Выявление документов. Легенды. Археографическое оформление

Размещено на http://www.allbest.ru/

План

Введение

1. Выявление документов

2. Легенды. Археографическое оформление кинофотодокументов

Заключение

Список литературы

Введение

Работа с архивными документами имеет важное научное значение, особенно возросшее в наше время. Интерес к прошлому нашего Отечества стал реальным фактором общественного сознания, что вызвало необходимость дальнейшего развития публикации документов Государственного архивного фонда РФ в целях введения в научный оборот новых комплексов исторических источников и расширения исторического знания.

В настоящее время выходит огромное количество сборников исторических источников, открываются архивы, публикаторская практика обогатилась значительным количеством изданий документов и работами по истории, теории и методике археографии, в которых многие вопросы публикации исторических документов решаются по-новому. В связи с этим появилась практическая необходимость изучения и обобщения всего накопленного опыта научно-публикационной работы.

1. Выявление документов

Работе по выявлению документов предшествует составление возможно полного списка, библиографического списка по теме издания.

В соответствии с библиографическим списком, который может пополняться, изучается литература с целью ориентации археографа в вопросах осуществляемого издания, историографии темы, ее источниковой базы.

Круг источников выявления документов определяется темой, типом, видом и целью выявления документов издания. Для установления круга источников необходимо знание литературы, сети архивов, системы научно-справочного аппарата, истории фондообразователей, истории комплектования фондов, их сохранности, степени использования документов в печати. Для полноты выявления архивных фондов, содержащих интересующую археографа информацию, используются автоматизированная система научно-технической информации и автоматизированные информационно-поисковые системы (АИПСы).

Источниками выявления опубликованных документов являются официальные издания, официальные издания правительственных органов дореволюционного периода, издания ведомств и общественных организаций, статистические издания, периодическая печать (центральная, местная, ведомственная, многотиражная, зарубежная пресса), сборники документов, мемуары, исследования, техническая литература [1].

Неопубликованные документы выявляются в государственных (центральных и местных) архивах, партийных архивах, архивах министерств и ведомств, общественных, политических, творческих организаций, в рукописных собраниях музеев и в зарубежных государственных и частных хранилищах.

На основании изучения литературы и установления круга источников составляется ориентировочный план-проспект издания для руководства его подготовке.

Выявление документов должно быть полным и всесторонним в соответствии с задачами, типом и видом издания, кругом исторических источников, определенных для данной публикации [2].

По теме издания просматриваются все вышедшие ранее публикации, а также научно-исследовательская литература, в которой могут быть приведены целиком или частично документы по данной теме или ссылке на них.

Полнота выявления опубликованных документов позволит правильно определить новизну источников и избежать их повторной публикации.

В намеченных к просмотру периодических изданиях выявляются документы, относящиеся к теме публикации и соответствующих ее хронологическим рамкам (декреты, отчеты, постановления, резолюции, обращения, письма и т.п.). По возможности следует разыскать в архивах оригиналы этих документов или текст их официальной публикации.

Полное и всестороннее выявление этих материалов достигается правильным выбором центральных, местных, отраслевых органов периодической печати и многотиражек за соответствующий хронологический период, определением их направления, назначения, принадлежности (органу, партии и т. п.), т. е. установлением комплекса тех изданий, в которых могут содержаться необходимые для публикации материалы [2, c. 167].

В зависимости от темы и целей издания выявляются информационные материалы (заметки, отчеты, интервью, репортажи), аналитические (корреспонденции, обзоры, статьи, рецензии), художественно-публицистические (очерки, зарисовки, фельетоны, памфлеты).

При выявлении материалов о каком-либо событии, факте следует использовать периодическую печать, издававшуюся в том месте, где событие происходило. В архивах, по возможности, выявляются оригиналы собственных материалов периодической печати.

