Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНОБРНАУКИ

Федеральное государственное автономное

образовательное учреждение высшего образования

«Южный федеральный университет»

Институт истории и международных отношений

Кафедра специальных исторических дисциплин и документоведения

Курсовая работа

на тему «Сравнительная характеристика приказного и коллежского делопроизводства»

Выполнила студентка 1 курса, гр. 1

«Документоведение и архивоведение»

Родина В.А.

Научный руководитель:

к.и.н., доцент Шалак М.Е.

Ростов-на-Дону

2017



Содержание

Введение

Глава I. Государственные учреждения систем делопроизводства

§ 1. Государственные учреждения приказного делопроизводства

§ 2. Государственные учреждения коллежского делопроизводства

Глава II. Организация делопроизводства

§1. Устройство и состав приказов

Глава III. Документация

§1. Виды документов и их особенности в приказной период

§2. Виды документов и их особенности в коллежский период

Заключение

Список используемой литературы



Введение

В настоящее время все большее значение приобретает анализ исторического развития и становления делопроизводства в различные периоды российской истории. Зародившись с возникновением государства, делопроизводство проходило особенный путь эволюции, на каждом этапе (в нашем случае, приказном и коллежском) обладая определенными чертами, особенностями и признаками.

Делопроизводству отведена важная роль в современном обществе - оно является незаменимым элементом в сфере процессов управления. Поэтому изучение постепенной эволюции делопроизводства, анализ факторов, влияющих на эти изменения, особенности становления приказной и коллежской систем является актуальным. Этот исторический опыт позволит более плодотворно совершенствовать системы документации на современном этапе.

Цель исследования: сравнительная характеристика приказного и коллежского делопроизводства.

Задачи исследования:

* изучить государственные учреждения систем делопроизводства;

* изучить организация делопроизводства в эти периоды;

* изучить документацию в государственных учреждениях этих периодов.

В своем исследовании в качестве источниковой базы я использовала учебник Н.П. Ерошкина “История государственных учреждений дореволюционной России”. В нем излагается история государственных учреждений в России, вскрываются соцмально-экономические причины их возникновения, организационного устройства, направления деятельности и их взаимодействия, анализируются причины замены одних государственных учреждений другими.

В учебном пособие Пшенко А.В. “Документационное обеспечение управления (Делопроизводство)” рассмотрены практические вопросы организации документационного обеспечения управления в организациях и учреждениях, в соответствии с современными нормативно-методическим материалом и традициями.

Илюшенко М.П. в своей работе “История делопроизводства в дореволюцционной России” описывает историю развития делопроизводства до революции, дает подробную информацию об организации движения и способах хранения документов, дает общую характеристику документов.



Глава I. Государственные учреждения систем делопроизводства

§ 1. Государственные учреждения приказного делопроизводства

Сильное, централизованное Российское государство, с центром в Московском княжестве, никак не могло обойтись без поддержки сильного аппарата государственной власти, предназначенного для контроля за экономической и политической жизнью нашей страны. Процесс зарождения центральных органов управления берет свое начало в XV век. На этот период также приходится и формирование органов местного самоуправления.

Главным совещательным органом считалась Боярская дума[2, с.9], основой для создания которой являлась княжеская дума - собрание различных чинов государевых служилых людей для обсуждения важных вопросов на государственном уровне. Действуя на постоянной основе, новый аппарат управления брал под свою юрисдикцию решение следующих проблем: управленческих, финансовых, судебных, военных, международных.

Боярскую думу в ее работе поддерживал еще один отраслевой орган государственной управления - приказ. Он являлся исполнителем всех совместных постановлений государя и думы. Возник этот исполнительный орган на основе собственных поручений (приказаний) правителя своим доверенным лицам Ї боярам и дьякам.

На ранних этапах определенного принципа становления приказов не существовало. Но они уже имели свою определенную классификацию[2, с. 10]. К военным приказам относились Разрядный, Поместный, Стрелецкий, Пушкарский, Оружейная палата; к дворцовым приказам, ведавшим определенными областями хозяйства государя Ї Казенный, Конюшенный, Ловчий, Сокольничий, Пострельничий; к приказам, участвующим в международных переговорах Ї Посольский; к финансовым (фискальным) Ї Приказ Большого прихода; к судебно-полицейским приказам Ї Разбойный, Холопий, Земский; судебные приказы, осуществлявших судопроизводство в конкретных регионах Ї Московский, Владимирский, Дмитровский и Казанский.

Главным аппаратом управления выступал Печатный приказ. Он выполнял завершающую роль на долгом пути оформления официальных бумаг - нотариально заверял право человека на обладание как-либо частной собственностью, судебно-следственные материалы, подтверждение о возможности торговли и держании откупов и т.д.

