Размещено на http://www.allbest.ru/

Лекция. Направления и этапы информатизации архивного дела

В конце XX века компьютерные технологии затронули все сферы деятельности человека, в том числе и архивные учреждения. Внедрение новых информационных технологий в работу архивов расширяет доступ (в том числе удаленный, т.е. через глобальные компьютерные сети) к документной информации, создает новые формы издания документов и справочников на нетрадиционных носителях (CD-ROM, DVD). Появление персональных компьютеров ознаменовало подлинную революцию в использовании ЭВМ и компьютерных технологий, принципиально изменило подходы к информатизации в архивном деле. Мощные, компактные и относительно дешевые компьютеры, снабженные современными программными средствами, предоставили возможность использовать автоматизированные технологии во многих видах работ, ведущихся в архивных учреждениях, осуществлять их более эффективно и с меньшими трудозатратами.

Информатизация архивного дела - это процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информатики, а также использования в работе архивов компьютерной техники и программного обеспечения.

Информатизация базируется на правовых актах, регулирующих архивное дело в России: "Об архивном деле в РФ", "Положении об Архивном Фонде Российской Федерации", на положениях законодательных актов и нормативных документов, регулирующих процессы информатизации, к которым, в частности, относятся утвержденные Указами Президента Российской Федерации Закон Российской Федерации "Об информации, информатизации и защите информации", "Концепция правовой информатизации России", "Основы государственной политики в сфере информатизации", а также ряд других документов.

1. Объекты и цели информатизации архивного дела

информатизация архивный документ справочный

Под объектами понимают функции и направления работы архива, которые эволюционируют в результате внедрения современных информационных технологий. В настоящее время к объектам информатизации работы государственных и ведомственных архивов относятся:

комплектование архива и экспертиза ценности документов;

создание и ведение информационно-поисковых архивных справочников по всем документам архива в целях ускорения процессов поиска информации (номенклатуры дел, описей, каталогов, указателей и др.);

комплектование, хранение и поиск документов на машиночитаемых носителях, создаваемых в учреждениях-источниках комплектования;

учет документов архива и контроль за обеспечением сохранности документов;

создание страхового фонда и фонда пользования документами;

информационно-справочная работа, контроль за исполнением запросов, поступающих в архив;

контроль и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота.

Целями информатизации работы архива являются:

избавление труда архивиста от рутинных операций;

повышение точности и оперативности учета документов в архиве;

получение сводных статистических данных и осуществление анализа документооборота, эффективности и интенсивности использования документов;

повышение исполнительской дисциплины, скорости и точности поиска документной информации при исполнении запросов;

обеспечение сохранности документов - создание страхового фонда и фонда использования на нетрадиционных носителях путем оцифровывания архивных документов (сканирования).

Информатизация архивного дела имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов.

Среди основных задач Федеральной архивной службы РФ важнейшей является обеспечение права граждан на информацию, предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, находящимся в государственных архивах. В настоящее время их использование затруднено как из-за удаленности многих архивов, гак и вследствие недостаточно высокого уровня научного описания архивных материалов и их тематической разработки. Создание информационно-поисковых баз данных (БД), электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа через телекоммуникационные сети и системы позволят расширить доступ к архивной информации.

Внутриархивные БД учетного характера повысят точность сведений и оперативность информирования об объемах и состоянии архивных документов, послужат основой создания автоматизированных фондовых каталогов, различных указателей, списков учреждений-источников комплектования и т.п., в том числе межархивного и общеотраслевого уровня.

Создание комплекса БД по материально-техническому, кадровому и финансовому состоянию федеральных архивов и использование экспертных систем даст возможность повысить обоснованность и эффективность управления и планирования, контроля за реализацией принимаемых решений.

Создание автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных, содержащих электронные копии документов, развитие телекоммуникационных систем улучшит обеспечение пользователей архивной информацией, позволит более оперативно решать вопросы информационного обмена между архивными учреждениями, будет способствовать укреплению взаимодействия архивных учреждений с федеральными и региональными органами государственной власти.

Внедрение и активное использование автоматизированных архивных технологий должны сделать труд архивиста более продуктивным и содержательным, избавив его от выполнения многих рутинных операций. Применение современных информационных технологий позволит увеличить перечень платных услуг, повысить их эффективность.

