Виды информационных документов архива

Размещено на http://www.allbest.ru/

Виды информационных документов архива и их назначение

Информационные документы архива направляются пользователям в том случае, если документы, на которые пользователи направляют в архив запрос, имеются в распоряжении архива. К информационным документам относятся:

1. информационные письма;

2. тематические перечни;

3. подборки копий документов;

4. архивные справки;

5. архивные выписки.

К тематическим перечням и подборкам копий документов прилагаются сопроводительные письма, которые должны быть подписаны руководством архива. Вид информационного документа, который архив подготавливает по запросу пользователя, должен быть с ним согласован в том случае, если это не указано в запросе.

Одним из видов информационных документов является архивная справка. Архивная справка представляет собой официальный документ архива, который имеет юридическую силу. Архивная справка содержит документную информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составляется.

Изложение текста в справке должно производится согласно хронологической последовательности событий с обязательной ссылкой на вид и дату документа. Допускается цитирование документов. Наименование организации, в которой гражданин трудился или учился, должно при первом упоминании в тексте справки приводится полностью, а при последующих упоминаниях допустимо применение официальных сокращений.

В случае выявления несовпадения отдельных данных архива с теми сведениями, которые пользователь приводит в запросе, не является препятствием для включения их в справку в том случае, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых упоминается в документах. В справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).

Необходимо отметить, что в случае, если гражданин работал в нескольких организациях или учился в нескольких учебных заведениях, то все эти сведения должны быть включены в одну справку. В том случае, если невозможно уместить все сведения на одном листе (с двух сторон), то справка должна быть продолжена на втором и последующих листах. В примечаниях по тексту архивной справки, выписки или машинописной копии документа оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения документа места текста оригинала («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).

Не допускается включение в текст архивной справки комментариев, каких либо выводов по содержанию документов со стороны составителя справки. В заключении справки даются поисковые данные документов, которые легли в ее основу. К этим данным относятся номера фондов, описей, дел и листов документов, а также указывается вид научно-справочного аппарата. Возможен другой вариант составления архивной справки, при котором поисковые данные документа приводятся после каждого факта, изложенного в справке.

В случае, если справка должна быть направлена за границу РФ, поисковые данные документов в ней не упоминаются. Дополнительные сведения могут быть приведены в сопроводительном письме.

В случае, если справка содержит несколько листов, то все листы скрепляются и заверяются печатью архива на месте скрепления.

Если архивная справка должна быть использована на территории РФ, то она подписывается руководством архива, составителем справки, а также заверяется печатью архива. В случае, если справка предназначена для отправления за границу, то ее подписывает руководство архива, а справка заверяется печатью с изображением государственного герба Российской Федерации.

К архивной справке могут быть приложены копии документов или выписки из документов, которые подтверждают сведения, содержащиеся в справке. информационный документ архив справка

Если справка должна быть направлена в государство, которое подписало Гаагскую конвенцию 1961 года, согласно которой консульская легализация официальных документов не является обязательной, то такая справка заверяется проставлением апостиля. Апостиль - специальный штамп, который в соответствии с Гаагской конвенцией 1961 г. ставится на официальных документах государств -- участников Конвенции с целью освободить эти документы от необходимости дипломатической или консульской легализации. Апостиль должен быть поставлен руководством вышестоящего органа управления архивным делом.

Выдача архивных справок, а также архивных выписок и архивных копий производится пользователю под расписку при предъявлении паспорта, либо какого-либо другого документа, удостоверяющего личность. В случае, если справку получает доверенное лицо, то должна быть предъявлена доверенность, оформленная в установленном порядке.

Гражданин, который получает архивную справку, должен расписаться на копии справки, архивной выписки или же на обороте сопроводительного письма к копии документа. Обязательно должна быть указана дата получения справки.

Заверенная апостилем архивная справка, архивная выписка или архивная копия, предназначенная для направления за границу, выдаётся при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины.

Архивная копия - это еще один вид информационного документа. Архивная копия представляет собой официальных архивный документ, который дословно воспроизводит машинописным, фотографическим, электрографическим или каким-либо еще способом документ-оригинал. Архивной копией является и текст документа, переданный по информационным каналам, с указанием его поисковых данных. В случае, если в качестве архивной копии выступает ксерокопия или фотокопия архивного документа, то она изготовляется не на бланке архива.

