Управление пресс-службой

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

Введение

Глава I. Организация работы пресс-службы некоммерческих объединений со средствами массовой информации

1.1 Деятельность пресс-секретаря

1.2 Материалы для прессы

1.3 Как давать интервью

1.3.1 Общие рекомендации

1.3.2 Интервью для печати

1.3.3 Интервью для радио

1.3.4 Интервью для ТВ

1.4 Виды мероприятий для журналистов

1.4.1 Пресс-конференция

1.4.2 Пресс-брифинг

1.4.3 Информационная встреча

1.4.4 Круглый стол

1.4.5 Презентация

1.4.6 Выставка

Глава II. Работа некоммерческого партнерства «Марафон» с общественностью и средствами массовой информации

2.1 Некоммерческое партнерство «Марафон»

2.2 Работа некоммерческого партнерства «Марафон» со СМИ, спонсорами, представителями власти и участниками Сибирского международного марафона

2.3 Методика и практика работы пресс-службы некоммерческого партнерства «Марафон»

Заключение

Список библиографической литературы

Введение

Некоммерческие организации, являясь неотъемлемой составной частью гражданского общества, играют значительную роль в реализации социальных и творческих инициатив граждан. Формально, их количество как в целом по России, так и в Омской области неуклонно увеличивается. Только в Омской области на 2004 год насчитывается порядка 80 подобных организаций. Вместе с тем, проведенный опрос омичей «Какие Вы знаете, некоммерческие организации?» показал, что наиболее часто упоминаемой организацией является некоммерческое партнерство «Марафон», что и предопределило выбор темы дипломного исследования.

Актуальность исследования определяется ролью, которую выполняет пресс-служба в системе позиционирования деятельности некоммерческой организации и продвижения ее имиджа .

Объектом исследования являлась пресс-служба некоммерческого партнерства «Марафон»; предметом исследования - методика и практика ее работы со СМИ.

При подготовке написания настоящей работы были использованы монографии, публикации, отражающие теоретические аспекты и практический опыт организации работы по связям с общественностью в некоммерческих объединениях.№

НКО и СМИ. Мостик через пропасть. Практическое пособие для некоммерческих организаций. -- М.: Агентство социальной информации, 2002. - 228 с. - 2500 экз. - ISBN 5-901737-06-7.

И. М. Синяева. Паблик рилейшнз в коммерческой деятельности: Учебник для студентов вузов, обучающихся по экон. специальностям / И. М. Синяева; Под ред. Г. А. Васильева. -- М.: ЮНИТИ, 2000. - 287 с.: ил.; 20 см. - Библиогр.: с. 267-268 (23 назв.). - Слов. терминов.: с. 269-285. - 5000 экз. (доп. тираж). - ISBN 5-238-00015-4.

Г. Л. Тульчинский. PR фирмы: технология и эффективность / Г. А. Тульчинский; С.-Петерб. гос. ун-т культуры и искусств. Каф. менеджмента и экономики. - CПб.: Алетейя, 2001. - 294 с.; 22 см. - Библиогр.: с. 242-248 (152 назв.). Библиогр. в конце гл. - 1500 экз. - ISBN 5-89329-419-Х (в пер.).

Егорова Н. Н. Работа некоммерческой организации со средствами массовой информации / Егорова Н. Н., Михеев Ю. И.; Совет обществ. орг. Ом. Обл. -- Омск: Ом обществ. ком. содействия аграр. реформе, 1998. - 86 с.

Моисеев В. А. Паблик рилейшнз. Теория и практика. -- К.: Вира -- Р, 1999. - 375 с.

И. В. Алёшина. Паблик Рилейшнз для менеджеров и маркетёров. -- М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство «ГНОМ-ПРЕСС», 1997.

Сэм Блэк. Паблик рилейшнз. Что это такое? М.: АСЭС -- Москва, 1990.

Чумиков А. Н. Связи с общественностью: Учебное пособие. - 3-е изд. -- М.: Дело, 2001.

Почепцов Г. Г. Паблик рилейшнз или как успешно управлять общественным мнением. -- М.: Центр, 1998. - 349 с.

Василенко А. Б. Пиар крупных российских корпораций / А. В. Василенко. -- М.: ГУ - ВШЭ, 2001. - 304 с.

Автору посчиталось интересным показать организацию работы пресс-службы некоммерческих организаций со СМИ, выявить методику работы пресс-службы некоммерческого партнерства «Марафон» и показать ее на практике (задачи исследования) с тем, чтобы сформировать базовую модель (схему) взаимоотношений пресс-службы некоммерческого партнерства «Марафон» со СМИ (цель исследования).

Глава I. Организация работы пресс-службы некоммерческих объединений со средствами массовой информации

Цель первой главы состоит в том, чтобы определить сущность взаимодействия пресс-службы некоммерческих организаций и СМИ.

1.1 Деятельность пресс-секретаря

Успех организации нередко зависит от того, как часто и какого рода информация о ее деятельности появляется в прессе. Поэтому некоммерческой организации, как, впрочем, и любой другой, необходимо иметь в штате ответственного по связям с общественностью, или пресс-секретаря. Такой специалист нужен для налаживания отношений со СМИ, формирования общественного мнения. Конечно, не каждая некоммерческая организация может себе позволить иметь пиар-отдел или пресс-службу, но необходим хотя бы один человек, который регулярно общается с журналистами.

Пресс-секретарь должен знать все о своей организации, владеть информацией, связанной со сферой ее деятельности, уметь грамотно составлять информационные материалы, выступать перед публикой, а также обращаться с техникой - работать на компьютере, рассылать факсимильные сообщения, электронные письма и т.д. Пресс-секретарь отвечает за организацию кампаний по связям с общественностью, за проведение отдельных акций, пресс-конференций, брифингов, круглых столов, дискуссий, конкурсов, за написание информационных материалов, за ведение базы данных, за мониторинг и анализ СМИ.

С чего же начинает работать пресс-секретарь? Сначала необходимо собрать информацию и составить рекламные листки или буклеты о деятельности вашей организации. Такая информация пригодится для раздачи журналистам на проводимых вами мероприятиях, а также при персональных встречах. В рекламном листке попытайтесь кратко описать, чем занимается ваша организация, какие проблемы и каким образом она решает, обязательно укажите контактную информацию.

