Информационный менеджмент как инструмент построения информационно-коммуникационной системы организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Государственное бюджетное образовательное учреждение

среднего профессионального образования

«Сызранский медико-гуманитарный колледж»

РЕФЕРАТ

Тема: «Информационный менеджмент как инструмент построения информационно-коммуникационной системы организации»

Выполнил: обучающийся по специальности

034702 Документационное обеспечение

управления и архивоведение, группа 30 д,

Глухова Жанна Вячеславовна

Руководитель: преподаватель О.В. Нарбекова

Сызрань 2014 г.



ВВЕДЕНИЕ

Жизнь общества на современном этапе полностью и всецело зависит от степени обладания информацией и умения её передавать с наименьшими искажениями и потерями. С точки зрения управления, информацию используют для того, чтобы анализировать и принимать решения. Правильно переданная информация помогает достичь необходимых результатов. Особое значение имеет внедрение информационного менеджмента, значительно расширяющее возможности использования информационных ресурсов.

Отмечается, что появление информационного менеджмента является закономерностью, вызванной, по крайней мере, двумя важнейшими глобальными причинами: становление информационного общества привело к необходимости практического управления учитывать его влияние на деятельность и развитие любой организации; признание информации важнейшим ресурсом управления потребовало создания адекватной научной теории его эксплуатации.

Информационный менеджмент, появившись как часть теории менеджмента, быстро приобрёл вполне самостоятельное значение и оформился как перспективное научное направление в эпоху информационного общества.

Актуальность темы реферата объясняется тем, что новые технологии, основанные на применении компьютерной техники, требуют радикальных изменений организационных структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации.

Целью исследования является изучение методологии информационного менеджмента как инструмента построения информационно-документационной системы Сызранского филиала ГБУСО «ЦГАСО».

Для достижения цели были определены следующие задачи:

- Выявить сущность и значение информационного менеджмента, а также пути развития информационно-документационной системы в Сызранском филиале ГБУСО «ЦГАСО».

- Провести анализ методологии информационного менеджмента на базе СФ ГБУСО «ЦГАСО»

- Разработать рекомендации по совершенствованию менеджмента и информационно-документационной системы в СФ ГБУСО «ЦГАСО»

Объектом исследования является СФ ГБУСО «ЦГАСО».

Предмет исследования - анализ информационного менеджмента как инструмента построения информационно-документационной системы СФ ГБУСО «ЦГАСО».



1. МЕТОДОЛОГИЯ ИНФОРМАЦИОННОГО МЕНЕДЖМЕНТА КАК ИНСТРУМЕНТ ПОСТРОЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННО-ДОКУМЕНТАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Понятие, сущность и значение информационного менеджмента

В первом разделе выпускной квалификационной работы (дипломной работы) рассмотрим понятие, сущность и значение информационного менеджмента в организации.

Информационный менеджмент, появившись как часть теории менеджмента, быстро приобрёл самостоятельное значение и оформился как перспективное научное направление в эпоху информационного общества.

Концепция информационного менеджмента объединяет следующие подходы:

-Экономический, рассматривающий вопросы привлечения новой документированной информации, исходя из соображений полезности и финансовых затрат;

- Аналитический, основанный на анализе потребностей пользователей в информации и коммуникациях;

-Организационный, рассматривающий информационные технологии в их влиянии на организационные аспекты;

-Системный, рассматривающий обработку информации на основе целостного, системно ориентированного, всеохватывающего процесса обработки информации в организации и уделяющий особое внимание оптимизации коммуникационных каналов, информации, материальных средств и других методов работы.

Информационный менеджмент в организации выполняет стратегические, оперативные и административные задачи. К числу стратегических задач относятся: создание информационной инфраструктуры организации и управление информационными технологиями. Оперативные и административные задачи носят более узкий и подчинённый характер.

Главной задачей информационного менеджмента является информационная поддержка основной деятельности организации. Задачу информационного менеджмента под этим углом зрения следует видеть в том, чтобы интегрировать созданные сотрудниками индивидуальные информационные элементы системы на основе объединяющей программы поиска и на базе предложений через Интернет и соответствующего маркетинга используемых информационных ресурсов.

Следующая задача информационного менеджмента состоит в переработке разнообразного предлагаемого на информационном рынке «массового продукта» в информацию, релевантную действиям, переход от внешнего знания к знаниям, релевантным внутренним решениям.

Информационный менеджмент решает задачи планирования, руководства, контроля и организации документационного обеспечения управления организацией по определённым целевым критериям для поддержки согласованных организационно-информационных действий членов организации.

Важной задачей информационного менеджмента является выбор рациональных форм коммуникаций, техники и информационных технологий, а также характеристик информационных ресурсов, необходимых для достижения целей организации. Специалист организации, работник, руководитель являются не просто потребителями, которыми поставляется информация, а непосредственными участниками информационного процесса, важнейшей составной частью структуры информационного менеджмента.

Рассмотрим связь информационного менеджмента и управление документацией.

Связь информационного менеджмента и управление документацией заключается в следующих аспектах.

Одним из основных информационных источников в организации являются дела и документы, связанные с деятельностью организации. Система документационного обеспечения управления организацией подвергается огромному давлению со стороны новых информационных технологий. Давление выражается в необходимости пересмотра синтаксической, семантической и прагматической сущности документа и проведении структурно-функциональных преобразований самой системы документационного обеспечения управления организацией.

