Учет особо ценных и секретных документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Лекция. Учет особо ценных и секретных документов

1.Учет уникальных и особо ценных документов

Уникальные документы подлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда РФ, ведение которого осуществляет Федеральное архивное агентство России. На выявленные уникальные документы составляются листы учета и описания уникальных документов. Учет особо ценных документов ведется по: 1) списку фондов, содержащих особо ценные документы, 2) описям особо ценных дел, документов, составляемым по формам. В описи особо ценных дел, документов за ними сохраняются их прежние учетные номера.

При отнесении документов к особо ценным в описях в графе "Примечания" напротив заголовков соответствующих единиц хранения, единиц учета проставляются отметки "ОЦ". В других учетных единицах отметка "ОЦ" проставляется к номеру фонда, описи; она является служебной и не входит в архивный шифр единиц хранения.

В документальном фонде организации могут отложиться документы особой ценности, зафиксировавшие важные исторические события, факты о выдающихся лицах, автографы выдающихся деятелей партии, государства, культуры: документы, являющиеся этапными в развитии отрасли, и т.п.

Прежде чем начать работу по выявлению особо ценных документов, необходимо внимательно ознакомиться с историей организации, определить, в какие периоды ее деятельности могли создаваться такие документы. Целесообразно обсудить на ЭК с участием старейших работников план и пути выявления особо ценных документов.

По согласованию с соответствующим госархивом и под его руководством ведомственный архив определяет особо ценные документы. Для выявления дел, содержащих особо ценные документы, берутся в первую очередь описи тех структурных подразделений, которые отражают основную деятельность фондообразователя.

Если дело содержит особо ценные документы (ОЦД), оно включается в перечень. В перечне указываются: номера фонда, описи, дела, заголовок дела и в той же графе -- аннотация на особо ценные документы; графа "примечание" используется для пояснений и необходимых отметок (физическое состояние дела, объем ОЦД, связь с другими делами и др.).

Перечень рассматривается на ЭК (ЦЭК) и согласовывается с ЭПК архивного учреждения. После утверждения перечня все особо ценные дела подлежат учету. На обложках дел, включающих такие документы, в правом верхнем углу ставится индекс ОЦ. Главным учетным документом особо ценных дел является опись установленной формы.

Опись составляется на каждый фонд отдельно в четырех экземплярах, одобряется ЭК организации и согласовывается с ЭПК архивного учреждения. Опись имеет итоговую запись, которая изменяется по мере пополнения описи до четырехзначного числа. Дела в опись вносятся в порядке номеров описей и дел. Учет описей ведется в листах фондов, к номеру такой описи добавляется индекс ОЦ.

В конце итоговой записи годового раздела сводной и законченной описей, содержащих особо ценные дела, делается запись по форме: "В том числе ОЦД №. Всего (количество цифрами и прописью) дел". В гр.афе "примечание" напротив каждого такого заголовка дела проставляется отметка ОЦ.

В листе фонда учет особо ценных дел осуществляется по тем описям, которые содержат эти дела. Для этого в графах 5, 6, 8, 11, 15 указывается через дробь (в знаменателе) их количество, которое отражено в итоговой записи к описи, с добавлением к цифрам ОЦ. Подсчет количества этих дел ведется обособленно и на общий объем по данной описи (указанный в числителе) не влияет, так как особо ценные дела уже учтены в общем объеме дел.

Особо ценные дела хранятся обособленно, в возможно лучших условиях, в местах, удобных для эвакуации (и при чрезвычайных условиях подлежат ей в первую очередь).

При сдаче особо ценных дел на государственное хранение вместе с ними передаются три экземпляра описи и страховой фонд.

Создание страхового фонда

ценный секретный документ учет

Постановление Правительства Российской Федерации от 03.03.93 возлагает на министерства, ведомства, учреждения, организации и предприятия создание страхового фонда копий на особо ценные документы.

Совокупность страховых копий составляет страховой фонд. Он создается для сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов. Одновременно со страховым фондом создается фонд пользования, задача которого состоит в замене оригиналов копиями при проведении работ по использованию документов.

