их хранения.

В учреждениях, организациях и на предприятиях для проведения экспертизы ценности документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе служб документационного обеспечения, должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов создаются центральная экспертная комиссия, основными задачами которой становится кроме перечисленных рассмотрение и согласование результатов работы экспертной комиссии структурных подразделений, цехов филиалов.

Экспертные комиссии действуют на основании утвержденных руководителями организации Положений о постоянно действующей экспертной комиссии. В целях достижения методического единства и для облегчения разработки собственного и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов.

Положения об ЭК, Государственной архивной службой Российской Федерации (Росархивом) в 1995 г. разработано и утверждено типовое Положение и постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия.

В помощь организациям при проведении экспертизы научной, социальной и практической ценности их документов Росархивом разработан также ряд нормативно-методических материалов о порядке проведения и оценке информационной ценности различных функциональных групп документов:

- изобретений и открытий;

- документов с повторяющейся информацией;

- научно технической документации;

- производственных автоматизированных систем управления;

- редакционных документов и т.д.

Экспертиза осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

Критериями оценки происхождения являются роль и место организации, деятеля науки, культуры, политики, социальной жизни общества, значимость ее (его) деятельности, время и место образования документов.

Критериями оценки содержания можно назвать значимость события, явления, предмета и фактов, отраженных в документах, значение зафиксированной в документах информации, ее повторяемости в других документах, целевое назначение, вид и разновидность конкретного документа.

К критериям оценки внешних особенностей документа относится: юридическая достоверность, т.е. наличие необходимых подписей, дат, печатей, резолюций, отметок о прохождении и исполнении, особенности передачи текста, материальной основы носителя информации.

Кроме того, для каждой группы документов существуют и собственные, специфические критерии их оценки: значимость информации для развития науки, техники, производства, новизна поставленных задач и предложенных решений, приоритетность авторства, экономическая эффективность, социальная значимость, комплектность и полнота изложения сути проблемы и др.

Определение конкретных сроков хранения дел и документов проводится на основе специальных перечней наиболее типовых документов и типовых номенклатур дел. Установленные в них сроки хранения документов являются обязательными для всех работающих в России организации от рода занятий и формы собственности. Сроки хранения документов, установленные архивной службой этими перечнями, сокращать не разрешается, но они могут быть увеличены в случаях, вызванных спецификой деятельности офиса.

На основе и в развитие работ архивной службы министерства и ведомства нередко разрабатывают собственные перечни, за счет дополнениях специфическими документами своей отрасли. Все они, естественно, обязательно проходят экспертизу в Государственной архивной службе. Поэтому "Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерства ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроком их хранения" (1988 г.) следует пользоваться лишь при отсутствии ведомственного перечня, так как в последнем состав и содержание документов организации должны быть отражены с большей полнотой и конкретизацией.

Установление сроков хранения документов на основании типовых или ведомственных перечней осуществляется поэтапно. Сначала определяются категория самого офиса, например, в "Перечне типовых документов..." все организации разделены на сдающие документы на постоянное хранение в государственные архивы и на те, документы которых на постоянное хранения в государственные архивы не принимаются.

Затем в зависимости от этого устанавливаются по перечню и сроки хранения документов. Например, по указанному перечню организации 1-й категории в своих номенклатурах для дела с заголовком "Поручения (задания) правительственных и вышестоящих органов и документы по выполнению поручений" укажут срок хранения "Постоянно",а организации 2-й категории для аналогичного дела укажут срок хранения надо также учитывать, что некоторые статьи перечней могут быть разбиты на пункты, имеющие разные сроки, например "Планы финансирования и кредитования":

- годовые - постоянно;

- квартальные - 3 года;

- месячные - 1 год.

Поэтому в офисе из "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков их хранения" следует выбирать тот пункт и срок хранения, к которому относится конкретные документы. архивный документ электронный ценность

Необходимо обращать внимание и на специальные отметки, относящиеся к срокам хранения документов. Отметка в перечне "5 л. ЭПК 2" означает, что по истечении указанного срока вопрос о дальнейшем хранении документов решается экспертной комиссией организации или архивного органа. В зависимости от принятого решения срок хранения этих дел может оставаться без изменений или продлеваться, если члены комиссии придут к выводу, что документы уничтожать рано.