Особенность работы этого приказа состояла в том, что в состав документов, непосредственно принадлежащих только приказу, относились лишь рукописные учетные книги. Практически никакой иной документации эта организация не изготовляла, за исключением памятей, предназначенных для переписки с иными приказами.

Помимо выполнения своих прямых обязанностей (регистрация документов), приказ имел плотные взаимоотношения с иными центральными организациями и представителями царского двора. Как уже говорилось, осуществлялась переписка свышесказанными, но по большей части, она представляла из себя просьбу найти в регистрационной документации необходимую запись и изготовить ее копию.

Посольский приказ оформлял отъезд граждан нашего государства в другие страны. Для крестьян, живших в непосредственной близости от границы, для осуществления этого действия не требовались официальные документы. При всех других обстоятельствах приобретение выездной грамоты Ї было обязательной мерой. Невыполнение этого условия было уголовно-наказуемо. Следствием по делу занимался воевода.

Выехать возможно было только лишь в дружественные нам страны. В иные государства выход был запрещен, и выдача грамот туда не осуществлялась. Также в его обязанности входило назначение послов и контроль за приемом иностранных представителей. Еще функцией Посольского приказала было выкуп пленных и организация сбора денежных средств на это. Осуществлялся также жесткий контроль за иностранцами на нашей территории и любыми их действиями.

Прерогативой Приказа Большого Дворца был сбор печатной пошлины. Также это учреждение руководствовало откупами, т. е. осуществляла выдачу откупных грамот гражданам, осуществившим откуп. Этот приказ также обладал правом ставить печати на сотных и иных грамотах. За это действие был предусмотрен налог, взиманием которого также занимался Большой Дворец.

Однако главным предназначением этой организации являлось руководство посадами и слободами, т. е. он принимал участие в регулирование взаимоотношений черных и белых слобод. Также он ведал населением, проживавшим в пределах посадской близости.

Поместный приказ[1, с. 41] вносил в писцовые книги сведения, содержание информацию об экономических возможностях различных видов земельных владений, и также вел перепись населения, чтобы узнать число жителей, несших налоговый гнет, следил за соотношением поземельной документации и записей писцовых книг.

Еще одна важная роль приказа заключалась в наделение военных людей дачным участком согласно их размера зарплаты и знатности служилого. Приказ следил за всеми экономическими операциями помещиков, за легальностью приобретенного вотчинником новых земельных владений. Играл ведущую роль в надзоре за исполнением крепостного устава в отношении крестьян. То есть он занимался розыском беглых крестьян и возвращением их его законным владельцам. Поместный приказ на законодательном уровне подтверждал независимое положение пришлых людей.

Монастырский приказ осуществлял судопроизводство над белым и черным духовенствами. Суд осуществлялся только касательно духовных дел. Изначально такого рода деятельностью был обязан заниматься Приказ Большого Дворца, но по Уложению 1649 года эта прерогатива перешла в руки нового приказа.

Из Приказа Большого Дворца в управление Монастырского были отданы все прилегающие к церкви территории. Наравне с этим новый приказ также выполнял финансовую, управленческую, полицейскую функции в отношении церковных организаций. Прибыль приказа была достаточно весомая, так как церковь в этот период имела весомое значение для внутренней политики и экономики нашего государства, это и является причиной создания этого нового органа -- правительство всеми силами желало держать под своим контролем этот институт общества.

§ 2. Государственные учреждения коллежского делопроизводства

В начале XVIII в. главенствующую роль во внешней политике России стал занимать вопрос о выходе нашей страны к морским портам. Это было вызвано заметным отставанием России в экономической, политической, военной и др. сферах. Наверстать упущенное можно было лишь взаимодействуя с передовыми странами Европы. А этого добиться легче всего можно только обладая выходом к морским путям -- главному связующему элементу.

Последовавшие отсюда события показали всю неспособность приказной системы отвечать новым требованиям и задачам Русского государства. Была поставлена задача на формирование более устойчивого централизованного аппарата государственного управления, чем и начал заниматься юный Петр I. Вследствие его интенсивной реформаторской деятельности к началу эпохи в нашей стране образовалась новая система государственных институтов, с жестким контролем над их деятельностью, новыми формами делопроизводства, штатами Госслужащих, образовавших особую привилегированную касту бюрократии.

Итогом реформ в области управления в первую очередь потеряла свою главенствующую роль, а потом и вовсе была расформирована Боярская дума. Взамен законосовещательным, административно-распорядительным, судебным и контрольным органом был учрежден Правительствующий Сенат [2, с. 19]указом Петра I 22 февраля 1711 г.

В состав Сената входили сенаторы, выбранные главной государства независимо от их происхождения. За работой Сената должен был следить генерал-прокурор Сената, должность которого вступила в силу в 1722 г. Также принем была сформирована канцелярия, возглавлял которую обер-секретарь.