При подготовке информационных материалов или сюжетов журналисты зачастую нуждаются в дополнительных сведениях. Постарайтесь стать для журналиста информационным центром по направлению деятельности вашей организации. А для этого необходимо регулярно собирать различные сведения. А для этого необходимо регулярно собирать различные сведения, например статистические данные, тексты законов и постановлений, примеры успешной деятельности организации и др.

При знакомстве с журналистом передайте ему рекламную информацию о вашей организации. Расскажите, какого рода информацию вы можете ему предоставлять, может ли он обращаться к вам за комментариями по интересующей его теме. Узнайте, каким способом и в какое время журналисту удобно получать вашу информацию. Обменяйтесь визитными карточками. Будет хорошо, если знакомство произойдет в офисе организации. Если оно состоялось вне офиса, пригласите журналиста в гости.

Установив первичный контакт с журналистом, постарайтесь сделать так, чтобы он не забыл о вашем знакомстве. Для этого необходимо регулярно направлять в редакцию информационные сообщения. Если ваш материал был опубликован, поблагодарите журналиста, а заодно предложите новые материалы или тему для статьи.

Никогда не отказывайте ему в предоставлении информации, даже если у вас ее нет. Попросите его перезвонить и постарайтесь подобрать интересующие его данные. Если вы не можете этого сделать сами, направьте его туда, где такая информация есть.

Общаясь с прессой, помните, что все сказанное вами, даже невзначай брошенная фраза, может быть использовано при подготовке материала. Поэтому тщательно обдумывайте слова, адресованные СМИ. От лица организации может выступать не только пресс-секретарь, но и руководитель организации или руководители проектов. Желательно, чтобы пресс-секретарь знал о всех выступлениях для СМИ. Сотрудники организации в свою очередь должны быть в курсе, что ответить журналисту, если он позвонит в ваше отсутствие.

Экономьте время журналиста! Прежде чем звонить, продумайте содержание беседы, заранее подготовьте информацию, которой вы хотите поделиться. Будьте готовы к тому, что у журналиста может не найтись времени для разговора с вами. В этом случае можно передать ему информацию по факсу или переслать по электронной почте.

Важная часть работы пресс-секретаря - составление и ведение базы данных СМИ. Владение такой информацией поможет при приглашении журналистов на мероприятия, а также при рассылке информационных материалов. В базе данных, по возможности, должна содержаться следующая информация: название СМИ, почтовый и фактический адрес, справочный телефон, факс, адрес электронной почты, сайта, ФИО главного редактора, ФИО контактного лица и его координаты, краткие сведения о СМИ (тираж, периодичность, охват, аудитория, направление и т.д.).

Для начала попробуйте найти журналистов, которые пишут на темы, связанные с деятельностью вашей организации. В печатных СМИ это, как правило, журналисты социальных отделов. На радио и телевидении могут быть специальные передачи по социальным вопросам. В редакциях есть специальные корреспонденты и обозреватели, занимающиеся определенной тематикой, - например, экологическими вопросами, проблемами защиты прав человека, образования.

Найти таких журналистов можно, позвонив в справочную службу, на сайтах СМИ в Интернете, при просмотре прессы в библиотеке, в справочниках. Следует отметить, что радиожурналисты и журналисты печатных СМИ более охотно, нежели тележурналисты, посещают круглые столы, дискуссии и пресс-конференции, проводимые некоммерческими организациями. Тележурналистам, как правило, нужна «картинка», важные персоны, интересный сюжет.

Установить контакты с журналистами можно также на мероприятиях для СМИ, проводимых как вашей НКО, так и другими организациями. Помните, что приглашать журналиста надо заблаговременно. Подготовьте и отправьте по факсу или электронной почте именное приглашение. Не забудьте перезвонить и убедиться, что журналист его получил. На мероприятии обязательно встречайте журналиста сами. Таким образом, вы продемонстрируете уважение к нему и еще раз напомните о себе. Следите, чтобы журналист получил всю необходимую информацию и остался доволен. Поинтересуйтесь, понравилось ли ему мероприятие, достаточно ли предоставленной информации. Будьте, открыты и дружелюбны.

После мероприятия необходимо заняться мониторингом. Собрав сообщения на интересующую вас тему, можно представить, какого рода информацию почерпнул журналист на мероприятии. Найти публикации вы сможете в библиотеках и в Интернете. Такие материалы желательно хранить в специальной папке или базе данных.

При работе с прессой важно помнить, что любая информация устаревает, журналисты могут переходить из одного издания в другое или писать сразу для нескольких, передачи могут закрываться или появляться новые. Поэтому недостаточно просто занести информацию о контактах в базу данных, нужно постоянно обновлять ее.

1.2 Материалы для прессы

Эффективность пиар-деятельности некоммерческих организаций напрямую зависит от качества информационных материалов, которые НКО предоставляют СМИ. С целью создания и поддержания позитивного общественного мнения о себе, для обеспечения желаемого поведения общественности в отношении организации, пресс-служба предоставляет прессе следующие материалы:

1) Бэкграундеры (backgrounder), т.е. информация текущего, событийного характера. Эта новость, не являющаяся сенсацией, - о новых направлениях деятельности, о текущих мероприятиях. Например, о предстоящем «дне открытых дверей». Такую информацию следует отсылать регулярно - для поддержания непрерывного потока новостей, исходящих из организации. Бэкграундер может содержать информацию, дополняющую более короткий пресс-релиз и помогающую журналисту сделать историю.

2) Ньюз-, или пресс-релиз (news-release, press-release). Это сообщение, содержащее важную новость или полезную информацию для широкой аудитории. Например, о проведении учебных семинаров известной фирмой, об открытии нового зарубежного представительства компании, о предоставлении нового вида услуг.

