Авторитетні файли: місце і роль в умовах формування єдиного інформаційного простору

Размещено на http://www.allbest.ru/

УДК 025.4.036:004.65:025.342/.343] -044.64

Зоріна Н. Є.

науковий співробітник відділу комплектування та наукового опрацювання документів ДНПБ України імені В. О. Сухомлинського

Коваленко С. Г.

науковий співробітник відділу комплектування та наукового опрацювання документів ДНПБ України імені В. О. Сухомлинського

Розглянуто питання створення й використання авторитетних файлів в умовах формування єдиного інформаційного простору. Обґрунтована важливість застосування авторитетного контролю в провідних освітянських бібліотеках України в умовах міжбібліотечної взаємодії, що сприятиме уніфікації у створенні бібліографічних записів і забезпечить здійснення ефективного пошуку в електронних каталогах мережі освітянських бібліотек. Представлено результати дослідження щодо створення й використання баз даних авторитетних файлів. Розглянуто застосування авторитетних файлів колективних та індивідуальних авторів як засіб наукометричних досліджень.

Ключові слова: авторитетні файли, авторитетний контроль, колективні автори, індивідуальні автори, предметні заголовки, точки доступу, інформаційні ресурси, електронні каталоги, корпоративна співпраця, наукометрія.

Zorina N. Y., Kovalenko S. Gh.

The questions of creation and use of authorized files in the conditions of formation of a common information space are considered. The importance of applying authoritative control in the leading educational libraries of Ukraine in the conditions of inter-library interaction is substantiated, which will promote unification in the creation of bibliographic records and will ensure the effective search in electronic catalogs of the network of educational libraries. The results of research on creation and use of authoritative files databases are presented. Application of authoritative files of collective and individual authors as a means of scientific research is considered.

Keywords: authorized files; authorized control; collective authors; individual authors; subject headings; access points; information resources; electronic catalogues; corporate cooperation, scientometrics.

Постановка проблеми

авторитетний файл інформаційний бібліографічний

У сучасних умовах наукові бібліотеки посідають провідні позиції в розв'язанні глобального завдання побудови суспільства знань. Інтенсивне впровадження інформаційних технологій і засобів у процеси опрацювання бібліотечних фондів, збереження інформації та надання доступу до інформаційного ресурсу сприяє розвитку інноваційних напрямів та форм бібліотечної роботи, відкриває нові можливості й перспективи щодо організації повноцінного інформаційно-бібліографічного обслуговування користувачів і забезпечення їхніх інформаційних потреб на якісно новому рівні. В умовах ринкової економіки якість та ефективність бібліотечної роботи оцінюють за реальними результатами, яких досягають з розробленням нових проектів, зокрема і на засадах кооперування. Однією з умов ефективності таких проектів прийнято вважати співпрацю бібліотеки в кооперації й взаємодії з іншими бібліотеками, інформаційними та культурними установами тощо. Упровадження й розвиток корпоративних бібліотечних технологій створює умови для переорієнтування діяльності наукових бібліотек у напрямі формування єдиного інформаційного простору на основі об'єднання й взаємного використання ресурсів й інтегрування в регіональний, національний, європейський і світовий простір. Такий напрям діяльності бібліотек є актуальним і перспективним, оскільки дає змогу об'єднати їхні зусилля для створення спільного інформаційного ресурсу та надання до нього вільного й багатоаспектного доступу [11].

Упровадження різних форм міжбібліотечної співпраці надає бібліотекам можливість вийти за межі своїх електронних каталогів (ЕК), розповсюджувати бібліографічні записи (БЗ) власної генерації та використовувати інформацію, накопичену іншими бібліотеками. Однак результат корпоративної співпраці бібліотек залежить від виконання певних умов, які й забезпечують рівень її ефективності. Одним із головних показників якості масивів бібліографічної інформації, створених з використанням автоматизованих бібліотечних інформаційних систем, є ступінь стандартизації під час формування основних полів БЗ, зокрема пошукових. Створення зведених ЕК, обмін бібліографічними базами даних (БД), розвиток корпоративних мереж, взаємне надання бібліотеками доступу до своїх інформаційних ресурсів потребують ведення автоматизованої каталогізації в єдиному форматі з дотриманням єдиних для всіх правил каталогізування. Завдання стандартизації кожна окрема бібліотека вирішує через створення й використання довідників різної структури, що містять нормативну інформацію, - так званих нормативних БД. Проте в процесі інтегрування інформаційних ресурсів окремих бібліотек постає проблема їх уніфікування.

