Сучасний стан упровадження електронних послуг центральними та обласними державними архівними установами України

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Відділ архівознавства, Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства

Сучасний стан упровадження електронних послуг центральними та обласними державними архівними установами України

Наталія Залєток

докторка історичних наук, старша дослідниця

Євгенія Чорноморець

кандидатка філософських наук, старша наукова співробітниця

Анотація

Мета - на емпіричному матеріалі, отриманому під час опитування центральних та обласних державних архівних установ України, проаналізувати поточний стан упровадження електронних архівних послуг. Методологія дослідження. Під час збирання даних щодо практичного досвіду державних архівів із впровадження електронних послуг було застосовано метод анкетування. У процесі аналізування отриманого емпіричного матеріалу використано загальнонаукові методи аналізу, синтезу, індукції та дедукції, порівняння, узагальнення, системності. Наукова новизна. Практичний досвід центральних та обласних архівних установ щодо впровадження електронних архівних послуг досліджується вперше. Результат дослідження може бути використаний під час випрацювання єдиного методичного документа, який у майбутньому міг би лягти в основу спеціального законодавства для архівної галузі. Висновки. Результати дослідження засвідчили, що наразі впровадження електронних архівних послуг здійснюється поступово кожною архівною установою згідно з її матеріально-технічними та кадровими можливостями. Більшість архівів мають проблеми матеріально-технічного та організаційного характеру. Нагальною видається необхідність розроблення Програми інформатизації архівної справи з урахуванням зазначених проблем і пропозицій, зокрема перспективним є розроблення єдиних стандартів надання електронних архівних послуг, єдиного порядку формування цін, забезпечення взаємодії з державним порталом адміністративних послуг, забезпечення можливості поступового приєднання державних архівних установ до ресурсу «ARCHIUM». З останнім найбільше труднощів виникає в обласних архівних установ, чий розвиток і матеріально-технічний стан безпосередньо залежні від політики обласних державних адміністрацій.

Ключові слова: архівні послуги; електронні архівні послуги; комплексна система інформатизації «ARCHIUM».

Nataliia Zalietok

Doctor of Historical Sciences, Senior Research Associate, Head of the Department for Archival Studies, Ukrainian Research Institute of Archival Affairs and Records Keeping

Yevheniia Chornomorets

Candidate of Philosophical Sciences, Senior Research Fellow of the Department for Archival Studies, Ukrainian Research Institute of Archival Affairs and Records Keeping

CURRENT STATE OF IMPLEMENTATION OF ELECTRONIC SERVICES BY CENTRAL AND REGIONAL STATE ARCHIVAL INSTITUTIONS OF UKRAINE

Abstract

The purpose is to analyse the current state of implementation of electronic archival services based on the empirical material obtained during the survey of central and regional state archival institutions of Ukraine. Research methodology. During the collection of data on the practical experience of state archives in the implementation of electronic services, the questionnaire method was used. During the analysis of the received empirical material, general scientific methods of analysis, synthesis, induction and deduction, comparison, generalization, and systematicity were used. Scientific novelty. The practical experience of central and regional archival institutions in the implementation of electronic archival services is being investigated for the first time. The results of the research can be used during the preparation of a unified methodical document, which in the future could serve as the basis for development of the specific legislation for the archival sphere. Conclusions. The results of the study proved that the implementation of electronic archival services is currently carried out gradually by each archival institution in accordance with its material, technical and personnel capabilities. Most archives have logistical and organizational problems. It seems urgent to develop a Program of informatization of archival affairs taking into account the mentioned problems and proposals, in particular, it seems promising to develop standards of electronic archival services, a unified procedure of forming prices, ensuring interaction with the state portal of administrative services, ensuring the opportunity for the state archival institutions to join gradually the complex information system «ARCHIUM». With the latter, the greatest difficulties arise in regional archival institutions, whose development and material and technical condition directly depend on the policy of regional state administrations.

Key words: archival services; electronic archival services; complex information system «ARCHIUM».

У межах сучасної державної стратегії входження України у світовий інформаційний простір розробляються програми інформатизації усіх сфер суспільного життя. Інтеграція культурної сфери до загальнодержавної мережі інформаційного забезпечення передбачена одним із положень Закону України «Про Концепцію Національної програми інформатизації» '. Згідно зі Стратегією формування інформаційного суспільства в Україні, у межах розвитку е-культури передбачено широке впровадження інформаційно-комунікаційних технологій (ІКТ) в архівну справу. Воно включає переведення в електронну форму архівних документів, створення електронних інформаційно-пошукових систем, «підвищення рівня забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду», «створення необхідної техніко-технологічної інфраструктури, електронних інформаційних ресурсів в архівах» та інші заходи, які передбачають також упровадження електронних послуг для користувачів!.

