Система мер по обеспечению сохранности документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Система мер по обеспечению сохранности документов



Содержание

Введение

Глава 1. Законодательная база системы мер по обеспечению сохранности документов

Глава 2. Организация хранения и пользования документов в соотношении с системой обеспечения сохранности документов

Глава 3. Специальная обработка как часть системы обеспечения сохранности документов

Заключение

Список литературы



Введение

Обеспечение сохранности документов является одной из основных видов деятельности архивов по всему миру. В архивах хранится неисчислимое количество самой разнообразной документной информации, которое различается не только своим возрастом, но и даже материалом. Так, например, в Национальном архиве РС (Я) на хранении имеется около 1 миллиона 300 тыс. дел, самое раннее из которых относится к XVII веку. В основном это документы на бумажной основе, однако и бумага, как известно, различается по составу, а значит и по химическим свойствам. Это означает, что обеспечение сохранности документов производится при помощи целой системы мер, которая учитывает физические и химические свойства материалов, из которых состоят документы, учитывает возраст документов, находящихся на хранении. Также эта система включает в себя и меры по контролю пользования документами, так как мало обеспечить условия хранения в хранилищах, но надо еще организовать гарантируемое законом РФ пользование документами архивов таким образом, чтобы опасность и вред для них был минимален, не говоря уже о тех мерах, которые принимаются в случаях повреждения документов.

Как видно из вышеуказанного, система обеспечения сохранности документов весьма сложна и специфична, и квалифицированный архивист должен быть знаком с этой системой. Особенно при учете реалий сегодняшнего дня, когда наука и техника позволяют применять те меры, которые были недоступны прежде. В это и заключается актуальность выбранной темы.

Цель работы. В этой работе поставлена цель раскрыть систему обеспечения сохранности документов, проанализировать ее и дать ей свои оценки.

Задачи. Для достижения этой цели мною были поставлены следующие задачи:

1. Рассмотреть законодательную основу системы мер обеспечения сохранности документов.

2. Изучить соотношение процедур хранения документов, их пользования с системой мер обеспечения сохранности.

3. Раскрыть роль методов специальной обработки в системе мер по обеспечению сохранности документов.

Данная тема была изучена специалистами по архивному делу.

Привалов В.Ф. уделил внимание вопросам климатологии, обеспечения безопасности документов, проблеме хищений, а также методическим указаниям к обеспечению сохранности документов. Также по этой теме работали Колосова Э.В., Бобкова В.Н. и т.д.

Внимание также следует уделить работам Харитонова А.Г., который занимался проблемой восстановления угасающих текстов.

Проблемам сохранности документов также уделил внимание Ларин М.В..

Труды этих специалистов на сегодняшний и составляют в итоге систему современных знаний по мерам обеспечения сохранности документов, и послужили теоретической основой в данной работе.

архивный документ хранение обработка



Глава 1. Законодательная база системы мер по обеспечению сохранности документов

Архивы недостаточно собрать - не менее важно обеспечить сохранность документов. К сожалению, вся история развития архивной сферы в нашей стране насыщена безвозвратной гибелью документов. Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответственное, бездумное отношение к документам, в том числе и со стороны государства, выступавшего в качестве организатора «макулатурных кампаний». Среди граждан так же бытует мнение о «бесполезности бумаг», о «пыльном архиве» - (а ведь архив в идеале должен быть обеспылен) как о чем-то не нужном. И только тогда, когда человек лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архивов. К сожалению, в 1990-е годы ХХ века были утрачены многие ценные документы ликвидируемых фирм, банков, в том числе документы по личному составу, необходимые для защиты прав и интересов их сотрудников.

Но ведь архивы - это еще и уникальные хранилища сведений о прошлом нашей страны и наших предков. Как часто всего один сохранившийся документ может поменять наше представление и знание о чем-либо или о ком-либо. Это только в романах «рукописи не горят», в жизни все прозаичнее и трагичнее - горят, гибнут и в наши дни. Нет ничего страшнее, чем потерять память, забыть свои корни - это в равной мере страшно и для отдельного человека, и для целых народов. Вот почему призыв, прозвучавший в начале 20-х годов ХХ века - «Сохраняйте архивы!» - столь же актуален и сегодня.

Необходимость сохранения архивных документов и ответственность за их гибель закреплена в законе. И за этим стоит давняя правовая традиция. Судебник 1550 года предусматривал такое суровое наказание как битье кнутом за порчу «государственных дел». Однако в петровские времена на смену наказанию телесному приходит наказание рублем - пеня: «А буде впредь какие помеченные выписки и указы начнут держать в каком небрежении, или что потеряют, или челобитчикам и кому какое дело надобно без указу показывать (будут) или списывать дадут, и про то по указу Великого государя будет учинен розыск со всякою жесточью, а по розыску виноватым наказание нещадное, по вине и по делу смотря, или доправлены будут пени большие».