О сроках хранения отдельных категорий документов делаются следующие отметки. К документам распорядительного, нормативного, методического характера в организации, не являющейся автором, в номенклатуре проставляются отметки "До замены новыми" "До минования надобности". Правильное определение 5 сроков хранения недостаточно проводить лишь на основании заголовков дел и их соотнесения со статьями перечня. Необходимо проводить и анализ фактического содержания имеющихся в делах документов. Если в деле содержаться документы по одному вопросу, но различной значимости, с разными сроками хранения, например 3 года, 5 лет, время хранения устанавливается по документам, имеющим более длительный срок хранения, в приведенном случае- 5 лет.

В соответствии с многогранностью оценки документов формируется состав экспертной комиссии. Экспертная комиссия создается в соответствии с Положением о ней из наиболее квалифицированных сотрудников, Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру своего офиса, систему документационного обеспечения - состав и содержание всей совокупности документов. В состав экспертной комиссии следует включать:

- сотрудника, ответственного за документационного обеспечение офиса;

- сотрудника, ответственного за архив;

- специалистов по научной, технической, учебной, производственной и другим видам документации;

- специалиста по обеспечению защиты информации и др.

Председателем экспертной комиссии - секретарь фирмы или сотрудника службы документационного обеспечения или архива офиса.

Заседания экспертной комиссии проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год, и оформляются протоколами. Ведение всех документов и организация проведений заседаний являются обязанностями секретаря экспертной комиссии 3.

Объектами рассмотрения экспертной комиссии, прежде всего, являются:

1. Ежегодно пересоставляемая (по правилам) номенклатура дел.

2. Описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения.

3. Акты об аннулировании и о выделении к уничтожению документов и дел независимо от вида носителя.

4. Комплексы документов: дела, проекты, единицы хранения на небумажных носителях - на предмет правильности их оформления для постоянного и долговременного хранения.

5. Предложения об увеличении типовых сроков хранения документов.

6. Предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми перечнями Росархива и отраслевыми перечнями и типовыми номенклатурами дел.

Протоколы заседаний экспертной комиссии, номенклатуры дел, описи и акты о выделении документов к уничтожению в государственных учреждениях и других организациях, сдающих наиболее ценные документы в государственные архивы, утверждаются руководителем организации только после их согласования с органами.

Экспертная комиссия - это совещательный орган, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, так как согласно законодательству он несет ответственность за сохранность документов.

Государственной архивной службы Российской Федерации.

В организациях, в процессе деятельности которых не создаются документы, подлежащие включению в Архивный фонд Российской Федерации, акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются и утверждаются их руководителями только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу за те же годы, что и уничтожаемые документы.

С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме.

Документы в электронном виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, переведены в электронную форму (путем сканирования) с традиционного бумажного вида. Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера - записать в виде файла на жесткий диск. Документы могут хранится на жестком диске компьютера, либо на специально выделенном компьютере (файл - сервере), на сменных носителях.

Прежде всего, на жестком диске создаются папки (директории), в которые будут помещаться документы. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь могут иметь свои вложенные папки. Каждой папке присваивается "имя". Начинаться "имя" должно с вида документов (приказы, акты, отчеты и т.д.), зачем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы).

Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. При работе в сети пользователю могут быть доступны диски или директории на других компьютерах. В этом случае они будут иметь порядковые буквенные номера и с ними можно работать как с устройствами, размещенными на собственном компьютере. Для этого на компьютере, содержащем необходимые ресурсы, устанавливается разрешение на совместный доступ к тому или иному файлу. Доступ может быть ограничен либо использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограничением доступа только для определенных пользователей. Для ограничения доступа к папке можно ввести пароль.

В организациях с большим объемом совместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры - файл - серверы - рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей.

Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны храниться в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов.

Один из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в офисе - это надежность хранения документов в электронной форме. Сохранность документов складывается из:

- устойчивого электропитания;

- резервного копирования;

- антивирусной защиты;

- профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).

Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам, как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).

База данных о документах формируется в процессе их регистрации. Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут исполнены. База данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объема информации это может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой архивный носитель.

Документы постоянного и долговременного сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы временного срока хранения - на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и перезапись.

Сроки хранения документов не зависят от формы существования - бумажной или электронной - и определяются специальными справочниками - перечнями документов с указанием сроков хранения.

