Хранение и поиск информации

Размещено на http://www.allbest.ru/

ХРАНЕНИЕ И ПОИСК ИНФОРМАЦИИ



1. Документ как форма представления информации

В истории развития человечества, представляющей собой единый, неразрывный во времени процесс, можно отметить некоторые важные вехи, которые после длительного периода количественных изменений привели к качественным скачкам в уровне развития человека. Такой вехой было формирование второй сигнальной системы - языка. Овладев языком, человек резко ускорил темп своего развития. Но, едва научившись говорить, он стал испытывать острую необходимость в фиксировании речи. Этого требовали условия жизни. Информация, передаваемая от одного человека к другому посредством речевого обращения, во-первых, могла быть воспринята только на расстоянии слышимости человеческого голоса, а, во-вторых, сведения, проходя через субъективное восприятие передающих, претерпевали искажения. Это очень затрудняло передачу достоверной информации во времени, от поколения к поколению. Поэтому с давних пор человек стремился найти объективного посредника при передаче информации. Это были камни, на которых он мог оставлять изображения, глиняные плитки, папирус, береста, а позднее - бумага.

Стремительный, ускоряющийся прогресс человечества был бы невозможен, если бы не развитие письменности и появление весьма удобного материала для письма - бумаги. Благодаря этому информация могла не только передаваться из поколения в поколение, но и распространяться в пространстве с высокой степенью надежности. При помощи письменности информация получила полное право именоваться документом.

документ библиографический картотека информация

1.1 Что же такое документ?

Если мы попытаемся перечислить предметы, которые мы относим к личным документам, то сразу же вспоминаются паспорт, свидетельство о рождении, диплом и некоторые другие листки с важной информацией о каждом из нас. Далее к перечисленным прибавится множество документов, с которыми мы сталкиваемся в работе, и т.д. Действительно, документов, знакомых и незнакомых, относящихся как к отдельным лицам, так и к коллективам, предприятиям, институтам, городам, республикам, целой стране и даже всем странам на нашей планете, существует необозримое множество, и описать или, как говорят математики, задать это множество простым перечислением принадлежащих к нему объектов оказывается почти невозможным.

Однако существует еще один способ задать множество: перечислить характерные для принадлежащих ему объектов признаки. Какие же признаки характерны для множества документов?

Первый признак очевиден: все документы являются носителями информации. В то же время, далеко не все носители информации являются документами. Молния, например, несет нам определенную информацию, но, конечно, никто не назовет ее документом, так же, как нельзя назвать документом услышанную нами музыку. Документы, видимо, должны как-то фиксировать, сохранять информацию, т.е. обеспечивать передачу ее во времени. Этим свойством могут обладать многие носители информации. Так, исследуя содержание приятия «документ», мы незаметно перешли от «бытового» толкования этого понятия, согласно которому ...документ - это, прежде всего, составленная законным образом бумага, служащая письменным доказательством наших прав, служебного или общественного положения, к более широкому толкованию.

В этом широком толковании документами можно считать не только вышеуказанные бумаги, рукописи и печатные издания, но и произведения искусства, нумизматические памятники, музейные экспонаты минерального, ботанического, зоологического характера. Документом в этом смысле признается любой материальный объект, который фиксирует или подтверждает какие-либо знания и может быть включен в определенное собрание. Материальный объект может быть включен в какое-либо собрание в том случае, если он способен сохраняться во времени.

Документ - это материальный носитель данных (бумага, кино- и фотопленка, магнитная лента, перфокарта и т.п.) с записанной на нем информацией, предназначенной для ее передачи во времени и пространстве.

Такое широкое определение документа несколько противоречит своему первоначальному значению. Этот термин происходит от латинского слова documentum (свидетельство), которое, в свою очередь, произошло от docere (обучать). Следовательно, термин «документ» в прошлом имел более точный, чем в настоящее время, смысл: «то, что служит для обучения».

Человеческая память является источником информации о событиях, свидетелем которых человек был, о которых он слышал от других или читал в документах. Окружающая человека среда является источником разнообразной информации. Будучи принятой, зафиксированной, о чем-то свидетельствуя и что-то доказывая, она становится документом. Именно так - «письменным свидетельством и доказательством» понимал документ Петр I, который впервые ввел этот термин в русский язык.

Наличие нескольких определений не мешает документам принимать самое активное участие в жизни общества, пронося информацию сквозь время и пространство.

Все многообразие документальных форм сводится к трем: трехмерной (произведения ваяния, зодчества, декоративного и прикладного искусства, экспонаты выставок и музеев), двухмерной (картины, фотографии, чертежи, плакаты и т.д.) и одномерной форме (рис. 1.). Одномерная, линейная форма документ представляет собой ленту, называювшуюся в старину свитком. Такую форму применяли все цивилизации, но потом оказались от нее, потому что свитками удобно пользоваться, когда их немного и они небольшой длины. Главное достоинство свитка - информация в нем никуда не теряется. Недостаток -невозможность сопоставления информации в разных частях свитка.

Рис. 1. Пространственная классификация документов Существует и другое разделение документов по виду и форме носителя информации (рис. ).

Рис. 2, Виды и формы носителя информации

Документ как сообщение характеризуется четырьмя параметрами [19]:

1) физическим объемом (габариты)',

2) информационным объемом (длина записи);

3) информационной емкостью (количество переданной информации);

4) информативностью (количество полученной информации).