Выявление архивных документов начинается с изучения системы научно-архивных документов справочного аппарата архивов и сведений о новых поступлениях, которые еще не нашли в нем отражения. Выясняется история комплектования фондов, система делопроизводства фондообразователей, сохранность их материалов, намечаются для просмотра описи как основных, так и сопредельных фондов,

При изучении описей и отборе дел для просмотра учитывается степень раскрытия содержания дел в заголовках. Отбираются не только дела, непосредственно касающиеся данной проблемы, но и дела, в которых можно предположить наличие близких по тематике документов.

При выявлении следует учитывать причинно-следственные связи документов инициативного, исполнительного и итогового характера.

Выявление целесообразно начинать с основных структурных частей учреждения, документы которых наиболее полно отражают его деятельность.

Для поиска документов используются пометы о передаче материалов на исполнение или ознакомление в другие структурные подразделения или учреждения, журналы входящих и исходящих бумаг. Выявлению подлежат и документы, которые упоминаются в текстах предполагаемых для издания источников.

Следует стремиться к выявлению всех имеющих самостоятельное значение текстов документа. В первую очередь выявляются автографы и подлинники, заверенные копии и окончательные варианты документов

Для выявления документов личного происхождения составляется по возможности полный список лиц, деятельность которых связана с вопросами, освещаемыми темой публикации, а при необходимости генеалогическая таблица. Наличие фондов этих лиц в архивах устанавливается с помощью научно-справочного аппарата к фондам личного происхождения. Устанавливается круг лиц, учреждений, общественных организаций, в фондах которых могли отложиться документы личного происхождения, и место их хранения [2, c. 168].

При выявлении писем устанавливается круг адресатов и корреспондентов автора публикуемых писем и местонахождение их фондов. Для этого выясняются родственные, дружеские, деловые связи авторов публикуемых писем, места их жительства, изучаются дневники, записные книжки, воспоминания, ответные письма корреспондентов, периодическая печать, где могут быть зафиксированы тексты отправленных и неотправленных писем, а также упомянуты фамилии корреспондентов и адресатов. Для дальнейших поисков желательно составление списка утраченных и ненайденных писем.

Выявление статистических материалов проводится за весь хронологический период, который охватывает публикация, чтобы показать динамику изучаемых явлений. В первую очередь выявляются документы в официальных публикациях статистических источников и в изданиях, использующих статистическую информацию.

Выявление статистических документов. При выявлении военных документов следует учитывать строго последовательную систему соподчиненности всех звеньев военного аппарата, требования уставов, наставлений и приказов о порядке составления и движения документов, их составе, форме, содержании и назначении. Недостающие документы одного штаба могут быть выявлены в фондах штабов, стоящих на одну-две ступени выше или ниже фондообразователя, а также в журналах боевых действий, вахтенных и радиотелеграфных журналах, журналах входящих и исходящих документов, исторических формулярах, где приводятся документы или их изложение с указанием дат и исходящих номеров. Выявляются также картографические источники, соответствующие региону и периоду освещаемых событий, масштабу карт, использованных при составлении боевых документов [1].

Выявление картографических документов. При выявлении картографических документов различаются два случая: карта - основной объект исследования и карта - вспомогательный документ. Выявление начинается с изучения, в первую очередь, графических и тематических коллекций, а также описей фондов. Порядок выявления документов зависит от формы их организации: в коллекциях на основании описей определяется весь комплекс дел; в фондах, ввиду особенностей научно справочного аппарата, первоначально определяется комплекс дел для просмотра, а затем выявляются сами документы.

Выявление научно-технических документов проводится с учетом состава документов по стадиям разработки объектов (изделий) в разные хронологические периоды, а также по управленческой документации и технической литературе. Особое внимание следует обращать на документы, содержащие итоговую, обобщенную информацию. В проектной документации это - генеральный план, пояснительная записка к проекту, технические условия на проектирование, чертежи фасадов, паспорт проекта; в конструкторской - пояснительная записка и расчет к техническому проекту, технические условия на изготовление изделий, чертежи общего вида, документы по испытанию образцов изделий; в научно-исследовательской - отчеты но законченным научно-исследовательским, опытно-конструкторским, опытно-технологическим работам, технико-экономические обоснования (доклады); в технологической - маршрутная карта и карта основного технологического процесса.