В качестве места для хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько папок компьютера. При наличии программ типа "Электронный архив" учет и копирование производится автоматически. В противном случае это делается вручную: документы разделяются по срокам хранения, создаются папки, соответствующие годовым разделам описей. При значительном количестве документов постоянного хранения они располагаются внутри годового раздела, в папках соответствующих подразделений.

Минимальный срок хранения документов установлен Федеральным законом о "О бухгалтерском учете" - пять лет с правом уничтожения только после проведения ревизии. Обязательное условие - проверка качества записи после переноса данных и периодическая проверка сохранности данных в течении срока хранения носителей информации.

1.2 Обеспечение физической сохранности документов

Проверка физического состояния документов

Проверка физического состояния документов проводится для выяснения общей картины состояния фондов архива и выявления документов с конкретными повреждениями, нуждающимися в срочной или плановой специальной обработке. В идеальных условиях организация работ по проверке физического состояния и выявлению поврежденных документов должна быть подчинена задаче последовательного, рассчитанного на перспективу формирования банка данных о физическом состоянии документов.

В основе экспертизы физического состояния также лежит дифференцированный подход.

Приоритетными могут являться следующие фонды: содержащие уникальные и особо ценные документы, подвергшиеся экстремальному воздействию (высоких температур при пожаре, воды, пены при тушении пожара и т. д.), I и II категорий, имеющие наибольший спрос у исследователей и сотрудников архива, содержащие документы экстремальных периодов отечественного делопроизводства (Первая мировая война, Великая Отечественная война и т.д.)

Проверка физического состояния документов всегда проводится путем полистного просмотра дел. Это трудоемкая работа, которую нужно планировать на годы вперед, контролировать и анализировать ее ход, обеспечивать обязательное обучение сотрудников (экспертов) и преемственность в их работе.

Проводить оценку физического состояния крупных массивов документов можно тремя способами:

1. Сплошная проверка всех объектов изучаемого массива (например, всех документов фонда). Достоинство метода - дает полную информацию о состоянии всех документов фонда. Недостаток - большие временные затраты.

2. Выборочный способ, когда из всего объема массива выбирают лишь небольшую часть (случайная малая выборка) и по ней судят о состоянии всего массива (фонда). Достаточно 2% выборки от всего массива для вывода о состоянии массива в целом. Достоинство - временные затраты значительно меньше, чем при сплошной выборке. Недостаток - дает усредненную информацию о состоянии всего массива без конкретной оценки состояния документов, не попавших в выборку.

3. Попутное выявление документов с дефектами бумаги и текста всеми сотрудниками архива в ходе выполнения ими служебных обязанностей (если их обязанности связаны с полистными просмотром дел). В таком случае предпочтительнее кодирование физического состояния документов сотрудниками одного отдела - отдела обеспечения сохранности документов. Достоинство - наименьшие временные затраты. Недостаток - результаты попутного выявления документов с дефектами в многочисленных фондах не дает возможности сделать выводы о физическом состоянии каждого отдельного архивного фонда, свести результаты в статистические таблицы.

Физическое состояние документов оценивают по отсутствию или наличию типовых дефектов бумаги или текстов. Наличие и вид дефекта бумаги и текста определяется визуально при полистном просмотре каждого отдельного документа. При этом необходимо обращать внимание на "возраст" документа (год его создания), что помогает судить о природе бумаги и текста. При оценке текста обращают внимание на способ его нанесения, цвет текста, на локальный или общий по всему листу характер повреждения.

Проверка и оценка физического состояния документов связана с выявлением качественных признаков (степень угасания, цвет, способ написания текста, прочность бумаги и т. п.), а не количественных показателей (вес, длина, число и т. п.) Это определяет некоторую субъективность оценок эксперта. Поэтому особую важность приобретает подготовленность эксперта. Он должен отработать технику экспертизы на моделях. Эксперт не должен пропускать дефекты, даже если они однотипны.

Учет физического и технического состояния архивных документов на бумажной основе осуществляется в: листе-заверителе; листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов; карточке учета архивных документов с повреждениями носителя; карточке учета архивных документов с повреждениями текста; картотеке (книге) учета физического состояния архивных документов.

Учет физического и технического состояния аудиовизуальных документов осуществляется в: карточке учета технического состояния кинодокумента; карточке учета технического состояния фотодокумента; карточке учета технического состояния фоно-документа; карточке учета технического состояния видеодокумента.

