Упровадження новітніх інформаційних технологій у Державному архіві Полтавської області

Размещено на http://www.allbest.ru/

Національний університет «Полтавська політехніка імені Юрія Кондратюка»

Упровадження новітніх інформаційних технологій у державному архіві полтавської області

Людмила Чередник кандидатка філологічних наук, доцентка, доцентка кафедри українознавства, культури та документознавства,

Ірина Панченко головна архівістка,

Державний архів Полтавської області; магістрантка спеціальності 029 Інформаційна, бібліотечна та архівна справа

Анотація

Мета статті - аналіз діяльності Державного архіву Полтавської області щодо збереження історико-культурної спадщини шляхом оцифруван- ня архівних документів різного періоду. Методологія дослідження базується на системному підході в реалізації інтегративності наукового знання, дотриманні принципів історизму, всебічності, наступності, застосуванні описового, структурного методів, методів аналізу та синтезу, а також методу моделювання. Наукова новизна визначається авторськими напрацюваннями щодо систематизації у галузі цифрової трансмісії даних Держархіву Полтавської області та розробленні рекомендації щодо модернізації технології оцифру- вання документів головної архівної установи області. Перспективи подальших студіювань стосуються проблеми модернізації технології оцифрування документів у Держархіві Полтавської області, що пов'язано, насамперед, із необхідністю інтегрування оцифрованих архівних документів до єдиної електронної системи описів архівних фондів із метою полегшення користувачам відкритого доступу до документів. Важливим аспектом є також підготовка висококваліфікованих сучасних спеціалістів. Висновки. Під час дослідження встановлено, що Держархів Полтавської області є однією з провідних архівних установ України, де розпочато процес оцифрування документів. Цьому

сприяла успішна співпраця з американською корпорацією FamilySearch International щодо оцифрування документів генеалогічного характеру (метричні книги і записи реєстрації актів громадянського стану, списки, особові справи тощо). Значна увага приділяється оцифруванню науково-довідкового апарату архіву для публікації матеріалів на сайті установи з метою інформування користувачів щодо наявних в архіві фондів і документів.

Ключові слова: архів; документ; цифровізація процесів архівної справи; оцифрування; реєстри описів.

Abstract

Lyudmila Cherednyk

Candidate of Philological Sciences, Associate Professor of the Department of Ukrainian Studies, Culture and Document Studies, National University «Yuri Kondratyuk

Poltava Polytechnic»

Iryna Panchenko

Chief Archivist,

State Archive of the Poltava Region;

Master's student of the specialty 029 Information, library and archival affairs, National University «Yuri Kondratyuk Poltava Polytechnic»

THE IMPLEMENTATION OF THE LATEST INFORMATION TECHNOLOGIES IN THE STATE ARCHIVES OF POLTAVA REGION

The purpose is to analyze the State Archives of the Poltava Region activity regarding the preservation of historical and cultural heritage by digitization of archival documents of various periods. The research methodology is based on a systematic approach in realizing the integrability of scientific knowledge, adherence to the principles of historicism, comprehensiveness, continuity, the use of descriptive, structural methods, the method of analysis and synthesis, as well as the modeling method. Scientific novelty is determined by the author's work on systematization in the field of digital transmission of data of the State Archives of the Poltava Region, and recommendations have been developed for the modernization of the digitization technology of the materials of the main archival institution of the region. Prospects for further studies relate to the problem of modernization of the technology of digitization of materials in the State Archives of the Poltava Region, which is connected, first of all, with the need to integrate digitized archival documents into a single electronic system of descriptions of archival fonds in order to facilitate access to materials for users. Training of highly qualified modern specialists is also an important aspect. Conclusions. During the research, it was established that the State Archives of the Poltava Region is one of the leading archival institutions of Ukraine, where the process of document digitization has begun. This was facilitated by successful cooperation with the American corporation FamilySearch International regarding the digitization of documents of a genealogical nature (metric books and records, registration of acts of civil status, lists, personal files, etc.). Considerable attention is paid to the digitization of the scientific reference apparatus of the archives for the publication of materials on the institution's website to inform users about the fonds and documents available in the archive.

Key words: archives; document; digitalization of archival processes; digitization; registers of descriptions.