Подальша цифровізація архівної галузі та впровадження електронних архівних сервісів набули особливої актуальності на тлі повномасштабної фази війни росії проти України. Адже ці заходи також допоможуть забезпечити збереженість архівних документів та удоступнити їх для користувачів у режимі онлайн, що є вкрай важливим в умовах ускладненого пересування територією України та низки інших обмежень, які передбачає воєнний стан.

Різні аспекти, пов'язані з цифровізацією архівної галузі в Україні та розвитком електронних сервісів, неодноразово виступали предметом наукових розвідок. Проблема впровадження електронних послуг порушувалася О. Гараніним та Ю. Ковтанюком у межах викладу їхнього бачення підходів до інформатизації архівної справи ³. Не оминули цей аспект Про Концепцію Національної програми інформатизації : Закон Украї-ни від 4 лют. 1998 р. № 74/98-ВР. URL: https://bit.ly/3FwMlsE (дата звернення:

22.12.2021) . Про схвалення Стратегії розвитку інформаційного суспільства в Украї-ні : Розпорядження Кабінету Міністрів України від 15 трав. 2013 р. № 386-р. URL: https://bit.ly/3qOvayB (дата звернення: 16.11.2021). Гаранін О. Я., Ковтанюк Ю. C. До концепції інформатизації архівної справи в Україні // Студії з архів. справи та документознавства. 2017. Т. 24-25. C. 7-57.і Я. Калакура та Ю. Ковтанюк Калакура Я. С., Ковтанюк Ю. С. Архівний менеджмент в умовах електронного урядування // Архіви України. 2019. № 3. С. 18-57. під час спроби переосмислення сутності менеджменту в сфері архівної діяльності. Про впровадження електронних послуг в архівах як один з аспектів цифровізації архівної галузі згадано у програмній статті М. Палієнко та Я. Калакури, в якій з'ясовано сутність електронного архівознавства як інноваційного концепту архівної науки і практики Калакура Я., Палієнко М. Концептуалізація електронного архіво-знавства в контексті цифровізації українського суспільства // Архіви України. 2021. № 3. С. 36-65.. Впровадження та використання сучасних ІКТ у діяльності архівів задля поліпшення здійснення ними соціально-комунікативної функції, покращення обслуговування користувачів розглядалися у наукових розвідках М. Палієнко, М. Васильченко, І. Тюрменко, Л. Божук, О. Левчук Божук Л. В. Інформаційні ресурси і сервіси Інтернет в роботі дер-жавних архівів України // Вісник Київського нац. ун-ту ім. Тараса Шевченка. Серія: Історія. 2016. № 3(130). С. 14-18; Палієнко М. Г. Репрезентативність веб-сайтів архівних установ та їх роль у розширенні доступу до документної інформації // Історико-культурна спадщина: збереження, доступ, використан-ня : матеріали Міжнар. наук.-практ. конференції (7-9 квіт. 2015 р., м. Київ). Київ, 2015. С. 214-217; Paliienko M. Socio-cultural Mission of the Archives and New Strategies for Archival Management // Atlanti. Triest; Maribor: International Institute for Archival Science, 2019. Vol. 29. № 2. P. 110-124; Васильченко М. М. Інформатизація архіву як соціально-комунікаційної структури // Вісник Хар-ківської державної академії культури. 2010. Вип. 31. С. 199-208; Левчук О. В. Соціальні мережі як інструмент реалізації інформаційно-комунікаційних та іміджевих стратегій сучасного архіву: виклики та перспективи // Архівісти- ка: теорія, методика, практика : матеріали Другої міжнар. наук.-практ. кон-ференції (22-23 квіт. 2021 р., м. Кам'янець-Подільський). 2021. С. 120-124; Тюрменко І. І. Експертна оцінка структури та змісту вебсайтів архівних уста-нов України // Інформаційна освіта та професійно-комунікативні технології ХХІ століття : зб. матеріалів VIII Міжнар. наук.-практ. конференції (10-12 ве-рес. 2015 р., м. Одеса. 2015. С. 43-50 та ін. Н. Залєток і Є. Чорноморець запропонували визначення термінів «архівна послуга» та «електронна архівна послуга» Залєток Н. В., Чорноморець Є. М. Зміст і співвідношення понять «ар-хівна послуга» та «електронна архівна послуга» // Збірник матеріалів Х Все-української наук.-практ. конференції молодих вчених «Наукова молодь-2022» (15 листоп. 2022 р., м. Київ). 2022. С. 36-39., адже чинне законодавство наразі їх не містить. Проте нам не вдалося віднайти наукових студій, які б на емпіричному матеріалі розкривали сучасний стан упровадження електронних послуг у вітчизняних архівах.

