Организация документов Национального архивного фонда РК

Размещено на http://www.allbest.ru/

Контрольная работа

Организация документов Национального архивного фонда РК

1. Понятие «Архив»

Архив - совокупность архивных документов, а также юридическое лицо или структурное подразделение юридического лица, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей. В зависимости от сроков хранения архивных документов архивы подразделяются на постоянные и временные.

Постоянное хранение документов государственной части Национального архивного фонда РК осуществляют Национальный архив РК, центральные государственные архивы, государственные архивы областей, городов, районов и их филиалы, центры хранения документации и их филиалы. Районные и городские архивы могут осуществлять временное хранение документов государственной части Национального архивного фонда РК до передачи их на постоянное хранение в соответствующие учреждения государственного архива Республики Казахстан.

Государственный архив - юридическое лицо, наделенное правом собирания (приобретения), постоянного хранения и организации использования документов Национального архивного фонда РК. Государственный архив выполняет социально-культурные и другие функции некоммерческого характера и взаимодействует с органами власти: государственными, общественными, научными, культурными и иными организациями, а также гражданами. Он осуществляет правомочия по владению, пользованию и распоряжению частью документов Национального архивного фонда РК, осуществляет их постоянное хранение, обеспечивающее целостность исторически сложившихся документальных комплексов, их доступность для пользователей.

Задачи государственного архива:

- комплектование и учет документов, обеспечение их сохранности;

- обеспечение систематизации документов, формирования научно-справочного аппарата к ним;

- обеспечение использования документов в научных и практических целях, ведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения, археографии;

- контроль и руководство ведомственными архивами.

Государственные архивы по своему профилю подразделяются на общие и специализированные, комплектующиеся и некомплектующиеся.

Общие архивы хранят документы, относящиеся к определенной территории, вне зависимости от времени их создания, способа и техники закрепления информации. архив документ фонд

Специализированные архивы хранят документы, ограниченные историческим периодом, тематикой содержания или способом и техникой закрепления информации.

Архивы делятся на комплектующиеся и некомплектующиеся (исторические) в зависимости от того, пополняют они или нет свои фонды документами, создающимися в их источниках комплектования.

Временное хранение документов государственной части Национального архивного фонда РК осуществляют органы государственной власти, государственные учреждения, организации и предприятия в создаваемых ими ведомственных архивах до передачи их на постоянное хранение в государственные архивы.

Ведомственный архив - архив, находящийся в непосредственном подчинении ведомства, хранящий до передачи в государственный архив ведомственные архивные документы. В зависимости от объема хранящихся документов он создается как самостоятельное структурное подразделение ведомства или как подразделение в составе службы документационного обеспечения управления ведомства.

Задачи ведомственного архива:

- комплектование документами, законченными делопроизводством,

- учет и обеспечение сохранности документов;

- создание к ним научно-справочного аппарата, использование хранящихся в архиве документов; оказание методической и практической помощи структурным подразделениям ведомства в работе с документами,

- подготовка и передача в государственные архивы документов по истечении срока их хранения в ведомственном архиве.

В зависимости от состава хранящейся документации ведомственные архивы могут быть общими, хранящими документы на бумажной основе, научно-техническими, аудиовизуальными, электронными. Преобладают общие ведомственные архивы. Ведомственные архивы являются первой ступенью хранения архивных документов, передавая их по истечении срока хранения в государственные архивы.

2. Организация документов в пределах Национального архивного фонда Республики Казахстан

Организация документов Национального архивного фонда РК включает их классификацию и систематизацию.

Классификация - научная группировка документов по наиболее существенным признакам с целью их правильной организации и всестороннего использования.

Систематизация - физическая организация и упорядочение документов на основе схемы их классификации.

Организация документов осуществляется:

- в пределах Национального архивного фонда РК,

- в пределах конкретного архива;

- в пределах конкретного архивного фонда.

Организация документов - это совокупность административно-правовых и научно-методических решений и технических операций, применяемых к этим документам с учетом их принадлежности к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и других особенностей, в целях их упорядочения и рационального архивного хранения по обособленным совокупностям архивных фондов. В основе организации документов находится архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.

До 1991 г. организация документов и дел в Государственном архивном фонде СССР осуществлялось по следующим признакам:

- принадлежность документов к историческим эпохам;

- принадлежность документов к комплексам общесоюзного, республиканского, местного значения:

- принадлежность документов к административно-территориальным единицам;

- принадлежность документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности;

- принадлежность документов к составу документации данного фондообразователя.

В настоящее время, в связи с изменениями, произошедшими в стране после распада СССР, организация хранения документов РК осуществляется по следующим признакам:

- по формам собственности - государственная и частная;

- по видам носителей, способам и технике закрепления информации - письменные и графические документы на бумажных носителях, кинофотофонодокументы, видеограммы, электронные документы;

- по срокам хранения - постоянное хранение в государственном архиве, музее, библиотеке, архиве негосударственного учреждения; временное хранение до передачи документов в государственный архив в ведомственном архиве; временное и депозитарное хранение в ведомственных архивах и отраслевых фондах; временное и депозитарное хранение документов в государственных архивах.

Все критерии применяются в совокупности.

3. Организация документов и дел в пределах архивов

Классификация документов в пределах архива предполагает их организацию по комплексам - фондам и коллекциям.

При организации документов архива используется один из научных принципов классификации:

- принцип происхождения - организация документов по исторически сложившимся комплексам (фондам);

- логический (тематический) принцип классификации документов по тематическим и другим (искусственно созданным) группам (коллекциям).

Нефондовая организация документов допускается для кинофотофонодокументов, видеограмм, электронных документов.

Вся совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица - фондообразователя, составляет его документальный фонд.

