Архив Президента Российской Федерации

Размещено на http://allbest.ru

23

Министерство просвещения Российской Федерации

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования

«Российский государственный профессионально-педагогический университет»

Институт гуманитарного и социально-экономического образования

Кафедра Документоведения, истории и правового обеспечения

КУРСОВАЯ РАБОТА

Архив Президента Российской Федерации

по дисциплине «Архивоведение»

Исполнитель: студент А.Б. Орлова

Руководитель:

Старший преподаватель кафедры ДПР И.Е. Сафронович



Аннотация

В первой главе рассмотрена теоретическая основа характеристики деятельности архива Президента РФ и истории его формирования.

Во второй главе я описываю состав архивного фонда Архива Президента РФ, также развитие электронного архива Президента РФ.

Курсовая работа содержит 2 главы, 9 использованных источников и литературы.

Ключевые слова: архив Президента РФ, документ, архив, материалы.



Содержание

Введение

1. Теоретическая характеристика деятельности архива Президента РФ

1.1 Историческое формирование и упразднение архива Президента РФ

1.2. Функции, задачи, состав документов архива Президента РФ

2. Современное состояние хранения документов Президента РФ

2.1 Характеристика архивов, в которых хранятся документы Президента РФ

2.2 Электронный архив президента РФ

Заключение

Библиография



Введение

У каждого из нас есть личный или семейный архив. Мы храним большое количество документов, писем и фотографий. Личность человека немыслима вне памяти. Ведь помню - значит, существую. Точно также и государственные архивы. Они являются памятью государства, без них его попросту бы не существовало. «Архив -- это не только след вчерашнего дня, принадлежащего нашим предшественникам, это мы сами в завтрашнем дне, мы - какими увидят нас потомки», -- сказал Ираклий Андроников Андроников Ираклий Луарсабович - Российский и советский писатель, литературовед, мастер художественного рассказа, телеведущий; доктор филологических наук, народный артист СССР. Лауреат Ленинской и Государственной премии СССР..

В своей курсовой работе я решила рассмотреть архив, играющий важную роль в системе нашего государства. А именно Архив Президента РФ. Деятельность данного архива заключается не только в хранении актуальных материалов, но и документов исторической важности.

Актуальность выбранной темы обусловлена недостаточным количеством информации об архиве главы государства в открытом доступе. На мой взгляд, необходимо знать о всех видах деятельности этого архива, тем, чья профессия будет связана с подобными организациями, так как в нем используется большое количество современных разработок, например, электронный архив, также многие другие способы упрощения работы с документами.

Целью курсовой работы является анализ Архива Президента РФ. Для этого я поставила перед собой следующие задачи:

1) изучить историю архива;

2) проанализировать функции и задачи АП РФ;

3) провести анализ документационного фонда АП РФ;

3) разобраться с электронным архивом Президента РФ

Предметом исследования является Архив Президента РФ .

Объект исследования деятельность Архива Президента РФ .

В курсовой работе использовались научные и специальные методы познания. Применялись диалектический метод познания, методы научной абстракции, анализа и синтеза, историко-логическое познание, аналогия, обобщение. Некоторые проблемы изучались с помощью таких методов, как: монографический, расчетный и регламентационный. Применялись также методы изучение документов, системный, функциональный, информационный анализы, сравнительный метод, социологические методы (анкетирование, опрос и др.), методы архивной реконструкции (воссоздания процесса архивотворчества в пределах организации, для определения фондовой принадлежности)

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка используемых источников, и приложений.



1. Теоретическая характеристика деятельности архива Президента РФ

1.1 Историческое формирование и упразднение Архива Президента РФ

Важнейшее место в системе государственных архивных учреждений всегда занимали архивы первых лиц и органов государства, поскольку в них сосредотачивались ценные документы, связанные с принятие высших законодательных и нормативных актов, решением вопросов государственного суверенитета и национальной безопасности, внешнеполитической деятельности и внутреннего развития страны.