Физический объем исходит, в первую очередь, из габаритов человеческого тела. Случаи отхода от этого требования встречаются не часто. Существовали старинные книги размеров большей стороны листа около 1 м. Издания карманного типа диктовались дорожной необходимостью и имели сувенирный характер.

Информационный объем измеряется длиной или площадью непрерывного текста (исключая необязательные пробелы, поля и паузы). Поскольку линия печатного текста разделяется страницами и строками, его информационный объем можно измерять не только в учебно-издательских листах, как это принято в издательской практике, но и в стандартных страницах и даже знаках.

Когда автор передает сообщение, он ставит перед собой определенную цель. Масштаб этой цели и мера ее достижения составляют информационную емкость сообщения. При аналоговом подходе в измерении информации оценивается емкость через понятия «большая», «маленькая», «больше», «меньше». При цифровом подходе емкость измеряется более точно. Первый показатель емкости - количество элементов цифрового языка (дескрипторов в литературном языке, вариантов ответов в анкете). Вторым показателем является значимость этих элементов: насколько часто повторяются они, или точнее, пользуется ими автор. Таким образом, цифровая форма емкости - это произведение общего числа элементов языка на среднюю их повторяемость.

Информация - отраженное разнообразие. Следовательно, то, что создано автором, приобретает смысл только тогда, когда это получает потребитель. Чем больше информации передается в документе, тем значимее его содержание. Если значимость сохраняется во времени, заставляя многих пользователей потреблять многократно одно и тоже сообщение, оно по праву считается гениальным. В таком случае говорят о высокой возвратной информативности, т.е. о количестве информации, полученной конкретным потребителем. Причем сообщения информативные для одних, могут быть совершенно неинформативными для других.

С точки зрения информативности тезаурус каждого сообщения делится на три части (рис. 3.):

1) основная информативность - то, что дано и что получено;

2) потери информативности - то, что дано, но не получено по различным причинам;

3) бесполезная информация - «информационный шум».



Рис. 3. Составные части тезауруса

В небольшом объеме бесполезная информация не мешает и даже помогает, давая возможность отдыхать на неинформативных участках. В большом объеме она подавляет полезную информацию и увеличивает ее потери.

Тезаурус пользователя также делится на три части:

1) основная информативность - названа выше;

2) простая ассоциативная информативность (пассивное творчество) - то, что автор не дал, но предполагал дать, подразумевал и потребитель получил, благодаря своей квалификации;

3) сложная ассоциативная информативность (активное творчество) - то, что автор не дал, не предполагал давать, но пользователь получил.

На ассоциативной информативности научных произведений основано движение науки вперед, когда новое получается на основе анализа и синтеза информации литературных источников. Причем один и тот же источник ученому-эрудиту и творческому ученому дает разное. Первый увеличивает тем самым свой умственный багаж и выступает в роли эксперта, оппонента и консультанта. Второй обращает внимание только на то, что интересно и может питать источник новаций, сам будучи при этом новатором.

1.2 Документы в профессиональной деятельности

Совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в профессиональной сфере деятельности, образует систему документации. Выделяют ряд таких систем, к которым относится и система организационно-распорядительной документации (ОРД).

На рис. 4. приведен состав организационно-распорядительной документации любой организации.

Рис. 4. Состав организационно-распорядительной документации

Все эти документы относятся к официальным документам, т.е. созданным организацией или должностным лицом и оформленным в установленном порядке. Таким образом, каждый документ имеет автора.

Можно выделить несколько аспектов использования термина «документ»:

«Бумажный» документ представляет собой объект, непосредственно не погруженный в информационную систему, но о котором в ней имеется та или иная информация. Разновидностью данного типа документа может быть фотографическая копия документа, изображение, видеозапись и пр.

Электронный образ документа - копия документа (результат сканирования), хранящаяся в компьютерной информационшй системе. Образ документа, помимо собственно изображения документа, представляющего собой файл в том или ином формате, может содержать некоторый набор свойств его идентифицирующих (название, категория, дата создания и пр.).

Некоторыми исследователями документ рассматривается как совокупность трех оставляющих [25]:

- физическая регистрация информации;

- форма представления информации;

- активизация определенной деятельности.

Именно некоторая деятельность превращает информацию в документ. Но документ перестает существовать, если в дальнейшем не подразумевает процедуры обработки. При этом форма документа тесно связана, с характером дальнейшей деятельности, она порождает необходимость документов. Так родилась бюрократия - неизбежный спутник цивилизации.

Каждый документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название документа и т.д.). Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр.

Традиционная сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством. Термин «делопроизводство» возник в России во 2-й половине XVIII в. Он образован от сочетания слов «производство дела». Его значение становится понятным, если иметь в виду, что термин «дело» обозначал первоначально вопрос (судебный или административный), решаемый органом управления. Следовательно, под делопроизводством понималось, прежде всего, рассмотрение (производство) дел или, иначе говоря, деятельность, связанная с принятием решений по какому-либо вопросу. Значение термина «дело» - собрание документов - более позднего происхождения.

Итак, можно сказать, что делопроизводство - комплекс мероприятий по обеспечению процесса управления предприятием или организацией.