Признаками фондообразователя являются:

- наличие правового акта о его образовании, регистрации, компетенции, порядке деятельности;

- самостоятельный баланс;

- расчетный счет в банке;

- штатное расписание, печать, собственные бланки;

- для физического лица - наличие создаваемых или собираемых в процессе его жизнедеятельности документов.

Из документального фонда фондообразователя выделяется его архивный фонд - часть документального фонда, имеющая историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение и подлежащая постоянному архивному хранению.

В соответствии с Государственным стандартом СТ РК 1037-2001 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» архивный фонд - это совокупность документов, исторически или логически связанных между собой. Фондообразователем называется юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд.

Архивный фонд может иметь следующие разновидности.

- архивный фонд организации, состоящий из документов, образовавшихся в ходе ее деятельности, например:

Управление общественного питания исполкома Карагандинского областного Совета народных депутатов (10.12.1975 - 01.01.1988);

Областная станция юных туристов Карагандинского областного департамента образования (май 1954 - 01.12.1996);

Аким Карагандинской области (06.02.1992 -

- архивный фонд личного происхождения, состоящий из архивных документов, образовавшихся жизни и деятельности физического лица или семьи, например:

Зуев-Ордынец Михаил Ефимович, писатель, член Союза писателей СССР (01.06.1900 - 23.12.1967);

Букетов Евней Арстанович, академик Академии наук Казахской ССР, писатель (23.03.1925 - 13.12.1983);

Семейный фонд Пичугиных: Пичугин Н.А., писатель, член Союза писателей СССР (1916-1991); Пичугина Ф.З. (09.06.1930 - ), жена писателя, поэтесса (1946 -2004).

- объединенный архивный фонд, сформированный из документов двух и более фондообразователей, имеющих между собой исторически или логически обусловленные связи, а для физических лиц - родственные, профессиональные, творческие, деловые связи, например:

Комиссия содействия советскому Комитету защиты мира по сбору подписей под воззванием Постоянного Комитета Всемирного Конгресса сторонников мира (Стокгольмского) по Карагандинской области (1950 г.);

Карагандинский экспериментальный производственно-спортивный комбинат от Казахского Республиканского Совета физкультурно-спортивного общества «Динамо» и последовательно сменявшие его предприятия негосударственных форм собственности (01.10.1990 - 27.10.1997);

Промысловые артели Карагандинской области.

- архивная коллекция - совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей, объединенных по тематическому, авторскому, хронологическому и другим общим признакам, например:

Коллекция писем, поступивших в редакцию газеты «Индустриальная Караганда» (1988 - 1990);

Коллекция документов о воинах-интернационалистах Карагандинской области (1987 - 1995);

Коллекция документов личного происхождения ветеранов архивной службы Карагандинской области (1939 - 2007).

В основе первых двух комплексов находится признак происхождения, третьего и четвертого комплексов - признак логической связи.

4. Организация документов в пределах архива

Распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям называется фондированием. Оно производится непосредственно в архиве. В ходе фондирования определяют хронологические границы фонда и фондовую принадлежность документов. Хронологическими границами архивного фонда являются для:

- организации, учреждения, предприятия - даты образования и ликвидации;

- объединенного фонда - даты образования наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней из вошедших организаций;

- личного происхождения - даты рождения и смерти физического лица, членов семьи или рода;

- коллекции - даты самого раннего и самого позднего документа.

При этом возможен, по ряду объективных причин, выход крайних дат конкретных документов за рамки хронологии архивного фонда.

Определить фондовую принадлежность документов - значит определить соответствие документов какому-либо архивному фонду на основе соответствующих признаков. Фондовая принадлежность устанавливается при непосредственном изучении документов. Все документы подразделяются на входящие, внутренние, исходящие. Фондовая принадлежность входящих документов определяется по их получателю, его пометам и резолюциям, штампу регистрации. Внутренние документы определяются по названию учреждения, где они были созданы, подписям должностных лиц. Исходящие документы фондируются по учреждению, откуда они вышли, регистрационному штампу, содержанию, делопроизводственному номеру. Фондообразователем внутренних и исходящих документов является их автор, а входящих - адресат.

Существуют прямые и косвенные признаки определения фондовой принадлежности документов, которые применяются в процессе их детального изучения. Прямыми признаками определения фондовой принадлежности материалов можно считать отдельные элементы документов, если в этих элементах содержится название фондообразователя. Фондовая принадлежность отдельных разрозненных дел и документов при отсутствии прямых признаков ее определения устанавливается по косвенным признакам. Организация документов внутри архивного фонда производится на основе единицы хранения документов как фондовой учетно-классификационной единицы. Единица хранения - учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющих самостоятельное значение. Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск, использование.

Литература

1. ?білсеіт М. ?аза?станда м?ра?ат істеріні? ?алыптасуы. / ?аза? тарихы. 2005. № 6.

2. Алленова В.А. Историческая наука в российской провинции в конце XIX - начале XX вв.: Тамбовская ученая архивная комиссия. - Рязань, 2002.

3. Амантаев А. Архивы - гарантия сохранности истории. - Караганда, 2003.

4. Архив Президента Республики Казахстан. Путеводитель. - Алматы, 2001.

5. Архивные учреждения Карагандинской области. - Караганды, 2001.

6. Архивный вестник. Отраслевой информационный бюллетень. - Караганда, 2000.

7. Ахметова С.Ш. Историческое краеведение в Казахстане. - Алма-Ата, 1982.

8. Банасюкевич В.Д., Грум-Гржимайло Ю.В., Чернин Э.В. На пути к созданию автоматизированной информационной службы / Отечественные архивы. 1999. № 2.

Размещено на Allbest.ru