Размещено на http://www.allbest.ru/

Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України

Національний авіаційний університет

Навчально-науковий інститут міжнародних відносин

Кафедра міжнародних економічних відносин та бізнесу

Реферат

на тему: «Міжнародні виставки та ярмарки, їх типізація та механізм підготовки і проведення»

Виконала студентка 1 курсу НН ІМВ

Кафедри міжнародного права Групи МП - 106

Павловська Д.В

Перевірила:

Доцент кафедри міжнародних економічних відносин та бізнесу

Соколова З.С.

План

• Вступ
• 1. Сутність, типи міжнародних виставок та ярмарок
• 2. Механізм підготовки та проведення ярмарок
• Висновки
• Список використаних джерел


Вступ

Сучасна економіка розвинутих країн характеризується змінами в поведінці покупців, появою нової шкали цінностей щодо визначення потреб, статичністю ринків, конкуренцією, що постійно зростає, та потребою у повсякчасному оновленні як процесу виробництва, так і процесів комунікації. Динамізм розвитку породжує намагання підприємств позбутися вузьких торгових зв'язків і шукати нові способи ділових контактів. Відповідно змінилося колишнє байдуже ставлення підприємств до виставок і ярмарків, які нині вважають однією з вирішальних складових системи: клієнт -- конкурент -- оновлення. Значні зміни сталися і в галузі комунікацій.

Сучасна інтернаціоналізація економіки розвинутих країн створює умови для переходу від індустріального до інформативного суспільства. Останньому притаманні такі риси:

* постійне зменшення тривалості життєвого циклу товарів;

* прискорене економічне знецінення технологічного обладнання;

* інтенсивна присутність інформатики в усіх сферах життя;

* активна участь споживачів у формуванні подій в економіці;

* неможливість адекватно реагувати на зміни в економіці без знання відповідної інформації тощо.

Тому найбільшим клопотом кожного сучасного підприємства є бажання забезпечити собі тривале перебування у світовому підприємницькому товаристві. Адекватним засобом для цього є система торгових виставок та ярмарків. Вона забезпечує як поширення, так і отримування широкого спектра економічних, технічних і комерційних повідомлень за доступної їхньої вартості. На думку фахівців вона забезпечує: швидку реакцію на вимоги ринку допомогою товарів, які поєднують високу якість, сучасні в дизайн і нові технології; відповідність виготовленої продукції вимогам ринку; гнучку адаптацію до еволюції економічного середовища; точне прогнозування дій конкурентів та винахідливість у створенні нових цінностей.

1. Сутність, типи міжнародних виставок та ярмарок

Ярмарок - це періодично діючий ринок, що дає змогу його учасникам-експонентам виставити зразки свого виробництва, продемонструвати нові досягнення і технічні удосконалення з метою укладання прямих торговельних угод.

На міжнародних ярмарках товари продаються тільки проміжним ланкам (промисловість, оптова і роздрібна мережа).

Виставка - це публічна демонстрація досягнень у визначеній галузі економіки, техніки, науки, культури, призначених для задоволення потреб людини.

Відмінності між виставками та ярмарками полягають у такому:

Ш основним призначенням виставки є демонстрація досягнень, а ярмарку -- укладання торговельних угод, хоча в останні десятиріччя в зв'язку з динамізацією конкурентного середовища представлення на ярмарок стандартних, добре відомих товарів стає неефективним, а тому ці два заходи найчастіше поєднуються у виставку-ярмарок;

Ш головною метою ярмарку є укладання прямих торговельних угод по зразках продукції, а виставки -- розповсюдження інформації з кінцевою метою стимулювання продажів за зразками;

Ш звичайною практикою міжнародних виставок є здійснення продажів кінцевим споживачам, а ярмарків -- здійснення продажів тільки проміжним ланкам (промисловість, оптова та роздрібна мережа).

Спільними рисами виставок-ярмарків є те, що вони організовуються фізичними та юридичними особами, мають обмежену тривалість, діють періодично в постійних або заздалегідь визначених місцях, призначені для великої кількості експонентів і відвідувачів і є організованими товарними ринками. Крім того, кінцевою метою організації як виставок, так і ярмарків є сприяння збільшенню обсягів реалізації продукції, що виробляється на фірмі, а основними видами контрактів, що укладаються на міжнародних виставках-ярмарках, є угоди за виставленими зразками (моделями, кресленнями, каталогами) з наступною поставкою товару та угоди на виставлені зразки (продаж самих експонентів) з їх поставкою після закінчення виставки-ярмарку.

