Совершенствование системы документационного обеспечения государственной стандартизации в Российской Федерации

Размещено на http://www.allbest.ru/

АВТОРЕФЕРАТ

диссертации на соискание ученой степени

кандидата исторических наук

Совершенствование системы документационного обеспечения государственной стандартизации в Российской Федерации

Специальность 05.25.02 -

Документалистика, документоведение, архивоведение

Лифанова Наталья Васильевна

Москва - 2011

Работа выполнена во Всероссийском научно-исследовательском институте документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Научный руководитель: кандидат исторических наук, профессор Мингалев Валерий Сергеевич

Официальные оппоненты: доктор исторических наук, профессор Магидов Владимир Маркович

кандидат исторических наук Ефанова Ирина Борисовна

Ведущая организация: ГОУ ВПО «Государственный университет управления»

Защита состоится 16 июня 2011 г. в 14.00 на заседании диссертационного совета Д 316.001.01 при ВНИИДАД по адресу: 117393, Москва, ул. Профсоюзная, д. 82.

С диссертацией можно ознакомиться в читальном зале СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД по адресу: 117393, Москва, ул. Профсоюзная, д. 82.

Автореферат разослан 13 мая 2011 г.

Ученый секретарь

диссертационного совета,

доктор исторических наук И.В. Сабенникова

Общая характеристика работы

Актуальность темы. Актуальность темы диссертации обусловлена политическими и социально-экономическими преобразованиями 1990-х гг., потребовавшими пересмотра всей имеющейся нормативной правовой базы с учетом современных экономических и научно-технических достижений, в том числе и в области стандартизации.

Принятие Федерального закона от 27.12.2002 №184-ФЗ «О техническом регулировании» вызывало необходимость приведения имеющейся нормативной и методической базы стандартизации на общегосударственном уровне в соответствие с требованиями закона. Отметим, что под стандартизацией в современном законодательстве понимается деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг.

Проведение работ по упорядочению имеющейся нормативной правовой и методической базы стандартизации обусловлено необходимостью совершенствования системы управления и документационного обеспечения процессов государственной стандартизации, имеющих важнейшее значение для дальнейшего социально-экономического развития страны.

При этом изучение истории развития нормативной базы и документационного обеспечения управления процессами стандартизации в деятельности центральных органов по стандартизации в стране, анализ работы по документированию процессов разработки, внедрения, хранения и использования технических регламентов и национальных стандартов представляют большой научный и практический интерес. Выявление основных тенденций развития документационного обеспечения в связи с объективными условиями развития стандартизации позволяет определить пути совершенствования, снизить затраты на подготовку и обработку документов, повысить качество и сократить сроки и трудоемкость разработки технических регламентов и национальных стандартов.

Несмотря на важное значение государственной стандартизации, в России система документационного обеспечения управления стандартизацией до сих пор исследована и разработана недостаточно. Особого внимания требует оптимизация видового состава документации сопровождения процессов стандартизации, процессов стандартизации внедрения государственных стандартов и последующего архивного хранения комплексов документов, образующихся в процессе стандартизации.

Степень разработанности и изученности темы. Несмотря на то, что проблемы стандартизации неоднократно поднимались прежде в различных научных изданиях и периодике, многие вопросы документационного обеспечения управления в данной области остаются до сих пор недостаточно освещенными в литературе.

Проблема совершенствования системы документационного обеспечения управления стандартизацией в период с начала 90-х гг. до настоящего времени в отечественной науке почти не исследовалась. Пока нет работ, специально посвященных данной проблеме, хотя в истории и документоведческой литературе накоплен определенный опыт изучения аналогичных проблем.

В ряде работ, посвященных общим проблемам разных периодов социально-экономической истории России, ее общественно-политических структур, экономики (как в целом, так и отдельных отраслей), затрагиваются и освещаются различные события и факты, содержатся наблюдения и выводы, относящиеся к проблеме становления и развития системы управления и документации в области стандартизации в России на различных этапах развития. Исключительно важными, несмотря на естественные хронологические ограничения, представляются, например, посвященные этим проблемам диссертации А.А. Александровой «Возникновение и развитие стандартов в СССР (1917-1940 гг.)» и И.Б. Ефановой «Развитие документационного обеспечения разработки государственных стандартов (1940-1980-е гг.)» , посвященные исследованию истоков зарождения и эволюции советских стандартов как одного из видов технической литературы в период с 1917 г. по 1940 г., а также обобщению опыта документационного обеспечения их разработки на протяжении 1940-1980-х гг.

Авторами публикаций в 1960-1980-е гг. по вопросам стандартизации были В.В. Бойцов, З.Д. Ямова, Н.К. Парфенов, А.А. Александрова, А.А. Кохтерев, М.А. Васильев, В.И. Кокорев, М.И. Куфман, В.Н. Чернягова, И.Б. Ефанова и др . Публикации этого периода, в основном, носили обзорный или методический характер, но нередко затрагивали также вопросы изучения истории, развития и совершенствования документационного обеспечения стандартизации.

