Организация текущего хранения и использования документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Курсовая работа

На тему

Организация текущего хранения и использования документов

МОСКВА 2018 г.



Содержание

Введение

1. Организация текущего хранения документов

2. Номенклатура дел в текущем хранении документов

3. Сроки и требования текущего хранения документов

4. Анализ технологии использования документов и организация работы с ними

5. Проблемы текущего хранения документов и пути их решения

Заключение

Библиография

Приложения

хранение документ номенклатура срок



Введение

Актуальность выбранной темы исследования.

Любое предприятие или организацию невозможно представить без документации. Каждый процесс, каждый факт, происходящий на любом предприятии, должен быть четко зафиксирован на бумажном носителе. Именно этот бумажный носитель, заверенный генеральным директором или другими уполномоченными лицами, и становится документом.

Ежедневно на предприятиях разрабатываются, формируются и используются сотни и тысячи документов. Это и документы внешнего пользования, такие как налоговая или товаротранспортная накладная, контракт на поставку сырья и прочие. Это и документы внутреннего пользования, например, приказ о взыскании материального ущерба, приказ о порядке проведения ревизий в цехах и т.д.

В связи с этим возникает необходимость обработки и систематизации такого объема информации. Ведь каждый документ имеет свою специфику, свою значимость для того или иного экономического или социального процесса, который происходит на предприятии.

После использования документов в текущей деятельности на первый план выходит необходимость их правильного и грамотного и хранения информации. Документы становятся хранителями информации, которая освещает прошедшие события жизнедеятельности предприятия, но потребность в которой может возникнуть вновь через определенное время. Документ - это память предприятия.

Поэтому на предприятиях разрабатывается специальная система организации хранения документов в период их использования и в период после их использования, но до поступления в архив. Соблюдение всех правил позволяет не только не потерять, но легко и оперативно находить важные документы.

Абсолютно все документы, созданные или поступающие в ходе деятельности предприятия, подлежат четкой систематизации и тщательной обработке. Чтобы в дальнейшем можно было повторно использовать их, необходимо правильно организовать их сохранность, обеспечив быстрый доступ к любому из них.

Таким образом, текущее хранение документации - это качественное сохранение бумаг юридического значения на предприятии до момента их ликвидации или передачи в архив.

Таким образом, этим и определяется актуальность выбранной темы данной курсовой работы «Организация текущего хранения и использования документов».

Объектом курсового исследования является документ, который имеет юридическое или иное значение для предприятия.

Предметом курсового исследования является проблема текущего хранения и использования документов на предприятии.

В соответствии с этим целью курсовой работы является рассмотрение и исследование, как с теоретической, так и с практической стороны аспектов текущего хранения и использования документов.

Исходя из данной цели, в работе ставятся и решаются следующие задачи:

- необходимо дать характеристику организации текущего хранения документов.

- необходимо рассмотреть номенклатуру дел в текущем хранении документов.

- исследовать сроки и требования к хранению документов.

- дать анализ технологии использования и организации работы с документами.

- осветить основные проблемы текущего хранения документов и обозначить пути решения данных проблем.

Личные мотивы выбора темы исследования. Проблема хранения документов особенно острой становится в современном обществе, где Интернет и электронные документы практически охватили всю сферу деятельности человека. Поэтому автор данного курсового исследования предпримет попытку обозначить необходимость хранения именно бумажных носителей документов, даже при существующих копиях в электронном виде, как надежного источника информации о том или ином событии на предприятии и даже в жизни каждого человека.

Прикладная значимость данного исследования тем, что полученные в ходе курсового исследования выводы могут быть в дальнейшем использованы при более широком изучении данной дисциплины.

Нормативная база исследования.

Основой нормативной базы является Федеральный Закон «Об архивном деле в РФ» от 22 октября 2004 года в редакции 2016 года. Также был использован Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием срока хранения. Также в нормативную базу исследования можно отнести Постановление Правительства РФ от 15.06.09 № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", ГОСТы.

Также в теоретическую базу данной курсовой работы вошли статьи авторов периодических изданий, которые позволили более глубоко и с учетом современных тенденций осветить актуальную тему курсового исследования.

Цели и задачи курсовой работы обусловили следующую её структуру. Работа состоит из содержания, введения, основной части, заключения, библиографии, приложений.



