Информационные характеристики единицы хранения

Размещено на http://www.allbest.ru/

Лекция. Информационные характеристики единицы хранения

Информационные характеристики

Информационными характеристиками каждого дела являются:

Название учреждения (это и название фонда). Дается полное наименование учреждения с указанием ведомства, в систему которого оно входит. Если есть официальное сокращение, то оно дается после полного в скобках. На обложке указывается последнее название учреждения (даже если оно 100 раз менялось);

Название структурной части помогает правильно и упорядоченно расставить дела внутри фонда (для больших организаций). Если ее нет, то указываются функции - руководство, отдел кадров, бухгалтерия и т.д.;

Индекс дела по номенклатуре (необязательный элемент для архивных дел), но в делопроизводстве учреждения облегчает систематизацию внутри архивного фонда, показывает степень сохранности и полноты материалов;

Заголовок дела - важнейшая характеристика описания дела, которая раскрывает состав и содержания его документов;

Аннотация документов - краткое изложение содержания документа, а также краткая характеристика наиболее ценных документов, содержания и особенности которых не охватываются заголовками дела;

Крайние даты определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве;

Количество листов - для сохранности учета документов;

Архивный шифр - условное обозначение места хранения дела: название архива, номер фонда, номер описи, номер дела по описи.

Некоторые характеристики особенно важны, их мы рассмотрим подробно.

При написании крайних дат следует учитывать, что дела могут начинаться или заканчиваться входящими, исходящими или внутренними документами, на которых бывает несколько дат (составления, подписания, исходящей или входящей регистрации).

Необходимо помнить следующие моменты:

Крайними датами для входящих документов являются дата входящей регистрации, для исходящих и внутренних - дата составления или подписания документов.

Для декретов, законов, указов, постановлений, приказов - дата подписания или утверждения (если даты нет, то моментом опубликования или вступления в силу).

Для планов, отчетов, смет- не даты составления или подписания, а даты, за которые они составлены. Такие даты можно указать только в заголовке, не указав крайних дат.

Для книг кассовых, учета регистрации - по первой и последней записи.

Для копий - даты их изготовления, а не даты оригинала.

Для дел начатых в одном учреждении, переданных в другое (например, судебные решения) - указываются 3 даты: 1 - дата заведения в первом учреждении, 2 - дата поступление в другое учреждение, 3 - дата окончания дела, первые 2 даты - в виде дроби.

документ заголовок аннотация систематизация

Составление простых, обобщенных и сложных заголовков

Заголовок - должен быть кратким, точным и литературно-грамотным. Нельзя механически переносить в заголовок название документа, архаичные выражение, и заменять исторические понятия современными терминами (модернизировать его).

Заголовки бывает трех типов: простые, обобщенные и сложные.

Простой складывается из расположенных в определенной последовательности следующих элементов:

вид дела (дело, материалы, документы, переписка и др.),

вид или разновидность документов (протоколы, планы, отчеты, справки и др.);

автор (адресант);

корреспондент (адресат);

предмет или вопрос, т.е. содержание документов дела;

территория (указывает на территорию, о которых говорится в документах или территорию, на которых были созданы документы; или на территорию, с которыми переписывались);

время (событий или составления документов);

формальные признаки (подлинность или копийность).

Указанные элементы одновременно все вместе никогда не применяются!

Документы в дело подбираются на основе признаков заведения: предметного, номинального, авторского, корреспондентского, географического, хронологического, а также формальных признаков подлинность или копийность.

Самым сложным при составлении заголовков является определение характера дела по составу документов, т.к. иногда подбираются разные виды документов.

Понятие материалы - применяется тогда, когда описывается комплекс, состоящий из документов разных видов и не связанных между собой последовательностью делопроизводства. Их обычно объединяет вопрос, содержание. Например: Материалы об организации выставок в городах Поволжья и когда обозначаются документы-приложения. Например: Материалы (информация, переписка, таблицы) к стенограмме конференции. При описании материалов после указаний всех элементов заголовка в круглых скобках по значимости перечисляются основные виды документов, включенных в дело.

Понятие дело - применяется при описании личных дел, когда указываются только ФИО, а также при описании судебных, следственных или дел по рассмотрении споров. Например: Следственное дело профессора КГПИ Суханова ...

Понятие переписка - к комплексу документов, являющимися запросами и ответами, возникающие в процессе взаимодействия нескольких учреждений, в заголовке указывается лишь корреспондент и содержание. Например: Переписка с Минобразованием об учебной нагрузке студентов.

Для документов личной переписки - указывается автор. Например: Переписка Гибадуллиной с Малышевой о выпуске совместной книги.

После того, как определен характер дела, составляется заголовок из определенных элементов, вытекающих из признаков заведения дел. Чаще других используют следующую схему:

Автор-содержание-(территория) - время - подлинность/копийность.

Т.к. простые заголовки наиболее полно отражают порядок формирования документов в дела, они является основой составление обобщенных, сложных и типовых заголовков.

Составление обобщенных заголовков рекомендуется для дел, в которых собраны документы разных авторов, разных корреспондентов, разного содержания и должны соблюдаться 2 условия:

обобщение отдельных элементов заголовка (авторов, содержания и т.д.) Например: если в деле переписка с Тетюшским волкомом и Тетюшской партшколой о ликвидации неграмотности и организации школы, то обобщенный заголовок будет следующим: Переписка с Тетюшским волкомом и партшколой о …

при наличии большого количества авторов или корреспондентов, вопросов и географических понятий возможна замена ряда понятий одним родовым понятием. Так, если в деле - протоколы заседаний коллегий Минобразования и протоколы заседаний Ученых советов КГУ, КГЭУ, КГТУ и др., то обобщенный заголовок будет таким: Протоколы заседаний коллегий Минобразования и Ученых советов университетов Казани за...

Но, не рекомендуется обобщать содержание, т.к. подробный заголовок всегда лучше схематичного, например такого глухого заголовка: Разные бумаги по разным вопросам.

Сложные заголовки составляются путем сочетания:

двух или нескольких простых заголовок: Протоколы заседаний Министерства здравоохранения и акты комиссий …

простого + обобщенного: Протоколы Минобразования, переписка с РИО о …

двух или нескольких обобщенных: Протоколы приемных комиссий вузов г. Казани, переписка с приемными комиссиями по...

Чаще всего сложные заголовки составляются, если в деле есть несколько легко отделяемых групп или дело было сформулировано без всякого учета признаков заведения дел.

Для облегчения работы над документами составляется перечень типовых заголовков: Протоколы заседаний Министерства … за … год. Подлинные и т.п.

Аннотация к документам, ее виды

Так как заголовки не всегда могут раскрыть содержания отдельных, важных документов, то это делает аннотация. Аннотирует те документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска, документы в которых имеются сведения о выдающихся событиях, фактах, деятелях, воззвания, листовки и т.д.

Аннотация составляется в 3 вариантах:

аннотация, как заголовок отдельного документа: Письмо М.Вахитова из тюрьмы матери о расстреле.

аннотация на несколько однородных документов: Воззвания повстанцев о сборе оружия.

аннотация, содержащая краткое описание содержания документа: В списках арестованных повстанцев, содержатся сведения о составе семей.

В конце аннотации обязательно указываются номера листов документов, на которые составляется аннотация.

Аннотация помещается за заголовком дела с красной строки или на обложке, или на отдельном листе, которое вкладывается между обложкой и первым листом дела.

Размещено на Allbest.ru