В декабре 1991 года после распада СССР были упразднены все структуры обеспечивающие работу президента СССР. В том числе и Архив Президента СССР. Функции архива первого лица государства стал выполнять архив президента Российской Федерации, который был образован указом президента от 31 декабря 1991 года с целью организации хранения и использования документов, образовавшихся в результате деятельности главы государства и его рабочего органа - администрации президента Российской Федерации Указ Президента Российской Федерации «Об Архиве Президента Российской Федерации» от 31 декабря 1991 г. № 338. См.: Интернет-ресурс http://www.zakonprost.ru (дата обращения: 30 сентября 2013 г.)..

В управлении государством очень важен опыт предыдущих поколений, а также важно сохранять положительные традиции обусловили включение в состав Архива Президента РФ полного комплекса документов предшествующего Архива Президента СССР, а также части материалов совета министров СССР. В составе архива главы Советского Союза находилось большое количество материалов, связанных с работой Политбюро ЦК КПСС. Закономерно, что от прошлого архива были переданы ещё и хранилища, унаследованные от архива Политбюро ЦК. Они располагались в бывшем здании Сената в Кремле, в котором с 1918 года после переезда из Петрограда размещалось советское правительство. В 20-х- 30-х годах это была кремлёвская квартира Сталина. Её жилые помещения передали под ЦК партий для размещения архива Политбюро. Именно по месту его расположения за ним закрепилось название Кремлевский Архив. После с лёгкой руки журналистов это название перешло к архивам глав государств. К сожалению, данные помещения не соответствовали условиям долгосрочного хранения документов такого уровня. Ещё в советское время рассматривался вопрос о перемещении Кремлёвского архива в специально предназначенное помещение, подготовленное в 80-х годах, входившее в состав комплекса зданий ЦК КПСС, находившееся на Старой Площади. В Июне 1993 года Архив Президента был перемещён в это здание, где он и располагается на данный момент.

В структурных подразделениях администрации дела для передачи в архив формируются в соответствии с ежегодно разрабатываемой номенклатурой дел и передаются в архив в соответствии с ежегодных графиком принятия документов от подразделений. За каждым самостоятельным подразделением администрации, включая аппараты уполномоченных представителей президента, в федеральных округах закреплен работник архива, который оказывает необходимую методическую и практическую помощь работникам служб подразделений. Подобная практика позволяет существенно повысить качество подготовки сдаваемых на хранение дел, так как основные недостатки устраняются непосредственно в подразделениях Положение об Архиве Президента Российской Федерации. Указ. Соч..

Ведомства подходят к решению вопроса со своей узковедомственной точки зрения, а в Архиве Президента собираются записки и документы, подготовленные в разных ведомствах. На основе комплекса этих подготовительных документов принимается решение президента. Поэтому в составе фондов можно увидеть наиболее полную подборку к подходу той или иной исторической проблемы, которой занималась администрация президента. В этом уникальность данного архива.

В 1994 году вышло распоряжение президента РФ об учреждении на базе Архива Президента журнала «Вестник архива президента Российской Федерации». Основной задачей «Вестника» являлось ознакомление граждан России и научной общественности с малоизвестными или вовсе неизвестными и малодоступными ранее документами, которые хранятся в Архиве Президента РФ. Распоряжение президента РФ от 25 июля 1994г. №403-рп «О журнале «Вестник Архива Президента Российской Федерации». Указ. Соч.

С 1992 года начал зарождаться Электронный Архив Президента. Это название родилось позднее. В настоящее время Электронный Архив это сложный комплекс разных систем.

1.2 Функции и задачи архива Президента РФ

Остановимся более подробно на задачах и функциях архива. Первой и самой главной его задачей с самого начала является хранение подлинников и оригиналов указов и распоряжений Президента Российской Федерации. После принятия Конституции в декабре 1993 года, определившись, что президент подписывает принятые Государственной Думой законы, в архив на хранения начали поступать и подлинники, и оригиналы конституционных и федеральных законов Российской Федерации, а также материалы, используемые при их принятии. Конечно же, в архиве хранятся и данные, касающиеся разработки действующей конституции. Кроме того в архив поступают и приказы верховного главнокомандующего вооруженными силами РФ, должность которого, в соответствии со статьёй 87 Конституции РФ, исполняет Президент РФ.

