Формирование документального фонда органов исполнительной власти субъекта Российской Федерации (на примере Республики Коми)

Размещено на http://www.allbest.ru/

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)

На правах рукописи

Автореферат

диссертации на соискание учёной степени кандидата исторических наук

Формирование документального фонда органов исполнительной власти субъекта Российской Федерации (на примере Республики Коми)

Специальность: 05.25.02 - Документалистика, документоведение, архивоведение

Боровлёва Зинаида Александровна

Москва 2008

Работа выполнена во Всероссийском научно-исследовательском институте документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)

Научный руководитель: доктор исторических наук, А.Н. Сокова.

Официальные оппоненты:

Доктор исторических наук, профессор Т. Г. Архипова

Кандидат исторических наук Н. Г. Можаева

Ведущая организация: ГОУ ВПО «Государственный университет управления»

Защита состоится: «25» декабря 2008 г. в 14 часов на заседании диссертационного совета Д.316.001.01 во Всероссийском научно-исследовательском институте документоведения и архивного дела по адресу: 117393, Москва, ул. Профсоюзная, д.82.

С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке ВНИИДАД по адресу: 117393, Москва, ул. Профсоюзная, д.82.

Автореферат разослан «22» ноября 2008 г.

Учёный секретарь диссертационного совета, д-р истор. наук И. В. Сабенникова.

Введение

Актуальность темы исследования. Анализ формирования документального фонда имеет высокую степень актуальности, так как эффективная деятельность органа власти напрямую зависит от эффективно выстроенной работы с документами, образующимися в процессе реализации функций, то есть с его документальным фондом.

Непрерывный рост объёмов документального фонда, коренные изменения в социально-политической сфере субъектов РФ, усложнившиеся задачи современного управления, принятие таких важных актов, как ФЦП «Электронная Россия (2002 - 2010 гг.)», Концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года, Концепции региональной информатизации до 2010 года, Концепции административной реформы в Российской Федерации, а также развитие двуязычия в делопроизводстве национальных республик и другие факторы позволяют говорить об особой актуальности изучения формирования документального фонда органов исполнительной власти субъекта РФ, призванных осуществлять большую исполнительную и распорядительную деятельность, затрагивающую права и интересы граждан.

С момента создания органов исполнительной власти в Республике Коми в условиях становления и развития современной российской государственности прошло около пятнадцати лет, отсчёт можно вести с 12.10.1994, именно в этот день Верховным Советом Республики Коми был принят Закон РК «Об органах исполнительной власти Республики Коми». Пятнадцать лет существования системы органов исполнительной власти Республики Коми в новых условиях - вполне достаточный срок, чтобы подвести итоги становления этой системы исходя из анализа её документального фонда.

Административная реформа направлена на установление чётких функций и ответственности структур системы исполнительной власти и на взаимодействие всех уровней власти, - всё это связано с анализом документального фонда органов власти, так как изменения в системе функций отражаются прежде всего на документальном фонде. Любая функция управления имеет определённый состав документов, сопровождающих процесс реализации конкретной функции управления, поэтому изучение такого состава может дать наглядное представление и о процессе реализации управленческих функций.

Разработанность проблемы. Вопросы формирования документального фонда органов государственной власти субъекта РФ во взаимосвязи с функциями управления, а также на основе анализа дел организации, в отечественной литературе как самостоятельные до настоящего времени не ставились.

Однако в отдельных работах А. Н. Соковой исследованы вопросы ведения делопроизводства в государственном аппарате, рассмотрена необходимость нормативно-правовой и методической регламентации ДОУ, а также показана тесная связь систем документации с функциями государственных структур Сокова, А. Н. Делопроизводство в государственном аппарате / А.Н. Сокова. - Саратов: Изд-во Сарат.ун-та, 1997. - 249с.; Она же. Деловая документация в сфере управления. - М.:Знание,1985. - 64 с.; Она же. Документоведение и его роль в государственном управлении и для исторической науки. - М.,1985. Деп.в ОЦНТИ ВНИИДАД, № 039-86 и др..

