Характеристика основных видов документов XIX века

Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

Введение

1. Характеристика организации государственной власти XIX века и основные документы издаваемые ими в этот период

1.1 Система организации государственной власти

1.2 Характеристика основных видов документов XIX века

2. Формуляры документов

2.1 Общие тенденции развития формуляров

2.2 Формуляры отдельных видов документов XIX века

Заключение

Список используемых источников и литературы



Глава 1. Характеристика организации государственной власти XIX века и основные документы издаваемые ими в этот период

1.1 Система организации государственной власти

В 1801 году в результате государственного переворота на престол взошел Александр I. К этому времени в экономике России уже сформировался капиталистический уклад, развитию которого препятствовало крепостное право. В Западной Европе все большую популярность получали идеи политической свободы, гражданского равенства. Воспитанный своей бабкой Екатериной II в республиканских традициях, Александр I поставил перед собой задачу «Даровать России свободу и предохранить ее от поползновений деспотизма и тирании».

Первые годы правления Александр I характеризовались возрождением политики «просвещенного абсолютизма». Была объявлена амнистия по гос. Преступлениям, подтверждены Жалованные грамоты дворянству и городам , ликвидирована Тайная экспедиция Сената.

К первым законодательным актам Александр I относились закон от 12 декабря 1801г., разрешавший приобретать незаселенные земли мещанам и государственным крестьянам, и указ от 20 февраля 1801 г. О «вольных хлебопашцах» , разрешавший помещикам по их желанию отпускать крестьян на волю поодиночке или деревнями с наделением землей за выкуп.

В Негласном комитете обсуждались также вопросы о полной реорганизации государственного строя и введения в стране конституционного правления. В 1809 году подготовить проект Конституции было поручено М.М. Сперанскому . При подготовке проекта Сперанский руководствовался передовыми западноевропейскими правовыми и политическими идеями. В основу государственного устройства им был положен принцип разделения властей на законодательную ,исполнительную и судебную. Исполнительная власть должна была нести ответственность перед законодательной. Контролирующую роль должно было играть общественное мнение, для чего необходимо введение политических свобод.

На нескольких уровнях предполагалось создать представительные органы во главе с Государственной думой. Государственной Думе полагалось давать заключения по представляемым ей законопроектам и заслушивать отчеты министров. Она являлась выразителем мнения народа. Предполагалось создать государственный совет, назначаемый императором, который бы соединил в себе законодательную, исполнительную и судебную власть. Мнение государственного Совета , утвержденное Императором , становилось законом . Вопросы в государственном Совете решались голосованием , в случае разногласий, Император мог выбрать сторону большинства или меньшинства. Все законы должны были вступать в действие после обсуждения в государственной думе , государственном Совете и утверждения Императором. Это означало, что реальная законодательная власть сохранялась в руках Императора.

Избирательными правами наделялись все граждане России, владеющие землей и капиталом 1 января 1810г. Был торжественно открыт Государственный Совет, что означало начало реализации проекта Сперанского. Но, АлександрI внезапно приостановил реализацию проекта. В марте 1812 Сперанского задержали и сослали в Нижний Новгород.

После окончания войны с Наполеоном и присоединения к России Царства Польского , Александр1 ввел там Конституцию, давая понять, что за этим последует введение Конституции и в России.

В начале 1818 г. АлександрI поручил Н.Н. Новосильцеву разработать России. Работа над проектом велась под руководством П.А. Вяземского , за основу была взята польская Конституция. В 1821 г разработка проекта , получившего название « Государственной уставной грамоты Российской империи», была завершена. Проект уставной грамоты так и не был утвержден Императором. Причины отказа АлександрI от завершения реформ и от введения в России конституционного правления , скорее всего, связаны с возникшей оппозицией со стороны дворянства и с личной боязнью императора стать жертвой заговора , как его отец Павел I.

В 1802 году был принят манифест « Об учреждении министерств» , положивший начало новой форме отраслевых управленческих органов. В отличие от коллегий , министерства обладали большей оперативностью в делах управления, в них усиливалась персональная ответственность руководителей и исполнителей, расширялись значение и влияние канцелярий и делопроизводства.

В 1811 году издается «Общее учреждение министерств» - документ , подготовленный М.М. Сперанским. На основании этого акта власть министров определялась как высшая исполнительная , непосредственно подчиненная императорской власти . Министры и товарищи министров (заместители) назначались императором , высшие чиновники министерств - императором по представлению министра, низшие - министром.

В 1826 году Особая канцелярия Министерства внутренних дел (занимавшаяся вопросами политической и государственной безопасности) включается в структуру Собственной Его Величества канцелярии , возникает Третье отделение Собственной Его Величества канцелярии. Первым общегосударственным актом, регулирующую исполнительную сферу власти стал « Свод учреждений и уставов о содержащихся под стражей и ссыльных», принятый в 1832 году и дополненный в 1842.

При восхождении на престол, Николай I стал настаивать на создании Свода законов. Юридическая техника для составления основывалась на методике, разработанной И. Бэнтамом.:

а) статьи Свода, основанные на одном действующем указе, излагать теми же словами , которые содержаться в тексте , и без изменений.

Б) статьи , основанные на нескольких указах ,излагать словами главного указа с дополнениями и пояснениями из других указов .