Дополнительными указами от 2 и 5 марта 1711 г.[1, с. 80] были установлены круг обязанностей и план работы Сената, который был обязан следить за соблюдением правосудия, за государственным бюджетом, за явкой дворян на службу и т.п. Он был законосовещательным учреждением, за исключением ситуаций, когда в отсутствие государя он выполнял обязанности законодательного органа.

Сенат кроме того являлся органом контроля за государственным аппаратом ичиновниками. Данный контроль реализовывали поначалу сформированные поначалу в марте 1711 г. фискалы, в прямые обязанности которых включалось скрытно подслушивать и докладывать об абсолютно всех правонарушениях, наносящих ущерб стране: о нарушениях законов, взяточничестве, казнокрадстве и т.п. Ими управлял входящий в структуру Сената обер-фискал, который поддерживал взаимосвязь меж ними при помощи фискального стол канцелярии Сената.

Сама канцелярия состояла из столов. С 1722 г. за ее работой непосредственно стал следить сам генерал-прокурор. В новых обстоятельствах руководство не стало ограничиваться прежним чиновничьим аппаратом Ї дьяками и подьячими Ї стали приглашаться эксперты из-за рубежа. Все документы, направленные на имя Сената, доставлялись обер-секретарю, который должен был их представлять на общих собраниях сенаторов Ї присутствиях. Он же должен был подписывать постановлениям, подготовленные канцелярией по указаниям Сената.

Главное переустройство получил и центральный аппарат правительственного управления. Преобразование шло по пути упразднения приказов взамен на коллегии. Это было осуществлено в 1718-1720 гг. В общей сложности за данный период было сформировано 12 коллегий. Главными, «государственными» являлись 3 первых: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская.

Коллегия Чужестранных дел налаживала дипломатические связи с зарубежными странами, осуществляла дипломатическую переписку с послами иностранных государств и с русским посольством за рубежом, контролировала надлежащий прием представителей чужих стран во время приезда в Россию.

Военная коллегия заправляла постоянной армией, сформированной во время Северной войны 1700-1721 гг.

Адмирайтейств-коллегия руководила предприятиями по постройке и оснащению флота, а также корабельными делами; реализовывала сбор и подготовку индивидуального состава: матросов и офицеров; их снаряжение и обеспечение. Весь порядок военного морского флота был регламентирован «Морским уставом» 1720 г.

Камер-коллегия промышляла сбором налогов и иных поступлений в казну, т.е. приходной долей бюджета. Затратами руководила Штатс-коллегия. Наименование Ревизион-коллегия показывает на ее предназначение: она регулировала экономической деятельностью правительственного аппарата.

При формировании коллегий усматривалось возросшая роль торговли и промышленности. Коммерц-коллегии приписывались обязательства по торговому промыслу, Берг-коллегии Ї горное дело, а Мануфактур-коллегии Ї другие сферы экономики. Петр I желал создать дополнительную коллегию, которая промышляла б аграрным хозяйством, однако эта идея не была им реализована.

Юстиц-коллегия осуществляла судопроизводство, главной судебной инстанцией был Сенат. Немного позже остальных была организована Вотчинная коллегия[2, с. 20], осуществлявшая контроль за деятельностью главенствующего дворянского сословия и охраной земельных владений феодалов. Специальное учреждение при Сенате ЇГерольдмейстерская контора Ї также обладала непосредственным расположением к привилегированному сословию: она занималась службой и составлением генеалогических древ его представителей.

Главный магистрат занимался управлением городами и делами зарождающейся буржуазии.

25 января 1721 г. глава государства принял «Духовный регламент», с целью организации Духовной коллегии, переустроенная в скором времени, для придания наибольшего престижа, в Святейший Синод[1, с. 82]. В его юрисдикцию входило: толкование церковных канонов, постановления о молитвах, духовных службах, утверждения житий святых, надзор за церковными книгами, борьба с ересью и расколами, руководство учебными заведениями. 11 мая 1722 г. для надзора за деятельностью Синода Петр I назначил обер-прокурора, он распространял власть на синодальнуюканцелярию и церковные фискалы Ї «инквизиторы».

На сенатском докладе в 1722 г. Петр I попытался определить юридическое место Синода в государстве, подчеркнув, что Синод в духовном деле равную власть имеет, как Сенат. Фактически же Синод занимал подчиненное положение по отношению к Сенату и Кабинету Петра I. В условиях абсолютной монархии церковь потеряла свой характер окологосударственной феодальной организации и превратилась в одно из звеньев аппарата государства.

Петр I и его современники полагали, что коллегии обладали несравненным превосходством перед приказами.

