Комплектування архівів документами в електронній формі та їх зберігання: історіографія питання

Размещено на http://www.allbest.ru/

Комплектування архівів документами в електронній формі та їх зберігання: історіографія питання

архів електронний документообіг

Проаналізовано погляди вітчизняних дослідників на проблеми комплектування архівів документами в електронній формі, зокрема електронними документами, та їх постійного зберігання; виокремлено етапи історіографії дослідження документів в електронній формі. Визначено основні напрями та ключові проблеми дослідження цих документів у роки незалежності.

Поява електронної документації стала основною рисою розвитку інформаційного суспільства, електронної демократії та цифрової економіки у багатьох країнах світу, у т. ч. й Україні1. Значний масив сучасної документації все більше переходить у т. зв. електронну (цифрову) форму. Змінюється розуміння сутності “традиційного” документа (переважно з паперовим носієм інформації), більше уваги приділяється не матеріальній складовій документа, а інформаційній.

Актуальність дослідження щодо історії виникнення документів в електронній формі, їх сутності та комплектування такими документами архівів обумовлено тим, що фундаментальні роботи з комплексного вивчення цих проблем є поодинокі. Досліджена джерельна база свідчить про недостатність і фрагментарність розроблення проблематики комплектування архівів документами в електронній формі та їх постійного зберігання.

Загалом історіографію із цього питання можна умовно розділити на 2 основні періоди - до та після прийняття у 2003 р. законів України “Про електронні документи та електронний документообіг”2 та “Про електронний цифровий підпис”3. Перший період представлений публікаціями з питань підготовки нормативної бази для функціонування машиночитаних документів у СРСР, а також висвітленням досвіду переважно зарубіжних країн щодо використання документів в електронній формі. Другий період характеризується бурхливим сплеском інтересу українських науковців до досліджень електронних документів.

Технічний прогрес докорінно змінив спосіб опрацювання інформації, що призвело до появи документів в електронній формі та електронного документообігу.

Витоки інформаційного об'єкта, який відомий в сучасному суспільстві під назвою “документ в електронній формі”4, походять з кінця 1960-х років, коли у світі, зокрема в Радянській Україні почали використовувати термін “машиночитані документи”. Бурхливий розвиток електронних обчислювальних машин у 1970-1980-х роках, прийняття планів розбудови автоматизованих систем управління (АСУ) в СРСР5 (і, зокрема, в УРСР) зумовили посилення уваги радянських документознавців та архівознавців до проблем створення і використання документів за допомогою електронно-обчислювальних машин6. У наукових виданнях почали активно висвітлюватися питання про необхідність підготовки нормативно-правової бази з питань створення та функціонування машиночитаних документів, їхньої класифікації, експертизи цінності8, архівного зберігання9, уніфікації10 та стандартизації11. Це призвело до впровадження низки нормативно-правових актів та стандартів.

На законодавчому рівні факт наявності в документальному середовищі документації з новими носіями закріпив розроблений у 1984 р. ГОСТ 6.10.4-84 “УСД. Надання юридичної сили документам на машинному носієві та машинограмі, створених засобами обчислювальної техніки”. ГОСТ 6.10.4-84 визначав машиночитаним документ, придатний для автоматичного зчитування інформації, яка в ньому міститься12. Пізніше, в ГОСТі 2.001-93 “Міждержавний стандарт. Єдина система конструкторської документації”13, виданому в 1993 р., за прийняття якого проголосувала й Україна, замість терміну “машиночитаний документ” вже використано термін “електронний документ” - документ, виконаний як структурований набір даних, створених програмно-технічним засобом. Отже, можна погодитися з висновками Ю. С. Ковтанюка щодо подібної цифрової природи цих документів14, для інтерпретації якої в різні часи застосовувалися різні технічні та програмні засоби. Однак сутність цих документів залишалася незмінною. Відмінними були їх технічні властивості та можливості їх застосування, що визначалося обмеженнями програмно-технічного середовища, в якому вони функціонували.

Наприкінці 1990-х років у середовищі відомих документознавців навколо поняття “електронний документ” розгорнулися дискусії. Українські документознавці та архівісти все більше приділяють уваги у своїх наукових дослідженнях проблематиці електронного документа, про що свідчить зростання кількості публікацій, присвячених цій темі. Потребу вивчення феномену електронного документа, організації електронного діловодства, зокрема електронного документообігу, електронних архівів в Україні висвітлюють наукові статті, зокрема в таких профільних виданнях як “Архіви України”15 та “Студії з архівної справи та документознавства”16.

