Размещено на http://www.allbest.ru/

Лекция

План

• 1. Формы приема документов
• 2. Глобальные проблемы комплектования архивов
• 3. Предельные сроки хранения документов в ведомственных архивах

1. Формы приема документов

На основании проведенного анализа делается вывод о целесообразности включения организации в списки источников комплектования архива, в основе которых лежало разделение потенциальных источников комплектования на несколько групп:

учреждения, организации и предприятия, документы которых подлежат полному (обязательному) приему в государственные архивы;

учреждения, организации и предприятия, документы которых подлежат приему в государственные архивы в составе фондов вышестоящих инстанций, а также выборочному приему.

При полной форме (форма 1) от организации принимается весь комплекс документов постоянного хранения; при выборочной повидовой форме (форма 2.1.) принимаются отдельные категории документов от каждой организации данного вида; при выборочной групповой форме (форма 2.2.) принимается полный комплекс документов постоянного хранения от отдельных организаций данного вида.

Под выборочным приемом подразумевается, что из многих фондов однотипных учреждений, действовавших на территории, в госархив поступает один или несколько фондов (как правило, лучший, средний и худший). Это так называемый групповой выборочный прием.

Повидовой выборочный прием предполагает, что в госархив поступают отдельные виды и разновидности создаваемых источниками комплектования ценных документов. Таким образом, повидовой и групповой выборочные приемы отличаются друг от друга по следующему принципу: все от избранных (групповой), немногое от всех (повидовой).

Определение формы приема документов от организаций - источников комплектования осуществляется органами и учреждениями системы Федеральной архивной службы России и фиксируется в списках источников комплектования архива.

Вопрос об отнесении организации или групп организаций к составу источников комплектования архива выносится на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии соответствующего органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации. Для рассмотрения вопроса на ЭПК экспертом представляется экспертное заключение о возможности включения организации в список источников комплектования, историческая справка и номенклатура дел организации при ее наличии.

2. Глобальные проблем комплектования архивов

Система критериев и методика комплектования государственных архивов, которая сложилась к началу 1990-х гг., вполне может быть использована при комплектовании архивов документами, созданными до 1991 г. Однако изменения в государственном аппарате, общественно-политической жизни страны, экономическом развитии привели к тому, что в комплектовании появился целый ряд новых проблем.

Во-первых, после распада СССР бывшие союзные республики, ставшие независимыми государствами, приняли собственное архивное законодательство, в связи с чем возникла проблема, связанная с претензиями бывших союзных республик на материалы, которые уже поступили на государственное хранение. Однако в соответствии с основным научным принципом архивоведения - "недробимости архивных фондов и комплексов фондов" - было принято нелегкое решение - не перемещать материалы.

Во-вторых, с изменением статуса архивных фондов (объекты федеральной собственности и собственности субъектов Федерации, муниципалитетов) уточняется профиль комплектования архивов: архивы федерального уровня, архивы субъектов федерации, муниципальные архивы. Архивисты предлагают способ решения этой проблемы на основе "принципа территориальности комплектования", т.е. где родился (архивный фонд), там и пригодился (принят на государственное хранение независимо от формы собственности и подчинения).

В-третьих, в связи с распадом централизованной ведомственной системы во всех отраслях управления пересматриваются критерии определения источников комплектования. Так, например, особое внимание архивистов обращено на критерий места учреждения в отраслевой системе, поскольку уровень подчиненности учреждения уже не отражает реального значения его деятельности. Рост самостоятельности государственных учреждений приводит к тому, что все меньше их документации поступает на хранение в фонды вышестоящих органов. В связи с этим растет число государственных учреждений - самостоятельных источников комплектования.

В-четвертых, в 1990-е гг. наблюдается устойчивая тенденция к "разгосударствлению" всех сфер управления. Роль государственных структур постоянно сокращается в таких отраслях как экономика, культура, общественно-политическая жизнь. Поэтому, если Федеральной архивной службой РФ не будут приняты меры по сохранению документов негосударственных структур, значительная часть ценных источников по истории современности будет утрачена. В связи с этим перед государственными архивами стоит двуединая задача:

выявить негосударственные структуры, фонды которых относятся к профилю комплектования данного архива, и установить, какие из них являются источниками комплектования;

установить "договорные отношения" с представителями данных структур.

В-пятых, в связи с реформированием экономики растет число ликвидированных предприятий, которые не имеют правопреемников и документы которых необходимо приять на государственное хранение. Это создает многочисленные авральные ситуации приема незапланированных документов, которых не удается вовремя обработать. Особое внимание обращают документы по личному составу, т.к. такие документы часто решаю судьбы людей. Сейчас создаются как бы промежуточные архивы - архивы по личному составу, которые принимают документы всех ликвидированных организаций, несмотря на список источников комплектования.

В современных условиях архивисту зачастую необходимо использовать методы "активного комплектования":

· проведение бесед с фондообразователями о важности сохранения их документов;

· выявление потенциальных источников комплектования в органах регистрации юридических лиц, а также на основе изучения хроники общественно-политической жизни;

· анкетирование, интервьюирование лидеров и членов партий и движений, запись митингов и других событий общественно-политической жизни, запись устных воспоминаний;

· сбор воспоминаний, составление хроники событий;

· сбор документов, отражающих общественное мнение, участие во встречах, "круглых столах" с фондообразователями.

Основой работы по "активному комплектованию" является высокий профессионализм, компетентность, вежливость и активная жизненная позиция архивиста.

3. Предельные сроки хранения документов в ведомственных архивах

архив хранение комплектование документ

Архив принимает документы Архивного фонда РФ по истечении следующих предельных сроков их хранения в архивах и архивных службах государственных органов и организаций:

1) документы федеральных органов государственной власти, Генеральной прокуратуры РФ, органов госвласти и прокуратур республик, отраслевых академий, государственных объединений, организаций федерального и республиканского подчинения - через 15 лет;

2) документы органов госвласти и прокуратур краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов, городов, районов, государственных организаций краевого, областного, окружного подчинения и подчинения автономной области - 10 лет;

3) записи актов гражданского состояния, документы по личному составу, записи нотариальных действий и судебные дела, похозяйственные книги - 75 лет;

4) документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) организаций смешанных форм собственности, в уставном капитале которых преобладает доля госсобственности - 10 лет;

5) научную, технологическую и патентную документацию - 10 лет;

6) конструкторскую документацию - 15 лет;

7) проектную документацию по капитальному строительству - 25 лет;

8) телеметрическую документацию, машиночитаемые (электронные) документы - 5 лет;

9) аудиовизуальные документы - не позднее, чем через 3 года со времени изготовления.

Досрочный прием может быть осуществлен при угрозе утраты документов или ликвидации организации (смерти гражданина) при отсутствии правопреемника и вышестоящего органа. Продление сроков допускается в виде исключения в случае необходимости практического использования документов организацией или отсутствия возможности (площади) у архива для приема документов.

Сроки приема документов от негосударственных организаций определяются в соглашении (договоре).

Прием дел производится поединично; особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в архив. Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой - в организации - источнике комплектования. В архив с документами передаются три экземпляра описи.

При первом приеме документов от организации принимается также историческая справка о фондообразователе и фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре организации.

Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, выполняются за счет организаций, сдающих документы.

Размещено на Allbest.ru