Общее учреждение министерств

Размещено на http://www.allbest.ru/

Государственное бюджетное учреждение среднего профессионального образование

Санкт-Петербургский издательско-полиграфический техникум

Реферат

Общее учреждение министерств

Выполнила:

Кузьмина Анна

Преподаватель:

Капралова И.В.

Санкт-Петербург 2015 г.



Содержание

чиновник исполнительный делопроизводство

1. Общие сведения

1.1 Структура министерств

1.2 Виды документов исполнительного делопроизводства

2. Общее учреждение министерств

2.1 Порядок производства дел

2.2 Отдел I - Вступление дел

2.3 Отдел II - Движение дел

2.4 Отдел III - Исполнение и отправление дел

2.5 Отдел IV- Ревизия дел

2.6 Отдел V - Отчеты



1. Общие сведения

Исполнительное делопроизводство возникло в результате административных реформ Александра I. В начале XIX в. система государственных учреждений России была подвергнута серьезной корректировке. Высшими государственными учреждениями стали: Правительствующий Сенат, Комитет Министров, Государственный совет, позже во второй половине XIX в. создан Совет Министров. Коллегии были заменены новыми центральными учреждениями -- министерствами. Местные учреждения осуществляли свою деятельность в соответствии с законом 1775 г. и почти не претерпели изменений.

Высшие государственные учреждения: Сенат, Комитет Министров, Государственный совет, основывали свою деятельность на принципе коллегиальности. Делопроизводство в них велось в соответствии с законами, названными «учреждения»: «Учреждение Правительствующего Сената», «Учреждение Комитета Министров», «Учреждение Государственного совета». Создание министерств положило начало новому этапу развития системы управления и делопроизводства в России. Основой организации деятельности новых центральных органов управления стал принцип единоначалия. В основу было положено точное исполнение указаний руководства. Коллегиальное обсуждение и принятие решений, характерное для коллегий XVIII в. стало тормозить управленческий процесс, которому требовалась гибкость и оперативность.

В 1811 г. издано «Общее учреждение министерств», которое законодательно закрепило единообразие в организационном устройстве министерств. Принцип единоначалия, положенный в основу министерской системы, означал, что управленческие решения принимаются единолично конкретным должностным лицом в рамках его компетенции. Второй важный принцип, положенный в систему министерской реформы, -- принцип иерархии означал строгое распределение функций управления между структурными подразделениями и обязанностей чиновников по их реализации. Принцип иерархии означал последовательность подготовки решения и обязательное участие в этом процессе всех структурных подразделений и должностных лиц -- от нижестоящих к вышестоящим.

Внедрение этих принципов в организацию управления оказало влияние на структуру и делопроизводство министерств.

1.1 Структура министерств

Возглавлял министерство министр. Он назначался императором и нес ответственность только перед ним. У министра могли быть заместители (один или несколько) -- товарищи министра, и обязательно создавалась канцелярия министра. Министерство делилось на департаменты, которые, в свою очередь, состояли из отделений, отделения -- из столов. Во главе их соответственно стояли: директор департамента, начальник отделения, столоначальник. При необходимости разрешалось образовывать «особенные установления»: канцелярию при директоре департамента, счетные столы, ученые комитеты, чертежные, лаборатории.

«Общее учреждение» узаконило введение в аппарат министерств двух коллегиальных органов: при министре -- Совет министра, при департаментах -- Общее присутствие департамента, носивших совещательный характер. Наряду с чиновниками министерства в их состав включались представители крупного капитала и представители науки и искусства. Их знания и практический опыт способствовали всестороннему и профессиональному обсуждению конкретных вопросов и принятию наиболее верных решений. Сочетание принципа единоначалия с коллегиальным обсуждением сложных управленческих проблем должно было способствовать оптимизации управления в целом.



1.2 Виды документов исполнительного делопроизводства

Единство структуры, штатного состава чиновников и их должностных обязанностей позволило установить единый порядок в организации делопроизводства. Компетенция должностных лиц в вопросах управления определила состав управленческих документов министерств. «Общее учреждение министерств» 1811 г. прямо указывало, что «различная степень власти» -- главная причина разделения прав и обязанностей чиновников в процессе создания документов. Поэтому достаточно четко были определены виды документов, которыми сообщались между собой органы власти и управления.

