Путеводители по фондам архивов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Лекция. Путеводители по фондам архивов

Понятие о путеводителях, их назначение

Путеводитель - архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов.

Путеводителем по фондам архивов можно назвать любые справочники по архиву в целом или группе архивов, предназначенные для общего ознакомления с составом и содержанием хранящихся в этих архивах фондов. Такие справочники являются средством информации учреждений, организаций, исследователей с документальными материалами архивов. К ним приходится обращаться для выяснения вопроса о наличия в архивах тех или иных фондов. Путеводители играют большую роль при координации публикаторской деятельности архивов. Путеводители используются как справочные пособия в практической работе архивов, в первую очередь, при организации использования документов.

Справочники типа путеводителей были известны еще в дореволюционное время, однако опыт по их составлению бал невелик. Как правило, они издавались ведомственными архивами, не имели единого руководящего центра и не получали единых методических указаний, и потому были различными по своему построению, составу и научному уровню. Из всех изданных самым «удачным» считается «Памятная книжка Московского архива Министерства юстиции», изданная в 1890 году.

В дореволюционных путеводителях составители стремились связать характеристику документов с историей учреждения, раскрыть как содержание, так и состав документов, дать сведения о хронологических рамках и количестве документов, сохранившихся в фонде, а также сведений о наличии к ним справочного аппарата.

Но часто авторы больше внимания уделяли текущей деятельности архива, его история, практически никто не смог дать обобщающих характеристик материалов.

Первые попытки советских архивистов по созданию путеводителей относится к началу 1930-х гг., но эта работа не могла развернутся вследствие недостаточной упорядоченности документов и низкого уровня НСА государственных архивов. Только к 1941 г. выходят единые указания по основным вопросам методики составления путеводителей, большая часть которых остается в силе до настоящего времени. Систематическая работа по изданию путеводителей стала возможной лишь со второй половины 1940-х гг.

Основные виды путеводителей, общая характеристика

путеводитель архивный справочник документ

Путеводители бывают 4 видов:

Путеводители по архивам (у)

Путеводители по фондам архива (ов)

Краткий справочник по фондам архива

Тематический путеводитель по фондам архива

Основные из них являются второй и третий. Рассмотрим их подробнее.

Путеводитель по архиву (ам) - это вид Путеводителя, содержащий систематизированный перечень архивов с характеристикой хранящихся в них документов. Он может включать информацию обо всех архивных учреждениях, музеях, библиотеках, осуществляющих постоянное хранение документов АФ РФ. Объектом описания в таком виде Путеводителя выступает архив или другое хранилище документов АФ.

К таким Путеводителям относятся: Государственные архивы РСФСР: Справочник-путеводитель (М., 1980), Государственные архивы СССР: Справочник (М., 1989), Документы ГАФ СССР в библиотеках музеях и научно-отраслевых архивах - (М., 1991), Архивы России: Москва и Санкт-Петербург. Справочник-обозрение и библиографический указатель (М., 1997)

Характеристика в таком Путеводителе состоит:

из названия архива (полное и сокращенное)

адреса (полные адресные данные)

количества фондов на бумажной основе

объем фондов на бумажной основе

крайних дат документов на бумажной основе

исторической справки

аннотации

Кроме того, может быть список изданных справочников. Отдельно указывается кино-фото-фоно и НТД (объем и крайние даты)

Путеводитель по фондам архива (ов) - вид архивного справочника, содержащего краткие характеристики (сведения об архивных фондах (коллекциях, комплексах) в систематизированном порядке и предназначенного для общего ознакомления с составом и содержанием фондов архива.

2 и 3 виды путеводителя отличаются лишь степенью полноты содержащихся в них сведений о документах архива.

Полный Путеводитель дает представление не только о фондовом составе архива, но и об основном содержании документов каждого фонда или группы однородных фондов, хранящихся в архиве. Помимо сведений о фондах, он содержит также краткие данные о фондообразователях. К таким Путеводителям относятся - НАРТ: Путеводитель (Казань, 1999) и ЦГА ИПД РТ: Путеводитель (М, 1999)

Краткий справочник служа целям общей информации о фондовом составе архива, в значительной меньшей степени, чем Путеводитель раскрывает содержание документов, давая его в выборочном порядке для отдельных важнейших фондов. Такие справочники начали издаваться с конца 1960-х гг.

Тематический путеводитель по фондам архива (ов) - вид путеводителя, характеризирующий ту часть документов этих фондов, в которой заключена информация по теме и указывающий наименование или номера архивных фондов. Например, Личные фонды госхранилищах СССР (М, 1963,Т.1-2) и Личные архивные фонды в хранилищах СССР: Указатель (М, 1980, Т.3) - сведения о более чем 10 тыс. личных, семейных, родовых фондов в государственных архивах СССР.