Якість бібліографічного запису визначають не тільки дотриманням державних стандартів у процесі його створення, а й, насамперед, забезпеченням ефективного пошуку документів, що можливо лише за умови чіткої організації зберігання документів і відомостей про них, тобто дотримання визначеного порядку розміщення документів у фондосховищах та їхніх БЗ у пошукових масивах через групування за певними ознаками (класифікаційний індекс, прізвище автора, назва документа, рік видання, вид документа, формат, носій інформації тощо). В умовах корпоративної співпраці бібліотек уніфікація набуває особливо важливого значення для забезпечення максимальної точності в процесі створення БЗ і пошуку документів в ЕК і БД як у межах однієї бібліотеки, так і в об'єднаних інформаційно-бібліотечних ресурсах [7, 8, 15].

Невід'ємною складовою частиною роботи з організації електронного каталогу і важливим засобом забезпечення його якості є формування авторитетних файлів (АФ) і авторитетний контроль (АК). Створення системи авторитетного контролю навіть у межах однієї бібліотеки потребує системного підходу в напрямі науково- інформаційного, методичного та організаційного забезпечення. Що стосується упровадження АК на рівні бібліотечної мережі - це питання має вирішуватися централізовано. Зокрема, важливість цієї роботи відзначена в Стратегії розвитку бібліотечної справи на період до 2025 року «Якісні зміни бібліотек для забезпечення сталого розвитку України». Серед стратегічних напрямів розвитку бібліотечної справи, визначених у цьому документі, є й «Інтенсивний розвиток та актуалізація документно-інформаційних ресурсів бібліотек на традиційних та електронних носіях і забезпечення доступу до них» [18]. Одним із заходів, спрямованих на досягнення цієї мети, є «... створити корпоративну базу даних авторитетних національних файлів на осіб, організації, предметних/галузевих».

Авторитетний файл - це машиночитний список встановлених і прийнятих як нормативні дані імен індивідуальних авторів, назв колективних авторів, предметних рубрик, індексів УДК тощо. Створення й застосування АФ сприяє розв'язанню таких проблем: забезпечення якості опрацювання документів; уніфікування введення інформації, у результаті чого досягається одноманітність вводу, скорочується кількість помилок; здійснення релевантного пошуку в ЕК і базах даних; прискорення опрацювання документів завдяки багаторазовому використанню раніше створених авторитетних записів; організація міжбібліотечного обміну авторитетними записами на різних рівнях співпраці; коректне відображення інформації в наукометричних базах даних, що впливає на пошук і визначення цитованості публікацій; зменшення трудових і фінансових витрат на опрацювання документів [15].

Застосування авторитетного контролю розпочато задовго до створення електронних каталогів. Практично всі великі бібліотеки вели постійну роботу з формування довідкових картотек до алфавітного каталогу, робочих картотек до предметного каталогу тощо, які отримали назву авторитетних і в роботі каталогізатора слугували для уніфікації представлення певних елементів БЗ. З часом прийшло принципово нове розуміння потреби в такому засобі для забезпечення єдності пошукових ознак документів для їх відображення в інформаційно-пошукових системах.

Процеси корпоратизації й АК взаємопов'язані. З одного боку, ефективне функціонування корпоративних бібліотечних мереж неможливе без застосування АК, з іншого - створення й функціонування мереж дає змогу бібліотекам отримувати якісні БЗ та уніфікувати точки доступу за рахунок використання авторитетних записів (АЗ), що значно полегшує роботу бібліотек.

