Проблеми збереження архівних документів у системі державних архівів України

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

У контексті глобалізації та розвитку інформаційного суспільства все більшої актуальності набувають проблеми збереження архівних документів у системі державних архівів України.

Однією з головних характеристик третього тисячоліття є стрімке зростання темпів глобалізації, що розпочалося ще у ХХ ст., та перехід до постіндустріального інформаційного суспільства, в якому пріоритетним процесом стає обмін інформацією, знаннями, ідеями, емоціями між людьми, що зумовлено цілою низкою факторів, прийнятих у суспільстві. Тобто значна увага приділяється соціальним комунікаціям, в основі яких лежить інформаційний чинник. Це створює підґрунтя для нового розуміння архіву як суб'єкта інформаційно-комунікаційних процесів. Архіви постійно здійснюють інформаційну діяльність з метою забезпечення суспільства ретроспективною інформацією. Інформаційно-комунікаційна сфера діяльності архівів потребує особливої уваги, оскільки користувачі мають право вимагати від архівних установ надання достовірних інформаційних послуг. Невід'ємною складовою інформаційної діяльності державних архівів є одержання і зберігання архівних документів. Ці процеси зазнали певних змін зі здобуттям Україною незалежності, що вимагає їх докладного дослідження.

Аналіз останніх досліджень і публікацій свідчить про інтерес науковців до теоретичних та прикладних аспектів окресленої проблеми. Одержання та зберігання архівних документів частково висвітлені у працях таких вітчизняних учених, як В. Бездрабко [2], Г. Боряк [3], Володіної [4; 5; 6; 7], В. Ляхоцький [10; 1і], Матяш [12; 19], К. Новохатський [13; 14; і5; 16; 17], Г. Папакіна [20], С. Решетникова [6; 7], Л. Шевченко [4; 5; 6; 7], А. Шурубури [4; 6; 7] та ін. Праці названих науковців і дослідників дають можливість з'ясувати сучасний стан та перспективи розвитку теми дослідження.

Проте на сьогодні залишається актуальним і потребує подальшого узагальнення аналіз одержання та зберігання архівних документів з погляду інформаційної діяльності державних архівів.

Мета даного дослідження полягає в науково-теоретичному обґрунтуванні питання збереження архівних документів в системі державних архівів України, а також проблеми та шляхи їх вирішення.

Одним із гострих питань у контексті збереження архівних документів є питання щодо комплектування архівів зумовлює потребу аналізу історичного досвіду комплектування державних архівів та пошуку нових форм і шляхів формування Національного архівного фонду (далі - НАФ). Проте, на жаль, у сучасному українському архівознавстві бракує праць, спеціально присвячених висвітленню чи обговоренню даної проблеми. Знання, накопичені архівною наукою, недостатньо висвітлюють наукові та практичні аспекти діяльності місцевих державних архівних установ щодо комплектування Національного архівного фонду України.

Важливою видається думка про те, що від правильності комплектування кожного державного архіву залежить якість формування НАФ України загалом, ефективність його використання [1].

Завданнями державного архіву є комплектування документами від усіх установ і організацій його профілю і у визначені терміни, укладання необхідного науково-довідкового апарату та створення умов для всебічного використання наявної в ньому джерельної бази.

Як відомо, є дві категорії державних архівів України - з постійним та змінним складом документів. У поняття комплектування входить розподіл джерел комплектування з урахуванням значення документів і профілю архівів.

Слід підкреслити, що досить важливою передумовою якісного формування НАФ є також організаційна та методична робота державних архівів з джерелами комплектування [18].

З метою якісного поповнення фондів профільними документами НАФ архіви здійснюють організаційно-методичне керівництво та контроль за роботою архівних підрозділів та служб діловодства органів державної влади, місцевого самоврядування, державних та комунальних підприємств, установ і організацій - джерел комплектування, що опосередковано сприяє збільшенню кількості упорядкованих документів в установах.

Робота державного архіву з джерелами його комплектування полягає в організації та вдосконаленні роботи служб діловодства, роботи архівних підрозділів, взаємодії з експертними комісіями, проведенні перевірок роботи архівних підрозділів, служб діловодства та експертних комісій, громадських оглядів роботи архівних підрозділів і служб діловодства; організації державного обліку документів НАФ; підвищенні кваліфікації працівників архівних підрозділів, служб діловодства, голів і членів експертних комісій; методичній, практичній допомозі та наданні послуг з питань архівної справи і діловодства на договірних засадах.

