Информационные документы архива

При составлении и выдаче заявителям ответов на запросы архив предоставляет ответы в виде следующих информационных документов:

1. Архивная справка - официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий (подтверждающий или не подтверждающий) документную информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена (архивного шифра).

2. Архивная копия - официальный документ архива, дословно воспроизводящий любым (машинописным, фотографическим или иным) способом текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных.

3. Архивная выписка - официальный документ архива, дословно воспроизводящий часть документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием поисковых данных документа, т.е. фрагмент архивной копии.

4. Информационное письмо - это письмо, составленное архивом по своей инициативе или по запросу пользователя, содержащее информацию об имеющихся в архиве документах по определенной теме.

5. Тематический перечень документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков документов, единиц хранения по определенной теме (вопросу) с указанием их дат и поисковых данных, составленный по инициативе архива или по запросу пользователя.

6. Тематическая подборка копий документов - систематизированный комплект копий документов или их частей (цитат) по определенной теме (вопросу), подготовленный архивом по запросу пользователя или в инициативном порядке. Тематическая подборка должна иметь титульный лист, перечень документов и при необходимости историческую справку по теме запроса.

7. Тематический обзор документов - информационно-поисковый справочник, содержащий подробную характеристику документов нескольких архивов, нескольких фондов одного архива или части фонда по определенной теме.

Архивные справки, выписки и машинописные копии составляются на бланке архива с обозначением названия документа: "Архивная справка", "Архивная выписка", "Архивная копия".

Изложение текста в справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов документов и их дат. В справке допускается цитирование документов. В справке данные воспроизводятся так, как они изложены в документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

Неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения документа места текста оригинала оговариваются в примечаниях по тексту архивной справки, выписки или машинописной копии ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию документов, на основании которых составлена справка.

В конце справки приводятся поисковые данные документов, послуживших основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел и листов документов), вид научно-справочного аппарата. Архивная справка подписывается руководителем архива, исполнителем и заверяется печатью архива. К архивной справке могут прилагаться копии документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке. На обороте каждого листа копии документов проставляются поисковые данные документа. Все листы копии документа должны быть скреплены и на месте скрепления заверены печатью архива и подписью исполнителя.

При отсутствии в архиве документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ с изложением причин отсутствия документов, содержащих запрашиваемые сведения, и даются необходимые рекомендации.

Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий производится архивом под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа, доверенным лицам - при предъявлении доверенности. Получатель архивной справки расписывается на копии справки с указанием даты получения.

Архивные справки, выписки и копии, а также ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами.

Подготовка этих информационных документов очень трудоемка и требует высокой квалификации. Поэтому предоставление информации в виде перечня, подборки или обзора, как правило, происходит по инициативе пользователя и по согласованию с ним. Если эта работа проводится не по обращению органа государственной власти для выполнения его функций, она относится к числу платных услуг. Объем работы, вид информационного справочника и сроки фиксируются в специальном договоре между архивом и пользователем.

2. Выдача подлинных документов и дел во временное пользование

В соответствии с законодательством помимо архивных справок гражданам для защиты их прав и интересов могут быть выданы их подлинные документы из архивных дел. В соответствии с законодательством РФ граждане имеют право на получение свидетельства о рождении, браке, смерти близкого родственника и т.п. по согласованию с органами ЗАГСа. Реабилитированные лица имеют право на выдачу из архивно-следственных дел конфискованных у них творческих материалов, дневников, рукописей и пр. так как сохранность и дальнейшая судьба таких документов находятся вне поля зрения архивистов, то выдача документов осуществляется только после их копирования. При этом вносятся изменения в учетные документы.

Подлинные дела и документы выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хранение (как физическим, так и юридическим лицам), либо органам суда, прокуратуры, ФСБ и МВД в целях защиты законности или государственной безопасности.

Особо ограничена выдача документов из личных фондов и фондов негосударственных организаций.