Сучасний правовий статус електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису в органах влади визначається двома законами України, прийнятими у 2003 р.: “Про електронні документи та електронний документообіг” та “Про електронний цифровий підпис”. Закон України “Про електронні документи та електронний документообіг” дає загальне визначення електронного документа. Відповідно до ст. 5 цього закону, “електронний документ - це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа”17.

На зміну чинному закону України “Про електронний цифровий підпис” від 22 травня 2003 р. № 852-ІУ Верховна Рада прийняла новий - “Про електронні довірчі послуги” від 5 жовтня 2017 р. № 2155-УІІІ18. Його норми набрали чинності через рік із дня опублікування, крім ст. 10, якою визначено повноваження Державного агентства з питань електронного урядування, що діє з 7 листопада 2017 р. Закон спрямовано на реформування національної нормативної бази у сфері електронного цифрового підпису шляхом імплементації законодавства Європейського Союзу. Ним урегульовано відносини у сферах надання електронних довірчих послуг та електронної ідентифікації .

Згідно з ДСТУ 2732:2004 “Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять”, “електронний документ - це документ, який створюють та використовують тільки в межах комп'ютерної системи”19.

Значна увага питанню визначення поняття “електронний документ” приділялася не лише в законодавчих та нормативно-правових документах, а також у наукових дослідженнях. Багатьма вченими були зроблені спроби дати визначення поняттю “електронний документ”. Серед них нами виділено декілька основних точок зору щодо визначення терміну “електронний документ”. Одні вчені (О. О. Косовець20, О. П. Вершинін 21, В. І. Тихонов22 та ін.) виділяють електронний документ як підтип звичайного документа з традиційними носіями інформації (папір, плівка), достовірність якого може бути доведена шляхом його ідентифікації. Також є вчені, які виділяють декілька груп або класифікацій електронних документів і дають кожній з них своє визначення. Одним із них є М. В. Ларін, який розкриває 3 основні групи визначень електронного документа:

1. Електронний документ - це машиночитаний документ, документ на машинному носієві.

2. Електронний документ - це особливий тип документа.

3. Електронний документ - це електронна форма документа23.

3 групи електронних документів також виділяє вчений Г. З. Залаєв, який кожній із груп дає свою унікальну назву. До першої групи він відносить оцифровані електронні, тобто документи, отримані в результаті конверсії паперових і технотронних документів [аудіовізуальні, електронні документи24 - Ю. Ч.] у цифрову форму. Другу групу утворюють електронні документи в сучасному розумінні - документи, що існують тільки в цифровому вигляді. На нашу думку, до електронних документів необхідно вживати не словосполучення “цифровий вигляд”, а “електронна (цифрова) форма”. Як стверджує Г. З. Залаєв, електронні документи є інформаційним продуктом найновіших інформаційних технологій, таких як Інтернет і мультимедіа. Останню, третю групу становлять електронні документи - продукти безпаперових технологій. До неї входять документи, отримані при пересиланні повідомлень у вигляді файлів по телекомунікаційних каналах, за допомогою електронної пошти25.

У більшості країн світу термін “документ в електронній формі” ототожнюється із терміном “електронний документ”, оскільки досить часто останній взагалі не використовується, замість нього застосовують: “electronic message”, “message” або “electronic data”, які термінологічно є поняттями “електронне повідомлення”, “повідомлення”, “електронні дані” тощо.

Термін “електронний документ” наявний у законах Республіки Білорусь, Російської Федерації та інших країн СНД, США, Фінляндії, Італії та більшості країн Азії, однак визначення цього поняття розуміються і тлумачаться по-різному. У США тлумачення поняття “електронний документ” наведене у Федеральному законі США “Про електронні підписи в міжнародних та внутрішньодержавних торговельних відносинах”, де електронний документ розуміється як документ, створений, збережений, генерований, отриманий або відправлений за допомогою електронних засобів зв'язку26, у Модельному законі США “Про електронні угоди , де використовується схоже визначення цього поняття, а також у законі штату Нью-Йорк “Про електронні документи та електронні підписи”28. У республіках Таджикистан і Туркменістан на законодавчому рівні під електронним документом розуміється інформація, зафіксована на машинному носієві та завірена електронним цифровим підписом відповідно до положень цього закону29. Схоже, але більш детальне визначення закріплено в законодавстві Республіки Молдова, згідно з яким під електронним документом розуміється інформація в електронній формі, яка створюється, структурується, обробляється, зберігається та/або надсилається за допомогою комп'ютера чи інших електронних пристроїв, та підписується електронним підписом відповідно до вимог цього закону30. У Республіці Білорусь під електронним документом розуміється документ в електронному вигляді, що включає реквізити, які дозволяють встановити його цілісність та справжність31. Згідно з законодавством РФ, електронний документ - це документована інформація, представлена в електронній формі, тобто у вигляді, придатному для сприйняття людиною з використанням електронних обчислювальних машин, а також для передавання за допомогою інформаційно-телекомунікаційних мереж або обробки в інформаційних системах32.