Поисковые данные документа должны быть проставлена на обороте каждого листа копии. Все листы копии скрепляются и заверяются печатью архива и подписью изготовителя копии на месте скрепления. В случае, если копии должны быть отправлены за границу, то они заверяются печатью с изображением государственного герба России и подписью руководства архива.

Не на каждый документ, хранящийся в архиве, может быть изготовлена копия. Не подлежат копированию документы, которые находятся в плохом физическом состоянии, а также документы, копирование которых может сказаться на их физической сохранности. Отдельно решается руководством архива в каждом конкретном случае вопрос о копировании уникальных документов, а также документов, которые требуют расшивки или реставрации. В случае с документами ограниченного доступа копирование должно производиться в порядке, предусмотренном соответствующими законодательными актами и нормативными документами.

При копировании документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, а также документов личных фондов учитываются ограничения, установленные фондообразователями или их правопреемниками (наследниками) при передаче документов в архив на постоянное или депозитарное хранение.

В случает копирования документов, которые зарегистрированы в качестве объектов авторского права, необходимо учитывать нормы Закона РФ «Об авторском праве и смежных правах».

Руководство архива наделено полномочиями определять по каждому конкретному случаю объемы копирования документов.

Необходимо указывать поисковые данные документов на копиях, которые изготавливаются по заказам пользователей. Копии могут выдаваться заказчикам или их доверенным лицам на руки, а также высылаться по указанным в запросах адресам. Вывоз копий на пределы РФ осуществляется в порядке, установленном Министерством культуры РФ.

К информационным документам относится также архивная выписка, которая представляет собой документ, дословно воспроизводящий часть текста документа, который относится к определенному факту, событию или лицу. На архивной выписке обязательно указание поисковых данных документа.

В тексте архивной выписки должны быть полностью воспроизведены название документа-оригинала, его номер и дата. Извлечения из текста должны исчерпывать все имеющиеся данные по запросу, при этом недопустимо нарушение связности содержания и точного смысла. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте документа отдельных слов или словосочетаний должны обознаться многоточиями.

Примечания к тексту архивной выписки должны содержать оговорки о тех частях текста оригинала документа, которые исправлены автором, написаны неразборчиво или не могут быть прочитаны вследствие повреждения документа. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, могут оговариваться словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе». При необходимости указываются внешние особенности оригинала: писчий материал, формат бумаги, наличие миниатюр, печатей, водяных знаков и др. После текста архивной выписки указываются поисковые данные.

Идентичность выданных по запросам архивных выписок и машинописных копий документов удостоверяется подписью исполнителя и печатью архива.

Информационное письмо архива представляет собой документ, в котором содержится информация об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме или теме. Информационное письмо подписывается составителем и не требует заверения печатью архива или обязательной подписью руководства архива.

Тематический перечень документов представляет собой систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков документов, единиц хранения, единиц учёта по определённой теме (вопросу) с указанием их дат и поисковых данных.

Тематическая подборка копий документов -- систематизированный комплект копий документов или их частей (фрагментов) по определённой теме (вопросу). Тематическая подборка должна иметь титульный лист, перечень документов и при необходимости историческую справку по теме запроса.

Тематический обзор документов - это информационно-поисковый справочник, содержащий подробную характеристику документов нескольких архивов, нескольких фондов одного архива или части фонда по определенной теме. Подробнее об обзорах сказано в разделе, посвященном научно-справочному аппарату.

Подготовка этих информационных документов очень трудоемка, требует высокой квалификации и относится к научной работе архива. Поэтому предоставление информации в виде перечня, подборки или обзора, как правило, происходит по инициативе пользователя и по согласованию с ним. Если эта работа проводится не по обращению органа государственной власти или управления для выполнения его функций, она относится к числу платных услуг. Объем работы, вид информационного справочника и сроки фиксируются в специальном договоре между архивом и пользователем.

Запросы организаций и граждан рассматриваются руководством архива, направляются на исполнение в отдел использования документов и справочной работы, и выполняются по всем, хранящимся в архиве документам и печатным изданиям, относящимся к предмету запроса.

Руководство архива несет личную ответственность за организацию приема и рассмотрения запросов граждан.

При исполнении повторных запросов или составлении по просьбе гражданина справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку.

Срок исполнения запросов социально-правового характера по документам архива устанавливается на основании действующего законодательства и Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.07.2007 № 19, зарегистрированы в Минюсте РФ 06.03.2007, рег. № 9059).