В публикациях последнего времени часто ставятся практические вопросы организации работы в области стандартизации. Особенно важными в данном аспекте являются статьи С.В. Пугачева, Б.З. Брода, Е.П. Сорокина и многих других специалистов . Однако за рамками внимания ученых по-прежнему остаются вопросы документирования и архивного хранения комплексов документации, сопровождающих процесс стандартизации.

Достаточно полное представление (к сожалению, утратившее свою актуальность в связи с принятием Федерального закона «О техническом регулировании») о практике и методах разработки корпоративных стандартов, специфике их формулирования и оформления содержится в книге А.С. Николаевой и С.В.Шебека .

Несомненно, большой интерес представляет учебник по стандартизации и смежным дисциплинам И.М. Лифица , в котором рассмотрены современное состояние проблемы и направления совершенствования технического регулирования; приведены и методически разъяснены многочисленные примеры важного значения стандартизации и управления качеством, связанные с основными объектами коммерческой деятельности.

Наибольший вклад в изучение истории и развитие теории документоведения применительно к стандартизации внесен основными научными центрами страны в этой области.

Отметим вклад в решение рассматриваемых задач совершенствования организации и процессов стандартизации созданных в составе Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии Федерального государственного унитарного предприятия «Всероссийский научно-исследовательский институт стандартизации и сертификации в машиностроении» (ФГУП «ВНИИНМАШ»); Федерального государственного унитарного предприятия «Всероссийский научно-исследовательский институт стандартизации оборонной продукции и технологий» (ФГУП «Рособоронстандарт»); Федерального государственного унитарного предприятия «Российский научно-технический центр информации по стандартизации, метрологии и оценке соответствия» (ФГУП «Стандартинформ»); Федерального государственного учреждения «Консультационно-внедренческая фирма в области международной стандартизации и сертификации» (Фирма «ИНТЕРСТАНДАРТ»); Федерального государственного унитарного предприятия «Государственное образовательное учреждение дополнительного профессионального образования «Академия стандартизации, метрологии и сертификации (учебная)» (ФГУП АСМС (учебная)) и др. Данные организации выполняют и координируют масштабные научно-исследовательские, проектные и внедренческие работы по совершенствованию процессов стандартизации, которые систематически и планомерно ведутся в настоящее время различными организациями и предприятиями.

Имеет большое значение ежегодно проводимая Российской академией наук, Академией информационных систем, Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии при участии Российского фонда фундаментальных исследований Всероссийская конференция «Стандартизация информационных технологий и интероперабельность» . ВНИИДАД, при участии других организаций, ежегодно проводит Международную научно-практическую конференцию «Документация в информационном обществе», материалы которой регулярно публикуются . Это является существенным вкладом как в развитие теории, так и в решение практических задач, в том числе документационного обеспечения управления в области стандартизации.

Отечественным документоведением накоплен большой объем знаний, отраженных в научных трудах, монографиях, сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах различных конференций. Особо выделим труды К.Г. Митяева, Я.З. Лившица, В.А. Цикулина, Т.В. Кузнецовой, А.Н. Соковой, М.В. Ларина, В.С. Мингалева, И.Л. Бачило, В.Д. Банасюкевича, М.Н. Костомарова, А.Л. Райхцаума, В.И. Андреевой, В.Ф. Янковой, А.В. Пшенко, Н.В. Овчинниковой, М.П. Бобылевой и др., в которых получили развитие исторические, теоретические и прикладные проблемы документоведения, организации делопроизводства и документационного обеспечения управления, автоматизации работы с документами, различные вопросы унификации и стандартизации документации, формирования и совершенствования различных функциональных (специальных) систем документации .

Среди работ последнего времени выделяются работы М.В. Ларина, в частности его докторская диссертация «Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии», а также опубликованные им монографии , в которых проведено глубокое многоаспектное исследование систем управления документацией, определены подходы и намечены перспективные направления их дальнейшего развития в Российской Федерации. Высокое научно-практическое значение имеют также его выводы о том, что организация документов, процессов документирования и документооборота должна носить нормализованный и упорядоченный характер, для чего необходимо эти положения закрепить на законодательном уровне и разработать соответствующие стандарты.

Из обширного круга различных публикаций по проблемам автоматизации процессов управления и документационного обеспечения наиболее близкими к данной теме представляются изданные в последнее время научные исследования и методические разработки.

Среди них научно-методические пособие М.В. Ларина и О.И. Рыскова «Управление документами на основе международного стандарта ИСО 15489-2001» , в котором уделено внимание анализу и разработке нормативной базы с учетом требований и рекомендаций Международного совета архивов и международных стандартов в сфере информации и документации.

Проведенный анализ состояния теоретического и методического фундамента организации документационного обеспечения управления в области государственной стандартизации свидетельствует о том, что многие стороны данной проблемы еще не нашли своего решения и отражения в опубликованных работах.

Недостаточная изученность проблемы документационного обеспечения управления разработкой и внедрением стандартов тормозит создание нормативных документов, увеличивает трудозатраты, ведет к отставанию стандартов от научно-технического прогресса, их моральному устареванию и вызывает настоятельную необходимость совершенствования процессов стандартизации и, в частности их документационного обеспечения. Решение этих задач будет в целом способствовать повышению эффективности технического регулирования в Российской Федерации.