Документооборот - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения иди отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы, входящие, исходящие и внутренние документы, документы поступающие или направляемые в вышестоящие организации, документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций и др. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

1.3 Научный документ

Значение документов в нашей жизни огромно. В настоящее время каждый факт обрастает одеждой из документов, формы которых становятся крайне разнообразными - это книги, газеты, журналы, фотографии и кинофильмы, магнитные и патефонные записи, каталоги, реклама, отчеты, письма, картотеки, экспонаты музеев и выставок. Неудержимый количественный рост документов является одним из главных проявлений информационного кризиса.

Теперь возникает вопрос: а какие именно документы наиболее «причастны» к вовлечению человечества в состояние информационного кризиса? Главным «виновником» информационного кризиса является научная информация, распространяющаяся по формальным и неформальным каналам. При этом возможность формальных процессов коммуникации обеспечивается существованием многочисленной семьи научных документов, несущих научную информацию в пространстве и во времени.

Научный документ - это исторически обусловленная разновидность материального носителя, на котором тем или иным способом закреплены (записаны) научные сведения (данные) или научная информация, причем научный документ обязательно должен быть снабжен указанием, кем и когда он создан.

1.4 Разновидности документов

Выделяют следующие разновидности документов: первичные и вторичные документы.

Первичный документ - любой материальный носитель, непосредственно фиксирующий любой результат познания реального мира или духовной, творческой и информационной деятельности (в виде описания фактов, отношений между ними, выявленных закономерностей, концепций, гипотез и т.д.). Уже само по себе определение первичного документа свидетельствует о признаках его дифференциации. Первичные документы различают в зависимости от материального носителя (формы), видов распространения, способов распространения (группы) и содержания, характеризуемого очень важными для селективных процессов отличительными особенностями (типы).

Самым важным признаком дифференциации первичных документов является их содержание, которое характеризуется следующими признаками:

1) характер изложения;

2) терминологические особенности;

3) структура документа;

4) вид фиксируемой информации и способ ее фиксации.

Первичные документы имеют различное изложение. Так, в научных документах возможен теоретический, экспериментальный или комплексный характер изложения. Производственно-практические разработки завершаются созданием производственно-практических документов, где заметно наличие инструктивно-методического или даже рецептурного изложения. Соответственно, в учебных документах необходим учебный, в официальных - официальный, а в научно-популярных - популярный характер изложения.

В первичных документах многообразны и терминологические особенности текстов, структура (последовательность изложения), виды фиксируемой информации и способы фиксации. Организованное множество первичных документов, функционирующих в социальной среде, составляет документальный поток.

Вторичные документы - результат различных процессов библиографического анализа первичных документов с целью их комфортного, экономичного использования для выполнения разнообразных функций деятельности. Под библиографическим анализом подразумевается выделение наиболее существенных сведений с целью получения необходимой характеристики первичных документов.

Соответственно четырем процессам библиографического анализа (составление библиографического описания, аннотирования, реферирования, составления обзоров) выделяются и четыре типа вторичных документов:

1) библиографическое описание - самая лаконичная обязательная разновидность вторичного документа, создаваемая с целью идентификации и выявления совокупности внешних признаков без ознакомления с содержанием текста первичного документа;

2) аннотация - краткая характеристика первичного документа с точки зрения содержания, особенностей назначения, формы, тематики и других особенностей;

3) реферат - подробное отображение текста первичного документа с целью идентификаций новизны, полноты, полезности содержания, выявления основных наиболее важных фактов, гипотез, концепций, теорий, методик и методов;

4) обзор - результат глубокого анализа множества первичных документов, сходных по тематике разработок, характеру деятельности, выполняемым этапам, задачам, исполнителям и т.п. с целью обобщения, установления разницы _и сходства, оценки, путей развития проблемы, степени их разработанности и возможного прогноза.

Рис. 5. Типы вторичных документов



Свертывание (развертывание) информации - изменение физического объема документа в результате его аналитико-синтетической переработки, сопровождающееся уменьшением (или увеличением) его информативности. Наиболее распространенные виды свертывания (развертывания) - аннотирование, реферирование, конспектирование, фактографический анализ (извлечение сведений), рецензирование, интерпретация данных и т.д.

В принципе, свертывание (развертывание) информации - это мыслительная процедура, направленная на определение уровня необходимой и достаточной информативности сообщения в зависимости от стоящей коммуникативной задачи, поскольку рациональное общение возможно лишь на оптимальном уровне свертывания: ниже этого уровня (при излишней свернутости) сообщение становится непонятным потребителю, выше (при излишней развернутости) - утомительно скучным, тривиальным, в результате чего степень восприятия сообщения снижается.

1.5 Библиографическое описание как форма свертывания информации

Составление библиографического описания регламентируется ГОСТ 7.1-84 [26]..

Библиографическое описание документов - это совокупность библиографических сведений о документе (произведении) или его части, дающих возможность идентифицировать документ (произведение).



Рис. 6. Пространственная классификация документов

Описание книги проводится в общем случае по следующей схеме:

Автор (авторы) - название произведения - подзаглавие - выходные данные - место издания -наименование издательства - том (часть) - порядковый номер издания - год издания - страницы. Жирным в схеме выделены обязательные элементы описания. Каждый из элементов отделен от последующего условными разделительными знаками, предусмотренными ГОСТ 7.1-84:

. - точка, тире; точка;

, запятая;

: двоеточие;

; точка с запятой;

/ косая черта;

// две косые черты.