В) под каждой статьей давать ссылки на указы, в нее вошедшие;

Г) сократить многосложные тексты законов

д) из противоречащих друг другу законов выбирать лучший или более поздний

Разделение законов, по мысли М.М. Сперанского , основывалось на сосуществовании двух правовых порядков: государственного и гражданского. Законы делятся по тому же признаку . Впервые сфера гражданского права была выделена как особая отрасль. Параллельно с работой над Сводом проходила работа по подготовке хронологического собрания законов . Началом Собрания стало Уложение 1649г объединившее весь предшествующий ему материал. Собрание законов должно было вобрать в себя все законодательные акты (действующие и отмененные). В Собрание включались те судебные решения , которые стали судебным прецедентом или толкованием к принятым законам, а так же частные решения, которые «важны в историческом отношении».

Создание Полного собрания законов было необходимо для работы над составлением Свода законов и стало подготовительным этапом к его изданию. В Собрание вошло боле 330 000 актов.

Для каждой статьи Свода законов составлялся комментарий , носивший значение толкавания, но не имевший силы закона.

10 января 1832 года Государственный Совет рассмотрел все подготовленные 15 томов Свода и 56 томов Полного собрания законов. Было принято решение ввести в действие Свод законов Российской Империи с 1 января 1835г. Но уже в 1836 г. Была начата работа по созданию нового уголовного уложения : меняющаяся ситуация требовала пересмотра старых норм.

В рассматриваемый срок впервые сложились основные отрасли права: государственное, гражданское, административное, уголовное, процессуальное.

В Своде законов так определяется право собственности: « Собственность есть власть в порядке , гражданскими законами установленном , исключительно и независимо от лица постороннего владеть, пользоваться и распоряжаться имуществом вечно и потомственно»

В обязательном праве различались обязательства из договоров и обязательства из причинения вреда. Договоры оформлялись домашним, нотариальным, явочным или крепостным порядком.

Вторая половина XIX в. характеризуется существенными сдвигами в развитии производительных сил России, ее экономики, социальных отношений, культуры. Крестьянская реформа 1861 г. явилась стимулом быстрого роста капиталистической промышленности, развития капитализма в сельском хозяйстве, подъема общественного движения. В 60 - 70-х гг. были проведены реформы в области управления, которые расширили права местных учреждений, ввели выборность некоторых органов хозяйственного управления (земские и городские учреждения) и суда. Были осуществлены также финансовая реформа (создание Государственного банка и контрольных палат), реформа цензуры и просвещения, военная реформа. Это были буржуазные преобразования, так как они учитывали прежде всего интересы буржуазной собственности и создавали благоприятные условия для ее развития. Одновременно с этими реформами были предприняты меры по укреплению полиции, губернской администрации, жандармерии. Они усилили правительственный аппарат, помогли царизму преодолеть революционную ситуацию. В этот период из высших государственных учреждений продолжали существовать Государственный совет, Комитет министров, Сенат. В 1861 г, в законодательном порядке был создан Совет министров, который рассматривал и обсуждал мероприятия общегосударственного значения (например, проекты реформ). В ведении Комитета министров сохранились лишь текущие административные дела. Центральными государственными учреждениями оставались министерства. Однако организационные основы их несколько изменились. Во многих министерствах были созданы главные управления, управления и отделы, начальники которых обладали большими правами, чем директора департаментов. Наряду с советом министра при министре создавались другие совещательные структурные подразделения -- различные комитеты. Если раньше в канцелярии министра решались наиболее важные дела, то теперь она превратилась в орган связи министра с аппаратом. Часть дел министерства передали в созданные реформами местные учреждения, усилии тем самым свою роль в общем руководстве и надзоре.

Таким образом система государственной власти сложилась следующим образом:

- Император- сохранял закрепленный в Основных законах Российской империи статус неограниченного монарха: "повиноваться верховной его власти не только за страх, но и за совесть сам Бог повелевает".

- Государственный совет - высший совещательный орган, на который в ходе реформы легли задачи по рассмотрению большого количества законопроектов и по кодификационной работе.

- Комитеты - при Государственном совете образовывались различные комитеты (Западный, Кавказский, по делам об устройстве сельского населения) и комиссии (по охране государственного порядка, Особое совещание для охраны спокойствия). Один из таких комитетов со временем превратился в важный орган государственного управления, став Комитетом министров.

- Сенат - продолжал сохранять положение высшего судебного органа государства, выполнявшего, кроме того, некоторые административно-надзорные функции, накануне реформ был учрежден высший государственный орган -- Совет министров, в который вошли в качестве членов председатели Государственного совета и Комитета министров, министры, главноуправляющие. Председательствовал в Совете министров император.

- Ведомства - аппарат министерств в этот период был значительно перестроен, многие из них стали создавать свои местные органы. Развитие капитализма в стране выдвинуло на первый план такие отраслевые ведомства, как Министерство путей сообщения, Министерство государственных имуществ, Главный комитет железных дорог, Министерство финансов.

- Казенные палаты - Министерство Финансов образовало на местах казенные палаты, выдавшие прямыми налогами; акцизные управления, ведавшие косвенными налогами; фабричные инспекции.

- Крестьянский и Дворянский банк - для проведения выкупной операции потребовалось создание Крестьянского и Дворянского банков, осуществлявших кредитование. Наряду с Государственным банком возникла целая сеть частных коммерческих банков. Финансовая реформа привела к перестройке системы государственного контроля и централизованного порядка формирования государственного бюджета, согласно которому он рассматривался и утверждался Государственным советом, а калькулировался в Министерстве финансов.