1. Организация текущего хранения документов

Текущее хранение документов существует на любом предприятии, так как ни одна операция не может быть осуществлена без документа.

Текущее хранение документов представляет собой хранение деловых бумаг, которые имеют юридическое значение, и решение по которым еще не принято. Также на текущем хранении документов находятся те документы, решение по которым принято, но они находятся на стадии выполнения ответственным лицом.

Рассмотрим пример. Предприятие ООО «Весна» издает приказ о направлении сотрудника в другой город в командировку. В таком случае, данный приказ будет находиться в текущем хранении на предприятии до тех пор, пока не завершится командировка делегированного лица, и данный сотрудник не предоставит в бухгалтерию предприятии отчет по командировке и всю другую документацию.

После того, как отчет по командировке будет предоставлен (вместе с авансовым отчетом и оправдательными документами, если таковые имеются), то все документы подшиваются в одно дело вместе с приказом и отправляются на архивное хранение Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» N 125-ФЗ от 22.10.2004 (в редакции 28.12.2017 ФЗ № 435-ФЗ)..

Отличительная особенность текущего хранения документов состоит в том, что при таком типе хранения они не лежат «мертвым грузом» на предприятии, как, например, архивные документы. Текущее хранение подразумевает внесение изменений в документы, ожидание принятия решений по ним со стороны руководства или других уполномоченных органов.

Все документы из текущего хранения постепенно переходят в архив, однако в обратном направлении они не перемещаются. Также документы текущего хранения ни в коем случае нельзя уничтожать.

Организация текущего хранения документов подразумевает:

- хранение документов в процессе их исполнения;

- хранение исполненных документов Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» N 125-ФЗ от 22.10.2004 (в редакции 28.12.2017 ФЗ № 435-ФЗ)..

То есть в результате текущего хранения документы используются на практике, то есть участвуют в реализации производственных процессов на предприятии. Затем документы ожидают экспертизу ценности и отправляются в архив.

Для облегчения работы с текущими документами, ответственное лицо, например, секретарь, может систематизировать их по степени срочности и по иным признакам.

Рассмотрим пример. Секретарь для того, чтобы облегчить работу и ускорить процесс обработки и использования документов, секретарь предприятия систематизировал все документы в следующие папки: «Срочно», «На согласование», «К исполнению», «На подпись», «На отправку». На каждой папке указывают фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф или стол. После окончания работы с документом он передается для помещения в дело.

В заключении раздела можно сделать следующие выводы:

- было рассмотрено понятие текущего хранения документов. Текущее хранение документов представляет собой хранение деловых бумаг, которые имеют юридическое значение, и решение по которым еще не принято. Также на текущем хранении документов находятся те документы, решение по которым принято, но они находятся на стадии выполнения ответственным лицом.

- в результате текущего хранения документы используются на практике, то есть участвуют в реализации производственных процессов на предприятии. Затем документы ожидают экспертизу ценности и отправляются в архив.

2. Номенклатура дел в текущем хранении документов

Важным аспектом в анализе текущего хранения документов является номенклатура дел. Номенклатура дел - это перечень наименований групп документов предприятия, которые систематизированы, то есть, классифицированы по определенным признакам. Номенклатура дел подразумевает в обязательном порядке указание срока хранения документа, а также надлежащее оформление самого документа.

Говоря о номенклатуре дел, необходимо отметить, что существуют три вида номенклатур дел:

-типовая номенклатура дел;

-примерная номенклатура дел;

-индивидуальная номенклатура дел конкретной организации Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» N 125-ФЗ от 22.10.2004 (в редакции 28.12.2017 ФЗ № 435-ФЗ)..

Типовая номенклатура дел устанавливается для однотипных предприятий. Типовая номенклатура является нормативным документом.

Примерная номенклатура носит рекомендательный характер. Она устанавливает примерный состав дел, которые могут быть заведены в делопроизводстве предприятий, на которые она распространяется.

Обычно типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций.

Но, следует отметить, что в каждом предприятии должна быть собственная индивидуальная номенклатура дел. Если для данного предприятия подразумевается типовая или примерная номенклатура дел, то она используется для создания и формирования индивидуальной номенклатуры дел.