Проблеми уніфікації та стандартизації, авторитетного контролю в електронних каталогах досліджували І. П. Антоненко [1], В. Ю. Гаркавець [5], В. Стрішенець [19], Т. В. Масхулія і Ю. Г. Селіванова [12] та ін. У праці П. Антоненко розглянуто авторитетний контроль як інтегруючий елемент інформаційно-бібліотечного комплексу електронного каталогу НБУВ [1]. Значення авторитетного контролю бібліографічних записів для ефективного пошуку інформації та кооперованої каталогізації розкрито в працях В. Ісаєвої [9], Н. Є. Зоріної [7, 8], Н. В. Стрішенець [19]. Питання створення і підтримки авторитетних файлів в електронних каталогах бібліотек в Україні та зарубіжних країнах також досліджували Н. В. Стрішенець [19], О. В. Ісаєва [9], Т. М. Бикова [2] та ін. Проблема створення національних авторитетних файлів в Україні та зарубіжних країнах розглянуто в працях Н. В. Стрішенець [19], Антоненко [1], Ю. Г. Селіванової та В. Г. Войскунського [16], О. В. Ісаєвої , М. В. Стєгаєвої [17] та ін. Досвід створення авторитетних файлів у ДНІ ІБ України ім. В. О. Сухомлинського висвітлено в працях С. Г. Коваленко , Н. Є. Зоріної [7, 8], О. Г. Помчалової [14].

Метою статті є висвітлення питання створення та використання авторитетних файлів «Колективні автори», «Індивідуальні автори», «Предметні заголовки» у ДНІ ІБ України ім. В. О. Сухомлинського і провідних освітянських бібліотеках України, а також дослідження можливостей взаємодії освітянських бібліотек України в цьому напрямі. Актуальність дослідження зумовлена необхідністю активізації застосування авторитетного контролю в умовах міжбібліотечної співпраці, зокрема з'ясування можливостей провідних освітянських бібліотек України щодо створення й використання авторитетних файлів у процесі аналітико-синтетичного опрацювання документів і відображення їх в електронних каталогах.

Виклад основного матеріалу

авторитетний файл інформаційний бібліографічний

Рівень стандартизації форми й змісту точок доступу БЗ є одним з основних показників якості бібліографічних баз даних, зокрема електронних каталогів. Точки доступу - це елементи бібліографічних та авторитетних записів, які містять ім'я, назву, термін, код або інші відомості, за якими можуть бути знайдені та ідентифіковані бібліографічні або авторитетні записи чи посилання. Точки доступу мають бути сформульовані відповідно до правил каталогізації, забезпечувати достовірний результат пошуку бібліографічних та авторитетних записів і пов'язаних з ними бібліографічних ресурсів, а також обмежувати результати пошуку [6].

Завдання стандартизації представлення точок доступу вирішується через створення, підтримку та подальше використання авторитетних файлів. Без АК неможливий бібліографічний контроль, тобто організація та підтримка систем ідентифікації та пошуку бібліографічної інформації, якими є електронні каталоги та бібліографічні бази даних [1].

Авторитетний контроль означає постійне відстеження й підтримання у процесі каталогізації послідовних форм заголовків, інших елементів бібліографічного запису (точок доступу), а також зазначення зв'язків між їх основною, стандартизованою, авторитетною формою та іншими відомими варіантами і поширюється на назви колективних авторів (установ і організацій), імена авторів, предметні рубрики, географічні рубрики, уніфіковані назви документів тощо [15]. Авторитетний контроль передбачає операції авторитетної роботи, а також загальний контроль над точками доступу; щодо вітчизняної термінології можна сказати, що це контроль за уніфікованим використанням пошукових ознак. Система авторитетного/нормативного контролю є одним з найважливіших інструментів ЕК. В сучасних умовах завдання АК передбачають інтегрування авторитетних/нормативних файлів в єдину базу нормативних даних як у межах одного ЕК, так і для об'єднаних галузевих, національних і міжнародних АФ.

Освітянські бібліотеки також активно долучаються до цього процесу. Зокрема, одним з пріоритетних напрямів діяльності ДНИН України ім. В. О. Сухомлинського як головного галузевого науково-інформаційного, методичного і координаційного центру є робота з формування інтегрованого галузевого інформаційного ресурсу (ІГІР) з провідними освітянськими бібліотеками України. У межах цієї роботи на базі електронного каталогу ДНИН України ім. В. О. Сухомлинського створено кілька зведених БД галузевої тематики, зокрема дисертацій, збірників наукових праць з питань освіти, педагогіки та психології. Крім того, складником роботи з формування ІГІР є створення баз даних авторитетних файлів (АФ): «Колективні автори» (АФ «КА»), «Індивідуальні автори» (АФ «ІА»), «Предметні заголовки» (АФ «ПЗ»), Опрацювання документів з використанням такого засобу уніфікації як АФ та їх підтримання в актуальному стані сприяє підвищенню рівня якості та, відповідно, релевантності пошуку в ЕК, гарантує його точність і повноту, є важливою умовою успішного функціонування автоматизованої системи пошуку. Отже, сьогодні, коли міжбібліотечна співпраця розширює межі й нарощує темпи розвитку, питання уніфікації є особливо актуальним, а потреба в застосуванні авторитетного контролю для забезпечення її якісного результату не викликає сумніву.