Міжнародні ярмарки / виставки класифікуються за певними ознаками.

За місцем проведення розрізняють вітчизняні і закордонні. Міжнародні ярмарки/виставки вважаються вітчизняними для національного експонента і закордонними - для представника іншої країни.

За сферою діяльності ярмарки / виставки поділяються на регіональні, міжрегіональні і всесвітні.

Прикладом всесвітньої виставки може слугувати Всесвітня виставка «Экспо - 2000», що відкрилася в 2000 р. у Ганновері (Німеччина). У ній брало участь 200 країн і міжнародних організацій; на всіх континентах «Экспо» здійснила 800 «світових проектів».

За характером експонатів, що виставляються, розрізняють універсальні і спеціалізовані ярмарки / виставки.

На універсальних ярмарках / виставках демонструється широка номенклатура продукції галузей, не пов'язаних між собою, тобто експонати не обмежені визначеними товарними групами.

На спеціалізованих ярмарках / виставках демонструються товари однієї чи декількох суміжних галузей промисловості.

За термінами проведення бувають періодичні (2-4 рази на рік для товарів широкого вжитку або з інтервалом 2-5 років для технологічних нововведень) і постійно діючі ярмарки/виставки (організовуються, як правило, при різних представництвах країни за кордоном з метою демонстрації зразків експортних товарів).

За місцем проведення ярмарки/виставки поділяються на постійні, тобто завжди зберігають свою тематику і місце проведення, і пересувні, котрі організовуються з метою розширення кола відвідувачів з використанням різних засобів транспорту (на борту великих суден, в автофургонах, салонах літаків).

міжнародний виставка експонат стенд

2. Механізм підготовки та проведення ярмарок

Організація участі у виставці (ярмарку) будується на основі розробленого графіка діяльності, який враховує ту обставину, що процедура підготовки займає від 20 до 52 тижнів залежно від розміру підприємства, місця проведення акції і завдань, що стоять перед підприємством, яке вирішило взяти участь у виставці (ярмарку). Цей графік повинен містити чіткий перелік видів робіт, точні дати виконання і перелік відповідальних осіб. Без цього неможлива координація окремих дій, їхньої послідовності, а за необхідності -- певне коригування. Найефективнішим методом розробки плану є застосування принципів світового планування.

У ході підготовки до виставки (ярмарку) періодично проводиться перевірка готовності з тим, щоб своєчасно відреагувати якісь непередбачені обставини. Важливу роль відіграє група людей, яка відповідає за підготовку. До складу цієї групи належать як позаштатні працівники, так і відповідальні працівники самого підприємства. До першої категорії належать проектувальники оформлювачі, виготовлювачі стенда, перевізники, митний брокер (якщо це закордонна виставка або ярмарок) тощо, до другої - співробітники підприємства-експонента, які несуть колективну відповідальність за цю акцію: фахівці з маркетингу, продажу, виробництва, реклами, зв'язків з громадськістю тощо, а також робочий персонал стенда.

Фахівці з організації виставок і ярмарків визначають поняття «персонал стенда» як сукупність осіб з основними й допоміжними функціями, на яких докладено відповідальність за організацію та здійснення участі в ярмарку (виставці) і котрі мають ту саму мету -- забезпечити усіх цієї акції.

Найважливішою особою виставкового персоналу є його керівник. Він починає виконувати свої функції ще на стадії планування і закінчує вже після закриття експозиції. Його призначають наказом по підприємству, він особисто шукає персонал, складає графік виконання завдань, залучає позаштатних робітників, керує стендом, контролює хід робіт, тобто вирішує всі питання до та в період функціонування виставки (ярмарку). Після закінчення він звітує керівництву підприємства про результати участі в цій акції. Він може також безпосередньо працювати на стенді, проводити презентацію стенда, організовувати зустрічі з перспективними відвідувачами, приймати замовлення, розв'язувати конфліктні ситуації тощо. Отже, відповідальний за стенд практично стає одноосібним керівником виставкового персоналу підприємства на весь час проведення виставки (ярмарку).