В основополагающих работах М. В. Ларина достаточно глубоко исследована документация как часть информационных ресурсов и обоснована необходимость создания систем управления всем комплексом таких ресурсов, использующих современные информационные технологии Ларин, М. В. Управление документацией и новые информационные технологии /М.В. Ларин. - М. : Науч.кн., 1998. - 137 с.; Он же. Управление документацией в организациях.- М. :Науч.кн., 2002. - 288 с.; Он же. Управление документацией: Теория и практика: тезисы доклада //Делопроизводство. - 2001. - №1. - С. 7 - 12; Он же. Современные системы ДОУ: учеб.пос. / М.В. Ларин, В.С. Мингалёв - М.:МГИАИ, 1982. - 99с. и др..

Особый интерес в работах В. Д. Банасюкевича представляет его взгляд на проблемы современной нормативно-методической базы ДОУ, рассмотрение аспектов проведения экспертизы ценности документов, первый этап которой зафиксирован в номенклатуре дел, а также функций управленческих документов Банасюкевич, В. Д. Разработка Государственной системы документационного обеспечения управления - актуальная задача/ В.Д. Банасюкевич, М.В. Ларин // Делопроизводство. - 1998. - №1. - С.5 - 8; Он же. Функции управленческих документов / В. Д. Банасюкевич ; ВНИИДАД // Терминологические проблемы в области документоведения и архивоведения : тез. сообщ. к теоретическому семинару. - М., 1973. - С. 69 и др..

Взаимосвязь функций управления с содержанием и составом документов, соответствие содержания документации функциям управления отмечается В. С. Мингалёвым как «закон документоведения» Мингалёв, В. С. Общие закономерности и тенденции документообразования в социально-экономических системах управления (Проблемы изучения) / В. С. Мингалёв. - М., 1983. .

Особое место в изучении взаимосвязи документального фонда с функциями органов исполнительной власти занимают работы В. Ф. Янковой Янковая, В. Ф. Управленческий документооборот: перспективы развития документоведческих исследований в организациях / В. Ф. Янковая // Документация в информационном обществе: современные технологии документооборота : докл. и сообщ. на ХIII Межд. научн.-практ. конф., Москва, 22 - 23 ноября 2006 г. / Росархив; ВНИИДАД. - М., 2007. - С. 155 - 164., в которых рассмотрено новое направление документоведческих исследований с учётом реализации административной реформы, касающейся упорядочения функционального состава органов власти, а следовательно, упорядочения документального фонда, непосредственно связанного с реализацией управленческих функций.

Принципиальное значение для разработки темы исследования имеют работы К. Г. Митяева, который впервые наиболее полно описал правила группирования дел документального фонда и проанализировал номенклатуру дел как основу построения документального фонда организации Митяев, К.Г. История и организация делопроизводства в СССР : учеб. пособие / К. Г. Митяев ; под ред. А.В. Чернова. - М. : МГИАИ, 1959. - 353 с. ; Он же. Документоведение, его задачи и перспективы развития / К. Г. Митяев // Вопр. архивоведения. - 1964 и др.. Роль номенклатуры дел в оргпроектировании при комплексных разработках автоматизированных систем управления исследовал В. С. Мингалёв Мингалёв, В. С. Оргпроектирование при разработке автоматизированных систем управления / В. С. Мингалёв. - Рига, 1969; Он же. Из опыта составления номенклатуры дел / В. С. Мингалёв // Советские архивы. - 1970. - № 4. .

Достаточно чётко выделены функции номенклатуры дел в документационном обеспечении управления в работе авторского коллектива кафедры документоведения РГГУ под редакцией профессора Т.В. Кузнецовой Делопроизводство / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Г. Ю. Максимович, Л. В. Санкина ; под общ. ред. Т. В. Кузнецовой. - М. : МЦФЭР, 2004. - 544 с. .

Во многих работах рассмотрена разработка номенклатуры дел как одного из основных структурообразующих элементов формирования документального фонда Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов /сост. А.В. Пшенко. - М. : Проспект, 2003. - 448; Пшенко, А.В. Хранение документов и обеспечение их сохранности // Секретарское дело. - 2003. - №10. - С. 63 - 67; Он же. Структура баз данных по документной системе организации / А.В. Пшенко // Секретарское дело. - 2004. - №6. - С.44 - 46; Емышева, Е.М. Формируйте дела правильно // Секретарское дело. - 2006. - №2. - С. 68 - 71; Альбрехт, Б.В. Номенклатура дел и их роль в организации работы с документами юридических лиц разных форм собственности // Секретарское дело. - 2004. - №4. - С.33 - 35; Красавин, А. Зачем нужна номенклатура дел? // Служба кадров и персонал. - 2005. - №11. - С.97 - 98 и др.. Бобылёва М. П. отмечает новое информационное качество номенклатуры дел в условиях внедрения современных систем автоматизации делопроизводстваБобылёва, М. П. Подготовка номенклатуры дел организации в условиях использования элементов электронного документооборота / М. П. Бобылёва // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2007. - №1. - С. 6 - 17..