Коллегиальное разрешение дел обеспечивало быстроту и непрерывность по сравнению с приказами, где с болезнью или смертью судьи происходило замедление или даже остановка в делах. Большие надежды Петр I возлагал на коллегию как средство борьбы с произволом и продажностью чиновников, т.к. её президент не может без соизволения товарищей своих ничего учинить. Коллегия лучше могла обеспечить и правосудие, потому что не боялась гнева сильных людей

В обстоятельствах увеличения классового соперничества прежняя система местных учреждений и официальных лиц с отсутствием общего территориального разделения, неопределенностью прямых обязанностей органов власти прекратила удовлетворять господствующий класс. Это и способствовало проведениюПетром I Губернской реформы.

Указ от 18 декабря 1708 года сформировал на территории нашего государства 8 губерний[1, с. 95]состоявших из уездов: Московская, Ингерманландская (с 1710 г. Петербургская), Смоленская, Киевская, Азовская, Казанская, Архангелогородская и Сибирская, которыми начали руководить губернаторы, определяемые из более авторитетного круга Госслужащих. Он должен был выполнять следующие обязанности: обладал управленческими, полицейскими, экономическими и судебными функциями, также занимал пост командующего всеми войсками, находящимися в подвластном ему округе. Помощь ему в управлении оказывали сотрудники губернской канцелярии. Ближайшими помощниками являлись вице-губернатор и ландрихтер. Последний выполнял роль судьи и полицейского. Провиантские сборы входили в обязанности обер-провиантмейстера, денежными соборами заведовал обер-комиссар, а главой военного управления выступал обер-комендант.



Глава II. Организация делопроизводства

§1. Устройство и состав приказов

В основной рабочий аппарат приказов входили: приказной судья, дьяк, подьячий.

Канцелярская работа, в известной мере, требовала определенный набор способностей и навыков, которыми порой не обладал даже сам приказной судья. Это способствовало появлению новой должности Ї дьяк, выполнявшего роль помощника начальника приказа. Количество этих помощников находилось в прямой зависимости от значимости того или иного приказа: больше всего дьяков было в Поместном приказе Ї 15. Даже сами судьи иногда назначались из числа наиболее влиятельных дьяков. Должность дьяка в основном занимали дворяне, но и иногда ими могли стать представители крупного купечества. Совместно с начальниками приказов они после подробного обсуждения проблемы принимали окончательное решение по какому-либо делу. В случае необходимости отчета царю, то он составлялся под непосредственным управлением дьяка, который и должен был это презентовать перед государем. За свою работу дьяки поощрялись поместными и денежными премиями. Могущественное влияние дьяков можно объяснить тем, что они, как никто другой, обладали широким арсеналом знаний в сфере делопроизводства. Это влияние способствовало широкому распространению должностным злоупотреблениям и махинациям. [3, с. 15]

Помощниками дьяков в приказах являлись подьячие Ї канцелярские рабочие из числа дворян и детей приказных чиновников. Подьячий, недавно только начавший свою карьеру, первые несколько лет трудился без заработной платы, получая лишь в редких случаях «приношения» клиентов. Только потом он начинает получать небольшие денежные премии. После нескольких лет упорной работы он переходил в «среднюю статью», зарплата в которой имела немного больший размер.

Так как должность подьячего занимала более низкую ступень на карьерной лестнице, по сравнению с должностью дьяка, то и, соответственно, количественный состав этих служащих будет гораздо обширнее: даже насчитывалось до несколько сотен подьячих в одном приказе, как, например, в Поместном. Дьяки занимались оформлением официальных бумаг, в этом им оказывали помощь старшие подьячие. Средние подьячие большей частью наводили справки в архиве приказа и также составляли теста официальных документов. А младшие же выполняли роль переписчиков этих бумаг. [3, с. 15]

Для обычных людей тяжело было решать свои вопросы и проблемы в этих государственных учреждениях, так как повсеместно широкий масштаб приобрели коррупция и злоупотребления должностными полномочиями. Это было дорогостоящим удовольствием для рядового москвича, и к тому же, неясно было, на сколько может затянутся работа по какому-либо делу.

Также в этот период в приказной системе существовала широкая разобщенность, не было четкой организованности аппарата управления. Это сподвигло Московское руководство на объединение приказов со сходными функциями в более крупные организации. К примеру, Посольский приказ стал управлять девятью более мелкими приказами. Или, например, приказ счетных дел, контролировал бюджет на государственном уровне и в то же время брал под свое наблюдение все денежные средства, остававшихся после запланированных затрат правительственных организаций. То есть он как бы брал под свой контроль экономические операции других приказов.