Использование общероссийских и международных стандартов при автоматизации открывает российским архивам дорогу для интеграции в складывающееся общероссийское информационное пространство, для интенсификации международного сотрудничества.

2. Этапы информатизации архивного дела

В истории механизации и автоматизации архивного дела тесно связанной с эволюцией вычислительной техники и носителей информации, можно выделить несколько этапов:

период с конца XIX до 1950-х гг.

период с 1950-х до первой половины 1970-х гг.

период второй половины 1970-х гг. - первой половины 1980-х гг.

период второй половины 1980-х - 1990-х гг.

На первом этапе механизация касалась в основном ведомственных архивов. Применение средств «малой механизации» было эпизодическим и ограничивалось использованием ручных перфокартотек, перфолент и других счетно-перфорационных устройств для решения конкретных задач в области учета населения (переписи), планирования, отчетности и т.д.

Второй этап был связан больше связан с бурным развитием информатики в нашей стране и ее влиянием на историческую науку и архивоведение. основным итогом этого этапа стало формулирование теоретических основ создания информационных основ создания информационных систем, классификации информации в архивах, хотя практически автоматизация еще не оказала сколько-нибудь значительного влияния на развитие архивного дела. Именно в этот период появился т.н. «информационный подход в архивоведении» - работы В.Н.Автократова, К.Б.Гельмана-Виноградома, К.И.Рудельсон, Р.Н.Ефименко и др.

Третий этап был временем накопления эмпирического опыта в области создания локальных и межархивных автоматизированных информационно-поисковых систем - АИПС. Происходила эволюция как носителей информации - микропленки, магнитные ленты, карты, диски, бланки, так и технического обеспечения - электронно-перфорационные машины, ЭС ЭВМ, персональные компьютеры ПЭВМ. Значительное влияние на автоматизацию архивного дела в этот период оказал также процесс создания автоматизированных систем управления (АСУ) во всех отраслях хозяйства. ( На АСУ решением очередного партийного съезда возлагалась миссия ликвидации почти всех проблем развития экономики). Результатом этого процесса стал тот факт, что к началу 1980-х перед архивами впервые стал вопрос об отборе на государственное хранение машиночитаемых документов, отложившихся в деятельности отраслевых государственных вычислительных центров. В связи с участием в международном информационном обмене впервые встал вопрос о стандартизации создания и хранения машиночитаемых документов.

К 1970-80-м гг. относится опыт создания межфондовых АИПС - в госархиве Курской области, ЦАМО.

В этот же период зародилось такое направление архивной информатики, как применение автоматизированных систем обработки изображений для реставрации документов (АСОИЗ), начало которому положили разработки НИЦ ТД в области реставрации фото и фонодокументов. Вместе с тем, несмотря на накопленный опыт, автоматизированные технологии не вызывали существенных изменений в методике архивного дела и на данном этапе.

Четвертый этап связан с началом стихийной компьютеризации сначала московских, а затем и местных госархивов. Лидерами были ВНИИДАД, ЦХИДК, ГАРФ и др.

В 1990-е в РФ законодательными и нормативными актами было введено в действие более 20 отраслевых автоматизированных систем делопроизводства и документации, создающих огромные массивы машиночитаемых (электронных) документов. Параллельно шла оцифровка источников на традиционных носителях в государственных архивах с целью создания страхового фонда и фонда пользования, а также создавались полнотекстовые базы данных. Кроме того, новые информационные технологии в области консервации и реставрации документов спасли и продлили жизнь ценным историческим источникам.

В настоящее время оснащенность государственных архивных учреждений компьютерной техникой неравномерна, ее нельзя признать удовлетворительной. В государственных архивах более половины машинного парка относится к устаревшим моделям (Роботрон, РС ХТ, РС АТ/286).

В ближайшее время можно ожидать выравнивания ситуации, поскольку региональные архивы активно приобретают современную технику, пользуясь поддержкой местных администраций, принимают организационные и кадровые решения для интенсивной автоматизации архивных работ, некоторые из них установили договорные отношения с зарубежными партнерами.

Размещено на Allbest.ru