Развитие документального фонда Республики Коми идёт в конкретных исторических условиях. Многие работы исследователей отечественной истории высвечивают тесную связь реформ делопроизводства с реформами управленияЕрошкин, Н.П. История государственных учреждений дореволюционной России / Н.П.Ерошкин. - М.:Высш.шк., 1983. - 352 с.; Коржихина, Т.П. История государственных учреждений СССР / Т.П. Коржихина. - М., 1986. - 399 с.; Она же. История российской государственности / Т.П. Коржихина, А.С. Сенин. - М., 1995 и др.. Среди исследований, посвящённых государственному аппарату современной России, особое место занимают работы Т. Г. Архиповой, в которых представлена целостная картина становления органов государственной власти в динамике на протяжении более 15 лет с начала 1990-х гг. до 2006 г. Архипова, Т.Г. Современная организация государственных учреждений России: учеб. / Т.Г. Архипова, Е. П. Малышева. - М.: Изд. Центр РГГУ, 2006. - 605 с.; Она же. История государственной службы в России, XVIII - XX века / Т. Г. Архипова, М. Ф. Румянцева, А. С. Сенин. - М., 1999. - С. 231 и др.

В диссертационных исследованиях А. В. Ермолаевой, О. Ю. Митченко сделан анализ ДОУ деятельности органов власти субъекта РФЕрмолаева, А.В. Документирование правотворческой деятельности органов государственной власти субъектов Российской Федерации (на примере Саратовской области) : автореф. дис. …канд. ист. наук.05.25.02 / РГГУ. - М.,2002; Митченко, О.Ю. Документационное обеспечение деятельности органов местного самоуправления (на примере администрации города Твери): автореф. дис. …канд. ист. наук.05.25.02 / РГГУ. - М.,2004., в работе О. И. Рыскова рассмотрено применение электронных документов в деятельности федеральных органов исполнительной власти Рысков, О. И. Исследование нормативно-методического обеспечения и практики применения электронных документов в деятельности федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации (1993 - 2004 гг.) : автореф. дис. …канд. ист. наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 2004. - 26 с..

Исследованию информационно-документационного обеспечения аппарата управления посвящена диссертация В.И. Растегаева Расстегаев, В. И. Исследование и разработка информационно-документационного обеспечения аппарата управления : Автореф. дис. …канд. ист. наук. 05.512 / МГИАИ. - М., 1974.. Существует ряд работ по вопросам стандартизации и унификации управленческих документов (Л. В. Санкиной, А. Н. Соковой, В. Ф. Янковой и др.) Васильев, М. А. Проблема унификации текстов управленческих документов, применяемых в делопроизводстве советских учреждений (история и современное состояние) : автореф. дис. …канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М., 1975. - 24 с.; Исаджанян, Ж. Г. Совершенствование документирования функций управления аппарата промышленного министерства : автореф. дис. …канд. ист. наук. - М., 1978. - 24 с.; Санкина, Л. В. Совершенствование форм управленческих документов на основе стандартизации и унификации (1917 - 1980 гг.) : автореф. дис. …канд. ист. наук. 05.512 / МГИАИ. - М., 1983. - 24 с.; Сокова, А. Н. История унификации и стандартизации документов в СССР (1917 - 1970 гг.) : автореф. дис. … канд. ист. наук. 05.512 / МГИАИ. - М., 1971. - 16 с.; Янковая, В. Ф. Оптимизация текстов управленческих документов (теоретический аспект) : автореф. дис. …канд. ист. наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М., 1987. - 23 с., вопросам повышения эффективности отдельных систем документации (А. С. Красавина, А. В. Пшенко)16 Красавин, А. С. Документирование трудовой деятельности работников органов государственного управления : История и современное состояние : автореф. дис. …канд. ист. наук. 05.25.02 / МГИАИ. - М.,1978. - 24 с.; Пшенко, А. В. Документирование деятельности архивной службы на современном этапе : автореф. дис. …канд. ист. наук. 05.25.02 / ВНИИДАД. - М.,1983. - 24 с.. Шаталовой Т. С. проанализирована динамика документопотоков между республиканским (областным) аппаратом управления и подведомственными организациями Шаталова, Т. С. Совершенствование динамики документопотоков между республиканским аппаратом управления и подведомственными организациями : автореф. дис. …канд. тех. наук. 05.25.02 / РГГУ. - М., 1999. - 23 с. .