3) Медиа-кит (media-kit, - медиа-набор/комплект/пакет). Медиа-, или пресс-кит - второе по значимости средство ПР после пресс-релиза. Пресс-кит содержит несколько видов материалов, потенциально полезных для газеты или журнала. Это пресс-релиз, бэкграундер, биография, фото и ещё один-два других материала. Кит предназначен для ответа на наиболее вероятные ответы прессы по поводу заявления организации. Медиа-кит также может включать факт-листы, а также листы «вопросы и ответы».

4) Занимательная статья (the feature) - это статья, цель которой - не столько информировать, сколько развлекать. Стиль её - неформальный, лёгкий, иногда юмористический. Эта статья может начинаться с примера-иллюстрации, анекдота, а суть может излагаться позднее. Занимательная статья строится по схеме: описание - объяснение - оценка и служит для информирования читателя в увлекательной форме.

5) Кейс-история (the case history), или случай-история. Часто используется для рассказа о благоприятном использовании потребителем продукта/услуги компании, или о разрешении проблемной ситуации. Кейс-истории обычно пишутся по формуле: а) представление проблемы одной компании, актуальной и для других, б) как проблема рассматривается компанией, в) показ использованного решения проблемы, и его преимуществ, г) детализация опыта после использованного решения.

6) Именные, или авторские статьи (by-liner). Это статьи, мнимо подписанные должностным лицом конкретной фирмы. Использование бай-лайнера придаёт публикации престижность, а также позволяет корпоративным спикерам высказать свои взгляды в более авторитетной форме. Авторские статьи представляют управляющего в качестве эксперта и повышают репутацию компании и руководства как источника, заслуживающего доверия.

7) Обзорные статьи (round-up article). Многие издания не особенно дружелюбны к паблисити отдельной компании, но при этом приветствуют статьи, интегрирующие опыт нескольких компаний в отрасли. Такие обзорные статьи могут инициироваться как самими изданиями, так и специалистами ПР.

8) Факт-лист (fact sheet) - это короткий документ, компактно отражающий профиль организации, должностного лица, или события. Факт-листы обычно поддерживают информацию пресс-релиза или бэкграундера и служат редактору подручным источником ресурсных материалов для статей. Типичный одностраничный факт-лист включает краткое описание компании и её продуктных линий, имена высших менеджеров, месторасположение, текущие цифры продаж, основную продукцию, и краткую историю компании.

9) Форма «вопрос-ответ» (question-and-answer form). Она часто заменяет или дополняет факт-лист в сообщении наиболее вероятно запрашиваемой информации. В форме «Вопрос-ответ» пишущий перечисляет наиболее часто задаваемые вопросы по предмету и представляет на них ответы. Умело написанная форма «Вопрос-ответ» часто может заменить интервью редактора с корпоративным должностным лицом.

10) Биография. Биография перечисляет факты о конкретном индивидууме.

11) Фотографии. Они используются для поддержки текстовых материалов. Основными требованиями к фотографиям являются: чёткое отражение объекта, выразительность, правильный выбор угла и точки съёмки.

12) Заявления. Заявления призваны объявить или объяснить позицию/политику организации по какому-либо вопросу. Чаще заявления носят оборонительный характер или служат для предупреждения нежелательных событий. Важно, чтобы оно было кратким и недвусмысленным.

1.3 Как давать интервью

Более других определений слова «интервью» к нашему случаю подходит то, которое приведено в толковом словаре Ожегова: интервью - «предназначенная для печати (или по радио, телевидению) беседа с каким-нибудь лицом». В этом определении важно именно то, что лицо, на месте которого в данном случае оказываетесь вы или сотрудник вашей организации, беседует с журналистом публично, т.е. его слова должны быть адресованы не только интервьюеру, но и всей аудитории СМИ, перед которой это интервью предстанет в форме печатного или эфирного продукта. Отсюда и необходимость фильтрации информации, которую вы озвучиваете с помощью журналиста, и ответственность за сказанное.

При этом сам процесс интервьюирования может проходить при разных обстоятельствах. Лучший вариант, который дает вам «время для разбега» (на подготовку информации, на изучение аудитории СМИ, на обдумывание деталей), это когда об интервью договариваются заранее (причем инициатива может исходить как со стороны журналиста, так и со стороны вашей НКО). Ситуативные же интервью (в рамках мероприятий или когда журналисты спешно собирают комментарии к событиям) «просчитать» очень трудно. Именно здесь вам более всего пригодится знание некоторых общих «правил поведения». Безусловно, они важны и в случае заранее оговоренного интервью, но продемонстрировать их на уровне автоматизма всегда сложнее.

1.3.1 Общие рекомендации

Прежде чем говорить о деталях, давайте разберемся в общей картине, а именно в той роли, в которой вы предстаете как интервьюируемый. Прежде всего, не стоит относиться к журналисту как к хозяину положения. Не только вы извлекаете из интервью пользу, выступая в СМИ от лица организации и способствуя тем самым ее имиджу, но и журналист, который, безусловно, видит в вас ньюсмейкера (источника/создателя новости), раз он согласился с вами поговорить или сам обратился с вопросами. Поэтому вы одинаково ценны друг для друга. Ведите себя соответствующе (не развязно, разумеется, с чувством достоинства) и не обманывайте ожиданий вашего собеседника, который рассчитывает получить экспертную оценку, комментарий или новость. Если вы не оправдаете возложенных на вас надежд, в следующий раз журналист найдет кого-нибудь другого, кто покажется ему более компетентным.

А теперь о деталях. Установка, которую дают на занятиях по подготовке профессиональных дикторов, и которую следует запомнить всем, кто хочет говорить ясно и максимально доступно, - говорить коротко. Не так, как вы бы написали о том, о чем спрашивает журналист в статье. Не так, как вы бы прокомментировали телесюжет по этой проблеме. Отвечайте на поставленный вопрос прямо и избегайте отклонения от предмета. Используйте короткие предложения. Склонность к многослойным эпитетам и массе придаточных предложений, как правило, способствует уходу от темы и, в конце концов, к полной неясности. Журналисту с таким материалом придется много работать, прежде чем дать его в эфир или процитировать в издании. Быстрее всего, он просто отложит его или перескажет своими словами то, что понял из вашей запутанной речи.

