Участь архівістів Канади у створенні міжнародного стандарту архівного опису

Размещено на http://www.allbest.ru/

Участь архівістів Канади у створенні міжнародного стандарту архівного опису

Стаття присвячена історії співпраці міжнародних організацій у галузі створення електронних ресурсів, зокрема в розробці Міжнародного стандарту архівного опису. Визначено внесок канадських архівістів у розвиток цього актуального напряму сучасного архівознавства.

Актуальним для сучасного архівознавства є визначення і вивчення тенденцій та шляхів його подальшого розвитку, зокрема в галузі створення електронних ресурсів діловодного та історико-культурного характеру. Міжнародне архівне співтовариство в цілому та окремі передові в царині розвитку архівної справи країни зокрема вже накопичили значний досвід в інформатизації і створенні структурованого й мультикультурного електронного ресурсу. Проте в сучасних архівознавчих дослідженнях комплекс питань щодо системного вивчення досвіду формування й організації доступу до архівної інформації на засадах інтеграції зусиль зацікавлених установ, організацій та об'єднань практично не вивчався. Особливості формування архівних електронних ресурсів Канади вітчизняні вчені досліджували здебільшого в рамках предметного поля архівної україніки. Передусім це праці І. Матяш, Б. Кравченка, Я. Розумного, М. Момрика.

Деякі аспекти історії створення міжнародних і національних дескриптивних стандартів висвітлюються в наукових працях Л. Дубровіної, Г Боряка, Г Папакіна, Н. Христової, Л. Шаріпова та ін. Серед канадських дослідників цієї теми на особливу увагу заслуговують дослідження С. Гудвіна, президента Асоціації архівістів Канади, який проаналізував розвиток архівної справи Канади і визначив її головні компоненти.

Метою цієї наукової розвідки є висвітлення історії міжнародної співпраці з інформатизації архівної справи, а також активної ролі архівістів

Канади в цьому процесі. Архівна справа різних країн як галузь тісно пов'язана з формуванням офіційних документальних ресурсів держави та джерел історико-культурної спадщини, одна з перших відчула процеси інформатизації суспільства. Початок інформатизації архівної справи було покладено ініціативами міжнародної організації ЮНЕСКО (Організація Об'єднаних Націй з питань освіти, науки і культури) (UNESCO, United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization, http://www.unesco. org) та Міжнародної ради архівів (далі - МРА) (International Council on Archives, ICA, http://www.ica.org) у 70-х роках ХХ ст., коли в контексті поширення електронних технологій стала зрозумілою потреба в уніфікації, стандартизації й забезпеченні збереженості та організації доступу до інформації в архівній галузі в електронному середовищі. Саме тоді було розгорнуто програми й проекти в цій сфері, зокрема в стандартизації архівних технологій, формуванні інтегрованих електронних ресурсів, розробці рекомендацій у галузі документації.

ЮНЕСКО приділяла велику увагу всім питанням, що виникають у бібліотечній і архівній діяльності в період становлення інформаційного суспільства, зокрема створенню й поширенню безкоштовних програмних продуктів для організації інформаційних систем і баз даних, цифрового копіювання, електронної статистики тощо. Упродовж декількох десятків років ЮНЕСКО виконує спеціальні програми з управління документальними системами та інформаційними веб-ресурсами. Серед них програми ЮНЕСКО «Пам'ять світу» (Memory of the World, 1992 р.) та «Інформація для всіх» (Information for All Programme, IFAP, 2001 р.) [1].

У рамках програми «Пам'ять світу» забезпечується дослідження документальної спадщини, що має міжнародне, регіональне й національне значення, ведеться реєстр та ідентифікація цієї спадщини. Ця програма спрямована на спільну реалізацію проектів збереження бібліотечних і архівних фондів у різних країнах світу.