В материалах республиканских научно-практических конференций, организованных Архивным агентством Республики Коми и ГУ РК «Национальный архив Республики Коми», изложены проблемы развития документоведения и архивного дела на республиканском уровне Архивы Республики Коми в современных условиях : Материалы науч.-практ. конф. 24 октября 2005 г., г. Сыктывкар / ГУ РК «Национальный архив»; КРАГСиУ. - Сыктывкар, 2006. - 238 с..

Исходя из обзора работ по теме диссертационного исследования, можно предположить её недостаточную разработанность в отношении аспектов развития и становления документального фонда органов исполнительной власти субъекта РФ на основе анализа номенклатур дел в условиях социально-политического реформирования государства, внедрения информационных технологий в делопроизводство и законодательного закрепления двуязычного делопроизводства в национальной республике.

Цель данного диссертационного исследования - для совершенствования документационного обеспечения управления деятельности органов исполнительной власти изучить формирование документального фонда органов исполнительной власти субъекта России (на примере Республики Коми) с учётом его специфики.

Задачи, решение которых составило содержание предлагаемой для защиты работы:

1.Изучить понятийную базу, касающуюся системы определений, связанных с терминами «документальный фонд», «номенклатура дел».

2. Выделить этапы формирования и развития документального фонда высшего органа исполнительной власти Республики Коми в условиях изменений состава его функций с 1990 г. - по настоящее время.

3. Рассмотреть реализацию функции организации делопроизводства в системе республиканских органов исполнительной власти с учётом законодательно закреплённого двуязычия в делопроизводстве и внедрения информационных технологий (на примере Республики Коми).

4. Рассмотреть номенклатуру дел органа государственной власти как классификационную схему формирования документального фонда, в которой наиболее полно отражена организационно-функциональная структура составителя - органа государственной власти.

5. Выявить тенденции изменений в документальном фонде органов исполнительной власти Республики Коми.

Объектом диссертационного исследования являются органы исполнительной власти субъекта РФ, деятельность которых направлена в первую очередь на решение вопросов обеспечения конституционных прав и свобод граждан.

Предметом исследования являются документальный фонд и совокупность процессов образования документации в ходе реализации функций высшего органа исполнительной власти Республики Коми.

Хронологические рамки диссертационного исследования - 1990 - до настоящего времени - обусловлены созданием новой российской государственности, одним из важных признаков которой было придание большего суверенитета субъекту РФ Декларация о государственном суверенитете Коми Советской Социалистической Республики // Красное знамя. - 1990. - 5 сент. - № 204., то есть именно в этот период и закладывались основные принципы функционирования всей системы исполнительной власти республики, что отразилось на состоянии документального фонда.

Источниковую базу исследования составляют:

Нормативно-правовая база, регламентирующая ДОУ (среди них акты, регламентирующие терминологическую базу исследования; вопросы организации и деятельности органов исполнительной власти субъекта РФ; акты, касающиеся вопросов документирования и работы с документами в органах исполнительной власти Республики Коми; развитие электронного документооборота, законодательного закрепления двуязычия в делопроизводстве органов государственной власти национальной республики и др.).

Общеотраслевые нормативные документы, издаваемые федеральными органами исполнительной власти и другими ведомствами: акты Федеральной архивной службы: нормативные, инструктивные, методические; нормативно-технические документы Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии, в частности, государственные стандарты, касающиеся вопросов ДОУ, и др.

Обширную группу источников составили делопроизводственные документы (инструкции по делопроизводству, индивидуальные номенклатуры дел, положения и др.), хранящиеся в архивном отделе Администрации Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми (1992 - 2003 гг.), Национальном архиве Республики Коми (1990 - 1992 гг.). Особое место среди этих источников занимают номенклатуры дел высшего органа исполнительной власти, так кака их изучение позволило исследовать тенденции изменений в документальном фонде системно. Информация о документах, сгруппированных в дела, представлена в номенклатурах дел достоверно и наглядно, а главное, в системе всей документации, заведённой в процессе реализации функций. Многие дела документального фонда прошлых лет можно наблюдать в настоящее время только в номенклатуре дел, так как в связи с истекшим кратковременным сроком хранения документы уже уничтожены. Только номенклатура дел позволяет наиболее полно воспроизвести картину формирования документального фонда прошлых лет.