Водночас, згідно з проєктом Стратегії розвитку архівної справи до 2025 року, впровадження електронних послуг є одним із пріоритетних завдань для архівних установ на найближчі 5 років. Цим документом передбачено забезпечення архівам можливостей щодо автоматизації діяльності та надання послуг користувачам щодо роботи з інформаційними ресурсами і послугами архівів в онлайн-режимі, а також «імплементація архівних послуг у систему державних електронних» послуг Стратегія розвитку архівної справи на період до 2025 року. URL: https://bit.ly/3wtiUEg (дата звернення: 16.11.2021)..

Деякі з центральних архівів наразі приєдналися або завершують процедуру приєднання до платформи «ARCHIUM», у 2022 р. почав функціонувати Міжархівний пошуковий портал (Єдине вікно доступу до цифрових ресурсів українських архівів). Однак, упровадження електронних послуг у державних архівних установах все ще відбувається нерівномірно, особливо на рівні областей. Приміром, Регіональна програма інформатизації «Цифрова Львівщина» на 2022-2024 роки містить положення про інформатизацію Державного архіву Львівської області, одним із компонентів якої є створення публічних електронних послуг, «спрямованих на забезпечення доступу до архівних інформаційних ресурсів ДАЛО» Регіональна Програма інформатизації «Цифрова Львівщина» на 2022-2024 роки. URL: https://bit.ly/3FDdA57 (дата звернення: 29.12.2021). Див. напр.: Програма інформатизації Чернігівської області на 2021-2023 роки. URL: https://bit.ly/3sn77aF (дата звернення: 16.11.2021).. Тоді як в аналогічних програмах деяких інших областей про архіви взагалі не згаданої¹⁰. Зазначене вище свідчить на користь необхідності випрацювання дієвих рекомендацій щодо засад і способів упровадження електронних послуг. Вони уможливлять прискорення та уніфікацію цього процесу на всій території України. Однак цьому має передувати прицільний моніторинг сучасного стану їх впровадження. Ця стаття репрезентує результати такого моніторингу. Її мета - на емпіричному матеріалі, отриманому під час опитування центральних та обласних державних архівних установ України, проаналізувати поточний стан упровадження електронних архівних послуг.

У 2022 р. фахівцями відділу архівознавства Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства (УНДІАСД) у межах виконання науково-дослідної роботи «Дослідження теоретичних та практичних засад упровадження електронних послуг в архівних установах України» (державний реєстраційний номер 0122U002295) було проведено опитування центральних та обласних архівних установ щодо досвіду впровадження електронних архівних послуг. Анкета складалася з 2-х блоків. Перший блок запитань мав на меті з'ясувати поточний стан надання електронних архівних послуг в архівних установах. Він уміщував такі запитання:

1. Які електронні архівні послуги ваш архів вже надає користувачам? Чи здійснюється онлайн-обслуговування користувачів через вебсайт архіву чи месенджери?

2. Надайте, будь ласка, перелік архівних послуг, які, на ваш погляд, доцільно надавати в електронному вигляді в майбутньому.

3. Чи плануєте ви приєднатися до ресурсу «ARCHIUM»? Якщо ні, поясніть, будь ласка, чому.

4. Чи забезпечені в архіві достатні матеріально-технічні та організаційні умови для впровадження електронних послуг? Чи є чинники, які перешкоджають наданню певного кола електронних послуг? Якщо є, деталізуйте їх, будь ласка.

5. Чи є статистичні дані щодо користування наявними електронними послугами? Якщо є, наведіть, будь ласка, їх.

6. Як ви вважаєте, як мають формуватися ціни на електронні архівні послуги порівняно із цінами на послуги, надані офлайн?

7. Чи вважаєте ви доцільною інтеграцію соціальних та юридичних архівних послуг до вебпорталу електронних адмінпослуг? Якщо так, які саме архівні послуги доцільно надавати через вебпортал електронних адмінпослуг?