Для учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, ведется специальная книга. Соответствующие отметки проставляются также в других документах учета физического и технического состояния архивных документов.

Учет физического и технического состояния архивных документов может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами контрольно-учетных документов.

Физико-химическая и техническая обработка архивных документов

Физико-химическая и техническая обработка архивных документов проводится с целью: устранения причин ускоренного старения и разрушения архивных документов; восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности; воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях.

Основными видами этой обработки архивных документов на бумажной основе являются:

- дезинфекция, дезинсекция, дератизация архивохранилищ как совокупность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биологических вредителей в архивохранилищах и на архивных документах;

- реставрация (реставрационно-консервационная обработка), как комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов архивных документов;

- воспроизведение архивных документов с целью создания страхового фонда копий уникальных документов и особо ценных документов и фонда пользования; фотореставрация архивных документов с угасшим и слабоконтрастным текстом; замена оригиналов с недолговечными или разрушенными носителями копиями для сохранения документной информации и др.;

- переплет архивных документов;

- обеспыливание архивных документов;

- обработка архивных документов в режиме аварийно-спасательных работ, в том числе с применением средств и способов сушки, дезинфекции, дезинсекции, замораживания, реставрации, воспроизведения, дезактивации и других видов целевой обработки.

Аудиовизуальные и электронные документы в зависимости от физической природы носителя подвергаются следующим реставрационным и консервационно-профилактическим работам:

а) архивные документы на магнитной ленте:

- очистке поверхности от пыли и частиц грязи на специальном очистительном оборудовании;

- замене пересохших и покоробленных склеек;

- оформлению рулонов магнитной ленты защитной магнитной лентой с двух сторон по 2-2,5 м;

- перемотке с целью снятия внутренних напряжений в рулонах магнитных лент, возникших из-за перепадов температуры и влажности при хранении и транспортировании архивных документов;

б) архивные документы на дисковых носителях: обеспыливанию; протирке антистатиком;

в) кинофотодокументы, микроформы и фонограммы к кинофильмам:

- обеспыливанию;

- удалению восковых, жировых и иных загрязнений;

- укреплению склеек и просечек;

- ремонту перфорации;

- переделке грубых, коробленных заплат и склеек;

- ремонту поврежденных полей кадров.

г) фоно-документы подвергаются электрохимической очистке.

Работы по физико-химической и технической обработке архивных документов подразделяются на плановые и внеплановые.

Плановая обработка архивных документов проводится по результатам проверки их состояния в порядке очередности, установленной в архиве с учетом принадлежности их к различным ценностным группам, особенностей физического состояния архивных документов различных видов и возможностей архива. Приоритет отдается уникальным документам и особо ценным документам.

К внеплановым относятся работы, выполняемые в аварийно-спасательных ситуациях, связанных с локальным или массовым поражением архивных документов огнем, водой, химическими или радиоактивными веществами.

Срочные меры по выделению, изоляции, санитарной обработке архивных документов и мест их хранения предпринимаются также при поражении архивных документов биологическими вредителями.

Номенклатура, порядок проведения и технология работ по физико-химической и технической обработке архивных документов определяются отраслевыми нормативными и методическими документами.

Обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях.

К чрезвычайным ситуациям относятся обстоятельства, при которых невозможно выполнение архивом в полном объеме возложенных на него задач в соответствии с требованиями настоящих Правил и других нормативных правовых актов, создается угроза жизни и здоровью людей, сохранности архивных документов архива.

К чрезвычайным ситуациям относятся:

- объявление степеней готовности гражданской обороны;

- введение в действие планов гражданской обороны;

- объявление в государстве (регионе, городе) режима чрезвычайного положения;

- пожар, техногенные катастрофы и стихийные бедствия, повлиявшие на жизнедеятельность архива;

- исчезновение или порча архивных документов, хищение или порча имущества в результате проникновения в архив посторонних людей или других противоправных действий;

- аварии систем жизнеобеспечения архива, а также здания архива;

- снятие охраны архива;

- другие обстоятельства, вынуждающие руководство архива принять решение об изменении режима работы архива или приостановлении его деятельности.