Крупные приказы подразделялись на столы, а столы, в свою очередь Ї на повытья. Например, в Поместном приказе насчитывалось до 9 столов, состоящих из 40 повытий. Контроль за деятельностью столов должны были осуществлять дьяки, а ответственность за работой повытий, в свою очередь, несли старшие подьячие. Столы получали наименования согласно их роду деятельности (например, в Разрядном приказе Ї денежный, приказный), по территориальному признаку (например, Московский и Владимирский в Разрядном приказе), также по подведомственным территориям и фамилиям старших подьячих.

Большая часть приказов располагалась в Кремле. В расположении приказов было по два-три помещения: в одной размещались дьяки, в другой находились подьячие, а третья предназначалась для хранения денег и документов, а иногда использовалась в качестве кабинета судьи приказа. Просители толпились в прихожей или на улице.

В приказах осуществлялся особый способ управления, заключающийся в том, что спорные вопросы судьи рассматривали совместно с дьяками, а дела, не вызывающие затруднения, решались в индивидуальном порядке. Характерной чертой приказного делопроизводства являлась крайняя централизация управления: в приказах решались не только важные, но и сравнительно второстепенные дела.

Еще одними из положительных черт приказной системы делопроизводства является складывание центральных и местных учреждений, кадровый запас делопроизводственных служащих. Но это не помогло избежать волокиты, взяточничество и злоупотребления. В итоге, к концу XVII века приказная система пришла в упадок. Ее заменила более прогрессивная система управления Ї коллежская.

§2. Устройство и состав коллегии

Как любой нормальный орган государственной власти, коллегия имела определенную организацию. В ее состав входили следующие подразделения: присутствие, канцелярия и контора.

Присутствие представляет собой мероприятие, на заседаниях которого ставились насущные проблемы и обсуждались все возможные варианты ее решения. Принятие этого решения было в компетенции президента, вице-президента, советников и асессоров. На повестку дня сначала ставились вопросы, имеющие государственное значение, а только потом решались проблемы индивидуального характера. Для окончательного принятия решения по какому-либо вопросу членам коллегии давался 7-дневный срок. Соблюдение этого промежутка времени было под жестким контролем.

Чтобы окончательный приговор был принят, его должна была поддержать большая часть от состава присутствия. Если же было равное количество голосов по нескольким решениям, преимущество получал приговор, включающий решающий голос президента[2, с. 25].

Канцелярия имела более разветвленный рабочий аппарат, в число которого входили следующие должности: секретарь, нотариус, актуариус, регистратор, прокурор, канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи, вахмистры[2, с. 19].

Руководящее положение в этом органе управления имел секретарь. В его обязанности входил контроль за самим процессов делопроизводства, подготовление всех дел в соответствующую форму и презентация их на общем собрании членов. Он следил за рабочей деятельностью абсолютно всего состава канцелярии. Также обязан был отлично разбираться в законодательстве, т. к. в подготовленных им делах должны были быть отсылки на эти источники.

Нотариус составлял список выполненных и невыполненных дел, вел документационный учет присутствий коллегии, т. е. составлял протокол собрания. Обязательными компонентами протокола являлись: дата проведения собрания, список находящихся на присутствие членов, и наконец Ї основной текст протокола, состоявшего из итоговых решений, постановлений, указов заседания. Этот документ должны были заверить все члены заседания.

Актуариус отвечал за список новых прибывших документов, под его ответственностью был уход за бумагой, протоколами, делами, журналами, постановлениями и за другими, различными канцелярскими принадлежностями.

Регистратор осуществлял регистрацию всех рассматриваемых присутствиями дел, входящую и исходящую корреспонденцию. Список исходящих вносился в так называемый журнал A и B, входящих Ї в C и D. Книга A применялась для записывания документов (реляций, отчетов и писем) в краткой форме. Книга B использовалась с целью записи содержания документов, отправляемых на имя всех учреждений, кроме резиденции царя - для этого использовали первую книгу. Книга C включала в себя небольшие цитаты из постановлений и рапортов царя и Сената, имеющие хронологическую очередность. В итоге из этих выписок составлялись книги. Журнал D включал цитаты из полученных от коллегий, губерний и иных институтов общества бумаг, сгруппированных согласно территориальному и хронологическому признаку.

Прокурор следил за последовательностью и легальностью решения дел и сроками их выполнения. В обстоятельствах запоздания он обязан был докладывать об этом генерал-прокурору Сената. Он также должен был контролировать исполнение всех указов. С этой целью прокурор вел особую книгу, на одной половине которой записывал место и время принятия указа, а на другой - в какие сроки и что из указанных пунктов было исполнено.

Канцеляристы занимались составлением документов по назначению секретаря, но они не имели такое первоочередного значения, т. к. составление наиболее важных документов было прерогативой непосредственно самого секретаря. Большая часть этих бумаг составляли канцеляристами по специальным образцам[3, с. 26]. Конечная работа проверялась также секретарем.

