Мировая практика электронного документооборота между контрагентами

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИРОВАЯ ПРАКТИКА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА МЕЖДУ КОНТРАГЕНТАМИ

Электронный документооборот становится неотъемлемой частью самых разных сфер хозяйственной деятельности любого предприятия. Многие организации активно используют электронный обмен информацией с банками, государственными органами, контрагентами. Преимущества электронного документооборота очевидны - это снижение затрат на создание, обработку, защиту, пересылку и хранение документов. Несомненным плюсом электронного документооборота является его оперативность: ускорение получения готовых документов (особенно если контрагенты располагаются в разных населенных пунктах) и экономия времени на их обработку. Еще одно бесспорное преимущество данного способа обмена документами - возможность избежать ряда ошибок, допускаемых при составлении электронных документов, за счет автоматизации процесса (контроль заполнения обязательных реквизитов, арифметическая проверка и иные) и снижения влияния человеческого фактора по сравнению с оформлением документов вручную.

Переход к электронному взаимодействию между контрагентами целесообразно осуществлять комплексно, путем организации единого торгового информационного пространства, где может осуществляться передача любой коммерческой информации между поставщиками и организациями-покупателями. В зарубежных аналитических материалах подчеркивается выгода интеграции в системах электронного обмена данными (от англ. electronic data interchange - электронный обмен данными; далее - EDI-система) всех элементов цепи поставок, связанных с заказом, доставкой и управлением финансами, включая процессы бухгалтерского учета и аудита.

Инициаторами организации единого торгово-информационного пространства в большинстве случаев являются заинтересованные профильные организации. В ряде стран органами, регулирующими функционирование EDI-систем, являются организации, ответственные за вопросы стандартизации и метрологии (например, в Швеции - Совет по стандартам, в Норвегии - негосударственная уполномоченная организация "Standards Norway" (Стандарты Норвегии)). Техническую разработку и обеспечение функционирования EDI-систем осуществляют коммерческие организации (EDI-провайдеры). Значительное методическое содействие в области разработки и функционирования EDI-систем оказывают национальные представительства международной некоммерческой Ассоциации автоматической идентификации "GS 1", которая имеет представительства в 108 странах мира, в том числе в Республике Беларусь (научно-инженерное республиканское унитарное предприятие "Межотраслевой научно-практический центр систем идентификации и электронных деловых операций" Национальной академии наук Беларуси).

В странах Европейского союза электронный документооборот основан на принципе добровольности: закреплено право поставщика или покупателя отказаться от использования документов в электронном виде. Фактором развития EDI-систем выступает заинтересованность крупных компаний в сокращении издержек, связанных с обслуживанием документооборота, что способствует повышению их конкурентоспособности. При этом акцентируется внимание на прямой зависимости сокращения затрат от возможности использования EDI-решений для отправки (получения) электронных документов максимальному числу торговых партнеров.

Значительный уровень объемов электронного документооборота достигнут в странах Латинской Америки (Бразилии, Чили и Мексике), однако там это реализовано за счет административного (принудительного) требования обязательного использования документов в электронном виде. В этих странах EDI-системы были внедрены налоговыми администрациями с целью сокращения уклонений от уплаты налогов. Торговыми агентами EDI-системы данных стран позиционируются как весьма сложные.

Особое внимание при рассмотрении международного опыта организации электронного документооборота было уделено практике применения документов, являющихся основанием для исполнения налоговых обязательств, в частности, счетов-фактур, на основе которых проводятся налоговые вычеты по НДС. С внедрением электронного документооборота счетов-фактур становится возможной интеграция автоматизированных систем управления деятельностью хозяйствующих субъектов и системы электронного оборота счетов-фактур, что служит стимулом к широкому использованию в электронном виде других документов, на основании которых ведутся бухгалтерский и налоговый учет.

С 2004 г. электронные счета-фактуры узаконены в странах Европейского союза, где их применение организовано на добровольной основе. На уровне законодательного регулирования определены общие условия процесса обмена электронными счетами-фактурами, такие как порядок использования электронной цифровой подписи, требование обеспечения конфиденциальности сведений, контроль за справедливостью стоимости услуг EDI-провайдеров, требования архивировать и хранить электронные счета-фактуры и документировать электронный процесс их отправки, обеспечение возможности удаленного доступа к информации в режиме онлайн налоговым органам.