При помощи документирования информация приобретает необходимые свойства и в виде документов выполняет основную роль в процессах управления, передавая управленческие воздействия от объекта субъекту управления и сигнализируя об обратной реакции. В результате документирования информация закрепляется, то есть фиксируется на носителе, приобретает юридическую силу, возможность идентификации, доказательства её подлинности. Таким образом, основной формой организации информации в управлении является документ.

1.2 Состав и описание информационно-документационной системы

Информационно-документационная система архива представлена следующими видами документов и включает в себя связанные информационным единством комплексы (подсистемы, группы) документов:

- законодательные акты, нормативную и нормативно-справочную документацию;

- плановую документацию;

- организационно-правовую документацию;

- персональную документацию;

- договорную документацию;

- распорядительную документацию;

- учетную кадровую документацию;

- документацию по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;

- отчетную и отчетно-справочную документацию.

Отдельные комплексы документов обычно имеют целевую принадлежность различным структурным подразделениям или сотрудникам (кадровой службе, секретарю-референту, бухгалтерии, юрисконсульту и др.). Это объясняется исторически сложившимся распределением между ними типовых направлений (функций) ведения кадровой работы. Такое деление функций и соответствующей документации характерно для традиционной (ручной, делопроизводственной) системы обработки документной информации.

В основе информационно-документационной системы с учетом ее особого правового значения лежат Конституция РФ и законодательные акты. Большую роль в ретушировании различных отношений граждан с учреждениями и фирмами играют Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации», Федеральный закон «О коммерческой тайне», Проект закона о персональных данных. Гражданский кодекс РФ, информационное, налоговое, пенсионное законодательство и т. п.

В зависимости от особенностей реализации хранилища документов и механизмов поиска документальные ИПС можно разделить на две группы:

- системы на основе индексирования;

- семантически-навигационные системы.

В семантически-навигационных системах документы, помещаемые в хранилище (в базу) документов, оснащаются специальными навигационными конструкциями, соответствующими смысловым связям между различными документами или отдельными фрагментами одного документа. Такие конструкции реализуют некоторую семантическую сеть в базе документов. Способ и механизм выражения информационных потребностей в подобных системах заключаются в явной навигации пользователя по смысловым отсылкам между документами.

В системах на основе индексирования исходные документы помещаются в базу без какого-либо дополнительного преобразования, но при этом смысловое содержание каждого документа отображается в некоторое поисковое пространство. Процесс отображения документа в поисковое пространство называется индексированием и заключается в присвоении каждому документу некоторого индекса-координаты в поисковом пространстве. Формализованное представление индекса документа называется поисковым образом документа (ПОД).

Пользователь выражает свои информационные потребности средствами и языком поискового пространства, формируя поисковый образ запроса к базе документов. Система на основе определенных критериев и способов ищет документы, поисковые образы которых соответствуют или близки поисковым образам запроса пользователя, и выдает соответствующие документы. Соответствие найденных документов запросу пользователя называется релевантностью.

Особенностью документальных ИПС является также то, что в их функции, как правило, включаются и задачи информационного оповещения пользователей по всем новым поступающим в систему документам, соответствующим заранее определенным информационным потребностям пользователя.

Принцип решения задач информационного оповещения в документальных ИПС на основе индексирования аналогичен принципу решения задач поиска документов по запросам и основан на отображении в поисковое пространство информационных потребностей пользователя в виде так называемых поисковых профилей пользователей (ППП). Информационно-поисковая система по мере поступления и индексирования новых документов сравнивает их образы с поисковыми профилями пользователей и принимает решение о соответствующем оповещении.



2. ПОСТРОЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННО - ДОКУМЕНТАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ В СЫЗРАНСКОМ ФИЛИАЛЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО БЮДЖЕТНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ «ЦЕНТРАЛЬНЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ САМАРСКОЙОБЛАСТИ»

2.1 Характеристика СФ ГБУСО «ЦГАСО»

В реферате исследуется Сызранский филиал Центрального государственного архива Самарской области.

Данное учреждение расположено по адресу: Самарская область, г. Сызрань, ул. Советская, 41, телефон: 98-57-53.

В Сызранском филиале ГБУСО «ЦГАСО» находится одно архивохранилище.

Общая площадь архивохранилища- 378,9 кв. метров. Протяжённость стеллажных полок составляет 1813,12 погонных метров, фондов на бумажной основе-903, фотофондов- 11, единиц хранения на бумажной основе - 161 597 с 1726 по 2008 годы. В целом загруженность архивохранилища составляет 118,8%.

Работает Сызранский филиал Центрального государственного архива Самарской области пять дней в неделю с понедельника по пятницу с 8.00 до 17.00 часов.

Направления деятельности Сызранского филиала ГБУСО «ЦГАСО»:

- комплектование архива;

- исполнение запросов библиографического и генеалогического характера;

- исполнение социально- правовых запросов;

- создание комплектования фондами личного происхождения;

- государственный учёт, обеспечение сохранности документов.

Основными задачами архивного отдела являются следующее:

- лист учета и описания уникального документа;

- комплектование архива документами;

- учет и обеспечение сохранности документов;

- создание научно-справочного аппарата к документам архива;

- использование хранящихся в архиве документов;

- подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду РФ на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Отметим, что Сызранский филиал Центрального государственного архива Самарской области- старейшее научное учреждение города и области. 26 февраля 2014 года Сызранскому филиалу ГБУСО «ЦГАСО» исполнилось 90 лет.

За прошедшие десятилетия бывший уездно - городской архив (ныне Центральный государственный Архив) стал одним из крупных архивохранилищ Самарского региона.