З метою захисту соціальних прав громадян державні архіви надають установам-джерелам комплектування методичну і практичну допомогу в роботі з документами з особового складу [1, с. 177-179; 18].

Отже, без документів, що знаходяться у веденні архівів, історія нашого часу не може бути відтворена з достатньою об'єктивністю і повнотою, адже ціла низка документальних комплексів репрезентують усі сфери життєдіяльності держави та суспільства в цілому. Від правильності комплектування кожного державного архіву залежить якість формування НАФ України цінними для суспільства документами, ефективність використання інформації та збереження культурних цінностей.

Важливим є екологічний стан збереженості архівних документів. Внутрішнє середовище сховищ архівів є найважливішим чинником забезпечення збереженості пам'ятників культури та історії. Параметри мікроклімату (температура і відносна вологість повітря), освітленість, хімічний склад повітря, запиленість, наявність біологічних агентів в екосистемі сховищ - основні чинники, комплексний вплив яких визначає термін життя документальних пам'яток. Інший аспект проблеми - вплив внутрішнього середовища в установах культури на здоров'я персоналу і читачів.

Однією з основних функцій архівного підрозділу, спрямованою на створення та дотримання оптимальних умов та режимів зберігання архівних документів, є забезпечення їх збереженості.

Вимоги до комплексу заходів щодо забезпечення збереженості паперових документів, що зберігаються як у державних архівах, так і в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій України, встановлює Галузевий стандарт України «Документи з паперовими носіями. Правила зберігання Національного архівного фонду. Технічні вимоги» (ГСТУ 55.00198), який набув чинності з 1 січня 1999 року.

Зокрема, стандарт встановлює технічні вимоги до:

- будівель і робочих приміщень архівів;

- режимів зберігання документів: температурно-вологісного, світлового та санітарно-гігієнічного;

- порядку організації контролю за фізичним станом документів.

Технічні вимоги ГСТУ 55.001-98 слід враховувати під час проектування, будівництва, оснащення та експлуатації архівних приміщень.

Також варто зазначити, що умови забезпечення збереженості архівних документів охарактеризовано у розділі 8 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 року №16, які обов'язкові для виконання всіма підприємствами, установами, організаціями незалежно від форми власності.

Швидкість руйнації документів, безумовно, залежить від якості зовнішнього середовища. Помічено, що примірники тих самих видань, які зберігаються в установах, розташованих у сільській місцевості, мають кращу збереженість. З історичної точки зору проблеми, викликані забрудненням атмосфери, є відносно новими в житті старих об'єктів, тому що забруднення повітря стрімко зросло в останні 40-50 років і цей процес прогресує. Небезпека спільної дії кількох хімічних речовин на документ може бути набагато вище, ніж індивідуальних компонентів.

Вимоги до приміщень архіву складаються зі: сховища для зберігання документів; робочої кімнати працівників цього підрозділу; окремої кімнати (читального залу) для роботи користувачів з документами архіву. Ця вимога, передусім, стосується архівних підрозділів великих підприємств.

Консерватори і хранителі фондів розуміють важливість екологічних проблем у консервації і потребують ефективних методів моніторингу середовища сховищ. Повний аналіз усіх підконтрольних компонентів є громіздким та дорогим, він гальмує прийняття відповідних заходів і разом з тим не може оцінити комплексний вплив навколишнього середовища на об'єкт зберігання. Хоча частіше за все для рішення конкретної проблеми важливо не визначення вмісту індивідуальних речовин, а оцінка ефекту впливу всієї сукупності або групи пріоритетних токсикантів. Методи взяття зразків в процесі моніторингу стану середовища можна розділити на активні та пасивні. Активні методи найбільше поширені та полягають у вимірюванні конкретного показника у визначений момент часу. Отримані дані реєструються тим або іншим способом, аналізуються із застосуванням математичних методів і видають узагальнені результати консерватору, хранителю, адміністрації. Найбільш сучасні комп'ютерні системи контролю екологічної ситуації передбачають безперервну реєстрацію декількох параметрів і підтримку їх у заданих межах. Ці системи дорогі, складні в експлуатації.