- Финансовые палаты - были выработаны новые бюджетные правила, и на финансовые палаты возложена обязанность контролировать осуществление бюджета по первичным документам.

- Министерство двора, Военное министерство, Министерство флота и Министерство внутренних дел - старые дореформенные подати, такие как подушная и винные откупа, были заменены поземельным и акцизным налогами. Реорганизация налоговой системы вызвала значительный рост государственного бюджета. Вместе с тем резко возросли и государственные расходы, большая их часть уходила на содержание административного, полицейского аппарата и армии. Главными потребителями государственных средств были: Министерство двора, Военное министерство, Министерство флота и Министерство внутренних дел.

- Губернатор - контролировал деятельность новых органов местного управления, возникших в ходе реформы: присутствий по крестьянским делам, по делам городского и земского самоуправления, фабричные инспекции и пр. Ключевой должностью в уезде стала должность исправника.

- Министр юстиции - контролировал всю судебную систему страны, осуществлял подбор кадров и надзорные функции. На него же возлагались обязанности генерал-прокурора. В 1881 г, Министерству юстиции было поручено разработать новое Уголовное уложение.

- Полицейской надзор - 14 августа 1881 г. принимается “Распоряжение о мерах к охранению государственного порядка и общественного спокойствия и приведения определенных местностей империи в состояние усиленной охраны“. Репрессивным органам фактически предоставлялись неограниченные полномочия, расширялось толкование политического преступления. В 1882 г. принимается специальный закон о полицейском надзоре, значительно усиливающий систему этих мероприятий.

1.2 Характеристика основных видов документов XIX века

Манифестом от 8 сентября 1802 г. об образовании министерств, "Общим учреждением министерств" 1811г., манифестом об образовании Государственного совета и другими законодательными актами определились виды документов "по степени власти", т.е. в соответствии с иерархией прав и обязанностей учреждений и должностных лиц. Общие законодательные акты издавались в виде уложений, мнений Государственного совета, докладов, удостоенных высочайшего утверждения. Торжественное оповещение населения о событии или важной административной и законодательной мере давалось в форме манифеста. Указом выражалась воля императора, непосредственно от него исходившая. Издавали указы Сенат, а с 1832 г. -- все "высшие места" .

Регламентация организация и порядка деятельности учреждений оформлялась рядом документов. Так, Государственный совет за подписью императора издавал "учреждения" (они определяли создание присутственного места или власти, их состав, "предметы ведения", т.е. функции). Комитет министров, а в отдельных случаях Государственный совет утверждали уставы (правила управления какой-либо отраслью), положении, определившие правила деятельности сословных учреждений. В грамотах излагались права и привилегии классов. Этот комплекс документов дополнялся издаваемым)! министерствами правилами, наказам)!, рескриптами, инструкциями, циркулярам)!. По своему назначению, способу составления и характеру исполнения служебные документы учреждений XIX в. можно разделить на четыре группы: а) внутренние документы; б) переписка ("отношения") присутственных мест и властей; в) просительские документы; г) акты, договоры, обязательства. Среди внутренних документов прежде всего выделяются "докладные дела и бумаги" -- документы, отражающие подготовку вопроса к слушанию; докладная записка, представление. Процесс рассмотрении вопроса фиксировался в журналах заседания, протоколах, мемориях (краткое изложение журнала). Решения оформлялись определениями или приговорами. Для их исполнения или доведения до сведения составлялись указы, предписания, выписки из журналов, доклады. Вид документа в этом случае определялся уровнем учреждения и его компетентностью. К внутренним относились документы о прохождении государственной службы, комплекс которых сложился в основном в XVIII в. В XIX в. пополнился состав финансовых документов:

государственная роспись, финансовая смета, дневная кладовая записка (записка о вкладах) и др. Особой категорией документов были отчеты:

финансовые ("отчеты в суммах"), о результатах деятельности ("отчеты в делах"). План улучшения работы министерства назывался "отчетом в видах и предложениях".

К внутренним документам относились также должностные инструкции, регистрационные журналы, описи, ведомости дел. Переписка была строго регламентирована. Употребление того или иного вида документа в переписке зависело от степени подчинения учреждения и должностных лиц. Собственно письмами были отношения, сообщения, ведения, уведомления, доношения, представления, рапорты. Высшие чиновники посылали друг другу "официальные письма".

Законами был определен порядок обмена документами всех учреждений. Так, Комитет министров посылал указы, выписки из журналов, доклады, правила. Сенат обменивался с Синодом посредством взаимных ведений, с учреждениями и лицами, не подчиненными Сенату, -- копиями со своих определений, с учреждениями и лицами, подчиненными Сенату, -- указами; канцелярия Сената посылала министрам запросы, на которые департаменты- министерств отвечали отношениями. Департаменты, отделения и общие собрания Сената обменивались между собой ведениями и известиями. Министры посылали на имя императора в Государственный совет и Комитет министров доклады, отчеты, представления или записки, в министерство финансов -- планы (табели) расходов на следующий год. Между собой министерства обменивались отношениями или сношениями, с департаментами министерства и губернаторами -- предложениями и предписаниями, получая от них представления, докладные записки и ежедневные мемории (сведения о текущих делах). Губернские учреждения получали от Сената указы, от губернаторов -- предложения, от равных себе учреждений -- сообщения и отношения, в вышестоящие учреждения посылали рапорты, донесения, представления. Законы подробно определяли также порядок документируемых отношений уездных и городских учреждений. Переписку с частными лицами составляли так называемые просительские дела и бумаги, которые выделялись в особую группу. Просительские документы подавались частными лицами в присутственные места и властям. Большую часть документов этой группы составляли прошения. В них обычно излагалась просьба. Насчитывалось несколько видов прошений: "тяжебные" (о праве собственности и владения), исковые (о договорах, вознаграждениях за убытки, обиды), встречные (с предъявлением обратного иска против истца), мировые ( о прекращении спора или иска по взаимному соглашению), доносы (о преступлениях, злоупотреблениях или проступках) и т.п.