Електронний документ має бути оформлений за загальними правилами документування і мати, крім “обов'язкових реквізитів” електронного документа, реквізити, що встановлені для аналогічного документа з паперовим носієм інформації. Для організаційно-розпорядчих електронних документів такі реквізити визначені, їх оформлення здійснюється електронними засобами документування інформації з урахуванням вимог Національного стандарту України “Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. ДСТУ 4163-2003”33. Для інших класів управлінської документації такі реквізити залишаються невизначеними, не кажучи вже про неуправлінські документи.

Варто зазначити, що будь-який електронний документ є документом в електронній формі, однак навпаки, таке ствердження не завжди справедливе. Залишається не до кінця вирішеним питання юридичної сили такого документа, однак підтвердження його справжності може визначатися за допомогою алгоритму криптографічного гешування: геш-значення файла. На сьогодні невизначеним у законодавчих, нормативно-правових, нормативних та методичних документах є також поняття “документ в електронній формі”. Зважаючи на зазначене вище, пропонуємо таке визначення цього поняття: документ в електронній формі - це документ, інформація якого зафіксована на електронному (матеріальному) носії, який створюється, зберігається, передається і надається в користування лише в інформаційно-телекомунікаційній системі.

Зарубіжний досвід щодо збереження електронних документів та електронних інформаційних ресурсів як форми документа, висвітлено у роботах українських дослідників. Зокрема, кандидатська дисертація і публікації В. В. Рудюка присвячені аналізу системи електронного документообігу у Федеративній Республіці Німеччина34, питанням створення та використання системи збереження цифрових документів Національної бібліотеки Франції присвячена стаття Л. П. Халецької35, а основні напрями діяльності цієї установи та питання автоматизації бібліотечних процесів описані в роботі Н. І. Малолєтової36. Досвід архівного зберігання електронних документів у Республіці Білорусь висвітлено в роботі Г. В. Лавренюка та Л. В. Жук37, а зберігання електронних документів та електронних інформаційних ресурсів у Вільній федеральній землі Баварія (ФРН) - у статті О. М. Ус38.

Аналіз світового досвіду збереження наукових і суспільно значущих ресурсів Інтернету здійснила В. О. Копанєва у межах своєї кандидатської дисертації39. Технологіям архівного збереження електронних бібліотечних ресурсів у мережевому комунікаційному просторі присвячене ґрунтовне дисертаційне дослідження Н. О. Стрілець40, яка висвітлює значний європейський та американо-канадський досвід, накопичений у цій сфері. Аналізуючи досвід зарубіжних країн щодо збереження документів в електронній формі, ми бачимо, що частково відповідні технології використовуються і в Україні. Для впровадження деяких із них потрібно більше часу через те, що архівні установи технічно недостатньо оснащені, потребують значних фінансових затрат для впровадження сучасних систем збереження документів та кваліфікованих спеціалістів з інформаційних технологій.

Розвиток документів в електронній формі став важливою ознакою формування нового наукового напряму документознавства - електронного документознавства, важливими складовими якого є електронний документообіг, автоматизація діловодних процесів; електронні документні ресурси та їх представлення у мережі Інтернет. Теоретичні засади електронного документознавства найбільш ґрунтовно репрезентовано у фундаментальних монографіях і докторських дисертаціях Д. В. Ланде41 та О. А. Нестеренка42. Теоретико-методологічні аспекти цієї проблеми представлені у публікаціях В. Ю. Болдовського43, Ю. С. Ковтанюка44, С. Г. Кулешова45, В. В. Рудюка46. У центрі уваги цих та інших дослідників знаходяться загальнотеоретичні проблеми електронного документознавства, аналіз і класифікація електронних документів. Зокрема, обґрунтуванню електронного документознавства як наукового напряму документознавства в Україні присвячено дисертаційне дослідження Ю. С. Ковтанюка, в якому визначено об'єкт, предмет та завдання досліджень електронного документознавства як наукового напряму: потоків та життєвого циклу електронних документів різних видів та у різних сферах; вирішення понятійно-термінологічних питань, пов'язаних з електронними документами; опрацювання сутнісних характеристик цих інформаційних об'єктів, ідентифікації, оригінальності та юридичної сили; уніфікація, стандартизація та регламентація процесів створення, реєстрації, обігу, обліку та зберігання електронних документів47.

