Организация пресс-конференции

Размещено на http://www.allbest.ru/

Формы и методы работы со СМИ

Проведение пресс-конференции

Взаимодействия со СМИ - регулярный информационный обмен, пресс-мероприятия, оплаченные информационные материалы. К наиболее распространенной форме делового общения пресс-службы с представителями СМИ относится пресс-конференция - встреча журналистов с представителями разных структур, имеющая целью предоставить СМИ комментирующую, проблемную и фактографическую информацию.

В основном пресс-конференции используются для освещения важных политических и спортивных событий.

Из года в год наблюдается снижение числа публикаций, основанных на информации с пресс-конференций. Так, в 2014 году было больше 54 тыс. материалов в федеральных и региональных СМИ, в которых использовались формулировки «заявил на пресс-конференции» или «сообщил на пресс-конференции». В 2016 году таких было всего 47 тыс. Прошедший год стал исключением -- количество подобных публикаций увеличилось, хотя и не достигло показателей прошлых лет -- около 50 тыс.

Самое широкое распространение получают материалы с пресс-конференций, связанных с вопросами безопасности -- вооруженные силы, терроризм, чрезвычайные ситуации. На них приходится каждая десятая публикация. На втором месте с практически таким же результатом -- сообщения по вопросам международной политики. Что касается бизнес-направлений, то довольно часто встречаются материалы с пресс-конференций по финансовой тематике -- более 7% от всех сообщений.

В каких же случаях пресс-конференцию имеет смысл устраивать бизнесу?

1. Когда пресс-конференция -- единственная возможность для журналистов получить достоверные сведения из первых уст или единственная возможность для компании опровергнуть недостоверную информацию.

2. В случае презентации инновационного не только для самой компании, но и для отрасли в целом продукта.

3. Если в качестве спикеров удалось привлечь медийных персон, доступ к которым для СМИ обычно затруднен.

4. Пресс-конференция разрешит спорные вопросы, поменяет мнение и поведение аудитории. Когда речь идет о важной социальной инициативе, значимых изменениях на рынке. Велика вероятность, что такой инфоповод заинтересует СМИ.

5. Мероприятие будет проходить в формате интервью с эксклюзивным спикером, первым лицом компании, который обычно избегает общения с журналистами и чье мнение гарантированно заинтересует представителей СМИ.

6. Если пресс-конференция -- это элемент протокола. В случаях, когда нужно сделать официальное заявление, о котором одновременно узнало бы максимальное количество СМИ.

7. Если ваша компания делится информацией о себе только на пресс-конференциях, и при этом масштаб или род деятельности компании всегда привлекает к ней интерес со стороны журналистов.

8. Если вы придумали нетривиальный способ подачи информации. Скажем, если презентация нового продукта подается в формате интерактивного, игрового мероприятия.

1. Отличительные черты

Наиболее привычной и привлекательной для журналистов формой информационного общения является пресс-конференция.

Пресс-конференция - это встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур, имеющая целью предоставить СМИ фактографическую, проблемную и комментирующую информацию о презентуемом проекте. Пресс-конференция предполагает авторитетность источника новостей (ньюсмейкера), получение информации "из первых рук", возможность проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов.

Продолжительность пресс-конференции - от 30 - 40 минут до 1 часа 15 минут.

Форма делового общения - ответы представителей структуры на вопросы журналистов. Количество журналистов не ограничивается.

Пресс-конференции целесообразны в тех случаях, когда организации необходимо:

-проинформировать свою общественность о каком-либо важном неординарном событии в своей жизни;

-продемонстрировать достижения фирмы или ее новую продукцию;

-представить новую концепцию развития, вызывающую массовый общественный интерес;

- решить спорные вопросы, давно обсуждаемые общественностью;

-наладить личные контакты руководства организации с представителями СМИ.

Инициаторами проведения пресс-конференций являются руководители и специалисты различных структур организаций и компаний, но иногда работники СМИ, желающие получить развернутые, квалифицированные и официальные ответы на интересующие общественность вопросы.