В обязанности копиистов входило переписывание документов. Переводчики должны были заниматься письменным переводом текста документов на иностранном языке, а устный же был в юрисдикции толмачей. Вахмистры же составляли аппарат охраны Канцелярии.

Как мы видим, существовало довольно точное разделение прямых обязанностей работников Канцелярии, четкое определение функций каждой должности, и самое главное, для каждого служащего был разработан особый график работы, собственный метод работы, что способствовало увеличению показателей производительности.

Принимая во внимание необученность сотрудников, вероятную нерадивость персонала, стали учитываться все незначительные моменты работы в делопроизводстве. Это позволило более эффективно бороться с задержкой и скрытием важного документа, неполноценным или неверным отчетом по делу и т. д. Описывание операций на делопроизводстве позволило для многих рабочих раскрыть методику управления, технологию совместной работы учреждений.

приказ коллегия делопроизводство корреспонденция

Глава III. Документация

§1. Виды документов и их особенности в приказной период

Главными документами в сфере деятельности государственного аппарата выступали общегосударственные правовые акты (судебники и уложения), указы государя и постановления Боярской думы, решения земских соборов, царские жалованные и указные грамоты. На региональном уровне органы пользовались уставными наместническими и губными грамотами и наказами, земскими уставными грамотами, крестоприводными записями.

Документы в учреждения условно делились на внутренние, входящие («присыльные») и исходящие («посыльные»).

К числу внутренних относились решения («приговоры»), выписки, списки (боярские, членов государева двора), росписи. Хозяйственный учет оформлялся в специальных книгах (по хлебных запасам, деньгам, пошлинам) или в сметных списках. Описание податных сил отображалось в книгах статистического учета, делившихся на писцовые (характеристика города с прилежащим к нему уездом), дозорные (итоговый контроль за жалобами населения после войны, эпидемии), переписные (подворные переписи населения), приправочные (списки с писцовых и дозорные книг, созданные для справок).

Помимо этого, каждый приказ обладал своими категориями документов. Например, в работе Поместного приказа широкое распространение получили акты феодального землевладения и хозяйства (вкладные, купчие, дельные, раздельные, меновные, духовные и другие грамоты). В разрядном приказе формировались документы по организации вооруженных сил (боярские книги и списки, десятни с информацией о всех боярах и других чинах, полковые и сотенные списки). Судебная деятельность документировалась в правовых и судебных грамотах, судебных приговорах, журналов заседаний, записей показаний свидетелей (сыскных и расспросных, пыточных речей и сказок). Процедура вызова на заседание суда выражалась в зазывной или приставной грамоте. Специфическая деятельность Посольского приказа оформлялась в приговорах, грамотах на проезд по территории государства, грамотах государям других стран, наказам, статейным спискам (отчетами по статьям наказа). [2, с. 13]

Разновидности входящей и исходящей документации складывались согласно сформировавшейся иерархии учреждений. В приказы и приказные избы направлялись указы государя и постановления Боярской думы, наказные памяти. В центр приказной избы отправлялись отписки. Землевладельцы-вотчинники и помещики приобретали в государственных учреждениях ввозные и послушные грамоты, подтверждающие их право на обладание крестьянами и взимание с них повинностей. От служилых посадских людей и крестьян принимались челобитные. Переписка разные учреждений оформлялась памятями.

К XVI в. возросла роль письменного делопроизводства. Например, губная Белозерская грамота обязывала губные головы во время организации сыскных действий пользоваться губной грамотой, копии которой находились в каждой волости, и требовала от лиц губного управления предоставлять в письменной форме отчет о проделанной работе. Выборы земского старосты оформлялись в записях подьячего, которые должны были заверить все избиратели. Сведения о расходах мирских денег описывались земскими старостами в расходной книге.

Порядок составления и особенности оформления документов также прописаны в законах. Например, описывался процесс создания в боярском суде судного списка (протокола): сформированный дьяком в процессе рассмотрения дела протокол переписывался подьячим в присутствии судей-бояр, дабы предотвратить искажение смысла записи в чью-либо пользу, в конце сверялась и подтверждалась дьяком. Готовый текст протокола зачитывался судьями.

На местах делопроизводство велось одновременно двумя писцами Ї земским и наместническим дьяками: при рассмотрении дел составлением протокола занимался земский дьяк Ї представитель интересов местных землевладельцев, а копии Ї наместнический дьяк. Судный список, подготовленный земским дьяком, заверялся старостой и целовальниками, присутствовавшими во время суда.

Приставную грамоту, дающую право получать доход за исполнение своим поручений, должен был составлять недельщик или дьяк, заверять же ее мог лишь дьяк. Духовная грамота (завещание) составлялась только при присутствии попа и только со слов умиравшего.

