Організація зберігання документів в архівному підрозділі ВНЗ

Размещено на http://www.allbest.ru/

ОРГАНІЗАЦІЯ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ В АРХІВНОМУ ПІДРОЗДІЛІ ВНЗ

В.В. Корнієнко

м. Маріуполь

В умовах розвитку інформаційного суспільства стратегічним ресурсом будь-якого підприємства, в тому числі освітньої установи, стає документно-інформаційне забезпечення. Документи, які функціонують в установі, регламентують її діяльність, забезпечують взаємодію відділів та окремих співробітників, містять управлінські рішення, підтверджують їх виконання, узагальнюють та аналізують отриману інформацію, служать матеріалом для довідкової роботи, а також виступають як необхідний елемент професійного спілкування. Тенденція зросту інформації породжує збільшення документів, які циркулюють в установі, та необхідність їх систематичного зберігання. Значну роль в упорядкуванні роботи з документами й оптимізації документаційних процесів відіграє раціональна організація зберігання документів в архівному підрозділі.

Сучасний стан архівної справи нерозривно пов'язаний з минулим і є результатом розвитку архівознавства впродовж тривалого часу. Історично сформовані й усталені зв'язки зумовлюють інтерес до дослідження та аналізу накопиченого досвіду. Отже, дослідження проблеми організації зберігання документів в архівному підрозділі ВНЗ є перспективним та актуальним напрямком, яке дасть змогу визначити основні фактори оптимізації його функціонування та подальшого розвитку.

Важливі теоретико-методологічні проблеми архівознавства висвітлено в працях українського історика-архівіста Г.В. Боряка. Автор розглядає архівні фонди як складову частину загальнонаціональних інформаційних ресурсів, обґрунтовує шляхи їх створення [1, с. 201]. Проблемами архівної справи та діловодства займається провідний науковий співробітник УНДІАСД О.М. Загорецька, робота якої присвячена дослідженню нормативного та науково-методичного забезпечення організації діловодства в Україні [2; 3]. Відомий український історик, українознавець, історіограф, джерелознавець та архівознавець Я.С. Калакура продовжує традиції національної архівознавчої думки, простежує історичну тяглість, наступність архівної справи, враховує тенденції розвитку зарубіжного архівознавства [4]. Український науковець у галузі архівознавства, біографістики, джерелознавства І.Б. Матяш досліджує питання управління архівною справою, застосування інформаційних технологій, організацію науково-дослідної та методичної діяльності архівів [5, с. 16]. Теоретичні проблеми сучасного архівного зберігання розглянуті в роботі джерелознавця та архівіста Р.Я. Пирога [6, с. 94] та інших науковців. В цілому можна констатувати, що теорія процесу зберігання документів в архівних підрозділах розроблена, але подальшого дослідження потребує проблема конкретизації процесу зберігання документів в освітніх установах.

В роботі кожного ВНЗ за період діяльності створюються документи які відображають його взаємовідносини з партнерами, трудовим колективом, державою. Водночас держава чітко регулює правила і умови збереження і знищення документів. Регуляторні норми впливу держави виявляються у законах, які і створюють правову базу діяльності архівних підрозділів. Нормативно-методичну базу архівного підрозділу ВНЗ умовно можна поділити на 3 групи:

1. Конституція і закони України, акти Президента України та Кабінету міністрів України (Конституція України, закони України "Про Національний архівний фонд і архівні установи", "Про інформацію", "Про вищу освіту"; постанови Кабінету міністрів України від 14 квітня 1997 р. за № 348 "Про затвердження інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форми власності в засобах масової інформації", від 20 жовтня 1995 р. №853 "Питання діяльності архівних установ України");

2. Нормативні документи створені Державою архівною службою України - примірні положення, переліки типових документів, інструкції (накази від 16 березня 2001 р. "Про затвердження правил архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємства, установ і організацій" та від 6 серпня 2002 р. "Про затвердження типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації"; методичні вказівки: "Основні правила роботи державних архівів України", "Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій", "Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів", "Положення про умови зберігання архівних документів". Інструктивно-методичну діяльність забезпечують держстандарти України: ДСТУ 2732-94 "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення", галузевий стандарт України "Документи з паперовими носіями).