Золотое правило любого публичного выступления, адресованного в том числе журналистам, будь то интервью, доклад или реплика за круглым столом - не употреблять термины, специальную лексику. Даже если журналист окажется вполне подкованным человеком в области вашей деятельности и без труда поймет, что такое фостерная семья, превышение ПДК или коммьюнити фаундейшн, аудитория СМИ, для которого журналист записывает это интервью, совсем не обязана разбираться во всех этих тонкостях. В принципе, и журналист не обязательно должен быть специалистом по формам воспитания детей-сирот, экологическим нормативам или технологиям благотворительности. Не все корреспонденты - обозреватели (т.е. разбираются в проблеме, о которой пишут). О том, что журналист должен готовиться к интервью и узнать о предмете беседы как можно больше до того, как придет к интервьюируемому, вы прочтете в любом учебнике журналистики. Но даже такая подготовка не предполагает, что журналист должен разбираться в вашей деятельности так же, как и вы. Его задача - собрать информацию, обработать и выдать печатный или эфирный продукт. Ваша задача - предоставить эту информацию. Забрасывая журналиста терминами, эксперт, как правило, демонстрирует вовсе не широту своих знаний, а узость своих взглядов, которая не позволяет ему видеть среди потребителей своей информации кого-либо, кроме коллег по цеху. Помните, что, общаясь с журналистом, вы обращаетесь не только к нему лично. А посему исходите из «презумпции незнания» - аудитория, как правило, не подготовлена к восприятию технических терминов и профессионального жаргона, даже если интересуется проблемой, которую вы затрагиваете в своем выступлении.

Распространенная ошибка при личных беседах с журналистами - отсылка интервьюера к тому, что вы ранее уже сообщали. Не стоит начинать рассказывать о проблеме со слов «я уже упоминал», «я уже говорил, поэтому не буду на этом останавливаться», «как вы знаете из прессы» и тому подобных высказываний. Журналисты, а также зрители, читатели, слушатели, возможно вовсе не находятся в числе ваших поклонников или последователей, которые ловят каждое ваше слово. Может быть, они впервые заинтересовались вопросом, по которому вы высказались, совершенно случайно включили телевизор или радио. Будьте, уверены, если информация, которую вы передаете, дублирует ту которую журналист уже транслировал своей аудитории, из конечного варианта интервью будет исключена.

Следующая рекомендация касается представителей НКО в первую очередь. О своей деятельности нужно уметь рассказывать так, чтобы она была понятна и интересна не только специалистам. Если журналист спрашивает о проекте вашей организации, не нужно долго и нудно описывать ему цели, задачи и формы его реализации, как это полагается в заявке грантодателю. Говорите не о структуре проекта, а об его идее. Рассказывайте не об этапах его реализации, а «почему» и «для кого» все это делается. Приведите конкретные примеры, расскажите о своем личном отношении - это позволяет увидеть проблему, о которой вы говорите, «вживую», а не теоретически. Проиллюстрируйте результат вашего проекта мнением кого-нибудь из его участников. Чем ярче вам удастся представить проект, тем более он запомнится.

Если вам не разу не приходилось давать интервью, то, возможно, вы страдаете «синдромом боязни микрофона». Под микрофоном в данном случае понимается любая запись речи - с помощью диктофона, камеры или радиостанции. Самый верный способ избавиться от него - это практика общения с журналистами. Новичку же можно посоветовать сконцентрироваться на собеседнике. Хороший журналист обязательно поможет вам чувствовать себя как можно более комфортно перед камерой или диктофоном. Общайтесь с ним, а не с микрофоном.

«Синдром боязни микрофона» чаще всего выражается в запутанной речи. Постарайтесь следить за собой и избегать чрезмерных пауз, в том числе с «голосовым оформлением» (всяческие «мнэээ», «нууу», «ааа» и т.п.), бормотания и запинания, а также фраз-паразитов и бессмысленных комплиментов в адрес слушателей (зрителей).

Если вы участвуете в заранее оговоренном интервью, то при подготовке к нему обязательно сформулируйте для себя, что именно хотите сказать журналисту. Причем это должна быть не подготовленная речь, а разработанная идея. Если оперировать пиар-терминами - послание. Подготовленное послание поможет не только структурировать вашу речь, но и максимально ясно выражать свое мнение, не уходя от темы.

1.3.2 Интервью для печати

Интервью для газет и журналов обычно носит характер ответов на заранее заготовленные журналистом вопросы. Исключения, как правило, составляют опросы для подготовки коллективных интервью по какой-то проблеме или подборки комментариев к событиям.

Отвечайте на вопросы спокойно и дружелюбно. Если вопрос для вас труден, попросите немного времени, чтобы сформулировать ответ. Преимущества неэфирных интервью как раз в том, что вы можете взять тайм-аут и переформулировать высказывание.

Не надо перебарщивать с подготовкой - заучивать наизусть формулировки возможных ответов и собирать тонны сопутствующей литературы. В интервью всегда должен присутствовать момент импровизации. Для того журналист и берет интервью, чтобы передать читателям живую беседу. Через радио и телеэфир это сделать легче, чем посредством газеты или журнала. Поэтому помогите журналисту, отнеситесь к интервью, прежде всего, как к беседе, а не как к экзамену. Самое главное - быть самим собой.

Именно потому, что ваши слова при интервью для печати не передаются «вживую», к газетчикам всегда больше всего претензий со стороны интервьюируемых в искажении информации. Чтобы избежать искажений, вы вправе попросить у журналиста посмотреть готовый текст перед публикацией и заверить его. Однако не стоит злоупотреблять этим правом. Как показывает практика, интервьюируемый при редактуре своего собственного интервью чаще всего переписывает свои же собственные слова или пытается поправить стиль изложения. Если вы не доверяете журналисту или заранее критически настроены против стиля или направленности СМИ, которое он представляет, лучше не назначать с ним интервью, чем потом ссориться из-за того, в каком контексте были приведены ваши высказывания. Не забывайте, что журналисты - специалисты в своем деле. Записывая ваши слова на диктофон, они обычно сохраняют запись в течение энного количества времени после выхода публикации и могут при необходимости отстоять свою правоту на изложение фактического материала. Другое дело, верно или неверно истолковываются ими факты и как они интерпретируются, что во многом зависит от позиции журналиста и концепции его СМИ. Если вы знаете и издание, и журналиста, не стоит лишний раз дергать его и требовать заверения каждой строчки. Ну, а если вам посчастливилось работать с профессионалом, он сам предложит просмотреть интервью перед печатью и обязательно уточнит спорные моменты.