В настоящее время здесь хранятся документальные материалы, отражающие историю города Сызрани. В Сызранском филиале ГБУСО «ЦГАСО» хранятся документы с XVIII века по настоящее время по истории города, Сызранского уезда и района.

XVIII век представлен, главным образом, хозяйственно - имущественными актами. Из документов интересна летопись Казанского собора г.о. Сызрани с 1782 года, в которой имеются сведения о времени застройки города.

XIX - XXвв (до 1917 года) представлены значительным количеством документов, отражающих деятельность административных, судебных, межевых, землеустроительных, финансовых, хозяйственных учреждений, народного образования, земского и городского самоуправления и др.

Данные материалы широко отражают социально-экономическое положение города и уезда.

В журнале заседаний Сызранской городской дума и управы отражена жизнь города, возрождённого после пожара 1906 года. Заслуживает внимания фонд Сызранского реального училища, где учился А.Н.Толстой (ф.49, 1904-1917гг).

Документы советского периода отражают историю социалистического строительства в г. Сызрани и Сызранском районе: установление и упрочение Советской власти, национализацию промышленных предприятий, гражданскую войну, организацию, восстановление и развитие народного хозяйства, коллективизацию сельского хозяйства и борьбу с кулачеством, развитие народного Образования, общественную деятельность трудящихся и т.д.

Архив хранит фотофонды редакций газет «Маяк», «На стройке», «Сельмашевец», «Машиностроитель», «Пластик» и других предприятий города; редакции газеты городов Сызрани и Октябрьска «Волжские вести» (с 1956 года).

Фотодокументы представлены позитивами, отражающими знаменательные события в истории города, людей, внесших определённый вклад в развитие промышленности, культуры, образования и др. направлений городской жизни. Описи позитивов составляются с 1983 года.

Отметим, что архив располагает научно - справочной библиотекой, в которой хранится законодательная, справочная, краеведческая, богослужебная литературы, а также газеты и журналы: «Былое», «Вестник Европы», «Русская старина», «Современник», «Русское богатство».

Документы архива используются в научных и практических целях.

Специалисты Сызранского филиала ГБУСО «ЦГАСО»:

- исполняют запросы учреждений, организаций, граждан РФ и иностранных граждан;

- выдают архивные справки, архивные копии, документальные материалы пользователям читального зала;

- организуют проведение выставок, экскурсий, школьных уроков, участвуют в подготовке публикаций;

- представляют научно-исследовательские работы школьников на городском, областном, российском уровнях;

- проводят экспертизу ценности документов, и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

- организуют работу по составлению номенклатуры дел организации;

- принимают упорядоченные документы структурных подразделений,

- осуществляют проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования.

По документам архива написаны многочисленные статьи в городские газеты и журналы на краеведческие темы, дипломные и курсовые работы, диссертации, документальные справочники сборники, энциклопедии.

В хранилище архива расположены высокие стеллажи для хранения дел, они выполнены из железа, как того требует техника безопасности, каждый стеллаж пронумерован, также имеются железные шкафы, где хранятся описи всех дел данного хранилища, имеется стол для удобства при поиске нужных документов.

Все кабинеты и хранилище в Сызранском филиале «ГБУСО «ЦГАСО» хорошо освещены и оснащены необходимым оборудованием.

Отметим, что в Сызранском филиале «ГБУСО «ЦГАСО» также имеется небольшой читальный зал, который оснащён множительной техникой, пользователям для работы предоставляется ноутбук.

За 2009-2012 годы в читальном зале работали 303 исследователя.

В таблице 1. отразим статистику работы читального зала Сызранского филиала «ГБУСО «ЦГАСО».



Таблица 1. Работа читального зала

Года	2009	2010	2011	2012
Число пользователей читального зала	75	86	78	64
Число посещений читального зала	377	348	400	329

На основании Таблицы 1 на рисунке 1. для наглядности отразим диаграмму посещения читального зала в Сызранском филиале «ГБУСО «ЦГАСО».

Рис.1. Статистика посещений читального зала в «ГБУСО «ЦГАСО»

С целью ознакомления исследователей с составом и содержанием фондов, быстрого поиска информации специалистами архива и пользователями читального зала по интересующим проблемам, в архиве имеются базы данных «Архивный фонд», «Фотокаталог», «Почётные граждане», «Матери-героини», «Улицы города», «Предметно-тематический указатель», издан «Краткий справочник о составе и содержании фондов архива».

Отметим, что с 2013 года пользователи могут заниматься в читальном зале путём удалённого доступа, часть документов архивного фонда и описи документальных материалов Сызранского филиала переведены в электронный формат.

География пользователей документами архива разнообразна и широка. В Сызранский филиал ГБУСО «ЦГАСО» приезжаю учёные Москвы, Санкт-Петербурга, Казани, Пензы, Ульяновска, Самары, присылают запросы из ближнего и дальнего зарубежья.

Архивный отдел имеет свою структурную организацию.

Таблица 2

Структурная организация в Сызранском филиале ГБУСО «ЦГАСО»

Ф.И.О. работника	Должность	Исполнение должностных обязанностей
Косицина Алла Петровна	Заведующая архивохранилищем	Исполнение документов, работа читального зала, исполнение тематических запросов
Миронова Ксения Олеговна	Главный специалист	Комплектование архива
Русина Лидия Павловна	Главный специалист	Исполнение запросов биографического и генеалогического характера
Рудина Светлана Ивановна	Ведущий специалист	Исполнение запросов социально-правового характера
Симарошкина Любовь Юрьевна	Ведущий специалист	Создание и совершенствование НСА к документам архива, комплектование фондами личного происхождения
Фомичёва Алёна Сергеевна	Главный специалист	Государственный учёт, обеспечение сохранности документов

За последние годы госархив пополнился документами Печерского асфальтового завода (1911 - 1917 гг.), Сызранского нефтеперерабатывающего завода, метрическими книгами церквей г. Сызрани и Сызранского уезда (1780 - 1917 гг.), документами учреждений и организаций государственной формы собственности, личными документами фондодержателей и многими другими.