Правила составления библиографического описания книг вкратце могут быть представлены следующим образом:

1. Автор (фамилия, инициалы); точка. Если произведение написано двумя или тремя авторами, они перечисляются через запятую. Если произведение написано четырьмя авторами и более, то указывают лишь первого, а вместо фамилий остальных авторов ставят «и др.».

Название произведения - без сокращений и без кавычек; двоеточие. Подзаглавие - также без кавычек, точка, тире.

3. Выходные данные (место издания, издательство, год издания) оформляются следующим образом:

- место издания - с прописной буквы. Москва и Санкт-Петербург сокращенно М, СПб., точка, двоеточие; другие города полностью: Ростов-на-Дону, двоеточие;

- наименование издательства - без кавычек с прописной буквы, запятая; слово «Издательство» может быть приведено в сокращении «Изд-во»; '

- том, часть - пишут с прописной буквы сокращенно (Т., Ч.), точка, после цифры тома или части -точка, тире. Выпуск - с прописной буквы, сокращенно (Вып.); точка, тире. Арабские цифры пишут без наращения; ^!

- порядковый номер издания - с прописной буквы, сокращенно; точка, тире. Цифра с наращением. Например, Изд. 2-е. - ;

- год издания (слово «год» не пишется ни полностью, ни сокращенно); точка, тире;

- страницы - число страниц (цифра), далее буква «с» строчная; точка.

Сведения об ответственности, указанные разделительным знаком «/», содержат информацию о составителях, редакторах, об организациях, от имени которых опубликован документ. Примеры:

Бор М.З. Основы экономических исследований. - М.:ДИС, 1998. - 140 с. Кузнецова А.Н., Вагенгейм Р.Н. Машинопись: Практ. пособие. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Высш. шк.; Издательский центр «Академия», 1977. - 319 с.

Савельев И.В. Курс общей физики: Учебное пособие. - 2-е изд., перераб. Т.1 - 3.-М.: Наука, 198

Автоматизация сбора, обработки и представления гелиогеофизической информации / Под ред. С.И. Авдюшина, Ф.И. Дликмана. - М.: Гидрометеоиздат, 1995.-95с.

Реформирование и реструктуризация предприятий / Тренев В.Н., Ириков В.А., Ильдешев СВ. идр.-М.: ПРИОР, 1998. - 318 с.

Стандарты и технические условия описываются под заголовком, где указывают индекс (ГОСТ, ТУ и т.д.), обозначение и год утверждения документа. В специфических сведениях, расположенных после области заглавия, можно привести дату введения документа, срок его действия и другие сведения. Например:

ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. -Переизд. с изм. 1. - М.: Изд-во стандартов, 2000. - 20 с.

ГОСТ 11.003-76 Шум. Общие требования безопасности. - Взамен ГОСТ 11.003-68; Введ. 01.01.77. -М.: Изд-во стандартов, 198 -9с.

Библиографическое описание статей и других материалов, опубликованных в периодических и продолжающих изданиях, в сборниках, а также описание отдельных глав, частей и разделов книг называют аналитическим описанием. Такое описание состоит из двух основных частей - сведений о статье или главе произведения и сведений об издании, в котором опубликована статья или другой материал. Эти составные части разделяются знаком //.

При описании статьи из газеты указываются страницы, на которых размещена статья, если газета включает более 8 страниц. При указании страниц в описании статьи используется прописная буква «С».

Примеры:

Никитина А.Е. Эффективность использования солнцезащитных средств при боковом освещении в промышленных зданиях // Современные проблемы охраны труда: Сб. научных статей /НИИ труда. -М., 1997. - С. 34-37.

О мерах по оздоровлению государственных финансов: Указ Президента российской Федерации от 11 декабря 1997 г. № 1278 // Российская газета. - 1997. - 16 декабря. - С. 3-5.

Антипова О. Регулирование рыночных рисков// Банковское дело. -1998. -№ 3. - С. 17-20.

Библиографическое описание частей произведений (глав, разделов, пунктов и т.п.) проводится в следующем порядке: сначала приводят описание произведения в целом (без количественной характеристики), затем - сведения о соответствующей части произведения. Например:

Ремизов КС. Нормирование труда //Гурьянов С.З., Полякова И.А., Ремизов КС. Справочник экономиста по труду. - 5-е изд., доп. и перераб. - М., 198 -Гл. 1. - С. 5-58. Описание диссертации включает в себя: фамилию, инициалы автора, заглавие и сведения, относящиеся к нему, наименование ученой степени и шифра номенклатуры специальностей научных работников, наименование учреждения, в котором готовилась диссертация. Автореферат диссертации является опубликованным документом и библиографическая запись на него сходна с библиографическим описанием книги. Например:

Жуков В.А. Социально-медицинские аспекты здоровья современного человека: Дис. канд. социал. наук: 09.00.1-1 /М.: Моск. гос. ун-т. 1997. - 123 с.

Иванов Р.А. Социальное управление: региональные аспекты: Автореф. дис. канд. социал. наук: 09.00.11 /М.: Моск. гос. ун-т. 1999. - 14с.

