Организация мероприятий паблик рилейшнз на примере выставки "Русский лен"

Таким образом, прежде чем начинать подготовку к работе на выставке, следует определиться с целями ее проведения, а затем уже в соответствии с ними проводить соответствующий комплекс взаимосвязанных работ, направленных на достижение конкретной цели.

Приемы проводятся предприятиями для совместного проведения времени с гостями, сочетая отдых, развлечения с деловым общением. Приемы могут проводиться как самостоятельные мероприятия или в сочетании с деловыми мероприятиями, например, с презентацией. Приемы обычно организуются в случаях:

торжественной даты создания предприятия или какого-либо юбилея;

посещения предприятия делегацией партнеров, важными лицами;

заключения крупной сделки, проведения серьезного мероприятия и т.д.

Прием должен способствовать расширению и укреплению деловых контактов, созданию имиджа предприятия среди деловой общественности. Это мероприятие должно быть тщательно подготовлено. Подготовка приема включает в себя:

определение цели приема;

выбор формы приема;

определение состава участников;

составление сценария приема;

рассылка приглашений;

составление меню;

сервировка стола;

составление плана рассадки гостей за столом;

порядок обслуживания гостей;

подготовка тостов и речей.

Приемы можно классифицировать по разным признакам. Приемы могут быть формальные и неформальные, дневные и вечерние, с рассадкой (заранее распределенными местами участников) и без рассадки.

К формальным относятся приемы, к которым заранее тщательно готовятся и приглашающие и приглашенные с соблюдением определенных условностей. Неформальные приемы проводятся как бы экспромтом, в рабочей дружественной обстановке. Проводятся она, как правило, на небольших предприятиях. Однако к ним надо быть всегда готовыми.

К дневному приему относятся мероприятия «бокал вина», «завтрак».

«Бокал вина» - наиболее простая форма приема. Она может проводиться стоя или с размещением гостей в кабинете руководства за столом заседаний, журнальным столиком и т.п. Для поднятия престижа предприятия гостей следует угощать редким вином, шампанским, коньяком, а также фруктами, легкими закусками (бутербродами с икрой и т.п.). Это мероприятие не должно затягиваться во времени.

«Завтрак» может проводиться с утра и до 12 часов, продолжаясь полтора-два часа. Стол не отличается большим разнообразием блюд. В процессе завтрака могут обсуждаться деловые вопросы, перемежаясь с общими темами.

Указанные мероприятия предусматривают повседневную одежду.

Вечерние приемы - мероприятия более торжественные. К ним относятся «коктейль», «фуршет», «обед», «обед-буфет», «ужин».

Коктейль (cocktail - петушиный хвост) - смесь из спиртных напитков с добавлением сахара, пряностей, фруктов и т.п. «Коктейль», «коктейль-вечер» обычно начинается между 17-ю и 18-ю часами, его продолжительность составляет около двух часов. Официанты подносят к группам беседующих людей напитки (как правило, коктейли) и холодные закуски.

«Фуршет» (фр. Fourchette - вилка) практически мало чем отличается от «коктейля». Здесь гости сами подходят к накрытым столам, накладывают на тарелки закуски и отходят к группам беседующих лиц. Кстати, на фуршете, как и на коктейле, традиционные вилки практически не используются, если не считать миниатюрные пластмассовые двурогие вилочки или шпажки.

«Обед» или «ужин» практически ничем не отличаются между собой, кроме времени их проведения. Эти мероприятия - наиболее торжественные формы приема. Обед обычно начинается около17 часов и длится в течение 2-3 и более часов. Ужин же начинается в более позднее время. Обед и ужин может проводиться с «рассадкой» (с указанием конкретного места за столом для каждого приглашенного). Места за столом делятся на более и менее почетные. Самыми почетными считаются места рядом с хозяевами. Форма одежды предусматривается торжественная.

Следует обратить внимание, что смысл проведения обедов и ужинов - общение между людьми, в том числе деловое. Однако часто эти мероприятия превращаются в обыкновенное застолье, не достигающие основной цели. Председательствующий (как правило, руководитель учреждения), не обладая фантазией, считая своим долгом «командовать парадом», поочередно предоставляет каждому сидящему за столом слово для тоста. После застолья гости встают из-за стола и, попрощавшись, расходятся. На таком приеме большинство из присутствовавших лишаются возможности обсудить между собой интересующие их вопросы.

Таким образом, основными мероприятиями фирмы в области паблик рилейшнз являются следующие: презентации; конференции; круглые столы; дни открытых дверей; выставки; приемы. Очень важно четко определить цель мероприятия, что бы достичь желаемой цели.