Все документы архива учтены в описях. Архив располагает также систематическим и именным каталогами, тематической картотекой и другими видами справочников.

План работы архива составляется на год. В соответствии с федеральными, региональными программами (планами) развития архивного дела, а также по собственной инициативе могут разрабатываться перспективные планы работы архива.

При планировании работы архива на год определяются приоритетные направления, виды работ, их объёмы и исполнители, учитываются штатные, финансовые и материально-технические возможности, решаются вопросы координации структурных подразделений архива. При необходимости проводится штатная перестановка.

В архиве ведутся основные и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов определены настоящими правилами. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно.

Порядок и схема учета архивных документов в Государственном архиве разработаны на управленческие документы и документы по личному составу на бумажной основе при их поступлении в архив, выбытии, проведении внутри архивных работ, поступлении неописанных документов, документов личного происхождения, фотодокументов, особо ценных дел.

Порядок учета архивных документов определяет состав учетных документов (основные, вспомогательные, документы централизованного государственного учета), учетные базы данных, ведущихся централизованно, последовательность заполнения учетных документов. Схема учета архивных документов в графическом виде фиксирует порядок учета документов.

Архивные документы принимаются в архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом. Прием документов осуществляют заведующий архивохранилищем, старший хранитель фондов и хранитель фондов поединично в соответствии с описательными статьями описи, проверяется наличие каждого дела. При этом, кроме количества дел, проверяется: наличие и выборочно правильность нумерации листов дел, наличие листа- заверителя, соответствие заголовков дел на обложках описательным статьям описи, правильность шифровки дел, физическое состояние дел.

Все обнаруженные недостатки в обработке дел предъявляются организации для их устранения. Если при приеме фонда (части фонда) обнаруживается, что отдельные дела, включенные в опись, отсутствуют, прием-передача документов не оформляется до представления организацией справки о причинах отсутствия документов.

Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями.

По результатам проверки составляется итоговая запись о количестве дел, принятых по данному годовому разделу (если в ходе приема выявлено, что составленная в учреждении итоговая запись не соответствует фактическому количеству принятых дел), и сводная итоговая запись о количестве всех принятых по данной описи дел со ссылкой на соответствующий акт. Итоговые записи составляются к каждому из 4-х экземпляров описи, 4-й экземпляр передается в учреждение. Три экземпляра остаются в архиве.

Итоговые записи составляет заведующий архивохранилищем, в его отсутствие заведующий отделом организации хранения и учета архивных документов.

Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи архивных документов на хранение в двух экземплярах на основе итоговой записи к описи. Первый экземпляр остается в архиве, второй экземпляр передается учреждению. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, в акте указываются номера отсутствующих единиц хранения. Акту присваивается очередной номер в рамках конкретного фонда.

Акт составляется зав. отделом организации хранения и учета архивных документов или заведующим архивохранилищем, утверждается директором Государственного архива.

В книгу учета поступлений документов вносятся все первичные и повторные поступления архивных документов, а также обнаруженные и неучтенные документы. Книга заполняется заведующим отделом организации хранения и учета архивных документов на основании данных акта приема-передачи и описи. Ежегодно на 01 января и ежеквартально по состоянию на 1-е число первого месяца квартала, следующего за отчетным, подводится итог количества поступивших в архив архивных документов.

Каждой новой описи дел присваивается очередной порядковый номер по реестру описей. Порядковый номер по реестру описей проставляется на обложке описи дел в верхнем левом углу (во всех экземплярах описей).

Ежегодно на 1 января к реестру описей составляется итоговая запись о количестве описей дел, поступивших и выбывших в течение года, их общем количестве.

Изменения в реестр описей вносит заведующий отделом организации хранения и учета архивных документов.

Список фондов проверяется в архиве на наличие, уточняется его номер. При первом поступлении фонда ему присваивается номер по списку фондов только после фактического поступления документов в архив. Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах.

Название архивного фонда вносится на основании исторической справки или титульного листа описи дел, документов. Ежегодно на 01 января к списку фондов составляется итоговая запись, где показывается общее количество фондов и количество поступивших и выбывших в течение года фондов. Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист заверитель. Изменения в список фондов вносит заведующий отделом организации хранения и учета архивных документов.

Список фондов может пересоставляться только с разрешения Управления архивами Самарской области.

На впервые поступивший фонд лист фонда составляет заведующий отделом организации хранения и учета архивных документов. Карточка фонда составляется в 2-х экземплярах, один из которых высылается в Управление архивами с годовым отчетом. В них учитываются все архивные документы фонда. При последующем поступлении документов по фонду, уже имеющемуся на хранении, делается новая запись о поступлении дел в соответствии с данными акта приема-передачи и описи, подводится итог о количестве хранящихся в архиве дел по каждой описи и по фонду в целом.

Сведения об изменении в составе и объеме фондов (рабочий вариант) - графы заполняет заведующий отделом организации хранения и учета архивных документов в соответствии с данными описи и листа фонда. В конце года «Сведения» систематизируются в порядке номеров фондов, перепечатываются и направляются в Управление архивами с годовым отчетом.