Цифровізація різних сфер функціонування сучасного суспільства є життєво необхідною, тому останнім часом цей процес так активно розвивається. Міжнародний досвід свідчить, що оцифрування фондів архівів є важливою умовою розвитку суспільства загалом, а доступність інформації для широкого загалу має вагоме значення.

Україна сьогодні займає провідні позиції щодо запровадження цифрового документообігу в сфері державного управління, наданні державних документних послуг і спрощенні маніпуляції документами для громадян. Однак, вітчизняні проєкти з оцифрування історико-куль- турної та документної спадщини за своїми обсягами й темпами все ще значно відстають від світових лідерів.

Нині зростає попит на різноманітну інформацію, використанню якої можуть сприяти саме фонди, які зберігають архівні установи. Однак, виникають певні проблеми з доступом, оскільки значна частина документів має незадовільний фізичний стан чи просто пошкоджена або втрачена. Згідно з чинними нормативами самокопіювання чи фотографування оригіналів документів заборонено через руйнівну дію не- спеціалізованого обладнання. Оцифрування й створення електронних архівів і забезпечення вільного доступу до інформації уможливлять розв'язання цієї проблеми та сприятимуть інтеграції країни у світовий інформаційний простір.

Варто наголосити, що до вирішення проблеми цифрової трансмісії даних докладають зусилля багато дослідників. Так, у розвідці «Архівна галузь України в умовах глобального інформаційного середовища А. Сукало зазначає, що «перспектива запровадження сучасних технологій в архівній справі визначається сучасним станом державного та світового інформаційного простору, державною політикою щодо стратегічного планування розбудови інформаційного суспільства в Україні та проєктами, спрямованими на реалізацію процесів інформатизації архівної галузі» 1. У дисертаційному дослідженні А. Кисельової «Архівні ресурси України в глобальній інформаційній мережі: види, доступ,

Сукало А. Архівна галузь України в умовах глобального інформаційного середовища // Рукописна та книжкова спадщина України. 2004. Вип. 9. С. 203-216. перспективи» (2005) зосереджено увагу на генезі становлення архівних вебсайтів у провідних державах світу та в Україні зокрема. Крім того, дослідниця характеризує особливості функціонування вебсайтів архівних установ, види інформаційних ресурсів архівної сфери, структуру та перспективи їхнього розвитку. А також науковиця визначає низку аспектів розвитку вебсайтів державних архівів України в «напрямі трансформації їх у комплексні документально-інформаційні центри» Кисельова А. А. Архівні ресурси України в глобальній інформаційній мережі : види, доступ, перспективи : дис. ... канд. іст. наук : 07.00.10 / Кисельова Алла Анатоліївна; Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства. Київ, 2005. 161 с.. Л. Юдіна досліджувала використання інформаційних ресурсів Національного архівного фонду України та довела, що «організація правового та інтелектуального доступу до архівної інформації відповідає загальносвітовим тенденціям» Юдіна Л. М. Використання інформаційних ресурсів Національного архівного фонду України : науково-методичні засади, напрями та перспективи (1993-2004 рр.) : дис. ... канд. іст. наук : 07.00.10 / Юдіна Лариса Миколаївна; Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства. Київ, 2005. 168 с.. У статті Л. Дубровіної, А. Киридон, І. Матяш «Архіви, бібліотеки, музеї - джерельна основа національної пам'яті, культурної спадщини України» Дубровіна Л., Киридон А., Матяш І. Архіви, бібліотеки, музеї - джерельна основа національної пам'яті, культурної спадщини України // Бібліотечний вісник. 2017. № 1. C. 3-10. обґрунтовано концептуальні засади інформатизації архівної справи в Україні та узагальнено діяльність Інституту рукопису НБУВ у сфері археографії та архівознавства.

Проблемам цифровізації архівної справи присвячено статтю Я. Ка- лакури та М. Палієнко «Концептуалізація електронного архівознавства в контексті цифровізації українського суспільства» Калакура Я., Палієнко М. Концептуалізація електронного архівознавства в контексті цифровізації українського суспільства // Архіви України. 2021. № 3. С. 36-66., у якій науковці вивчали сутність електронного архівознавства як «інноваційного концепту сучасної архівної науки і практики, що в умовах цифрового суспільства набуває пріоритетного значення».