1.3.3 Интервью для радио

Радиоэфир имеет свои особенности передачи информации. Слушатели лишены возможности видеть того, кто излагает свои мысли, а также прочитать ряд высказываний, излагаемых на бумаге, повторно. У радиослушателей остаются в памяти, прежде всего эмоции, общий настрой, с которым вы говорите. Поэтому, готовясь к радиоинтервью, постарайтесь заранее сориентировать свой рассказ на передачу определенной эмоции: радости, сожаления, протеста, инициативности - той, которая максимально соответствует излагаемому материалу.

Практикующие радиожурналисты советуют при подготовке к разговору в студии предусмотреть три уровня изложения информации: личный, событийный и общественный. Личный подразумевает приведение личного мнения и ссылки на личный опыт: почему я занялся этой деятельностью, как лично я оцениваю положение дел, как я однажды пытался решить эту проблему. На событийном уровне основную роль играют факты: что конкретно произошло, что сделано вашей организацией. Общественный уровень требует вписать вашу информацию в общественный, политический, социальный контекст: почему проблема, которую вы пытаетесь решить, актуальна; как проект отразился на общественной обстановке в городе; как вписывается модель, предлагаемая вами для решения проблемы, в социальную практику. При этом для всех трех уровней хорошо бы «про запас» иметь так называемую фактуру: 2-3 истории о людях, которые демонстрируют мотивированное участие в вашей деятельности/проекте/акции, статистику по нескольким пунктам. Иначе вы рискуете оставить у слушателей впечатление поверхности суждений. Скорее всего, приведенные вами цифры запомнит один человек из десяти, но зато всем запомнится впечатление основательности, которое произведет подкрепленное цифрами мнение.

В эфире категорически противопоказано употреблять всевозможные аббревиатуры, сокращения, которые привычны для вас, но могут быть абсолютно не знакомы слушателю. Например, КУГИ (Комитет по управлению городским имуществом) или даже НКО. Это может не только запутать или дезинформировать аудиторию, но и в принципе затруднить восприятие всей информации.

Обязательно внимательно слушайте вопрос журналиста и отвечайте на него, а не на свои мыли. В радиоэфире, когда потребители информации сконцентрированы именно на слуховом ее восприятии, нелогичность или неумение четко отвечать на поставленные вопросы выходит на первый план. Еще одно эфирное правило - обращайтесь к собеседнику так, как он сам вам представился, особенно когда вы отвечаете на вопросы радиослушателей. Это важно и при интервью в телеэфире.

Кроме интервью в студии и интервью-комментариев, опросов, существует и такая форма эфирного интервью, как «эксклюзив». Если после пресс-конференции к вам подошел журналист и попросил еще раз рассказать все то же самое, что вы говорили в своем выступлении, только обращаясь к аудитории определенного СМИ или же немного другими словами, он хочет получить от вас именно эксклюзив. Значит, именно в таком жанре ему удобнее подать вашу информацию. Если вы заинтересованы в освещении информации через радиоэфир, не стоит «отшивать» журналиста, ссылаясь на то, что вы уже все сказали.

1.3.4 Интервью для ТВ

Главная особенность телеэфира, конечно же, в том, что он транслирует картинку. С одной стороны, телеинтервью - лучшая возможность передать информацию от первого лица, с другой - один из самых ответственных журналистских жанров, требующих определенного мастерства не только от журналиста, но и от интервьюируемого.

Вот несколько советов, чего не нужно делать, когда вы даете интервью тележурналисту. Не надо пытаться «выглядеть лучше». Камера - это своеобразный «рентген», который видит вас насквозь и дает зрителю возможность по ту сторону экрана безошибочно определить, естествен ли человек, выступающий по телевизору, или нет. Не нужно скрывать своих эмоций и настроения, пытаться выглядеть солиднее, «собирать волю в кулак» и бесстрастным голосом вещать. Проще говоря, не стоит переставать «жить» в кадре. Плохое телеинтервью - это когда кроме говорящей головы, без эмоций выливающей на телеаудиторию информацию, увидеть ничего нельзя. Такое интервью можно было послушать и по радио - никакой разницы. Старайтесь быть самим собой - тогда в кадре появится именно то, чего от вас и добивается журналист - «живая картинка».

Не нужно пытаться самому режиссировать сюжет. Тележурналист работает с «картинкой» с точки зрения профессионала. Качественное построение кадра - довольно кропотливый процесс. Нужно постараться облегчить труд репортеров и пойти им навстречу: встать туда, куда вас попросят, как вас попросят, повернуться к свету, возможно, перейти в другое помещение или снять кепку с козырьком. Все это детали, но очень важные для создания телерепортажа.

Уделите внимание деталям. Не надевайте для съемок что-то слишком яркое или пятнистое, или, допустим, майку с крупным текстом на груди - все, что привлекает внимание и притягивает взгляд само по себе. Иначе зрители будут рассматривать только вашу одежду, а смысл ваших слов до них не дойдет. Не закрывайте глаза солнцезащитными очками. Во время ответов не прикрывайте рот рукой. И, наконец, следите за своими жестами.

При работе в кадре говорите в камеру. Обычно для того, чтобы помочь вам правильно направить взгляд, рядом с камерой (вне кадра) становится журналист. Обращайте ваши слова к нему. Адресовать информацию и эмоции собеседнику всегда легче, чем заочной аудитории. Это позволит вам не выглядеть скованно и более четко формулировать свои высказывания.

Интервью завершено. Поблагодарите журналиста за внимание и терпение. Возможно, вам еще не раз придется с ним общаться. Интервью - отличная возможность завязать личные контакты с журналистами. Не забудьте ею воспользоваться.