8. Як, на вашу думку, має здійснюватися надання електронних послуг - через єдиний вебпортал чи через вебсайти державних архівів? Чому?

9. Чи маєте ви пропозиції щодо впровадження електронних послуг в архівних установах? Якщо так, будь ласка, деталізуйте їх.

Другий блок запитань було адресовано установам, які вже стали частиною платформи «ARCHIUM». Він мав на меті з'ясувати особливості приєднання до ресурсу та особливості його практичного використання і складався з таких запитань:

1. Які труднощі виникали в архіву під час приєднання до ресурсу «ARCHIUM»? Із чим вони пов'язані?

2. Чи надали вам фахівці підтримки ресурсу «ARCHIUM» повний опис функціоналу ресурсу? Якщо так, надайте його, будь ласка.

3. Чи застосовує ваш архів повною мірою заявлений функціонал ресурсу «ARCHIUM»? Якщо ні, поясніть, чому.

4. Чи надали вам фахівці підтримки ресурсу «ARCHIUM» опис вимог до обладнання архіву, кваліфікації персоналу тощо, виконання яких необхідно для ефективної роботи з ресурсом? Якщо так, надішліть їх, будь ласка.

5. Опишіть, будь ласка, основні етапи приєднання вашого архіву до ресурсу «ARCHIUM» і приблизний час, який витратив архів на їх виконання.

На перший блок запитань надійшли відповіді від 6-ти центральних (Центральний державний кінофотофоноархів України імені Г. С. Пшеничного, Центральний державний архів зарубіжної україніки, Центральний державний архів-музей літератури і мистецтва України, Центральний державний електронний архів України, Центральний державний історичний архів України, м. Київ, Центральний державний науково-технічний архів України), 18-ти обласних архівів (Державний архів Вінницької області, Державний архів Волинської області, Державний архів Дніпропетровської області, Державний архів Донецької області, Державний архів Житомирської області, Державний архів Закарпатської області, Державний архів Івано-Франківської області, Державний архів Київської області, Державний архів Луганської області, Державний архів Львівської області, Державний архів Рівненської області, Державний архів Сумської області, Державний архів Тернопільської області, Державний архів Харківської області, Державний архів Хмельницької області, Державний архів Черкаської області, Державний архів Чернівецької області, Державний архів Чернігівської області) та Державного архіву м. Києва.

На жаль, на другий блок запитань надійшли відповіді лише від одного з 3-х центральних архівів, які вже приєдналися до «ARCHIUM» - Центрального державного архіву-музею літератури і мистецтва України.

Насамперед, варто зазначити, що всі архівні установи, які взяли участь в опитуванні, мають певний досвід надання електронних архівних послуг. Найбільш широкий вибір архівних послуг, які надаються в електронному вигляді, наразі пропонують центральні державні архіви та деякі обласні. Здебільшого наразі електронні архівні послуги включають надання онлайн-доступу до цифрових копій документів та оцифрованих описів, онлайн-пошук по базах даних, запис онлайн до читального залу та замовлення справ онлайн, онлайн-виконання запитів, онлайн-консультації, онлайн-навчання тощо.

Архіви намагаються вчасно інформувати про нові оцифровані документи та плани оцифровування, забезпечувати можливість швидкої оплати онлайн для користувачів, використовувати популярні месенд- жери під час обслуговування користувачів.

Серед пропозицій щодо розширення кола доступних архівних послуг, які можуть надаватися в електронному вигляді, учасники опитування назвали онлайн-замовлення послуг із технічного та наукового опрацювання архівних фондів; проведення онлайн-семінарів із питань роботи з науково-технічною документацією; проведення різноманітних онлайнових заходів (виставки, екскурсії, лекції, наради, конференції тощо).

Одним з основоположних питань, яке має безпосередній вплив на подальше впровадження електронних архівних послуг, є питання використання комплексної системи інформатизації «ARCHIUM». Державна архівна служба України планує з часом долучити до платформи всі центральні та обласні архіви, що, серед іншого, уможливить їхнє підключення до Міжархівного пошукового порталу. Це дасть змогу відкрити онлайн-доступ до десятків мільйонів справ^п. Серед центральних архівів, які брали участь в опитуванні, 1 вже використовує «ARCHIUM», 2 планують приєднання до платформи найближчим часом, 2 не планують приєднання у зв'язку з реорганізацією, 1 використовує альтернативне програмне забезпечення.