В советские времена закон также был строг к архивистам. Положение о ГАФ СССР 29 марта 1941 года также угрожало уголовной ответственностью за гибель и хищение документов, а также за разглашение секретных сведений из документов.

Одним из первых специальных Законодательных актов по проблемам защиты архивных документов стал Закон СССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры» от 29 октября 1976 года. Закон подчеркивал, что памятники истории и культуры являются достоянием народа и составляют неотъемлемую часть мирового культурного наследия5. К числу этих памятников закон относит и документальные памятники.

В Основах законодательства РФ «Об Архивном фонде РФ и архивах» сказано: «Собственники документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, обязаны обеспечить их сохранность. На особо ценные и уникальные документы создаются страховые копии». Таким образом, учреждение обязано сохранять документы независимо от формы собственности на них.

Помимо административной ответственности за нарушение правил хранения архивных документов, их уничтожение, хищение и гибель предусмотрена уголовная ответственность. В Уголовном кодексе РФ (1996 года) есть несколько статей, устанавливающих ответственность за эти правонарушения: ст. 164 - «Хищение предметов, имеющих особую ценность»; ст. 284 - «Утрата документов, содержащих государственную тайну»; ст. 324 - «Приобретение или сбыт официальных документов и государственных наград» и другие статьи.

В соответствии с Положением о Федеральной архивной службе России (1998 год) обеспечение сохранности документов - одна из важнейших функций архивных учреждений6.

Специалистам, решившим связать свою профессиональную деятельность с архивоведением, необходимо знать основы обеспечения сохранности документов. Система мер по организации хранения включает в себя следующие направления:

1. обеспечение физико-химической сохранности документов;

2. создание материально-технической базы хранения документов, включающей здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения;

учет движения и контроль за физическим состоянием документов, что предполагает отражение всех изменений в учетных формах архива;

копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования;

консервация документов.

Особое значение в развитии системы обеспечения сохранности документов имеет Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ, так как он на законодательном уровне установил общие нормы мер по обеспечению сохранности документов. Этот закон насквозь пропитан этой проблемой. Начнем с того, что четвертая глава закона посвящена хранению и учету документов:

«Глава 4. Хранение и учет архивных документов

Статья 17. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, по обеспечению сохранности архивных документов

1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона.

2. Уничтожение документов Архивного фонда Российской Федерации запрещается.

3. В отношении особо ценных документов, в том числе уникальных документов, устанавливается особый режим учета, хранения и использования. Создаются страховые копии этих документов.

4. Порядок отнесения документов Архивного фонда Российской Федерации к особо ценным документам, в том числе уникальным документам, порядок учета таких документов, создания и хранения их страховых копий определяются специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Статья 18. Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации

1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной собственности, хранятся:

1) постоянно - в государственных архивах, музеях, библиотеках и организациях Российской академии наук;

2) временно - в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования.

2. Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности, осуществляют федеральные органы исполнительной власти и организации (в том числе академии наук Российской Федерации, имеющие государственный статус, за исключением Российской академии наук), перечень которых устанавливается Правительством Российской Федерации. Сроки и условия депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и использования указанных документов устанавливаются в договорах, заключаемых федеральными органами исполнительной власти или организациями (в том числе академиями наук Российской Федерации, имеющими государственный статус, за исключением Российской академии наук) со специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

3. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся:

1) постоянно - в муниципальных архивах, музеях и библиотеках;

2) временно - в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах в течение установленных сроков.

4. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками или владельцами самостоятельно или могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию Российской академии наук. При этом условия хранения этих документов определяются их собственниками или владельцами с соблюдением норм настоящего Федерального закона.

Статья 19. Государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации

1. Документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации определяется специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти. Уникальные документы подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение которого осуществляется специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

2. Документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, не входят в состав имущества этих архивов, музеев, библиотек и организаций Российской академии наук.» Как видим, Федеральный Закон регламентирует общие нормы хранения и учета документов, таким образом устанавливая основу сохранности документов. Но система мер по обеспечению сохранности, как мы уже говорили, не ограничивается лишь хранением и учетом. В законе также затрагиваются такие вопросы, как вопросы собственности, процедуры комплектования документами, охрана документов, что безусловно играет роль в обеспечении сохранности. Но особо подробно на них останавливаться мы не будем. Внимание следует уделить следующему немаловажному аспекту, которое регламентирует закон - пользование. Так:

«Доступ к архивным документам и их использование

Статья 24. Доступ к архивным документам

1. Пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы. Доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, а также подлинников и (или) копий необходимых ему документов.

2. Условия доступа к архивным документам, находящимся в частной собственности, за исключением архивных документов, доступ к которым регламентируется законодательством Российской Федерации, устанавливаются собственником или владельцем архивных документов.