Существовали специальные книги, в которых размещались образцы документов. Разновидности некоторых документов находились в азбуках и «письмовниках», которые использовали в качестве образца при составлении любых документов.

Основной характерной чертой образца документа этого периода было то, что документ представлял собой сплошной текст. Такие реквизиты, как наименование вида, автор, дата и адресат никак не выделялись от основного текста.

Специфической была и форма документа Їстолбцовая. Документы писали на бумажные полосках особой формы. Бумажный лист делился либо пополам в длину (полосы 17х45 см), либо на три части в ширину (полосы 15х34 см). Текст располагали на узкой стороне бумаги, которые полом склеивали, и получался свиток, называемый «столбец». На цельных листах бумаги составлялись только жалованные грамоты от имени царя дворянам, церковным учреждениям и грамоты иностранным государствам.[2, с. 14]

Подпись обычно начиналась на обороте документа, а заканчивалась на лицевой стороне листа под текстом. Очень редко подпись дьяка ставилась на лицевой стороне в строку с последним словом текста. Иногда вместо подписи дьяка или подьячего по склейкам проходит скрепляющая один сстав с другим надпись «сстав».

На исходящих документах адресат помещался на оборотной стороне столбца, в середине первого сстава. Независимо от непосредственного исполнителя документы адресовались царю.

В рассматриваемый период изменяется техника документирования: на смену уставу и полууставу приходит особый тип письма делопроизводственных документов -- скоропись, дорогостоящий пергамент заменяется бумагой.

§2. Виды документов и их особенности в коллежский период

На данном этапе значительным изменениям также подверглось и документирование работы правительственных органов. Обновился состав документов. Распоряжения законодательных органов стали именоваться указами, протоколами, резолюциями, приговорами, инструкциями, наказами. В качестве названий законодательных актов стали использоваться иноязычные термины (например, «Табель о рангах», «Воинский артикуль»).[2, с. 22]

Для оформления переписки использовались некоторые типы документов, определявшиеся соподчиненностью учреждений. Например, извещение нижестоящего учреждения вышестоящего именовалось доношением, оформлявшиеся в виде рапорта, а доношение об исполнении Ї экзекуцией. Вышестоящие организации в ответ отправляли требования. Также существовали переписки, не носящий соподчиненный характер, они именовались ведением. Возникли такие документы, как диплом - официальное подтверждение принадлежности человека к дворянскому сословию; патент - подтверждение о чине, сане, воинском звании и ученой степени; также существовали аттестаты, включающие данные о заслугах и других наградах. Челобитные рядового населения зачастую именовались прошениями. Приказные и расходные книги были заменены на приходо-расходные.

В XVIII веке финансовый учет стал уже предоставляться по специальной форме (в левой стороне указывались источники доходов, в правой Ї все сведения о расходах). Также существовала главная книга, содержащая информацию о финансовых операциях.

Перемены произошли и с документацией, связанной с переписью населения. Непосредственно списки населения именовались «ревизскими сказками». В специальных документах отражались сведения о земле, посевах и о скоте. Стали вестись учетные книги в сфере промышленности. Возникают книги, содержащие информацию об организации работы крепостных и административно-полицейский режим Їштрафные журналы, записные книги мирских старост.

Закон «О сборе подушном и прочем» 1724 г. половил начало паспортной системе в России. Крестьянин имел возможность трудиться в пределах уезда при условии наличия письменного отпуска. Деятельность в других уездах разрешалась при наличии пропускного письма, описывавшего данные о росте, чертах лица и других приметах крестьянина.

Законодательство также особое внимание уделяло составлению и оформлению документов. Например, все виды договоров и соглашений должны были составляться в письменном виде. Также требовалось, чтобы цеховые заявления и челобитные заключали в себе только главная сущность жалобы. В документации судебных процессов упростилась форма вызова сторон в суд. В процессуальных же действиях, наоборот, увеличивается роль письменного оформления.

Некоторые документы составляли по специальным образцам, например, дипломы и патенты. Обязательное оформление по образцам предусматривалось для многих законодательных актов. Так, например, в «Регламенте или уставе Главного магистрата» были описаны подробные схемы рапортов, ведомостей. В Уставе «О наследии престола» показан пример клятвенного обещания. В указе «О форме суда» приведен образец оформления челобитной. [2, с. 24]

Поменялась и модель документа, воздействие на которую оказало введение гербовой бумаги. Было официально утверждено три вида бумаги различной цены. Изображения двухглавого орла зависило соответственно от цены бумаги: «большое клеймо», «среднее» и «меньшее». То есть это клеймо символизировало стоимость бумаги.