Номенклатура дел является документом многоцелевого назначения. Номенклатура дел предназначена для классификации и систематизации документов. А именно:

1) номенклатура дел служит планом распределения документов после их исполнения в дела. Благодаря этому определяется система текущего хранения документации на предприятии Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» N 125-ФЗ от 22.10.2004 (в редакции 28.12.2017 ФЗ № 435-ФЗ)..

2) номенклатура дел содержит информацию о сроках хранения документов, то есть каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Секретарь, или другое уполномоченное лицо, когда формирует документы в дела в соответствии с номенклатурой, должен обязательно предварительно отметить ориентировочный срок хранения данного документа. Таким образом, номенклатура дел позволяет оценить предварительно, насколько ценен для предприятия тот или иной документ.

3) номенклатура дел может быть использована также при регистрации документов. Например, индекс дела по номенклатуре входит составной частью в регистрационный номер самого исследуемого документа.

4) номенклатура дел имеет справочное значение при изучении структуры организации;

5) номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;

6) номенклатура дел используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

7) номенклатура дел может быть использована во время разработки и построения справочной картотеки на исполненные документы, т. е. классификационная схема номенклатуры дел может лечь в основу справочной картотеки.

В завершении раздела можно отметить следующее:

- было рассмотрено понятие и характеристик номенклатуры дел.

- номенклатура дел - это перечень наименований групп документов предприятия, которые систематизированы, то есть, классифицированы по определенным признакам. Номенклатура дел подразумевает в обязательном порядке указание срока хранения документа, а также надлежащее оформление самого документа.

- номенклатура дел должна быть на каждом предприятии, а также должна охватывать все документы, которые создаются и используются в производственном процессе предприятия.

3. Сроки и требования текущего хранения документов

В любой организации имеются самые разные бумаги по степени их ценности. Одни имеют большую хозяйственную или научную ценность, другие содержат информацию, которая необходима для решения конкретных задач, после чего они теряют свою значимость. Поэтому часть бумаг необходимо правильно систематизировать и хранить, а другие - просто уничтожать, согласно определенным правилам.

Текущее хранение документов, которые имеют определенную ценность для предприятия и его сотрудников, имеет свои сроки. Сроки хранения текущих документов зависят от степени конфиденциальности и важности их содержания.

Срок хранения может быть следующим:

Постоянным.

Временным (более десяти лет).

Временным (не более десяти лет) Попова Е.Н. Для чего необходим архив организации? // журнал «Делопроизводство», № 2,2017..

Основные сроки хранения тех или иных документов представлены в таблице в приложении 1 к данной курсовой работе Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием срока хранения..

К текущему хранению документов также предъявляются особые требования. Завершенные дела временного или постоянного сохранения должны оставаться в подразделениях организации еще в течение нескольких лет. После этого срока они помещаются в архив предприятия Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» N 125-ФЗ от 22.10.2004 (в редакции 28.12.2017 ФЗ № 435-ФЗ)..

Весь период, пока документы активно используются сотрудниками предприятии, они нуждаются в правильном оформлении и надлежащем содержании. Для того, чтобы обеспечить быстрый поиск той или иной информации, необходимо систематизировать все документы в папку. Для этого названия папок нужно оформить максимально информативно и понятно. В качестве накопителя, как правило, используют скоросшиватели, на обложке которых должен быть кармашек для сменных названий номенклатур Попова Е.Н. Для чего необходим архив организации? // журнал «Делопроизводство», № 2,2017..

Текущее хранение требует наличия следующей информации на обложках папок:

Временной период начала и окончания использования.

Общее чисто листов в папке.

Указание сроков хранения таких бумаг.

Ф.И.О. исполнителя, его контактный телефон.

Могут также присутствовать дополнительные надписи («на согласование», «на подпись» и т. д.) Текущее хранение осуществляется в специально оборудованных шкафах (металлических) или же в отдельном помещении, которое закрыто для доступа. Временная выдача бумаг должна производиться только по распоряжению руководства отдела, которого касаются документы. К концу дня папка должна возвратиться на свое место - сейфовый шкаф. По окончанию сроков оперативного хранения документам присваивается статус «исполнено». И только после этого начинается процедура их подготовки к передаче в архив.