1.4 Виды мероприятий для журналистов

На первый взгляд, все мероприятия для СМИ похожи одно на другое. Единая целевая аудитория диктует свои законы, подходы, «церемониалы». Это верно, но не надо торопиться ставить работу на поток и превращать пресс-мероприятия в ритуальные действия.

Что вы знаете, допустим, о таксах и колли? И та, и другая -- собаки, одна поменьше, другая побольше. Все? Если вы не собачник, то примерно все. Ну, еще, возможно, вы вспомните о том, что такса -- «собака, которая выросла под шкафом», а колли имеет шотландское происхождение и может пасти овец. Так же, по формальным признакам, не искушенный в пиар-деятельности человек обычно подходит к мероприятиям для прессы. То есть дальше того, что на них должна быть пресса, перед ней должны выступить и она может что-то спросить, воображение обывателя не идет. Возможно, прочие детали ему никогда и не понадобятся. Не обязательно ведь быть собачником. Но если вы твердо решили профессионально подойти к деятельности по связям с общественностью, вам придется принять во внимание все -- от высоты в холки до тембра лая, от предпочтений в еде до индивидуальных повадок питомца.

Каждый вид пиар-мероприятия предполагает свои, принципиально отличающиеся подходы, акценты, средства воздействия. Вам приходилось когда-нибудь встретить летом на улице человека, идущего с лыжами? Если да, вы можете себе представить, как будут смотреть на все происходящее журналисты, если вместо пресс-конференции, на которую их приглашали, они окажутся на научно-практическом семинаре, а вместо брифинга -- на продолжительном круглом столе. Иногда различия бывают и не такими явными, но в любом случае некорректное построение мероприятия вредит эффективности. То, что вы прочтете далее, поможет вам сориентироваться в основных принципах организации различных видов пресс-мероприятий и грамотно воспользоваться этими различиями для достижения своих целей.

1.4.1 Пресс-конференция

Некоммерческие организации часто грешат тем, что собирают пресс-конференцию при любой потребности привлечь журналистов, пользуясь этой формой как «универсальной отмычкой». Очень немногие подходят к вопросу профессионально, и в большинстве случаев пресс-конференцией называются мероприятия любого типа. Даже журналисты, пишущие на социальные темы и посещающие время от времени мероприятия НКО, начали понемногу привыкать к такому положению вещей и привычно осведомляются, «не затянется ли ваша конференция часа на два», «а кто будет говорить, кроме спонсоров и организаторов» и даже «а будет ли что дать в ленту новостей». Очень хотелось бы, чтобы подобная ситуация не расценивалась сотрудниками НКО как нормальная. Представьте себе, что певца перед концертом на всякий случай спрашивают, будет ли он петь или просто постоит перед микрофоном.

Главное отличие пресс-конференции от любого другого мероприятия -- это наличие новостного, событийного повода. В нашем округе начинает применяться новая технология обучения людей с нарушениями умственного развития, открывается школа для детей беженцев, подведены итоги конкурса фотографии, посвященного экологии городских территорий, -- да, все это является новостью. Но не обижайтесь, если корреспондент отдела новостей, прибежавший по своему рабочему графику на пресс-конференцию и услышавший там подробное описание проблем инвалидов, которые помогает решать НКО, уйдет через 20 минут и ничего в итоге не напишет. Это вовсе не означает, что «черствого», «падкого на сенсационные факты» информационщика не трогают проблемы людей с ограниченными возможностями. Просто анализ проблемной ситуации -- это не его формат, более того, по заявленной форме мероприятия он вправе был ожидать именно новости.

Не может быть текущая деятельность организации поводом для созыва пресс-конференции. Это не событие, журналистам не за что будет зацепиться. Ну, работает и работает себе нефтяная компания, качает нефть, занимается переработкой. Будете вы читать такую статью или смотреть об этом репортаж, тем более в программе новостей? Ну, занимается ваша организация реабилитацией инвалидов и занимается. Вряд ли, пролистывая газету, читатель остановится на этой информации, если только специально ее не ищет. Так же, как журналистов вряд ли привлекут указанные в программе пресс-конференции выступления на тему «Осуществление деятельности по содействию снижению риска вовлечения подростков в преступную деятельность такой-то НКО» или же «Основные задачи проектов НКО, ведущих работу с больными наркоманией».

Ну и что же, спросите вы, ждать каждый раз какого-то события, чтобы иметь повод организовать пресс-конференцию? А если ничего такого не происходит, просто люди занимаются своим делом -- помогают старикам, детям-сиротам, инвалидам? Ждать не надо. Надо уметь подать информацию в нужном ключе и в нужной форме. Если ваша задача обсудить проблему, создать дискуссионное поле вокруг идеи или мнения, презентовать проект -- можно выбрать и другую форму мероприятия для СМИ, не обязательно пресс-конференцию. А если уж непременно нужна пресс-конференция -- будьте любезны создать новость, если ее у вас нет.

Умение сделать событие из «текучки» -- одна из прямых задач пиарщиков. Вооружайтесь «скальпелем» и будьте готовы к подробнейшему «хирургическому разбору» той информации, которой вы обладаете на данный момент. Возможно, вы обратите внимание на цифры интересного мини-исследования, проводившегося вашей организацией среди учителей районных школ в рамках проекта. Или вспомните о сочинениях, которые написали дети в студии реабилитационного центра. Все это может стать новостью и темой пресс-конференции: «Учителя против распространения наркотиков в школе. Результаты исследования», «Дети с нарушениями умственного развития обращаются к жителям города». Под новостным «соусом» можно будет рассказать и о проектах организации, и о социальной деятельности в этой области, и о проблемах ваших подопечных. Журналисты будут смотреть тогда на эту информацию сквозь призму новости, которая поможет теме «расцвести», «заиграть». Один из универсальных ходов в подборе новостного повода -- приурочить ваше мероприятие к какой-либо дате (празднику, событию). Это могут быть не только всем известные праздники (День знаний, День защиты детей), но и «специфические», которые сами по себе могут стать информационным поводом для СМИ (День работника социальной защиты, Всемирный день писателя и даже Праздник русского валенка). В поиске таких дат могут помочь специальные издания и Интернет.