Серед обласних архівів повідомили про наявні плани з приєднання до ресурсу 7 архівів, із них 2 приєднаються в разі наявності коштів для придбання програмного забезпечення. Питання щодо приєднання до ресурсу перебуває на стадії вивчення у 5-ти архівах. Про труднощі, пов'язані з браком коштів і технічних ресурсів, які стоять на заваді використанню комплексної системи інформатизації «ARCHIUM», заявили 5 архівів. Не приєднані до ресурсу і не повідомили про плани з приєднання 2 архіви. Як бачимо, основними перешкодами та причинами зволікання з приєднанням до «ARCHIUM» є брак коштів для придбання ліцензії, обладнання, найму кваліфікованих фахівців і відсутність детальної інформації про комплексну систему інформатизації.

Оцінюючи матеріально-технічні та організаційні умови, необхідні для забезпечення надання електронних архівних послуг, загалом маємо констатувати, що в опитаних центральних державних архівах вони є задовільними для забезпечення безперебійного надання певного кола електронних архівних послуг. Однак лише 2 архіви повідомили про те, що забезпечені всім необхідним для комфортного впровадження широкого кола таких послуг. Решта 4 мають різного штибу труднощі, які уповільнюють надання електронних архівних послуг, серед них: брак кваліфікованих фахівців, які займались би виключно наданням електронних послуг і підтримкою ІТ-системи архіву; брак фінансування для підтримки та обслуговування технічного обладнання, своєчасного оновлення програмного забезпечення й залучення кваліфікованих ІТ-фахівців; необхідність розширення системи зберігання даних і модернізація серверного обладнання; брак професійного сканувального обладнання для оцифрування документів формату А0 та сучасних ПВМ для їх опрацювання.

Гіршою є ситуація з дотриманням матеріально-технічних та організаційних умов в обласних державних архівах і Державному архіві м. Києва. З 19-ти опитаних установ лише 2 повідомили про відсутність проблем у цій сфері, 1 не надала інформації. Решта 16 мають різного ступеня труднощі, які суттєво уповільнюють, а подекуди унеможливлюють якісне надання електронних архівних послуг. Найбільш критичною є ситуація у 2-х обласних архівах, які були евакуйовані та наразі позбавлені окремих приміщень, власного доступу до мережі «Інтернет», технічного обладнання і відповідного програмного забезпечення, кваліфікованих фахівців із технічного забезпечення; в 1-му архіві, «Міжархівний пошуковий портал» відвідало понад 100 тисяч користу-вачів. URL: https://bit.ly/3JSFQmY (дата звернення: 12.08.2022). приміщення якого постраждало внаслідок ракетного удару (було виведено з ладу систему електропостачання, інтернет-мережу), пошкоджено комп'ютерну техніку (комп'ютери, ноутбуки, сканери) та обладнання для оцифровування великоформатних документів; відсутній фахівець із технічного забезпечення та організаційної підтримки надання електронних послуг); в 1-му архіві, який внаслідок запровадження воєнного стану та тотального недофінансування не лише має застаріле обладнання, а й був змушений обмежити штатну чисельність працівників до 7 осіб (решті у складі 21 особи оголошено простій).

Решта 12 обласних архівів мають менш критичні труднощі, однак для забезпечення якісного і безперебійного надання електронних архівних послуг вони також мають бути усунені. Зокрема, в обласних архівів є потреба у придбанні технічного обладнання, потужного серверного обладнання, ліцензійного програмного забезпечення, збільшення кількості кваліфікованих фахівців із технічного забезпечення та організаційної підтримки надання електронних послуг. Деякі архіви досі працюють з ОС Windows XP через те, що частина їхнього комп'ютерного обладнання вкрай застаріла. Також деякі обласні архіви вказали на суттєвий брак матеріально-технічних умов для впровадження електронних послуг в архівних відділах райдержадміністрацій, де нестійкий або й зовсім відсутній інтернет-зв'язок, подекуди немає обладнання для оцифрування та кваліфікованих фахівців із технічного забезпечення й організаційної підтримки надання електронних послуг.

Серед 6-ти центральних архівів, які брали участь в опитуванні, 1 не надав конкретних статистичних даних щодо користування електронними архівними послугами. З 18-ти обласних архівів 5 не ведуть такої статистики. Аналізуючи статистику, надану рештою опитаних архівів, можемо констатувати, що загальною тенденцією щодо користування наявними електронними архівними послугами за перше півріччя 2022 р. є падіння показників надання деяких із них у зв'язку з тим, що від початку війни росії проти України архіви припинили виконання замовлень на виготовлення цифрових копій документів. Що ж стосується загальних даних щодо відвідування сайтів центральних та обласних архівів, то у січні-червні 2022 р. вони становили, залежно від установи, від кількох десятків до 60 тис. осіб. Це означає, що вебсайти державних архівних установ і надалі залишаються ефективним знаряддям дистанційної взаємодії з користувачами.