Рассмотрим более подробно сроки текущего хранения входящих документов. Любое предприятие, независимо от вида и направления деятельности, в процессе работы накапливает определенное количество входящих документов. Сроки хранения таких документов зависят от их содержания. Входящие документы рекомендуется хранить не менее трех лет. Однако более важные письма могут сохраняться более длительные сроки (например, более пяти лет). Длительность определяется степенью важности информации в бумагах. Поэтому при классификации таких документов необходимо учитывать именно важность информации. Так, например, письма от органов власти следует выделить в одну папку, а переписку с деловыми партнерами - в другую. Такие бумаги следует хранить не менее пяти лет Попова Е.Н. Для чего необходим архив организации? // журнал «Делопроизводство», № 2,2017..

Рассмотрим более подробно сроки текущего хранения исходящих документов. Любое предприятие, независимо от вида и направления деятельности, в процессе работы накапливает определенное количество и исходящих документов. Сроки хранения таких документов также зависят от их содержания. Логично исходящие документы разделить на отдельные массивы: переписка с поставщиками, с клиентами, заказчиками, государственными организациями, коммунальными предприятиями и т. д. Самые важные бумаги должны находиться на оперативном хранении не менее пяти лет, а более простые - до трех лет. Особо важные письма можно сохранять и в течение десяти лет. Основания для столь долгого использования необходимо закрепить в специальной инструкции по делопроизводству предприятия Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» N 125-ФЗ от 22.10.2004 (в редакции 28.12.2017 ФЗ № 435-ФЗ)..

Важным требованием хранения документов является и ведение журнала регистрации. Выделяют отдельно журнал регистрации входящих и исходящих документов. Несмотря на то, что многие предприятия предпочитают вести данный журнал в электронном виде, рекомендуется вести дубликат и на бумажном носителе. Делается это с целью обеспечения безопасности. Особую важность дублирование информации приобретает, если содержание входящей и исходящей документации имеет высокую практическую и юридическую значимость для предприятия. Срок хранения журнала регистрации составляет три года Попова Е.Н. Для чего необходим архив организации? // журнал «Делопроизводство», № 2,2017..

В завершении раздела можно отметить следующий вывод:

- любое предприятие, независимо от вида и направления деятельности, в процессе работы накапливает определенное количество документов. Сроки хранения таких документов зависят от их содержания.

4. Анализ технологии использования документов и организация работы с ними

Использование документов и организация работы с ними представляет собой процесс создания оптимальных условий для качественной обработки документов и последующей работы с ними, начиная от момента создания или получения документа, до его уничтожения или сдачи в историю, то есть в архив.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» N 125-ФЗ от 22.10.2004 (в редакции 28.12.2017 ФЗ № 435-ФЗ)..

Работа с документами предприятия выглядит в виде технологической цепочки операций:

-прием входящих документов; предварительное рассмотрение (разметка) секретарем;

-регистрация документов; доклад руководителю о полученных документах;

-принятые решения руководителем; направление документов на исполнение;

-контроль исполнения документов; исполнение документов; формирование документов в дело; использование документов в справочно-информационной работе;

-определение сроков хранения документов - передача в архив, дальнейшее использование, уничтожение документов Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» N 125-ФЗ от 22.10.2004 (в редакции 28.12.2017 ФЗ № 435-ФЗ)..

Каждое предприятие должно добиться как можно большего совершенства в организации работы с документами. Это позволит повысить скорость обработки информации, содержащейся в документах, а также позволит повысить эффективность использования информации, указанной в документах.

Документооборот предприятия включает в себя входящие и исходящие документы. Каждая группа документов имеет свои правила и требования к оформлению и назначению использования.

Правильной и эффективной работе с документами способствует и четкое выполнение своих функциональных обязанностей со стороны работников предприятия. Данные функциональные обязанности должны быть закреплены в должностных инструкциях по каждому сотруднику, а также должно контролироваться их надлежащее исполнение.

Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству, содержащая образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.

Поступающие документы проходят следующие этапы: первичную обработку; предварительное рассмотрение, разметку; регистрацию; рассмотрение документов руководителем; направление на исполнение; контроль исполнения; исполнение документов; подшивка документов в дело.