Сформулировав новость и основные темы выступления, нужно особое внимание уделить выступающим. Для такого мероприятия, как пресс-конференция, особое значение будет иметь статус выступающего. Из чьих уст должна прозвучать ваша новость, в чьем «исполнении» ее лучше воспримет та пресса, которую вы зовете? Если вы приглашаете «спецов», журналистов в теме, то сообщить ее может, в принципе, и руководитель проекта вашей организации, хотя для «расшифровки» все равно стоит пригласить «котирующихся» среди журналистов экспертов. Если же вы созываете «полный бал» - представителей разных типов СМИ, разного уровня осведомленности о проблеме, лучше, если новость выскажет тот, чье мнение СМИ считают авторитетным и кто известен журналистам либо лично, либо по принадлежности к какой-либо авторитетной организации.

Учет форматных характеристик пресс-конференции -- не менее важный фактор подготовки этого вида мероприятия. Пресс-конференция не должна продолжаться более одного часа, включая встречу-проводы. Такие рамки диктуются, прежде всего, наличием новости. Журналистам нужно успеть как можно быстрее обработать полученный материал, чтобы дать его в эфир или поместить на полосе раньше других. Валом уходящая пресса, выслушавшая 50 минут непрерывных выступлений чередующихся за микрофоном участников пресс-конференции, -- это, как правило, вовсе не свидетельствует о том, что информационный повод не интересен. Это свидетельствует о том, что некачественно проводится мероприятие, что пресс-конференция по вине организаторов перетекла в обыкновенную конференцию, на которой журналистам обычно отводится роль сторонних наблюдателей. Не забывайте при составлении программы заранее запланировать время для вопросов прессы и дальнейшего общения в свободном режиме. В самой оптимальной программе пресс-конференции на выступления отводится столько же времени, сколько на вопросы и свободное общение.

Место проведения пресс-конференции лучше выбирать, в первую очередь, обращая внимание на его «публичный статус». Предпочтительнее то помещение, в котором обычно проводятся пресс-конференции, или же то, которое находится в известном учреждении. Это дома журналистов, пресс-центры, конференц-залы информационных агентств и других СМИ, а также государственных или научных учреждений, музеи, дома актеров и пр.

Любое публичное мероприятие -- это в чем-то спектакль. Пресс-конференция, в зависимости от вашего умения прописать сценарий и предусмотреть возможные провалы, может стать и гениальной постановкой, и театром боевых действий. Одна из самых важных «ролей первого плана» - роль ведущего. Это его задача так скорректировать ход выступлений и ответов на вопросы, чтобы все логически привести к одной идее -- вашему посланию аудитории - и не дать развернуться дискуссии, которая может свестись к личным нападкам. И даже вопросы, которые будут задавать журналисты, в принципе должны быть программируемыми. Для этого необходимо тщательно изучить ту область, в которой вы «прописываете» свою новость. И вы должны основательно подготовить «актерскую труппу» - выступающих, чтобы они в состоянии были ответить на возможные вопросы «зрительного зала». Не забудьте предусмотреть роль суфлера. Вернее, написать «текст суфлера», которым могут воспользоваться выступающие в сложной ситуации. Это могут быть какие-то конкретные примеры, цифры и даже остроумные фразы. Иногда можно применить и другой театральный прием -- «подсадного зрителя». Ваш сотрудник или по договоренности один из знакомых журналистов может в нужный момент задать нужный вопрос из зала. Как правило, договариваются о первом вопросе - разъяснительном, отвечая на который выступающий, с одной стороны, расставляет акценты в переданной ранее информации, с другой - подтверждает свой статус эксперта. Роль такого выступающего может «сыграть» директор вашей организации.

Хороший режиссер всегда задумывается о том, в каком настроении должны уйти зрители после спектакля. Не поленитесь уделить должное внимание финалу пресс-конференции -- журналисты должны уходить с чувством удовлетворения от мероприятия и с эмоциональным рабочим настроем.

1.4.2 Пресс-брифинг

Определяющей характеристикой этого вида мероприятия является время. В основе брифинга, как и в основе пресс-конференции, лежит новость, но в случае брифинга эта та новость, которая должна быть распространена как можно более оперативно, и изложение ее происходит в более краткой форме (англ. brief -- «краткий»). Соответственно, продолжительность брифинга гораздо меньше, чем пресс-конференции - в идеале она не должна превышать получаса.

В каких случаях, выбирая форму мероприятия для СМИ, лучше остановиться на пресс-брифинге? Наиболее часто эта форма используется на мероприятиях, которые не предназначены специально для журналистов (на фестивалях, ярмарках, конференциях и т.п.). Брифинг в этом случае применяют для оперативной передачи СМИ информации о ходе мероприятия, его результатах, официальном мнении организаторов или участников по какому-либо вопросу -- то есть той информации, которую нельзя описать или подготовить заранее. Например, в процессе конференции правозащитных НКО на одной из сессий участники должны принять обращение к властям. Имеет смысл пригласить журналистов на брифинг сразу же после этой сессии. То же касается объявления результатов конкурса по ходу работы ярмарки или же выступления по определенной проблеме известных гостей, приехавших всего на один день фестиваля.

Пресс-брифинг может быть и самостоятельным мероприятием. Если вам необходимо коротко проинформировать журналистов или дать оценку какому-то событию, которое произошло совсем недавно, но при этом вы не хотели бы устраивать дискуссии и готовить подробный анализ по затрагиваемой проблеме, брифинг -- наиболее подходящая форма. Для журналистов ценность этого мероприятия в том, что они получают из первых рук информацию, содержащую официальное мнение о событии или проблеме. «Разжевывать» полученные сведения они будут уже без вашей помощи.

Конечно, вы должны отдавать себе отчет, что руководитель вашей организации или то лицо, которое вы пригласите высказать свою позицию или обнародовать информацию, должны обладать достаточным статусом и известностью, чтобы на этот брифинг СМИ захотели прийти. В этом смысле брифинг в рамках мероприятия дает больше шансов для сбора журналистов.