В 1700 году по указам Петра I были отменены столбцы. Взамен были введены тетради: это нововведение способствовало существенно экономить материал, увеличился уровень сохранности самих дел, ускорился процесс поиска информации при помощи этих тетрадей.

Перемены в оформлении документов имели последствия для всего делопроизводства в целом. В первую очередь, сократила свои размеры и сама переписка: при использовании столбцового оформления проще было создать новый документ, нежели попытаться найти старый. Поменялся и формуляр документа. Он обладал определенными внешними особенностями: вид документы и адресат выносились в отдельную строку на основным текстом, автор указывался в подписи, дата составления документа устанавливалась над текстом. Поменялась и процедура адресирования: документы необходимо было адресовывать в конкретные учреждения. Документы обладали авторской подписью

Протоколы подписывались всеми членами коллегии. Кроме подписи каждый документ имел подпись секретаря. Указом 1701 г. было запрещено подписываться уничижительными именами (вместо Коська, Богдашко, Ивашка -- Касьян, Богдан, Иван). Зато в просьбах царю, князьям, вельможам подписывались «рабами». Указами от 4 апреля 1714 г. и от 7 марта 1726 г. определено «посылать указы за скрепою обер-секретаря, а нужные и за государственною печатью». Документы удостоверялись печатью. Глава XIII Генерального регламента устанавливала порядок пользования печатями. В нормативных актах давалась структура текста многих документов.



Заключение

Итак, из первой главы очевидно, что приказной период была создана двухуровневая система делопроизводства (в центральных и местных учреждениях), образован устойчивый аппарат государственных служащих. Но и в тоже время, для приказной системы была свойственна такая особенность, как пестрота и неопределенность функций приказов. Почти каждый приказ выполнял не только функции управления; в его ведении находились также определенные территории (волости, города, селения), налоги с которых поступали на содержание приказа и осуществление его задач. Этой сложностью определения точных функций приказов объясняются и трудности классификации приказов.

Еще одна особенность приказного делопроизводства заключалась в том, что его организация основывалась главным образом на нормах обычного права, то есть на традициях, обычаях, передаваемых из поколения в поколение в устной форме приказными служилыми людьми. В 1550 году был издан Судебник, представлявший собой акт кодификации правовых отношений; в 1649 году Земским собором утверждается Соборное уложение. Эти законодательные акты, устанавливая организацию деятельности судебных органов, регламентировали состав документов, правила оформления некоторых из них, порядок рассмотрения, а также ответственность должностных лиц за недобросовестную работу с документами и меру ответственности за допущенные нарушения.

Из второй главы видно, что в результате петровских реформ во время коллежского делопроизводства в области управления сложилась следующая система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и коллегии -- в центре, губернатор, воевода, комиссары и другие органы - на местах. С изданием Генерального регламента делопроизводство становится на твердую почву закона. Этим законодательным актом окончательно отделяются обязанности присутствия как органа, принимающего решения, от делопроизводственной деятельности, которая закрепляется за самостоятельным подразделением -- канцелярией. Центральной фигурой канцелярии становится секретарь.

Из третьей главы можно сделать выводы, что появились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция и др. Приговоры, указные грамоты, наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; челобитные Ї прошениями, переписка - памяти и отписки -- заменены отношениями, рапортами, доношениями, реляциями, ведениями, известиями.

Итак, ко всему вышесказанному, можно лишь добавить, что профессия документоведа прошла очень большой и сложный путь совершенствования от древности и до наших дней. Менялись этапы развития делопроизводства: от приказов до коллегий, от коллегий до министерств. Каждый из периодов развития делопроизводства внес свои незаменимые традиции и нормативы в области создания и оформления документов. И, вроде бы, уже все усовершенствовали и унифицировали, но, возможно, и наше время будет очередным, непоследним этапом в развитии делопроизводства.



Список используемой литературы

1) Ерошкин, Н. П. История государственных учреждений дореволюционной России: учебник для ВУЗов/ Н. П. Ерошкин. - 2-е изд., исп. и доп. - М., Высш. ак., 1968 - 368 с.

2) Илюшенко, М. П. История делопроизводства в дореволюционной России: учебное пособие / М. П. Илюшенко. - М.: РГГУ, 1993. - 46 с.

3) Лившиц, Я. З. История делопроизводства в СССР: учебное пособие / под ред. Я. З. Ливщица, В. А. Цикулина. - М., 1974 - 169 с.

4) Пшенко, А. В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): учебное пособие / А. В. Пшенко. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2002 - 256 с.

5) Шмидт, С. О. Документы делопроизводства правительственных учреждений России XVI-XVII вв. / С. О. Шмидт, С. Е. Князьков. - М.: МГИАИ, 1985 - 102 с.

Размещено на Allbest.ru

...