Увагу Л. Левченко, Л. Попової та А. Хромова привернула тема правових засад реформування архівної справи у зв'язку із впровадженням інформаційних ресурсів. На думку науковців, чинне українське архівне законодавство не повною мірою відповідає реаліям сучасного розвитку українського суспільства та прогресу інформаційного простору. Саме тому ними було запропоновано «розробити принципово новий законопроєкт «Про Національні архівні інформаційні ресурси, управління документацією та архівами» з фактичним конституюванням у правовому полі понять «архівний інформаційний ресурс» та «Національні архівні інформаційні ресурси», замість понять «архівні фонди» та «Національний архівний фонд» Левченко Л. Л., Попова Л. М., Хромов А. В. Національні архівні інформаційні ресурси : правові засади реформування архівної справи // Вісник Луганського державного університету внутрішніх справ імені Е. О. Дідоренка. 2021. Вип. 1(93). С. 249-258., із чим суголосні думки багатьох учених.

Чимало статей питанням цифровізації архівних документів і репрезентації інформаційних ресурсів присвятив Г. Боряк, на переконання якого «оцифрування архівних документів стало одним зі стратегічних завдань діяльності сучасних архівів» Боряк Г. В. Електронні архівні публікації в Інтернеті : проблеми репрезентації інформаційних ресурсів // Архіви України. 2002. № 4-6(250). C. 141-169..

У науковому дослідженні Н. Коржик «Цифрові архіви України: стан, проблеми, перспективи» було закцентовано увагу на пріоритетних завданнях для всіх архівних установ, що демонструють прогресивний напрям політики розвитку архівної справи в Україні, яка відповідає сучасним тенденціям. Також було визначено основні риси цифрового архіву та розглянуто його основні функції й види, подано базову характеристику групування архівних електронних інформаційних ресурсів у процесі їхнього джерелознавчого опрацювання. Крім того, було підкреслено розвиток такого перспективного напряму, як «співпраця фахівців щодо оцифрування архівних матеріалів і створення єдиної платформи для подання електронних архівних ресурсів у зручному для користувачів форматі» Коржик Н. Цифрові архіви України : стан, проблеми, перспективи // Вісник книжкової палати. 2022. № 4. С. 35-38..

Метою нашого дослідження є аналіз діяльності Державного архіву Полтавської області щодо збереження історико-культурної спадщини шляхом оцифрування архівних документів різного періоду.

Держархів Полтавської області - найбільший осередок історико- культурної спадщини Полтавщини, сполучна ланка між минулим, сьогоденням і майбутнім нашого краю. Це - головна архівна установа Полтавської області, структурний підрозділ Полтавської обласної державної адміністрації, підзвітний і підконтрольний голові облдержадміністрації та Державній архівній службі України. Архів, як й інші такі установи, організовує виконання Конституції та законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, наказів Міністерства юстиції України, Державної архівної служби України, розпоряджень голови обласної державної адміністрації, рішень обласної ради та здійснення контролю за їх виконанням, а також забезпечення в межах своїх повноважень захисту прав і законних інтересів фізичних і юридичних осіб 9.

Архів зберігає історичну спадщину Полтавщини. Тут зібрано документи, починаючи з XVII ст., а також різноманітні рукописи, газети, журнали, мапи, каталоги (зокрема систематичні, географічні, номенклатурні), тематичні покажчики тощо. Крім паперових, є багато кіно-, фото-, аудіо-, відеодокументів, електронних документів. Архів забезпечує цілісне та надійне зберігання історичних ресурсів, які є основним інструментом для проведення різноманітних досліджень, наприклад, генеалогії.

Відомо, що споживачами ретроспективної інформації є значне коло осіб. Послугами архіву користуються не лише дослідники, а й пересічні мешканці міста й області, які, для прикладу, бажають знайти своїх родичів чи відновити втрачені документи. З-поміж послуг, які надає Держархів Полтавської області, варто назвати такі:

видавання довідок фактографічної, генеалогічної, біографічної, історичної, майнової та соціально-правової тематики;

надання документів для опрацювання у читальних залах;

проведення консультацій щодо проблем організації архівних відділів на підприємствах;

науково-технічне опрацювання документів.