Министр получал:

от императора указы и повеления, направлял ему доклады (или записки) и представления;

от Государственного совета -- высочайше утвержденные мнения, направлял -- представления;

от Сената -- сенатские указы, а в Сенат направлял -- представления, рапорты, доношения;

от Комитета министров -- выписки из журналов заседаний, направлял -- записки и представления.

Для получения денег из Государственного казначейства министр посылал отношение. Между собой министерства обменивались отношениями, сообщениями, официальными письмами. Подчиненным, как служащим в стенах министерства, так и вне их, направлялись предписания. Подчиненные посылали в вышестоящие инстанции рапорты, доношения, представления. Директор департамента обладал правом направлять министру записки (докладные записки), представления; в департаменты других министерств -- отношения, подчиненным -- предписания. Начальник отделения обращался в другие отделения своего министерства в форме записки, в отделения других министерств -- в форме отношения. Начальники отделений имели право подписывать запрос в архив о необходимости получения из него сведений. Ход заседания совещательных органов (Совета министра, Общего присутствия департамента) фиксировался в журналах. В параграфе 262 «Общего учреждения министерств» впервые регламентирована зависимость юридической силы документа от правил его оформления: «Предписания Министров только тогда признаются действительными, когда они имеют установленную форму».

К «Общему учреждению» приложены четыре формы переписки, служившие эталоном для составления и оформления официальных документов. Они составлены на бланках с угловым расположением реквизитов. Бланк включал: наименование учреждения-автора, наименования структурных подразделений, дату подписания документа, исходящий регистрационный индекс, краткий заголовок к тексту. Позже появляется ссылка на номер инициативного документа. В правом углу документа указывался адресат.

При анализе переписки следует иметь в виду, что на одних документах наименование вида обозначалось, а в других «беззаглавных», оно отсутствовало. Его можно определить, зная соподчиненность автора и адресата. Высшие учреждения и должностные лица, обращаясь к нижестоящим, адресовали документ в дательном падеже: «Калужскому губернскому правлению». Равные друг с другом и нижестоящие учреждения, обращаясь в вышестоящие, использовали предлог «в»: «В Калужское губернское правление». Если документ адресовался конкретному лицу и нижестоящее должностное лицо обращалось к вышестоящему, в адресат включалось обращение, соответствующее титулу: «Его превосходительству», «Его благородию». При общении равных должностных лиц и вышестоящих с нижестоящими титул опускался.

Организация работы с документами, названная в «Общем учреждении» «образ производства дел», включала пять составных частей:

порядок вступления дел;

движение их, или собственно так называемое производство;

отправление дел;

ревизию;

отчеты.

Первые три части устанавливали путь прохождения документов от момента их получения или создания до завершения исполнения и отправки, причем в каждом структурном подразделении, начиная от канцелярии министра и заканчивая столом и «особенными установлениями». Структура документопотоков, как входящих, так и исходящих документов, ставилась в зависимость от заключенной в них информации. Например, вся переписка министерства делилась на два потока:

переписка министра;

переписка департамента.

«Общее учреждение министерств» определило компетенцию министра и директоров департаментов в рассмотрении управленческих ситуаций, поэтому распределение всех входящих и исходящих документов между ними не вызывало особенных затруднений. Ежегодная деятельность министерств заканчивалась отчетом. Отчетов было три: отчет в суммах» отчет в делах, отчет в видах и предположениях к усовершенствованию каждой части. Для каждого отчета существовал особый порядок составления и представления. Со всех исходящих документов снимались копии (отпуски), которые сдавались в архив министерства, где на них составлялись описи.

«Общим учреждением министерств» установлены единые принципы организации деятельности министерств и делопроизводства. Специфика каждого из них нашла отражение в положении о каждом министерстве (частные учреждения).