Серед центральних архівів 2 не повідомили свою позицію щодо формування цін на електронні архівні послуги у зв'язку з тим, що у них відсутня практика надання платних послуг; 3 архіви висловили переконання, що ціни на електронні архівні послуги мають бути такі ж, як ціни на архівні послуги, надані офлайн; 1 архів вважає, що ціни на електронні архівні послуги мають формуватися з урахуванням понесених витрат. Серед обласних архівів 3 не надали конкретної відповіді на запитання; 3 архіви вважають, що ціни на архівні послуги, надані онлайн та офлайн, мають бути ідентичними; 2 архіви висловилися за те, щоб ціна на електронні архівні послуги була нижчою за ціну тих самих послуг, наданих офлайн; 1 архів вважає, що ціни за електронні архівні послуги мають бути на порядки вищі від цін за послуги, надані офлайн. Водночас більшість (10 установ) висловилася за те, щоб формувати ціни на електронні архівні послуги з урахуванням понесених витрат і виходячи з порядку ціноутворення, що, на наш погляд, є найбільш раціональним підходом до розв'язання проблеми.

Відповідаючи на запитання щодо доцільності інтеграції соціально-правових запитів до вебпорталу електронних адмінпослуг, 4 архіви не надали інформацію, 9 висловилися за інтеграцію, 1 - за часткову інтеграцію, а 11 вважають інтеграцію недоцільною, зокрема через переконання, що архівні послуги не належать до адміністративних послуг. І справді, згідно з «Роз'ясненням Міністерства юстиції України щодо відсутності надання адміністративних послуг архівними установами від 23.12.2013 № 17809-0-26-13/6.1» ¹², станом на 2013 р. всі послуги архівів не вважалися адміністративними. Однак станом на 2022 р. Закон України «Про адміністративні послуги» зазнав змін, зокрема у визначенні поняття «адміністративна послуга» ¹³, і до Реєстру адміністративних послуг наразі вже внесена така послуга як «Архівні довідки, копії або витяги, необхідні для соціального захисту громадян» (ідентифікатор послуги: 01237)!⁴. Щоправда, надання цієї послуги в електронному вигляді архівними установами через відповідний державний портал наразі не налагоджено. А, отже, уможливлення для користувачів замовлення виконання архівами соціально-правових запитів через портал електронних адмінпослуг є перспективним напрямом інтеграції архівної системи у загальнодержавну систему електронних послуг.

Відповідаючи на запитання, як має здійснюватися надання електронних послуг - через єдиний вебпортал чи через вебсайти державних архівів, 7 із 25-ти опитаних архівів висловилися за доцільність їх надання суто через єдиний вебпортал, 7 вважає, що електронні послуги варто надавати лише через вебсайти, 8 виступили за доцільність їх надання і через єдиний вебпортал, і через вебсайти окремих архівів, забезпечивши між цими ресурсами відповідну взаємодію, 3 архіви не висловили своєї думки щодо зазначеної вище проблеми.

Від центральних та обласних архівів надійшли такі пропозиції щодо впровадження електронних архівних послуг:

- завершити впровадження програмного комплексу «ARCHIUM» у центральних державних архівах України. Це дозволить здійснювати повнотекстовий пошук потрібної інформації, презентувати в режимі онлайн оцифровані документальні зібрання архіву, створити єдиний інформаційний простір тощо;

- для впровадження електронних послуг на отримання довідок соціально-правового, майнового характеру, виготовлення цифрових копій архівних документів тощо створити єдину платформу, за допомогою якої користувачі зможуть знайти інформацію щодо змісту, наявності документів, які знаходяться на зберіганні в конкретних архівних установах;

- розробити Державну програму інформатизації архівної справи, зокрема включити до неї створення Комплексної системи захисту інформації (КСЗІ) на інформаційні ресурси архівів і придбання для архівів обладнання;

- розробити програмне забезпечення для автоматизації архівних процесів від приймання документів до їх використання;

- розробити стандарти щодо надання електронних архівних послуг;

- розробити та запровадити порядок визначення єдиного переліку платних послуг, які можуть надаватися архівними установами, що утримуються за рахунок бюджетних коштів;