Второй вид просительских документов составляли жалобы -- прошения, подаваемые тяжущимися сторонами в высшие учреждения на решения или действия других учреждений или должностных лиц. К третьему виду просительских документов относились отзывы -- документы, подаваемые высшему в уголовном судопроизводстве учреждению с жалобой на приговоры низшей судебной инстанции. Большой группой документов в делопроизводстве учреждений XIX в. являлись акты. Законы понимали под актами довольно широкий круг документов. Прежде всего это документы, которые в определенной форме фиксировали политические или экономические сделки, договоры. К актам относились также документы гражданского состояния. И наконец, актами называли все документы, могущие служить доказательством при решении гражданских дел. О видах актов, порядке их составления и засвидетельствования подробно говорится в "Законах гражданских", опубликованных в томе X Свода законов российской империи.

Виды актов определялись их содержанием и порядком засвидетельствования. Законы предусматривали составление трех видов: актов укрепления имущества, актов состояния и актов присутственных мест . Регламентировался не только состав документов, но и порядок их составления. Ко многим законам прилагались формы документов часто с описанием структуры текста и следующей рекомендацией: "чтобы автор сам давал альтернативное решение вопроса" . Давались формы трафаретных текстов ответов министра, управляющего экспедицией, губернатора и т.д. Этим преследовалась цель упрощения и сокращения объема документа, четкого формулирования сути вопроса. Появляется в XIX в. большое количество практических разработок, руководств по составлению документов, которые часто оформлялись в виде письмовников и пособий для чиновников . Регламентировалось четкое оформление внешних признаков документа. Предписывалось, например, обозначать вид документа: "На каждой бумаге должно бить означено именование оной (указ, сообщение, рапорт и тому подобное)"'. Правила написания адресата определялись соподчиненностью учреждений. Равные присутственные места в адресовании документов друг другу употребляли предлог "В" ("В Правительствующий Сенат", "В палату гражданского суда"). При направлении документа в нижестоящие учреждения адресат писался в дательном падеже ("Тульскому губернскому правлению", "Белевскому уездному суду"). Текст документа предписывалось разделять на заглавие ("приступ"), где излагалась причин;» издания документа, "изложение обстоятельств" и заключение, в котором давались распоряжения или предписания, высказывались мнение или жалоба. Регламентировалась и лексика отдельных видов документов, формировались устойчивые словосочетания.

Сложились правила подписания документов. Право подписи документов имели начальствующие лица. Вид подписи зависел от характера документа, соподчиненности учреждений и отдельных лиц. На официальных отношениях, отчетах и других документах, посылавшихся в высшие инстанции, ставилась скрепа. В 1830 г. часть реквизитов документа (наименование ведомства, учреждения, его структурной части, от которой исходил документ, дата, номер, заголовок документа) стали писать на бумаге заранее, т.е. заготавливать бланки "для ускорения хода дел и уменьшения занятий канцелярских служащих" . Законами было установлено, на какой бумаге какие документы писать. Так, все документы канцелярского делопроизводства (переписка, журналы, реестры, записки) составлялись на простой бумаге. Прошения, жалобы, отзывы, акты писались на гербовой бумаге (простой, "крепостной" и "контрольной"). Чиновники должны были строго соблюдать правила использования бумаги для составления того или иного документа. Известен, например, такой факт, когда с писателя И.А. Гончарова, работавшего в Министерстве финансов в должности переводчика, было взыскано шесть рублей за употребленную в департаменте вместо гербовой простую бумагу. Законодательное установление общего порядка документирования, определение нормативными актами министерств форм документов по отдельным частным случаям делало процесс составления и оформления документов сложным и громоздким. Сами документы, несмотря на требование законов краткостью и ясностью изложения, точности фактов, оставались длинными и многословными.

На фоне обширной делопроизводственной литературы этого периода совершенно самостоятельное значение имеют работы Н.В.Варадинова - "Делопроизводство, или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству, к составлению всех правительственных и частных деловых бумаг и к ведению самих дел" (СПб., 1857) и ее переиздания с несколько измененным названием 1873 и 1887 гг. Сам он так определял значение своей работы:

"... издание однообразных форм деловых бумаг и теоретических ... правил будет, может быть, иметь следствием введение единообразия, а с тем вместе и упрощение делопроизводства нашего... Я убедился, что не для всех родов бумаг, составляющих канцелярскую и деловую переписку, существуют в законах образцы и что не во всех присутственных местах и ведомствах употребляются одинаковые для них формы. Избрав из этих форм те, которые установились в деловой практике более однообразно и более сходно с указаниями и духом нашего законодательства, и присоединив к ним образцы бумаг административного и межевого делопроизводства, а также образцы актов, употребляемых частными лицами, я составил сборник всем возможным родам и видам деловых бумаг, а по тщательном изучении их написал и теоретические правила для их составления".

