Определение фондовой принадлежности документов
Фондовая принадлежность входящих и исходящих документов, устанавливаемая на основании их непосредственного изучения. Принадлежность и размещение внутренних документов объединенного архивного фонда в одном месте хранилища, пересистематизация описей и дел.
| Рубрика | История и исторические личности |
| Вид | лекция |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 02.04.2019 |
| Размер файла | 13,8 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Лекция
Определение фондовой принадлежности документов
План
- Введение
- 1. Фондовая принадлежность входящих и исходящих документов
- 2. Фондовая принадлежность внутренних документов
- 3. Прямые и косвенные признаки
Введение
Определение фондовой принадлежности документов заключается в определении соответствия документов тому или иному архивному фонду юридического или физического лица на основе соответствующих признаков.
Фондовая принадлежность всегда устанавливается на основании непосредственного изучения документов.
Документы, как правило, сами несут дополнительные сведения об их принадлежности к определенному архивному фонду. В современном государственном делопроизводстве эти сведения могут быть отражены на обложке дела, где указывается официальное принятое полное, а в скобка - сокращенное название учреждения - фондообразователя и название структурной части учреждения, в деятельности которого возникли документы.
Если этих сведений нет на обложке или они вызывают сомнение, а также если делу не "повезло" и оно утратило обложку совсем (и такое встречается!), то фондовая принадлежность устанавливается на основании изучения содержащихся в деле документов.
Все документы по месту их составления подразделяются на входящие, внутренние и исходящие.
1. Фондовая принадлежность входящих и исходящих документов
Фондовая принадлежность входящих документов (полученных фондообразователем) устанавливается по названию учреждения-получателя, которое можно узнать по адресату, регистрационному штампу, резолюции и отметке о направлении документов на исполнение, по тексту (содержанию) документов.
Пример, документ№1.
Фондовая принадлежность оттисков (копий) исходящих документов определяется по названию учреждения-автора, которое может быть указано рядом с подписью должностного лица в конце документа, и в оттиске регистрационного штампа, а также по содержанию документов и делопроизводственным номерам.
Пример, документ№ 2.
2. Фондовая принадлежность внутренних документов
Фондовая принадлежность документов внутреннего обращения (приказы, протоколы, отчеты, докладные записки и др.) определяется по названию организации, которое указано в документе: в заголовке, в тексте, а также по подписям должностных лиц.
Пример, документ № 3.
При определении фондовой принадлежности документов личного происхождения принимаются во внимание обращения в письмах, подписи, почерк, содержание и т. д.
Необходимо твердо запомнить, как таблицу умножения, т.е. как дважды два = четыре, что фондообразователем входящих документов является адресат, а внутренних и исходящих - автор.
3. Прямые и косвенные признаки
Указанные выше признаки фондовой принадлежности называются прямыми признаками, т.к. они имеют обязательные элементы, в которых содержится название фондообразователя.
При отсутствии прямых признаков фондовая принадлежность отдельных, разрозненных документов и дел можно определить по косвенным признакам: содержанию, резолюциям, особенностям почерка, бумаги, чернил и т.п. Иногда именно косвенные признаки могут стать решающими.
При определении фондовой принадлежности необходимо помнить, что:
в документации учреждений, подвергшихся реорганизации или переименованию, могут встречаться старые наименования;
учреждения-преемники могут продолжать какое-то время пользоваться печатями, штампами и бланками своих предшественников;
в одном деле могут встречаться документы, образовавшиеся в деятельности нескольких учреждений.
Документы организации и созданных при ней первичных общественных организаций (профсоюзных, спортивных и др.), существовавших до принятия законодательства РФ об общественных объединениях, составляют один архивный фонд.
Дела, которые велись последовательно в двух организациях, включаются в состав архивного фонда той организации, в которой они были закончены производством. В случае ликвидации организации с передачей ее функций вновь созданной организации, законченные производством дела включаются в фонд ликвидированной организации, а незаконченные дела, переданные для окончания производством организации-преемнику, включаются в фонд последней.
Объединенные архивные фонды могут быть сформированы из фондов:
- однородных по целевому назначению, функциям одноименных организаций, действовавших на определенной территории;
- руководящего органа и подчиненных ему организаций, действовавших на определенной территории;
- органов власти и состоящих при них организаций;
- организаций, объединенных объектом деятельности;
- последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались их преемникам;
- двух или нескольких фондов личного происхождения, если фондообразователи связаны между собой близкими родственными, профессиональными, творческими отношениями.
Работа по созданию объединенного архивного фонда включает в себя перешифровку дел (изменение номеров фонда, описи), составление соответствующих учетных документов, размещение документов объединенного архивного фонда в одном месте хранилища, и, при необходимости, пересистематизацию описей и дел.
Архивные коллекции поступают в архив в виде уже сложившихся документальных комплексов или образуются в архиве из отдельных разрозненных документов, имеющих определенные признаки общности, с целью эффективности их учета и использования. Состав коллекции может пополняться поступающими документами. Исторически сложившиеся архивные коллекции, поступившие из других архивов, от общественных организаций и объединений, физических лиц, расформированию не подлежат. документ фонд хранилище архивный
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Становление Государственного архива. Исследование научной организации Архивного фонда РФ, его структура. Классификация, порядок комплектования и использования документов Архивного фонда. Проблемы организации архивного хранения электронных документов.