Существует строгий порядок принятия на хранения всех нормативных распорядительных актов. Федеральные законы, федеральные конституционные законы, указы и распоряжения поступают в архив через 10 дней после подписания их президентом РФ. Вместе с ними поступают и материалы, на основании которых они были разработаны и внесены на подпись президенту.

Другим важнейшим направлением в комплектовании архива является сбор и бережное сохранение полного комплекса документов, отложившихся в результате осуществления президентом своих конституционных полномочий.

Вновь избранному президенту было предложено о формировании нового фонда документов с приложением полного перечня документов, подлежащих хранению в фонде. Предложение было передано Владимиру Владимировичу Путину и, впоследствии, им же и одобрено. Таким образом, эта практика стала правилом и неизменно соблюдается. Каждому новому президенту РФ предлагается сформировать новый фонд. Каждый документ с его подписью, правками и замечаниями является очень ценным не только для оперативного управления и решения управленческих задач, но и как уникальный исторический источник.

Действующая в архиве система учета и сохранности документов соответствует требованиям, которые зафиксированы в нормативных актах по архивному делу, применительно к специфике работы с документами президента и его администрации. Это обуславливает наличие всех необходимых видов учетных документов, рациональное размещение дел в хранилищах, а также создание специальных условий для их хранения.

Одним из основных направлением деятельности Архива президента, кроме комплектования, обеспечения сохранности, является использование документов. Оно отличается рядом особенностей, связанных со спецификой архива и характера, хранящихся в нём материалов, которые в свою очередь разделяются на документы текущей деятельности президента и его администрации и документы советской эпохи, так называемой исторической части. Главное направление в использовании это информационное обеспечение деятельности президента, а также всех структур его администрации. Оно предполагает не только оперативное предоставление материалов, но и подбор документам по разным тематикам. Особо трудоёмкая работа ведётся с информационно аналитическими материалами, на основе архивных документов. Например, при составлении речи президента для новогоднего послания.

Важное место занимает работа, связанная с использованием нормативных актов главы государства в части награждения, помилования, выдачи гражданства, направление заверенных копий документов в другие органы власти. С этой работой тесно связано и исполнение различных запросов граждан России. Это и подтверждение фактов награждения, получения гражданства, получение подтверждения стажа работы в высших органах государственной власти.

Отдельной отраслью является деятельность с исторической документацией советской эпохи. Сохранение этих документов способствует преемственности опыта предыдущих поколений. Активно используется в патриотическом воспитании молодёжи и в целом познания истории нашей великой страны. Вносят существенный вклад в разоблачении фальсификации истории в ущерб нашему государству. По отзывам специалистов в области современной истории невозможно реализовать ни одно исследование или проект без использования документов, входящих в Архив Президента. Так как благодаря им можно обосновать множественные факты, подтвердив их не словами, а реальной документацией. Часто проблемы цикличны, в том числе и историю не обошло стороной, ведь по фактам из прошлого можно провести множественные аналогии с настоящим и сделать важные выводы, не допустив ошибок предшественников из других эпох. Положение об Архиве Президента Российской Федерации. Указ. Соч.



2. Документальный фонд архива Президента РФ и современные проблемы

2.1 Состав архивного фонда Архива Президента РФ

Важно определить, какие же документы будут составлять Архив президента РФ. Помимо основных документов, которые образуются в результате деятельности первого лица государства важно сохранить документы, которые образуются в деятельности его рабочих органов, структурных подразделений администрации консультативных и совещательных органов. Для этого был определён список источников комплектования архива, который был утвержден руководителем администрации. Согласно этому списку документы начали поступать в архив.

За прошедшие годы архив неузнаваемо изменился. Вместо привычных стеллажей, металлических сейфов, каталожных шкафов - в хранилищах новое современное оборудование. В рабочих кабинетах современная компьютерная техника и другие технические средства.