Делопроизводство Н.В. Варадинов разделял на теоретическое и практическое. В теоретическом значении - это "наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел"; практическое делопроизводство - это "общий порядок производства дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образам деловых бумаг". К предмету теоретического делопроизводства он отнес: "наружные свойства" деловых бумаг и их "внутренние свойства".

Документы, создававшиеся в процессе "производства дела" можно разделить на две группы: документы, составлявшие внутреннее делопроизводство учреждения (записки, справки, выписки, журналы заседаний, регистрационные журналы, настольные реестры и др.), и документы, поступавшие в учреждение из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения, в том числе - "исполнительные бумаги".

В разделе о наружных свойствах документов он дает:

- классификацию деловых бумаг с точки зрения внешней формы:

1. сношения (или отношения);

2. реестры, журналы, протоколы, ведомости, описи, отчеты, книги;

3. официальные письма;

4. записки;

5. выписки;

- порядок написания текста документа в разного рода деловых бумагах;

- части деловой бумаги (т.е. формуляр документа): заглавие, особенные пометки, расположение обстоятельств дела, подпись, скрепа, бланковые надписи, "кувертные" надписи;

- титулы и формулы обращения к разным особам и другие вопросы.

К внутренним свойствам он относит стиль ("слог") документов, особенности написания (орфография), принятые в деловых бумагах.

В практическом разделе работы Н.В. Варадинова чрезвычайно ценными являются: предложенная им классификация документов (канцелярские дела и бумаги, сношения присутственных мест и "просительские" дела и бумаги), детальное описание каждой разновидности документа и образцы конкретных документов по каждой разновидности, составляющие более половины его объемного труда.

Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система министерского делопроизводства, особенно в начальный период своего становления, к концу XIX в. жизнь требовала более гибких форм делопроизводства и его ускорения. Для быстро меняющихся общественных отношений система министерского делопроизводства продолжала оставаться громоздкой и неповоротливой, несмотря на то, что в последней трети XIX в. сначала в делопроизводстве военного ведомства, а затем и в гражданских министерствах и учреждениях начинают использоваться пишущие машинки. Их появление стало поистине революционным шагом в документировании деятельности учреждений. Оно ускорило все письменные работы канцелярии, позволило одновременно изготавливать несколько копий документов, существенно сократив объем рукописных работ. Более того, машинописный текст приобрел более компактную форму, за счет чего сократился объем документов.

Появление телеграфа вызвало к жизни новый вид переписки -телеграммы, которые очень быстро сделались массовыми документами; изобретение телефона привело к появлению телефонограмм - письменной записи переданного по телефону сообщения.



Глава 2. Формуляры документов

2.1 Общие тенденции развития формуляров

При подготовке конкретного документа учитываются составляющие его элементы (реквизиты). Совокупность этих элементов называется формуляром документа. Число реквизитов, характеризующих отдельные документы, различно и определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д.

Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах.

Применение государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым условием для механизации и автоматизации работы с документами, ускоряет оформление документов, повышает культуру управленческого труда.

Формуляр, характерный для определенной разновидности документов, называется типовым. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности, например:

- государственный герб Российской Федерации;

- эмблема организации или предприятия;

- изображение правительственных наград;

- коды;

- наименование министерства или ведомства;

- наименование учреждения, организации или предприятия;

- наименование структурного подразделения;

- адресат;

- резолюция;

- гриф утверждения;

- индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, адрес электронной почты, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке;

- название вида документа;

- дата;

- индекс;

- ссылка на индекс и дату входящего документа;

- место составления или издания;

- отметка о контроле;

- заголовок к тексту;

- текст;

- отметка о наличии приложения;

- подпись;

- гриф согласования;

- отметка о заверении копий;

- визы;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- отметка о поступлении.

При составлении формуляров конкретных видов документов необходимо исходить из требований формуляра-образца, причем ряд реквизитов, перечисленных в формуляре-образце, естественно, будет отсутствовать.

Прокомментируем наиболее важные реквизиты.

Автор, бланк документа - обязательный реквизит каждого документа.

Авторами служебных (официальных) документов являются, как правило, учреждения, организации, предприятия.

В служебных документах автор чаще всего обозначается в бланке. Бланк представляет собой лист бумаги с напечатанным на нем названием учреждения, предприятия, организации. В бланке в соответствии с требованиями стандартов, указываются:

- герб Российской Федерации;

- эмблема организации ли предприятия;

- изображение правительственных наград;

- наименование министерства или ведомства;

- полное наименование учреждения, организации или предприятия (в скобках сокращенное, если таковое имеется);

- наименование структурного подразделения;

- адрес учреждения;

- название вида документа или место для него;

- дата;

- индекс;

- ссылки на индекс и дату входящего документа;

- место составления документа.

Каждое учреждение, организация, предприятие должны иметь два вида бланков - бланки для служебных писем и бланки для всех других видов документов. Это объясняется тем, что служебное письмо является единственным видом документа, в котором не указывается название. Все остальные документы имеют название вида - протокол, приказ, акт, постановление, решение, распоряжение и т.д. Но служебное письмо, в то же время, является единственным документом, в котором есть реквизит - адрес учреждения, предприятия, организации - автора документа. Во всех остальных видах документов этот реквизит отсутствует.