Для моніторингу навколишнього середовища в природних і антропогенних екосистемах все більш широко застосовуються пасивні методи: відбір зразків на сорбенти селективної дії з наступним лабораторним аналізом. Подібні прийоми використовуються і для консервації. Ведуться активні пошуки в даному напрямку. Спеціальні матеріали, хімічні сенсори, які поглинають певні хімічні сполуки з навколишнього середовища, розміщуються в сховищах, шафах, вітринах на деякий час. Після експозиції їх аналізують у лабораторії з застосуванням відповідних методів і приладів фізико-хімічного аналізу. Існують селективні датчики для аналізу певних компонентів повітряного середовища шляхом активного і пасивного відбору зразків.

Консерватори і хранителі фондів зацікавлені в комплексній оцінці впливу навколишнього середовища на документ або інший експонат. Так само, як екологи намагаються знайти засоби, які оцінюють сукупний вплив численних чинників середовища на біологічні об'єкти і системи шляхом підбору певних біологічних організмів, так і нам хотілося б знайти сенсор, тест-об'єкт, що змінює свої властивості в несприятливому для зберігання документів середовищі, причому ці властивості повинні адекватно вимірюватися за допомогою приладів.

Проблеми забезпечення збереження архівних документів зазначені в положенні про умови зберігання архівних документів.

Однією з основних проблем є вимоги до архівних будівель і приміщень архівів [21]. архів державний інформаційний

Архіви, архівні підрозділи (далі - архіви) повинні розміщуються в спеціально збудованих або пристосованих для зберігання документів будівлях або окремих приміщеннях будівель.

Сховище архіву має бути віддаленим від лабораторних, складських та побутових приміщень підприємства, пов'язаних зі зберіганням або застосуванням хімічних, вогненебезпечних речовин, харчових продуктів, і не мати з ними спільних вентиляційних каналів.

Наступною проблемою є електро- і протипожежне обладнання архіву. Електрична проводка у приміщеннях архіву повинна бути закритою. Штепсельні розетки для переносної апаратури (пилососів, ламп тощо) мають бути герметичними або напівгерметичними. Рубильники, електрощити та інше розподільне електрообладнання встановлюють лише за межами архівосховищ.

За пожежною безпекою приміщення архівів належать до категорії «В», тому вони повинні розміщуватися у будівлях не нижче другого ступеня вогнестійкості.

На жаль, сьогодні є порушення щодо протипожежного обладнання архівів. Не всі архівосховища та приміщення для роботи з документами обладнані пожежною сигналізацією та засобами пожежогасіння. Не говорячи про оснащення сховищ автоматичними системами пожежогасіння.

Також проблемою збереження архівних документів є температурно-вологісний та світловий режими. Режим зберігання документів в архіві повинен відповідати таким параметрам: температура повітря +17...+19°С; відносна вологість - 50-55%.

Далеко не кожен державний архів оснащений кондиціонерами та зволожувачами повітря.

Системи кондиціонування та вентиляції мають забезпечувати рециркуляцію повітря, очищення від агресивних домішок і пилу та підтримання оптимального температурно-вологісного режиму.

Для виміру кліматичних параметрів у архівосховищах мають бути встановлені контрольно- вимірювальні прилади, показники яких щотижня фіксуються у реєстраційному журналі. Та із-за малого фінансування не кожен архів може дозволити такі прилади, а також забезпечувати їх експлуатацію.

Досить важливою проблемою є санітарно-гігієнічний режим. Приміщення архівосховища слід утримувати у зразковому порядку та чистоті, що виключало б можливість появи плісняви, комах і гризунів та накопичення пилу.

Для захисту архівних документів від пилу, що є необхідністю, не кожен державний архів України може дозволити обладнати вентиляційну систему протипиловими фільтрами.

Правові засади забезпечення збереженості архівних документів в системі державних архівів визначаються ст.13 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 13 грудня 2001 року, що вимагає від власників документів НАФ (юридичних чи фізичних осіб) обов'язкового утримання в належному стані будівлі і приміщення архівних установ, підтримання в них необхідного технологічного режиму, а також створення копій для страхового фонду і фонду користування, іншим чином забезпечувати їх збереженість [8]. Встановлює закон і відповідальність працівників архівних установ, користувачів документами НАФ та інших осіб, винних у недбалому зберіганні, псуванні, знищенні, підробленні, приховуванні, розкраданні, незаконному вивезенні за межі України або незаконній передачі іншій особі документів НАФ або документів, що підлягають внесенню в нього... згідно з чинним законодавством (ст.42).