Теоретико-методологічні проблеми електронного документообігу розглядаються у кандидатських дисертаціях А. В. Гречко48, Т. Г. Бі- лової49, М. Ю. Круковського50, В. І. Сабата51, ґрунтовних навчальних посібниках і статтях проф. Г. Г. Асєєва52. Документознавча складова цієї проблематики найбільш повно представлена в роботах Г. О. Перехрест53, Л. Я. Філіпової54, Ю. П. Якимюк55.

Теоретико-методологічні проблеми автоматизації діловодства розглядають проф. В. М. Шейко56. Результати дослідження організації електронного діловодства представлені у роботах О. В. Лаби57. Електронні документні ресурси та їх представлення у мережі Інтернет розглядаються у кандидатських дисертаціях: А. А. Кисельової, яка ґрунтовно проаналізувала веб-сайт Державного комітету архівів України58 та О. А. Кравцової, яка здійснила комплексний аналіз архівного порталу ЮНЕСКО та його інформаційно-документальних ресурсів59. Л. А. Чекмарьова вперше дослідила веб-сайти обласних державних адміністрацій України60, а Л. М. Юдіна - використання інформаційних ресурсів Національного архівного фонду (НАФ)61.

Комплексний підхід до аналізу інформаційних ресурсів архівів і бібліотек України розкрито у статті академіка НАН України О. С. Онищенка 62. Інтернет-ресурси органів державної влади презентовані у низці публікацій Я. О. Чепуренко63. Порівняльний аналіз університетських веб-сайтів здійснено у кандидатській дисертації та публікаціях А. М. Шелестової64. Дослідженням проблем архівного зберігання електронних інформаційних ресурсів займався Т. Я. Купрунець65.

Аналіз інформаційних ресурсів мережі Інтернет та документів в електронній формі у цілому на початку 2000-х років почав набувати значного поширення у документознавчих дослідженнях.

Проблеми та питання, пов'язані з документами в електронній формі, зокрема електронними документами, знайшли відгук у доповідях учасників Міжнародної науково-практичної конференції “Електронний документ: актуальні завдання та практичне впровадження” (Життєвий цикл електронного документа)” (11-12 жовтня, 2012 р., м. Київ). Матеріали конференції видано у “Студіях з архівної справи та докумен- тознавства”66. Зокрема, було представлено доповіді про електронний документ і теоретичні питання документознавства та архівознавства67, проблеми архівного зберігання електронних документів68, законодавче регулювання у сфері електронного документообігу69.

Важливими за складом і змістом документами, в яких відображені питання комплектування та зберігання документів в електронній формі, є управлінські документи Центрального державного електронного архіву України, як установи-фондоутворювача, упорядковані за 2007-2014 рр.70

Отже, до пріоритетних напрямів дослідженої джерельної бази варто віднести:

- розвиток, впровадження та застосування інформаційних систем і систем електронного документообігу в умовах формування єдиного інформаційного простору;

- можливість застосування Інтернет-технологій, у т. ч. - створення, просування і використання веб-сайтів як електронних інформаційних ресурсів;

- створення електронних архівів у державних органах, органах місцевого самоврядування, підприємствах, організаціях і установах різних форм власності, а також проблеми приймання на зберігання електронних документів;

- проблеми забезпечення збереженості архівних документів в електронній формі (в т. ч. оцифрованих копій та цифрових аудіовізуальних документів);

- створення електронних (цифрових) фондів користування.

Аналіз наведеної джерельної бази продемонстрував важливість досліджень документів в електронній формі, у т. ч. електронних документів як частини електронного документознавства, що дозволяє наблизити архівну справу до вирішення завдань щодо комплектування архівів документами в електронній формі, їх зберігання та використання їхньої інформації. Незважаючи на чисельність досліджень з окреслених питань, актуальним залишається вирішення проблеми віднесення таких документів до НАФ. Архівні документи в електронній формі - явище складне й недостатньо досліджене, тому нагальною є потреба в подальшому науковому пошуку ефективних технологій комплектування архівів документами в електронній формі та створення відповідної нормативно-правової бази для унормування цих процесів, зокрема, що стосуються неуправлінських документів.

Размещено на Allbest.ru