В дело фонда подшивается акт приема-передачи с отметкой: «Изменения в учетные документы внесены, должность, подпись, расшифровка подписи, дата», историческая справка к фонду или дополнение к ней, вносится дополнение во внутреннюю опись, пересоставляется лист-заверитель. Изменения вносит заведующий отделом организации хранения и учета архивных документов или заведующий архивохранилищем.

В БД «Архивный фонд» заполняются разделы: «Фонд», «Опись», «Переименования», «Движение документов», «Незадокументированные периоды», «Фондовые включения», «Паспорт архива».

Копия массива данных «Архивный фонд» (все файлы рабочего каталога DBF) предоставляется ежегодно с годовым отчетом на электронных носителях в Управление архивами. Изменения в БД «Архивный фонд» вносит заведующий отделом организации хранения и учета архивных документов.

Паспорт архива составляется ежегодно заведующим отделом организации хранения и учета архивных документов по состоянию на 01.01. наступающего года. Предоставляется ежегодно с объяснительной запиской в Управление архивами Самарской области с годовым отчетом. Паспорт архива на бумажной основе и в электронном варианте должны быть идентичными.

В архиве ведётся строгий учёт выбытия документов.

Акт приема-передачи документов на хранение составляется по результатам работ с архивными фондами, в ходе которых выявлены непрофильные для данного архива дела, идет плановая передача дел в другой архив. Акт составляет заведующий отделом организации хранения и учета архивных документов или исполнитель по результатам работ с архивными документами, утверждает директор Государственного архива. Первый экземпляр остается в архиве, второй экземпляр передается учреждению.

Заведующий отделом организации хранения и учета архивных документов или заведующий архивохранилищем составляет новую итоговую запись во всех экземплярах описи данного фонда, в которой фиксируется изменение количества дел в результате передачи части из них в другой архив, со ссылкой на соответствующий акт. Напротив соответствующих заголовков дел в описи ставится штамп: «Выбыло».

При передаче архивного фонда из одного архива в другой передаются 3 экземпляра описей дел и дело фонда. Копия описи дел остается в архиве-сдатчике и в качестве приложения к акту приема-передачи дел включается в архивный фонд архива-сдатчика.

В листе фонда и карточке фонда делается новая запись о выбытии дел в соответствии с данными акта приема - передачи и описи, подводится итог количества остающихся на хранении в архиве дел по описи и по фонду в целом.

Изменения вносит заведующий отделом организации хранения и учета архивных документов.

Изменения в реестр описей дел и документов вносятся в случае передачи дел описи в целом. При этом номер этой описи другим описям не присваивается и остается свободным. В графе «Примечание» делается отметка, куда выбыла опись, номер, дата, название акта. В конце года делается новая итоговая запись с учетом выбывших описей. Изменения вносит заведующий отделом организации хранения и учета архивных документов.

В список фондов изменения вносятся только в случае передачи фонда в целом. В четвертой графе «Отметка о выбытии» указывается, в какой архив (учреждение) выбыл фонд, а также основание выбытия - номер, название и дата акта приема-передачи. При составлении итоговой записи в конце года показывается общее количество фондов и количество выбывших в течение года фондов. Изменения в список фондов вносит заведующий отделом организации хранения и учета архивных документов.

В сведениях об изменениях в составе и объеме фондов (рабочий вариант) графы заполняются в соответствии с данными описи и листом фонда. Если фонд выбыл полностью, в графе «Объем фонда на 01.01… г.» записывается «О». В конце года «Сведения» систематизируются в порядке номеров фондов, перепечатываются и направляются в Управление архивами с годовым отчетом. Изменения составляет заведующий отделом организации хранения и учета архивных документов. В дело фонда подшивается акт приема-передачи с отметкой заведующего отделом организации хранения и учета архивных документов: «Изменения в учетные документы внесены, должность, подпись, расшифровка подписи, дата», вносятся дополнения во внутреннюю опись, пересоставляется лист-заверитель.

В БД «Архивный фонд» вносятся соответствующие изменения в разделы «Фонд», «Опись», «Движение документов». Изменения в БД вносит заведующий отделом организации хранения и учета архивных документов. Паспорт архива заполняет заведующий отделом организации хранения и учета архивных документов. В объяснительной записке к паспорту указывается, какие фонды (документы), в каком количестве и куда переданы.

Акты: описания архивных документов, переработки описей; о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; о технических ошибках в учетных документах; возврата архивных документов собственнику; о разделении, объединении дел, включении в дело новых архивных документов; об обнаружении архивных документов; о неисправимых повреждениях документов; о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны составляются по результатам соответствующих работ с архивными фондами исполнителями. Каждый вид акта нумеруется отдельно в пределах данного вида документа и конкретного фонда, утверждается директором архива.

Составляется новая итоговая запись во всех экземплярах описи данного фонда, фиксирующая изменение количества дел по результатам проведенной работы со ссылкой на соответствующий акт. В тексте описи напротив заголовков выбывших дел ставится штамп: «Выбыло».

При обнаружении дел, не относящихся к данному фонду и переданных в профильный фонд, новая итоговая запись составляется соответственно к описям двух фондов. По результатам описания документов, переработки описей составляется новая опись, итоговая запись которой соответствует данным акта описания документов, переработки описей.

При выделении к уничтожению всех документов архивного фонда один экземпляр описей дел помещается в дело фонда. Изменения в учетные документы вносит заведующий архивохранилищем или заведующий отделом организации хранения и учета архивных документов.