С учетом возможных чрезвычайных ситуаций архив разрабатывает и при необходимости периодически пересматривает планы конкретных мероприятий и другие нормативные документы о работе в чрезвычайных ситуациях.

Планы и другие документы по мобилизационной подготовке, гражданской обороне архива разрабатываются в установленном порядке.

Планы мероприятий архива на случай чрезвычайных ситуаций, не относящиеся к мобилизационной подготовке и гражданской обороне, должны согласовываться с организационными и распорядительными документами архива, разработанными по линии мобилизационной подготовки и гражданской обороны.

С содержанием планов мероприятий и других нормативных документов, определяющих работу архива при чрезвычайных ситуациях, должны быть ознакомлены работники архива в части, их касающейся, с обязательным выполнением требований, установленных в отношении доступа к сведениям, составляющим государственную тайну.

Выполнение в архиве мероприятий, предусмотренных планами мобилизационной подготовки и гражданской обороны, осуществляется согласно этим планам в установленном порядке.

1.3 Помещение для хранения документов

Для зданий и помещений, где может быть расположен архив, имеются специальные требования, прописанные в п. 4.2 Основных правил работы архивов организации.

Главное требование заключается в том, что архив не может располагаться в ветхих зданиях, а также в деревянных сооружениях или сооружениях, имеющих сырое основание, подвал, чердак. Не может в таком здании функционировать печное отопление.

Архив должен быть изолирован от прочих помещений. Хранение документов может производиться только в зданиях, где нет служб общественного питания, складов с пищевой продукцией, пожароопасных и агрессивных веществ, химикатов.

В непосредственной близости к хранилищу не могут располагаться опасные с точки зрения пожарной безопасности объекты, такие как бензоколонки, гаражи, автостоянки. Это же касается объектов, загрязняющих воздух.

Хранение документов может производиться только в том здании, где есть архивохранилище, помещение для акклиматизации и временного хранения бумаг, помещение для использования документов, а также комнаты для работы сотрудников архива.

Архивохранилище, то есть место, где как раз и располагаются документы, должно быть удалено не только от лабораторий, бытовых и производственных помещений, но и не иметь с ними общих вентиляционных каналов. Между ним и другими комнатами должны быть огнеупорные перекрытия, имеющие пределы огнестойкости не менее двух часов. В хранилище не могут быть проложены трубы канализационные или водоснабжения, не может быть выводов бытовой или технологической воды. Предпочтительна для хранилища ориентация окон на северную сторону.

При строительстве архивохранилища стоит использовать только те материалы, которые в меньшей степени собирают пыль и не выделяют агрессивных химических веществ.

Помещение должно иметь вентиляцию, естественную или искусственную. Системы кондиционирования воздуха должны соответствовать следующим требованиям:

- сохранность стабильности температурно-влажностного режима;

- очищение воздуха от пыли и примесей;

- компактность и экономичность.

Естественно, что в архивохранилище введен полный запрет на использование огня, нагревательных приборов, а также посторонних предметов. Высота архивохранилища напрямую зависит от того оборудования, которое будет в нем использоваться. При этом она не может быть менее 2,25 м и более 4 м.

Пред тем, как помещение или здание будет признано пригодным для хранения документов, проводится экспертиза, по итогам которой Государственный пожарный надзор и санэпидстанция принимают окончательное решение. Экспертиза проводится силами самой организации с привлечением сторонних специалистов. Значение и ценность документов, образующихся в процессе офисной деятельности на различных носителях, а также полученных от корреспондентов с использованием всевозможных средств их доставки, неодинакова.

Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение достаточно ограниченного времени, пока в них имеется практическая надобность, и их долговременное хранение нецелесообразно и неэффективно из-за ограниченных площадей практически любого офиса организации. Хранение папок с документами на открытых стеллажах приветствоваться не должно. Как вариант возможно кратковременное хранение документов в многоэтажных лотках для бумаг, но только при полной гарантии их сохранности. Архив должен быть изолирован от прочих помещений. Хранение документов может производиться только в зданиях, где нет служб общественного питания, складов с пищевой продукцией, пожароопасных и агрессивных веществ, химикатов.

К сожалению, попадая в государственный архив, документы находятся в различном, зачастую неупорядоченном состоянии, что значительно снижает их информативную ценность и возможность полноценного использования.