2. Общее учреждение министерств

2.1 Порядок производства дел

Данная глава включает в себя 5 «отделов»: вступление дел, движение дел, исполнение и отправление дел, ревизию дел и отчеты. Каждый из этих отделов следует осветить в полной мере.

2.2 Отдел I - Вступление дел

Дела вступают или непосредственно к министру через канцелярию или в департаменты, министерство составляющие.

К министру поступают:

1. Высочайшие указы, повеления, постановления и учреждения.

2. Взаимные сношения министров, генерал-губернаторов и других лиц, равные звания носящих.

3. Представления от лиц, подчиненных по делам особенной важности, требующим скорого разрешения или нового постановления, так как и повторительные представления, чинимые в тех случаях, когда места подчиненные на первые их представления в департамент не получают в свое время разрешения.

4. Отзывы, на предписания министра последовавшие.

5. Жалобы на департаменты, ему подчиненные.

6. Дела секретные.

Канцелярия министра ведет общий журнал всех вступающих в оную дел, и сверх того каждое отделение канцелярии имеет свои журналы входящих дел. В сии последние вносятся одни только те бумаги, кои для производства оставляются в канцелярии по его усмотрению, и кои не принадлежат ни к одному из департаментов. Журнал для входящих дел общий и частный разделяется на три части:

В первую часть вносятся высочайшие именные указы и повеления.

Во вторую - обыкновенные бумаги, получаемые на имя министра.

В третью - бумаги секретные.

Бумаги, по внесении их в журнал, распределяются по департаментам и отделениям канцелярии, по их принадлежности.

В департаменты вступают следующие дела:

1. Предписания министра.

2. Сношения других департаментов и отделений, как внутренних того же министерства, так и внешних.

3. Представления мест и лиц, подчиненных министерству, по делам, требующим пояснения или разрешения, и по делам текущим и обыкновенным.

4. Отзывы их на предписания министра, за подписью директора последовавшие.

5. Доставление от них требуемых сведений и срочных ведомостей по установленному порядку. 6. Бумаги на имя министра, присылаемые в департамент из канцелярии министра.

Все бумаги, поступающие в департамент, вносятся в общий журнал.

Журналы департамента разделяются на три части:

В первую вносятся высочайшие указы и повеления, к исполнению департамента принадлежащие.

Во вторую - все вообще бумаги, от министра и других мест и лиц, в департамент поступающие.

В третью - дела, тайне подлежащие, где таковые находятся.

По записке в журнал, бумаги распределяются по отделениям.

Тем делам, кои отмечены нужными, содержится при директоре особенный реестр, и под смотрением его они немедленно изготовляются к докладу или исполнению.

Каждое отделение департамента имеет свой частный журнал входящих дел.

Журналы по отделениям содержатся под надзором начальников отделений положенными при оных канцелярскими чинами.

2.3 Отдел II - Движение дел

Дела, вступившие в министерство, получают дальнейшее свое движение или производство по свойству их и принадлежности:

1. в канцелярии министра;

2. в департаменте;

3. в Совете министра;

4. в общем присутствии отделений;

5. в особенных установлениях.

В Совет министра поступают:

1.Все дела и предположения, требующие нового учреждения или важных перемен в разных частях управления.

2. Случаи, требующие дополнения законов и учреждений, пояснения оных, или отмены и исправления.

3. Предположения о новых заведениях.

4. Новые изобретения, когда представлены, будут к рассмотрению директором департамента или уважены министром.

5. Привилегии на изобретения.

6. Приобретения в казну или отдача из казны казенного имущества.

7. Требование сумм вообще на действие всех частей, подчиненных министерству, и в особенности употребление их на новые заведения.

8. Рассмотрение годовой сметы расходов и годовых отчетов.

9. Составление условий на подряды, поставки и другие предприятия.

10. Производство подрядов по разным частям, состоящим в ведении министерства.

11. Рассмотрение случаев несостоятельности и затруднений в подрядах, поставках и предприятиях.

12. Рассмотрение убытков и вреда, случившегося по казенному имуществу в ведении какого-либо лица или места.

13. Дела по притязаниям частных людей на казну, и по иску казны на частных людях.