В лист фонда и карточки делаются записи в соответствии с данными актов, указывается итог по описи и по фонду в целом. На основании акта об обнаружении дел, не относящихся к данному фонду архива, изменения вносятся соответственно в карточки и листы двух фондов.

На основании акта описания документов, переработки описей карточка и лист фонда по согласованию с Управлением архивами Самарской области могут быть пересоставлены. Один экземпляр карточки высылается в Управление архивами с годовым отчетом. Изменения в лист фонда и карточку вносит заведующий отделом организации хранения и учета архивных документов.

Изменения вносятся при составлении новой описи или передаче документов описи в целом заведующий отделом организации хранения и учета архивных документов. При выбытии всего фонда в графе делается соответствующая отметка куда, на основании, какого документа выбыл фонд (номер, название и дата акта).

При выделении к уничтожению всех документов архивного фонда один экземпляр описей дел, карточка и лист фонда помещаются в дело фонда. Сведения об изменениях в составе и объеме фондов (рабочий вариант). Графы заполняются в соответствии с данными описи, карточки и листа фонда. Изменения в сведения об изменениях в составе и объеме фондов вносит заведующий отделом организации хранения и учета архивных документов.

2.2 Анализ методологии информационного менеджмента на базе СФ ГБУСО «ЦГАСО»

При исследовании работы Сызранского филиала ГБУСО «ЦГАСО» было установлено, что информационный менеджмент функционирует по средствам:

- организации работы читального зала;

- организации работы с запросами и обращениями граждан,

- работу АИС- автоматизированной информационной системы,

- маркетинг;

- работу архива в целом.

Специалисты архива используют в своей работе программу АИС, которая позволяет ознакомиться со всеми описями фондов ГБУСО «ЦГАСО», а также с некоторыми документами, содержащими информацию генеалогического характера. Работая с данной программой, специалисты Сызранского филиала осуществляют запросы граждан социально-правового характера, и выдают необходимые справки.

Работа осуществляется следующим образом: специалист осуществляет вход в систему, затем появляется возможность просмотреть путеводитель по фондам архива, с помощью которого он заказывает нужные дела. Для того, чтобы выбрать дела, которые необходимы, работник архива просматривает описи интересующих фондов в путеводителе по фондам архива. Если интересующие дела имеют электронную копию, делает щелчок на значке «Добавить в требование» в правом верхнем углу экрана. После того как отмечены нужные дела, заканчивает формирование требования (в меню «Требования дел») - «Список дел для требования»:

1) отмечает «галочкой» нужные дела и

2) нажимает на значок - зеленый курсор - в правом верхнем углу экрана, чтобы отправить требование на исполнение.

В одном требовании содержится не более 10 дел, которые относятся к одному фонду и имеют электронную копию.

Особую роль в деятельности Сызраснкого филиала ГБУСО «ЦГАСО» играет информационный маркетинг. В основе маркетингового исследования лежат такие показатели интенсивности и эффективности использования документов, как потребители информации, тематика исследований, запросов, публикаций, частота обращений к различным фондам. Информационный маркетинг в архиве -- деятельность по изучению динамики информационного рынка и прогнозированию спроса потребителей на информационные товары и услуги.

За счет государственного финансирования существуют многие архивы.

Поскольку государственное финансирование, как правило, не обеспечивает всех расходов, связанных с нормальной работой архивов(строительство и ремонт зданий архивохранилищ, покупка оборудования и компьютерной техники, оплата коммунальных услуг, оплата труда архивистов), архивам разрешена самостоятельная предпринимательская деятельность. Чтобы самостоятельная предпринимательская деятельность архива находилась в рамках закона, необходимо строго придерживаться документов, регламентирующих платные услуги, оказываемые архивом:

- перечня платных услуг;

- цен на платные услуги;

Перечень платных услуг составляется в каждом архиве и утверждается директором архива. В перечне указываются все виды работ, за которые взимается плата, и исполнители работ. Перечень каждого архива составляется на основе «Номенклатуры платных работ и услуг, выполняемых архивом. В номенклатуре указаны услуги, за которые СФ ГБУСО «ЦГАСО» категорически запрещается взимать плату, и услуги, за которые плата может взиматься, если их исполнение «не мешает реализации основных задач и функций архива». По каждому пункту перечня платных услуг необходимо рассчитать их цену. Список цен на платные услуги утверждается директором архива. Цена рассчитывается с учетом себестоимости работы (расход материала, оплата труда и другие расходы), существующих налогов и рентабельности (прибыли). Цена на услуги должна иметь экономическое обоснование в соответствии с методическими рекомендациями Росархива.

Ниже приводится перечень платных услуг Сызраснкого филиала ГБУСО «ЦГАСО»:

а) Социально-правовые запросы граждан:

- о наследовании имущества;

- родственных связях;

- за изготовление нескольких экземпляров архивных копий и почтовые отправления;

б) Обслуживание в читальном зале архива по специальному договору:

- срочное представление дел;

- предоставление дел в количестве большем, чем установлено правилами работы читального зала;

- тематическое выявление дел архивистами;

- работа в читальном зале в часы, не предусмотренные расписанием;

в) Предоставление документов во временное пользование в том числе для экспонирования на выставках, в телепередачах, для киносъемок и т. д.

Сроки и стоимость работ по исполнению платных услуг согласовываются с пользователями и оформляется на основе лицензионного договора. При заключении договора с пользователя взимается плата за передачу права пользования архивными документами, которая включает расходы на экспертизу заявок, на заключение лицензионного договора, затраты государственного архива, связанные с предоставлением архивной информации, ее цену, договорный проект отчислений от ожидаемого или полученного дохода, иные расходы, связанные с заключением лицензионного договора.