На хранение также поступают материалы уполномоченных представителей президента в федеральных округах и их аппаратов. Эти данные позволяют контролировать работу, которая проводится на места, как исполняются и соблюдаются законы, указы и распоряжения президента, как реализуются программы, касающиеся развития того или иного региона, как осуществляется выполнение обязательств, принятых по наказам избирателей, пожелания жителей региона, высказанных в ходе избирательных кампаний, встреч и горячих линий с президентом.

В архиве имеются четыре комплекса материалов, первый из которых представлен документами периода выполнения Б.Н. Ельциным функций Президента РСФСР/РФ и работы структурных подразделений его Администрации.

Второй комплекс исторической части архива включает документы, относящихся ко времени деятельности М.С. Горбачёва как Президента СССР и его Аппарата (в том числе поступившими в марте 1992 года из общего отдела Управления делами Совета / Кабинета министров СССР 1950--1990 гг.). Архивы России. Москва и Санкт-Петербург. Указ. Соч. С.219

В третьем комплексе -- документы высших органов ВКП(б) -- КПСС 1919--1991 гг. (включая материалы съездов партии 1952--1986 гг., пленумов ЦК 1944--1990 гг.), Политбюро ЦК 1919-1990 гг., Секретариата, Президиума ЦК партии и создававшихся ими органов.

Среди них имеются протоколы и стенограммы Политбюро ЦК КПСС и Секретариата и более 2000 «Особых папок». Здесь также содержатся документы, отложившиеся в высших партийных органах в процессе осуществления ими функций государственного управления, -- например, Государственного комитета обороны, Ставки Верховного главнокомандования (ВГК) по ведению военных действий во время Второй мировой войны.

В четвёртый комплекс входят личные архивные фонды крупных партийных и государственных деятелей СССР (не менее 40, с массивами официальных материалов) -- Н.И. Бухарина, А.Н. Рыкова, Г.Е. Зиновьева, Л.Д. Троцкого, И.В. Сталина, В.М. Молотова, А.И. Микояна, Л.М. Кагановича, Н.С. Хрущёва, Л.И. Брежнева, А.А. Суслова, Ю.В. Андропова, К.У. Черненко, М.С. Горбачёва и др. - содержание не менее 40 фондов, включающих материалы не только личного происхождения, но и обширные массивы официальных материалов из их секретариатов Путилова Е.Г. Ведомственные архивы России: учебно-методическое пособие. Нижний Тагил: НТГСПА, 2012. С. 22..

После отставки Горбачёва в декабре 1991 года историческую часть архива (около 90 проц. его объёма, документы за 1919--2001 гг.) должны были передать в сформированные на базе бывших архивов ЦК КПСС государственные хранилища. Документы, относившиеся к периоду до 1953 года, были отправлены в Российский центр хранения и изучения документов новейшей истории (РЦХИДНИ), остальные -- в Центр хранения современной документации (ЦХДС).

К началу 1995-го эти центры получили около 10 тыс. дел, в том числе все протоколы заседаний Политбюро ЦК КПСС 1919--1991 гг. (без материалов к ним), материалы XIX партийной конференции, международных совещаний и переговоров с коммунистическими и рабочими партиями, комплекс копий отдельных «Особых папок», рабочие записи Секретариата ЦК КПСС 1964--1990 гг. и др. Далее на государственное хранение поэтапно передавались документы XIX--XXIII съездов КПСС, пленумов ЦК ВКП(б) / КПСС 1941--1966 гг., протоколы заседаний Политбюро 1919--1952 гг., Президиумов ЦК КПСС 1952--1966 гг., постоянных комиссий ЦК РКП(б) -- КПСС 1921--1953 гг., постановления ГКО, личные фонды партийных деятелей и т.д. (всего 12 340 дел). Архивы России. Москва и Санкт-Петербург. Справочник-обозрение. М.: «Археографический центр», 1997. С. 219.

Большая часть документов архива находится на секретном хранении и рассекречивается специально созданной по распоряжению Президента РФ комиссией.

