Роль сучасних інформаційних технологій в організації документування управлінської діяльності бібліотеки

Размещено на http://www.allbest.ru/

РОЛЬ СУЧАСНИХ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ В ОРГАНІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ БІБЛІОТЕКИ

бібліотека технологія інформаційний документування

Ковальчук Наталія Володимирівна,

здобувач кафедри культурології та інформаційних комунікацій

Національної академії керівних кадрів культури і мистецтв

Мета роботи - визначити роль сучасних інформаційних технологій у системі документування управлінської діяльності бібліотеки. Методологія дослідження полягає в застосуванні системного підходу, використано сукупність таких загальнонаукових методів, як інформаційний, соціокомунікативний, аналіз та узагальнення. Наукова новизна роботи полягає в систематизації відомостей про застосування сучасних інформаційних технологій в організації документування управлінської діяльності бібліотеки. Висновки. Відповідно до зазначеного вище, можемо зробити висновок, що організацію документування управлінської діяльності бібліотеки зорієнтовано на використання сучасних інформаційних технологій і мережі різних конфігурацій, автоматизацію контролю виконання управлінських рішень, заміну паперового документа електронним носієм інформації й ін. Розвиток цих засобів зумовлює необхідність технічних і програмних рішень, що реалізують концепцію розподільної обробки даних у межах управлінських структур підрозділів й установи в цілому.

Ключові слова: управлінська діяльність, документування, бібліотека, інформаційні технології, інтернет-ресурси.

Ковальчук Наталия Владимировна,

соискатель кафедры культурологии и информационных коммуникаций

Национальной академии руководящих кадров культуры и искусств

РОЛЬ СОВРЕМЕННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ БИБЛИОТЕКИ

Цель статьи - определить роль современных информационных технологий в системе документирования управленческой деятельности библиотеки. методология исследования обусловлена применением системного подхода, использована совокупность таких общенаучных методов, как информационный, социокоммуникативный, анализ и обобщение. Научная новизна работы заключается в систематизации сведений о применении современных информационных технологий в организации документирования управленческой деятельности библиотеки. Выводы. В соответствии с указанным выше, можем сделать вывод, что организация документирования управленческой деятельности библиотеки ориентирована на использование современных информационных технологий и сети различных конфигураций, автоматизацию контроля исполнения управленческих решений, замену бумажного документа электронным носителем информации и др. Развитие этих средств вызывает необходимость технических и программных решений, реализующих концепцию распределенной обработки данных в пределах управленческих структур подразделений и учреждения в целом.

Ключевые слова: управленческая деятельность, документирование, библиотека, информационные технологии, интернет-ресурсы.

Kovalchuk Natalia, PhD-candidate of the Department of Cultural studies and Informational communications, National Academy of Managerial

Staff of Culture and Arts

THE ROLE OF THE MODERN INFORMATIONAL TECHNOLOGIES IN THE ORGANIZATION OF THE DOCUMENTATION OF THE MANAGEMENT OF THE LIBRARY

Purpose of Aritcle. The purpose of the article is to determine the role of information technologies in the documentation system of the management activities of the library. Methodology. The research methodology consists in the application of the system approach, a set of such general scientific methods as informational, socio-communicative, analysis and generalization are used. Scientific Novelty. The scientific novelty of the work is about systematization of information about the application of modern information technology in the organization of documentation of the management of the library. Conclusions. In accordance with the above, we can conclude that the organization of documenting the management of the library is oriented on the use of modern information technology and network of various configurations, automation of control over the implementation of management decisions, replacement of a paper document with an electronic carrier of information, etc. The development of these tools necessitates the adoption of technical and programmatic solutions that implement the concept of data processing within the administrative structures of the divisions and the institution as a whole.

Key words: management activity, documentation, library, information technologies, Internet resources.

Водночас для ефективного функціонування інформаційного середовища потребує бібліотеки важливо використовувати сучасні інформаційні технології автоматизації управлінських і технологічно-виробничих процесів, зокрема в організації документування управлінської діяльності, що сприятиме розвитку бібліотек у контексті нових суспільних реалій. Це підтверджує актуальність і важливість статті.

Виклад основного матеріалу. У наш час бібліотеки повинні швидко реагувати на нестійкі умови зовнішнього середовища, що стрімко перетворюється під впливом нових технологій, інформаційно-комунікаційних систем, які приводять до зміни технологічних моделей у суспільстві. Сучасні інформаційні технології, зокрема інтегровані комп'ютерні мережі та системи зв'язку, дозволяють супроводжувати й координувати технологічні процеси в організації документування управлінської діяльності бібліотеки.

Аналіз досліджень і публікацій. Питання автоматизації бібліотек вивчали багато науковців. Найчастіше вони розглядали проблему взаємодії внутрішньої бібліотечної технології та процесів мережевого оточення бібліотечних установ. Окремі аспекти розвитку новітніх автоматизованих інформаційних систем управління бібліотечною установою досліджували такі українські науковці, як О. Башун [1], О. Василенко [2], І. Давидова [3], В. Дригайло [4], І. Ляшенко [8], В. Копа- нєва [7], В. Сошинська [11] та ін.