курсовая работа [113,8 K], добавлен 22.11.2015Положение закона РФ "Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах" о порядке хранения документов Архивного фонда РФ. Основные задачи и функции архива. Порядок передачи документов в архив на постоянное хранение и комплектование архива.
курсовая работа [29,6 K], добавлен 23.02.2016Правовая база архивного дела в России. Критерии определения особо ценных (уникальных), исторически значимых документов, порядок их учета. Организация хранения и использования данного вида документов, базы обеспечения их физико-химической сохранности.
курсовая работа [36,6 K], добавлен 20.04.2014Состав Архивного фонда России, история его развития, нормативное регулирование деятельности. Признаки группировки документов, образование архивных коллекций. Особенности классификации документов личных фондов, объединенных архивных фондов и коллекций.
контрольная работа [29,0 K], добавлен 06.08.2013Критерии определения уникальных документов - особо ценных документов, не имеющих себе подобных по содержащейся в них информации и их внешним признакам, невосполнимым при утрате с точки зрения их значения и автографичности. Учет и описание документов.
контрольная работа [23,7 K], добавлен 27.01.2011Развитие документа и его формуляра. Виды документов и требования к оформлению основных реквизитов в XVI-начале XX вв. Порядок составления конкретных документов. Грамота и ее разновидности. Судные списки, писцовые книги. Авторы документов и адресаты.
реферат [50,8 K], добавлен 23.03.2010Архивоведческая деятельность Д.Я. Самоквасова, повлиявшая на организацию и развитие архивного дела в России. Характерные черты методологии архивного дела у Д.Я. Самоквасова, реформа системы хранения документов позволившая ускорить делопроизводство.
реферат [45,3 K], добавлен 18.12.2016Принципы и списки источников комплектования Архивного фонда Российской Федерации. Государственные архивы в период существования Советского Союза. Негосударственные организации и граждане как источники комплектования архива на основании договора.
реферат [24,4 K], добавлен 25.07.2010Изменения в области архивного дела. Законодательство XVIII века в области архивного дела. Использование и хранение архивных документов. Обзор состояния дел в отдельных архивах XVIII века. Архивы высших, местных учреждений. Исторические архивы.
реферат [43,0 K], добавлен 27.09.2008Анализ понятия архивоведения - науки об архивах или дисциплины, изучающей историю и организацию, теорию и методику работы архивов в области учета, описания, использования, обеспечения сохранности документов. Группы документов, отображающие историю РБ.
реферат [34,0 K], добавлен 01.01.2011Биография Дмитрия Яковлевича Самоквасова, его реформаторские взгляды на организацию, хранение и использование исторических документов. Особенности законодательства в области архивного дела в России в конце XIX – начале XX вв., проекты его изменения.
реферат [26,1 K], добавлен 16.12.2009Виды и разновидность архивных фондов личного происхождения. Особенности комплектования и описания документов личного происхождения. Фондирование документов личного происхождения. Деятельность архивиста по формированию фондов личного происхождения.
курсовая работа [61,1 K], добавлен 01.06.2016Теоретические основы изучения берестяных грамот (документов и частных посланий XI-XV веков) как документационных источников Древней Руси. История изучения берестяных грамот в отечественной науке, их датирование, характер составления и основное содержание.
реферат [79,0 K], добавлен 20.12.2015Храмовые архивы государств Древнего Востока. Особенности хранения хозяйственных документов в древнем мире. Производственные архивы стран Западной Европы в средние века. Национальная архивная реформа и развитие архивной профессии в США в 20 века.
шпаргалка [44,5 K], добавлен 16.05.2010Понятие документального фонда и архивного фонда. Создание Московского сенатского архива как первого архива ведомства. Структура Государственного архива РСФСР, история его создания и реорганизаций со времен Октябрьской революции и по нынешнее время.
реферат [17,4 K], добавлен 09.06.2010"Повесть временных лет" как основной источник изучения истории Древнерусского государства. Историки XIX века о славянских и варяжских племенах до призвания Рюрика. Славянские племена до образования государства. Этническая принадлежность варягов.
дипломная работа [41,4 K], добавлен 20.11.2008Анализ документов партии социалистов-революционеров за период с июля 1917 г. по май 1918 г. Основные документы партии эсеров, внутрипартийный документооборот. Российская социал-демократическая рабочая партия, деятельность большевистского крыла РСДРП.
курсовая работа [46,5 K], добавлен 22.12.2014Изучение материалов, документов, свидетельств, литературы, посвященной гимназии имени Пржевальского. Выяснение расположения и назначения помещений в новом здании гимназии. Определение участия учащихся гимназии в революции 1905 года и Первой Мировой войне.
реферат [6,7 M], добавлен 21.07.2014Положение архивов в России во второй половине XIX века. Археологические съезды: основатели и цели. Место архивного вопроса на съездах. Значение деятельности Н.В. Калачова для развития архивного дела. Проекты централизации и реформа в целом архивного дела.
реферат [34,7 K], добавлен 24.12.2009Становление архивного дела в Киевской и Московской Руси. Особенности архивоведения в Российской империи (XVIII в.- 1917 г.). Развитие архивного дела в довоенный, военный и послевоенный периоды. Современное состояние архивного дела в Российской Федерации.
реферат [45,8 K], добавлен 14.05.2011