Велике значення в контексті інформатизації архівної справи мали також зустріч лідерів «великої вісімки» (G8) в Окінаві та ухвалення 22 червня 2000 р. Окінавської хартії глобального інформаційного суспільства (Okinawa Charter on Global Information Society. Okinawa, July 22, 2000) [2], Всесвітня зустріч на вищому рівні з питань інформаційного суспільства (Женева, 2003 - Туніс, 2005) (World Summit on the Information Society, WSIS. Geneva, 10-12 December 2003 - Tunis, 16-18 November 2005) [3], оприлюднення Всесвітньої доповіді ЮНЕСКО «До суспільств знань» (2005 р.) [4].

Основною тезою Окінавської хартії було ствердження того, що інформаційно-комунікаційні технології (далі - ІКТ) є одним з найбільш важливих факторів, що впливає на формування суспільства ХХІ ст. Їхній революційний вплив стосується способу життя людей, їхнього побуту й роботи, а також взаємодії уряду та громадянського суспільства. ІКТ швидко стають життєво важливим стимулом розвитку світової економіки. Вони також дають можливість усім приватним особам, фірмам та співтовариствам більш ефективно і творчо розв'язувати економічні й соціальні проблеми. Перед людством відкриваються величезні можливості.

На Всесвітній зустрічі з питань інформаційного суспільства в Женеві, де вперше в історії керівники більшості країн світу зібралися для обговорення глобальних проблем інформаційного суспільства, було задекларовано, що освіта, знання, інформація та спілкування утворюють основу розвитку, ініціативності й добробуту людської особистості. Також інформаційно-комунікаційні технології впливають практично на всі аспекти нашого життя. Стрімкий прогрес цих технологій відкриває зовсім нові перспективи досягнення більш високих рівнів розвитку. Здатність цих технологій послабити вплив багатьох традиційних перешкод, особливо пов'язаних із часом і відстанню, уперше в історії дає можливість використовувати потенціал цих технологій на благо мільйонів людей у всіх куточках земної кулі. ІКТ треба розглядати як інструмент, а не як самоціль. За сприятливих умов ці технології здатні стати потужним інструментом підвищення продуктивності, економічного зростання, створення нових робочих місць і розширення можливостей працевлаштування, а також підвищення якості життя для всіх. Вони також можуть сприяти веденню діалогу між народами, країнами та цивілізаціями [3].

Експерти ЮНЕСКО у Світовій доповіді «До суспільств знань» зазначили, що знання - «громадське надбання, яке має бути доступним для кожного», вони ставлять за мету соціальну інтеграцію та заохочення соціальної активності для кожного. Поки у світі не всі матимуть рівні можливості в галузі освіти, у питаннях доступу до інформації і її здорової та критичної оцінки, її аналізу, сортування і включення найцікавішої її частини до бази знань, інформація залишатиметься тільки сукупністю незрозумілих відомостей. Особливого значення набувають здатність орієнтуватися в потоці інформації, когнітивні здібності, критичний розум, що дає змогу відрізняти корисну інформацію від непотрібної. Автори стверджують, що нові, найбільш ефективні способи використання «людського капіталу» потребують нових моделей розвитку, заснованих «на знанні, взаємодопомозі й загальній участі» [4].

У 2012 р. у Канаді (26-28 вересня 2012 р., Ванкувер, Британська Колумбія) відбулася ХХ Ювілейна конференція The Memory of the World in the Digital Age: Digitization and Preservation («Пам'ять світу в цифрову добу: оцифрування і збереження») проекту ЮНЕСКО «Пам'ять світу» [6]. За підсумками конференції було прийнято Ванкуверську декларацію оцифрування та збереження (Vancouver Declaration on Digitization and Preservation). Головною темою прийнятої декларації було те, що в той час як можливості, надані цифровими технологіями, розширюють створення й обмін ідеями, інформацією та знаннями, чим сприяють розвитку освіти, науки й культури, дуже часто проекти оцифрування і створення інформації в цифровій формі реалізуються без розуміння проблем збереження цілісності та автентичності інформації, яку було створено. Багато цифрових ресурсів уже стали недоступними, і ситуація погіршуватиметься, оскільки обсяг документів у цифровому форматі збільшується. Основним висновком ювілейної конференції було те, що якщо цифрове збереження не стане пріоритетним напрямом інвестування й розвитку, зусилля не будуть спрямовані на забезпечення довгострокової доступності та зручності використання цифрових документів, то ризик втрати цифрових матеріалів з часом збільшуватиметься. Рекомендації декларації затвердили необхідність вироблення згуртованої, концептуальної та практичної цифрової стратегії розв'язання проблем управління й збереження записаної інформації в усіх її формах у цифровому середовищі; сприяння більш тісній співпраці між міжнародними професійними асоціаціями та іншими міжнародними організаціями з розроблення навчальних програм з оцифрування, управління й збереження цифрової інформації; створення багатостороннього форуму для обговорення стандартизації з оцифрування та цифрових методів збереження інформації, у тому числі напрацювання реєстру цифрових форматів; співпраці з приватним сектором для розвитку продуктів, що полегшують тривале збереження й зберігання інформації, записаної в цифровому форматі [7].