Поводом может послужить любое значимое событие с участием компании, информационный повод, который может привлечь внимание СМИ и стать интересным для целевых аудиторий, к примеру, объявление о выпуске нового товара, об открытии нового завода, о получении патента на изобретение, объяснения в трудной ситуации, например, при предъявлении фирме обвинения в загрязнении окружающей среды и т. д.

Она является также эффективным средством выдачи информации, «не для протокола», когда ее не стоит распространять в печати и когда предпочтительнее личные информационные контакты журналистов с официальными лицами.

Пресс-конференцию никогда не следует собирать только для того, чтобы обнародовать документ или информацию, которую с таким же успехом можно передать с помощью пресс-релиза.

Таким образом, цель пресс-конференции - это информационно-управленческая направленность, то есть представление точки зрения фирмы (организации) на некоторую общественно значимую проблему в контексте стратегической коммуникативной политики, а также для поддержки имиджевых и рекламных целей.

2. Особенности проведения пресс-конференции

пресс конференция документ регламент

Организация пресс-конференции - серьезная и зачастую длительная творческая работа, от результатов которой полностью зависит успех проводимой компании. Ее можно разбить на несколько ключевых этапов.

В первую очередь следует сформулировать цель конференции и средства ее достижения, разработать ее концепцию. Необходимо продумать дизайн оформления и общую направленность мероприятия, нечто, что может выделить его из потока общей информации и запомниться широкой аудитории. Тут и цветовое решение оформления места проведения, и рекламная продукция для участников конференции, стиль поведения и внешний вид ее участников со стороны организаторов. При этом важно учитывать особенности подачи материала в прессе и на телевидении. Важно все продумать до мельчайших подробностей.

На следующем этапе идет подготовка документов, в которых расписывается весь процесс проведения конференции: регламенты, концепция, анонс, пресс-релиз. Тут же составляются конспекты речей ведущего и участников конференции, вопросы для специально приглашенных журналистов, которые ярко и выгодно осветят данное событие.

Очень важно вовремя оповестить предполагаемую аудиторию о готовящемся событии. Анонсы в различных изданиях привлекут интересы журналистов, а анонсы в профильных СМИ и обращения в информационные агентства обеспечат их участие. В анонсе указываются время, место проведения мероприятия, контактные данные для аккредитации журналистов, а так же имена докладчиков.

Наиболее ответственной частью подготовки является обеспечения места ее проведения в соответствии с актуальностью и масштабом проводимого мероприятия. Важно грамотно выбрать зал, оснащенной современной техникой, находящейся в рабочем состоянии. Необходимо заранее не только выбрать место, но и убедиться представителям рабочей группы в том, что все приборы и микрофоны, мониторы и лазерные указки были исправны, мебель имела презентабельный вид, VIP-зоны и зоны приема представителей прессы распределены, обеспечена надлежащая охрана.

Одновременно нужно обеспечить конференцию основным питанием и кофе-брейк в перерывах, заключительным фуршетом или банкетом, меню которых тоже нужно тщательно продумать так, чтобы пришлось по вкусу всем участникам. То есть важно создать атмосферу комфорта, когда ничто не отвлекает от главного.

Приглашая журналистов на конференцию, следует сначала обзвонить интересующих лиц, и лишь потом с их согласия выслать им официальное приглашение, содержащее всю контактную информацию - время, адрес, телефоны, изображение места ее проведения, а так же полный пресс-релиз. Несмотря на то, что наверняка указанное место будет всем известно, необходимо расписать способы подъезда к зданию и возможности парковки автомобилей.

На любую пресс-конференцию должен быть составлен пресс-пакет. По сути, он представляет собой презентацию конференции и того события, которому она посвящена. Он включает рекламную информацию о мероприятии, фото-фрагменты события, визитки организаторов, сувенирно-рекламная продукция, несущая логотипы, и отражающая тематику мероприятия.