Первичная обработка документов состоит в проверке правильности доставки самого письма. Письма с пометкой «лично» не вскрываются. Остальные письма вскрываются, и проверяется правильность и соответствие документа адресату. Также проверяется количество листов документа, наличие приложений к документу. Если количество листов не соответствует указанному значению, а также, если приложения не соответствуют или отсутствуют, при указании их наличия, ставится в известность отправитель письма. На самом документе делается отметка о его несоответствии. Подобная пометка должна в обязательном порядке быть сделана и в журнале регистрации в графе «Примечание».

Конверт, как правило, уничтожаются, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки, дату поступления или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

Руководителем рассматриваются только самые важные и значимые документы, а также срочные документы. Документы для руководителя складываются в отдельную папку. Облегчает процесс предварительного рассмотрения документов настольное устройство сортировки. Это устройство состоит из лотков (секций) имеющих этикетки для вставки условных обозначений (индексов) руководителей фирмы, структурных подразделений или исполнителей. Поступающие документы раскладываются по соответствующим секциям.

После рассмотрения, руководитель принимает соответствующее решение и отмечает «К исполнению ФИО ответственного лица, которое должно исполнить данный документ и требования по нему».

Рассмотрим пример. Менеджер фирменной торговли пишет служебную записку генеральному директору о том, что необходимо провести ревизию в фирменном магазине с целью контроля деятельности продавцов данного магазина. Рассмотрев служебную записку, генеральный директор указывает пометку «К исполнению главный бухгалтер Осипова Н.К.» Далее документ направляется на стол к главному бухгалтеру. Главный бухгалтер отдает распоряжение бухгалтеру отправиться на ревизию. Создается приказ, в котором отдельным пунктом указывается следующее: «Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного бухгалтера Осипову Н.К.». Если документ чрезвычайно особой важности, например, ревизия проходит по факту высокой недостачи в магазине, то контроль за исполнением приказа может быть возложен на самого генерального директора.

После того, как документы были исполнены, они подшиваются в дело.

В заключении раздела можно отметить следующее:

- в разделе была проанализирована технология использования документа.

- использование документов и организация работы с ними представляет собой процесс создания оптимальных условий для качественной обработки документов и последующей работы с ними, начиная от момента создания или получения документа, до его уничтожения или сдачи в историю, то есть в архив.

5. Проблемы текущего хранения документов и пути их решения

Рассмотрим основные проблемы текущего хранения информации.

Достаточно часто возникают проблемы традиционной номенклатуры дел, которая была охарактеризована в предыдущих параграфах.

Проблема № 1. Нечеткость деления приводит к удвоению, утроению объемов хранимых документов Ольга Подолина. Проблемы организации хранения документов согласно номенклатуре дел и их решение с помощью СЭД // журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота" от 23.09.2011 года..

В связи с тем, что сроки хранения документов нужно определять в основном по Перечню документов, образующихся в деятельности предприятий или организаций, многие берут за основу деления его статьи - ведь все равно придется делить по сроку хранения, да и соответствующую статью подобрать проще. Только возникает вполне логичный и справедливый вопрос: а возможно ли найти требуемый документ, пользуясь исключительно номенклатурой дел.

Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо рассмотреть пример.

Сотруднику предприятия ООО «Х» было поручено найти всю переписку с предприятием ООО «Р». Вопрос будет решен мгновенно, если для такой переписки завели отдельное дело. Но, скорее всего, отдельного дела нет, и данная переписка смешана с другими письмами в папке с расплывчатым названием «Переписка с клиентами». Данное дело может иметь не одну сотню страниц. Об оперативном решении вопроса не может быть и речи.

Чтобы не допустить возникновения подобной ситуации, предприятие может потребовать от делопроизводителя вести дело по каждому контрагенту. Например, дело «Переписка с ООО «Х»», «Переписка с ООО «Д»» и т.д. Однако это не всегда приводит к эффективности, так как в одной папке может быть по 1 листочку, а другие занимают целые тома. Возникает перегрузка ненужными папками, что значительно снижает эффективность и оптимизацию.

Таким образом, при поиске по номенклатуре дел невозможно быть уверенным, что были найдены все папки, в которых могут содержаться нужные документы.