2.8 Изучение и анализ мероприятий PR-на примере выставки« Российский лен»

Одним из важных средств паблик рилейшнз являются выставки, которые помогают предприятиям серьезно укрепить свои позиции на рынке. Предприятие может принять участие в выставках, организуемых каким-либо выставочным комитетом, где представлено множество различных фирм.

С 1 по 3 марта 2013 года в Вологде в ОКЦ «Русский Дом» (приложение 1) проходила ежегодная выставка - ярмарка «Российский лен 2013». Выставка проходит в Вологде с 1998 года, она призвана способствовать экономическому росту льняного комплекса и привлечению внимания всех субъектов, влияющих на процесс возрождения льноводства в России.

В рамках выставки-ярмарки состоялись семинары, конференция по вопросам внедрения инноваций в процесс возделывания и обработки льна, конкурс кружевниц «Серебряная коклюшка» (приложение 2). Также пройдет Всероссийский конкурс коллекций льняной одежды, тканей, обуви, аксессуаров, домашнего текстиля и сувенирной продукции из льна «Лен - в товары России».

Это одна из крупнейших выставок, демонстрирующих возрождение традиций отечественного льноводства, внедрения инновационных технологий выращивания и переработки льна, развитие текстильной и швейной промышленности, повышение инвестиционной привлекательности отрасли.

Выставка работает в рамках международного Фестиваля льна. Вологда Организаторами выставки являются Министерство сельского хозяйства Российской Федерации, Министерство промышленности и торговли Российской Федерации, правительство Вологодской области. За время работы выставку-ярмарку посетило более 19 тысяч человек

В Вологодской области высеивалось восемьдесят тысяч гектаров льна, было тринадцать тысяч кружевниц. В 1996 году осталось всего две тысячи гектаров. Кружевниц тоже становится всё меньше, недавно их число снизилось до шестидесяти. И только благодаря федеральной программе вологодский лен удалось не только спасти, но и сделать брендом региона. У нынешней выставки-ярмарки статус уже международный.

В числе гостей, выставку-ярмарку посетили самые именитые дизайнеры: Вячеслав Зайцев, Валентин Юдашкин (приложение 3) на этом фестивале люди уже свои. Модельеры были «ошарашены» высочайшей культурой производства. И как художники, которые любят ткани, «бросились» на эти ткани и сделали свои первые коллекции.

С 2006 года в Вологде по инициативе Ассоциации «Народные художественные промыслы России» и Правительства Вологодской области проводится Всероссийский конкурс мастеров кружевоплетения «Серебряная коклюшка». Основной целью конкурса является популяризация и подъем престижа искусства кружевоплетения, которым всегда славилась наша страна, содействие формированию условий для творческого развития промысла, с учетом современных эстетических требований.

«Российский лен»,(приложение 4) одна из крупнейших выставок, демонстрирующих возрождение традиций отечественного льноводства, внедрения инновационных технологий выращивания и переработки льна, развитие текстильной и швейной промышленности, повышение инвестиционной привлекательности отрасли.

Выставка работает в рамках международного Фестиваля льна. Вологда

Организаторами выставки являются Министерство сельского хозяйства Российской Федерации, Министерство промышленности и торговли Российской Федерации, правительство Вологодской области. За время работы выставку-ярмарку посетило более 19 тысяч человек.

В современных условиях, связи с общественностью принимают непосредственное участие в укреплении репутации организации как основного ее капитала. Кроме этого, желательно включать public relations в механизмы гибкой адаптации компании к изменениям. PR-специалист должен вскрывать проблемы, помогать компании оценивать быстротечные экономические, политические, социальные и технологические процессы и приспосабливаться к ним.

На основе годового план-графика фирменных PR-мероприятий, компания участвует в ярмарках-выставках, проводит презентации моделей изо льна, дни открытых дверей "Российский лен" на предстоящий год.

Обязанности PR-специалиста сводятся к следующим функциям:

1. Разработка и реализация PR-программы по созданию и укреплению позитивного корпоративного имиджа и устойчивой деловой репутации компании, включая такие важные направления PR-деятельности, как отношения с персоналом, партнерами, правительственными и общественными организациями.

К имиджу компании относится фирменный дизайн изделий изо льна, сувенирная продукция с фирменным дизайном и логотипом.

В русле продвижения собственного имени компанией используются различные тематические конкурсы (конкурс на лучшее стихотворение о льне, лучшие слоганы и частушки, посвященные льну), участие в которых принимают все желающие со всех регионов России, совместно с популярными компаниями, как правило, медийными и государственными. Например, радио и телекомпании.