Одним из преимуществ этой формы мероприятия можно считать меньшие организационные затраты, в том числе на устроение места проведения брифинга. Для этого не обязательно искать специальный зал -- провести брифинг можно и в холле, и в ярмарочном павильоне, и даже на улице. Правда, форма брифинга таит в себе одну серьезную опасность. Краткая форма изложения информации может подтолкнуть журналистов обратиться за комментариями к тем, кого вы считаете или своими оппонентами, или просто людьми, не квалифицированными в данном вопросе. Впрочем, если ваша задача «забросить удочку», обнародовав свою позицию или передав «на растерзание» информацию, чтобы спровоцировать публичную дискуссию по проблеме, этот недостаток превращается в достоинство. «Высказать мнение, - писал Иоганн Гете, - значит, как бы подвинуть пешку в шахматной игре: пешка может погибнуть, но партия начинается и может быть выиграна».

пресса служба массовый информация

1.4.3 Информационная встреча

Именно к этому виду мероприятия, даже не подозревая о том, многие некоммерческие организации в итоге сводят свои пресс-конференции. Информационная встреча, если описывать ее в самых общих чертах, это именно то, что заложено в самом ее названии, -- информирование. Выбирайте этот вид, если вам не нужно выводить на первый план новость, не надо делать ставку на оперативность. Основная задача в этом случае -- просто транслировать информацию, а не обсуждать ее. Этим видом мероприятия часто пользуются коммерческие компании, привлекая клиентов, официальные лица для общения с населением, информационные встречи организуют вузы для абитуриентов, руководство предприятий для своих сотрудников и т.п.

При подготовке информационной встречи особое внимание надо уделить логической проработке программы. Темой вашей встречи может быть только один вопрос. Это каркас, объединяющий конструкции всех выступлений. Говорят, что динозавры когда-то вымерли не от холода, а от того, что на них свалилось слишком много информации. Не стремитесь рассказать СМИ как можно больше, стремитесь рассказать как можно яснее. Если в каждом выступлении будет расшифровываться свой вопрос, не вписывающийся в рамки основного, вы рискуете увести журналистов от темы, «закопать» суть вашей информации, и в итоге содержание публикаций и репортажей после встречи не будет и отдаленно напоминать о том, что вы хотели рассказать СМИ.

Чтобы информация была воспринята с минимальной погрешностью, организаторам и приглашенным выступающим заранее следует договориться о концепции ее передачи. Все выступления должны, как фрагменты мозаики, складываться в единую картину. Если относительно предмета информирования участники передадут взаимоисключающие или пересекающиеся сведения, на мероприятии можно поставить крест. Это не значит, что информация должна передаваться «неокрашенной», без учета мнения того, кто ее передает. Можно выступать от своего лица, но при этом «вписываться» в общую логику изложения информации. Представить ее беспристрастно и избежать последующей ее «расшифровки» журналистами все равно не получится. «Каждый хочет, чтобы его информировали честно, беспристрастно, правдиво - и в полном соответствии с его взглядами», - писал Гилберт Честертон. Поэтому не избегайте «окрашенности», избегайте нелогичности.

Можно выделить две универсальные схемы программирования информационной встречи. Одна предполагает вводное знакомство с предметом и дальнейшее его описание с разных сторон. Допустим, на информационной встрече, посвященной проблеме воспитания детей-инвалидов в семьях, организаторы сначала знакомят журналистов с ситуацией в этой области в целом, а затем предоставляют слово организациям, по-разному решающим эту проблему. Согласно второй схеме информационная встреча делится на блоки. Каждому предшествует вводная информация по одному из аспектов основного вопроса, а затем дается «расшифровка» этой информации. По этой схеме на встрече, посвященной проекту некоммерческой организации по проблемам местного сообщества, выступающие по очереди рассказывают о проектных работах, связанных с развитием самоуправления, проблемой экологии городских территорий, вопросами коммуникаций и так далее.

Ведущий информационной встречи должен следить за тем, чтобы рамки мероприятия не были нарушены. Обмен мнениями, дискуссия -- это уже другой формат. Выступающие могут оказаться не готовы к полемике и произведут плохое впечатление на СМИ.

Количество выступлений на информационной встрече должно быть ограничено. Очень сложно общаться «в одни ворота», равно как и воспринимать новую информацию в больших объемах в форме мини-лекций. Журналисты быстро устанут, и после третьей-четвертой «расшифровки» вопроса перестанут быть активными слушателями. Оптимальное время информационной встречи -- около часа, оптимальное число участников -- не более пяти. В конце концов, то, что вы не успеете сказать, можно передать в печатной форме в пресс-пакете. Для информационной встречи он должен быть подготовлен особенно тщательно и, кроме пресс-релиза и программы, содержать дополнительные разъясняющие материалы.

1.4.4 Круглый стол

Сложнее всего изучать то, о чем ты знаешь больше всего. Казалось бы, о круглых столах уж кому-кому, а некоммерческим организациям, проводящим чаще всего пресс-конференции и круглые столы, должно быть известно все. Но на поверку оказывается, что провести четкую границу даже между круглым столом и пресс-конференцией могут не все.

В чем основное отличие круглого стола от всех других форм мероприятий? Совсем не в рассадке его участников по кругу, а в наличии проблемы, вопроса для обсуждения. В этом случае как раз уместно устраивать дискуссию, представлять разные точки зрения, можно привлекать к обсуждению журналистов. Поэтому круглый стол как форма мероприятия для СМИ привлекательна для журналистов по своей сути. «Люди только тогда сообщают нам интересные сведения, когда мы им противоречим», - говорил Бернард Шоу. Умело срежессированная дискуссия позволит «развернуть» ваш материал максимально широко, предоставить журналистам возможность выбора ракурса для раскрытия темы.

Конечно, при выборе этой формы мероприятия следует избежать ошибок, «симметричных» тем, которые описаны в разделе «Пресс-конференция». Не стоит ориентировать ваш круглый стол на оперативные СМИ и информационные отделы средств массовой информации. Рассмотрите выносимую на обсуждение проблему с «тематической» точки зрения: какому отделу газеты, какой программе телевидения или радио будет интересна эта информация? Например, дискуссия вокруг вопроса детского экологического образования может дать материал отделу СМИ или одному журналисту, освещающему как проблемы образования, так и детские, и экологические проблемы.