Делопроизводственные материалы

Размещено на http://www.allbest.ru/

Лекция

Делопроизводственные материалы

Цель лекции: сформировать представление об особенностях делопроизводственных материалов нового времени.

Предмет лекции: делопроизводственные материалы нового времени.

Актуальность лекции: знание исторических источников нового времени позволяет сформировать представление об эволюции источников по сравнению с предшествующим и дальнейшим этапами развития общества.

Литература: Источниковедение: Теория. История. Метод. Источники российской истории / Данилевский И.Н., Кабанов В.В., Медушевская О.М., Румянцева. М.: РГГУ, 2000. URL: http://window.edu.ru/resource/215/42215

Понятие делопроизводственных материалов и законодательная основа делопроизводства.

Делопроизводственные материалы - вид исторических источников, функцией которых является документное обслуживание различных управляющих систем (государственное делопроизводство, вотчинное делопроизводство, делопроизводство акционерных компаний и т. д.). В структуре делопроизводственной документации выделяется группа разновидностей, обеспечивающих принятие и реализацию управленческих решений, и группа разновидностей, обеспечивающих документооборот.

На протяжении XVIII в. и почти всего XIX в. большая часть делопроизводственных документов возникала в системе государственного аппарата. И только в конце XIX в. в связи с акционированием промышленности и созданием монополий расширилась негосударственная сфера ведения делопроизводства. Вторым, однако гораздо менее значительным, источником делопроизводственной документации становились общественные организации. Отметим также, что делопроизводственных материалов государственных учреждений не только было намного больше, чем прочих, но они и лучше сохранились благодаря организованной в начале XVIII в. архивной системе их хранения.

Зависимость делопроизводства от изменений системы государственных учреждений ведет к периодизации развития данного вида исторических источников в соответствии с кардинальными преобразованиями государственного аппарата. Внутри рассматриваемого периода выделяются два этапа: коллежский и министерский. Однако не следует пренебрегать и другими критериями - например, такими, как изменение формы документов. При тесной взаимосвязи этих изменений, отметим, что реорганизация государственного аппарата, в первую очередь, влияет на организацию документопотоков и систему разновидностей делопроизводственной документации. Изменения формы ведения делопроизводства - переход от столбцовой формы к тетрадной, закрепление формуляра, применение бланков документов - сказывались на содержании отдельного документа.

Особенностью делопроизводства XVIII-XIX вв. является то, что его важнейшие основы утверждались законодательно. В начале XVIII в. создавалась новая система государственных учреждений, причем их возникновение оформлялось законодательно и для многие из них издавались регламенты, регулировавшие деятельность учреждения, в том числе делопроизводство. делопроизводство исторический документный

28 февраля 1720 г. был издан Генеральный регламент - основополагающий законодательный акт, определивший систему делопроизводства вплоть до революции 1917 г. Впоследствии, на протяжении XVIII-XIX вв., издавалось много законодательных актов, устанавливавших формуляр документов отдельных разновидностей, порядок их прохождения, организацию документопотоков между учреждениями и решавших другие вопросы организации делопроизводства.

Генеральный регламент состоит из 56 частей. В нем обосновываются преимущества коллежской системы по сравнению с приказной. Значительная часть этого законодательного акта посвящена установлению штатов и описанию должностных обязанностей.

На протяжении XVIII в. включение в законодательный акт формуляра документов стало обычным делом. Чаще всего давался формуляр учетных документов.

В 1802 г. началась министерская реформа. 25 июня 1811 г. вышло "Общее учреждение министерств", в котором фиксировалась их структура. С изменением структуры государственного аппарата изменилось и делопроизводство.

Разновидности делопроизводственных материалов и специальные системы делопроизводства.

Многообразие разновидностей делопроизводственных документов обусловлено, прежде всего, сложной структурой государственного аппарата. Можно выделить три группы делопроизводственной документации: 1) переписка учреждений; 2) внутренние документы; 3) просительные документы (часто выступают как инициативные при формировании дела).

Нижестоящие учреждения или должностные лица посылали вышестоящим доношения (донесения). Донесение нижестоящего должностного лица вышестоящему могло называться рапортом. Рапортами обычно назывались и донесения, посылаемые в Сенат. Донесение об исполнении какого-либо распоряжения могло называться экзекуцией.

Учреждения одного уровня посылали друг другу промемории. Учреждения, не связанные соподчиненностью, могли также посылать друг другу ведения. Частные лица обращались в государственные учреждения с прошениями, которые в XVIII в. обычно по-прежнему назывались челобитными.

Постепенно начала возрастать роль внутренней документации, обслуживавшей документопоток внутри учреждения. При поступлении в учреждение документы регистрировались, им присваивался номер, ставилась дата, в регистрационном журнале передавалось содержание документа и отмечалось, кому он отдан для исполнения. Входящие документы учитывались в специальных книгах (регистратурах), в которых раздельно в хронологической последовательности записывались документы, полученные от царя, от Сената и других учреждений. Раздельно регистрировались исходящие документы. В XVIII в. при регистрации текст документа часто копировался. К внутренней документации относятся также документы, возникшие в ходе подготовки дела к рассмотрению, - протоколы и журналы заседаний.