За день проведения конференции необходимо согласовать действия каждого сотрудника, обеспечивающего ход ее проведения. Это обязанности и место каждого их них, внешний вид и сфера компетенции. Особо оговаривается работа микрофонов - кто, когда, кому предоставляет микрофон. Отдельно прорабатываются действия людей с портативными записывающими устройствами, цель которых фиксировать речь каждого выступающего. Фотографам нужно указать объекты работы, места их расположения и возможности перемещения в залах.

К этому времени зал должен быть оформлен надлежащим образом, бейджи заготовлены и таблички с именами участников расставлены. Все должно быть в состоянии готовности к приему участников.

Важно уделять внимание не только оснащению и инструктажу персонала, но и работе с участниками мероприятия. Нужно с каждым оратором отрепетировать его речь, оговорить, кто за кем выступает, и проговорить ответы на главные вопросы. Это нужно обязательно сделать для того, чтобы каждый из участников уверенно чувствовал себя на конференции, а так же чтобы избежать возможных промахов в организации. В случае работы переводчиков следует обязательно пригласить их на репетицию и обсудить с ними порядок работы.

Проведение пресс-конференции - этап наиболее ответственный. Для того, чтобы мероприятие прошло успешно, необходимо в этот день заранее собрать журналистов и объяснить регламент и порядок действий каждого из них. Каждый должен четко знать очередность съемок и интервью, порядок представления каждого выступающего.

Завершает работу подведение итогов проделанной работы. Главное - сделать выводы об успехах и допущенных ошибках. Именно это обеспечит успешность и продуктивность последующих форумов. Обязательно, так же, размещение пост-фактумов и пресс-клиппинга в СМИ для ознакомления широкого круга заинтересованных лиц.

Или

О проведении пресс-конференции

Итак, подходит срок проведения пресс-конференции.

- определяем повод для встречи с журналистами. Это могут быть итоги работы за год, важное событие в жизни организации, анализ ситуации на рынке, освоение нового вида услуг или открытие нового объекта.

- сочиняем емкую формулировку, которая станет объявленной темой пресс- конференции. Привлечет ли внимание тема - от этого во многом зависит успех.

- Выбираем день проведения пресс-конференции. Лучше, если будут учтены несколько факторов. Нельзя выбирать день, когда происходят крупные события в регионе (они отвлекут массу журналистов). Необходимо избежать совпадения по времени и дате с официальными пресс-конференциями, которые проводят органы власти, нежелательно также выбирать понедельник или пятницу. Время проведения - от 11 до 15 часов. Если начнем позже, журналисты не успеют смонтировать материал и поместить в вечерние выпуски ТВ и радио.

- Теперь можем приступить к "режиссуре". Пресс-конференцию мы рассматриваем как PR-акцию. Следовательно, нам нужно определить цель проведения акции как таковой."Просто проинформировать" прессу - непрофессиональная постановка цели. Следует соотнести факт проведения пресс-конференции с нашей коммуникационной стратегией, имиджевой программой. Мы должны сформулировать, чего конкретно хотим достичь по итогам пресс-конференции. Поставленная задача должна иметь "измеряемые" параметры - количество или характер публикаций, запланированное продолжение контактов с определенными СМИ или нечто подобное.

- Помещение для проведения пресс-конференции лучше выбрать с учетом размещения не менее 20 человек. Слишком большой зал создаст ощущение "незначительности" события: будет много незаполненного пространства. Слишком тесное размещение также нежелательно: это неуважение к труду журналистов. Предусмотрим пространство для хождения операторов с камерой по залу в поисках ракурсов. Необходимо обратить внимание -каков же фон, на котором будет происходить съемка. Плохо, если в объектив попадут неэстетичные детали (небрежно висящий, не замечаемый всуе торчащий провод или трещина на стене). Самое разумное - разместить за спиной спикеров пресс-конференции панно - с названием организации, ее логотипом. Можно написать на панно тему пресс-конференции или ваш фирменный слоган.