Доступ к такой работе осуществляется с разрешения руководителя Администрации, на имя которого посылается специальный запрос. До конца 1990-х годов подлинные материалы исторической части были доступны очень ограниченному кругу пользователей, а копии рассекреченных документов предоставлялись по отдельным заявкам. Когда на основании Указа Президента РФ № 162 от 14 февраля 1998 года утратил свою силу президентский Указ 1991 года «Об Архиве Президента Российской Федерации», то, казалось бы, доступ в этот архив закрывался бы и для этого малого числа исследователей, но этого не произошло.

Начиная с 1993-го во исполнение поручений президентов Б.Н. Ельцина и В.В. Путина АП РФ начал передавать документы своей исторической части на постоянное хранение в федеральные архивы (Российский государственный архив новейшей истории, Российский государственный архив социально-политической истории, Государственный архив Российской Федерации) -- всего более 42 тыс. дел, страховой фонд и научно-справочный аппарат.

Всему этому есть и документальное подтверждение. В 1993 г. редакция журнала «Новая и новейшая история» обратилась к директору Архива Президента Российской Федерации А.В. Короткову с просьбой проинформировать научную общественность о возможности использования исследователями документов, хранящихся в архиве Коротков А. Об Архиве Президента РФ // Новая и новейшая история. 1993. № 6. С. 213.. И в одном из своих выпусков журнал опубликовал ответ директора архива.

Сейчас данный документ является для историка ценным источником (особенно, если принять во внимание довольно редко встречающуюся информацию в СМИ о закрытых архивах типа АП РФ).

Главному редактору журнала

«Новая и новейшая история»

Академику Севостьянову Г.Н.

В соответствии с поручением Президента Российской Федерации в целях уточнения состава документов и фондов Архива Президента Российской Федерации (АПРФ) и эффективного использования архивных документов в 1993 г. начата передача от дельных комплексов документов и фондов бывшего архива Политбюро ЦК КПСС на хранение в систему Государственной архивной службы России.

В апреле-июне текущего года Архив Президента передал в Росссийский центр хранения и изучения документов новейшей истории (РЦХИДНИ) и Центр хранения современной документации (ЦХСД) Росархива более 3000 дел, в том числе протоколы заседаний Политбюро ЦК КПСС за 1941-1990 г., материалы 19-й партийной конференции, торжественных заседаний ЦК КПСС, Верховных Советов СССР и РСФСР, Избирательной комиссии по выборам народных депутатов СССР от КПСС. До конца 1993, в эти центры будет передано еще более 6000 дел, среди которых протоколы заседаний Политбюро ЦК КППС за 1919-1990 г., в том числе протоколы «Особая папка» за 1919-1952 гг., рабочие записи заседаний Секретариата ЦК КПСС за 1964-1990 г., материалы международных встреч, совещаний и конференций, документы Учредительной конференции и съезда РКП за 1990 г. и некоторые другие.

Передача документов из Архива Президента Российской Федерации в государственные архивы позволит ввести в научный и общественный оборот значительный комплекс ценных и ранее неизвестных исследователям архивных документов. Работу по передаче документов из Архива Президента в государственные архивы предполагается проводить и в дальнейшем.

Директор Архива Президента

Российской Федерации А. Коротков

21 июля 1993 г. Коротков А. Об Архиве Президента РФ // Новая и новейшая история. 1993. № 6. С. 213.

Очень много было сказано выше об исторических документах, которые хранятся в Архиве Президента РФ, с данными материалами связана одна из серьезных проблем - рассекречивание информации. Подавляющее количество документов политбюро и президента СССР имела различные грифы секретности.

В соответствии с законом Российской Федерации о государственной тайне вся работа по рассекречиванию документов осуществляет межведомственная комиссия по защите государственной тайны. Порядок и организация этой работы регламентируется типовым положением о порядке рассекречивания и продления сроков секретности архивных документов, утверждённым межведомственной комиссией.

Непосредственно в архиве работу по рассекречиванию осуществляют представители министерств и ведомств, члены экспертных групп межведомственной комиссии. В их задачи входит изучение материалов, анализ, оценка, а также подготовка экспертных заключений.