Схемы построения путеводителей, характеристики фондов

Любой Путеводитель состоит из 2-х частей: основной и вспомогательной. К основной части относятся характеристики фондов, расположенных в определенном систематическом порядке и приложения (список фондов, на которых не составлены характеристики, списки фондов, не относятся к профилю архива).

К вспомогательной части - титульный лист, оглавление/содержание, предисловие/краткий очерк по истории архива, список сокращений, характеристика научно-справочной литературы (библиотеки) и указатели. Рассмотрим подробно основную часть.

Характеристика фондов - это совокупность сведений, включающих название фонда, справочные данные о нем, историю организации-фондообразователя (т.е. историческую справку) и информацию о составе и содержании документов фонда. Кроме того, может быть включен библиографический список литературы о фонде.

Построение Путеводителя должно давать исследователю четкое представление о составе документов госархива как единого целого, отражать взаимосвязь хранящихся в нем фондов и комплексов документов. Одновременно П. должен быть легким и удобным в использовании. Единой схемы построения П. для всех архивов быть не может, т.к. схема построения зависит от состава и содержания фондов. Но существуют наиболее распространенные схемы: хронологическая, отраслевая, производственная, по степени значимости фондов.

Большинство госархивов хранят документы, отражающие различные стороны деятельности государства и жизни общества, то целесообразней строить схему П. по производственно-отраслевому принципу. Сущность его сводится к тому, что характеристики фондов в П. группируются в разделы и подразделы с учетом тех отраслей государственной деятельности, народного хозяйства, культуры, науки, образования и т.д., в которых осуществляли свои функции соответствующие фондообразователи. Например, смотри схему. Путеводитель ЦГА ИПД РТ 84-211 стр. Найти КГЭУ, Оргсинтез, Чистопольский детский дом.

В тех случаях, когда архив хранит фонды досоветского, советского и современного периодов, характеристики на них даются раздельно по историческим периодам (см. НАРТ), т.е. первоначально применяется хронологический принцип, затем производственно-отраслевой.

Фонды личного происхождения и коллекции выделяют в самостоятельные разделы в конце путеводителя, их характеристики располагают: первые по алфавиту фамилий фондообразователей (ЦГА ИПД - 318 стр.), вторые - в порядке значимости или в хронологическом порядке (Там же, с.322.)

Группировка по масштабу деятельности фондообразователей имеет большое значение для П. по фондам краевых и областных госархивов, хранящих фонды учреждений различного масштаба деятельности, существовавших на территории данной области, республики. Например, НАРТ, ЦГА - с. 458 - губком, уком, кантком, волком.

Характеристики также могут быть расположены в алфавитном порядке названий фондов.

Но чаще всего используют комбинированные схемы, сочетающие признаки нескольких схем построения, как, например, Путеводитель ЦГА - разобрать конкретней!

Одним их возможных вариантов является построение схемы П. в точном соответствии со структурой архива. Например, Путеводитель по ЦГАДА, изданный в 1946г. В нем характеристики фондов соответствуют отделам архива: Верховного управления и внешней политики, Разрядно-Сенатского отдела, Поместно-вотчинного и Межевого отделов. Но один большой минус: если изменяется структура архива, то П. теряет свое значение (что и стало с Путеводителем ЦГАДА). Эта схема применима лишь в тех случаях, когда отделы архива является по существу отраслевыми.

Теперь перейдем к самим характеристикам, которые бывают индивидуальными и групповыми. Первые даются на отдельные фонды (например, с. 20 - Казанский губком), вторые на группы однородных фондов с однотипной документацией ( с.22 - укомы).

В индивидуальную характеристику включается:

название архивного фонда (полное, сокращенное и аббревиатура - Казанский губернский комитет РКП(б), Казанский губком, Казгубком. Если название менялось, то пишут последнее в пределах периода, за которые хранятся документы фонда. Все переименования в историческом справке;

справочные данные о фонде (номер фонда, его объем, крайние даты документов, сведения о НСА);

историческая справка о фондообразователе и фонде (даты возникновения, реорганизации и ликвидации фондообразователя, все переименования, подведомственность, иногда сведения о структуре);

аннотация документов фонда, раскрывающая состав и содержание фонда. Аннотация может быть составлена по видам документов, темам, хронологии, структуре фонда (но при этом надо выделять все уникальные, чтобы не искажать действительность, а не выдергивать только некоторые из них).

Качество Путеводителей во многом зависит от изложения материала в аннотациях. В аннотациях документы д.б. показаны и основные разновидности документов, и отраженные в них темы и вопросы.

Основное требование сводится к тому, чтобы данные по одному и тому же вопросу не были «распылены» по разным частям аннотации и чтобы виды документов в пределах одной темы указывались в порядке их значимости (постановления, решения, директивы, инструкции, протоколы, планы, отчеты и пр.)