Щороку працівники архіву видають від 1 тис. до 3 тис. довідок різного характеру. Зокрема, за І півріччя 2022 р. на розгляд надійшло 167 соціально-правових запитів, біографічних і генеалогічних - 400, тематичних - 51, від іноземних громадян та установ - 97. У ІІ півріччі того ж року маємо такі дані: соціально-правових запитів - 114, біографічних і генеалогічних - 545, тематичних - 59, від іноземних громадян та установ - 137. Упродовж І кварталу 2023 р. виконано запитів: соціально-правових - 105, біографічних і генеалогічних - 291, тематичних - 26, від іноземних громадян та установ - 76 Правила роботи архівних установ України / М-во юстиції України, Держ. архів. служба України, Укр. наук.-дослід. ін-т архів. справи та доку- ментознавства; упоряд.: Л. А. Кисельова, Ю. А. Прилепішева, Т. П. Прись, С. В. Сельченкова; за заг. ред. Н. М. Христової. Київ, 2013. 243 с. Офіційний сайт Державного архіву Полтавської області. .оцифрування архівний документ

Згідно зі статистичними даними, найбільше було опрацьовано запитів генеалогічного та біографічного характеру (70% від усієї кількості запитів). Найменше видано архівних довідок, що мають тематичний характер (8%).

Зазначимо, що залежно від складності питання, термін реалізації запиту має різний період. У середньому запит громадянина працівниками архіву виконувався протягом 2-3 днів.

Варто зазначити, що кількість запитів, виконаних архівом, щорічно зростає, наприклад: із 1 тис. 865 запитів у 2018 р. до 2 тис. 21 запиту в 2019 р. чи з 2 тис. 160 запитів у 2020 р. до 2 тис. 426 запитів у 2021 р. 11

Якщо проаналізувати дані за 2022 р., то за деякими показниками порівняно з іншими роками спостерігається певне зниження запитів, а саме: соціально-правового характеру - 281, бібліографічного та генеалогічного - 945, тематичного - 110 Там само. Там само. Цю ситуацію можна пояснити, насамперед, умовами воєнного стану, встановленого в країні з 24 лютого 2022 р. У важкий період, у якому знаходиться країна вже другий рік поспіль, людей турбують проблеми захисту держави, порятунку рідних, помешкання і просто життя. Але, з огляду на показники І кварталу 2023 р., кількість запитів починає зростати. На нашу думку, одним із чинників цього процесу є переможна хода Збройних Сил України і визволення багатьох тимчасово окупованих українських територій.

Зважаючи на пріоритетні задачі розвитку архівної галузі України, зокрема впровадження інформаційних технологій у роботу архівних установ та цифровізація архівних процесів, Держархів Полтавської області є однією з перших установ України, які розпочали процес оциф- рування архівних документів. Так, успішно співпрацюючи з американською корпорацією FamilySearch International, архів оцифрував уже майже 182 тис. 838 справ (5 млн 123 тис. аркушів документів) Департамент інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю Полтавської обласної державної адміністрації. . Зокрема, за серпень 2022 р. було відскановано та оприлюднено на сайті архіву 50 тис. 491 справу; за I квартал цього року операторами було зроблено 955 тис. 447 знімків Новини оцифрування документів державними архівами : дайджест за серпень 2022 р. .

Зазначимо, що FamilySearch International є міжнародною неко- мерційною організацією, головне завдання якої - це допомога людям у процесі вивчення ними власної сімейної історії. Так, 2 червня 2020 р. Укрдержархів підписав Меморандум про співробітництво між Державною архівною службою України та корпорацією FamilySearch International, метою якого є «оцифрування документів Національного архівного фонду України генеалогічного характеру та створення фонду користування на такі документи» FamilySearch International (США). URL: https://archives.gov.ua/ua/fami- lysearch- international (дата звернення: 27.07.2023).. Відомо, що у каталозі FamilySearch вже є понад 20 млн 500 тис. цифрових зображень з українських архівів Офіційний сайт Державного архіву Полтавської області.

Крім того, на кінець 2021 р. договір про співпрацю також було підписано між державними архівами та корпорацією у Києві, Кіровограді, Миколаєві, Чернівцях та Чернігові. Співробітництво з американськими партнерами дозволить національним державним установам оцифрувати основні архівні фонди, які є необхідними для вивчення родоводу. Отримання знань про предків сприяє зростанню самосвідомості людини, а також формуванню духовних зв'язків між минулими, теперішніми та майбутніми поколіннями.