Отчеты о научно-исследовательской работе (НИР) описываются под заглавием. Особенностью библиографической записи на них является указание номера (шифра) темы, этапа, номера государственной регистрации, инвентарного номера отчета, исполнителей. Например:

Унификация и аттестация методов контроля основных параметров щелоков сульфатного производства: Отчет о НИР (заключ.)/Всесоюз. науч.-произв. об-ние бум. пром-сти; Руководитель работы Э.М. Генова. 09-026.01.86; № РР 01810075357; Инв. № 02850019004. М., 1985. 75 с. Исполн. Тимофеева В.Г.

1.6 Аннотация

Аннотация - это краткое, обобщенное описание (характеристика) текста книги, статьи. Перед текстом аннотации даются выходные данные (автор, название, место и время издания) в номинативной форме. Эти данные можно включить и в первую часть аннотации.

Аннотация обычно состоит из двух частей. В первой части формулируется основная тема книги, статьи; во второй части перечисляются (называются) основные положения. Субъект действия в аннотации обычно не называется, потому что он ясен, известен из контекста; активнее употребляются пассивные конструкции (глагольные и причастные).

Образец аннотации: '

Фролов И.Г. Глобальные проблемы, человек и судьбы человечества // Философия и

политика в современном мире. - М,: Наука, 1989. - С. 44-60.

Статья посвящена влиянию глобальных проблем на различные стороны жизни

человека и на решение вопроса о будущем цивилизации. В статье рассматриваются пути и

методы решения глобальных проблем мыслителями различных направлений.

Образцы клишированных аннотаций

В книге исследуется (что?)...

Показан (что?)...

Большое место в работе занимает рассмотрение (чего ?)...

В монографии дается характеристика (чего ?)...

Исследование ведется через рассмотрение таких проблем, как...

В книге анализируется (что ?)...

Главное внимание обращается (на что ?)...

Используя (что ?), автор излагает (что ?)...

Отмечается, что...

Подчеркивается, что...

В книге дается (что ?)...

Раскрываются (что ?)...

Описываются (что ?)... I

Особое внимание уделяется вопросам (чего ?)...

В работе нашли отражение разработка проблем (чего ?), вопросы (чего ?)...

Показывается (творческий) характер (чего ?)...

Устанавливаются критерии (чего ?)...

В книге подробно освещаются (что ?)...

Характеризуется (что ?)...

Рассматривается (что?)...

В статье на основе анализа (чего?) показан (что ?)...

Констатируется, что...

Говорится о...

В заключении кратко разбирается (что ?)...

2. Библиотека как информационно-поисковая система

2.1 Социальные функции библиотеки

Библиотеке как социальному учреждению присущи, по меньшей мере, три социальные функции: информационная, культурная и образовательная (рис. 7.) [43].

Рис. 7. Социальные функции библиотеки

Информационная функция библиотеки - это совокупность видов ее деятельности по информационному обеспечению материального и духовного производства и воспроизводства.

Реализация функции выражается в виде удовлетворения информационных потребностей читателей библиотеки за счет массива информации, накопленной в ней, а также других источников информации. Как правило, библиотека в соответствии с запросом выдает читателю информацию в виде публикации (книга, статья, журнал, магнитная лента, дискета, компактный оптический диск и т.д.). До настоящего времени такого рода видимая и ощущаемая информация преобладает в большинстве библиотек, что и служит поводом подходить к ним с документалистической точки зрения, хотя она и не вполне верна. Значительную часть работы библиотеки по обслуживанию читателей составляет выдача библиографической информации, адресов источников или информации об информации (библиографические справки, библиографические пособия, каталожные данные, коды доступа к удаленным банкам данных и т.п.). Выполняя указанную функцию, библиотека выдает также читателю и информацию, не связанную непосредственно с документом (публикацией). Таковы, например, устные , фактографические, статистические сведения, данные о параметрах различных процессов, характеристики машин, аппаратов и т.п.

Культурная функция библиотеки ~ это совокупность видов ее работы, направленная на свободное духовное развитие читателей^ приобщение к ценностям отечественной и мировой культуры, создание условий для культурной деятельности.

*Являясь неотъемлемой и органической частью культуры и выступая в качестве величайшей ценности общечеловеческой культуры, библиотека в то же время представляет собой один из важнейших факторов культурного развития, распространения, обновления и приращения культурного достояния стран и народов. Библиотека не создает каких-либо ценностей, выходящих за пределы ее функционального назначения. Главная ее социальная миссия выражается в том, что она играет незаменимую обеспечивающую, а именно информационную, роль по отношению к институту культуры вообще, к культуре каждого конкретного человека. Библиотеку можно уподобить улице с двусторонним движением: в одном направлении усилиями библиотекарей поступает к читателям информация об имеющихся достижениях культуры, в другом - движется информация о вновь созданных ее ценностях.

Если в древности великие творения могли создаваться вне какой-либо связи с библиотеками, то ныне они практически невозможны без самого тесного сопряжения творческой мысли с «памятью» человечества, сконцентрированной в библиотеках. Современные писатели, режиссеры, художники, представители других творческих профессий на определенных этапах творчества не могут обходиться без источников информации, которые предоставляет библиотека. Разумеется, это не единственное, но важное условие творчества.

Культурная функция библиотеки реализуется путем использования самых многообразных форм деятельности: от непосредственной выдачи изданий до организации различных любительских объединений, клубов по интересам и т.д. Однако основное содержание данной функции остается неизменным. Оно заключается в том, чтобы максимально большое число читателей овладело духовными ценностями культуры, прониклось высокими идеалами прогрессивной культуры, освободилось от духовной несвободы и встало на такой путь развития, который приводит к формированию гармонично развитой личности.