Объектом данного исследования является совокупность документов, образующихся в процессе государственной стандартизации.

Предметом исследования является совершенствование системы документационного обеспечения государственной стандартизации.

Цель диссертационного исследования заключается в научном анализе и обобщении практического опыта, выявлении тенденций и направлений развития и подготовке мер по совершенствованию системы документационного обеспечения государственной стандартизации.

Основные задачи исследования:

В соответствии с намеченными целями в диссертации решаются следующие задачи: стандартизация документация управление

- исследование организационных форм государственного управления стандартизацией; анализ основных направлений деятельности центральных органов стандартизации;

- изучение особенностей основных этапов развития стандартизации в 1990-2010 гг.;

- анализ состояния и развития состава документации по разработке, внедрению, хранению и использованию стандартов в России;

- определение направлений и подготовка рекомендаций по дальнейшему совершенствованию документационного обеспечения процессов государственной стандартизации.

Хронологические рамки исследования охватывают новейший период истории России - 1990-2010 гг. В этот отрезок времени осуществлялось кардинальное реформирование страны, которое затронуло все сферы социально-экономической деятельности, в том числе и систему стандартизации России. В некоторых случаях осуществлялись выходы за установленные временные рамки, чтобы проследить и выявить тенденции, основные этапы и направления развития документационного обеспечения управления процессами стандартизации в России после распада СССР.

Основой методологии диссертационного исследования является системный подход к анализу развития документационного обеспечения стандартизации в России. Методология работы представляет собой соединение традиционных общенаучных и специальных историко-документоведческих методов. Для решения поставленных задач используются методы: сравнительно-исторического и системно-структурного анализа, классификационный, статистический, графический. Методологические основы исследования включают принципы историзма, объективности и системности. Для рассмотрения изучаемой проблемы как целостного явления, анализа фактов во всей их совокупности и взаимосвязи использован системный метод. Из специальных исторических методов при написании работы использовались следующие методы: сравнительно-исторического анализа, хронологический, ретроспекции и актуализации. Для исследования и освещения проблемы документационного обеспечения использованы специальные документоведческие методы: текстологического анализа, научной организации труда и оргпроектирования, проектирования автоматизированных документационных систем и их графического представления. Тема исследуется в контексте проблемных аспектов теоретического и прикладного документоведения и архивоведения.

Источниковая база диссертации. К изучению привлечен широкий круг различных источников, как опубликованных, так и неопубликованных документов и работ, относящихся к предмету и задачам исследования.

Основное место занимают законодательные акты Российской Федерации, регулирующие деятельность сферы стандартизации, документы высших органов государственного управления (указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации). Наиболее важное значение для исследования имеют законы Российской Федерации, среди которых можно выделить Федеральный закон «О техническом регулировании» и ряд других федеральных законов и подзаконных актов, принятых в развитие и дополнение законов.

К изучению привлечено также, составляющее особую группу источников, имеющих важное значение в деятельности органов управления стандартизацией, законодательство Российской Федерации об информации, документации и документационном обеспечении управления, архивном хранении документации .

Особое значение имеют постановления и приказы Госстандарта и Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии .

Самостоятельную группу источников представляют государственные и национальные стандарты Российской Федерации, определяющие порядок разработки, построения, изложения, оформления, утверждения и хранения стандартов .

Важное значение имеет организационно-правовая, распорядительная и методическая документация по организации делопроизводства и документационного обеспечения управления в области стандартизации (приказы Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии, положения, правила и т.п.), регламентирующая организацию деятельности, задачи и функции органов по стандартизации при разработке, утверждении и внедрении стандартов.

Большое значение при изучении поставленной темы имеют материалы периодической печати. Состояние правовой и нормативно-методической базы управления документацией неоднократно анализировалось ведущими специалистами нашей страны на страницах журнала «Стандарты и качество», который подробно освещает работу, проводимую как центральными органами, так и местными, а также в отраслях промышленности. На его страницах получила отражение организационная, научная и аналитическая деятельность в этой области.

Названный материал позволяет глубже изучить особенности и изменения в документационном обеспечении процессов стандартизации в различных социально-политических и экономических условиях общественной жизни в ходе объективного исторического развития данной области документационного обеспечения управления.

Научная новизна и теоретическая значимость работы заключается в том, что в ней впервые комплексно исследуется документационное обеспечение управления процессами государственной стандартизации в России в 1990-2010 гг.; определены основные этапы развития стандартизации в Российской Федерации в указанный период. Впервые в обозначенный период подвергнут изучению состав документации, образующейся в процессе стандартизации, в ее историческом развитии. Данные, полученные при исследовании, позволили сформулировать предложения по совершенствованию как нормативных документов, так и самих процессов документационного обеспечения управления в сфере государственной стандартизации в Российской Федерации.

Апробация работы. Основные положения работы отражены автором в публикациях по теме исследования, апробированы в докладах и сообщениях на научных конференциях, в частности, на Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе» (2006, 2007, 2010 гг.); на Международной научно-практической конференции «Наука сервису» (2008 г.). Результаты диссертационного исследования также использовались в учебно-методических разработках, при разработке курса лекций для студентов Московского государственного университета сервиса (с 2007 г. - Российский государственный университет туризма и сервиса), на курсах повышения квалификации в Отраслевом центре повышения квалификации ВНИИДАД.