За многолетний стаж работы на рынке имидж "Русский лен" можно охарактеризовать как устойчиво положительный; динамичная компания, активно развивающая, заслужившая известности и доверия клиентов.

Салону-магазину "Вологодский Лен" был вручен Диплом Знак качества обслуживания на территории туристическо-рекреационной зоны "ЗОЛОТОЕ КОЛЬЦО МОСКВЫ" 2005-2006 (приложение 5). Этот Диплом получили в результате исследования на соответствие специальным критериям оценки Межотраслевого экспертного совета. Знак "Золотое кольцо Москвы" - это свидетельство соответствия предприятий потребительского рынка и услуг, расположенных на территории туристско-рекреационной зоны "Золотое кольцо Москвы", специальным требованиям и рекомендациям. Эти требования основаны на необходимости соответствия реализуемых товаров и предоставляемых услуг общепринятым стандартам международного туризма.

Вручение состоялось 24 марта, в Центральном доме предпринимателя. В церемонии принимали участие префект ЦАО Сергей Байдаков, заместители префекта ЦАО Михаил Орлов и Сергей Гречанников, а также представители Департамента потребительского рынка и услуг, Комитета по культуре, Комитета по туризму г. Москвы, ОАО "ГАО "Москва", управ районов ТРЗ "Золотое кольцо Москвы".

2. Специалист по информационной работе осуществляет повседневное взаимодействие со СМИ: отвечает на звонки, организует интервью с руководством компании, созывает пресс-конференции по случаю крупных событий в истории фирмы, руководят информационными кампаниями в СМИ.

Вместе с открытиями салон-магазинов обязательно устраиваются пресс-конференции с представителями компании - производителя и руководителями. Так же осуществляется показ коллекций изо льна, так в 2002 г. Салон-магазин «Вологодский лен» организовал показ моделей изо льна предприятий ЗАО «Снежинка» и ООО «Нерум», на котором присутствовали представители правительства.

Также накануне новогодних и рождественских праздников с 18 по 22 декабря 2013.г. в ЦВК «ЭКСПОЦЕНТР» пройдет XV выставка - ярмарка «ЛАДЬЯ. Зимняя сказка-2013», где «Российский ле» принимаем участие.

На сотрудника отдела маркетинга возлагается задача регулярной подготовки и рассылки в СМИ, внутренним и внешним целевым аудиториям основных информационных рабочих и имиджевых PR-документов: пресс-релизов, пресс-китов, заявлений для печати и заказных статей, информационных справок, презентационно-рекламных и имиджевых буклетов.

Одной из самых сложных для специалиста по информационной работе задач является подготовка речей и выступлений руководителей фирмы на различного рода деловых (конференциях, семинарах), имиджевых (презентациях) и торжественных (банкетах, приемах) мероприятиях.

3. Организация и проведение корпоративных мероприятий. Корпоративные акции для внутренней и внешней аудиторий имеют разное предназначение. Внутрикорпоративные события (юбилей фирмы, День фирмы, образовательные семинары, выпуск корпоративной газеты, тренинги, образовательные семинары) обычно организуются PR-специалистами с целью создания в коммерческой организации атмосферы единой команды, сплочения коллектива, налаживания благоприятного рабочего климата и свободы общения, повышения образовательного и профессионального уровней сотрудников, обеспечения притока новых квалифицированных кадров.

Корпоративные акции, ориентированные на внешнюю аудиторию (торжественные приемы, дни открытых дверей, спонсорство), направлены на установление личных прямых отношений между сотрудниками фирмы и внешними аудиториями. Открытость фирмы для внешнего мира, прозрачность ее работы, доступность руководства - все это повышает к ней доверие со стороны общества в целом и формирует благоприятный внешний климат для ее функционирования.

Таким образом, основным направлением деятельности паблик рилейшнз является управление, манипулирование общественным сознанием, т.е. создание внешней и внутренней социальной, экономической, политической, психологической среды, благоприятной для успеха организации. Достигает «Российский лен» этого, благодаря:

- выставкам-ярмаркам;

- организация и проведение корпоративных мероприятий;

- взаимодействие со СМИ

- презентация новинок.

Заключение

В курсовой работе раскрыта тема «Организация паблик рилейшнз на предприятии». Были рассмотрены следующие вопросы: раскрыто понятие «паблик рилейшнз»; показана история развития паблик рилейшнз, из которой узнаем, что его деятельность существовала на протяжении всей истории человечества как один из элементов управления обществом, но выражение «паблик рилейшнз» впервые высказано в 1807 г., а зарождение самостоятельного вида деятельности и науки «паблик рилейшнз» относится к началу ХХ века.