14. Рассмотрение донесений чиновников, посылаемых для обозрения и освидетельствования разных частей, управляемых департаментом.

15. Рассмотрение основательных доносов по делам важным.

16. Рассмотрение дел по упущениям разных чиновников и решение о предании суду.

17. Производство в чины и определение наград вообще по департаментам.

18. Разные неудовольствия и жалобы служащих и частных людей на департаменты, если министр найдет их заслуживающими внимания.

2.4 Отдел III - Исполнение и отправление дел

Все бумаги, исходящие из министерства, делятся на два главные рода: одни из них содержат переписку министра, другие переписку департамента. Переписки сии различаются не по роду дел, но по различной степени власти, присвоенной министру и департаменту и подробно означенной во второй части сего учреждения.

К переписке министра особенно принадлежат:

1. Объявление высочайших указов, на имя министра состоявшихся или на представления его последовавших.

2. Представления в Государственный совет, в Правительствующий сенат или на непосредственное высочайшее усмотрение.

3. Сношения с министрами, с генерал-губернаторами и другими лицами, ему равными.

4. Предписания департаментам, министерство составляющим.

5. Дела, тайне подлежащие.

Бумаги, составляющие переписку департамента, исходят из оного по определенной форме, за подписанием директора и за скрепою начальника отделения. Они изготовляются в своих отделениях и представляются директору на том же основании, как бумаги, изготовленные в департаменте, представляются министру. Бумаги, коих предмет есть требование или сообщение каких-либо сведений, запросы, справки и тому подобные, подписываются начальником отделения и отправляются за скрепою столоначальника. Никакая бумага не исходит ни из департамента, ни из канцелярии прежде, нежели она будет внесена в журнал исходящих.

Два журнала исходящих полагается как в департаментах, так и в канцелярии, - общий и частный.

В общий журнал вносятся:

все бумаги, исходящие по департаменту и канцелярии, самым кратким значением их содержания;

все бумаги без различия, по мере их отправления.

В частный журнал вносятся:

все бумаги, исходящие по каждому отделению департамента и канцелярии, во всем пространстве (от слова до слова);

бумаги, тайне подлежащие.

2.5 Отдел IV - Ревизия дел

От министра зависит, и для удостоверения в исправном течении дел в департаменте или отделениях, требовать самое производство оных на свое усмотрение или же нарядить одного или более чиновников для обозрения их дел, поверки ведомостей и вообще благоустройства департамента. Каждый месяц директор производит ревизию решенных и нерешенных дел по журналам входящих и нисходящих и представляет о них ведомости министру. Из сих ведомостей в конце года составляется в канцелярии общая ведомость по всем департаментам, где означаются и дела, особенно произведенные в канцелярии. Директор по усмотрению своему назначает, если находит нужным, в разные времена чиновников для осмотра успехов в производстве дел, и содержания оных в порядке по всем частям департамента. Ведомости о делах, ежемесячно представляемые министру, показывают перечнями одно число дел. Составление ведомостей сих производится по формам, какие даны будут от министра. Ведомости по ревизии дел должны быть представлены министру не позже 5 числа каждого месяца.

Директор рассматривает подаваемый от начальников отделений список дел, совершенно оконченный производством, и назначает из оных следующие к отдаче в архив. Начальники отделений обязаны производить ревизию дел по столам, прежде представления оных на ревизию директору. Контролер или бухгалтер, где положены счетные отделения, равно начальник архива и начальник чертежной, подают сии ведомости директору непосредственно.

2.6 Отдел V- Отчеты

Три отчетов рода полагаются во всех министерствах:

отчет в суммах;

отчет в делах;

отчет в видах и предположениях к усовершению каждой части.

Отчет в суммах представляет все обороты их по ежегодному расписанию или по чрезвычайным назначениям.

Отчет в делах представляется от департаментов министру в марте месяце каждого последующего года.

Сверх сих общих отчетов каждый министр представляет особенный отчет непосредственно на высочайшее усмотрение о видах и предположениях его к усовершению вверенной ему части.

Размещено на Allbest.ru

...