Статья 25. Ограничение на доступ к архивным документам

1. Доступ к архивным документам может быть ограничен в соответствии с международным договором Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.

2. Ограничивается доступ к архивным документам независимо от их форм собственности, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, а также к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и документам Архивного фонда Российской Федерации, признанным в порядке, установленном специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии. Отмена ограничения на доступ к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3. Ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов. С письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, может быть отменено ранее чем через 75 лет со дня создания указанных документов.

Статья 26. Использование архивных документов

1. Пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом.

2. Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук обеспечивают пользователю архивными документами условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов.

3. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4. Государственные и муниципальные (за исключением структурных подразделений органов местного самоуправления) архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук, а также государственные и муниципальные организации в соответствии с законодательством Российской Федерации могут на основе имеющихся у них архивных документов и справочно-поисковых средств оказывать пользователю архивными документами платные информационные услуги, заключать с ним договоры об использовании архивных документов и справочно-поисковых средств.

5. Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах определяется специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти. Порядок использования архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, государственных и муниципальных музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук определяется ими в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

6. Использование архивных документов, на которые распространяется действие законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом требований данного законодательства.

7. Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук, архивы государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций предоставляют государственным органам и органам местного самоуправления необходимые для осуществления ими своих полномочий архивную информацию и копии архивных документов, публикуют и экспонируют архивные документы, готовят справочно-информационные издания о составе и содержании хранящихся в них документов.

8. Архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с законодательством Российской Федерации, подлежат возврату собственнику или владельцу архивных документов.»

Таким образом, правовая база обеспечения сохранности документов в России пережила свою долгую историю, и, на современном этапе, достигла определенных высот. На сегодняшний день, итогом развития этого вопроса можно считать Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ, который, затрагивая практически все основные аспекты деятельности архивов России, в частности затрагивает и вопросы обеспечения сохранности документов. Федеральный Закон «Об архивном деле Российской Федерации» обеспечивает единую стандартную систему норм по обеспечению сохранности: процедуры приемки документов, экспертизы их ценности, обеспечение безопасности, хранения и пользования документов, регламентирует и сроки хранения, и, наконец, обеспечивает ответственность за нарушение этих норм. На сегодняшний день можно сказать, что правовая основа мер по обеспечению сохранности документов стоит на довольно высоком уровне и, несомненно, играет значительную роль в решении этой проблемы.

Глава 2. Организация хранения и пользования документов в соотношении с системой обеспечения сохранности документов

Первым требованием создания оптимальных условий хранения документов является наличие здания, отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности. Для государственных архивов строятся специальные здания. Чаще всего применяются типовые проекты, разработанные для архивов с различным объемом документов.

В том случае, если здание архива сооружается специально, его строительство и эксплуатация должны осуществляться с соблюдением требований пожарной безопасности, предусмотренных ГОСТ 12.1.004-76 «Инструкцией по проектированию архивов», «Противопожарными нормами проектирования зданий и сооружений», правилами и инструкциями по пожарной безопасности в учреждениях Федеральной архивной службы. Если выделяется здание (помещение) для переоборудования под архив, признать его годным можно только после экспертизы. Экспертная комиссия в составе всех профильных служб (архивных, пожарных, санитарных, охранных) внимательно изучает площадь выделенного помещения; расположение данного помещения в здании (этаж); месторасположение здания; состояние физико-химической среды помещения. По этим критериям должны получить конкретные данные. Если установлено соответствие помещение вышеперечисленным критериям, составляется акт, который подписывают все члены экспертной комиссии.

Требования, предъявляемые к помещениям архива, зафиксированы в современных нормативных и методических документах, прежде всего в Основных правилах работы архивов организации, а также ряде ГОСТов и методических разработок. Условия хранения документов дифференцируются в зависимости от состава документов (кино, фото, видео, фоно) архива и носителей информации (бумажные, пленочные и др.). Есть общие требования к помещению архивохранилища. Прежде всего, нужно знать, что недопустимо для архивных помещений:

1. помещение не должно быть ветхим, деревянным, подвальным, чердачным, не отапливаемым, лишенным естественной вентиляции;

2. поблизости от архивного помещения не должно быть пожароопасных объектов и организаций, применяющих пожароопасную технологию;

поблизости от архивных помещений не должно быть промышленных объектов, загрязняющих воздух агрессивными газами и пылью

архив нельзя размещать поблизости от помещения, занятого службами общественного питания, пищевыми складами. Их обитатели - как микроорганизмы, так и грызуны могут употребить в пищу архивные документы.

Основные площади здания отводятся под хранилища; они изолируются от читального зала и административных помещений. Кроме них обязательны: комната для приема и разбора поступающих дел; комната для документов, пораженных вредителями (изолятор); рабочие комнаты для сотрудников; читальный зал с отдельной комнатой для временного хранения документов; помещение для обезвреживания документов с автономной вытяжной вентиляцией, где при необходимости может быть установлена дезинфекционная камера; комнаты для реставрации и переплета документов и другое.