Изучение понятийной базы, связанной с определением «документальный фонд», невозможно без рассмотрения понятий «дело», «номенклатура дел», «сроки хранения» и др., а также основного звена этой понятийной базы - определения «документ». В ходе анализа определений привлекались работы М. В. Ларина, К. Б. Гельман-Виноградова, А. Н. Соковой, В. Ф. Янковой Ларин, М. В. Управление документацией в организациях / М. В. Ларин.- М.:Науч.кн., 2002. - 288 с.; Он же. Электронные документы в управлении: науч.-метод. пособие / М. В. Ларин , О. И. Рысков ; ВНИИДАД. - М., 2005. - С. 42; Гельман-Виноградов, К. Б. Некоторые вопросы научной трактовки понятия «документ» / К. Б. Гельман-Виноградов // Документация в информационном обществе: административная реформа и управление документацией: докл. и сообщ. на XI Межд. науч.-практ. конф., 23 - 25 нояб. 2004 г., Москва / Росархив, ВНИИДАД. - М., 2005. - С. 84 - 87; Янковая, В. Ф. Терминология документационного обеспечения управления / В. Ф. Янковая // Управление персоналом. - 1999. - № 11 (41). - С. 74 и др. и др.

Тема диссертации потребовала изучения работ, посвящённых некоторым аспектам проведения экспертизы ценности документов, основные вопросы которой раскрываются в работах М. П. Жуковой Жукова, М.П. Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов (теория и методика)/ Федер. арх. агентство ; ВНИИДАД ; сост. : М. П. Жукова, Н. А. Пучко, О. В. Усанова и др. - М., 2006. - 224 с.; Она же. О Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения // Состояние и перспективы развития архивного дела в отрасли: материалы совещания, 11 - 13 апр. 2001 г., г. Москва / М-во РФ по атом. энергии. - М.: ЦНИИатоминформ, 2001. - С.84 -87.. Отталкиваясь от мысли А. Н. Соковой, что документоведение является точкой соединения информации, архивоведения и источниковедения Сокова, А. Н. Документоведение и его роль в государственной деятельности и для исторической науки / А. Н. Сокова. - М., 1985. - Деп. в СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД 3 039-86., мы исследовали документальный фонд с привлечением источников в данных областях Химина, Н.И. Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе / Н. И. Химина // Отеч. архивы. - 2002. - №3. - С.115-116; Волкова, И. В. Система научно-справочного аппарата на современном этапе, тенденции и факторы её развития / И. В. Волкова // Основные тенденции и перспективы развития архивного дела и документационного обеспечения управления: сб.науч.тр./Главархив СССР, ВНИИДАД. - М.,1990. - С.119 - 131 и др. . Особое место в процессе исследования занимают работы по архивоведению В. П. Козлова Козлов, В. П. Российское архивное дело / В. П. Козлов; РОССПЭН. - М., 1999; Козлов, В. П. Архивоведение: учеб. / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; под ред. В.П. Козлова. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Академия, 2004. - 271 с.; Голиков, А. Г. Архивоведение отечественной истории: учеб.пос. / А.Г. Голиков. - М.: Изд-во МГУ, 2005. - 188 с. и др. и источниковедению коллектива учёных РГГУ Данилевский, И. Н. Источниковедение: Теория. История. Метод. Источники российской истории / И. Н. Данилевский, В. В. Кабанов, О. М. Медушевская, М. Ф. Румянцева. - М. : РГГУ, 1998. - 702 с..

В процессе исследования функций высшего органа исполнительной власти и их отражения в документальном фонде привлекались работы по менеджменту, информационному менеджменту, управлению изменениями, правоведению, а также теории статистики Виханский, О.С. Менеджмент / О. С. Виханский, А. И. Наумов. - М.: Гардарика, 2002. - 528 с.; Информационный менеджмент в современных управленческих структурах: Метод. рекомендации / ВНИИДАД; М. В. Ларин, Г. Н. Гринёв и др. - М., 1997. - 48 с.; Костров, А. В. Основы информационного менеджмента / А. В. Костров. - М.,2001. - 336 с.; Елисеева, И. И. Общая теория статистики / И. И. Елисеева, М. М. Юзбашев. - М. : Финансы и статистика, 2004. - 656 с.; Фрайлинг, К. Управление изменениями в организации / К. Фрайлинг, И. Фишер; пер. с нем. - М.: Книгописная палата, 2002. - 264 с. и др.. Среди них особое значение имеют работы И. Л. Бачило, в которых наиболее подробно исследованы функции управления и их взаимосвязь с управленческой документацией Бачило, И. Л. Функция управления: содержание и правовое оформление / И. Л. Бачило // Советское государство и право. - 1969. - № 12. - С. 76 - 77 и др..