- запровадити належне фінансування архівних установ і збільшити штатну чисельність працівників архівних установ як мінімум удвічі - це дасть можливість упроваджувати електронні послуги та виконувати в повному обсязі низку інших архівних робіт;

- запровадити приймання онлайн-заяв і надання довідок біографічного й соціально-правового характеру на запити та з безпосереднім електронним передаванням до відділів державної реєстрації актів цивільного стану міжрегіональних управлінь юстиції Міністерства юстиції і Пенсійного фонду України;

- в умовах тотальної економії коштів, яка унеможливлює для деяких архівів придбання серверів, варто розглянути можливість створення єдиного інформаційного порталу державних архівів України, що дало б змогу заощадити на придбанні обладнання;

- розробити і затвердити методичні рекомендації з надання електронних послуг державними архівними установами;

- забезпечити постійне підвищення кваліфікації працівників державних архівних установ, стажування працівників державних архівних установ щодо надання електронних послуг (відповідне навчання);

- забезпечити можливості онлайн-доступу громадянина до ретроспективної інформації у будь-який зручний час, без відвідування державного архіву.

Також було запропоновано питання впровадження електронних послуг в архівах тимчасово окупованих областей розглядати окремо, після повернення під контроль української влади захоплених ворогом територій.

Як уже зазначалося вище, на жаль, під час проведення опитування не вдалося повною мірою проаналізувати наявний досвід приєднання до ресурсу «ARCHIUM» 3-х центральних архівів, оскільки надав відповіді лише 1 із них - Центральний державний архів-музей літератури і мистецтва України. У цього архіву не виникало особливих труднощів під час приєднання до ресурсу, фахівці ПП «Архівні інформаційні системи» забезпечили його всіма необхідними матеріалами та інструкціями для роботи з ресурсом, надавали необхідну підтримку й допомогу. Архів тимчасово неповною мірою застосовує заявлений функціонал ресурсу «ARCHIUM». Наразі модуль «Електронний читальний зал» працює в обмеженому режимі у зв'язку із запровадженням воєнного стану в Україні і тимчасовим призупиненням роботи читального залу. Зараз система наповнюється документами вільного доступу, не обмеженими авторськими правами і вимогами фондоутворювачів тощо. У зв'язку з цим в обмеженні доступу по IP-адресі поки що немає потреби.

Таким чином, результати дослідження засвідчили, що наразі впровадження електронних архівних послуг здійснюється поступово кожною архівною установою згідно з її матеріально-технічними та кадровими можливостями. Більшість архівів мають проблеми матеріально-технічного та організаційного характеру. Нагальною видається необхідність розроблення Програми інформатизації архівної справи з урахуванням зазначених проблем і пропозицій, зокрема перспективним є розроблення єдиних стандартів надання електронних архівних послуг, єдиного порядку формування цін, забезпечення взаємодії з державним порталом адмінпослуг, забезпечення можливості поступового приєднання державних архівних установ до ресурсу «ARCHIUM». З останнім найбільше труднощів виникає в обласних архівних установ, чий розвиток і матеріально-технічний стан безпосередньо залежні від політики обласних державних адміністрацій.

Отримані під час дослідження результати можуть бути використані під час формування стратегії впровадження електронних послуг в архівних установах України. Для підвищення ефективності впровадження електронних архівних послуг доцільним є підтримання зворотного зв'язку з державними архівними установами, постійний моніторинг та оцінювання результатів діяльності в цьому напрямі.

References

електронний архівний послуга

1. Bozhuk, L. V. (2016). Informatsiini resursy i servisy Internet v roboti derzhavnykh arkhiviv Ukrainy [Information resources and Internet services in the work of the state archives of Ukraine]. Visnyk Kyivskoho nats. un-tu im. Tarasa Shevchenka. Seriia: Istoriia, 3(130), 14-18. [in Ukrainian].

2. Haranin, O. Ya. & Kovtaniuk, Yu. S. (2017). Do kontseptsii informatyzatsii arkhivnoi spravy v Ukraini [To the concept of informatization of archival matters in Ukraine]. Studii z arkhivnoi spravy ta dokumentoznavstva, 24-25, 7-57. [in Ukrainian].

3. Kalakura, Ya. & Paliienko, M. (2021). Kontseptualizatsiia elektronnoho arkhivoznavstva v konteksti tsyfrovizatsii ukrainskoho suspilstva [Conceptualization of electronic archival studies in the context of digitization of Ukrainian society]. Arkhivy Ukrainy, 3, 36-65. [in Ukrainian].