В этом случае сотрудники архива, вынуждены начинать работу по подготовке дел для дальнейшего хранения с проведения экспертизы их ценности, заново формировать дела и разрабатывать или усовершенствовать уже имеющийся научно-справочный аппарат.

Примечание: эти факторы играют определяющую роль в стремлении государственных архивов к первоначальной правильной постановке, организации и ведении делопроизводства, а также упорядочению текущего хранения документов в организациях.

2. Автоматизированное хранение дел

2.1 Понятия, объекты и цели информатизации архивного дела

История механизации и автоматизации тесно связана с историей эволюции вычислительной техники и носителей информации.

В истории механизации и автоматизации архивного дела можно выделить несколько этапов:

Период с конца XIX в. до 1950-х гг. - на этом этапе механизация касалась в основном ведомственных архивов. Применение средств "малой механизации" было эпизодическим и ограничивалось использованием матричных носителей информации (ручных перфокартотек, перфолент, кодексов) и счетно-перфорационных устройств для решения конкретных задач в области учета населения (переписи населения), планирования, отчетности на производстве и т.д.

Период с конца 1950-х гг. до первой половины 1970-х гг. - на этом этапе автоматизация архивного дела была связана с не столько развитием технического и программного обеспечения, применяемого в архивах, сколько с бурным развитием информатики в нашей стране и ее влияние на историческую науку и архивоведение. Итогом этого этапа стало формулирование теоретических основ создания информационных систем, классификации документной информации в архивах, хотя практически автоматизация еще не оказала сколько-нибудь значительного влияния на развитие архивного дела.

Период второй половины 1970-х гг. - первой половины 1980-х гг. - этот этап был временем накопления эмпирического опыта в области создания локальных и межархивных автоматизированных информационно-поисковых систем - АИПС. Рост сфер применения автоматизированных систем в архивном деле связан прежде всего с эволюцией носителей информации (микропленки, магнитные ленты, карты, диски, бланки и др.) и технического обеспечения (электронно-перфорационные машины, ЭС ЭВМ, персональные компьютеры ПЭВМ), а так же с появлением специальных пакетов прикладных программ для АИПС. Значительное влияние на автоматизацию архивного дела в этот период оказал также процесс создания автоматизированных систем управления (АСУ) во всех отраслях хозяйства.

Период второй половины 1980-х - 1990-х гг. - этап связан с началом стихийной компьютеризации, сначала московских, а затем и местных государственных архивов. Лидерами этого процесса были НИЦ ТД СССР (РНИЦ КД), ВНИИДАД, ЦХИДК, ЦГАОР (ГАРФ) и другие архивы. В 90-е гг. в РФ законодательными и нормативными актами было введено в действие более 20 отраслевых автоматизированных систем делопроизводства и документации, создающих огромные массивы машиночитаемых (электронных) документов. Создание массивов электронных документов происходит также путем оцифрования источников на бумажных носителях в государственных архивах (с целью создания страхового фонда и фонда пользования), а также создания полнотекстовых баз данных. Кроме того, новые информационные технологии в области консервации и реставрации документов, создания страхового фонда и фонда пользования позволяют продлить жизнь ценным историческим источникам.

Под объектами информатизации понимают функции и направления работы архива, которые эволюционируют в результате внедрения современных информационных технологий. В настоящее время к объектам информатизации работы государственного архива и архива учреждения (ведомственного) относятся:

- комплектование архива и экспертиза ценности документов;

- создание и ведение информационно-поисковых архивных справочников по всем документам архива в целях ускорения процессов поиска информации (номенклатуры дел, описей, каталогов, указателей и др.);

- комплектование, хранение и поиск документов на электронных носителях, создаваемых в учреждении (для ведомственного архива) или в учреждениях-источниках комплектования (для государственного архива);

- учет документов архива и контроль за обеспечением сохранности документов;

- создание страхового фонда и фонда пользования документами;- информационно-справочная работа, контроль за исполнением запросов, поступающих в архив от структурных подразделений учреждения (для ведомственного архива), других учреждений, исследователей и граждан;

- контроль за делопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства (для ведомственного архива);

- контроль за внедрением автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота в учреждениях - источниках комплектования (для государственного архива).