Формування авторитетних файлів у ДНИН України ім. В. О. Сухомлинського розпочато у 2006 р. зі створення авторитетного файлу «Колективні автори». Назви установ та організацій мають підлягати контролю, оскільки функціонування значних за обсягом БЗ породжує множину варіантів формулювань одного й того самого заголовка, що негативно впливає на результат бібліографічного пошуку. АФ «КА» призначено для забезпечення якості опрацювання документів, виданих установами й організаціями, пошуку видань певних колективів і забезпечення методичної єдності в роботі із заголовками колективних авторів. Формування й ведення авторитетного файлу «Колективні автори» гарантує уніфікацію назв колективів і організацій поряд з варіантними формами назв, повноту відомостей про назви, а також створення єдиної системи посилань з відповідними поясненнями [10]. В записі зазначена основна (уніфікована) назва установи (поле 210) і всі інші назви, пов'язані з основною (поле 510), оскільки назву установи протягом тривалого часу її існування неодноразово змінювали. Пошук в ЕК можна здійснювати за будь-якою з цих назв.

Крім того, якщо в документах основну (уніфіковану) назву колективу наведено кількома мовами, у процесі формування заголовка заповнюють поле 710: Зв'язані основні назви колективу/заходу іншими мовами:

710: Национальный педагогический университет им. М. П. Драгоманова

710: National Pedagogical Dragomanov University

На 01.07.2017 р. АФ «КА» налічує близько 800 авторитетних записів назв наукових установ, навчальних закладів, провідних бібліотек України і зарубіжних країн тощо.

Авторитетний файл «Індивідуальні автори» - це файл, який містить важливу, багатоаспектну, перевірену, записану з дотриманням відповідних норм і правил інформацію про автора. Крім того, АФ «ІА» є надійним засобом ідентифікації, що пропонує варіанти різночитань, містить довідкові відомості [14]. Авторитетні записи на кожну особу містять усі форми імені особи (псевдоніми, справжнє прізвище, варіанти написання різними мовами, світські прізвища духовних осіб тощо), дати життя та іншу інформацію. Таким чином, користувач електронного каталогу може здійснити додатковий пошук, зокрема в разі збігу імен різних авторів.

АФ «Індивідуальні автори» в ЕК ДНПБ України ім. В. О. Сухомлинського містить на 01.07.2017 р. майже 550 записів на прізвища сучасних науковців і видатних діячів минулого в галузі науки, освіти, педагогіки, психології, культури, літератури тощо.

Авторитетні файли «Колективні автори» й «Індивідуальні автори» каталогізатори активно застосовують у процесі формування бібліографічних записів в електронному каталозі. Ці авторитетні файли постійно актуалізують.

Авторитетний файл «Предметні заголовки» - це машиночитний словник предметних рубрик, представлений у комунікативному форматі для авторитетних даних, з установленими взаємозв'язками між предметними заголовками, вираженими елементами довідкового апарату, введений як база знань у підсистему лінгвістичного забезпечення ЕК та задіяний у процесі предметизації документів і пошуку інформації. Він є потужним інструментом не тільки для предметизації документів, але й, що більш важливо, для організації тематичного пошуку в ЕК. За наявності такого стандартизованого словника читачеві не потрібно самому здогадуватися, як правильно сформулювати запит, використовувати однину чи множину або якийсь з можливих синонімів. Застосування АФ предметних заголовків як стандартизованого словника в предметизації документів сприяє підвищенню якості ЕК і, відповідно, оптимізації пошуку, що особливо важливо для забезпечення інформаційних потреб віддалених користувачів. Робота з формування галузевого авторитетного файлу «Предметні заголовки» з питань освіти, педагогіки та психології, що розпочато в ДНПБ України ім. В. О. Сухомлинського, є першою в Україні спробою створення такого інформаційного продукту. Опрацювання документів з використанням такого засобу уніфікації, а також їх підтримання в актуальному стані гарантує точність і повноту тематичного пошуку через встановлення зв'язків від прийнятих і затверджених форм написання предметних заголовків до відхилених. Це є обов'язковою умовою успішного функціонування автоматизованої системи пошуку документів, а також сприяє інтегруванню освітянських бібліотек і розвитку міжбібліотечної взаємодії [7, 8].