4. Kalakura, Ya. S. & Kovtaniuk, Yu. S. (2019). Arkhivnyi menedzhment v umovakh elektronnoho uriaduvannia [Archival management in the conditions of e-governance]. Arkhivy Ukrainy, 3, 18-57. [in Ukrainian].

5. Levchuk, O. V. (2021). Sotsialni merezhi yak instrument realizatsii informatsiyno-komunikatsiinykh ta imidzhevykh stratehii suchasnoho arkhivu: vyklyky ta perspektyvy [Social networks as a tool for the implementation of information, communication and image strategies of the modern archive: challenges and prospects]. Arkhivistyka: teoriia, metodyka, praktyka, materialy Mizhnarodnoi naukovo-praktychnoi konferentsii [Archivistics: theory, methodology, practice, Proceedings of the II International science and practice conferences] (pp. 120-124). Kamianets-Podilskyi. [in Ukrainian].

6. Paliienko, M. (2019). Socio-cultural Mission of the Archives and New Strategies for Archival Management. Atlanti, 29(2), 110-124. Triest; Maribor: International Institute for Archival Science. [in English].

7. Paliienko, M. H. (2015). Reprezentatyvnist veb-saitiv arkhivnykh ustanov ta ikh rol u rozshyrenni dostupu do dokumentnoi informatsii [The representativeness of websites of archival institutions and their role in expanding access to documentary information]. Istoryko-kulturna spadschyna: zberezhennia, dostup, vykorystannia, materialy Mizhnarodnoi naukovo-praktychnoi konfentsii [Historical and cultural heritage: preservation, access, use, Proceedings of the International science and practice conferences] (pp. 214-217). Kyiv. [in Ukrainian].

8. Rozporiadzhennia Kabinetu Ministriv Ukrainy Pro skhvalennia Stratehii rozvytku informatsiinoho suspilstva v Ukraini vid 15 trav. 2013 r. № 386-r [Decree of the Cabinet of Ministers of Ukraine on the approval of the Strategy for the Development of the Information Society in Ukraine from May 15, 2013, № 386-r]. Retrieved from https://bit.ly/3qOvayB [in Ukrainian].

9. Stratehiia rozvytku arkhivnoi spravy na period do 2025 roku. [Strategy for the development of archival affairs until 2025]. Retrieved from https://bit. ly/3wtiUEg [in Ukrainian].

10. Tiurmenko, I. I. (2015). Ekspertna otsinka struktury ta zmistu veb-saytiv arkhivnykh ustanov Ukrainy [Expert assessment of the structure and content of websites of archival institutions of Ukraine]. Informatsiina osvita ta profesiino- komunikatyvni tekhnolohii XXI stolittia, zbirnyk materialiv Mizhnarodnoi naukovo- praktychnoi konfentsii [Information education and professional communication technologies of the 21st century, Proceedings of the VIII International Scientific and Practical Conference] (pp. 43-50). Odesa. [in Ukrainian].

11. Vasylchenko, M. M. (2010). Informatyzatsiia arkhivu yak sotsialno- komunikatsiinoi struktury [Informatization of archives as a social and communicational structure]. Visnyk Kharkivskoi derzhavnoi akademii kultury, 31, 199-208. [in Ukrainian].

12. Zakon Ukrainy Pro administratyvni posluhy vid 06.09.2012 № 5203-VI [Law of Ukraine on administrative services from September 6, 2012, № 5203-VI]. Retrieved from https://bit.ly/3SnUBSq [in Ukrainian].

13. Zakon Ukrainy Pro Kontseptsiiu Natsionalnoi prohramy informatyzatsii vid 4 liut. 1998 r. № 74/98-VR [Law of Ukraine on the Concept of the National Informatization Program from February 4, 1998, № 75/98-ВР]. Retrieved from https://bit.ly/3FwMlsE [in Ukrainian].

14. Zalietok, N. V. & Chornomorets, Ye. M. (2022). Zmist i spivvidnoshennia poniat «arkhivna posluha» ta «elektronna arkhivna posluha» [Content and relationship between the concepts of «archive service» and «electronic archive service»]. Zbirnyk materialiv Vseukrayinskoi naukovo-praktychnoi konferentsii molodykh vchenykh «Naukova molod-2022» [Collection of materials of the 10th All-Ukrainian Scientific and Practical Conference of Young Scientists «Scientific Youth-2022»] (pp. 36-39). Kyiv. [in Ukrainian].

Размещено на Allbest.ru