Датироваться должны только наиболее возможные из них. При тематическом построении аннотации темы/вопросы размещаются в исторической или логической последовательности, а в пределах темы - по номинальному признаку. Отсутствие дат свидетельствует о том, что документы, сведения о которых приведены в аннотациях, имеются за все годы, указанные в крайних датах фонда.

В характеристику м. включаться библиографический список литературы о фонде. По последнему Госту дается описания изданий по истории фондообразователя, справочников и исследований о документах и публикациях документов фонда.

Для групповой характеристики - дается типовое или обобщенное название группы фондов. Хронологические границы - общие (т.е. самая ранняя и самая поздняя дата); суммарное количество фондов, общее количество единиц хранения, крайние даты, указания на НСА во всех фондах и общая историческая справка. Далее - как в индивидуальных характеристиках, с указанием специальных дат. И общая аннотация с указанием отдельных документов и их местонахождения, т.е. ссылка на фонд (с. 40-55).

В путеводителях по фондам должны бать даны сведения обо всех без исключения фондах, находящихся на хранении в архиве. Однако составление характеристик на все фонды для включения их в путеводитель не обязательно. В архивах встречаются фонды, имеющие в основном только справочное значение и такие фонды, содержание материалов которых достаточно ясно из их названия. (например, фонды избирательных комиссий).

Вслед за характеристиками фондов помещается список неаннотируемых фондов, в которых указывается: название фонда (группы), номер(а) или количество фонда, объем и крайние даты документов. Однотипные фонды м.б. приведены под общим название с указанием общего количества фондов, дел и общих крайних дат. Неаннотированные фонды в списке располагаются в соответствии с общей схемой построения Путеводителя. Эти списки даются в приложениях.

4.Справочный аппарат к путеводителям

Вспомогательную часть иногда называют справочным аппаратом Путеводителя; рассмотрим вкратце основные элементы.

Титульный лист - не только завершает оформление справочника, но и содержит основные сведения справочно-ориентирующего характера. Это - информация общего характера о подведомственности данного архива, названии архива и названии справочника, о месте и времени издания.

В оглавление включается постраничный перечень не только разделов, но и подразделов, и рубрик. Оглавление показывает основные ступени систематизации и структуру Путеводителя в целом.

Предисловие включает общие сведения по истории архива, на документы который составлен данный справочник, по составу и содержанию документов и построению справочника. Сама история архива дается очень кратко, освещаются такие вопросы, как история комплектования архива, его объем и профиль. Основное внимание уделяется характеристике материалов и принципам построения справочника. Дается только общая оценка хранящихся документов, основной акцент делается на специфику именно этого архива. Указывается объем, степень сохранности документов, сведения об опубликованных документах. Отдельно описывается принцип построения справочника - обосновывается схема построения справочника, состав характеристик, справочник аппарата.

Список сокращений - алфавитный перечень встречающийся в путеводителе сокращенно написанных слов и сопровождается полным их наименованием. Общепризнан сокращения, не вызывающие двоякого толкования в список не включается - т.е., т.д., кг, мин, профком.

Указатели - представляет собой перечень предметных понятий, встречающих в путеводителе, с необходимыми пояснениями и ссылочными данными. Задача указателей - облегчить труд пользователя путеводителем. Указатели по виду могут быть предметными, именными, географическими, хронологическими и др., по форме - глухими и аннотированными (краткими и полными). Всегда нужно помнить, что географический указатель никогда не бывает глухим. Все указатели составляются по выбору издателя и не являются обязательными элементами НСА.

И последний элемент - характеристика научно-справочной литературы (библиотеки). В ней приводятся сведения о количестве печатных изданий, их хронологических рамках, аннотируется их состав и содержание, отмечается наличие редких изданий, изданий на языках народов РФ и иностранных языках, журнального и газетного фондов, персональных и коллекционных собраний, системы каталогов. В начале приводятся сведения по истории создания библиотеки и ее комплектования. (см.стр.342.)

Краткие справочники по фондам - список фондов по схеме со справочными сведениями о них. В нем даются сведения о фондах без раскрытия их содержания, поэтому в целях повышения информационной роли следует расширить ту часть предисловия к справочнику, которая содержит общую характеристику документов архива.

Однотипные фонды могут вноситься в перечень под общим названием с указанием общих справочных данных.

Для отдельных важнейших фондов к справочным сведениям м.б. добавлены краткие исторические справки и краткая аннотация фонда.

В кратком справочнике следует давать по каждому из разделов перечня краткую характеристику документов важнейших фондов и групп фондов, входящих в состав соответствующего раздела. Подобная характеристика даст исследователю хотя бы самое общее представление о содержании материалов архива.

Размещено на Allbest.ru