- Пакет для журналистов. Это обязательный для грамотного обеспечения работы момент. Так называемый раздаточный материал ценен как дополнение к содержанию пресс-конференции: ведь не все прозвучавшие цифры будут восприняты на слух, не все факты будут понятны в устном изложении. К тому же есть возможность предложить журналистам фотоматериалы или ксерокопии публикаций, итоги исследований и т.д. Но этот материал не должен быть излишне перегружен информацией. Важна золотая середина: пакет для журналистов - это выразительно и со вкусом дополняющий пресс-конференцию материал.

- Роли и их "исполнители". Строгость жанра предполагает четкое распределение ролей на пресс-конференции. Почему-то сегодня редко встречается в прессе выражение «Господин Иванов дал пресс-конференцию». Чаще употребляется «провел пресс-конференцию». Последнее чаще всего не соответствует действительности. Потому что ведут пресс-конференцию, как правило, пресс- секретари или советники руководителя. Функции ведущего: он открывает пресс-конференцию, объявляет тему, представляет дающих пресс-конференцию, то есть спикеров, объявляет регламент, порядок ведения, далее - руководит общением присутствующих в соответствии с принятым регламентом.

- Центральные фигуры пресс-конференции - это лидеры, ради диалога с которыми собрались журналисты. Они дают пресс-конференцию. Сколько их может быть? Известные личности чаще всего дают персональные пресс- конференции. Но иногда в интересах организации, с учетом объявленной темы, необходимо представить в роли дающих пресс-конференцию несколько руководителей, специалистов.

- Рекомендуемое количество спикеров, дающих пресс-конференцию - не более трех человек.

После вступительных слов ведущего руководитель делает сообщение по теме пресс-конференции (желательно не более 10-15 минут), затем отвечает на вопросы журналистов. Почему не рекомендуется лидерам самим вести пресс-конференцию? В самом начале следует ярко, значительно представить центральные фигуры, сделав нужные акценты на их заслугах и т.д. Поэтому руководители, берущие на себя ведение пресс-конференции, теряют возможность быть хорошо представленными. Кроме того, сам процесс ведения предполагает объявление регламента, контроль за его соблюдением, учет нюансов поведения журналистов. Это определенная нагрузка, она отвлекает от главного - дать нужные ответы на порой трудные и непредвиденные вопросы.

3. Анализ пресс-конференции. Типовые ошибки при подготовке пресс-конференции

Так или иначе, но для журналистов-профи пресс-конференция должна быть, прежде всего, информационным поводом, о котором они расскажут читателям, слушателям, зрителям. К этому нужно стремиться ее организаторам. Чтобы создать такой информационный повод, следует избегать ошибок, которые часто допускаются специалистами PR в различного рода фирмах при подготовке и проведении пресс-конференций.

ТИПОВАЯ ОШИБКА 1 - неспозиционированная (т.е. непонятная), незначительная для журналистов, в качестве информационного повода, тема пресс-конференции.

Тема, значимая для организаторов пресс-конференции (торговой, коммерческой фирмы и т.д.), должна быть значима и для журналистов. В городе не должно происходить другого значимого события или мероприятия, или организаторы пресс-конференции используют приемы повышения значимости темы своего мероприятия, создают для журналистов информационный повод.

ПРИМЕР. Экранируют два события, происходящие одновременно (еще одна ошибка!) - открытие моста, позволяющего уменьшить потоки автотранспорта и количество "пробок" в городе (социально значимое мероприятие областного масштаба), где и была вся пресса, и пресс-конференция по поводу узкоспециализированного семинара. На последнюю пришло несколько журналистов, не занятых в это время на открытии моста и специализирующихся по данной теме.

ТИПОВАЯ ОШИБКА 2 - объединение пресс-конференции с фуршетом. Пресс-конференция, как акция PR, формирующая или возвышающая имидж фирмы, просто не состоится на должном уровне. Когда же фуршет необходим, эти мероприятия "разносятся во времени": вначале пресс-конференция, затем фуршет и общение в кулуарах.