3. Нормативні документи, які регулюють діяльність архівного підрозділу ВНЗ - це положення про архівний підрозділ установи, правила роботи архівних підрозділів, посадові інструкції, переліки документів та інші нормативні документи.

Згідно з означеними нормативно-правовими документами, архівний підрозділ ВНЗ створений для зберігання документів, закінчених у діловодстві, користування ними із службовою, виробничою, науковою та іншою метою, а також для захисту законних прав та інтересів громадян. Основними завданнями архівного підрозділу є: приймання від структурних підрозділів, організація та зберігання архівних документів з різними видами носіїв інформації; контроль разом зі службою діловодства стану зберігання та правильності оформлення документів у структурних підрозділах організації; участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ організації, перевіряння відповідності формування документів у справи затвердженій номенклатурі; подання на державну реєстрацію документів Національного архівного фонду (НАФ), ведення їх державного обліку та подання відомостей про їх кількість за встановленою формою відповідній державній архівній установі, архівному відділу міської ради; проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії організації проектів описів справ НАФ, описів справ тривалого зберігання, описів справ з особового складу працівників організації та актів про вилучення для знищення документів, що не віднесені до НАФ; створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів; організація в установленому Укрдержархівом порядку користування архівними документами, видавання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним особам і громадянам; підготовка і передання документів НАФ до відповідної державної архівної установи; участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників організації, які відповідають за роботу з документами [7; 8].

До складу документів архівного підрозділу входять: закінчені у поточному діловодстві документи з паперовою основою, віднесені до НАФ, та тривалого зберігання, створені структурними підрозділами організації; науково-технічна, кіно-, фото-, фоно-, відеодокументація, електронні документи, створені організацією або одержані нею на законних підставах; особові архівні фонди працівників організації; друковані видання, що

доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архівного підрозділу організації; довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

Кожного року до архівного відділу надходять документи з різними строками зберігання, які упорядковані у справи (одиниці зберігання). У залежності від значущості документів терміни їх збереження встановлюються постійні чи тимчасові (1, 3, 5, 10, 15 і т.д. років).

Виділяються 4 групи справ:

1) постійного зберігання, що підлягають у подальшому передачі в державний архів;

2) тривалого зберігання в архіві установи (понад 10 років);

3) тимчасового зберігання (до 10 років);

4) які підлягають знищенню в зв'язку з закінченням термінів зберігання. архів документ зберігання фотопродукція

Документи довготривалого зберігання складають матеріали, необхідні для тривалого практичного використання. Окрему групу цих матеріалів становлять документи з особового складу (накази, особові справи і особові картки, списки працівників, картотеки і покажчики з особового складу, особові рахунки, відомості на видачу заробітної плати тощо), котрі передбачають експертизу через 75 років з наступним відібранням певної її частини на постійне зберігання. До цих також відносяться: зведені відомості успішності (доповідні, пояснювальні записки, довідки листування) документи про виключення, поновлення, переведення, протоколи засідань державних екзаменаційних комісій, доповідні, довідки про стан навчально-виховної і методичної роботи та заходи щодо її вдосконалення, звіти про проведення вступних іспитів, книги (журнали) реєстрації видачі дипломів, атестатів, свідоцтв, посвідчень про закінчення навчального закладу (контракти, договори, доповідні записки) документи про прийом на роботу, переведення, звільнення робітників і службовців, особові справи аспірантів, студентів, особові картки робітників, документи про встановлення персональних ставок, посадові картки обліку керівних працівників.

Документи з тимчасовим терміном зберігання поділяються на документи з терміном зберігання 1 рік, 3 роки, 5 років (документи з трирічним терміном зберігання: індивідуальні плани роботи викладачів, семестрові звіти навчального відділу). Серед документів з п'ятирічним терміном зберігання - кваліфікаційні роботи, індивідуальні плани успішності студентів, залікові та екзаменаційні відомості, журнали відвідування занять та успішності студентів, звіти керівників про проходження практики, журнали обліку виконання навчального навантаження, план роботи кафедри.