Целями информатизации работы архива являются:

- избавление труда архивиста от рутинных операций;

- повышение точности и оперативности учета документов в архиве;

- получение сводных статистических данных и осуществления статистического анализа документооборота учреждения, движения документов в ведомственном архиве, анализа эффективности и интенсивности использования документов;

- повышение исполнительской дисциплины, скорости и точности поиска документной информации при исполнении запросов по архивам;

- обеспечение сохранности документов - создание страхового фонда и фонда пользования на электронных носителях путем оцифровывания (сканирования) архивных документов.

Информатизация архивного дела РФ базируется на следующих основных принципах:

- преемственность по отношению к традиционно сложившейся системе государственного учета и НСА к документам АФ РФ, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документов;

- преемственность в развитии автоматизированных архивных технологий: каждая последующая версия технологии определенного типа позволяет использовать информационные ресурсы, накопленные в рамках предыдущей версии;

- системность в реализации технологических и информационных решений как одного архивного учреждения, так и группы архивных учреждений: ААТ представляют собой программно-технический комплекс, обеспечивающий рациональное функционирование связанных баз данных;

- внутриотраслевая унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивных учреждений;

- сопряженность с информационными системами учреждений-источников комплектования и учреждений, являющихся постоянными потребителями архивной информации, с внеотраслевыми системами передачи данных.

Реализация этих принципов должна осуществляться в определенной последовательности, обеспечивающей минимизацию затрат ресурсов при получении наибольшего эффекта.

Целями информатизации работы архива являются:

- избавление труда архивиста от рутинных операций;

- повышение точности и оперативности учета документов в архиве;

- получение сводных статистических данных и осуществления статистического анализа документооборота учреждения, движения документов в ведомственном архиве, анализа эффективности и интенсивности использования документов;

- повышение исполнительской дисциплины, скорости и точности поиска документной информации при исполнении запросов по архивам;

- обеспечение сохранности документов - создание страхового фонда и фонда пользования на электронных носителях путем оцифровывания (сканирования) архивных документов;

- создание информационно-поисковых баз данных, электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа к ним через телекоммуникационные сети и системы;

- формирование автоматизированных учетных и научно-справочных документов межархивного и общеотраслевого уровня.

2.2 Информационные технологии и организация их внедрения в архивах

В архивном деле в основном применяется технология баз данных (БД), а также другие информационные технологии (сканирование документов, сетевые технологии и т.д.).

При этом можно заметить, что типовые БД, разработанные ВНИИДАД, ориентированы на фонды и дела, архивы же более активны в создании тематических БД на уровне документа.

Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением.

Учетные базы данных служат для обработки статистических массивов - учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д.

Учетные базы данных в архиве учреждений предназначена для определения количества документов в единицах учета (единица хранения) и обеспечения сохранности документов при выдаче их во временное пользование в структурные подразделения. Учетные БД могут создаваться по функциональному или интеграционному (многофункциональному) принципу.

По функциональному принципу создаются базы данных для учета документов и дел, контроля за наличием и состоянием дел, учета использования, учета источников комплектования и т.д.

Интеграционный принцип предполагает создание единой системы, реализующей функции учета и информационного поиска документов. Такие информационные системы существуют в государственных архивах.

Государственный архив ведет учет всех созданных БД в виде базы данных их описаний (например, "Архивный фонд", "Фондовый каталог субъекта Федерации").

Информационно-поисковые базы данных служат для создания и ведения таких архивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги, картотеки, а также для совершенствования процессов информационного поиска в архиве.

Создание автоматизированной информационно-поисковой системы архива является наиболее сложной задачей.

В архивах учреждений РФ существуют информационно-поисковые системы (ИПС) трех типов:

Использование в качестве поисковой базы данных информационного массива, созданного в делопроизводстве (на основе электронной контрольно-регистрационной картотеки);

Создание единой интегрированной информационно-поисковой базы данных для всех систем документации в делопроизводстве и архиве учреждения;

Создание отдельной информационной базы (систем) в делопроизводстве или архиве организации.

Однако пока не создана ни одна информационно-поисковая система, раскрывающая содержание документов, приемлемая для большинства архивов (типовая электронная опись, типовой систематический каталог). Эту задачу должна решить новая версия отраслевой программы "Архивный фонд".

Успешное функционирование информационно-поисковой системы во многом зависит от правильной организации ее внедрения в архиве. Разработка и внедрение базы данных осуществляется в несколько этапов:

Изучение делопроизводства и документооборота организаций ведомства или направления работы архива, которое подлежит компьютеризации.