Хранилище организуется в изолированном помещении. К хранилищу предъявляются наиболее строгие требования:

. совмещение хранилищ и рабочих помещений любого назначения не допускается;

не допускается размещение хранилищ в не отапливаемых, сырых, неприспособленных помещениях, а также в помещениях с печным отоплением;

помещение хранилищ должны иметь удобные для эвакуации выходы к лифтам и лестничным клеткам, запасной выход;

внутренняя отделка помещений хранилищ должна проводиться с использованием материалов, не собирающих пыль и не являющихся источником пыли или агрессивных химических веществ. Аналогичные требования должны предъявляться ко всем материалам, применяемым при изготовлении оборудования хранилищ и средств хранения документов;

в помещениях хранилищ не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, а также технологические или бытовые вводы воды;

помещение должно быть как пожаробезопасным, так и гарантированным от затопления;

электропроводка в помещениях хранилищ должна быть скрытой, штепсельные розетки герметичными или полугерметичными. Хранилища оборудуются общими или поэтажными электрическими рубильниками;

хранилища отделяются от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределом огнестойкости не менее 2 часов;

вывода пожарного водопровода должны находиться на лестничных клетках;

. размещение хранилищ в помещении без окон допускается только при наличии вентиляции обеспечивающей 2-3-кратный воздухообмен в час;

. лабораторные и производственные помещения должны быть максимально удалены от помещений хранилищ и не иметь общих с ним вентиляционных каналов.

Здание так же должно быть оборудовано средствами хранения. Металлические стеллажи являются основным оборудованием хранилищ. Допускается использование находящихся в помещении стационарных деревянных стеллажей с нормальным санитарно-биологическим состоянием, обработанных огнезащитными составами. Допускается также применение передвижных металлических стеллажей открытого типа.

В помещениях с хорошей вентиляцией и стабильным тепловым режимом можно использовать в качестве специального основного или вспомогательного оборудования металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи закрытого типа, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими полками.

Оборудование закрытого типа не рекомендуется использовать в помещениях с плохой вентиляцией и колебаниями температуры во избежание образования закрытых застойных зон инерционного микроклимата с повышенной опасностью биопоражения документов. Шкафы неудобны также тем, что затрудняют уборку, долго сохраняют влагу под ними, могут служить убежищем насекомых.

В хранилищах с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами.

Стеллажи, шкафы, другое оборудование для хранения документов запрещается размещать вплотную к наружным стенам здания, к источникам тепла и воздуховодам низкого расположения.

Стеллажи, шкафы устанавливают в хранилищах с соблюдением следующих норм: расстояние между рядами (главный проход) -- 120 см; проходы между стеллажами - 75 см; расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене - 75 см; расстояние между стеной и торцом стеллажа (шкафа) - 45 см; расстояние между полом и нижней полкой стеллажа -- не менее 15 см, а в цокольных этажах -- не менее 30 см.

Типоразмеры основного и вспомогательного оборудования, нормы его размещения в хранилищах определяются положениями методических рекомендаций.

Бумажные документы размещают на стеллажах или в шкафах горизонтально или вертикально в коробках, папках, футлярах с учетом форм жесткого или мягкого переплета. Между потолком или полкой стеллажа и верхним срезом коробки оставляют зазор для циркуляции воздуха не менее 5 см.

Хранение документов должно осуществляться в помещениях хранилищ, отвечающих установленным требованиям.

Размещение документов в папках, коробках, а последних в шкафах и на стеллажах должно обеспечивать свободное, без усилий перемещение средств хранения, вынимание и вкладывание переплетенных дел, отсутствие значительных нагрузок на документы.

В помещениях хранилищ должны соблюдаться установленные световые, температурно-влажностные, санитарно-гигиенические условия обеспечения длительной сохранности документов (режимы хранения).

Световой режим устанавливается с учетом особенностей действия света.

Постоянное хранение должно осуществляться в темноте, что обеспечивается хранением документов в переплетах, папках, коробках, а также световым режимом в помещениях.

Освещение в хранилищах может быть искусственным или естественным. Ориентация окон предпочтительна северная.

Запрещается освещение документов прямым солнечным светом и светом, отраженным от белых поверхностей. При естественном освещении для ослабления световых потоков применяют светорассеивающие стекла, защитные шторы, фильтры, жалюзи, частичное закрашивание стекол белой краской.

Для искусственного освещения применяют более безопасные лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Допускаются люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.

Защита документов от действия света должна предусматриваться не только в хранилищах, но и во всех помещениях при любых видах работы с документами.

Температурно-влажностной режим нормируется с учетом поведения документов в разных климатических условиях.