Страховая копия особо ценного документа на бумажной основе - это негативный микрофильм первого поколения на фотопленке (микрофильм страхового фонда), а фонд пользования - это позитивный микрофильм (в двух экземплярах) второго поколения, т.е. изготовленный с негативного микрофильма первого поколения, предназначенный для работы по использованию в ведомственном, а затем в государственном архиве.

Если сама организация не может изготовить микрофильмы, ей следует обратиться в архивные или другие учреждения, имеющие специальную аппаратуру.

Перед передачей дел на страховое копирование они тщательно изучаются, проверяется их физико-химическое состояние, правильность обработки, особенности оформления. Передача на копирование оформляется заказом с указанием в нем номеров и названий фондов, номеров описей и дел, количества листов и страниц в каждом деле. При получении заказа все дела сверяются с описями и проверяются полистно. В заверительной надписи каждого дела ставится отметка о его микрофильмировании. Кроме того, проверяются полнота исполнения заказа и наличие акта технического состояния страховых копий. Учет страховых копий ведется в архиве по книге учета поступлений и выбытия страхового фонда и фонда пользования и по описям страхового фонда. За единицу учета страхового фонда копий особо ценных дел принимается физически обособленный рулон вне зависимости от количества заснятых на нем документов.

На особо ценные и уникальные документы создаются страховые копии, которые в совокупности составляют страховой фонд, создаваемый на случай утраты или повреждения подлинных документов.

Страховой фонд - это совокупность особо ценных и уникальных документов, хранимых на микрофильмах в специально защищенных объектах (на случай утраты или повреждения оригинала).

В архивах, где документы интенсивно используются в различных целях, рекомендуется создавать фонд пользования, который может быть создан путем микрофильмирования, ксерокопирования, с применением электронных носителей, обеспечивающих идентичность копии и подлинника документа.

Учет секретных документов

Учет секретных документов ведется в соответствии с требованиями специальной инструкции. В учетных документах и архивных шифрах единиц хранения секретные фонды, описи, единицы хранения обозначают индексом "с" (секретно), "сс" (совершенно секретно), "ов" (особой важности).

Изменения в учетные документы по результатам рассекречивания документов вносятся на основании акта о рассекречивании документов.

При рассекречивании всех единиц хранения по секретной описи опись также рассекречивается, передается на открытое хранение и учитывается в листе фонда за тем же номером, но без индекса "с", который зачеркивается на обложке и титульном листе описи. В правом верхнем углу обложки и титульного листа описи проставляется штамп "Рассекречено".

При рассекречивании части документов по секретной описи на рассекреченные документы составляется отдельная опись, номера единиц хранения в которой остаются прежними. Эта опись вместе с документами передается на открытое хранение, учитывается в листе фондов за тем же номером, что и секретная, но без индекса "с".

При рассекречивании большей части документов по секретной описи с описи снимается копия, при копировании заголовки единиц хранения, оставленных на секретном хранении, закрываются. Копия описи на рассекреченные документы передается на открытое хранение.

Фонд и опись, включающие частично рассекреченные единицы хранения, учитываются как секретные.

4. Внесения изменений в учетные документы

Документы поступают в архив на хранение на основании: 1) акта приема-передачи документов на хранение, 2) акта приема на хранение документов личного происхождения.

Документы выбывают из архива на основании: 1) акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, 2) акта о неисправимых повреждениях документов, 3) акта приема-передачи документов на хранение, 4) акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, 5) акта возврата документов собственнику, 6) акта об изъятии подлинных единиц хранения, документов.

Количество документов архива изменяется (увеличивается или уменьшается) в результате:

выверки учетных документов, по итогам которой могут быть выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся документов;

проверки наличия и состояния документов, в ходе которой могут быть обнаружены неучтенные единицы хранения, единицы хранения за литерными номерами, пропущенные учетные номера и т.д.;

реставрации документов, после которой одно дело было разделено на несколько томов;

описания документов, переработки описей, в процессе которых возможно разделение или объединение единиц хранения, а также уточнение их фондообразователя.

Размещено на Allbest.ru