Ефективний у кількісному та якісному відношенні вибір персоналу залежить, на думку фахівців, від таких факторів:

1) вид і характер виставки (загальна, галузева, відкрита для публічного відвідування);

2) розмір стенда;

3) кількість і чисельність груп відвідувачів-адресатів;

4) специфіка цілей участі підприємства-експонента;

5) тип експонатів (споживчі або інвестиційні товари).

Існує помітна різниця між ярмарками (виставками) товарів широкого вжитку, де наголос робиться на укладанні торгових угод, оскільки відвідувачі вже добре ознайомлені з такими чи подібними товарами, і ярмарками (виставками) інвестиційних товарів. Щодо останніх, то укладання угоди потребує, як правило, кількамісячних переговорів (обговорення технічних характеристик, умов ставки, особливостей застосування тощо), тому такі стенди мають здебільшого інформаційно-ознайомлювальний характер.

Підготовка персоналу починається із загальної інформації про:

Ш роль і значення конкретної виставки (ярмарку) на ринку;

Ш якісний склад її традиційних відвідувачів;

Ш характер послуг, що пропонуються (можливості, характерні риси, недоліки, специфіка, ціни й комерційні умови);

Ш конкурентні позиції самого підприємства та інших підприємств-експонентів, які є конкурентами;

Ш основні групи покупців, яким підприємство адресує свої товари;

Ш особливості кожної групи адресатів;

Ш методи встановлення контактів з відвідувачами й ефективної презентації підприємства-експонента та його продукції

Наступним етапом навчання персоналу є надання спеціальної інформації такого роду:

Ш способи поліпшення репутації фірми й усвідомлення того, що персонал стенда репрезентує підприємство на виставці (ярмарку), а його дії можуть зміцнити цю репутацію або послабити її;

Ш ознайомлення з цілями участі підприємства в конкретній виставці (ярмарку) і роз'яснення того, що головне завдання полягає в Досягненні цих цілей, а не в спілкуванні заради спілкування (хоча останнє може також дати певний позитивний результат);

Ш техніка контакту з відвідувачем;

Ш методи пробудження зацікавленості покупця за допомогою стендових засобів комунікації;

Ш техніка ведення переговорів.

Найголовнішою складовою частиною стенда є експонати. Тому в ході підготовки передовсім треба визначити: що саме буде експонуватися, скільки експонатів необхідно мати, як визначити їхню ціну.

Щодо цього фахівці радять відділу маркетингу розробити пропозиції, котрі мають відображати результати сегментації ринку як за місцем проведення виставки (ярмарку), так і за місцем походження основних груп відвідувачів; що саме варто експонувати, залежить від цілей участі в акції.

Якщо метою участі є збільшення обсягів продажу, тоді основним критерієм вибору буде широкий асортимент товарів; якщо необхідна демонстрація технічних удосконалень та нововведень, тоді вибрати треба справді нову, технічно й естетично досконалу продукцію; якщо необхідна підтримка рекламної кампанії, що розгорнулася в засобах масової інформації, тоді вибір концентрується на узгодженні характеристик товарів (ціна, якість, упаковка тощо), які експонуватимуться, зі стратегію рекламної кампанії. Крім того, необхідно врахувати, що вибрані товари мають відповідати характеру виставки (ярмарку), вимогам організаторів, ураховувати наявні технічні обмеження тощо.

З-поміж факторів, які формують імідж експоната, найголовнішими є:

1) високий рівень технології;

2) якість;

3) надійність;

4) відповідність технологічним вимогам, принципам міжнародного менеджменту та сучасного маркетингу;

5) відповідність високим естетичним критеріям (високим споживчим стандартам) та сучасним ринковим тенденціям;

6) оптимальне поєднання ціни та якості;

7) емоційна принадність.

Кількість експонатів визначається суто практично: виходячи з розмірів стенда, величини самих експонатів і кількості заходів, які необхідно здійснити в період проведення виставки (ярмарку).