Проблема № 2. Организация доступа к документам Ольга Подолина. Проблемы организации хранения документов согласно номенклатуре дел и их решение с помощью СЭД // журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота" от 23.09.2011 года.. Как правило, бухгалтерские службы и, ориентируясь на них, многие другие подразделения в целях обеспечения сохранности первичных документов просто не выдают их . Кузнецов С.Л. Электронные архивы и электронная подпись // журнал «Делопроизводство», № 4,2017.. Причем, даже в рекомендациях аудиторских компаний по организации хранения бухгалтерских и финансовых документов можно найти примерно следующее: «Документы следует хранить в составе дел с утвержденной номенклатурой. Для этого отводят необходимые помещения, где устанавливают запирающиеся шкафы (столы), обеспечивающие полную сохранность документов. Хранить документы в не приспособленных для этой цели рабочих помещениях запрещается. Чтобы обеспечить оперативный поиск документов, на дверцах шкафов (с внутренней стороны) помещаются копии номенклатуры дел, а на корешках дел указываются номера дел в соответствии с номенклатурой. Шкафы (столы) также оборудуются приспособлениями для опечатывания. Доступ к шкафам (столам) с документами должны иметь только уполномоченные сотрудники отдела хранения документов и их непосредственный начальник. Выдавать же документы следует только под роспись и лишь на время, необходимое для ознакомления с содержанием документа, но не более чем на один рабочий день» Ольга Подолина. Проблемы организации хранения документов согласно номенклатуре дел и их решение с помощью СЭД // журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота" от 23.09.2011 года..

Безусловно, данная рекомендованная методика действительно обеспечивает контроль сохранности документа. Но трудоемкость обслуживания данного хранения повышается в несколько раз. Также проблема еще обостряется тем, что для большинства пользователей доступ к информации не должен быть затруднен. А вот для некоторых пользователей правила доступа следует регламентировать поименно.

Чтобы более четко определить и понять сущность рассматриваемой проблемы, исследуем пример.

Предприятие ООО «Вектор» закупает оборудование для кондитерской промышленности. Закупка оборудования осуществляется на основании договора. На этапе согласования договора с контрагентом оперативный доступ к информации имеют:

- отдел закупок, который и занимается непосредственно закупками.

- юридический отдел, который отвечает за исполнение законодательства в процессе заключения договора.

- бухгалтерия и финансовый отдел, которые отвечают за надлежащее исполнение правил бухгалтерского учета и финансовых аспектов.

- функциональные службы, которые проверяют номенклатуру закупаемого кондитерского оборудования.

- служба безопасности, которая отвечает за проверку контрагента в плане надежности и добросовестности.

Доступ к информации нужен именно оперативный, чтобы работа не тормозилась. Что же происходит на практике на большинстве предприятий, особенно крупных? Документ уходит в одно подразделение и там «пропадает»: другие службы найти его не могут.

Проблема работы с договорами решается организацией корпоративного хранилища по проектному принципу, при котором в одной папке собираются все документы по договору . Кузнецов С.Л. Электронные архивы и электронная подпись // журнал «Делопроизводство», № 4,2017.. Доступ к этой папке получают только те сотрудники, которые имеют полномочия по работе с данным договором. Так, хранение электронной копии договора и всех связанных с ним документов в одном месте позволяет работать с информацией одновременно любому количеству сотрудников без опасений, что документ является окончательной версией и его можно удалить, изменить, модифицировать и прочим образом нанести вред.

Но каким же образом данное мероприятие отразить в номенклатуре дел. Правила традиционной номенклатуры дел не предусматривают создание типового раздела под названием «Для коллективного пользования». Поэтому, когда документ направляется в одно подразделение, остальные вынуждены делать себе копии этого документа. А это не всегда является удобным.

Проблема 3. Невозможность описать в номенклатуре дел права доступа пользователей к тому или иному документу Ольга Подолина. Проблемы организации хранения документов согласно номенклатуре дел и их решение с помощью СЭД // журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота" от 23.09.2011 года..

Рассмотрим, какие могут быть решения вышеуказанных проблем. Это решение проблемы хранения документов с помощью электронной библиотеки (электронного архива).

Хранение документов в электронной библиотеке (архиве) построено по принципу хранения регистрационно-контрольной карточки документа с комплексом атрибутов (реквизитов): номер документа, вид документа, источник поступления и т. д., и «прикрепленного» к этой карточке электронного образа документа.