Результаты исследований использовались ВНИИДАД при разработке проектов ряда научно-методических материалов и отчетов о НИР по федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002-2010 гг.)» .

Практическое значение диссертационного исследования состоит в том, что полученные данные могут быть рекомендованы к внедрению и использованию учреждениями, предприятиями, организациями страны в процессе государственной стандартизации при разработке, внедрении, хранении и использовании технических регламентов, национальных стандартов и стандартов организаций; могут быть применены при разработке научно-методических пособий по документационному обеспечению проектов стандартов и использованы в учебном процессе в государственных и негосударственных учебных заведениях.

Структура диссертации обусловлена поставленными целями и задачами.

Исследование состоит из введения, трех глав, заключения, списка источников и литературы и приложений.

Содержание и основные выводы

В первой главе «Развитие нормативного правового обеспечения стандартизации в Российской Федерации» представлено состояние стандартизации перед распадом СССР, показаны предпосылки становления и особенности дальнейшего развития стандартизации в Российской Федерации, рассмотрены задачи и функции центральных органов по стандартизации на разных этапах их развития, выявлены закономерности новых направлений деятельности. Проанализированы основные законодательные и правовые акты в области стандартизации в Российской Федерации, а также приведены результаты статистических исследований количества разработанных стандартов в различные периоды новейшей истории .

В процессе исследования нормативной базы и документационного обеспечения управления процессами стандартизации в Российской Федерации в период новейшей истории с 1990 г. было выявлено несколько этапов.

Начало каждого из них характеризуется принятием новых законодательных актов в данной области и реализацией связанных с ними задач.

Первый - начальный этап (1990-1992 гг.) - связан со становлением Российской Федерации. Характерным отличием первого этапа является то, что страна перешла к новой политической системе, в то время как законодательная и нормативная базы не были подготовлены к этому переходу. Вопросы стандартизации продолжали регулироваться на правительственном уровне. Возникла острая необходимость в разработке и принятии новых нормативных документов и правовых актов.

Первые попытки организации работ в области стандартизации в условиях перехода к рыночной экономике были реализованы в постановлении Совета Министров СССР от 25.12.90 № 1340 «О совершенствовании организации работы по стандартизации» .

В целях создания необходимых условий для развития единой системы стандартизации, метрологии и сертификации в новых политических условиях на базе Российского республиканского управления Госстандарта СССР в 1991 г. Указом Президента РСФСР от 26 ноября 1991 № 237 был образован Государственный комитет РСФСР по стандартизации, метрологии и сертификации при Президенте РСФСР (Госстандарт РСФСР). Этот комитет являлся правопреемником Госстандарта СССР на территории Российской Федерации , год спустя был реорганизован в Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации .

С 1991 г. осуществлен переход на разработку стандартов силами технических комитетов по стандартизации (ТК) - формированиями специалистов, являющихся полномочными представителями заинтересованных предприятий и организаций для организации и проведения работ по стандартизации по закрепленным за ТК направлениям.

В связи с произошедшими политическими изменениями и образованием независимых государств для решения вопроса о взаимоотношениях в области технической политики между представителями государств бывшего СССР в 1992 г. было подписано Соглашение о проведении согласованной политики в области стандартизации, метрологии и сертификации и был основан Межгосударственный совет по стандартизации, метрологии и сертификации с местом пребывания технического секретариата в Минске.

Одним из первых законов, призванных урегулировать область стандартизации, был Закон Российской Федерации «О защите прав потребителей» .

Основные цели, задачи, принципы, организация работ по стандартизации регламентированы в комплексе стандартов «Государственная система стандартизации» (ГСС).

В этот период времени все еще продолжала действовать ГСС 1985 г., но она уже не отвечала потребностям страны, изменившимся в связи с переходом к новым методам экономического управления и развитием рыночных отношений. В связи с этим ускоренно разрабатывался новый комплекс ГСС, утвержденный уже в 1992 г.

Новая ГСС кардинально отличалась от предыдущей как структурно, так и предъявляемыми требованиями к стандартизации.

С принятием в 1993 г. Закона Российской Федерации «О стандартизации» начинается второй - переходный - этап развития стандартизации в Российской Федерации (1993-2002 гг.). Это десятилетие характеризуется развитием системы стандартизации. Россия в 1990-е гг. разработала собственную нормативную правовую базу, в том числе и в области стандартизации, определила ее основные цели, принципы и задачи.

В конце 90-х гг. было проведено реформирование структуры федеральных органов исполнительной власти, в результате чего Госстандарт России несколько раз подвергался реформированию. В итоге указом Президента Российской Федерации № 1142 был образован Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации и метрологии.