Образовательная функция библиотеки - это совокупность видов деятельности библиотеки, направленной на информационное обеспечение духовного воспроизводства общества, которое включает социализацию членов общества, их образование и самообразование, воспитание и самовоспитание.

В плане социализации личности библиотека помогает индивиду через источники информации усвоить те ценности и нормы, которые характерны для данной социальной структуры.

Возрастающе важная роль принадлежит библиотекам в реализации задач образования и самообразования. Так как образовательные процессы имеют в своей основе демонстрацию и усвоение демонстрируемых знаний, вполне понятно, что библиотеки как основные хранилища и источники накопленной человечеством информации выступают в качестве составного звена всей системы образования и самообразования.

В демократическом обществе библиотека активно содействует всестороннему, гармоничному развитию его членов, воспитанию в духе общечеловеческих ценностей.

Вместе с тем существует мнение, что библиотеке свойственны и некоторые другие функции. Они могут выполнять рекреационную функцию (лат. recreatio - восстановление), т.е. способствовать восстановлению интеллектуальных сил человека, израсходованных в процессе труда.

2.2 Организационная структура библиотеки

Основное предназначение библиотеки заключается в хранении книг и т.п. документов. Отсюда и древнегреческое название библиотеки: bibliotheke (гр. biblion - книга, theke - хранилище), т.е. книгохранилище.

В библиотековедении существует большое количество определений понятия «библиотека». Под библиотекой понимается специальное учреждение, осуществляющее индивидуальное по форме организации обеспечение общественных потребностей в информации, сосредоточенных в форме публикаций (библиотечного фонда). Библиотека - это информационная система, предоставляющая в распоряжение общества сконцентрированные в ней информационные ресурсы. Согласно Федеральному закону «О библиотечном деле» (1994 г.), библиотека - это «информационное, культурное, образовательное учреждение, располагающее организованным фондом тиражированных документов и предоставляющее их во временное пользование физическим и юридическим лицам».

Среди исходных, изначально (генетически) присущих, обязательных и постоянных в каждой библиотеке выделяются следующие элементы: документ (книга, публикация), читатель (пользователь), библиотекарь и материально-техническая база (рис. 8.).

Рис. 8. Организационная структура библиотеки

Документ. Читатель библиотеки, как правило, имеет дело только с той частью информации, которая определенным образом объективирована, или материализована. Наиболее распространенной, формой ее материализации является документ - материальный объект (например, бумага, магнитная лента, дискета, лазерный диск, пергамент, папирус, глиняная табличка и т.п.), содержащий закрепленную на нем информацию и предназначенный для ее хранения и передачи. В более широком и юридическом смысле под документом понимается зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими идентифицировать ее. Термин «документ» входит в понятийный аппарат библиотековедения, поскольку в подавляющем большинстве случаев библиотечные процессы связаны не столько с устной информацией, сколько с информацией, имеющей форму одной из разновидностей документа - публикации.

Публикация - это документ, размноженный любым способом (включая электронные), который независимо от тиража и способа воспроизведения изначально предназначен для всеобщего сведения. В современной библиотеке основной формой публикации пока остаются произведения печати (книги, брошюры, газеты, журналы и т.п.). Однако под влиянием «новых информационных технологий»^ постепенно нарастает удельный вес микрофильмов, кинофильмов, видеофильмов, магнитных лент, дискет, компактных оптических дисков и других нетрадиционных публикаций.

Упорядоченная совокупность документов и их образований образует подсистему «библиотечный фонд» - органическую, неотъемлемую часть библиотеки. Без него библиотека утрачивает специфику учреждения, созданного специально для организации, формирования и использования фонда документов, перестает существовать как библиотека.

Библиотечный фонд характеризуется тематической и видовой структурой, количественным и качественным составом носителей информации и т.п. в статике и динамике. По главному назначению фонды дифференцируются на основные, подсобные, справочно-библиографические, обменные, запасные (резервные, страховые) и др. Группировка фондов по комплексам, обеспечивающим специализированное библиотечно-информационное обслуживание читателей и особые условия хранения, производится по следующим признакам:

1) вид документа (газеты, "картографическиематериалы, нотные издания, изоматериалы);

2) ценность документа (редкие и особо ценные издания, рукописи)',

3) форма носителя информации (микроформы);

4) хронология (текущие периодические издания);

5) сравнительная частота обращения читателей.

Читатель. Независимо от лексической оболочки, в которой выступает это понятие (абонент, пользователь, потребитель информации), читатель библиотеки - это лицо, пользующееся библиотекой на основании официальной записи в установленных документах. Основополагающий смысл этого понятия для библиотековедения состоит в том, что читатель является главным объектом деятельности любой библиотеки. В более широком и юридическом смысле читатель библиотеки - это пользователь библиотеки, т.е. физическое или юридическое лицо, пользующееся библиотекой.

На рис. 9. приведены характерные типы читателей.

Рис. 9. Типы читателей

Термин «потребитель информации» появился с возникновением органов и служб информации (середина 60-х гг. прошлого столетия). Для библиотековедения он слишком широк по содержанию: библиотека имеет дело не со всеми видами информации, а только с документированной.