В электронном архиве пользователь может найти информацию из тысячи подобных мгновенно, всего лишь по запросу. Достаточно ввести ключевое слово: фамилия, имя, регистрационный код, наименование предприятии и прочее . Кузнецов С.Л. Электронные архивы и электронная подпись // журнал «Делопроизводство», № 4,2017..

Электронный архив позволяет организовать централизованное хранилище высокой степени надежности, он также обеспечивает пользователям оперативный доступ к копиям документов. В едином хранилище можно собрать все документы, проходящие через подразделения как головного офиса, так и его филиалов Ольга Подолина. Проблемы организации хранения документов согласно номенклатуре дел и их решение с помощью СЭД // журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота" от 23.09.2011 года..

Электронный архив избавляет от неоправданного расхода трудовых ресурсов: вся информация в нем четко структурирована, а поиск нужного документа занимает минимальное время. Найти необходимые документы и сделать подборку по требуемой форме можно не покидая рабочего места и, что не менее важно, не привлекая для решения этой задачи других работников.

Хранение документа в электронном виде снимает проблему хранения множества копий - к одному экземпляру электронного документа может обратиться неограниченное количество пользователей.

В заключении раздела можно отметить следующие выводы:

- были рассмотрены основные проблемы текущего хранения и использования документов, а также предложен путь их решения при помощи создания электронной библиотеки.



Заключение

В заключении данной курсовой работы можно сделать следующие выводы:

- было рассмотрено понятие текущего хранения документов. Текущее хранение документов представляет собой хранение деловых бумаг, которые имеют юридическое значение, и решение по которым еще не принято. Также на текущем хранении документов находятся те документы, решение по которым принято, но они находятся на стадии выполнения ответственным лицом.

- в результате текущего хранения документы используются на практике, то есть участвуют в реализации производственных процессов на предприятии. Затем документы ожидают экспертизу ценности и отправляются в архив.

- было рассмотрено понятие и характеристик номенклатуры дел.

- номенклатура дел - это перечень наименований групп документов предприятия, которые систематизированы, то есть, классифицированы по определенным признакам. Номенклатура дел подразумевает в обязательном порядке указание срока хранения документа, а также надлежащее оформление самого документа.

- номенклатура дел должна быть на каждом предприятии, а также должна охватывать все документы, которые создаются и используются в производственном процессе предприятия.

- была проанализирована технология использования документа.

- использование документов и организация работы с ними представляет собой процесс создания оптимальных условий для качественной обработки документов и последующей работы с ними, начиная от момента создания или получения документа, до его уничтожения или сдачи в историю, то есть в архив.

- были рассмотрены основные проблемы текущего хранения и использования документов, а также предложен путь их решения при помощи создания электронной библиотеки.

Современные системы электронного документооборота обеспечивают гораздо более широкие возможности по организации хранения документов по сравнению с традиционным документооборотом - т. е. в соответствии с использованием номенклатуры дел.

Нужно научиться использовать эти преимущества и составлять каталоги хранения в соответствии с противоречивыми требованиями разных групп пользователей, потому что возможности системы электронного документооборота позволяют обеспечить хранение документов в наиболее удобном виде для каждой такой группы.



Библиография

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» N 125-ФЗ от 22.10.2004 (в редакции 28.12.2017 ФЗ № 435-ФЗ).

2. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием срока хранения.

4. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден Постановлением Госкомстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

5. ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» Термины и определения (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28.

6. Постановление Правительства РФ от 15.06.09 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

7. Подолина О. Проблемы организации хранения документов согласно номенклатуре дел и их решение с помощью СЭД // журнал «Современные технологии делопроизводства и документооборота» от 23.09.2011 года.

8. Мингалев В.С. Ларин М.В. Некоторые вопросы формирования теории документоведения // журнал «Делопроизводство», № 3,2017.

9. Кузнецов С.Л. Электронные архивы и электронная подпись // журнал «Делопроизводство», № 4,2017.

10. Попова Е.Н. Для чего необходим архив организации? // журнал «Делопроизводство», № 2,2017.



Приложение 1



Приложение 2

Размещено на Allbest.ru

...