Канада першою розпочала роботи з розроблення стандарту архівного опису. Визначним напрацюванням у цьому напрямі стала публікація ще в 1986 р. праці «До питання стандартів опису» (Toward Descriptive Standards) [8] Бюро канадських архівістів (Bureau of Canadian Archivists). Ця публікація стала основою для створення сукупності правил опису всіх видів архівних матеріалів, які отримали назву «Правила архівного опису» (Rules for Archival Description, RAD).

Відзначивши ці успіхи канадських архівістів у напрямі створення стандарту архівного описування, Міжнародна рада архівів у жовтні 1988 р. організувала міжнародну зустріч експертів у галузі стандартів опису в Оттаві (Канада). Ця група експертів прийняла дев'ять резолюцій, що встановлювали, крім іншого, принципи з розроблення, застосування й підтримки стандартів опису, які будуть пріоритетними протягом багатьох років для планування стратегій МРА.

Спеціальна комісія МРА з розвитку стандартів опису була утворена і вперше скликана в грудні 1989 р. Комісія включала архівістів з Великої Британії, Канади, США, Німеччини, Франції, Швеції, Португалії та Малайзії. Члени комісії погодилися з тим, що їхнім першорядним завданням буде розроблення основних теоретичних принципів, подібних до «паризьких принципів», прийнятих у бібліотечній справі в 1961 р. за підтримки Міжнародної федерації бібліотечних асоціацій [9]. Документ, підготовлений МРА, був формально схвалений на засіданні МРА в 1992 р. у Монреалі під назвою «Декларація про принципи архівного опису» (Statement of Principles Regarding Archival Description) [10]. Декларація затверджувала основні принципи з розроблення стандартів архівного опису, які мали застосовуватися в міжнародному масштабі. Вона визначила чотири основних завдання, які мав вирішувати стандарт архівного опису:

- забезпечення створення узгоджених, послідовних і достовірних описів;

- полегшення пошуку й обміну інформацією щодо архівних матеріалів;

- сприяння поширенню даних про фондоутворювачів;

- сприяння інтеграції описів з різних сховищ у єдину систему.

У Декларації підкреслювалося, що «стандарти архівного опису повинні ґрунтуватися на загальноприйнятих теоретичних засадах». Хоча Декларація визнавала, що «елементи інформації про архівні матеріали потрібні на кожному етапі управління документами», вона окреслювала межі застосування опису, виходячи з того, що це «формальний процес, що відбувається після того, як архівний матеріал уже систематизовано та всі архівні одиниці, так само як і їхні складові частини, що підлягають опису, уже визначені».

Як найбільшу одиницю опису Декларація визнала фонд - «усі документи, незалежно від форми або носія інформації, природним чином зібрані та/або накопичені окремою людиною, цілою родиною або корпоративною організацією в процесі особистої або корпоративної діяльності». Оскільки «процес опису проводиться, планується і виконується від загального до приватного... то опис створюється спочатку на фонд у цілому, а потім на окремі його частини». Нарешті в Декларації стверджувалося, що необхідно ув'язати інформацію про походження документа з інформацією про архівні матеріали. Ґрунтуючись на цих принципах, спеціальна Комісія з дескриптивних стандартів МРА (Committee on Descriptive Standards, ICA/CDS) [11], що отримала статус Постійного комітету МРА на XIII Міжнародному конгресі архівів у Пекіні (Китай, 1996 р.), розробила набір загальних правил формування архівного опису.