Дела/документы выдаются на основании заявления гражданина, запроса фондообразователя, а также его наследников или правопреемников на имя директора архива с указанием для каких целей и какие именно документы.

Особое внимание уделяется обеспечению сохранности документов. В архиве составляется акт выдачи дел во временное пользование, в котором перечисляются шифры всех выдаваемых дел, указывается срок возвращения документов и закрепляется ответственность пользователя за их сохранность. Данный документ после возвращения дел подшивается в дело фонда. Пользователь не имеет права предоставлять документы третьим лицам и использовать в других целях, кроме указанных в письме.

3. Инициативное информирование

Инициативное информирования учреждений о документах архива по профилю их деятельности осуществляется самим архивом без обращения потребителя. Выявление документов производится в расчете на потенциального потребителя информации, при этом потребителями при такой форме использования являются исключительно юридические лица: органы государственной власти, научные, культурные и общественные организации. Работа проходит несколько этапов.

1. Для начала необходимо выявить круг постоянных потребителей или категорий потребителей информации. Для этого необходимо изучить результаты анализа интенсивности и эффективности использования документов за предшествующие годы. При этом не стоит привязываться к конкретным учреждениям, так если администрации одного района запросила список секретарей райкомов, возможно, такая же информация потребуется и другой администрации.

2. Далее следует наметить темы для выявления документов по материалам ведомственных периодических изданий, а также изучив планы разработки законопроектов и решений местных законодательных органов. За необходимой информацией можно обратиться и к пресс-службам учреждений.

На 3 этапе осуществляется непосредственное выявление информации, соответствующей предполагаемым, по вашим расчетам, информационным запросам.

4 этап - заключительный. На этом этапе составляется информационное письмо с указанием перечня информационных услуг архива и их стоимости, и тематический перечень дел и документов. Однако, учитывая трудоемкость этой работы, целесообразно составлять документы после заключения договора о сотрудничестве или заказа на выявление информации, т.е. после согласования с пользователем.

В современных условиях инициативное информирование осуществляется по согласованию с потребителем информации в целях реализации совместных проектов, в государственных архивах такая задача возлагается на маркетинговую службу.

4. Предоставление документов пользователям через читальный зал

Документы в читальном зале государственных архивов предоставляются бесплатно. Плата взимается лишь за ряд дополнительных услуг - ксерокопирование, сканирование, фотографирование и срочность исполнение запроса, при этом перечень платных услуг указан в доступном для пользователей месте.

Расписание работы читального зала должно быть вывешено на доступном месте, указано в справочниках или размещено на сайте архива в Интернете.

Разрешение на допуск к работе с архивными документами исследователю дает директор архива. При этом исследователь должен представить официальное отношение (письмо) направившей его организации, в котором указывается тема исследования, цель предстоящей работы. При оформлении для работы в читальном зале архива исследователь заполняет анкету с подпиской о знакомстве с правилами работы читального зала и обязательством их выполнять, которая подшивается в его личное дело. Там же оседают все заявления, заказы на выдачу описей и дел, заказы на копирование документов и др. бумаги исследователя. Правила работы, разработанные в соответствии с Правилами работы исследователей в читальных залах государственных архивов (М, 1998), выдаются при первом посещении читального зала.

Организует работу читального зала его заведующий, который оформляет допуск к работе, ведет личные дела исследователей, учитывает посещения зала, консультирует исследователей по вопросам пользования НСА архива, подбора документов, выдает дела, наблюдает за их возвращением, обеспечивает хранение дел, при необходимости организует снятие копий.

В случае повреждения или хищения дел, внесения изменений в текст документов и т.д. исследователь несет ответственность: от лишения права пользования читальным залом до уголовной ответственности.

В целях организации учета и анализа тематики исследований при читальных залах создаются специальные картотеки: тематическую (по тематике проводимых исследований) и алфавитную (по фамилиям исследователей). Иногда на обороте этих карточек указывают перечень основных опубликованных данным исследователем работ с указанием использованных фондов архива.

Размещено на Allbest.ru