Управление информацией происходит в архиве регулярно. Не менее важным направлением деятельности Сызранского филиала ГБУСО «ЦГАСО» является исполнение запросов граждан и организаций, которые подразделяются на:

1) Тематические;

2) Генеалогические;

3) Социально-правового характера;

Что касается тематического запроса- это запрос о представлении информации по определённой проблеме, теме, событию или факту. Генеалогический запрос- запрос, выражающий потребность документной информации устанавливающей родство, родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода. Запрос социально- правового характера- запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан.

Прием и рассмотрение запросов в архиве осуществляется в установленном законодательством порядке и организуется при наличии в запросе названия организации (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтового адреса, темы хронологических рамок запрашиваемой информации. Каждый запрос рассматривает ведущий специалист Сызранского филиала ГБУСО «ЦГАСО» Рудина Светлана Ивановна, затем осуществляет его исполнение и утверждает совместно с директором организации.

При поступлении непрофильного запроса сотрудник архива направляет его по месту хранения запрашиваемых документов или дает организациям и гражданам соответствующие рекомендации. Пересылка таких запросов осуществляется в течение 5-ти дней.

В результате проделанной работы специалист Сызранского филиала ГБУСО «ЦГАСО» направляет пользователю всю запрашиваемую информацию, например такую как : информационные письма, тематические перечни, подборки копий документов, архивные справки и выписки.

В ходе анализа было выявлено, несмотря на усовершенствованное функционирование архива был выявлен целый ряд недостатков:

1. Высокий процент устаревшего компьютерного оборудования, которое необходимо заменить на современную компьютерную технику;

2. Отсутствие единой системы ведения баз данных о составе и содержании документов архива;

3. Отсутствие современного портального решения, обеспечивающего пользователям единообразие интерфейсов и единую навигацию на сайтах Сызранского филиала Государственного бюджетного учреждения Самарской области Центрального государственного архива Самарской области, это не позволяет перейти к оказанию информационных услуг населению, в том числе по реализации принципа «единого окна»

4. Недостаточный уровень инфраструктуры телекоммуникаций управления в Сызранском филиале ГБУСО «ЦГАСО» . Это не обеспечивает оперативного информационного обмена и оперативного доступа к совместно используемым информационным ресурсам архивных учреждений Самарской области.

5. Недостаточное количество и недостаточный уровень подготовки кадров в Сызранском филиале ГБУСО «ЦГАСО» по использованию современных ИКТ. Это тормозит внедрение единой системы электронного документооборота, формирование общедоступных информационных ресурсов.

6. Отсутствие единой системы электронного документооборота и электронных архивов;

Обратим внимание на последний из недостатков- отсутствие единой системы электронного документооборота и электронных архивов. Отметим, что в архиве неоправданно велик бумажный документооборот. Осуществляется медленный поиск документов по архиву, низкий уровень структурированности (не всегда архив держится в полном порядке, часто документы отсортированы неверно и находятся не в тех местах, где должны - это затрудняет дальнейшую работу в архиве), отсутствуют электронные рассылки документов хотя при наличии материальной базы, каждое подразделение подключено к локальной сети. Несмотря на максимально полный охват в обучении информационным технологиям, велик удельный вес сотрудников, слабо владеющих компьютером, часть сотрудников практически нереально включить в работу на основе информационных технологий, и даже если их количество будет единично, сохранится тотальный бумажный документооборот.

С целью поиска путей решения поставленных проблем Сызранскому филиалу ГБУСО «ЦГАСО» предлагается ряд рекомендаций, также ведется подготовка к внедрению специального программного обеспечения, и для того, что бы эта система заработала по возможности быстро, необходима заинтересованность руководителей на фоне осознания проблем, сложившихся в информационном обеспечении данного архива.

документооборот электронный архив



3 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ИНФОРМАЦИОННОГО МЕНЕДЖМЕНТА И ИНФОРМАЦИОННО-ДОКУМЕНТАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ В СФ ГБУСО «ЦГАСО»

3.1 Внедрение системы «Электронный архив» в СФ ГБУСО «ЦГАСО»

Подводя итог проделанной работе, следует выделить ряд необходимых ключевых моментов, связанных с исследованием данной темы и дать свои рекомендации Сызранскому филиалу Центрального государственного архива Самарской области по совершенствованию информационного менеджмента и информационно-документационной системы в данной организации. Для полноценного и своевременного оказания услуг и повышения эффективности функционирования систем управления информацией в СФ ГБУСО «ЦГАСО» рекомендуется выработать подход к созданию единого информационного пространства , которое объединит разрозненные информационные ресурсы в пределах архива. Создание единого информационного пространства в сфере архивного дела позволит:

-повысить качество услуг, оказываемых Сызранским филиалом ГБУСО «ЦГАСО» гражданам и организациям в области организации и ведения архивного дела на территории Самарской области;

-обеспечить доступность информационных ресурсов архивного фонда широкому кругу пользователей;

-обеспечить концентрацию ресурсов, выделяемых из бюджета Самарской области и привлекаемых из внебюджетных источников при решении задач в области развития и использования ИКТ в сфере архивного дела;

-проводить единую техническую политику при решении задач в области развития и использования ИКТ, в целях совершенствования деятельности Сызранского филиала ГБУСО «ЦГАСО»;

-обеспечить развитие и модернизацию компьютерной техники, лицензировать системное программное обеспечение;

-внедрить систему электронного документооборота и электронного архива;

-обеспечить развитие и объединение локальных сетей управления и государственных архивных учреждений Самарской области в единую корпоративную сеть передачи данных с применением современных ИКТ.