У процесі створення архівного стандарту розробники розуміли, що автоматизоване оброблення даних потребує структурованої інформації. Комісія МРА вирішила ідентифікувати та індивідуалізувати насамперед елементи, які можна об'єднати, щоб скласти опис архівного юридичного об'єкта. На цьому етапі комісії належало визначити, які елементи дійсно необхідні для архівного опису. Першим кроком, зробленим експертами МРА в процесі створення ISAD (G) (General International Standard Archival Description, Міжнародний стандарт архівного опису), було проведення порівняльного аналізу трьох головних англо-американських стандартів, що стосуються змісту даних: 1) архіви, особисті документи й рукописи США (US's Archives, Personal Papers and Manuscripts, APPM) [12]; 2) Канадські правила архівного опису (Canada's Rules for Archival Description, RAD) [13]; 3) Британська інструкція з архівного опису (Great Britain's Manual for Archival Description, MAD). Експерти ідентифікували 20 елементів даних, згадуваних у всіх трьох стандартах, які були істотно спільними. Очікувалося, що за допомогою ISAD (G) буде здійснено спробу уніфікувати практику архівної роботи за межами національних кордонів і усунути певний рівень специфіки, виявленої в національних стандартах.

Нарешті Комітет МРА провів копітку роботу з дослідження різниці між деякими дуже подібними концепціями архівного описування й дав основні рекомендації для створення найбільш загальних елементів, виявлених у ряді країн у системах, призначених для опису архівного матеріалу. Ці елементи треба було широко застосовувати для опису архівів незалежно від виду або розміру одиниці опису. У результаті вони не обмежуються певним типом науково-довідковим апаратом або іншими описовими форматами.

Основу стандарту ISAD (G) становить ієрархічний багаторівневий опис, який ґрунтується на чотирьох головних описових принципах [14].

Комітет МРА підкреслив, що необхідно проводити органічне струк-турування груп документів у процесі архівної систематизації, і переніс цю ієрархічну структуру на довідкові засоби, що відображають процес розподілу описуваного матеріалу на більш дрібні частини (наприклад, на фонди, розділені на серії).

Стандарт ISAD (G) надає ієрархічну модель рівнів систематизації для фонду та його складових (компонентів). Фонд може поділятися на: підфонди (sub-fonds) (сукупність документів, що перебувають у межах фонду, які зазвичай представлені у двох видах: документи підлеглих адміністративних організацій і документи структурних підрозділів, виділених за функціональним принципом); серії (series) [набори документів, що походять з одного й того ж джерела або з того ж процесу реєстрації та формування справ, що мають багато в чому подібні фізичні форми й інформаційний зміст і належать до певних документів (напри-клад, рахунки, реєстри обслуговування, книги вихідних листів тощо)]; підсерії (sub-series) (серії можна розділити на підсерії, якщо фізичний характер серії дає можливість це зробити); справи (files) (організовані одиниці документів, згруповані разом як для поточного використання фондоутворювачем, так і для процесу архівної систематизації, тому що вони стосуються того ж самого предмета, діяльності або угоди); окремі одиниці (items) [в основному, фізичні одиниці, які використовуються при зверненні, збереженні й пошуку в архівах (наприклад, лист, меморандум, повідомлення/звіт, фотографія, звукозапис)].

Ці рівні можуть поділятися на невизначену кількість проміжних рівнів відповідно до складності внутрішньої структури фонду. Стандарт ISAD (G) заснований на відповідності між цими органічними рівнями систематизації й рівнями опису. Кожний рівень опису відповідає рівню систематизації. Частини фонду можуть бути описані окремо, використовуючи відповідні елементи стандарту ISAD (G).

Двадцять шість елементів, ідентифікованих у стандарті ISAD (G), організовані в сім об'ємних розділів стандарту (7 areas of descriptive information).