В этот же период времени вводятся в действие законы «Об обеспечении единства измерений» и «О сертификации продукции и услуг» , область регулирования которых входила в функции Госстандарта России. Утверждаются Положение о порядке создания и правилах пользования федеральным фондом государственных стандартов, общероссийских классификаторов технико-экономической информации, международных (региональных) стандартов, правил, норм и рекомендаций по стандартизации, национальных стандартов и зарубежных стран и Положение о порядке опубликования государственных стандартов и общероссийских классификаторов технико-экономической информации .

В середине 90-х гг. велись дальнейшие работы по развитию и совершенствованию ГСС. Разрабатывались новые стандарты, вносились изменения в уже принятые нормативные документы данного комплекса. Кроме того, были унифицированы и конкретизированы многие области стандартизации, в том числе и процессы документационного обеспечения управления стандартизацией.

С принятием нового Федерального закона «О техническом регулировании» (2003 г.) начинается третий - реформационный период, который завершился в 2010 г. В этот период времени необходимо было полностью реализовать переход к новой системе технического регулирования. Реформирование системы стандартизации было вызвано влиянием рыночных условий и необходимостью повышения конкурентоспособности отечественной продукции, попытками Российской Федерации вступить в ВТО и соответствовать международному уровню в области стандартизации.

С принятием нового закона основной задачей становится создание двухуровневой системы: технических регламентов, обязательных для применения, и национальных стандартов, носящих рекомендательный характер. Отметим, что технический регламент может быть принят федеральным законом, указом Президента Российской Федерации или постановлением Правительства Российской Федерации. Также возникла потребность пересмотра нормативной базы и разработки новых документов в области технического регулирования. Для проведения этих работ сначала необходимо было привести комплекс нормативных документов по системе стандартизации в соответствие с положениями закона.

Параллельно с преобразованием системы стандартизации в 2003-2004 гг. проводилась административная реформа , в ходе проведения которой Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации и метрологии был преобразован в Федеральную службу по техническому регулированию и метрологии , позже преобразованную в Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Ростехрегулирование ), находящееся в ведении Министерства промышленности и энергетики Российской Федерации.

Проведенный анализ законодательной базы в области стандартизации в Российской Федерации свидетельствует, что ее положения охватывают значимые сферы, связанные с реорганизацией технического регулирования. Однако при всей важности реформы технического регулирования лишь в общих чертах нашли отражение вопросы, касающиеся структуры служб по стандартизации, которые во многом не соответствуют структуре Международной организации по стандартизации; вопросы документационного обеспечения разработки, внедрения, архивного хранения технических регламентов и стандартов; вопросы подготовки квалифицированных кадров и др.

Во второй главе «Исследование состава документации и процессов документационного обеспечения управления разработкой национальных стандартов Российской Федерации» рассмотрены комплексы документов, сопровождающие проект стандарта на различных стадиях его жизненного цикла, и проведен их сравнительно-исторический анализ. Кратко изложена организация хранения стандартов.

На сегодняшний день в ГОСТ Р 1.2-2004 «Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены» выделены четыре основные стадии разработки стандарта: организация разработки стандарта; разработка первой редакции проекта стандарта и ее публичное обсуждение; разработка окончательной редакции проекта стандарта и ее экспертиза; подготовка проекта стандарта к утверждению, утверждение стандарта, его регистрация, опубликование и введение в действие. В различные этапы рассматриваемого периода эти стадии изменялись и трансформировались, а следовательно, менялся состав документов и требования к ним.

Для каждой из этих стадий характерен свой состав видов документов. Так, при организации разработки стандарта заинтересованная сторона направляет в ТК или его подкомитет (ПК) соответствующую заявку или предложение о разработке стандарта и организационно-распорядительные документы о создании рабочей группы.

На стадии разработки первой редакции проекта стандарта и ее публичного обсуждения кроме самого проекта стандарта одним из значимых документов является пояснительная записка. Это связано с тем, что она содержит в себе такие важные сведения, как технико-экономическое, социальное или иное обоснование, целесообразность разработки проекта стандарта, ожидаемую экономическую, социальную или иную эффективность от применения стандарта, сведения о соответствии проекта федеральным законам, техническим регламентам, иным нормативным правовым актам, в том числе международным и ранее утвержденным стандартам (при необходимости могут указываться предложения об их пересмотре, изменении или отмене), и др. На этом же этапе готовятся такие документы, как: уведомления о разработке национального стандарта и о завершении его публичного обсуждения, сопроводительное письмо к первой редакции проекта стандарта для рассылки на отзыв, отзывы и составленная на их основе сводка замечаний и предложений по проекту стандарта, протокол публичного совещания, на котором было проведено обсуждение доработанного проекта стандарта.

На стадии разработки окончательной редакции проекта стандарта и ее экспертизы, помимо окончательной редакции проекта национального стандарта (три экземпляра), сводки замечаний и предложений по первой редакции проекта национального стандарта, пояснительной записки, дополненной краткой характеристикой полученных отзывов заинтересованных лиц, а также сведениями о результатах публичного обсуждения доработанного проекта стандарта и сведениями о публикации уведомления о завершении публичного обсуждения проекта национального стандарта и его размещении в информационной системе общего пользования, протокола совещания (заседания), на котором было проведено публичное обсуждение доработанного проекта стандарта, к комплексу документов добавляются экспертные заключения членов ТК и специализированных экспертных организаций, заключения ТК с мотивированными предложениями об утверждении или отклонении проекта стандарта, документы (письмо, протокол или визирование проекта), подтверждающие согласование проекта стандарта с федеральными органами исполнительной власти (если необходимо), письмо ТК о представлении проекта стандарта в Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии для утверждения.