Основные требования, предъявляемые к электронным счетам-фактурам, - их подлинность и целостность, т.е. подтверждение идентичности (авторства) создателя счета-фактуры и отсутствие подделки (изменения) в содержании счета-фактуры. Это реализуется одним из двух способов: с применением электронной цифровой подписи или с использованием EDI-технологий, гарантирующих подлинность и целостность данных. В последнем случае иногда требуется дополнительная отправка итогового (суммарного) счета-фактуры на бумаге. Длительность хранения электронных счетов-фактур обычно устанавливается равной сроку хранения бумажных документов и равна 10 годам (как у поставщика, так и у получателя счета-фактуры). Для обеспечения выполнения изложенных требований необходимо наличие соответствующей инфраструктуры, и торговым партнерам предоставлено право решать, хотят ли они установить собственную инфраструктуру (программное обеспечение, аппаратные средства, электронная подпись с сертификатами) или уполномочить на выполнение этих действий EDI-провайдера.

Государством поддерживается внедрение электронного документооборота. Например, в ряде стран ЕС выставление электронных счетов-фактур является обязательным в деловых отношениях с государственными органами.

электронный документооборот налоговый контрагент

Краткий обзор международного опыта использования электронных документов

Российская Федерация

Согласно внесенным в Налоговый кодекс Российской Федерации дополнениям со 2 сентября 2010 г. организации вправе вести документооборот по счетам-фактурам не только на бумажном носителе, но и в электронном виде.

Электронные счета-фактуры подписываются электронными подписями и передаются только через операторов электронного документооборота. В настоящее время зарегистрировано 13 операторов электронного документооборота.

Участники электронного документооборота обязаны обеспечить хранение документов, подписанных электронной цифровой подписью, а также сертификата ключа подписи, применявшегося для формирования электронной цифровой подписи данных документов. Срок хранения установлен, как и для хранения счетов-фактур на бумажном носителе, - четыре года.

Работа по созданию системы электронного обмена данными была начата в России в 2004 г., пилотный проект запущен в 2010 г. Создание нормативно-правовой базы, необходимой для использования электронных счетов-фактур, завершено 23 мая 2012 г.

Азербайджанская Республика

Согласно внесенным в Налоговый кодекс Азербайджанской Республики изменениям плательщики налога на добавленную стоимость, осуществляющие налогооблагаемые операции, обязаны с 1 января 2010 г. выставлять электронные налоговые счета-фактуры покупателям.

Для незарегистрированных плательщиков НДС электронные счета-фактуры могут составляться в электронном виде в системе электронных налоговых счетов-фактур и распечатываться на бумажном носителе.

Электронные налоговые счета-фактуры должны выставляться посредством программы составления электронного налогового счета-фактуры в системе электронных счетов-фактур, созданной на официальном сайте Министерства по налогам Республики Азербайджан, с использованием кода, пароля и шифра, выданных налоговыми органами.

Республика Казахстан

В Республике Казахстан в целях усиления контроля за оборотом этилового спирта и алкогольной продукции с 1 января 2011 г. введены сопроводительные накладные в электронном виде.

Согласно Правилам оформления и использования сопроводительных накладных на этиловый спирт и (или) алкогольную продукцию, утвержденным постановлением Правительства Республики Казахстан от 21 декабря 2011 г. N 1571, при проведении каждой операции по реализации (отпуску), перемещению, возврату, транспортировке этилового спирта и (или) алкогольной продукции (за исключением транспортировки импортируемой алкогольной продукции от пункта пересечения границы Республики Казахстан до места назначения) поставщики обязаны оформлять сопроводительную накладную в электронном виде.

Сопроводительная накладная должна оформляться в электронном виде посредством интернет-ресурса (web-приложения) "Кабинет налогоплательщика", расположенного на портале Налогового комитета Министерства финансов Республики Казахстан, а затем распечатываться на бумажном носителе в двух экземплярах.