Применение бланков повышает культуру управленческого труда, придает информации официальный характер, облегчает исполнение и дальнейшее использование любого документа.

Наименование вида или разновидности документа.

Указание вида или разновидности документа - один из обязательных элементов формуляра. Он позволяет выделить искомый документ из всей огромной массы документов, дает самое первое общее представление о нем.

Вид или разновидность документа определяется его содержанием, формой (протокол, циркуляр), способом записи и передачи информации (стенограмма, телеграмма, радиограмма). Название вида или разновидности документа помещается обычно в начале документа. На служебных документах указание вида или разновидности дается в бланке после указания автора документа.

Заголовок:

Все служебные документы формата А-4 должны иметь заголовок независимо от вида, содержания и назначения документа. Без заголовка разрешается составлять лишь короткие документы на формате А-5 (148х210), извещения, телеграммы и телефонограммы. Заголовок формулируется составителем документа. В нем кратко и точно в одой фразе должно быть отражено основное содержание документа. Для документов, сложных по содержанию, составляются подзаголовки. Заголовок помещается в левом верхнем углу документа под обозначением автора, номера и даты

Заголовок значительно упрощает обработку документа. По нему сразу, не читая всего текста, можно получить представление о содержании документа. Заголовок облегчает и регистрацию документа, его распределение между исполнителями, контроль за сроками исполнения, поиск нужного документа в деле и помогает правильному распределению документов в дела.

В ответных письмах перед заголовком после номера и даты отправляемого документа дается ссылка на индекс и дату инициативного документа.

Адресование документа:

На многих видах служебных документов, и прежде всего на документах, отправляемых из учреждения, указывается адресат, т.е. наименование учреждения. которому направляется данный документ. Адресат располагается в верхнем правом углу документа. В адресате названия учреждения и структурной части пишутся в именительном падеже.

Для ускорения направления документа и его исполнения, если известна фамилия руководителя, который будет рассматривать документ, следует адресовать корреспонденцию конкретным должностным лицам.

На одном документе разрешается проставлять не более трех адресатов. Если документ направляется более чем в три адреса, составляется список на рассылку, а на каждом экземпляре указывается только один адрес. Адрес пишется в соответствии с правилами, установленными органами связи, и на многих документах указывается вслед за адресатом.

Датирование документа:

Каждый документ имеет дату. Она относится к обязательным реквизитам документа. Даты, проставляемые на документе, могут иметь различное назначение. Они характеризуют стадии работы над документом. Так, дата, проставляемая в бланке, должна быть датой подписания документа. Однако нередко дату в бланке ставят при его регистрации или даже в момент отправления. В таких случаях даты подписания и отправки документа должны совпадать. Для официальных документов существуют также дата опубликования документа, дата утверждения, дата вхождения документа в силу.

Дата проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ. На документе проставляют также даты написания резолюций, даты ознакомления с документом, визирования, контроля исполнения и т.д.

Дата служит поисковым признаком и используется для ссылки на документ. В состав даты входит число, месяц, год. Наиболее рациональным следует признать обозначение всех частей даты арабскими цифрами:

08.03.2009 - 8 марта 2009 года

15.07.2008 - 15 июля 2008 года

21.12.2007 - 21 декабря 2007 года.

Состав удостоверения документов:

Способы удостоверения документа - подписание, проставление печати, утверждение - придают документу юридическую силу.

Подпись - обязательный реквизит документа. Она состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки.

Если документ готовится на бланке учреждения, в должности подписывающего лица название учреждения не повторяется.

Если документ изготовлен не на бланке, в состав должности войдет полное наименование учреждения, организации или предприятия.

Подписывается обычно первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Подписание различных категорий служебных документов регламентируется нормативными актами, регулирующими работу учреждения.

Документы, направляемые в вышестоящие организации, и наиболее важные внутренние документы подписывают руководители учреждений и их заместители. Руководители структурных подразделений подписывают документы в пределах своей компетенции.

Две подписи и более ставятся под документом тогда, когда ответственность падает на нескольких лиц. Например, на протоколах - подписи председателя и секретаря, на аттестатах - подписи директора школы, заведующего учебной частью, учителей; на договорах - подписи договаривающихся сторон; на документах, связанных с денежными и материальными ценностями - подписи руководителя учреждения и главного бухгалтера и т.д. Как правило, все случаи проставления нескольких подписей оговариваются в специальных инструкциях.

Для закрепления юридической силы документов на них ставится печать. Печати бывают гербовые и простые. Гербовая печать всегда круглая с изображением в центре герба Российской Федерации или Ивановской области, а по окружности дается полное название учреждения. Право пользования печатью оговаривается в Положении об учреждении. Гербовая печать ставится на подлинных документах, содержание которых требует особого удостоверения.

Простые печати могут быть различной формы - круглые, квадратные, прямоугольные, треугольные. На них герб не изображается. Простых печатей в учреждении, организации, предприятии может быть несколько. Простые печати ставятся на размноженных экземплярах распорядительных документов, на справках, пропусках, при опечатывании бандеролей, пакетов.