Выявление кинофотофонодокументов может быть выборочным (в документальном сборнике, монографии, публикации в периодической печати) и полным (издания, в которых тема раскрывается средствами изобразительного языка и звуковой публицистики).

На каждый выявленный документ составляется карточка установленного образца. На ней указываются:

· тема выявления и подтема - вопрос, которому посвящен данный источник;

· заголовок, содержащий даты и место составления документа;

· обозначение разновидности, автора, адресата и содержания, при необходимости содержание аннотируется;

· делопроизводственный номер;

· место упоминаемого в документах события;

· легенда;

· примечания с обоснованием даты документа, авторства или адресата, если указание на них отсутствовало в документе;

· отметки о характере предполагаемого использования документа в издании (о включении в основной состав, о полной или частичной публикации, об использовании в комментарии, хронике, в таблице, перечне и т. д.);

· фамилия составителя и дата составления карточки.

2. Легенды. Археографическое оформление кинофотодокументов

Каждый документ в публикации сопровождается легендой, содержащей контрольно-справочные сведения о документе поисковые данные (шифр), подлинности указание на язык (для иноязычных документов), способ воспроизведения, сведения об особенностях внешнего вида документа, в том числе описание печатей, ссылки на предшествующие публикации документа.

В поисковых данных указывается местонахождение источника, по которому публикуется текст документа:

а) для архивных документов указывается название архива (музея, библиотеки и т п ) и система шифров, принятая в нем (номер или название фонда, номера описи, дела листов) [3].

При указании в легенде только номеров фондов их полное название в изданиях научного типа приводится в перечне цело использованных фондов, а при его отсутствии--в археографическом предисловии.

При публикации документов, хранящихся в зарубежных архивах, в легенде указывается шифр, принятый в данном архиве.

б) для документов и материалов, публикуемых по периодическим изданиям, указывается название печатного органа и выходные данные - место, год (для газет - дата) издания, номер и страницы, а также другие особенности, например выпуск первый второй, экстренный московский, вечерний и т.п.

в) для документов, текст которых печатается по предшествующей публикации, в легенде указываются ее название, выходные данные и страницы, на которых расположен публикуемый текст.

г) для документов, публикуемых по микрокопиям, микрофильмам или фотокопиям, указываются поисковые данные этой копии и поисковые данные оригинала, включая зарубежные архивы.

В легенде указывается, является ли документ беловым или черновым автографом, подлинником, отпуском, заверенной копией, копией и т. п. При публикации копии следует, если это известно, указывать степень близости к подлиннику: копия с копии, копия с заверенной копии и т. д. [3]

При публикации типографских, стеклографированных, гектографированных и тому подобных экземпляров документов подлинность обычно не указывается.

При публикации в издании текстов документов на нескольких языках в легендах к иноязычным документам после приведения поисковых данных указывается язык оригинала. При публикации перевода, современного оригиналу, это также оговаривается в легенде.

Легенда может быть сокращена за счет указания в археографическом предисловии повторяющихся однородных элементов (название архива, фонда - при публикации документов одного архива или фонда, подлинность, способ воспроизведения и др.).

Каждый картографический документ в публикации сопровождается легендой, содержащей следующие сведения:

· масштаб;

· указание на язык документа (для иноязычных документов);

· количество листов, размер картографического изображения и обозначение степени уменьшения (увеличения) при репродуцировании;

· способ воспроизведения оригинала (рукописные, изданные);

· подлинность или копийность источника (для рукописных документов);

· способ издания: гравюра, литография (для изданных);

· ориентировка по странам света (если она отлична от современной);

· раскраска;

· материал, (отличный от бумаги);

· поисковые данные (шифр) документа;

· предшествующие публикации документа;

· внешние особенности документа.