Практическое значение при проведении исследования имеют методические разработки ВНИИДАД Методика исследования делопроизводственных процессов в аппарате управления: пособие / Главархив СССР; ВНИИДАД. - М., 1972. - 73 с.; Методическая программа исследования делопроизводства в министерствах и ведомствах // Труды ВНИИДАД. Т.1: Статьи, методические программы научных исследований. - М.: Главархив СССР; ВНИИДАД, 1970. - С. 126 - 163 и др., в частности, «Методические рекомендации по разработке номенклатур дел» Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел / Росархив ; ВНИИДАД ; сост. : А. Н. Сокова (рук. темы), Т. Р. Белая, М. Л. Гавлин. - М., 2005. - 30 с. .

Методология исследования представляет собой соединение общенаучных и конкретно-предметных методов (документоведения и других наук). В процессе работы были использованы такие традиционные исследовательские методы, как описание, анализ, сопоставление, классификация, обобщение и др. Исторический подход позволил проследить процессы становления и развития документального фонда, обусловленные сменой эпох, возникновением новых исторических условий. Системный анализ помог рассмотреть документальный фонд органов исполнительной власти субъекта РФ во всей взаимосвязи с внешней средой его формирования, с функциями управления, выявить тенденции изменений в документальном фонде. Статистический метод позволил выявить количественные показатели, касающиеся распределения дел высшего органа исполнительной власти Республики Коми по функциям управления, срокам хранения дел и др.

Научная новизна исследования заключается в следующем:

1. Исследована понятийная база, связанная с составляющими определений «документальный фонд», «номенклатура дел»; проанализированы определения «документ», «электронный документ» с учётом введения в терминологическую базу ДОУ новых определений ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.

Даны конкретные предложения по унификации и дополнению терминологической базы, касающейся определений «документальный фонд», «номенклатура дел». Сделана попытка сформулировать определение «электронное дело». Предложено внести дополнения в оформление номенклатуры дел, связанные с электронными документами.

2. Сделан анализ реализации функции аппарата управления высшего органа исполнительной власти, касающейся организации делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Коми, выявлена специфика формирования нормативной базы, регламентирующей ДОУ органов исполнительной власти Республики Коми с учётом внедрения информационных технологий и законодательно закреплённого двуязычия в национальной республике, исследована роль архивных органов Республики Коми в организации делопроизводства.

3. Исследовано развитие документального фонда органов исполнительной власти с 1990 г., выделены этапы формирования, дана характеристика изменений в документальном фонде в исследуемый период.

4. Изучен комплекс номенклатур дел, в котором отражены процессы формирования документального фонда.

5. Выявлены тенденции увеличения количества дел документального фонда органов исполнительной власти, касающиеся определённых функций аппарата управления высшего органа исполнительной власти Республики Коми, а также числа дел постоянного срока хранения; определён состав стабильных дел, образующихся с 1990 г.

Практическая значимость исследования

Результаты исследования документального фонда имеют большую значимость для приведения в соответствие нормативной базы ДОУ государственного управления Республики Коми с федеральным законодательством.

Выявление специфики формирования документального фонда может быть учтено при использовании информационных технологий ДОУ в деятельности всей системы республиканских органов государственной власти.

Количественные показатели изменений дел могут иметь значение при оценке и прогнозе развития формирования документального фонда.

Апробация и внедрение результатов исследования осуществлялись:

- в процессе разработки проекта Типовой инструкции по делопроизводству исполнительных органов Республики Коми, государственных органов Республики Коми, образованных Главой Республики Коми или Правительством Республики Коми;

- в процессе подготовки дисциплин по ДОУ, прочитанных на курсах повышения квалификации государственных служащих, которые проводились в ИДПО Сыктывкарского государственного университета и ЦДПО Сыктывкарского лесного института, а также в процессе подготовки документоведческих курсов для студентов, обучающихся в этих вузах.