Нормативными актами предусмотрена необходимость утверждения некоторых видов документов. Например, требуют утверждения уставы, положения об учреждениях и их структурных частях, штатные расписания, инструкции, некоторые протоколы и др. Утверждение документа осуществляется после его подписания. Утверждение санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг организаций.

Согласование документа:

Тесты наиболее важных документов обычно перед подписанием согласовываются с заинтересованными должностными лицами, структурными подразделениями, учреждениями. В ходе согласования определяется правильность зафиксированных в документе решений, их соответствие действующему законодательству, учитываются интересы различных структурных подразделений или учреждений.

Согласование проектов документов осуществляется с учреждениями, предприятиями, организациями, структурными подразделениями и должностными лицами, которые, в соответствии с их компетенцией, имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа.

Согласование может осуществляться как внутри учреждения (с различными подразделениями и должностными лицами), так и вне его (с подчиненными и неподчиненными органами).

Приложения:

Нередко служебные документы имеют приложения. Обычно приложения дополняют, разъясняют, детализируют отдельные вопросы основного документа. Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте, делается в виде отметки после текста документа перед подписью. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Сами документы-приложения должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовки, даты, подписи. Кроме того, на приложениях в верхнем правом углу делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом.

В конце XIX века серьезные изменения в системе управления, соответствующая перестройка системы документирования деятельности новых учреждений привели к изменениям формы документа. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки.

В состав реквизитов бланка включается наименование учреждения, наименования структурных подразделений, отражающие место подразделения - автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол). Дата документа также включается в состав реквизитов бланка, как и регистрационный индекс документа. Занимает свое обособленное место заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка (практически также, как и в современных документах). Появляется и ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита «Ссылка на дату и номер входящего документа»), которая не имеет пока унифицированного вида и может выглядеть по-разному: «Ответ на №...» или: «От такого-то» и т.п.

Приобретает устойчивый вид и реквизит «Адресат», появившийся еще в XVIII в. в коллежском делопроизводстве, -- это указание должности лица в дательном падеже или наименование присутственного места. Получает определенную форму удостоверение документа: подписи и скрепы на документе включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личную подпись.

Бланк - как стандартный лист бумаги, на котором заранее воспроизводится информация об организации - авторе, от имени которого документ издается, появился в 30-х гг. XIX века и нашел повсеместное распространение.

Сегодня все организационно-распорядительные документы, отправляемые из организации, оформляются на бланках, как в государственных, так и коммерческих организациях. Бланк может быть заранее отпечатан в типографии (наиболее распространенный способ), изготовлен с помощью средств оперативной полиграфии, а при использовании ПК бланк может быть введен в память машины и автоматически выводиться при распечатке конкретного документа.

Не менее важным является знание порядка адресования документа. Адресат присутствует уже на документах XVI-XVII веков, но первоначально он занимал место в начале текста документа и выделяется в XVIII веке в отдельную строку над текстом документа. В XIX веке правила написания адресата определялись соподчиненностью учреждений. Перед обозначением должности и фамилии указывался титул. После революции 1917 г. порядок адресования значительно упростился, и определенный порядок был введен лишь государственным стандартом в 1972 г. От точного написания адресата зависит прямоточность движения документа, скорость доставки его, минуя лишние инстанции, непосредственному исполнителю, занимающемуся данным вопросом, и соответственно быстрота решения поставленных в документе проблем.



2.2 Формуляры отдельных видов документов XIX века

власть государственный формуляр документ

В XIX веке происходит строгая регламентация содержания и оформления документов. Только за 1808-1823 гг. было издано 35 законодательных актов по вопросам делопроизводства с приложением формуляров документов. Также в эту эпоху создаются типовые и трафаретные тексты, что свидетельствует о начавшемся процессе унификации документов. Конечно же изменения коснулись и реквизитов документа.

Задача модернизации делопроизводства, которая ставилась при создании министерств, заставляла обращать большее внимание на оформление документа и, прежде всего его вида. Все документы, кроме писем (сношений), себя называют. Количество видов документов в рассматриваемый период возросло. Новые виды документов порождали специализация документирования, развитие капиталистических отношений, которое втягивало в активную социальную деятельность более широкие слои общества, и эта деятельность документировалась. Наряду с документацией государственных учреждений появляется документация различных типов частнокапиталистических предприятий и объединений.

С изданием положения 19 февраля 1861 г. возникли документы, оформлявшие отношения помещиков с крестьянами: добровольные условия, акты увольнительные об обязательных отношениях, уставные грамоты. Создание новых средств связи и документационной техники привели к появлению таких видов документов, как телеграмма, телефонограмма, стенограмма и др. Законами устанавливались виды документов, создаваемых на разных уровнях управления. Мнения, манифесты, указы, повеления издавали высшие органы государственной власти. Делопроизводственные документы по характеру составления и исполнения были разделены на четыре группы:

1) внутренние документы;

2) переписка;

3)"просительские" документы;

4) акты.

К внутренним документам относились докладные записки, справки, журналы заседаний. Особой категорией внутренних документов являлись отчеты: финансовый, отчет о деятельности учреждения. Отчетом называли и план улучшения работы министерства ("отчет в видах и предположениях"). Новыми видами внутренних документов были уставы и положения, определявшие функции, права и обязанности учреждения. К внутренним документам относились также должностные инструкции, регистрационные журналы, описи.