Резкие колебания температуры и влажности воздуха в помещениях хранилищ не допускаются. При длительном стабильном нарушении режима хранения (5-7 суток), сопровождающимся опасным повышением относительной влажности до 80-90%, необходимо принимать меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание с учетом погодных условий, принудительное осушение хранилищ).

При аварийных нарушениях режима хранения, вызванных попаданием воды в помещения, необходимо предпринимать немедленные действия по ликвидации причин и последствий аварии, осушению хранилища и, при необходимости, сушке документов.

Климатические параметры воздуха в хранилищах должны обязательно контролироваться специальными приборами. Контрольные измерения проводят: в кондиционируемых помещениях -- не реже 1 раза в неделю; в хранилищах с нерегулируемым климатом -- не реже 2-3 раз в неделю; при нарушениях режима хранения 1-2 раза в сутки.

Разные виды документов необходимо хранить в обособленных помещениях, группируя их с учетом природы носителя и сходства условий хранения.

При вынужденном размещении документов разных видов в одном помещении ориентируются на климатические нормативы, принятые для бумажной документации. При этом, в соответствии с основными правилами работы архивов, размещение, хранение, перевозка разных видов документов проводятся с использованием типовых первичных средств хранения (коробок, папок, специальных футляров, упаковок, пакетов и т.п.), принятых для конкретных видов. Документы с магнитным слоем требуют, кроме того, специальных мер их защиты от размагничивания.

Санитарно-гигиенический режим является комплексом мер защиты документов от биологических вредителей, встречающихся в архивах.

Помещения хранилищ должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли. В помещениях хранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха без образования непроветриваемых зон, опасных в санитарно биологическом отношении. Все средства хранения закрытого типа следует периодически открывать, осматривать, проветривать. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, складирование в не разобранных кипах.

В помещениях хранилищ запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, нахождение посторонних предметов или оборудования, а также хранение и использование пищевых продуктов, курение.

В помещениях хранилищ необходимо проводить систематическую влажную уборку. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения, а полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей протираются водными растворами антисептиков. При обработке растворы не должны попадать на коробки, дела, документы.

Два раза в год (в начале и в конце отопительного сезона) помещения хранилищ и документы (выборочно) осматривают с целью своевременного обнаружения насекомых, грибов, грызунов.

При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции и дезинсекции документов, средств хранения, помещений силами архива или санэпидемстанции и карантинных служб.

Главная профилактическая задача архива -- не допустить разрастания единичных, первичных проявлений деятельности биологических вредителей в многочисленные, а затем массовые очаги биопоражения документов.

Документы должны использоваться с учетом их физического состояния. Дела с ветхими и разрушенными документами, а также дела, выделенные на специальную обработку, использованию не подлежат. При выдаче дел в читальных залах должен осуществляться контроль за их использованием, полистная проверка наличия и состояния документов в делах.

Помещения для использования документов должны иметь нормированные световые, климатические, санитарно-гигиенические условия.

При экспонировании документов на выставках рекомендуется использовать режим искусственного освещения с применением ламп накаливания и размещением документов в застекленных витринах. Оборудование витрин внутренними источниками света запрещается. В свободное от посетителей время хранение экспонируемых материалов необходимо проводить в затемненном режиме, уменьшая освещенность помещения (выключение света; закрывание штор днем) и закрывая витрины шторками. Не допускается экспонировать документы на выставке более 2-3 месяцев в году при наличии указанных выше нормированных условий в помещении выставки.

При использовании документов запрещается: подвергать документы действию прямого или отраженного солнечного света; оставлять документы на рабочих местах в раскрытом виде и без присмотра длительное время; снимать копии с документов без разрешения архива; деформировать документы, делать на них пометки, вставки и исправления, вставлять закладки; изымать документы и составные части документов (чертежи, карты, фотографии, марки и т.п.); принимать пищу в местах использования документов. Порядок использования документов, меры защиты и охраны документов должны нормироваться служебными инструкциями архива. Читатели должны обязательно информироваться о правилах использования документов и санкциях за их нарушение.

При выполнении работ по копированию документов должна обеспечиваться ограниченная, технологически необходимая экспозиция документов под источниками света, особенно при фотореставрации.

Не рекомендуется многократно копировать одни и те же, часто запрашиваемые документы. В таких случаях необходимо практиковать замену оригинала резервной копией для многократного копирования.

При реставрации документов должен выполняться комплекс мер, обеспечивающих охрану документов в помещениях лабораторий, условия их временного хранения, защиту документов при выполнении всех технологических операций реставрации, в том числе защиту световую и биологическую.

Кроме того, существуют требования по обеспечению сохранности документов в транспортировке.

Перемещение и транспортирование документов должны производиться с соблюдением требований, обеспечивающих их охрану, физическую сохранность, защиту от механических повреждений, действия света, осадков, высокой влажности.

