Размещено на http://www.allbest.ru/

Лекция

Организация документов и дел и в пределах архивного фонда (третий уровень организации документов)

План

• 1. Фондирование документов
• 2. Определение границ архивного фонда и крайних дат документов
• 3. Факторы, влияющие на определение границ архивного фонда

1. Фондирование документов

Организация документов в пределах архивного фонда называется фондированием. Работа по фондированию осуществляется в делопроизводстве и архивах организаций - в процессе формирования дел на основе номенклатуры дел и отбора документов для передачи на постоянное хранение в архив, а также в государственных архивах - при описании принятых необработанными документов и переработке неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций.

Необходимо твердо помнить, что сформированные архивные фонды, архивные коллекции и объединенные архивные фонды, документы которых уже введены в научный оборот и были использованы, перефондированию не подлежат. Исключением являются слишком грубые ошибки в фондировании.

Если в государственном архиве приходится выполнять большой объем работ по фондированию, значит, образовался значительный массив россыпи - неописанных материалов из разных фондов или из одного, но крупного фонда. Появление необработанных материалов в большом количестве в архиве может быть вызвано несколькими обстоятельствами:

стихийными бедствиями и пожарами;

войной, эвакуацией, вывозом документов захватчиками и последующей реституцией;

военными действиями вследствие социальных потрясений, переворотов;

реформами государственного аппарата, органов власти и управления.

Например, такая работа проводилась в ЦГА ИПД РТ в 1993-1998 гг. в связи ликвидацией КПСС

Фондирование включает в себя следующие виды работ:

определение границ архивного фонда, в том числе определение юридической самостоятельности фондообразователя и хронологических рамок документов фонда.

определение фондовой принадлежности документов.

Прежде чем приступить к выполнению работ по фондированию, необходимо изучить историю фондообразователя, задачи и функции, масштаб деятельности, структуру фондообразователя, его связи с другими учреждениями.

Следует также ознакомиться с основными видами документов фондообразователя (постановлениями, приказами, протоколами, планами, отчетами, штатными расписаниями), в которых содержатся основные сведения о времени возникновения фондообразователя, его компетенции, структуре, функциях структурных частей, времени и причинах ликвидации.

Полученные сведения используются при составлении исторической справки. В ней раскрываются сведения как по истории фондообразователя, так и по истории фонда. К истории фонда относятся сведения о поступлении фонда на хранение, степень его сохранности, объем фонда, крайние даты документов. В исторической справке раскрывается также состав и содержание документов фонда и система организации документов в делопроизводстве. Эту систему можно выяснить по номенклатурам дел, старым описям, классификаторам, элементам описания на обложках.

2. Определение границ архивного фонда и крайних дат документов

Хронологическими границами архивного фонда являются:

для архивного фонда организации - официальные даты ее образования (регистрации) и ликвидации;

для объединенного архивного фонда - даты образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда;

для архивного фонда личного происхождения (семейного, родового) - даты рождения и смерти отдельного лица, членов семьи или рода;

для архивной коллекции - даты самого раннего и самого позднего документа.

Крайними датами документов архивного фонда организации являются даты наиболее раннего и наиболее позднего из документов, входящих в его состав, но хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними датами документов фонда, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности организации, или в составе фонда находятся более ранние документы, например, переданные для завершения производством дела предшественника.

Например, ф. 1442. Бугульминский уездный комитет РКП(б) Казанской губернии (стр.22) - хронологические границы фонда - 1917-1920 гг., а крайние даты документов - 1919-1921 гг.

В фондах личного происхождения крайние даты документов фонда могут отличаться от хронологических границ фонда за счет документов, связанных с откликами на смерть фондообразователя, проведением памятно-юбилейных мероприятий, с посмертным изданием его произведений или за счет документов, собранных самим фондообразователем.

Например, ф. 8237 Султан-Галиева М.Х. (стр.320), хронологические границы фонда - 1892-1940 гг., а крайние даты документов - 1883-1995 гг.

3. Факторы, влияющие на определение границ архивного фонда

фондирование архивный делопроизводство номенклатура

В зависимости от факторов, определяющих создание, статус, организацию и характер деятельности фондообразователя, его документы могут быть приняты в архив в качестве составной части уже имеющегося архивного фонда или в качестве нового архивного фонда. К факторам, влияющим на определение границ архивного фонда, относятся:

Изменение конституционных основ государства, изменение статуса субъекта федерации - политический фактор

Изменение границ административно-территориального деления и создание новых органов власти и управления - административный фактор

Изменение формы собственности фондообразователя,

Реорганизация фондообразователя, которая ведет к коренному изменению его функций и созданию нового учреждения

Ликвидация фондообразователя с передачей его функций одной или нескольким организациям - 3-5 юридический фактор

При изменении конституционных основ государства документы высших органов государственной власти, законодательных собраний, правительств, администраций, министерств и ведомств РФ, созданных на базе ликвидированных министерств и ведомств СССР, составляют новые архивные фонды.

Документы отраслевых управлений и отделов исполкомов советов народных депутатов всех уровней и документы соответствующих отраслевых управлений и отделов администраций, если их задачи и функции остались без изменений, составляют единые фонды.

Документы прокуратур и судов субъектов РФ, городов и районов, а также государственных организаций, осуществляющих свои прежние функции, продолжают ранее принятые архивные фонды прокуратур, судов, организаций.

При изменении административно-территориального деления субъектов РФ документы образованных в связи с этим органов государственной власти и местного самоуправления составляют новые архивные фонды. Не образуют новых архивных фондов документы ранее существовавших органов государственной власти и местного самоуправления, промышленных, сельскохозяйственных, финансовых, хозяйственных, научных, культурных, медицинских и общественных организаций, учебных заведений и др.

Определение границ архивного фонда в связи с изменением формы собственности фондообразователя. Документы организаций, перешедших из государственной в частную и иную негосударственную собственность, составляют с момента акционирования, приватизации организаций новые архивные фонды.. Однако смена собственника организации, без изменения формы собственности, не влечет за собой создания нового архивного фонда.

Документы совместных предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых преобладает доля государственной собственности, образованных на основе государственных организаций, составляют единые архивные фонды (при преобладании доли негосударственной собственности образуются новые архивные фонды).

Определение границ архивного фонда в связи с реорганизацией фондообразователя. Коренное изменение компетенции и функций организации и создание на ее базе новой организации, влечет за собой создание нового архивного фонда. Не является основанием для создания нового архивного фонда: расширение или сужение круга ведения, объема, территориальных границ деятельности; выделение из организации одной или нескольких организаций с передачей им ряда функций; изменение подчиненности организации, ее структуры, местонахождения, переименование или частичное изменение ее названия, не сопровождающееся изменением ее первоначальных функций. Документы отделений, дочерних организаций, филиалов составляют единые архивные фонды с документами их основных организаций, если хранятся в одном архиве.

При ликвидации организации с передачей всех или части ее функций одной или нескольким вновь созданным организациям документы каждой новой организации составляют новые архивные фонды. Документы организаций, прекративших свою деятельность вследствие ликвидации, объединения, разделения или в результате чрезвычайных обстоятельств или стихийных бедствий, а затем восстановленные с теми же функциями, составляют единые архивные фонды.

Размещено на Allbest.ru