На думку Н.М. Христової, оцінюючи проблему забезпечення збереженості документів НАФ на сучасному етапі, що можна констатувати лише те, що її вже слід розглядати як загальнонаціональну. Цей постулат переконливо ілюструють декілька фактів, оприлюднених для загального ознайомлення на сайті державного комітету архівів України: Україна єдина країна на теренах колишнього СНД, де з 1991 р. не споруджено жодної архівної будівлі; Київ - єдина європейська столиця, де столичний архів розташовано на першому та у підвальному поверхах житлового будинку; до «чорного списку» пограбованих українських архівів входять Центральний державний архів України, м. Львів (вкрадено 369 справ з 70 фондів), Держаний архів Львівської області (вкрадено 520 справ з 43 фондів), Державний архів Одеської області (вкрадено 327 справ з 2 фондів), Державний архів Львівської області, Державний архів Миколаївської області (вкрадено 4 справи), Центральний державний архів-музей літератури і мистецтва України (картини і малюнки, особисті речі О. Корнійчука) [23].

Означені явища є свідченням передкризового стану, що можуть призвести до непоправних втрат документів Національного архівного фонду.

Дослідниця зазначає, для подолання кризових явищ у сфері забезпечення збереженості документів НАФ Державна програма накреслює такі перспективи: по-перше, зміцнення матеріально-технічної бази державних архівних установ для створення умов гарантованого зберігання документів Національного архівного фонду; по-друге, удосконалення законодавства з архівної справи та діловодства; по-третє, організація централізованого зберігання електронних документів та інформаційних ресурсів; по-четверте, розвиток галузевих фундаментальних і прикладних наукових досліджень, методики і технології архівної справи; по-п'яте, підвищення рівня економічних і соціальних гарантій для професійної самореалізації працівників архівних установ.

Але окреслені в Програмі моменти є скоріше тенденціями і за відсутності фінансування з боку держави не зможуть вирішальною мірою вплинути на покращення стану збереженості документів НАФ [22].

Методологічним підґрунтям для створення досконалої моделі зберігання має стати комплексний підхід до цієї проблеми. Скажімо, забезпечення збереженості не визначається однозначно суто технічними параметрами, а асоціюється з багатьма складовими. Загалом, пропонована модель моніторингу має чітке організаційне спрямування. Отже, невирішеними залишаються проблеми правового та нормативно-методичного, наукового забезпечення системи державного моніторингу та його побудови відповідно до вимог сьогодення.

Складність проблеми зберігання документів НАФ полягає в тому, що засоби її розв'язання виходять далеко за межі однієї галузі.

Для створення багаторівневої потужної моніторингової системи потрібні спільні скоординовані зусилля усіх її суб'єктів, але домінуюча роль в цьому процесі має належати Держкомархіву, на який покладаються такі завдання: розробити і затвердити організаційно-методичні документи з питань процедури проведення моніторингу стану збереженості документів Національного архівного фонду та створення і ведення на цій основі єдиного комп'ютерного банку даних; розробити і узгодити пропозиції щодо внесення змін і доповнень до відповідної національної нормативно-правової бази з питань зберігання документів Національного архівного фонду; організувати проведення моніторингу у державних наукових установах, музеях та бібліотеках та передавання інформації до банку даних моніторингу; забезпечити надання Кабінету Міністрів України інформаційних звітів (повідомлень) за даними моніторингу, пов'язаних із станом зберігання документів НАФ; створити і ввести до банку даних відомостей щодо міжнародних проектів у сфері забезпечення збереженості архівних документів [9].

Таким чином, тільки комплексний науково-обґрунтований підхід та спільні зусилля усіх зацікавлених можуть гарантувати суспільству ефективне розв'язання складної та багатогранної проблеми збереженості історико-культурної спадщини нашого народу.

Література

1. `Архівознавство: Підр. для студ. іст. ф-тіввищ. навч. закладів України', 2002, За заг. ред. Я.С. Калакури та І.Б. Матяш, Вид. 2-ге, випр. і доп., К., 356 с.

2. Бездрабко, В.В. `Класифікація архівних документів: проблеми і пошук'. [online] Доступно: http://www.archives.gov. ua/Publicat/Researches/MaterialyConfer_11.php. - Назва з екрана.

3. Боряк, Г., Новохатський, К., 2004. `Модерне архівне законодавство України', Архіви України: науково-практичний журнал, №3 (254), с.4-10.

4. Володіна, О.П., Шевченко, Л.О, Коваль, Е.З., Шурубура, А.К., 1999. `Мікробіологічний стан документальних фондів держархівів України', Матеріали та тези доповідей 2 Міжнар. конф. «.Проблеми збереження, консервації та реставрації музейних пам'яток», К., с.18-19.