Лицо, обращающееся в архив с запросом, должно указать в запросе:

1. фамилию, имя, отчество (или название юридического лица, оформляющего запрос);

2. адрес по прописке и адрес проживания (или адрес юридического лица), контактный телефон;

3. фамилию, имя, отчество и дату рождения лица, на которое делается запрос (с учетом смены фамилии);

4. о чем запрашивается архивная справка: о трудовом стаже, о заработной плате с указанием периода, о льготном стаже (указать в какой должности, за какой период), о переименовании предприятия, о ликвидации организации, о периоде учебы и т. д.;

5. для какой цели запрашивается архивная справка: для учреждения Пенсионного Фонда (для начисления пенсии по возрасту, по потере кормильца, для перерасчета пенсии), в органы социальной защиты, в налоговую инспекцию, в центр занятости и т. д.;

6. наименование места работы, по которому запрашиваются сведения, с указанием структурного подразделения, должности, периода работы;

7. дату заполнения, подпись.

Срок исполнения запроса, требующего обращения к документам архива, не должен превышать 30 дней. Однако в случае особей сложности запроса руководитель архива может продлить этот срок, но не более чем на 30 дней.

Особое внимание следует уделять социально-правовым запросам, срок исполнения которых не должен превышать 30 дней. При этом следует проинформировать заявителя о промежуточных результатах работы по поиску документов.

В приоритетном порядке исполняются запросы органов государственной власти, управления, суда и прокуратуры о получении информации, необходимой для их деятельности.

Для повышения результативности поиска необходимо: во-первых, совершенствовать систему архивных справочников по личному составу, создавать тематические каталоги, картотеки, подвергать каталогизации фонды, по которым исполняется большая часть запросов; во-вторых, работникам архивов следует следить за законодательной деятельностью Федерального собрания, а также перипетиями внутренней и внешней политики.

Запросы организаций и граждан рассматриваются руководством архива, направляются на исполнение в соответствующее подразделение или непосредственно исполнителю, и должны исполняться по всем, хранящимся в архиве документам и печатным изданиям, относящимся к предмету запроса.

При поступлении непрофильного запроса архив направляет его по месту хранения запрашиваемых документов или дает организациям и гражданам соответствующие рекомендации.

Запросы органов государственной власти, местного самоуправления, административных органов, связанные с исполнением ими своих функций, архив рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством сроки или обозначенные в запросе. Исполнение таких запросов осуществляется, как правило, на безвозмездной основе .

Архив проводит работу по исполнению тематических запросов пользователей в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) или безвозмездно. Сроки и стоимость работ по исполнению запросов пользователей согласовываются с ними. При необходимости проведения поиска по значительному комплексу документов и организации их копирования архив письменно сообщает пользователю о промежуточных результатах работы.

Инициативное информирование органов государственной власти, местного самоуправления, государственных, негосударственных и общественных организаций, объединений осуществляется путем направления им информационных писем или других информационных документов. Формы и тематика инициативных информационных документов архива должны быть ориентированы на обеспечение приоритетных направлений государственного управления и местного самоуправления, экономической и социально-культурной сфер, соответствовать профилю деятельности потенциального пользователя (заказчика) документной информации.

Планирование работы по инициативному информированию осуществляется на основе изучения перспективных программ развития, планов работы потенциальных пользователей, информации, полученной в пресс-службах или других соответствующих структурах этих органов и организаций, календарей знаменательных и памятных дат.

Правила составления информационных документов устанавливаются «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук». Эти «Правила» утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 с изменениями (утверждены приказом Министерства культуры Российской Федераций от 16 февраля 2009 г. № 68, зарегистрированым в Минюсте РФ 05.05.2009, регистрационный № 13893).

Список литературы

1. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение. - М.: Академия, 2007 г. - 272 с.

2. Душкин Р.В. Генеалогия: работа с архивами. - http://roman-dushkin.narod.ru/gen_paper_01.html

3. Крайковская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. - М.: Норма, 1996. - 224 с.

4. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. Утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. №19 с изменениями (утверждены приказом Министерства культуры Российской Федераций от 16 февраля 2009 г. № 68, зарегистрированым в Минюсте РФ 05.05.2009, регистрационный № 13893).

Размещено на Allbest.ru