На питання про ціни рекомендують давати відповідь залежно від внутрішньої кон'юнктури підприємства та його політики в галузі ціноутворення. Необхідно прийняти рішення про спосіб оплати, спосіб доставки, обсяги замовлень, межі можливих знижок. Для цього необхідно зібрати якомога більше інформації про ціни, етику, угоди й торгові звички конкурентів, визначити реальну ситуацію на ринку. Необхідно також підготувати конкретні пропозиції для різних видів покупців (оптових посередників, власників великих супермаркетів, імпортерів тощо). Ці пропозиції мають ураховувати обсяги замовлень, спосіб оплати (готівкою, у кредит тощо), способи доставки (GIF, FOB тощо), зміни в курсі валют, можливі ризики, вартість страхування, тривалість дії стимулюючих заходів.

Для транспортування експонатів необхідно скласти графік перевезень. Для цього необхідно:

* вивчити митні формальності й ретельно оформити всі супровідні документи, такі як попередній рахунок (проформа), відповідні сертифікати, пакувальні листки, розпізнавальні знаки товарів;

* перевірити виконання належних валютних операцій банка-ми-посередниками;

* подбати про своєчасне отримання інформації щодо специфічних умов транспортування в країні, де відбувається виставка (ярмарок) і про правильне маркування ящиків мовою країни -- організатора виставки (ярмарку);

* своєчасно інформувати транспортну організацію про товари та інші вантажі, які необхідно перевезти, їхню кількість, об'єм, вагу тощо;

* підготувати необхідні пакувальні матеріали;

* забезпечити своєчасне відправлення необхідних інструментів та допоміжних матеріалів для пакування товарів після закінчення виставки (ярмарку);

* спільно з транспортною організацією скласти спеціальний графік транспортування.

Дуже важливою складовою частиною експозиції є стенд як такий. Він створює загальний образ підприємства-експонента в мініатюрі, відображає його загальну підприємницьку культуру.

Стенд -- це комплекс орендованої підприємством площі, а також елементи конструкції (оформлення) та комунікативних засобів. Стенд має бути настільки виразним, щоб з першого погляду розкрити мету участі експонента на виставці (ярмарку) та закарбуватися в пам'яті відвідувачів. Експонатами є також корпоративна комунікація, дизайн та культура підприємства, які зв'язуються з оформленням стенда. Тому стенд має поєднувати специфіку підприємства й характерні особливості виставки (ярмарку). Нині дизайнери все частіше відмовляються від традиційних дерев'яних стендів або прямого експонування продуктів харчування на скляних чи металевих полицях, оскільки відвідувач, який проходить повз стенд, присвячує предметам на стенді не більше 2 сек.

Отже, те нове, що пропонує виробник, необхідно «подати» щоб одразу привернути увагу відвідувача, примусити його зупинитися й ретельніше роздивитись експонати.

Відтак проблема розміщення стенда є надзвичайно важливою. Фахівцям відомо, що серйозні замовники не мають звички витрачати час на відвідування тих залів, які їх не цікавлять. А за спеціалізації торгових виставок (ярмарків) значно збільшується небезпека через невигідне розміщення стенда взагалі опинитися поза бажаним підприємницьким середовищем. Тому, коли немає можливості забезпечити належне розміщення, варто відмовитись від участі у виставці (ярмарку).

Вивчення планування виставкового залу допоможе підприємству вигідно розмістити стенд і навіть скористатися зі значного скупчення відвідувачів навколо стендів-зірок. Технічні характеристики залу (допустиме навантаження на підлогу, висота, розміри дверей, наявність колонад, відокремлених проходів тощо) також впливають на розміщення стенда.

Крім розміру, експоненту треба точно визначити тип стенда, тому що від цього залежить зручність доступу відвідувачів до експонатів, вільна площа стін, де можна розмістити як додаткові експонати, так і рекламні матеріали. Тип стенда впливає на концентрацію уваги відвідувача, а також забезпечує належний контроль експонента над територією, що його оточує.

Стенди розміщуються як у закритому приміщенні, так і на відкритому повітрі.

У закритому приміщенні -- це лінійний, кутовий стенди, «півострів», «острів», наскрізний стенд, стенд «візаві». Кожний з них має відповідні конструктивні особливості. Так, лінійний стенд має тільки один чоловий бік і є найбільш поширеним. Кутовий -- забезпечує доступ з двох боків, легко проектується і є майже ідеальним рішенням. «Півострів» відкрито з трьох боків, що дає змогу експонентові легко контролювати прилеглу територію. «Острів» відкритий з усіх боків і забезпечує велику кількість можливих точок концентрації уваги відвідувачів. Наскрізний стенд має доступ з двох боків і створює задовільне поле огляду для відвідувача. «Візаві» -- це два лінійні стенди, розміщені навпроти один одного.