Транспортные средства и тара для перевозки документов должны быть чистыми. Использование тары и упаковочных средств, бывших в употреблении, не допускается.

При внутриархивном перемещении в пределах здания или комплекса зданий следует предусматривать рациональные пути и средства транспортирования, исключая многократное перекладывание документов.

Транспортирование при внутригородских перевозках должно производиться в закрытых автомашинах при плотной укладке материалов или в режиме, исключающем их подвижки и смещения.

В холодное время года, при минусовой температуре перевозки нежелательны. Если же они вынужденно проводятся, время перевозки ограничивают до минимума, влагонепроницаемые герметичные упаковки не применяют.

Транспортирование документов на дальние расстояния автомобильным, железнодорожным, водным, воздушным транспортом должно производиться в упакованном виде в крытых транспортных средствах в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленными для данного вида транспорта.

При перевозках контейнерными отправлениями без перегрузок в пути допускается применение мягких упаковок документов. Упаковка должна защищать документы от непосредственного действия влаги. Транспортный пакет собирают из нескольких кип мягкой упаковки, укладывают его в жесткие щиты и затягивают упаковочной проволокой или полимерной лентой.

При перевозках в герметичных упаковках, контейнерах, спецчемоданах и т.п. всегда учитывают вероятность повышения влажности внутри емкости при снижении температуры окружающей среды.

Как видно, существует целый комплекс мер по обеспечению сохранности документов. Эти меры учитывают практически все аспекты, от устройства хранилищ, до правил использования документов. Эти меры разработаны на основе целой системы научных знаний. Например, свойства документов, а также влияние на них среды нельзя было бы достаточно точно определить без знаний в области физики и химии. Буквально каждый шаг, начиная от обеспечения зданием и оборудованием хранения, является результатом научных изысканий, и это, несомненно, обеспечивает максимальную эффективность мер по обеспечению сохранности. В результате, на сегодняшний день, мы имеем дело с логически и научно выстроенной системой мер, отвечающей требованиям государственных стандартов, а также обеспечивающим исполнение законов Российской Федерации в области архивного дела. Еще один важный момент, как специальная обработка документов в этой работе вынесен в следующую главу, так как, по моему мнению, на них стоит обратить особое внимание.

Глава 3. Специальная обработка как часть системы обеспечения сохранности документов

Специальная обработка документов производится с учетом физического состояния и прочих свойств документов. Поступившие на хранение в архив документы должны пройти контрольно-профилактический осмотр, в ходе которого оценивают их состояние.

При осмотре выявляют: документы, пораженные биологическими вредителями; влажные документы; степень запыленности и разрушения документов.

Документы, пораженные биологическими вредителями (плесневыми грибами, насекомыми) направляются на санитарно-биологическую обработку. Эти мероприятия проводят оперативно с выполнением мер изоляции пораженных материалов. Выделение и санитарно-гигиеническая обработка проводятся выборочно или в полном объеме. Выборочное выделение документов на обработку проводится при обнаружении плесневого поражения отдельных дел, документов. Выделение и обработку всех поступивших материалов в полном объеме осуществляют при массовом (значительном) плесневении или при обнаружении в делах насекомых.

Влажные или намокшие материалы высушивают. Ориентировочные режимы сушки следующие:

- 1 группа: документы намокшие, подвергавшиеся прямому действию воды, должны сушиться в режиме обдувания сухим воздухом (20-30°; 30-40%) от 5 до 10 суток в развернутом или в развешенном виде; иногда до сушки удаляют избыток влаги пористой бумагой;

- 2 группа: документы умеренно-увлажненные, подвергавшиеся прямому кратковременному действию осадков или длительно хранившиеся в сырых неотапливаемых помещениях, сушат в развернутом виде в течение 3-5 суток при обдувании (вентиляции) обычным комнатным воздухом, т.е. в режиме принудительной акклиматизации;

- 3 группа: документы с низкой степенью увлажнения, подвергавшиеся действию влажного воздуха (перевозки закрытым транспортом в дождь, туман длительностью не более суток), сушат в режиме обычной комнатной акклиматизации не менее 1-2 суток (в развернутом виде) или 3-4 суток (в стопе);

- 4 группа: охлажденные в зимнее время документы после длительной их перевозки (более 1 суток) сушат в условиях, нормированных для второй группы, а перевозившиеся не более 2-5 часов -- в режиме, нормированном для третьей группы.

Физическое состояние (т.е. состояние бумаги, текстов, их дефекты) поступивших документов оценивают ориентировочно, выборочным способом. Обязательному обеспыливанию подлежат обложки и корешки дел, папки, коробки. Полистное обеспыливание проводят при сильном запылении материалов. Обеспыливают документы в специальном помещении в вытяжных шкафах.

На постоянное хранение передаются только сухие, обеспыленные материалы с нормальным санитарно-биологическим состоянием.