На заключительной, четвертой фазе - подготовка проекта стандарта к утверждению, утверждение стандарта, его регистрация, опубликование и введение в действие - проект стандарта в трех экземплярах и комплект сопроводительных документов передаются ТК в Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии. Здесь курирующее подразделение готовит сопроводительное письмо и направляет его вместе с полученным комплектом документов в уполномоченную научную организацию по стандартизации (далее - НИИ), которая рассматривает проект стандарта. После рассмотрения НИИ готовит докладную записку руководству Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии на проект национального стандарта, проект приказа об утверждении и вводе в действие и сопроводительное письмо о направлении стандарта на регистрацию.

Таким образом, при разработке проекта стандарта используется значительный объем различных видов документов, состав которых зависит от стадии разработки. Информация о их составе в нормативных документах представлена довольно полно.

Помимо исследования комплекса сопроводительных документов проекта национального стандарта, проведено аналогичное исследование видов документов проекта технического регламента и сравнительный анализ разработки и видового состава документов этих двух проектов.

В результате исследования было выявлено, что схема разработки и сопроводительные документы проектов технического регламента и национального стандарта во многом схожи. Но при всей схожести процессов разработки данные документы имеют различный правовой статус (технические регламенты принимаются федеральным законом, постановлением Правительства Российской Федерации или утверждаются указом Президента Российской Федерации), а следовательно, есть некоторые отличия при их разработке и утверждении. Эти процессы достаточно подробно изложены для национальных стандартов в специальном комплексе нормативных документов национальный системы стандартизации , однако для технических регламентов аналогичный комплекс стандартов отсутствует. Имеются только сведения о содержании документов, сопровождающих разработку технических регламентов, но при этом недостаточно информации о процессах документационного обеспечения управления. Не установлены виды документов, из которых формируются первичные комплексы (дела технических регламентов).

Кроме того, выявлено, что в действующей на сегодняшний день системе стандартизации так же, как и в предыдущей , отсутствуют нормативные документы, в которых были бы сформулированы принципы внедрения стандартов, их дальнейшего мониторинга и проверки, как это было предусмотрено в Государственной системе стандартизации советского периода .

Таким образом, при всей значимости разработанных законодательных и нормативных документов они не лишены недостатков и нуждаются во внесении дополнений и изменений, в связи с чем необходимо проведение дополнительных работ по развитию системы технического регулирования в целом.

Третья глава «Направления и меры совершенствования документационного обеспечения государственной стандартизации в Российской Федерации» исследования направлена на разработку рекомендаций по совершенствованию документационного обеспечения стандартизации и нормативной правовой базы. Исследуются вопросы внедрения национальных стандартов, автоматизации документационного обеспечения стандартизации и архивного хранения первичных комплексов документов данной области.

Проблемы документационного обеспечения стандартизации являются общими и для различных областей экономики, так как основная нормативная база документационного обеспечения управления в значительной мере устарела и не отвечает потребностям постоянно развивающихся информационных технологий. Существенные изменения в область документационного обеспечения внесены постановлением Правительства Российской Федерации № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» , что вызвало необходимость пересмотра ряда стандартов в данной области. Для реализации этих работ, в первую очередь, необходимо проведение определенных организационных мероприятий в данном направлении стандартизации, так как недостатки организационной структуры служб по стандартизации отражаются на документационном обеспечении. Так, на базе ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело» в России создан ПК 4 «Управление документами», который ведет ВНИИДАД. ПК 4 принимает участие в работе ИСО/ТК 46 «Информация и документация» ПК 11 «Управление архивами и документами». Для укрепления своих позиций и установления соответствия структуре международных организаций по стандартизации представляется целесообразным вместо ПК 4 создание ТК, который бы соответствовал структуре ИСО/ТК 46. Подобные преобразования будут способствовать ускорению работ по пересмотру, разработке и последующему введению большого числа как национальных, так и международных стандартов в области документационного обеспечения и архивного дела, гармонизации их содержания.

Остро назревшими являются вопросы архивного хранения первичных комплексов документов по стандартизации.

Постоянное хранение и доступ заинтересованных лиц к техническим регламентам, национальным, международным, межгосударственным стандартам и другим документам, согласно Федеральному закону «О техническом регулировании» (ст. 44), обеспечивает Федеральный информационный фонд технических регламентов и стандартов, положение о котором утверждено Правительством Российской Федерации от 15 августа 2003 г. .

По сути стандарты и другие документы вошли в состав государственного информационного ресурса, но взаимоотношения между Архивным фондом Российской Федерации и Федеральным информационным фондом технических регламентов и стандартов до сих пор не регламентированы федеральным законодательством . Лишь в постановлении Правительства Российской Федерации от 15 августа 2003 г. (п. 10 в) указано, что Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии организует депозитарное хранение в течение 10 лет отмененных (утративших силу) документов Федерального информационного фонда технических регламентов и стандартов, подлежащих затем передаче на постоянное архивное хранение, а по постановлению Правительства Российской Федерации от 27 декабря 2006 г. № 808 ФГУП «Российский научно-технический центр информации по стандартизации, метрологии и оценке соответствия» включено в перечень федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности .

С целью урегулирования на законодательном уровне взаимоотношений между Архивным фондом Российской Федерации и Федеральным информационным фондом технических регламентов и стандартов полагаем, целесообразно было бы внести соответствующие изменения и дополнения в федеральные законы «О техническом регулировании», «Об архивном деле в Российской Федерации» и «Об информации, информационных технологиях и защите информации».

В нормативных документах национальной системы стандартизации до сих пор не определен порядок работы с техническими регламентами, стандартами и сопровождающими их документами, прекратившими свое действие в связи с устареванием или по иным причинам. Причем это касается не только технических регламентов и национальных стандартов, но и стандартов организаций. Этот пробел лишь в некоторой степени восполняют нормативные документы Росархива последнего времени , являющиеся одновременно и методическими пособиями по экспертизе ценности документов.

Остается нерешенным вопрос хранения комплексов документов по стандартизации, которые не концентрируются в Федеральном фонде технических регламентов и стандартов. Особое место здесь занимают проблемы архивного хранения стандартов крупных организаций, так как они могут содержать важную научно-техническую информацию и являться основой для создания национальных стандартов, но при этом отсутствует информация о том, где они хранятся и что происходит с ними после замены.

В процессе исследования выявлено, что в Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организации, с указанием сроков хранения (далее - Перечень НТД), не указаны такие значительные документы, как программа разработки технических регламентов и национальных стандартов, бизнес-план ТК, отчет секретариата ТК, пояснительная записка, экспертные заключения, сводки отзывов, приказ об утверждении, вводе в действие и другие, не менее важные документы.

В связи с чем рекомендуется внести соответствующие дополнения в уже действующий Перечень НТД и обратить на это внимание при составлении отраслевых перечней, которые предстоит разработать федеральным министерствам, службам и агентствам в соответствии с п. 26 б разд.V постановления Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» .

Кроме вопросов хранения первичных комплексов документов по стандартизации, в нормативных документах на сегодняшний день остается не затронутым ряд аспектов. Так, например, нет четких правил по мониторингу и проверке действующих нормативных документов и восстановлению подлинников технических регламентов и стандартов. До сих пор остается недостаточно разработанной нормативная и методическая базы системы внедрения национальных стандартов, несмотря на то, что данный этап можно отнести к одному из самых сложных и трудоемких. Это существенный недостаток современной системы стандартизации и технического регулирования в целом. В связи с этим в диссертации предложены общие рекомендации по организации внедрения стандартов.

Кроме того, при разработке проектов стандартов, по нашему мнению, целесообразно проводить оценку рисков, связанных с реализацией стандартов, как это принято в практике некоторых крупных компаний. Подобная работа связана не только с оценкой рисков, но и разработкой мероприятий по их снижению и предотвращению.

Информатизация и автоматизация документационного обеспечения управления должна также стать одним из приоритетных направлений развития технического регулирования.

Для обеспечения реализации информационной технологии на современном уровне приказом Ростехрегулирования № 45 от 16.01.2008 в опытную эксплуатацию с 1 февраля 2008 г. была введена автоматизированная система сбора и обработки информации о ходе разработки национальных стандартов «Мониторинг НД». Основной целью введения данной системы стало совершенствование контроля хода разработки национальных стандартов. Система «Мониторинг НД» уже на протяжении нескольких лет находится в опытной эксплуатации, что является серьезным недостатком при ее использовании.

Система не решает вопросы управления документацией в области технического регулирования, то есть до сих пор не используется в полной мере единая для всех служб по стандартизации автоматизированная система управления документацией. Поэтому вся основная работа ведется с бумажными документами, что, без сомнения, увеличивает затраты времени при обработке документов на всех этапах их жизненного цикла и требует дополнительного времени для последующего оцифровывания и импортирования в систему «Мониторинг НД».

Таким образом, для дальнейшего развития и совершенствования документационного обеспечения управления стандартизацией и реализации современной информационной технологии целесообразно не только обеспечить скорейший ввод в полную эксплуатацию системы «Мониторинг НД», но и организовать последующее ее развитие и совершенствование при работе с документацией, сопровождающей процессы стандартизации. Альтернативным вариантом может стать разработка системы электронного документооборота, гармонизированной с уже действующей системой «Мониторинг НД» и предназначенной для использования не только в центральном аппарате Росстандарта, но и в службах по стандартизации.

Поддержание работоспособности автоматизированной системы связано с наличием квалифицированного персонала, а это требует подготовки кадрового состава, способного работать с электронной документацией и средствами современных информационных технологий.

Процессы разработки новых технических регламентов и национальных стандартов и их документационного обеспечения требуют больших трудозатрат. Процессы технического регулирования требуют правовой определенности, опыта и времени. При недостатке этого задача представляется очень непростой.