На сотрудников архива возлагается работа по подготовке материалов на предмет рассекречивания и представления их экспертам. После решения межведомственной комиссии и рассекречивании дел или документов сотрудники осуществляют оформление решения, проставляются штампы на дела о рассекречивании.

Осуществляются изменения в учётных материалах. После рассекречивания дела передаются на государственное хранение. Наиболее интересные факты публикуются в журнале «Вестник Архива президента РФ»

Подытоживая, можно выделить следующие виды документов, которые хранятся в Архиве Президента РФ:

· Законченные делопроизводством дела и документы постоянного и долговременного хранения, образовавшиеся в результате деятельности Президента Российской Федерации и структурных подразделений Администрации Президента Российской Федерации.

· Документы, образовавшиеся в результате деятельности бывшего Президента СССР и его аппарата.

· Документы упраздненных высших органов исполнительной власти СССР и высших органов КПСС.

· Документы, образовавшиеся в результате деятельности высших государственных и партийных деятелей СССР.

· Научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание документов Архива.

· Служебные информационные, справочные и другие печатные издания, дополняющие документы Архива.



2.2 Электронный архив Президента Российской Федерации

На раннем этапе электронный архив состоял из информационно-поисковых систем: архив и фонд. Их задачами был поиск информации и учет.

Новые архивные системы создавались с течением появления автоматизированных систем текущего делопроизводства, что уже на ранних этапах позволило обеспечить полноту приёма материалов президента и структурных подразделений администрации, а также организации документного их учёта.

В автоматизированной системе делопроизводства подразделений администрации есть специальных функционал для подготовки документов к передаче в архив.

Практически в онлайн режиме сотрудники держат связь между собой и оперативно решают вопросы отбора документов, имеющих историческое значение на архивное хранение.

В этот же период создается современный участок сканирование, позволяющий осуществлять перевод в электронный вид любые форматы документов, распознавая текст и так далее. Обеспечение структур администрации подборками дел, документов, выдача информационного массива в электронном виде, оказание помощи управления президенту по государственным наградам, создание полнотекстовой картотеки всех награждённых и сканирования материалов.

Ресурс электронного архива стабильно пополняется и, можно сказать, что на сегодняшний день большинство документов главы государства и его администрации, хранящихся в Архиве Президента, прошли процедуру оцифровки и включения в базу электронного архива. В настоящее время объём архива измеряется десятками терабайт. Всё это позволило на порядок ускорить обмен информацией, а также поиск и её предоставление по запросам руководства страны, правительства.

На этом же этапе были созданы и внедрены системы, позволяющие усовершенствовать учёт архивных документов, то есть те виды деятельности направленные на обеспечение сохранности.

При помощи специальных считывателей можно моментально определять местонахождение дела или документа. Штрихкодирование документов, а также развитие электронных информационных систем позволило заменить трудоёмкие рутинные процессы по подготовке дел к архивному хранению на автоматический режим создания внутренних описей, заверительных листов и оформление обложек дел.

Электронный архив президента имеет также автономную подсистему ведения страхового электронного массива особо ценных архивных документов, включающих миллионы образов листов документов. Эта подсистема мобильна и даёт возможность использовать её в любом удобном для руководства месте. Задача дальнейшего развития информационных систем электронного архива президента представляются наиболее приоритетными.

С начала 2000-х г.г. в рамках Федеральной целевой программы «Электронный архив Россия» по заказу Министерства экономического развития и торговли РФ стартовал проект Корпорации «Электронный архив» (ЭЛАР ЭЛАР сегодня --это российский и мировой лидер в создании электронных архивов, внедрении передовых информационных систем; единственное в России и крупнейшее В Европе специализированное предприятие по созданию, комплексному оснащению и наполнению электронных архивов, внедрению передовой техники, информационных технологий и решений; обладает почти 20-летним опытом выполнения объемных и сложных проектов национального масштаба. ) -- «Электронный архив Президента РФ открытого доступа».