Сопроводительные накладные в электронном виде должны быть подписаны электронной цифровой подписью. Для этого необходимо иметь криптографический ключ, выданный Удостоверяющим центром Налогового комитета Министерства финансов Республики Казахстан или Национальным удостоверяющим центром.

Сопроводительные накладные на бумажном носителе должны храниться у поставщиков и покупателей в течение пяти лет.

Страны Европейского союза

В Европейском союзе выставление и получение счета-фактуры, в том числе в электронном виде, регулируются нормами Директивы Совета Европейского союза 2006/112/EC от 28 ноября 2006 г. "Об общей системе налога на добавленную стоимость". Применение электронных счетов-фактур носит добровольный характер.

В целях соблюдения законодательства, действующего на территории Европейского союза, для электронного выставления счета-фактуры необходимо соблюдение ряда главных условий, одними из которых являются принятие клиентом выставленного поставщиком электронного счета-фактуры, гарантия подлинности происхождения и целостности содержания электронного счета-фактуры.

В странах Европейского союза электронное выставление счетов-фактур законодательно разрешено при использовании одного из двух способов, гарантирующих подлинность происхождения и целостность данных:

- использование электронной цифровой подписи;

- использование EDI-технологий (электронный обмен данными) согласно Рекомендациям Европейской комиссии от 19 октября 1994 г. N 94/820/EC.

В настоящее время ведутся работы по упрощению законодательства и достижению ясности (простоты и однозначности понимания) законов и норм в рамках ЕС (Директива 2010/45/EC). Упор делается не на техническую составляющую электронной передачи счета-фактуры, гарантирующую подлинность происхождения и целостность содержания, а на контроль со стороны бизнеса за корректностью содержания счета-фактуры за счет согласования с другими процессами, такими как заказы на поставку, уведомление об отгрузке, квитанция об оплате и т.д.

Например, в Германии счета-фактуры передаются на бумажном носителе или при условии согласия получателя электронным способом.

Определено четыре метода передачи счета-фактуры:

1) физическое перемещение бумажных документов.

В соответствии с немецким законом о налоге с оборота использование бумажного счета-фактуры считается нормой. В связи с этим для использования иных альтернативных методов передачи счетов-фактур требуется согласие получателя счета. Получатели счета-фактуры, не желающие принимать его в электронном виде, должны потребовать предоставления счета-фактуры на бумажном носителе;

2) электронное перемещение из одного обычного факса на другой с применением электронной подписи.

Передача счета-фактуры в электронном виде с использованием стандартного факсимильного аппарата осуществляется при принятии дополнительных мер. В целях возможности использовать факсимильные серверы для отправки счетов-фактур применяются доступные программные решения, которые также позволяют подписать факсы с помощью электроники. Содержание счета-фактуры и электронная подпись представлены в специальном штриховом коде, который может считываться программным обеспечением факса получения или в случае использования бумажных распечаток соответствующим сканером и соответствующим программным обеспечением, которое допускает проверку электронной подписи;

3) электронное перемещение файла, который содержит электронную цифровую подпись.

При использовании электронной цифровой подписи, принимая во внимание, что необходима соответствующая инфраструктура, торговые партнеры должны решить, хотят ли они установить собственную инфраструктуру электронной подписи (программное обеспечение, аппаратные средства, платы электронной подписи с сертификатами) или уполномочить на эти действия сервис-провайдера;

4) электронное перемещение файла счета-фактуры с использованием EDI-процесса.

Электронный обмен данными эффективен в том случае, когда стороны обмениваются ими в стандартизированном формате, что позволяет обрабатывать данные автоматически.

В Германии используется два вида обмена электронными данными: классический обмен электронными данными и электронный обмен данными через сеть Интернет (Web-EDI).

В использовании классического электронного обмена данными существует два основных типа коммуникации:

- поддержка внутренней инфраструктуры электронного обмена данными (внутренние данные преобразовываются в стандартный формат с использованием собственного конвертирующего программного обеспечения компании и затем передаются партнеру);

- электронный обмен данными через клиринговый центр (внутренние данные посылают EDI-провайдеру, который преобразовывает их в стандартный формат и пересылает партнеру).