Под термином «абонент», возникшим в 80-е гг., понимается лицо (или группа лиц), получающее литературу по межбиблиотечному, внутрисистемному, заочному, международному абонементу. В библиотечной практике используются оба термина: «читатель» и «абонент» (с преобладанием первого). Федеральным законом о библиотечном деле введен термин «пользователь библиотеки» - физическое или юридическое лицо, пользующееся услугами библиотеки.

Библиотекарь. Наиболее активным элементом библиотеки является библиотекарь. Его деятельность служит основой взаимодействия (соединения) всех элементов библиотеки, реализации их социального содержания. Свои функции организатора взаимодействия, превращения неподвижной, пассивной массы книг в живой организм библиотекарь может эффективно реализовать через изучение читателей и анализ читательского спроса.

Материально-техническая база. Взаимодействие (единство) фонда, читателей, библиотекаря, т.е. функционирование библиотеки, всегда происходит в некоторой материально-технической среде. В ее состав включены: помещения, здания библиотек и их инженерное оборудование, библиотечное оборудование и мебель, внутрибиблиотечный транспорт, средства механизации и автоматизации библиотечных процессоров, копировально-множительная техника, компьютерная техника и средства связи и т.д.

2.3 Справочно-информационная деятельность библиотек

В библиотеках основными формами обслуживания читателя (рис. 10) являются: а) справочно-библиографическое; б) межбиблиотечный обмен; в) абонемент; г) читальный зал; д) изготовление ксерокопий и др.

Рис. 10. Формы обслуживание читателей

Для справочно-библиографического обслуживания каждая библиотека имеет специальный отдел, в котором в дополнение к системе каталогов и картотек собраны все имеющиеся в библиотеке справочные издания, позволяющие ответить на вопросы и подобрать литературу по определенной теме, уточнить фамилии авторов и названия произведений и т.д.

Научная и специальная литература издается, как правило, сравнительно ограниченными тиражами. Поэтому в большинстве библиотек основной формой обслуживания является не абонемент, а читальный зал.

Межбиблиотечный абонемент (МБА) представляет собой территориально-отраслевую систему взаимного использования фондов всех научных и специальных библиотек. Зная о существовании той или иной книги, но не найдя ее в доступной библиотеке, можно заказать ее по МБА. Присланные на определенный срок книги выдаются для работы в читальном зале.

С точки зрения потока информации структура библиотеки однотипна и состоит из двух частей:

1) фонд источников первичной информации (книги, брошюры, журналы и бюллетени, газеты, аудиовизуальные материалы, стандарты, нормативные документы, неопубликованные материалы);

2) фонд источников вторичной информации (библиотечные каталоги и карточки, библиографические указатели). ;

Существуют следующие основные виды информационных изданий:

1. Реферативные журналы - основное информационное издание, содержащее преимущественно рефераты, иногда аннотации и библиографические описания литературы, представляющей наибольший интерес для конкретной отрасти науки.

Бюллетени сигнальной информации включают в себя библиографические описания литературы, выходящей по определенным отраслям знаний.

3. Аналитические обзоры - это информационные издания, дающие представление о состоянии и тенденциях развития определенной области (раздела, проблемы) науки и техники.

4. Реферативные обзоры - издания, преследующие ту же цель, что и аналитические, но в отличие от них носят более описательный характер без оценки содержащихся в обзоре сведений.

5. Печатные библиографические карточки, содержащие в себе полное библиографическое описание источника информации.

На рис. 11. приведены основные виды информационных изданий.

Рис. 11. Виды информационных изданий

2.4 Библиографические указатели, каталоги и картотеки

Библиотечные каталоги и картотеки являются связующим звеном между книжным фондом и читателями библиотеки. Они выполняют различные функции, которые обеспечивают раскрытие содержания книжного фонда и целенаправленное руководство чтением читателей. Библиотечные каталоги имеют информационно-поисковую функцию, осуществляемую в процессе ручного поиска по каталогу, то есть при сопоставлении запроса читателя с данными каталога.

Под каталогом понимается перечень документированных источников информации, имеющихся в фонде данной библиотеки. Картотека - перечень всех материалов, выявленных по определенной тематике.

В библиотеках создаются, по крайней мере, два вида каталогов, один из которых алфавитный, а другой, группирующий литературу по содержанию, - систематический или предметный.

Алфавитный каталог - это информационно-поисковая система (ИПС), информационно-поисковым языком которой является библиографическое описание. Каталожные карточки с описанием книг расставляются в алфавите фамилий авторов и заглавий произведений.

Алфавитный принцип (строгий алфавит) расстановки карточек позволяет собрать в одном месте совокупность основных и добавочных описаний, в заголовке которых указана фамилия одного и того же автора, что обеспечивает исчерпывающий ответ на один из самых важных вопросов: какие книги определенного автора имеются в библиотеке? Алфавитный принцип организации каталога позволяет ответить и на другой вопрос: имеется ли в библиотеке конкретная книга, автор и заглавие которой известны, а также выделять отдельные массивы описаний изданий индивидуального и коллективного автора.

Систематический каталог - это информационно-поисковая система, которая учитывает содержание произведений печати. ИПС здесь является индексом библиотечной классификации. Для пользования этим каталогом нужно знать точный индекс отрасли знаний, так как карточки с библиографическим описанием, учитывая содержание произведений печати, расставляются в отделе соответствующей отрасли знаний. Структура отделов систематического каталога соответствует принятой в конкретной библиотеке классификации. С наибольшей полнотой отвечает современным требованиям, предъявляемым к библиотечной классификации, библиотечно-библиографическая классификация (ББК).