Для реализации решения широкого ряда проблем рекомендуется ввести в Сызранский филиал ГБУСО «ЦГАСО» целевую программу «Электронный архив», которая позволит обеспечить проведение единой технической политики при решении задач в области развития и использования ИКТ в целях совершенствования деятельности архива и использования информационного менеджмента в данной организации. Внедрение электронного архива также позволит решить проблему, возникающую при использовании системы бумажного хранения документов. Так как полностью избавиться от необходимости ведения бумажного архива нельзя, установка электронного архива позволяет вывезти бумаги в удаленное защищенное хранилище и работать только с электронными копиями документов. В таких условиях скорость работы с бумагами гораздо увеличивается, а оригиналы документов надежно защищены. Главное назначение электронного архива - переход от большого объема бумажных носителей к их электронным копиям. При этом обеспечивается простота и компактность хранения документов, а также оперативность работы с этими документами. После внедрения данной системы схема движения документа будет выглядеть, иначе.



Рис.2. Схема работы с документами поле внедрения системы «Электронный архив»

Современные технологии позволяют также использовать в системе автоматизированного архива электронные подписи для заверения вводимых в архив данных и электронных образов документов. Это обеспечивает идентичность хранящихся в электронном виде документов, что особенно актуально для различной информации.

Таблица 3. Эффект от внедрения электронного архива

Эффект(преимущество) от внедрения электронного архива	Описание решения
Исключение потерь документов	Имея электронные копии всех документов, защищенных от удаления третьими лицами и/или сотрудниками по невнимательности или злому умыслу, возможность потери какого либо документа сводится к нулю.
Быстрый поиск в архиве	Поиск нужного экземпляра в архиве занимает 3-5 секунд.
Наличие централизованного хранилища	Все документы находятся в единой базе данных.
Возможность совместной работы с одним экземпляром документа	В ЭА с одной копией документа может работать неограниченное количество сотрудников.
Работа в архиве в режиме реального времени	Изменения в электронный архив вносятся практически в режиме online.
Более легкий, удобный, простой и быстрый процесс подготовки отчётности о работе в архиве	Трудозатраты и затраты времени на подготовку отчетности -- в разы меньше, нежели в условиях работы с бумажным архивом.
Защита архива от чрезвычайных ситуаций	В случае возникновения чрезвычайных ситуаций, ЭА не подвергается опасности. К тому же всегда есть возможность восстановления системы.
Высокий уровень структурированности	Вся база документов четко структурирована, копии сгруппированы и отсортированы.

Система электронного архива взаимодействует на основе принципа аналогичности процесса в отношении бумажных носителей информации. Единственное важное отличие состоит в том, что система электронного архива непременно включает в себя хранение информации в структурированном не подлежащем изменению виде. Организация электронного архива имеет и иные отличия от привычной системы документооборота в организации. К примеру, почти все пользователи, которые имеют непосредственный доступ к архиву и хранящейся там информации, не имеют права ее изменять. Электронный архив документов организации всегда имеет место для резервирования данных. Всем данным в архиве обеспечивается строгая конфиденциальность и защита. При этом каждый документ находится на нашем центральном сервере, а пользователи могут работать исключительно с электронными копиями. В зависимости от специфики предприятия и хранимых документов, различается несколько основных видов электронных архивов.



Рис.3. Виды электронных архивов

Подводя итоги, следует отметить, что внедрение электронного архива позволяет в дальнейшем интегрировать на своей платформе все имеющиеся в организации электронные информационные базы и обеспечить полное и качественное использование всего объема информации при минимальных временных затратах по ее поиску и извлечению из любой электронной базы данных.



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключении подведём выводы по исследованию данной темы.

Была рассмотрена тема «Информационный менеджмент как инструмент построения информационно-коммуникационной системы организации».

В заключении работы хотелось бы подчеркнуть, что особое место в Сызранском филиале ГБУСО «ЦГАСО » занимает информационный менеджмент, который представляет собой совокупность современных концептуальных моделей и специфических технологий, нацеленных на постоянное изменение и развитие в динамично меняющейся среде хозяйствования. Информационный менеджмент, появившись как часть теории менеджмента, быстро приобрёл самостоятельное значение и оформился как перспективное научное направление в эпоху информационного общества.

Важной задачей информационного менеджмента является выбор рациональных форм коммуникаций, техники и информационных технологий, а также характеристик информационных ресурсов, необходимых для достижения целей архива. Специалист организации, работник, директор являются не просто потребителями, которыми поставляется информация, а непосредственными участниками информационного процесса, важнейшей составной частью структуры информационного менеджмента.

Нами были предложены рекомендации по совершенствованию информационного менеджмента и информационно-документационной системы в СФ ГБУСО «ЦГАСО». Для Сызранского филиала ГБУСО «ЦГАСО» предложены рекомендации по решению проблем с бумажным документооборотом, рекомендуется ввести систему «Электронные архивы»

Реализация программы «Электронный архив», позволит обеспечить проведение единой технической политики при решении задач в области развития и использования ИКТ в целях совершенствования деятельности архива и использования информационного менеджмента в данной организации. Внедрение электронного архива также позволит решить проблему, возникающую при использовании системы бумажного хранения документов.

В результате проведённой работы были успешно решены все поставленные задачи и достигнута цель исследования.



СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

...