Легенда помещается вслед за текстом документа. В изданиях научного типа легенда может быть помещена после заголовка документа.

В изданиях творческих и биографических материалов, а также в периодической печати и продолжающиеся изданиях контрольно-справочные сведения и указания на первую публикацию могут помещаться в предисловии, во введении к главам и в примечаниях в конце тома или главы.

Публикация кинофотодокументов сопровождается их научным описанием, которое должно обеспечить в необходимо полном объеме наглядное представление об объекте съемки, исследуемом событии или факте [3].

Публикация фотодокумента снабжается следующими сведениями: название документа (краткая аннотация), дата, место, автор, оригинальность, носитель информации, цветность, размер оригинала, масштаб изображения, степень полноты произведения, поисковые данные, сведения о первой публикации. Недостающие элементы, установленные археографом заключаются в квадратные скобки и оговариваются в подписи или текстуальных примечаниях с указанием источников информации. Неустановленные элементы также оговариваются.

Публикуемый кинокадр или ряд кинокадров одного плана сопровождаются следующими информационно-справочными данными: название кинодокумента, название кинопроизведения (объем, количество частей, цветность), учреждение - создатель, дата производства, место съемки, авторы поисковые данные, сведения о публикациях.

Публикация фотопортретов различных разновидностей индивидуальных, групповых, репортажных, постановочным требует, помимо общей характеристики содержания, обязательных сведений об изображенных лицах: имя, отчество, фамилия, годы жизни, профессия, звание, должность, место съемки При публикации групповых фотопортретов с большим числом участников съемки наряду с обобщенной характеристикой (“Делегаты съезда (конференции, слета)”, “Слушатели курсов...” и т д.) даются конкретные сведения о выдающихся лицах - участниках съемки или лицах, имеющих непосредственное отношение к теме издания.

Характеристика события в подписи к репортажному кинофотодокументу зависит от темы издания. В публикации, посвященной более широкой проблеме, чем отражаемое на снимке событие, следует обозначить проблему или исторический период, а затем конкретизировать запечатленное на кинофотодокументе событие.

Научные издания кинофотодокументов предполагают наличие полной информации о публикуемых источниках. При этом сведения всей совокупности выявленных источников по теме издания, история их создания, анализ содержания и внешних особенностей сопровождают изобразительный ряд (подпись) или могут размещаться в научно-справочном аппарате.

Передаются также основные характеристики съемки: дата и место съемки, масштабы изображения.

В научно-популярных и учебных изданиях текст, поясняющий кинофотодокументы, включает не только конкретную информацию, но и является как бы введением к документам. В таких случаях текст распадается на вводную часть и подписи к одному или группе кинофотодокументов.

Возможна сложная композиция издания, состоящего из исторических и публицистических очерков, воспоминаний, дикторского текста и др.

архивный документ фонд справочный

Заключение

Работе по выявлению документов предшествует составление возможно полного списка, библиографического списка по теме издания.

В соответствии с библиографическим списком, который может пополняться, изучается литература с целью ориентации археографа в вопросах осуществляемого издания, историографии темы, ее источниковой базы.

Выявление документов должно быть полным и всесторонним в соответствии с задачами, типом и видом издания, кругом исторических источников, определенных для данной публикации.

При выявлении следует учитывать причинно-следственные связи документов инициативного, исполнительного и итогового характера.

Выявление целесообразно начинать с основных структурных частей учреждения, документы которых наиболее полно отражают его деятельность.

Каждый документ в публикации сопровождается легендой, содержащей контрольно-справочные сведения о документе поисковые данные (шифр), подлинности указание на язык (для иноязычных документов), способ воспроизведения, сведения об особенностях внешнего вида документа, в том числе описание печатей, ссылки на предшествующие публикации документа.

Список литературы

1. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. - СПб.: Питер, 2007.

2. Еремченко В.А. Делопроизводство и архивное дело. - М., 2002.

3. Основные правила работы госархивов СССР. - М., 1984.

4. Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 1987

Размещено на Allbest.ur