Для оказания помощи читателям в поиске литературы по систематическому каталогу служит алфавитно-предметный указатель (АПУ) или просто ключ к систематическому каталогу.

Предметный каталог - это ИПС, в основе которой лежит учет содержания произведений печати по предметам- и рубрикам. Библиографические записи группируются по наименованиям рубрик, а внутри рубрик - в алфавитном порядке. В отличие от систематического каталога, который также учитывает содержание произведений печати, предметный каталог строится не по отраслям знаний, а по более узким предметам.

Библиографическое описание (БО) служит основой для составления каталогов (каталожные карточки с библиографическим описанием) библиографических пособий и др.

Существует система текущих библиографических указателей, дающая информацию о многих видах документов, публикуемых в стране. Такие указатели составляются различными органами научно-технической информации. Единая государственная система научно-технической информации включает:

1) межгосударственные органы (институт научной и технической информации) - ВИНИТИ;

2) институт научной информации по общественным наукам - ИНИОН;

3) институт патентной информации - ЦНИИПИ;

4) российская книжная палата;

5) институт межотраслевой информации - ВИМИ;

6) научно-технический информационный центр - ВНТИЦ;

7) государственная публичная научно-техническая библиотека - ГПНТБ;

Эти учреждения и организации подготавливают информационные издания в виде реферативных журналов, бюллетеней сигнальной информации, экспресс-информации, аналитических и реферативных обзоров, печатных библиографических и аннотированных таблиц и т.д.

2.5 Поиск документальных источников информации

Из всех информационных процессов поиск - самый увлекательный и коварный процесс. Увлекательный он, потому что искать всегда романтично, даже когда ищешь,, что потерял. Коварность этого процесса в том, что он мстит тем, кто игнорирует науку поиска.

Поиск в неорганизованном массиве называется случайным. Бессистемный поиск всегда отнимает много времени и одновременно не дает гарантии его полноты. В организованном массиве - фонде - поиск не случайный, а детерминированный - предопределенный характером расположения объектов поиска относительно друг друга.

В традиционной информационно-поисковой системе исторически сложилось, что термин «поиск информации» используется двояко:

- поиск информации в узком смысле - одноразовый процесс поиска конкретной информации в поисковом массиве;

- поиск информации в широком смысле - совокупность процессов поиска, направленных на конечное удовлетворение информационной потребности.

Цели и условия поиска документальных источников информации настолько различны, что никакой единой схемы попросту не существует. Подход к поиску литературы может зависеть от того, в какой последовательности ее предполагается изучать: в хронологической, когда литературные источники рассматриваются в их прямой хронологической связи, или обратнохронологической, когда знакомятся сначала с новейшими изданиями, а затем уже переходят к более старым по времени публикациям.

Хорошо ориентируясь в библиотечных каталогах и библиографических указателях, можно без особого труда составить схемы поиска документальных источников информации применительно к его конкретным целям. На рис. 1 приведен возможный вариант таких схем.



Литература

Васильев В.В.: Информационные технологии в библиотечном деле. - М.: Либерея-Бибинформ, 2007

Коряковцева Н.А.: Хрестоматия по информационной культуре. - М.: Либерея-Бибинформ, 2007

Российская гос. б-ка ; Ред. кол.: Ю.А. Гриханов и др. ; Рец.: А.Н. Ванеев, Ю.Н. Столяров, Г.П. Фонотов: Библиотечная энциклопедия. - М.: Пашков дом, 2007

Сокольская Л.В.: Материнское чтение. - М.: Либерея-Бибинформ, 2007

Березюк Н.М.: Библиотека Харьковского национального университета им. В.Н. Каразина за 200 лет (1805-2005). - Харьков : Тимченко А.Н., 2006

Савельева Н.Ю.: Настольная книга библиотекаря . - Ростов н/Д: Феникс, 2006

Зефельдт Ю.: Двери в прошлое и будущее. - Хильдесхайм: Георг Олмс, 2005

Копылов В.А.: Информационное право. - М.: Юристъ, 2005

Пашин А.И.: Библиотека как социально-культурная система: вопросы управления. - М.: Либерея-Бибинформ, 2005

Сост. и рук. проекта Дж. Ричардсон; Под ред.: Э.Р. Сукиасяна, В.В. Зваревича : Англо-русский словарь по библиотечной и информационной деятельности. - СПб.: Профессия, 2005

Балашова Е.В.: Библиотечный дизайн. - М.: Гардарики, 2004

Бойкова О.Ф.: Библиотечная практика и авторское право. - М.: Либерея, 2004

Ванеев А.Н.: Библитечное дело. Теория. Методика. Практика. - СПб.: Профессия, 2004

Дубровина Л.А.: Руководство по организации внутрибиблиотечных систем обеспечения качества деятельности и услуг. - М.: Либерея, 2004

Карташов Н.С.: Региональное библиотековедение. - М.: ЛИБЕРЕЯ, 2004

РАН, Институт русской литературы (Пушкинский дом), РНБ; Сост.: Н.А. Зубкова, А.В. Сиренов: Два века с Пушкиным. - СПб.: Дмитрий Буланин, 2004 Размещено на Allbest.ru

...