Несмотря на то, что при разработке технических регламентов и национальных стандартов требуются глубокие специальные знания процессов документационного обеспечения управления, в настоящее время при подготовке специалистов-документоведов, на наш взгляд, недостаточно внимания уделяется специализированным областям управленческой деятельности, в частности вопросам технического регулирования и его документационного обеспечения.

В связи с этим целесообразно разработать соответствующие научно-практические рекомендации и учебно-методические пособия, которые сочетали бы в себе необходимые общие правила документационного обеспечения управления и требования к документации, представленные в Федеральном законе «О техническом регулировании», серии стандартов «Стандартизация в Российской Федерации» и других нормативных документах. При этом должны использоваться в более широком масштабе современные информационные технологии.

Для привлечения новых кадров в данную сферу целесообразно подготовить и реализовать программу поддержки молодых специалистов. Необходимо уделять внимание повышению квалификации специалистов, занятых в сфере технического регулирования в области документационного обеспечения управления. Особо следует обратить внимание на повышение профессионализма, связанного с освоением новых информационных технологий.

Условием дальнейшего развития стандартизации является необходимость постоянного и более глубокого изучения и теоретического обобщения сложившейся практики, разработка нормативно-методических документов для установления сроков хранения и порядка передачи дел стандартов на архивное хранение, в том числе в электронно-цифровой форме, уточнение нормативных правовых актов, регламентирующих процессы документирования при стандартизации, обеспечение электронного информационного взаимодействия в процессе разработки, согласования, утверждения, внедрения и хранения стандартов, что значительно оптимизирует затраты времени на всех этапах работы с проектами и стандартами, включая работы по обеспечению архивного хранения и использования.

В заключении подведены итоги исследования и представлены основные выводы.

1. Современная стандартизация во многом базируется на опыте, накопленном в предшествующие периоды своего развития.

Переход в начале 1990-х гг. к новому политическому строю затронул социально-экономические аспекты жизни страны. Произошедшие перемены сказались и на стандартизации. Изменение ситуации в 1990-х гг. не нашло своевременного отражения в нормативной правовой базе по стандартизации. Со значительной задержкой произведена разработка в России собственной нормативной базы стандартизации, был сформирован федеральный фонд стандартов.

В 2000-х гг. возникла потребность реформирования системы стандартизации. Она обусловлена влиянием рыночных отношений на повышение конкурентоспособности, планами Российской Федерации вступить в ВТО и соответствовать международному уровню в области стандартизации. В связи с этим возникла необходимость пересмотра нормативной базы и разработки новых документов в области стандартизации.

Положения нового законодательства охватывают важные и значимые сферы, связанные с реорганизацией технического регулирования. Радикально изменился подход к системе стандартизации. Не остались без изменения, соответственно, и сами процессы стандартизации. Видоизменились документы, сопровождающие жизненный цикл стандарта, изменился состав дела стандарта.

Однако остаются недостаточно регламентированы процессы документационного обеспечения управления разработкой технических регламентов, информация о которых представлена только обобщенными сведениями . Для технических регламентов до сих пор не установлены основные виды документов, из которых формируются первичные комплексы (дела технических регламентов).

При всей значимости разработанных законодательных и нормативных документов они не лишены недостатков и нуждаются во внесении дополнений и изменений, в связи с чем необходимо проведение дополнительных работ по развитию комплекса нормативных документов Национальной системы стандартизации и технического регулирования в целом.

2. Важное значение при разработке проектов технических регламентов и стандартов имеет их документационное обеспечение.

Документационное обеспечение государственной стандартизации представляет собой особую систему, поскольку документы, сопровождающие процесс разработки и последующие этапы жизненного цикла, содержат в себе не менее важную информацию, чем сам технический регламент или стандарт. Именно в этих документах приводится информация о целях и задачах, которые будут реализованы тем или иным техническим регламентом и стандартом, сведения о технической, экономической и социальной эффективности, отзывы по проекту и результаты проведения экспертизы и др. Одним из важных направлений в области развития государственной стандартизации является совершенствование документационного обеспечения.

Однако это существенно затруднено ограниченностью нормативной базы управления документацией, в значительной мере устаревшей и не отвечающей потребностям современной экономики, уровню информационных технологий и международному уровню стандартизации процессов документирования и документационного обеспечения управления.

Для совершенствования процессов стандартизации в области управления документацией в процессе исследования также была выявлена необходимость проведения определенных организационных мероприятий, которые могут быть связаны с гармонизацией структур технических комитетов и подкомитетов со структурами международных организаций по стандартизации (ИСО, МЭК, МСЭ и др.).

3. Одним из приоритетных направлений развития технического регулирования должна стать информатизация и автоматизация документационного обеспечения управления процессами стандартизации.

Для обеспечения реализации информационной технологии на современном уровне в 2008 г. была введена в опытную эксплуатацию автоматизированная система сбора и обработки информации о ходе разработки национальных стандартов «Мониторинг НД». Основной целью введения данной системы стало совершенствование контроля хода разработки национальных стандартов. Несмотря на всю свою значимость, система «Мониторинг НД» не решает вопросы управления документацией в системе технического регулирования.