Малые и средние предприятия с небольшим объемом документооборота, желающие принимать участие в электронном обмене данными, используют Web-EDI.

В соответствии с требованиями немецкого законодательства поставщики и покупатели обязаны хранить счета-фактуры в течение 10 лет вне зависимости от формы его выставления. В случае выставления счетов-фактур в электронном виде в дополнение к такому счету-фактуре должны быть сохранены и все элементы его удостоверения.

В Германии плательщики НДС должны хранить свои счета-фактуры в своей стране или в другом государстве Европейского союза. В случае хранения счета-фактуры в другом государстве Европейского союза необходимо обеспечить возможность удаленного запроса (онлайн-доступ) местным налоговым органам.

В Эстонии не установлено требование об обязательном подписании передаваемых документов в системе электронного обмена данными, в том числе счетов-фактур, электронной цифровой подписью. Единственное требование к передаче электронных счетов-фактур - акцептирование переданного документа покупателем, при этом время на акцепт не ограничено. Время создания системы электронного обмена данными - два года. В системе электронного обмена данными создаются и принимаются в электронном виде 17 различных документов (предложение, заказ, подтверждение заказа, заказ транспорта, ответ на заказ транспорта, путевой лист, ответ на путевой лист, счет-фактура, генеральный технический ответ о согласовании на любой документ, план (список) объектов, анкеты (опросники) и ответы на них, каталог продуктов, каталог цен, перечень партнеров, отчет "Баланс товаров", отчет финансовый (взаиморасчеты), отчет об остатках товаров). Система позволяет добавлять любое количество новых видов документов (если это необходимо клиенту) путем соответствующей доработки.

В Австрии компании имеют право добровольно использовать электронные счета. Вместе с тем в отношении некоторых операций (например, заемные операции, операции по аренде) предусмотрен обязательный электронный документооборот и в случае неиспользования электронных документов государством установлено взимание специального сбора. Размер такого сбора в отношении заемных операций составляет от 0,9 до 1,5% суммы займа.

Страны Азии и Латинской Америки

В странах Азии и Латинской Америки проекты по использованию электронных счетов-фактур инициированы налоговыми службами в целях сокращения числа уклонений от уплаты налогов. Поставщики и покупатели обязаны отправлять свои счета-фактуры или отчитываться в электронном формате о выставленных счетах-фактурах налоговым службам для проверки правильности и подлинности документа в реальном времени. Установленная на законодательном уровне система по выставлению электронных счетов-фактур признается достаточно сложной для торгующих сторон, однако поставщики и покупатели применяют именно электронные счета-фактуры, поскольку эта обязанность установлена правительствами стран.

В Латинской Америке в этих же целях при выставлении электронного счета-фактуры используются следующие методы:

- уникальный порядковый номер счета-фактуры, предоставляемый налоговыми органами;

- использование электронной цифровой подписи;

- использование национальных XML-стандартов;

- проверка налоговыми органами счета-фактуры в режиме реального времени или проверка (более тщательный анализ) данных счета-фактуры в более поздние периоды и др.

В Чили налоговые органы после рассмотрения и утверждения счета-фактуры поставщика накладывают на электронный счет-фактуру видимый "штамп" (например, специальный буквенно-цифровой код или штрих-код).

В Аргентине установлено обязательное выставление электронных налоговых счетов-фактур для некоторых отраслей.

Аналогично в Бразилии применение электронных счетов является обязательным для компаний определенных отраслей экономики (сектор розничной торговли, табачная и автомобильная промышленность). Остальные плательщики могут участвовать в электронном документообороте на добровольной основе.

В Республике Корея введено обязательное использование электронного налогового счета, при этом за невыдачу электронного налогового счета предусмотрены санкции в размере 2% от суммы операции, а за не передачу или задержку передачи электронного налогового счета - штраф в размере 1% от суммы операции.

Применение обмена электронными документами, безусловно, требует определенных финансовых вложений в части организационного, технического и программного обеспечения соответствующей системы, подготовки и обучения работников. Однако поскольку, по общему признанию, эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления на предприятии, затраченные средства при грамотной организации процесса в конечном итоге отразятся на прибыльности бизнеса.

Размещено на Allbest.ru