По результатам первого года работ в электронный архив были переведены наиболее востребованные документы, среди которых указы и распоряжения Президента РФ.

Так, только за 2003- 2004 гг., в рамках проекта ЭЛАР отсканировано, проиндексировано и помещено в электронный архив около 500 тыс. страниц aрхивных документов.

Общий же объем президентского архива - около 15 млн документов, из них в открытом доступе планировалось разместить порядка 5 млн Назарова М. Электронный архив Президента РФ // Справочник руководителя учреждения культуры. 2004. № 6. С. 75..

По словам координатора по маркетингу, PR и рекламе корпорации «Электронный Архив» Маргариты Назаровой, документы, хранящиеся в «Электронном архиве Президента», представлены в виде графических образов с сохранением всех особенностей бумажных оригиналов, таких, как пометки, комментарии, подписи должностных лиц и т. д.

Сущность данного архива также даёт возможности поиска нужной пользователям информации по полям карточки документа (так называемый поиск документов по индексным полям). Кроме того, имеется возможность контекстного поиска по содержанию архивных документов (при вводе документов в систему происходит их распознавание с помощью пакета АВВУY FineReader 7.0) Электронный архив Президента Российской Федерации пополняется новыми документами. См.: Интернет-ресурс http://wescan.ru (дата обращения: 30 сентября 2013 г.). .

Кроме этого, используя «Электронный архив президента», можно работать не только с графическими образами документов и электронными текстовыми материалами, но и с электронными копиями звуковых записей, а также видео- и кинофильмов.

Электронный архив Президента Российской Федерации (ЭАП) содержит оцифрованные копии архивных дел, хранящихся в Департаменте по обеспечению деятельности архива Президента Российской Федерации.

К началу 2010-х гг. электронный архив содержал уже более 27000 томов дел, состоящих из более 900000 документов и 7000000 изображений.

Электронный Архив Президента РФ открывает большие перспективы прямого доступа жителей РФ к важнейшим документам новейшей истории государства, реализации значимых прав и свобод граждан нашего государства, в том числе - права быть информированными об истории страны «из первоисточника». Сегодня материалами электронного Архива Президента пользуются специалисты и представители различных подразделений Администрации Президента, в дальнейшем к ним присоединятся профильные структуры органов государственной власти -планируется подключение президентского архива к системам документооборота учреждений, организаций и ведомств.

В настоящее время Электронный архив Президента РФ содержит оцифрованные копии более 27 тыс. томов архивных дел, хранящихся в Департаменте по обеспечению деятельности АП РФ (более 900 тыс. документов и более 7 млн изображений), открывая большие перспективы прямого доступа россиян к важнейшим документам новейшей истории государства.

Если сегодня ими пользуются специалисты и представители различных подразделений Администрации Президента РФ, профильных структур органов государственной власти, то в дальнейшем планируется «весь наработанный материал сделать достоянием более широкого круга пользователей» 13 Администрация Президента Российской Федерации. См.: Интернет-ресурс http://www.elar.ru (дата обращения: 30 сентября 2013 г.)..

Электронное хранение и использование документов даёт организации значительные преимущества преимуществ:

1. Хранение документов в исходном формате.

2. Системность. Абсолютно любой документ можно проиндексировать и внести в электронную базу так, чтобы он стал частью единого целого и занял своё индивидуальное место.

3. Защита информации. Защита информации от несанкционированного доступа (контроль и настройка прав доступа; шифрование электронных документов; протоколирование всех действий пользователей; наличие электронно-цифровой подписи (ЭЦП), позволяющей работать с различными системами криптозащиты информации, в том числе сертифицированными ФСБ (ФАПСИ)).

4. Моментальный поиск. Если возникла необходимость найти какой-либо документ, то на его поиск в компьютерной базе уйдёт всего полминуты.

5. Ограниченный доступ. Сегодня электронное хранение и использование архивных документов предполагает несколько степеней защиты от несанкционированного доступа. Пользоваться информацией из базы данных могут только уполномоченные сотрудники фирмы.