Перепиской ("сношениями") назывались документы, посылаемые учреждениями или должностными лицами другим учреждениям или лицам: предложения, сообщения, ведения, отношения, уведомления, представления, рапорты. Вид этой группы документов определялся положением корреспондента на иерархической лестнице государственных учреждений.

Например, министр посылал в высшие инстанции представления, в низшие - предписания, в равные учреждения - сношения. "Просительские документы" - это жалобы, прошения, отзывы. Исчезло такое наименование документа, как челобитная. Жалоба перестала быть синонимом прошения, она приобретает апелляционный характер.

Большую группу документов составляли акты. Об их видах, порядке составления и засвидетельствования подробно говорится в "Законах гражданских", опубликованных в X томе "Свода законов Российской империи".

Изменилось оформление автора документа. Эти изменения касались, прежде всего, документов коллективных авторов. В 1801 г. были отменены указы, запрещавшие принимать прошения за несколькими подписями[45]. Расширяется круг авторов: по указу от 1 октября 1831 г. духовные завещания могли составлять и крестьяне[46].

Кроме того, автором служебного документа стали считать учреждение. Предписывалось размещать обозначение автора в левом верхнем углу. С 30-х гг. XIX в. появляются бланковые надписи. Они писались от руки, изготовлялись типографским способом или проставлялись с помощью резинового штемпеля. Бланки были двух видов. Один включал: наименование ведомства, учреждения, структурной части, от которой исходил документ, номер его по реестру исходящих документов, указание места составления. Кроме того, в состав бланка иногда входил заголовок к документу

Другой вид бланка состоял из обозначения штатного названия должности лица, от которого документ исходит.

На бланках писали обычно письма, иногда на бланках писали и отпуски (черновики) писем. В этом случае на левом поле документа указывалось, кто подписывал документ ("подписал", "скрепил").

Указы, журналы, протоколы, записки и др. писались на чистых листах бумаги, без бланков. В "Положении о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве" указывалось, что на бумаге без бланка пишутся "всеподданнейшие" рапорты и прошения.

Дата составления документов обозначалась по-разному для каждого вида. Так, в высочайше утвержденных мнениях Государственного Совета она указывалась в заголовке, в манифестах и именных указах Сенату, кроме того, дата ставилась в конце текста: в манифестах перед подписью, в указах - после подписи.

В письмах дата составления документа обозначалась отдельной строкой внизу документа, с левой стороны или в бланке документа после наименования структурной части учреждения. Имеются даты получения, регистрации (в регистрационном штампе), даты резолюций, направление на исполнение ("С.Я. Никитинскому, 26 января 1910 г. "), исполнение документа, подписания его к печати и опубликования.

Обозначение адресата в XIX в. имелось на сношениях, прошениях, жалобах, отзывах. Правила его написания определялись соподчиненностью учреждений. В сношениях равных учреждений и низших с высшими адресат начинался с предлога "в": "В Правительствующий сенат", "В Палату гражданского суда". В отношениях высших присутствующих мест с низшими адресат писался в дательном падеже, что означало: такому-то присутственному месту что-то предписывается или предлагается. Например: "Уездному суду", "Губернскому правлению".

Если документ адресовался конкретному должностному лицу, то при сношениях низшего должностного лица с высшим перед обозначением должности и фамилии указывался его титул - "его превосходительству", "его высокоблагородии", "его благородию" и т.п.

В сношениях равных между собой властей и старших с младшими титул опускался.

В проектах рационализации делопроизводства во второй половине XIX - начале XX вв. адресованию документов уделялось особое внимание. Так, "Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве" 1911 г. предусматривалось направление документа непосредственно к исполнителю.

Всеобщее употребление конвертов относится к первой четверти XIX в. На них повторяли адресат документа

Правила подписания документа по-прежнему определялись для каждого вида документа. Манифесты, именные указы Сенату имели собственноручные подписи царя. На копиях этих документов делалась запись: "На подлинном собственною е. и. в. рукою подписано: "Николай"[47].

Законы повторяли установленные в XVIII в. правила подписания журналов заседаний, отношений, просительской документации, актов, допросов. Снова характер подписи зависит от адресата.

В законе XIX в. подчеркивалось, что справки, сведения, записки, переводы подписывались теми, "коими они были составлены"[48].

Особое внимание обращалось на оформление выписок и копий. В конце их указывалось, кто подписал подлинник: "Подлинный подписали…" или "На подлинном надписано". Заверяли копии должностные лица: "Верно: вице-директор…".

Более детально определяется порядок скрепления документов. Указы Сенату скреплялись председателем Совета Министров. Документы, составлявшие переписку министра, скреплялись директором департамента, в котором они готовились, и подписывались министром. Документы, исходившие из департаментов, скреплялись начальником отделения и подписывались директором департамента, исходившие из отделения - соответственно столоначальником и начальником отделения.

В регистрационных журналах, описях документов, на отпусках скрепу ставил делопроизводитель.

Для удостоверения документов XIX в. употреблялись три государственные печати: большая, средняя и малая. Применение их было строго регламентировано в зависимости от вида и назначения документа.

Кроме подписи и печати, некоторые виды документов утверждались. Отметка об утверждении на мнениях Государственного совета, например, писалась в 80-х гг. в конце текста документа: "Воспоследовавшее мнение в общем собрании Государственного совета утвердить соизволил и повелел исполнить"[49].

...