ПРИМЕР. Фирма, торгующая бытовой техникой, проводит пресс-конференцию и фуршет одновременно (вопросы журналисты задавали между фужером шампанского и поглощением различных блюд). Повод - приезд в город представителя фирмы "SONY" (например). Пришли на "пресс-конференцию" любители фуршетов, пепсикольщики, тусовщики, начинающие журналисты. Профи не было.

ТИПОВАЯ ОШИБКА 3 - приглашение на пресс-конференцию значимой личности, а еще лучше - двух, но не "проходящих" по теме пресс-конференции, информация о которых и будет напечатана на страницах газет.

Стоит подумать об отзывах в СМИ, которые желают получить организаторы пресс-конференции. Материалы могут быть самые разные: в первую очередь - не по теме мероприятия, а по итогам общения с мэром, заезжей звездой и т. д. К тому же "незапланированные гости" часто раздражают приглашенных на пресс-конференцию журналистов.

ПРИМЕР. Пресс-конференция посвящена открытию нового престижного магазина в центре города, на которое приглашена заезжая знаменитость. О ней, об атрибутах, ее сопровождающих, о том, что и как она говорила, распишут в разделе светской хроники. О самом открытии магазина если упомянут в новостном блоке, значит, цель организаторов мероприятия, считайте, достигнута.

Примечание. Если на пресс-конференции две значимых личности, они могут "экранировать" друг друга. Что не всегда позволяет спрогнозировать отклики.

ТИПОВАЯ ОШИБКА 4 - злоупотребление терминологией и профессиональным сленгом, понятным далеко не всем журналистам, пишущим даже на узкоспециализированные темы.

ПРИМЕР. Присутствующим поясняют, что "с помощью полиэкранной установки, формирующей изображение отдельными фразами на нескольких экранах по соответствующей циклограмме, скорость подачи видеоинформации можно приблизить к максимально допустимой способности визуального восприятия человека"... (без комментариев).

Примечание. Журналисты обычно молчат, сталкиваясь с незнакомой терминологией, даже если просьба задавать вопросы прозвучала 50 раз. Поймите их правильно, они хорошо к Вам относятся, но боятся задать вопрос, который может показаться глупым. Если же Вы будете делать это часто, то они станут относиться к Вам плохо и с удовольствием поверят тому, кто толково объяснит им почему Вы - "не орел".

ТИПОВАЯ ОШИБКА 5 - приглашение журналистов на пресс-конференцию накануне мероприятия.

Почему-то принято считать, что пресс-конференция - дело нехитрое и на нее можно пригласить журналистов, да и участников, за пару дней до ее начала, не учитывая других значимых мероприятий, проходящих в это же время. С этим можно согласиться, но... за "пару дней" журналисты получат другие задания и на Вашу встречу не придут или "забегут на минутку", в перерывах между... Следовательно, отклики о событии будут соответствующие.

ПРИМЕР 1. Об открытии моста было известно заранее. Приглашение на пресс-конференцию, посвященную приезду представителя фирмы "SONY", журналисты получили как раз "за пару дней", и последняя осталась малозаметна в прессе, поскольку не очень-то значима для города и его жителей.

Если на пресс-конференцию журналиста пригласить накануне вечером по телефону, то можно прогнозировать, что он придет, но будет молчать (это в лучшем случае). Тема пресс-конференции для него может быть сложна или непонятна, а за ночь не всегда может прийти понимание темы, следовательно, на выработку или коррекцию стереотипа, т.е. на повышение понимания, времени уже нет. Плюс ко всему, в редакцию не послан пресс-релиз, в котором рассказывается о сути мероприятия. Отклики в СМИ спрогнозировать не сложно.

ТИПОВАЯ ОШИБКА 6 - отсутствие табличек в президиуме и бэджей на пиджаках организаторов пресс-конференции. Почему-то принято считать, что ТАБЛИЧКИ в президиуме, БЭДЖИ участников и организаторов мероприятия, указывающие на то, кто есть кто, , а также списки присутствующих гостей - пустая формальность. С этим можно согласиться, но... отсутствие табличек в президиуме становится гарантом того, что все, что можно, представители СМИ перепутают и во время пресс-конференции, и во время подготовки материала к печати: фамилии, имена, должности выступающих. Особенно если число отвечающих больше чем один и большая часть - люди неизвестные или фамилии некоторых созвучны.