1. Розділ «Ідентичність» (Identity). Містить інформацію, необхідну для ідентифікації одиниці опису. Розділ є обов'язковим для будь-якого опису й на будь-якому рівні, містить істотну інформацію для розпізнавання описуваної архівної одиниці та полегшення її пошуку. Крім того, цей розділ служить для того, щоб дати можливість користувачам швидко ідентифікувати релевантний матеріал.

2. Розділ «Контекст» (Context). Містить інформацію про походження та зберігання одиниці опису. Розділ призначений для наведення даних про історію, зміст (контекст), походження, історію зберігання й джерела надходження або передачі документів.

3. Розділ «Зміст і структура» (Content and structure). Містить інформацію про тематику й упорядкування матеріалів в одиниці опису, стислу анотацію щодо змісту документа, систематичні індекси та класифікаційні коди, предметні рубрики.

4. Розділ «Умови доступу та використання» (Conditions of access). Містить інформацію про юридичний статус документа, зазначає умови, що обмежують або впливають на доступність архівних матеріалів.

5. Розділ «Аналогічні (зв'язані) матеріали» (Allied materials). Містить інформацію про безпосередньо пов'язані з одиницею зберігання архівні матеріали: наявність оригіналів, копій або перевидань архівних матеріа-лів; наявність в інших архівах матеріалів, пов'язаних принципом походження.

6. Розділ «Примітки» (Notes). Містить важливу інформацію, яку необхідно зафіксувати і яка не може бути розміщена ні в якому іншому місці.

7. Розділ «Облік» (Description control). Містить інформацію про те, як, коли і ким архівний опис був підготовлений, примітки архіваріуса.

Зміст кожного елемента даних складається з: найменування елемента опису, зазначення мети, інструкцій для запису відповідної інформації в межах елемента та прикладів, що ілюструють дотримання правил.

Усі 26 елементів, включених у стандарт ISAD (G), доступні для використання. Лише небагато з них вважаються істотними для проведення міжнародного обміну описовою інформацією: ідентифікаційний код, найменування, фондоутворювач, дата (дати), обсяг одиниці опису й рівень опису. Стандарт ISAD (G ) був переглянутий у 1997-2000 рр., і в липні 2000 р. на Міжнародному конгресі архівів у Севільї було опубліковано друге, переглянуте видання стандарту, яке може тепер розглядатися як довідковий посібник із застосування національних стандартів, створюваних сьогодні в різних архівних спільнотах у ряді країн.

У Канаді основна увага з 2004 р. була спрямована на створення загальної інтегрованої системи інформації про склад архівних ресурсів, а також електронної національної мережі. Було здійснено видання другої редакції стандарту RAD2. У процесі обговорення RAD2 взяли участь тисячі архівних фахівців Канади, що виявило значну розбіжність у думках різних консультантів. Випуск RAD2 мав на меті гармонізацію цих розбіжностей і узгодження канадського стандарту з ISAD (G), розробленим у США. У 2008 р. відбувся ще один перегляд основних підходів до архівного опису в Канаді (переглянутий варіант правил містить опис матеріалів на рівні колекцій). Специфічною особливістю цієї країни є значна активізація етнографічного й генеалогічного аспектів створення ресурсів як домінуючих у їхньому суспільному й історико-культурному житті. Осмислення важливості збереження й організації використання архівної спадщини привело до значної матеріальної підтримки процесу інформатизації державних архівів з боку канадського уряду.

Узагальнюючи вищесказане, можна стверджувати, що міжнародне архівне співтовариство, зокрема й архівні інституції Канади, пройшли значний шлях стандартизації архівного описування, авторитетних баз даних і цифрового ресурсу. Вони брали активну участь у створенні та впровадженні стандартів архівних даних, ініційованих МРА, зокрема ISAD (G) та ISAAR (CPF) (Міжнародний стандарт для створення архівних авторитетних записів для організацій, осіб та сімей), здійснили розроблення й конкретизацію канадських і австралійських правил архів-ного опису. Основними релевантними стандартами в галузі створення цифрових архівних ресурсів стали: MARC-формат (Machine Readable Cataloguing) (з національними відмінностями), MODS (Metadata Object Description Schema), METS (Metadata Encoding and Transmission Standard), PREMIS (Preservation Metadata - Implementation Strategies), DCMI (Dublin Core Metadata Initiative), у розробленні яких брали участь національні установи (у тому числі бібліотеки) Канади. Хоча національні стандарти в процесі узгодження було приведено у відповідність із міжнародними, вони зберегли свою специфіку.

