Размещено на http://www.allbest.ru/

Лекция

Прием-передача дел и документов на хранение

План

• 1. Передача дел на хранение в ведомственный архив
• 2. Передача дел на хранение в государственный архив
• 3. Прием документов от негосударственных организаций и физических лиц
• 4. Формирование и оформление дел

1. Передача дел на хранение в ведомственный архив

После оперативной работы с документами дела структурных подразделений должны быть переданы на хранение в ведомственный архив. В ведомственный архив сдаются дела, оконченные производством, на срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении.

В процессе передачи дел необходимо проверить:

- правильность формирования и оформления дел;

- соответствие количества дел постоянного и долговременного хранения, заведенных в соответствии с номенклатурой, и количество этих же дел, включенных в опись.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в ведомственный архив, как правило, не передаются, а хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Сопоставление количества дел в номенклатуре и в описи - очень ответственная задача. Если в описи дел постоянного и долговременного хранения меньше, чем было заведено в соответствии с номенклатурой, об этом следует составить справку и предпринять все меры к розыску недостающих дел.

Материалы долговременного хранения по личному составу (до 75 лет), по которым исполняется множество социально-правовых запросов граждан, поступают на хранение в объединенные межведомственные архивы.

2. Передача дел на хранение в государственный архив

Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения, а также по актам приема-передачи. В государственном архиве строго следят за соблюдением сроков передачи документов от источника комплектования в государственный архив.

Передача документов из каждого учреждения-источника комплектования в государственный архив осуществляется ежегодно или раз в 3-5 лет (в зависимости от объема документов фондообразователя). Естественно, что если у архива 200 источников комплектования, регулярное комплектование возможно только при составлении графика приема документов из учреждений. Комплектование государственного архива документами данного фондообразователя осуществляется в несколько этапов:

· сначала на заседании ЭПК госархива утверждается опись дел постоянного хранения, которые должны быть переданы в архив (этот экземпляр описи остается в государственном архиве);

· затем в ведомственный архив выезжает сотрудник государственного архива для проверки физического и санитарно-гигиенического состояния дел, оформления дел и т.д.;

· наконец, на последнем этапе, в соответствии с описями поединично передаются дела на постоянное хранение. В особо ценных делах проверяется количество листов. Если количество дел в описи больше количества реально передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, а ведомственный архив составляет справку о причинах отсутствия дел.

Основным документом, на основании которого производится прием документов на хранение, является акт приема-передачи документов на хранение. В акте указывается учреждение, передающее документы, и архив, в который они поступают, причина передачи (истечение сроков ведомственного хранения или ликвидация учреждения), а также реальное количество передаваемых копий, количество особо ценных дел и др. Акт составляется в двух, экземплярах, подписывается представителями государственного и ведомственного архивов.

Вместе с документами передаются еще два экземпляра описи (в дополнение к экземпляру, оставшемуся в архиве после утверждения описи на ЭГЖ государственного архива). Один экземпляр описи остается в ведомственном архиве. На трех экземплярах описи, переданных в государственный архив, делается отметка о передаче документов. Всего составляется четыре экземпляра описи.

3. Прием документов от негосударственных организаций и физических лиц

Прием документов от негосударственных организаций имеет свою специфику. Как показывает опыт, сохранность документов у этих фондообразователей оставляет желать лучшего, поэтому рекомендуется принимать документы через пять лет после окончания их делопроизводства. Собственники документов могут передавать свои документы в собственность государства на хранение в учреждения Федеральной архивной службы России, государственные музеи и библиотеки. При этом передача права собственности на документы оформляется соглашением (договором) с архивным учреждением.

В случае необходимости условия хранения и использования документов могут включать ограничения права доступа и использования

передаются дела на постоянное хранение. В особо ценных делах проверяется количество листов. Если количество дел в описи больше количества реально передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, а ведомственный архив составляет справку о причинах отсутствия дел. архив документ номенклатура хранение

Документы личного происхождения также могут поступать в государственный архив по договору дарения, по завещанию, по решению суда или нотариальных органов о признании документов бесхозными, по договору купли-продажи.

На временное хранение (депонент) документы личного происхождения передаются на основании личного заявления владельца. При приеме документов также составляется акт приема-передачи, к которому прилагается сдаточная опись.

Особо важное значение имеет договор между архивом и владельцем, поскольку на его основе документы передаются в государственную собственность. Поэтому следует детально обсудить с владельцем каждый его пункт.

4. Формирование и оформление дел

Проверка формирования дела предполагает установление соответствия между заголовком дела на его обложке и содержимым дела. Принципы формирования дел отражены в их заголовках, которые, в свою очередь, закреплены в номенклатуре дел учреждения.

Дела, передаваемые в ведомственный архив, должны подвергаться в структурном подразделении полному оформлению. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Это значит, что каждое дело должно быть переплетено и подшито, листы дела должны быть пронумерованы, причем нумерация должна быть скреплена заверительной надписью в конце дела, где указывается общее количество листов; обложка дела должна быть правильно оформлена, т.е. содержать название учреждения и структурного подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок дела, крайние даты дела, срок хранения дела, количество листов в деле. Кроме того, на особо ценные, личные, судебные и следственные дела, а также другие категории дел составляется внутренняя опись, в которой указывается заголовок и дата каждого документа, его индекс и номера листов дела, на которых находится документ.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить дела в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать.

При подшивке документов в обложку удаляются булавки, скрепки, документы подшиваются в 4 прокола. При наличии в деле особо ценных документов, а также невостребованных личных документов (трудовых книжек, паспортов и др.) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело.

В конце дела подшивается чистый бланк с формой заверительной надписи. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если в дело не подшит бланк листа-заверителя, то он наклеивается на внутренней стороне обложки дела.

Все листы дела, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, черным графическим карандашом. Фотографии, чертежи, другие иллюстративные документа нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты нумеруются следующим образом: сначала конверт, затем поочередно каждое вложение в конверте.

На обложке дела указывается: наименование организации и ее подчиненность; наименование структурного подразделения; индекс дела; номер дела по годовому разделу описи дел; заголовок дела; дата дела; количество листов; срок хранения дела.

Заголовок дела переносится из номенклатуры дел организации. В необходимых случаях в заголовок вносятся дополнительные сведения и уточнения (например, проставляются номера протоколов, приказов и т.д.). На обложке дела обязательно указывается дата дела. Дата может не указываться на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, т.к. их даты отражаются в заголовках дел. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. При обозначении даты указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

На все дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу составляются описи дел. Опись дел - это систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации документов (например, судебные и следственные дела, научные отчеты и др.).

Описи составляются на дела каждого структурного подразделения (в бесструктурной организации - на все дела, образовавшиеся в процессе ее деятельности) по установленной форме и представляются в ведомственный архив через год после завершения дел в делопроизводстве.

Размещено на Allbest.ru