ПРИМЕР. Отсутствие табличек на встрече с "политическим лидером" вызвало дискомфорт во время работы журналистов на пресс-конференции: журналист знает, о чем спросить, какой вопрос интересовал бы читателей (слушателей) его издания, но не знает, кому его адресовать, в силу вышеназванных причин.

ПРИМЕР. Отсутствие бэджей повлекло за собой неразбериху на одном из столичных мероприятий. Провинциальным гостям было сложно ориентироваться и в людях, и в событиях. То же происходит, если пресс-конференция посвящена осмотру объекта - не знаешь, к кому обратиться с тем или иным вопросом, уточнить программу и т. д.

ТИПОВАЯ ОШИБКА 7 - несерьезное отношение, игнорирование пресс-релизов до пресс-конференции, во время ее проведения и после ее окончания. Наличие пресс-релизов облегчает работу представителям СМИ, не превращая пресс-конференцию в "игру в одни ворота", во время которой журналисты молчат, а "виновники торжества" выступают в роли актеров, "веселящих" публику.

ПРИМЕР. Всем известно, "Интернет" - лучше для рекламы нет". Но если тема пресс-конференции не очень понятна, то журналист, не имея пресс-релиз до начала мероприятия и не получив его на пресс-конференции, наверняка будет молчать, полагаясь на работу своих более осведомленных коллег.

ТИПОВАЯ ОШИБКА 8 - отсутствие ведущего пресс-конференции, особенно если на вопросы будет отвечать группа людей. Только в том случае, если главное действующее лицо пресс-конференции - один человек и ему, любимому, достаются все лавры и все каверзные вопросы. Если же пресс-конференция посвящена событию, в котором принимало участие несколько человек, и все они оказались лицом к лицу с журналистами, о ведущем необходимо вспомнить в первую очередь.

ПРИМЕР. Во время встречи с "политическим лидером" ведущего не было, его роль изо всех сил пытался исполнить один из организаторов, а виновник события, как вы помните, опоздал. Повисшую длительную паузу не спасло даже пиво, в большом количестве предложенное присутствующим. Журналисты были злы и уже не задавали вопросов, а нападали на гостя.

ПРИМЕР. В президиуме одной из пресс-конференций сидело несколько человек, которым, по тем или иным причинам, задавались вопросы не по теме. Отвечающий, получая такие вопросы слишком часто, не имел времени сосредоточиться, "обрубить" их или перевести в нужные себе и ответить достойно.

Примечание. Если пресс-конференция затянулась и стало понятно, что дальнейший разговор не получится, необходима яркая, запоминающаяся концовка встречи, которую и делает ведущий. Умение вовремя поставить точку, красиво закончить мероприятие часто "спасает" его в случае провала. А напоминание главной идеи, главной мысли пресс-конференции с различными акцентами в ответах на вопросы журналистов и в пресс-релизах "забивает гвоздь" у последних, давая возможность не забыть, не перепутать, помнить, зачем они сюда приглашены.

ТИПОВАЯ ОШИБКА 9 - не анализировать именно промахи, случившиеся на пресс-конференции и отклики в прессе. Почему-то принято считать, что если конференция прошла успешно, без пауз, обид, неорганизованности - значит, об откликах нечего и волноваться - они будут хорошими, а значит, можно их и не анализировать. С этим можно согласиться, но ... есть шанс в следующий раз повторить все вышеперечисленные ошибки.

Например, опять хронически:

· Забыть сделать таблички и бэджики.

· Разозлить прессу, подчеркивая неуважение к ней, за что она и отомстит.

· Неграмотно сформулировать тему пресс-конференции и получить "игру в одни ворота".