Сьогодні у 2-х корпусах архіву є 6 апаратів для оцифрування, а фахівці щоденно сканують від 12 до 15 тис. аркушів. Щонайперше, оциф- ровують документи генеалогічного характеру, оскільки саме вони мають найбільший попит серед читачів, причому не лише в Україні, а й за її межами. Кількість генеалогічних документів, що зберігаються в архіві, порівняно невелика у зв'язку з непоправними втратами у 1917-1921 та 1941-1943 рр., а також у процесі необгрунтованого скорочення зберігання. Документи, що містять генеалогічну інформацію, дозволяють встановити родові або родинні зв'язки, походження роду, сім'ї, історію роду чи окремих осіб.

Відомо, що основними джерелами генеалогічних досліджень є метричні книги та книги реєстрації актів громадянського стану. Іншими, не менш важливими, є «документи посімейно-майнового обліку (наприклад, для підросійської України - це подвірні, посімейні (погоспо- дарчі) списки, ревізькі сказки, списки платників податку на прибуток, платників обов'язкового страхування, виборців і громадян, які були позбавлені виборчого права; справи про опікунство, межові книги, документація переписів 1917, 1921, 1926, 1939 рр.), а також різноманітні послужні (формулярні) списки та особові справи, переліки працівників підприємств, установ та організацій, списки учасників релігійних спільнот, учнів, документація про стосунок до військової служби, фільтраційні й архівно-слідчі справи» Особливості виконання генеалогічного дослідження // Приватна агенція історичних досліджень. .

Так, в архіві було оцифровано метричні книги та метричні записи, що зберігаються у фондах: Полтавської духовної консисторії (Ф. 706), Пирятинського духовного правління (Ф. 801), об'єднаних архівних фондах «Православні церкви Полтавської губернії» (Ф. 1011), «Колекції книг записів актів громадянського стану Полтавщини» (Ф. Р-9126), а також документи генеалогічного характеру із фондів полтавських дворянських родів, Полтавського губернського правління (Ф. 80), канцелярії Полтавського цивільного губернатора (Ф. 83), Полтавського губернського дворянського зібрання (Ф. 379), рекрутських і військових присутствій, Полтавського губернського та окружного виконавчих комітетів рад робітничих, селянських та червоноармійських депутатів, адміністративних відділів окружних виконавчих комітетів рад робітничих, селянських та червоноармійських депутатів, комісій у справах колишніх червоноармійців і червоних партизан.

На електронні носії також було переведено фільтраційні справи громадян, примусово вивезених на роботу до Німеччини під час Другої світової війни, кримінально-слідчі справи з фондів Полтавського губернського революційного трибуналу, окружних судів, кущових народних судів, особливих сесій народних судів, документи генеалогічного характеру з фондів періоду нацистської окупації (сільські, районні та земельні управи, житлові управління), а також видання науково-довідкового фонду архіву («Полтавские епархиальные ведомости», «Памятные книжки Полтавской губернии» тощо) за 1863-1918 рр.

Крім співпраці з американським партнером, у 2020 р. Держархівом Полтавської області було придбано сканер німецького виробництва. Сьогодні цим сканером оцифровують довідковий апарат архіву, який публікують на офіційному сайті в рубриці «Архівні ресурси (електронні)». Це дозволяє читачам дізнатися, які фонди й документи є в архівній установі.

Зокрема, переведено в цифровий формат і оприлюднено на сайті архіву описи справ. Загалом на сайті опубліковано 1 тис. 49 архівних описів дорадянського (станом на 1 жовтня 2020 р. - 245 описів) та радянського (станом на 13 квітня 2020 р. - 286 описів; станом на 1 червня 2021 р. - 207 описів; станом на 20 грудня 2021 р. - 159 описів; станом на 15 квітня 2022 р. - 152 описи) періодів Департамент інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю Полтавської обласної державної адміністрації. .

У І кварталі 2023 р. було оцифровано: 993 описи справ (15 тис. 422 файли); документів НАФ: власними силами - 864 справи (124 тис. 304 файли), у співпраці з FamilySearch - 57 тис. 973 справи (1 млн 26 тис. 300 файлів) Там само.. З огляду на представлену інформацію, кількість оцифрованих описів зростає.