В XIX в. основные разновидности делопроизводственной документации сохранились, иногда изменяя свое название. Ушли в прошлое челобитные, остались прошения, место промеморий заняли отношения.

Как особая разновидность донесения может рассматриваться отчет, посылаемый нижестоящим учреждением вышестоящему. Отчеты получают распространение, главным образом, в XIX в. Наибольший интерес представляют отчеты о деятельности высших и центральных учреждений, а также губернаторские и генерал-губернаторские отчеты.

Ежегодные отчеты министров о деятельности министерств были предусмотрены манифестом от 8 октября 1802 г. об учреждении министерств. Однако, несмотря на требования манифеста и последующие неоднократные указания, министерские отчеты, по-видимому, систематически не составлялись. Часто подготовка такого отчета и степень подробности содержавшейся в нем информации зависели от воли министра. Не была устойчивой и структура отчета: он мог составляться либо по структурным подразделениям, либо тематически. Отчеты Государственного Совета составлялись периодически и были весьма краткими. С 1804 г. составлялись губернаторские отчеты. Их комплекс за XIX в. является наиболее репрезентативным.

В XIX в. усложнилась регистрация документов - документ регистрировался на всех этапах своего движения. О масштабах явления дает представление опубликованное в 1858 г. "Руководство к наглядному изучению административного порядка течения бумаг в России". Согласно этому руководству в земском суде в процессе исполнения документ проходил 26 операций, в губернском правлении - 54, в департаменте министерства - 34, в совете министров - 45. В XIX в. сохранилась журнальная форма регистрации. В каждом структурном подразделении регистрировались все входящие и исходящие документы. Для регистрации входящих документов в канцелярии министра и департаментах существовали общие и частные журналы. В общий журнал вносились все поступившие документы. В частном журнале канцелярии министра отмечались те документы, которые исполнялись в самой канцелярии. Частные журналы велись в отделениях для регистрации документов, поступавших на исполнение из департамента. В канцелярии министра и департаментах существовало по два журнала для регистрации исходящих документов. Они также назывались общим и частным, но распределение функций между ними было иное: в общий журнал вносилось краткое содержание документа, а в частный документы (точнее, их отпуски, поскольку сами документы после записи в общий журнал отсылались адресатам) переписывались дословно.

Журнал как форма фиксации обсуждения и решения обычен для XIX в. В журнале ход заседания фиксировался более кратко, чем в протоколе. В нем излагался обсуждаемый вопрос, фиксировались мнения большинства и меньшинства, а также особые мнения и указывалось, какое мнение было утверждено в качестве решения. Журналы разных учреждений различаются по степени подробности фиксации обсуждения. Наиболее подробны журналы Государственного Совета, менее - журналы Комитета министров.

В 70-е годы XIX в. появилась такая форма фиксации хода заседаний, как стенографические отчеты, в частности для фиксации заседания Особого присутствия Правительствующего Сената по делам о государственных преступлениях. Эта форма получила распространение в начале XX в., а стенографические отчеты заседаний Государственной думы синхронно публиковались.

Кардинальные изменения в делопроизводстве были обусловлены заменой его столбцовой формы тетрадной по указу 1700 г. Под влиянием перехода к тетрадной форме делопроизводства стабилизировался формуляр, выделились отдельные реквизиты, которые имели постоянное месторасположение на листе: разновидность документа, адресат, дата.

С 1830 г. в делопроизводстве стали использовать бланки, на которых основные реквизиты (наименование ведомства, название учреждения, его структурной части, дата, номер, заголовок) исполнялись типографским способом.

К специальным системам государственного делопроизводства можно отнести судебно-следственную, военную, дипломатическую. Каждая из систем имела свою специфику, более или менее выраженную.

Отличия судебно-следственной документации существенны. Одной из ее разновидностей для XVIII в. являются "пыточные речи". В XIX в. им на смену пришли протоколы допросов и собственноручные письменные показания подследственных. Инициативным документом в судебно-следственном деле мог выступать донос.

В исследовательской разработке делопроизводственной документации наблюдается явный диссонанс между ее изучением, с одной стороны, с точки зрения внешних признаков, структуры разновидностей и организации документопотоков и, с другой стороны, ее источниковедческим изучением и использованием в исторических исследованиях. Первая часть изучена более или менее удовлетворительно, прежде всего в рамках специальной научной дисциплины "История и организация делопроизводства". Но данная дисциплина не выходила на содержательный анализ делопроизводственных источников.

В исторических исследованиях используются, главным образом, отчетная документация и, как правило, без тщательной источниковедческой проработки. Обширные комплексы делопроизводственной документации с источниковедческой точки зрения не исследовались, хотя именно такое изучение могло бы дать представление о том, как управлялась Российская империя, каковы были механизмы и эффективность функционирования государственной власти (хотя бы на уровне отдельной губернии или ведомства).

Заключение

Подведение общего итога лекции, обобщение материала, формулировка выводов по теме лекции:

Делопроизводственные источники нового времени характеризуются официальным, общественным и частным происхождением.

Размещено на Allbest.ru