Рассмотрены цели, задачи и функции паблик рилейшнз. Главной целью которого является создание успеха фирмы в обществе.

В работе приведена характеристика средств массовой информации, с помощью которых предприятия развивают свои связи с общественностью. Рассмотрены информационные материалы паблик рилейшнз, которые предоставляются предприятиями прессе в целях обеспечения стабильного положительно к себе отношения.

Показана работа служб паблик рилейшнз, которая занимается налаживанием контактов со средствами массовой информации и через них влияет на общественность.

Главная цель отношений предприятий с потребителями - это увеличение объема продажи предприятием своего продукта. Показано, при каких условиях эта цель может быть достигнута.

В работе рассмотрена организация мероприятий паблик рилейшнз. Приведены основные мероприятия фирмы в области паблик рилейшнз, проведение которых призвано привлечь внимание общественности к фирме, ее деятельности и продукции.

Система «паблик рилейшнз» является одной из важнейших для предприятия, т.к с помощью этой системы у компании есть возможность воздействовать на общественное мнение с тем, чтобы сформировать, усилить или изменить общественное мнение в отношении предлагаемого продукта, организации (предприятия), какого-либо явления, без чего предприятие не сможет существовать.

Специалисты паблик рилейшнз налаживают отношения между своей фирмой и СМИ, для влияния через них на свою общественность (аудиторию).

Для успешной деятельности выставки «Российский лен», постоянно развивает свои связи с общественностью и для этого работает с средствами массовой информации (СМИ), которые оперативно передают различного рода информацию на широкую аудиторию.

Для достижения стабильного положительного отношения к себе, регулярно предоставляют прессе различные информационные материалы: сенсационного характера; важные новости и полезная информация для широкой общественности.

Главной целью выставки- ярмарки в отношениях с потребителями, является увеличение объема продаж предприятием своего продукта, при соблюдении следующих условий: сохранения имеющихся потребителей и привлечения новых потребителей.

Таким образом, основными мероприятиями выставки-ярмарки «Российский лен» в области паблик рилейшнз являются следующие: презентации; конференции; круглые столы; дни открытых дверей; выставки; приемы. Одной из важнейших задач,является четко определить цель мероприятия, что бы достичь желаемой цели.

Из этого можно сказать, что основным направлением деятельности паблик рилейшнз, является управление, манипулирование общественным сознанием, т.е. создание внешней и внутренней социальной, экономической, политической, психологической среды, благоприятной для успеха организации. Достигает «Российский лен» этого, благодаря:

- выставкам-ярмаркам;

- организация и проведение корпоративных мероприятий;

- взаимодействие со СМИ

- презентация новинок.

Предлагаю в целях создания эффективной системы организации мероприятий паблик-рилейшенз проводимых на территории города Вологды и других областях :

1)Информировать потенциальных покупателей, партнеров о предстоящих выставках -ярмарках, конференций, презентаций , через СМИ, радио, теле рекламу (внешнее направление PR-мероприятий);

2) Также необходимо проводить работу с собственными сотрудниками, формировать корпоративную культуру и продвижения миссии организации среди ее работников (внутренние направление PR-мероприятий) .

Список используемой литературы

1. Федеральный закон от 18 июня 1995г. № 108-ФЗ «О рекламе». М.: Ось-89, 2003

2. Закон РФ от 7 февраля 1992г. № 2300- I «О защите прав потребителей» (в ред. ФЗ от 17 декабря 1999г.)

4. Панкратов Г., Баженов Ю. К., Шахурин В. Г..Рекламная деятельность: Учебник.-7-е изд., перераб. И доп.-М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2004.-526с.

5. Рекламная деятельность: Учебник для студентов высших учебных заведений / Под ред. Ф.Г. Панкратова. - 4-е изд., перераб. и доп. - М.: 2001

6. http://www.koklkru.ru/newvol/91

7. http://krugevo.com/gde-i-kak-proxodil-konkurs-serebryanaya-koklyushka-2012/

6.http://images.rambler.ru/search?query

V. Приложение

Приложение 1

ОКЦ «Русский Дом»

Приложение 2

Всероссийский конкурс мастеров кружевоплетения «Серебряная коклюшка»

Приложение 3

В числе гостей, выставку--ярмарку «Российский лен» посетили самые именитые дизайнеры: Вячеслав Зайцев, Валентин Юдашкин.

Приложение 4

«Российский лен», одна из крупнейших выставок

Приложение 5

Салону-магазину "Вологодский Лен" был вручен Диплом Знак качества обслуживания на территории туристическо-рекреационной зоны "ЗОЛОТОЕ КОЛЬЦО МОСКВЫ"

Размещено на Allbest.ru