Загалом за 1,5 роки співпраці з американською генеалогічною корпорацією FamiliSearch International оцифрували 5 млн 744 тис. 460 аркушів. Це - більше ніж третина від запланованого обсягу. Наразі на електронні носії повністю переведено інформацію 21 фонду різних періодів.

На сайті архіву також оприлюднено такі анотовані реєстри описів, як:

анотований реєстр описів фондів дорадянського періоду;

анотований реєстр описів фондів періоду після 1917 р. (Т. 2, Ч. 1, 2);

реєстр фондів та архівних колекцій періоду нацистської окупації Полтавщини (1941-1943 рр.) Департамент інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю Полтавської обласної державної адміністрації. .

Варто підкреслити, що документи дореволюційного періоду висвітлюють роботу органів державної влади, місцевого самоврядування, громадських і благодійних організацій Полтавщини, а також розвиток галузей промисловості та сільського господарства, торгівлі, охорони здоров'я, освіти, судочинства, релігійного життя тощо. Реєстр має таку структуру:

номер і назва фонду, місце діяльності фондоутворювача;

назва фонду мовою оригіналу (цей елемент структури пов'язаний зі складнощами перекладу назв установ із російської мови українською, а тому назви фондоутворювачів представлено не тільки українською мовою, а й мовою оригіналу);

загальна кількість справ у фонді та крайні дати документів;

назва опису;

кількість справ, внесених до опису, а також їхні країні дати;

коротка анотація справ, внесених до опису Державний архів Полтавської області : Анотований реєстр описів. Т. 1. Фонди дорадянського періоду // авт.-упоряд: В. В. Гудим, В. В. Коротен- ко; Державний комітет архівів України. Державний архів Полтавської області. Полтава, 2004. С. 5..

Із метою якомога повнішого розкриття складу та змісту документів подаються не лише загальні структурні назви (наприклад, «службові документи»), а також розширена інформація про групи документів, що входять до опису (наприклад: «Циркуляри Міністерства внутрішніх справ», «Листування з питань кадрового забезпечення» тощо). Анотований реєстр також містить покажчик фондів. Загалом анотовано описи 241 фонду дорадянського періоду. На сайті архіву також розміщено цифрові копії довідкових покажчиків:

каталог метричних книг церков Полтавської губернії;

каталог книг запису актів громадянського стану, складений за абеткою;

перелік газет дореволюційного періоду (до 1917 р.);

перелік газет періоду Української революції 1917-1921 рр.;

алфавітні книги реєстрації актових записів про народження та шлюб Офіційний сайт Державного архіву Полтавської області. .

Для прикладу, схарактеризуємо каталог метричних книг церков Полтавської губернії, що призначений для полегшення пошуку документів, потрібних для виконання генеалогічних і біографічних запитів, а також для допомоги дослідникам у пошуку необхідної інформації. Перелік книг укладено за абеткою та географічною ознакою. Усі метричні книги складаються з таких частин:

частина про народження: вказується соціальний статус батьків (селяни, міщани, дворяни, духовенство), місце народження батька новонародженого, хрещені батьки та їхній соціальний стан;

частина про шлюб: подаються відомості про походження, вік і соціальний статус нареченого і нареченої, а також інформація про 2-х поручителів з обох сторін;

частина про померлих: охоплює інформацію про соціальний стан, вік, причину смерті та місце поховання Національна бібліотека України імені В. І. Вернадського // Український національний біографічний архів. Метричні книги. .

Обов'язково під кожним записом у метричній книзі вказано ім'я та сан священнослужителя, який проводив обряд.

Таким чином, головна архівна установа області широко впроваджує у свою діяльність сучасні інформаційні технології, і оцифровування архівних документів є одним із пріоритетних напрямів її діяльності. Удосконалення процесів цифровізації в архіві поліпшує якість надання громадянам архівних послуг. Новітні технології також полегшують роботу працівників архіву щодо надання відповідей на запити громадян і приймання архівних документів на зберігання.

Загалом, робота щодо оцифрування документів успішно продовжується. Так, архів став лідером серед архівів країни зі сканування паперових документів за результатами 2022 р.