Результаты исследования были отражены в докладах XII и XIII, XV международных научно-практических конференций (22-23 ноября 2005 г., 22-23 ноября 2006 г., 21-22 октября 2008 г., Москва) «Документация в информационном обществе» и других научных мероприятиях.

Содержание и основные выводы

Во введении обосновывается выбор темы, объекта и предмета исследования, раскрывается степень разработанности проблемы, ставятся цель и задачи, даётся анализ имеющейся литературы и источниковой базы, определяются актуальность и научная новизна работы.

В первой главе «Понятийная база, связанная с определением «документальный фонд»» рассматривается система понятий, связанная с составляющими определений документального фонда и номенклатуры дел.

На основе проведённого анализа в первой главе можно сделать следующие выводы: Определение документального фонда «как совокупности документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица» (ГОСТ Р 51141-98) тесно взаимосвязано с определениями архивного фонда и Архивного фонда Российской Федерации, номенклатуры дел, дела и др.

Так же, как и определение архивного фонда в ФЗ от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», требуется законодательно закрепить определение термина «документальный фонд».

Непосредственно к понятийной базе термина «документальный фонд» примыкает понятие номенклатуры дел. При анализе составляющих определений номенклатуры дел нами было выявлено, что в некоторых определениях производится замена компонента «заголовок дела» обозначением «наименование дела». По нашему мнению, корректнее в определении номенклатуры дел указывать тот компонент, который есть в терминологической системе ГОСТ Р 51141-98, а именно «заголовок дела».

В связи с применением новых информационных технологий в документальном фонде организаций могут образовываться электронные документы и базы данных, что обусловило необходимость пересмотреть третий компонент определения номенклатуры дел - установленный порядок оформления номенклатуры дел - и включить графу «носитель информации», в которой могут быть указаны такие носители информации, как: электронный или бумажный, видеозапись, звукозапись и т.д. А в итоговую запись включить строку «в т.ч. электронных дел и баз данных».

В ФЗ от 01.10.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» дано определение электронного документа, базирующегося на определении документа, которое исключено сегодня из законодательной базы в связи с принятием ФЗ от 27.07.2006 № 149 - ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации». Кроме необходимости законодательно закрепить определение документа, отметим потребность ввести в терминологическую базу понятие «электронное дело» для того, чтобы сохранить концепцию отечественного двухступенчатого делопроизводства, в частности: документ/электронный документ - дело/электронное дело - документальный фонд.

Во второй главе «Характеристика документального фонда: функции, изменения, взаимосвязи» представлен анализ управленческой документации во взаимосвязи с реализацией управленческих функций, в ходе которого были выделены этапы формирования документального фонда высшего органа исполнительной власти Республики Коми с 1990 г. по настоящее время. Особое внимание уделяется реализации функции организации ДОУ в системе исполнительной власти субъекта РФ в условиях внедрения информационных технологий и законодательно закреплённого двуязычия в делопроизводстве. Рассматривается законодательная и нормативная база, касающаяся этих аспектов делопроизводства. Отмечается особая роль в упорядочении делопроизводства в Республике Коми архивных органов.

Выводы

Управленческая документация тесно связана с конкретной управленческой функцией. Данный подход поможет рассмотреть систему управленческой документации в динамике, в процессе принятия и исполнения управленческого решения. При таком «деятельностном подходе» Янковая, В. Ф. О подходе к классификации документов, создаваемых в деятельности учреждения / В. Ф. Янковая // Вестник Государственного университета управления. Серия «Информационные системы управления». - М., 2000. - № 1., в состав управленческой документации попадает вся документация, создаваемая в деятельности организаций.

Усложнение государственного управления напрямую отразилось на документальном фонде органов исполнительной власти Республики Коми, в частности, расширение объёма функций органов исполнительной власти субъекта РФ привело к расширению объёма их документального фонда.

Специфика реализации функции ДОУ заключается в «независимости» Архивного агентства Республики Коми от республиканского министерства культуры после административной реформы, специфики развития законодательной и нормативной базы ДОУ республиканских органов исполнительной власти, автоматизации делопроизводства в республиканской системе органов исполнительной власти на основе программы «Документооборот» (разработка Центра информационных технологий Администрации Главы Республики Коми и Правительства Республики Коми), а также законодательно закреплённом двуязычном делопроизводстве на территории Республики Коми.