До сих пор методы восстановления документов основывались на процессах и технике галогенсеребряной фотографии, как обладающей универсальными репродукционными возможностями и своей доступностью. В то же время применение сложной химико-фотографической обработки материалов делали ее способы в технологическом отношении весьма трудоемкими. В настоящее время в качестве ее альтернативы выступает цифровая фотография, в которой отсутствуют химические растворы, имеются гибкие графические программы по обработке изображений и представляется возможность воспроизведения архивных документов на обычной бумажной основе и в электронной форме на магнитных и лазерных дисках, что удобно для архивирования восстановленных копий угасающих документов. В то время как в обычной нецифровой фотографии копия документа получается на фотоматериале, содержащим желатин, являющийся питательной средой микроорганизмов.

Быстрое распространение компьютерных цифровых технологий в архивах при воспроизведении документов послужило основанием разработки на их основе способов восстановления угасающих архивных документов наряду с традиционными процессами в фотографии.

Жизнь конкретного человека и общества в целом находят непосредственное отражение в разнообразном комплексе аудиовизуальных документов. Фотодокументы, кинодокументы, фонодокументы, видеодокументы (видеофонограммы) раскрывают в образах и звуках частную жизнь человека, деятельность коллективов, организаций, события государственного, политического, культурного значения. Развитие технических средств съемки и записи, возможность воспользоваться ими практически каждому человеку позволяют запечатлевать как значимые факты, события, так и повседневные, бытовые детали семьи, определенного коллектива, города, страны (государства). При всем разнообразии тематики и технического качества аудиовизуальных документов их комплексы (а порой и единичные документы) представляют несомненный интерес для изучения исторического процесса в целом и самых разных его аспектов.

Как и документы на бумажной основе, аудиовизуальные документы также требуют соблюдения правил обеспечения сохранности. Качество этих документов, их физическое состояние также подвергается экспертизе, и, исходя из этого, подвергаются специальной обработке.

Наиболее полное представление о всем спектре специальной обработки аудиовизуальных документов, по моему мнению, дает приказ Росархива от 29.12.2001 N 101 "Об утверждении и внедрении "Основных правил работы государственных архивов Российской Федерации":

«Аудиовизуальные и машиночитаемые (электронные) документы подвергаются следующим реставрационным и консервационно-профилактическим работам в зависимости от

физической природы носителя:

1) документы на магнитной ленте:

- очистка поверхности от пыли и частиц грязи вручную или на специальном очистительном

оборудовании;

- замена пересохших и коробленных склеек;

- перемотка с целью снятия внутренних напряжений в рулонах магнитных лент, возникших из-за перепадов температуры и влажности при хранении и транспортировании документов, проводится на специальных устройствах с заданными параметрами натяжения и с приспособлениями для механической очистки поверхности ленты. Перемотку можно также проводить на отрегулированном магнитофоне, без рывков, с равномерной плотностью намотки. Намотка должна быть ровной, плотной, без выступающих витков и ступеней. Периодичность перемотки и очистки документов на магнитной ленте в профилактических целях - один раз в 2 - 4 года, в зависимости от интенсивности использования документов и условий их хранения;

- оформление рулонов магнитной ленты защитной магнитной лентой с двух сторон по 2 - 2,5 м;

2) документы на дисковых носителях:

- обеспыливание;

- протирка антистатиком;

3) граморигиналы фонодокументов:

- электрохимическая очистка;

4) кинофотодокументы, микроформы и фонограммы к кинофильмам:

- обеспыливание;

- удаление восковых, жировых и иных загрязнений;

- укрепление склеек и просечек;

- ремонт перфорации;

- переделка грубых, коробленных заплат и склеек;

- ремонт повреждений, затронувших поле кадра.

Порядок проведения работ по специальной обработке документов

Работы по специальной обработке документов подразделяются на плановые, выполняемые в режиме очередности, и внеочередные.

К внеочередным относятся работы, выполняемые в аварийно - спасательных ситуациях, связанных с локальным или массовым поражением документов огнем, водой, химическими или радиоактивными веществами. Внеочередные, срочные меры по выделению, изоляции, санитарной обработке документов и мест их хранения предпринимаются также при поражении документов биологическими вредителями. В зависимости от масштабов поражения внеочередной обработке подвергаются отдельные единицы хранения, группы единиц хранения, отдельные массивы документов хранилища и, соответственно, отдельные средства хранения и места хранения или все хранилища целиком. Номенклатура, порядок проведения и технология этих работ определяются отраслевыми нормативными и методическими документами.

Плановая специальная обработка документов проводится по результатам проверки их состояния в порядке очередности, установленной в архиве с учетом принадлежности их к различным ценностным группам, видовых особенностей физического состояния документов и возможностей архива. Приоритет отдается уникальным и особо ценным документам.»