Список використаних джерел

архівний електронний опис

1.К обществам знания : Всемир. докл. ЮНЕСКО. - Париж : ЮНЕСКО, 2005. - 239 с.

2.Okinawa Charter on Global Information Society (Okinawa, July 22, 2000) [Electronic resource] // G8 Information Centre provided by the G8 Research Group. - Mode of access: http://www.g8.utoronto.ca/summit/2000 okinawa/ gis.htm. - Title from the screen.

3.World Summit on the Information Society (WSIS), 10-12 December 2003 [Electronic resource] // ITU is the leading United Nations agency for information and communication technology issues. - Mode of access: http:// www.itu.int/wsis/basic/about.html. - Title from the screen; Information for All Programme (IFAP) [Electronic resource] // UNESCO. - 2001. - Mode of access: http://www.unesco.org/new/en/communication-and-information/ inter-governmental-programmes/information-for-all-programme-ifap/ homepage. - Title from the screen.

4.ICA: International Council on Archives [Electronic resource]. - Mode of access: http://www.ica.org. - Title from the screen; IFLA: International Federation of Library Associations and Institutions [Electronic resource]. - Mode of access: http://www.ifla.org. - Title from the screen; UNESCO: United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization [Electronic resource]. - Mode of access: http://www.unesco.org. - Title from the screen.

5.The Memory of the World in the Digital Age: Digitization and Preservation [Electronic resource] // UNESCO. - Mode of access: http://www.unesco.org/ new/en/communication-and-information/events/calendar-of-events/events- websites/the-memory-of-the-world-in-the-digital-age-digitization-and-preser- vation. - Title from the screen.

6.Vancouver Declaration on Digitization and Preservation [Electronic resource] // UNESCO. - Mode of access: http://www.unesco.org/new/en/ communication-and-information/resources/news-and-in-focus-articles/ all-news/news/unesco_releases_vancouver_declaration_on_digitization_and_ preservation/#.UjC1 AX-2 W7 I. - Title from the screen.

7.Toward Descriptive Standards: Report and Recommendations of the Canadian Working Group on Archival Descriptive Standards // Bureau of Canadian Archivists. - Ottawa : Bureau of Canadian Archivists, 1985. - 192 p.

8.Statement of principles adopted at the International Conference on Cataloguing Principles (Paris, 1961). - Annotated edition / with commentary and examples by Eva Verona. - London : IFLA Committee on Cataloguing, 1971.

9.Statement of Principles Regarding Archival Description [Electronic resource]. - Mode of access: https://archivaria.ca/index.php/archivaria/article/ view/11837/12789. - Title from the screen.

10.ICA/CDS (Committee on Descriptive Standards of the International Council on Archives) [Electronic resource]. - Mode of access: http://www. icacds.org.uk/icacds.htm. - Title from the screen.

11.APPM: Archives Personal Papers and Manuscripts: A Cataloging Manual for Archival Repositories Historical Societies and Manuscript Libraries / by Steve L. Hensen. - Washington : Society of American Archivists, 1989. - 196 p.

12.Rules for Archival Description (RAD) [Electronic resource] // Canadian Council of Archives. - Mode of access: http://www.cdncouncilarchives.ca/ archdesrules.html. - Title from the screen.

13.ISAD (G): General International Standard Archival Description /

International Council on Archives. - Final ICA approved version (revised 18 August 1995). - Ottawa, 1994.

14.Rules for Archival Description. Second Edition. RAD2 [Electronic resource] // Canadian Council of Archives, Canadian Committee on Archival Description. - 2004.

Размещено на Allbest.ru