Архівне зберігання електронних документів передбачає забезпечення збереженості документів та усіх форм доступу до них (фізичного, правового та інтелектуального). При зберіганні документів на електронних носіях обов'язково потрібно додержуватися таких вимог: 1) інформація, що міститься в електронних документах, має бути доступною для її подальшого використання; 2) має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний; 3) у разі наявності має зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання [9, с. 30].

Тривалому зберіганню документів в архівному підрозділі установи повинні сприяти наявність оптимальних умов зберігання. Відповідно до "Положення про умови зберігання архівних документів в архівних підрозділах установи" оптимальні умови зберігання встановлюються за рахунок обладнання будівель і сховищ технічними засобами для створення та підтриманням температурно-вологісного, світлового, санітарно-вологісного, противопожежного і охоронного режиму зберігання; застосуванням спеціальних засобів зберігання і переміщення архівних документів (стелажі, шафи, сейфи, коробки, папки, візки тощо).

Документи з кожним видом носіїв інформації повинні зберігатися в архівному підрозділі організації окремо. Документи з паперовими носіями інформації передаються із структурних підрозділів організації до архівного підрозділу через два роки після закінчення їх у діловодстві в упорядкованому стані за описами, зразки яких затверджено Укрдержархівом. Науково-технічна та електронна документація передається до архівного підрозділу організації одразу після затвердження у порядку, встановленому державними стандартами України. Кіно-, фото-, фоно-, відеодокументація передається до архівного підрозділу організації одразу після завершення її виробництва.

Таким чином, завданнями архівного підрозділу ВНЗ є реалізація державної політики в галузі архівної справи, забезпечення здійснення державної реєстрації, обліку, постійного зберігання, комплектування, використання документальної інформації і науково-методична робота в галузі архівознавства, документознавства і археографії. Архівний відділ забезпечує збереженість документів, цілісність впорядкованих документальних комплексів, доступність їх для користувачів, здійснює комплектування, забезпечує фізичну, фізико-хімічну збереженість документів і умови для користування ними, створює і удосконалює довідковий апарат, задовольняє інформаційні потреби юридичних і фізичних осіб, а також надає архівну інформацію в державних і суспільних інтересах.

Література

1. Боряк Г.В. Христоматія з архівознавства / Г.В. Боряк. - К.: Вид. дім "КМ Академія", 2003. - 408 с.

2. Загорецька О.М. Складання та оформлення описів справ у архівному підрозділі підприємства / О.М. Загорецька // Секретар - референт. - 2006. - №7. - С.8.-22

3. Загорецька О. Нормативне та науково-методичне забезпечення організації діловодства в Україні / О. Загорецька // Студії з архівної справи та документознавства / Держкомархів України, УНДІАСД. - К., 2004. - С. 177

4. Архівознавство: Підруч.для студ. вищ. навч. закладів / за ред. Я.С. Калакура. -К.: Наукова думка, 1998. - 87с.

5. Матяш І. Організація архівної справи в сучасній Україні / І. Матяш // Студії з документознавства та архівознавства. - 2005. - Т.13. - С. 10-26

6. Пиріг Р.Я. Архівне будівництво в Україні: проблеми наукового забезпечення / Р.Я. Пиріг // Актуальні проблеми розвитку архівної справи в Україні: наукова конф. 15-16 березня 1995 р.: доповіді та повідомлення наукової конференції . - К., 1996. - С. 92-96.

7. Про затвердження Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації: наказ Держкомархіву України від 6 серпня 2002 р. № 17 // Відомості Верховної Ради України. - 2002. - №9.

8. Про Національний архівний фонд і архівні установи: Закон України від 30 грудня 2001 р. [зі змінами] // Відомості Верховної Ради України. - 2006. - №11.

9. Кисельов І.М. Про автоматизовану інформаційну систему архіву / І. В. Кисельов // Студії з архівної справи та документознавства. - К.,1997. - Т. 2. - С. 29-33.

Размещено на Allbest.ru