Стенди на відкритому повітрі використовуються для великогабаритних експонатів, які заборонено експонувати у внутрішніх приміщеннях. Дизайн стенда є основним фактором презентації підприємства-експонента, а тому конструювання та оформлення стенда потребує залучення кваліфікованих спеціалістів.

У процесі проектування дизайну стенда необхідно врахувати стратегію маркетингу (тобто цілі участі експонента в конкретній виставці або ярмарку), засоби й методи комунікації, фірмовий стиль експонента, поведінку конкурентів та потреби службового персоналу. Тому правильно спроектований стенд, на думку фахівців-стендистів, повинен :

* полегшити зорове сприймання товарів, що демонструються. Для цього не треба перевантажувати стенд кольоровими та конструктивними надмірностями; усе має гармоніювати собою;

* забезпечувати невелику кількість точок концентрації уваги, щоб, як то кажуть, «очі не розбігалися»,-

* мати індивідуальність, щоб подати адресатам свій особистий сигнал і створити належне враження у відвідувачів;

* бути естетично привабливим, що досягається гармонічним поєднанням усіх його елементів з урахуванням сучасних напрямків дизайну;

* бути сконструйованим так, щоб прийняти якнайбільшу кількість відвідувачів;

* відповідати рівню освіти та культури відвідувачів;

* відповідати певним технічним вимогам: зручності монтування та демонтажу, доступності та міцності матеріалів і т. п.

На додачу ці вимоги треба поєднати з особливостями конкретної виставки (ярмарку), укластися в певний кошторис, урахувати оформлення стендів основних конкурентів та багато інших факторів. Проектна документація складається з генерального проекту стенда і окремих проектів меблювання, освітлення, аудіовізуальних засобів, електромонтажу, водопостачання, каналізації тощо. Крім того, розробляється технічна специфікація матеріалів та інших елементів, які мають відповідати вимогам техніки безпеки згідно з регламентом виставки (ярмарку).

Висновки

Отже, торговельний ярмарок - короткочасний захід, періодично проведене в тому самому місці, у рамках якого велика кількість підприємств за допомогою зразків представляє об'єктивний масштаб товарів однієї або декількох галузей, для того щоб відвідувач - комерсант одержав ясне подання про їхні підприємницькі можливості, тоді як експонент за допомогою товарів, що експонуються, прагне поширити інформацію про свою фірму і її продукцію й укласти прямі торговельні угоди.

Регулюванням діяльності виставок і ярмарків займаються як установи країн, на території яких вони проводяться, так і міжнародні організації.

Підприємство може брати участь у торговельних ярмарках, виставках і інших подібних заходах усередині країни й за кордоном як самостійний експонент або в рамках групової участі (наприклад, павільйон країни). Від способу участі в ярмарку або виставці залежать методи його організації, бюджет витрат, а часто й кінцевий результат. Підприємство самостійно бере участь у тім або іншому ярмарку або виставці усередині країни або за кордоном завжди за власною ініціативою й під свою відповідальність, і, таким чином, приймає на себе всі організаційні турботи й, як правило, самостійно має всі витрати.

Виставки та ярмарки поступово стали дзеркалом технічного розвитку, біржою інформації, індикатором цін, економічно-політичним форумом прогнозування кон'юнктурних змін, а також особливим соціальним явищем з економічним, політичним і культурним змістом.

Список використаних джерел

1. Виставкова діяльність та способи формування комунікативної мережі промислового підприємства. Мотіна, Марина Петрівна. - [Електронний ресурс]. Режим доступу: http://www.rusnauka.com/33_NIEK_2008/Economics/37238.doc.htm

2. Герчикова І. Организация и техника внешнеторговых операций на капиталистическом рынке. - М., 1995.

3. Міжнародні виставки як фактор формування і реалізації експортного потенціалу промислового підприємства. Волкодавова Є. В. / Самара, 2004.

4. Т.М Циганкова Міжнародна торгівля: Навч.-метод. посібник для самост. вивч. дисц. -- К.: КНЕУ, 2003. -- 256 с. - [Електронний ресурс]. Режим доступу: http://osvita.ua/vnz/reports/international-relations/19294/

Размещено на Allbest.ru