Аналіз публікацій свідчить, що в окремих бібліотеках авторитетні файли й авторитетний контроль можуть бути організовані по-різному, з урахуванням власних традицій і методик ведення довідкового апарату і технології каталогізації, що склалися в кожній з них. Така тенденція сьогодні чітко простежується в Україні. Проте, за таких умов «самостійний» АФ кожної окремої бібліотеки є авторитетним лише для неї самої і стає на перешкоді розвитку кооперації в напрямі опрацювання документів, взаємообміну БЗ, створенню зведених баз даних тощо. Тенденції інтеграції, стандартизації та уніфікації, характерні для розвитку методик і технологій каталогізації, все більше проявляються у формуванні саме національних авторитетних файлів, які слугують досягненню однаковості при формуванні точок доступу до записів електронного каталогу. Отже, створення кожною окремою бібліотекою своїх авторитетних файлів не є раціональним підходом, оскільки цей процес потребує значних трудовитрат і матеріальних ресурсів. Крім того, одним із завдань авторитетного контролю є уніфікування введення інформації, у результаті чого досягається одноманітність у представленні точок доступу і скорочується кількість помилок. Наявність багатьох АФ в різних бібліотеках суперечить цьому принципу і не сприяє розвитку кооперативної співпраці бібліотек [1, 9].

Однією з умов ефективності корпоративної міжбібліотечної співпраці бібліотек є єдиний формат представлення точок доступу і загальні настанови щодо створення авторитетних записів. Налагодження корпоративної взаємодії ДНИН України ім. В. О. Сухомлинського з провідними освітянськими бібліотеками України з формування зведених баз даних ставить нові завдання, одним з яких є впровадження в цю роботу авторитетного контролю. Для підвищення ефективності міжбібліотечної співпраці фахівці ДНПБ України ім. В. О. Сухомлинського провели дослідження з формування галузевих авторитетних файлів та їх використання в процесі опрацювання документів, а також проблем, які виникають у ході цієї роботи.

Фактично вперше досліджено питання формування й застосування АФ «Колективні автори», «Індивідуальні автори», «Предметні заголовки» в провідних освітянських бібліотеках України. Дослідження проведено методом анкетування, для чого розроблено анкету, що містить такі запитання:

1. Яке програмне забезпечення Ви використовуєте для організації електронного каталогу?

2. Чи знайомі ваші фахівці з технологією авторитетного/нормативного контролю для уніфікування заголовків бібліографічних записів?

3. На вашу думку, чи дасть змогу використання авторитетних файлів:

- уніфікувати введення інформації

- поліпшити якість опрацювання документів

- прискорити опрацювання документів

- поліпшити рівень інформаційного забезпечення користувачів

- оптимізувати пошук документів в ЕК

4. Чи створюєте (використовуєте) ви авторитетні файли в процесі формування ЕК вашої бібліотеки: АФ колективних авторів; АФ індивідуальних авторів; АФ предметних заголовків?

5. Чи хотіли б ви використовувати авторитетні файли: АФ колективних авторів; АФ індивідуальних авторів; АФ предметних заголовків?

6. Чи хотіли б ви отримувати від ДНИН України ім. В. О. Сухомлинського авторитетні файли для використання в процесі створення БЗ у власному ЕК?

7. Які саме: АФ колективних авторів; АФ індивідуальних авторів; АФ предметних заголовків?

У ході дослідження було надіслано анкети до 35 бібліотек вищих педагогічних навчальних закладів України і деяких національних університетів України; відповіді надіслали 32 бібліотеки. З них 30 бібліотек створюють електронні каталоги, використовуючи різне програмне забезпечення (табл. 1).

Таблиця 1