5. Володіна, О.П., Шевченко, Л.О, Коваль, Е.З., Шурубура, А.К., 1999. `Мікробіологічний стан документальних фондів центральних державних архівів України', Студії з архівної справи та документознавства,К., Т.4, с.70-74.

6. Володіна, О.П., Шурубура, А.К., Решетников, С.В., Шевченко, ЛО., 1998. `Мікробіологічний контроль повітря центральних державних архівів України', Тези та матеріали доповідей Міжнар. науково-практичн. конф. «.Реставрація музейних пам'яток в сучасних умовах. Проблеми та шляхи їх вирішення», К.

7. Володіна, О.П., Шурубура, А.К., Решетников, С.В., Шевченко, Л.О., 1998. `Про мікробіологічний контроль повітря центральних державних архівів України', Студії з архівної справи та документознавства, К., Т.3, с.57-62.

8. `Закон України про Національний архівний фонд і архівні установи: перед першим читанням', 1992, Архіви України,№13, с.7-8.

9. Корчемна, І.С., Місюра, А.В., Шурубура, А.К., 1999. `Очищення документів Національного архівного фонду від заборонених інсектицидів', Матеріали та тези доповідей 2 Міжнар. конф. «Проблеми збереження, консервації та реставрації музейних пам'яток», К., с.106-107.

10. Ляхоцький, В., 2001. `До історії прийняття в Україні першого архівного закону (1991-1993)', Архівознавство. Археографія. Джерелознавство: міжвід. зб. наук. праць / Держкомархів України. УДНДІАСД, К., Вип.4. Студії на пошану Руслана Пирога, с.180-199.

11. Ляхоцький, В., 2004. `Основні тенденції та перспективи розвитку архівної справи в Україні на початку ХХІ ст.', Київська старовина, №3, с.3-8.

12. Матяш, І., 2000. `Архівна наука і освіта в Україні 19201930-х років', К.: Б.в., 591 с.

13. Новохатський, К., 2002. `Архівне законодавство України (1991-2001)', Архівознавство. Археографія. Джерелознавство, Вип.5, с.67-73.

14. Новохатський, К., 2006. `Гуманітарна місія архівів і реформування архівної справи в Україні', ред.: В. К. Коробов, А.В. Карпова, В.Н. Крижановський; Державний архів Херсонської області, Константи: Альманах соціальних досліджень, Херсон, №1 (12), с.5-9.

15. Новохатський, К.Є., 2004. `Про Основні правила роботи державних архівів України', Електронні дані. [online] Доступно: http://www.archives.gov.ua/Problems /Novohatskiy_2004.php, вільний. Назва з екрана.

16. Новохатський, К.Є., 2001. `Проект нової редакції архівного закону', Архіви України, Електронні дані, №3. [online] Доступно: http://www.archives.gov.ua/Publicat/AU/2001-3.php, вільний. Назва з екрана.

17. Новохатський, К.Є., 2000. `Шляхи вдосконалення нормативно-правової бази діяльності архівних установ', Архіви України, Електронні дані, №1-3. [online] Доступно: http://www. archives.gov.ua/Publicat/AU/2000-1-3-01.php, вільний. Назва з екрана.

18. `Основні положення організації науково-дослідної та методичної роботи в державних архівних установах України', Держкомархів України. УНДІАСД; Уклад.: І.Б. Матяш та ін., К., 51 с.

19. `Основні правила роботи державних архівів України', 2004, за заг. ред. Л.О. Драгомірової і К.Є. Новохатського; Державний комітет архівів України, Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства, К., 334 с.

20. Папакін, Г.В., 2009. `Сучасний стан законодавчо-нормативного забезпечення архівування документів: погляд архівіста', Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія: науковий журнал / гол. ред. М.С. Слободяник, К., №4, с.7-16.

21. `Положення про умови зберігання архівних документів'. [online] Доступно: www.archives.gov.ua/Law-base/Provisions/index.php?2003-6-p. - Назва з екрана. - Дата перегляду: 14.11.2018.

22. `Про Основні правила роботи державних архівів України: Рішення Колегії державного комітету архівів України від 03.02.2004'. [online] Доступно: http: //www.archives.gov.ua/ Law-base/, вільний. Назва з екрана.

23. Христова, НМ., 2006. `Моніторинг стану збереженості документів національного архівного фонду: теоретична модель та реальність', Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія, №1, с.7-12.

Размещено на Allbest.ru