Разработка технического задания. На этом этапе приоритетное значение имеет доскональное знание проектировщиками правил и норм отечественного делопроизводства и архивного дела, а также знание основ технологии баз данных.

Примечание: поиск подходящего под определенную задачу программного продукта и фирмы - системного интегратора. Здесь имеют значение не только затраты на программное обеспечение и технику, но и надежность выбранного вами приложения, солидность фирмы.

Заключение договора, к которому прилагается техническое задание. В договоре обязательно следует предусмотреть конвертирование данных в новые версии программы, поддержку "горячей линии", состав документации - сопровождение к программному обеспечению, обучение специалистов и т.п.

Создание, установка, адаптация программы осуществляется программистом или фирмой - системным интегратором - на основе технического задания

При выборе программного обеспечения предпочтение должно отдаваться комплексным автоматизированным интегрированным системам, соответствующим отечественным и международным стандартам, ориентированным на непрерывную модификацию и развитие, что позволит снизить расходы на интеграцию различных локальных систем, их эксплуатацию и сопровождение.

Выбор фирмы - системного интегратора - следует проводить на конкурсной основе, с учетом анализа внедренных разработчиком действующих отраслевых систем, стабильности его положения на рынке, качества разработок. Обязательным условием является наличие у разработчика лицензии на создание информационных систем в соответствии с международными стандартами качества. Целесообразно заключения с фирмой - системным интегратором - договора о долговременном сотрудничестве.

Таким образом, архивист может выступать в роли разработчика программ и эксперта программного продукта. Он должен быть способен оценить достоинства недостатки программы с точки зрения архивных технологий, внести предложения по ее совершенствованию.

Заключение

Итак, в работе были рассмотрены понятие, объекты и цели информации архивного дела, информационные технологии и их внедрения в архив, хранения дел в текущем делопроизводстве, помещения для хранения документов.

Систематизация документов процесс сложный кропотливый, который к тому же подчинен строгому регламенту, поэтому проведение систематизации документов может быть доверено лишь квалифицированному персоналу.

Прежде всего, порядок систематизации документов предполагается классификации всей документации по различным критериям: направлениям, типу, временному промежутку и т.п. и в зависимости от того, как будет удобнее для данной конкретной организации (или отдельных ее служб) с учетом вида деятельности.

Далее сортированные документы подшиваются в отдельные папки, каждой присваивается определенное название и приклеивается этикетка с краткой информацией о содержимом папки.

Указывается название папок, тип содержащихся в них документов, исполнитель (то есть ФИО лица, проводившего систематизацию), статус и ход движения документов в организации, дата формирования, срок действия и срок хранения, по истечению которого папки с документацией передаются в архив.

Председателем экспертной комиссии - секретарь фирмы или сотрудника службы документационного обеспечения или архива офиса.

Также в работе были рассмотрены основные этапы информатизации архивного дела в нашей стране, изучены перспективы внедрения информационных технологий в архивных учреждениях.

Среди автоматизированных архивных технологий количественно преобладают базы данных простейшей структуры на большие однородные массивы данных. Однако ААТ позволяют значительно усовершенствовать работу архивиста в области каталогизации, учета и использования архивных документов. Кроме того, в целом, можно заметить, что по каждому направлению существует несколько программных продуктов, выполненных различными разработчиками на разных оболочках. Так, например, БД "Архивный фонд", "Фондовый каталог" (Росархив), а также разработанные ВНИИДАД базы данных "Паспорт архива", "Учет фондов", "Аннотация фондов", "Учреждения - источники комплектования", "Учет исполнения запросов", "Читальный зал", "Физическое состояние документов" и др.

При этом можно заметить, что типовые БД, разработанные ВНИИДАД ориентированы на фонды и дела, архивы же более активны в создании тематических БД на уровне документа.

После внедрения типовых баз данных на следующем этапе автоматизации отрасли планируется объединить их в локальные сети на уровне областных архивных управлений и затем интегрировать в сети на основе стандартов ISAD, US MARC AMS. После этого будут внесены изменения в Основные правила и порядок централизованного учета. Однако, эти "децентрализаторские тенденции" компенсируются тем, что данные будут с определенной периодичностью отфильтровываться в банк данных Росархива и Центрального фондового каталога.

...