· Не отдать должного роли ведущего.

· Не знать, кто из журналистов о чем пишет и т.д. Примеры смотрите в п.п. 1-12. Все ошибки, допущенные Вами, дойдут до читателя или зрителя под самым пикантным соусом.

ТИПОВАЯ ОШИБКА 10 - не видеть и не находить ошибок у тех, кто, как принято считать в данной конкретной ситуации, "впереди планеты всей". Почему-то принято считать, что в Москве и Санкт-Петербурге таких "простых" ошибок уже не делают. С этим можно согласиться, но... множество из перечисленных выше "простых" ляпов собрано на московском фестивале прессы "ГОНГ" (осень 1995 г.), на пресс-конференции заместителя министра информации РФ Владимира Лепехина, пресс-конференции московского движения "Поколение рубежа" и др.

4. Непредвиденные ситуации при проведении пресс-конференции

При подготовке и на самой пресс-конференции может случиться абсолютно все -- от неявки спикера до недобросовестных подрядчиков «Поэтому нужно всегда иметь „план B“. В случаях с подрядчиками выручают связи. У хорошего организатора всегда есть база контактов и предварительные договоренности с фотографами, поставщиками оборудования, ведущими, которые в случае форс-мажора будут на подхвате и смогут оперативно прибыть на площадку и спасти ситуацию. Что касается неявки спикеров, нужно заранее определить, кто в таком случае сможет выступить от лица компании. Со временем формируется некая „броня“, когда любой форс-мажор воспринимается просто как задача, которую надо быстро решить».

5. Как оценить эффект от пресс-конференции

Мероприятие закончилось. Поэтому необходимо по итогам пресс-конференции разослать в СМИ еще один пресс-релиз. В нем должно содержаться описание всего происшедшего. Опыт показывает, что такой пресс-релиз может прийти в редакцию очень вовремя (когда у редактора «горит» новостная полоса) и благодаря этому очутиться на страницах или в эфире радио или телевидения, хотя представителей данной редакции на пресс-конференции не было.

Так же необходимо оценить эффективность проведенного мероприятия. Как известно, степень эффективности любой коммуникации и менеджмента измерить непросто.

Для этого необходимо произвести анализ работы всех ее участников - основного и вспомогательного персонала. Сделать пресс-клиппинг - это анализ и контроль выходящих в СМИ материалов по поводу прошедшей пресс-конференции. PR-специалист изготавливает пресс-клиппинг в печатном виде, собирая все вышедшие публикации в печатных и электронных СМИ, и, по возможности, прикладывает к нему аудиозапись радиосюжетов, и видеозапись телевизионных сюжетов.

В современной PR-практике пресс-клиппинг - это действенный инструмент для оценки эффективности PR-кампаний, который дает представление о том, насколько результативно осуществлено мероприятия для прессы. Пресс-клиппинг позволяет проанализировать уровень лояльности СМИ, а также при необходимости скорректировать работу организаторов при подготовки к пресс-конференции. В зависимости от поставленных задач по результатам пресс-клипинга может быть проведен контент-анализ публикаций: положительных, отрицательных и нейтральных.

Если материал не вышел сразу после пресс-конференции, то возможно, он ушел в архив. А значит, может лечь в основу аналитической статьи или цикла материалов или станет началом дружбы с талантливым журналистом, по мнению М.В. Гундарина.

Каждая успешная конференция должна быть запоминающимся насыщенным информационным событием в жизни общества, ярко отличаться своей уникальностью. В случае ее благополучного завершения статус компании значительно повышается в деловых кругах, завязываются новые деловые партнерские отношения.

От профессионально организованной пресс-конференции во многом зависти изменение статуса компании в деловых кругах.

В ходе правильно проведенной пресс-конференции должны быть решены следующие задачи:

- широкое и подробное анонсирование события в СМИ.

- эксклюзивность, неординарность идей

- безупречная подготовка ораторов, с их безупречным знанием всех материалов, сопровождающих событие.

Размещено на Allbest.ru