6. Гибкое информационное поле. Возможность в любой момент отредактировать имеющуюся информацию или внести новые данные.

7. Освобождение офисной площади, отведённой для бумажного архива.

8. Создание электронного архива для оптимизации управленческих процессов в организации. 12 Электронный архив Президента Российской Федерации пополняется новыми документами. См.: Интернет-ресурс http://wescan.ru (дата обращения: 30 сентября 2013 г.).

В качестве итога описания электронного архива, хочется сказать о его многочисленных функциях, а именно:

*хранение информации на различных типах носителей;

*извлечение запрашиваемой информации из хранилищ;

*администрирование памяти для обеспечения быстрого доступа к документам;

*создание резервных копий и/или автоматическое зеркалирование информации.

*Подсистема текущего ввода общедоступных документов предназначена для текущего пополнения информационного ресурса электронного архива. Участок ввода включает специализированные АРМ, на которых осуществляются:

*поточное сканирование разделяемых на отдельные листы документов;

*сканирование материалов с помощью планетарного сканера документов, которые по тем или иным причинам невозможно разделить, а также ветхие и нестандартные документы;

*присвоение электронным копиям документов уникального набора значений -- индексов, благодаря которым документ однозначно идентифицируется;

*контроль всех многочисленных процессов индексирования, сканирования и ввода документов в хранилище электронного архива (сквозной контроль над течением обработки).



Заключение

По результатам проведенного исследования, можно с уверенностью сказать, что роль Архива Президента РФ чрезмерно велика, и его не нужно недооценивать. Ведь помимо сохранения и комплектования документов, связанных с разными делами президента, архив хранит огромное количество исторических материалов, которые осуществляют вспомогательный процесс в системе управления государства. Более того, данный архив влияет и на жизнь граждан нашей страны. Он влияет на патриотическое воспитание жителей нашей необъятной России, также на уровень их жизни и осведомленность в целом.

К сожалению, не смотря на всевозможные работы в сфере рассекречивания документов прошлых лет, информации об истории формирования архива не так уж и много, что говорит о недостаточной доступности материалов для общественности. Также хочется отметить то, что и о деятельности данной организации осуществить поиск информации не так уж и просто, что ещё раз подчеркивает ограниченность доступа к данным архива и об архиве. архив президент документ электронный

На мой взгляд, поставленные передо мной задачи по исследованию были выполнены, так как было проанализировано огромное количество источников литературы, нормативно-правовых актов и даже мною был найден фильм, в котором рассказывается об Архиве Президента РФ, образованного Указом Президента РФ от 31 декабря 1991 года, в целях организации хранения и использования документов, образовавшихся в результате деятельности главы государства и его рабочего органа - Администрации Президента РФ.



Библиография

Список использованных источников и литературы:

1. Постановление ЦК ВКП(б) «О местных партархивах и институтах Истпарта». 2 декабря 1939 г. // Голиков А. Г. Архивоведение отечественной истории: учеб. пособие. М.: Изд-во МГУ, 2005. С. 149.

2. Распоряжение Президента РФ от 25.03.1994 N 151-рп "Об Архиве Президента Российской Федерации".

3. Распоряжение президента РФ от 25 июля 1994г. №403-рп «О журнале «Вестник Архива Президента Российской Федерации»

4. Указ Президента Российской Федерации «Об Архиве Президента Российской Федерации» от 31 декабря 1991 г. № 338.

Список литературы:

1. Архивы России. Москва и Санкт-Петербург. Справочник-обозрение. М.: «Археографический центр», 1997.

2. Коротков А. Об Архиве Президента РФ // Новая и новейшая история. 1993. № 6.

3. Назарова М. Электронный архив Президента РФ // Справочник руководителя учреждения культуры. 2004. № 6.

4. Путилова Е.Г. Ведомственные архивы России: учебно-методическое пособие. Нижний Тагил: НТГСПА, 2012.

5. Харитонова Е. Г. О сохранении документальной памяти: организация ведомственного хранения документов в России // Монография. 2020.

Размещено на Allbest.ru

...