Как мы можем видеть, аудиовизуальные документы также подвергаются комплексу специальной обработки. Не лишним здесь было бы рассмотреть и использование цифровых технологий для восстановления угасших документов, например, фотографий. Неограниченные возможности цифровых технологий по корректированию резкости, контраста, тоно- и цветопередачи, уменьшения помех являются особенно ценными при восстановлении угасающей информации АД. Из многочисленных графических редакторов, обладающих такими функциями преобразования файлов растровой графики, для эффективной работы с угасающими текстами и иллюстрациями отвечают программы Adobe Photoshop и Corel Photo-Paint. Графический редактор Adobe Photoshop является самой распространенной программой. Наличие в ней многочисленных и удобных инструментов, возможность работы с фрагментами объекта, использования слоев - компьютерных аналогов прозрачных пленок с изображением, редактирования, применения масок и каналов, тоно- и цветокоррекции, работы с фильтрами, текстом, применения контуров и векторных форм позволили получать изображения высокого качества. Поэтому Adobe Photoshop может быть рекомендована для повышения информативности угасающих документов.

По своим репродукционным свойствам, качеству воспроизведения, эффективности обработки изображений и возможности архивирования восстановленных копий на бумажных и электронных носителях цифровые технологии могут быть достойным средством консервации и сохранности документов.

В то же время работа по восстановлению угасающих документов командами Контрастность - Яркость, Уровни и Кривые похожи на регулировку изображения на экранах бытовых телевизоров, поэтому она не требует высокого профессионализма и может быть доступна архивным работникам.

Как видим, дифференцированный подход в обработке документов, наличие комплекса мер по их обработке и использование возможностей современной техники положительно сказывается на сохранности документов. Что немаловажно, возможности специальной обработки позволяют вернуть ценность документов даже с полностью угасшим текстом, что очевидно трудно переоценить в деле обеспечения сохранности документов. Это же касается и таких специфических документов, как аудиовизуальные. Аудиовизуальные документы являются особым типом документов, позволяющие хранить запечатленную графически, или в видео и аудио формате информацию. Эти документы, как и все, подвержены воздействию среды и человека, и потому требуют специфических мер по обеспечению сохранности. Комплекс мер специальной обработки на современном этапе, при помощи возможностей цифровых технологий, позволяет не только обеспечивать сохранность документов, но и повышать качество этих документов и восстанавливать угасшие документы. Это, несомненно, показатель высокой эффективности мер специальной обработки и их важной роли в сохранении документов.



Заключение

Таким образом, на сегодняшний день разработана целая система мер по обеспечению сохранности документов. В первую очередь надо подчеркнуть, что проблема обеспечения сохранности документов обозначена на законодательном уровне. Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ можно считать на сегодняшний день итогом развития правовых основ проблемы обеспечения сохранности документов в частности, и архивного дела в целом. Этот закон затрагивает практически все основные аспекты деятельности архивов России, но в нашем случае нас интересуют вопросы обеспечения сохранности документов. Федеральный Закон «Об архивном деле Российской Федерации» обеспечивает единую стандартную систему норм по обеспечению сохранности: процедуры приемки документов, экспертизы их ценности, обеспечение безопасности, хранения и пользования документов, регламентирует и сроки хранения, и, наконец, обеспечивает ответственность за нарушение этих норм. В современной России правовая основа мер по обеспечению сохранности документов, можно сказать, стоит на довольно высоком уровне. Это особо важно при учете разнообразия географических регионов России, где всегда есть риск утерять столь важное для архивного дела, как и всякой научной отрасли, единства норм и правил.

Единство же норм и правил, в свою очередь, означает именно научную обоснованность мер по обеспечению сохранности документов. Требования к зданию архива, оборудования для хранения, процедура хранения - эти меры разработаны на основе целой системы научных знаний. Например, свойства документов, а также влияние на них среды нельзя было бы достаточно точно определить без знаний в области физики и химии. Также мы имели возможность убедиться, что существует комплекс мер специальной обработки, который позволяет «вернуть к жизни» документы на грани утери, а также вести профилактику всевозможных угроз документов при хранении, и, как и вся система, этот комплекс также имеет под собой серьезый комплекс научных знаний а также целый спектр мер, обеспечиваемых также современными технологиями.

Мы можем говорить именно о системе мер по обеспечению сохранности только в том случае, если это именно логически выстроенная, научно обоснованная система, нацеленная на максимальный эффект. На основе же рассмотренного мы можем сказать, что такая система в России существует.



Список литературы

1. А.Г. Харитонов. Восстановление угасающих текстов и изображений архивных документов. Методические рекомендации. ВНИИДАД; Москва - 2006.

2. Отбор на постоянное хранение аудиовизуальных документов: Метод. рекомендации / Федер. арх. агентство; ВНИИДАД; Сост.: М. П. Жукова, Л. Н. Крюкова, А. Е. Моисеев и др. М., 2007.

...