Зважаючи на досвід зарубіжних архівістів, можна окреслити низку рекомендацій щодо модернізації технології оцифрування документів у Держархіві Полтавської області. Зокрема, необхідно інтегрувати оцифровані архівні описи до єдиної електронної системи описів архівних фондів, що уможливить користувачам ретроспективної інформації швидкий доступ до матеріалів, розміщених на офіційних сайтах. На нашу думку, для подальшої діяльності установи важливо створити електронний архів, у якому всі документи будуть зберігатися у цифровому форматі, що значно подовжить тривалість їхнього життя. Безумовно, що для успішного проведення робіт з оцифрування архівних документів потрібний штат кваліфікованих працівників, тому керівництво установи має забезпечити навчання персоналу з використання надсучасних інформаційних технологій.

Варто також зазначити, з огляду на подальші переспективи, що покращення функціонування Держархіву Полтавської області можливе, насамперед, за умови ефективної та цілеспрямованої співпраці з державою. Саме тому слід передбачати не тільки колегіальні засідання, а й розроблення спільних проєктів інформатизації, ужиття заходів щодо забезпечення комп'ютерною технікою установи тощо.

References

1. Boriak, H. V. (2002). Elektronni arkhivni publikatsii v Interneti : problemy reprezentatsii inform atsiinykh resursiv [Electronic archival publications on the Internet : problems of representation of information resources]. Arkhivy Ukrainy, 4-6, 141-169. [in Ukrainian].

2. Hudym, V. V. & Korotenko, V. V. (Comps.). (2004). Derzhavnyi arkhiv Poltavskoi oblasti. Anotovanyi reiestr opysiv. T. 1. Fondy doradianskoho periodu [State archive of Poltava region. Annotated register of descriptions. T. 1. Foundations of the pre-Soviet period]. Poltava. [in Ukrainian].

3. Dubrovina, L., Kyrydon, A & Matiash, I. (2017). Arkhivy, biblioteky, muzei - dzherelna osnova natsionalnoi pamiati, kulturnoi spadshchyny Ukrainy [Archives, libraries, museums are the source of national memory and cultural heritage of Ukraine]. Bibliotechnyi visnyk, 1, 3-1. [in Ukrainian].

4. Kalakura, Ya. & Paliienko, M. (2021). Kontseptualizatsiia elektronnoho arkhivoznavstva v konteksti tsyfrovizatsii ukrainskoho suspilstva [Conceptualization of electronic archival science in the context of digitization of Ukrainian society]. Arkhivy Ukrainy, 3, 36-67. [in Ukrainian].

5. Kysebova, A. (2005). Arkhivni resursy Ukrainy v hlobalnii informatsiinii merezhi : vydy, dostup, perspektyvy [Archive resources of Ukraine in the global information network : types, access, prospects]. (Candidate's thesis). Ukrain- skyi naukovo-doslidnyi instytut arkhivnoi spravy ta dokumentoznavstva. Kyiv. [in Ukrainian].

6. Korzhyk, N. (2022). Tsyfrovi arkhivy Ukrainy : stan, problemy, perspektyvy [Digital archives of Ukraine : state, problems, prospects]. Visnyk knyzhkovoi Palaty, 4, 35-38. [in Ukrainian].

7. Levchenko, L. L., Popova, L. M. & Khromov, A. V. (2021). Natsionalni arkhivni informatsiini resursy : pravovi zasady reformuvannia arkhivnoi spravy [National archival information resources : legal foundations of archival reform]. Visnyk Luhanskoho derzhavnoho universytetu vnutrishnikh sprav imeni E. O. Di- dorenka, 1, 249-258. [in Ukrainian].

8. Sukalo, A. (2004). Arkhivna haluz Ukrainy v umovakh hlobalnoho informatsiinoho seredovyshcha. [The archival industry of Ukraine in the conditions of the global information environment]. Rukopysna ta knyzhkova spadshchyna Ukrainy, 9, 203-216. [in Ukrainian].

9. Yudina, L. M. Vykorystannia informatsiinykh resursiv Natsionalnoho arkhivnoho fondu Ukrainy : naukovo-metodychni zasady, napriamy ta perspektyvy (1993-2004 rr.) [Use of information resources of the National Archive Fond of Ukraine : scientific and methodical principles, directions and perspectives (19932004) ]. (Candidate's thesis). Ukrainskyi naukovo-doslidnyi instytut arkhivnoi spravy ta dokumentoznavstva. Kyiv. [in Ukrainian].

Размещено на Allbest.ru