Сучасні інформаційні технології, зокрема інтернет, є важливим середовищем для створення й розміщення інформаційних ресурсів і здійснення пошуку в них. До сучасних технічних засобів автоматизації документаційного забезпечення системи управління бібліотеки, зокрема організації документування управлінських процесів, відносять: персональні комп'ютери, об'єднані в мережі; електронні друкарські машинки; системи для обробки текстів; копіювальні машини; комунікаційні засоби зв'язку; засоби для автоматизації введення архівних документів і пошуку інформації на нетрадиційних носіях (магнітні й оптичні диски, мікрофільми тощо); засоби для обміну інформацією (комп'ютерні мережі, електронна пошта); відеоінформаційні системи; локальні комп'ютерні мережі; інтегровані мережі установ [4].

Комунікаційні й інформаційні технології у процесі документаційного забезпечення системи управління бібліотеки трактують як інструменти та засоби, які використовують для збору, опрацювання, зберігання, передачі та поширення інформації. Так, Американська бібліотечна асоціація (ALA) визначає їх як «додатки до комп'ютерів та інших технологій щодо придбання, організації, зберігання, пошуку і поширення інформації. Комп'ютерно- програмні засоби використовують для опрацювання і зберігання даних, а телекомунікаційні технології забезпечують інформаційно- комунікаційні інструменти, які дозволяють користувачам отримувати доступ до баз даних і зв'язувати їх з іншими комп'ютерними мережами» [1].

На сьогодні в Україні існує широке нормативно-правове поле для повсюдної інформатизації та впровадження інформаційно-комунікаційних технологій в управлінську практику. Відповідно до ДСТУ 2392-94 «Інформація та документація. Базові поняття. Терміни і визначення» інформаційна система - це комунікаційна система, що забезпечує збирання, пошук, оброблення та пересилання інформації, а автоматизована інформаційна система - це інформаційна система, що реалізована на базі обчислювальної техніки та інших організаційно-технічних засобів [6].

Науковець І. Давидова визначає, що процес еволюції бібліотечної діяльності тісно пов'язаний із розвитком суспільства й значною мірою залежить від державної політики в цій галузі. Нині відбувається перетворення бібліотечної діяльності з документно-комунікаційної на інформаційно-комунікаційну, що зумовлено суттєвими соціокультурними змінами. Разом з тим, дослідниця наголошує, що для налагодження цієї діяльності в бібліотеках створюють автоматизовані інформаційні системи управління, які об'єднують внутрішню й зовнішню інформацію. Таким чином, надходження всіх видів інформації до єдиної системи надає можливості здійснювати інформаційний моніторинг внутрішнього та зовнішнього середовища й сприяє аргументованому прийняттю управлінських рішень [3].

Нині створення інформаційних систем управління дає змогу ухвалювати виважені управлінські рішення, забезпечувати ефективний розвиток бібліотеки і швидко реагувати на виклики зовнішнього середовища. Це допомагає вирішувати важливі завдання реалізації інформаційно-комунікаційних потреб бібліотеки в організації документування управлінської інформації: опрацювання даних про операції, які здійснює установа; створення періодичних контрольних звітів про стан справ та ін.

І. Ляшенко у своєму дослідженні окреслює теоретичні засади щодо створення автоматизованої системи наукової бібліотеки з використанням інтернет-технологій, а також формування методики оптимізації вибору комплексу технологічних засобів для автоматизації бібліотечних процесів [8].

Варто відмітити, що сучасні інформаційні технології в організації документування управлінської діяльності бібліотеки сприяють оптимізації та раціоналізації її управлінських функцій. Нині значна частина управлінської інформації функціонує в електронному середовищі. Нові електронні та цифрові засоби забезпечили доступ практично до всіх джерел і видів інформації з однієї точки і в єдиній технології. Саме створення інформаційно-документаційної підсистеми - одне з головних завдань у процесі документування управлінської діяльності бібліотеки. Важливу роль тут відіграє увага й позиція до цієї проблеми адміністрації, фінансування, компетентність і професіоналізм персоналу, відповідального за їх розробку та впровадження.

В. Сошинська звертає увагу на те, що інформаційно-документаційні технології забезпечують динамічну координацію дій за рахунок використання сучасних програмних засобів комп'ютерних мереж і засобів зв'язку. Інформаційна комп'ютерна мережа установи може нерозривно під'єднуватися до всесвітньої мережі Інтернет, і це може проводитися через відповідні шлюзи з регламентованим доступом до внутрішньої інформації. Так установа отримує прямий доступ до різноманітної інформації із широким спектром за змістом (законодавчі акти, різні відомості тощо) [11].

Специфічні особливості існуючих різноманітних інформаційних систем управлінської діяльності бібліотеки зумовлені її економічною доцільністю. Функції ї бібліотеки, визначені її положенням, мають сталий характер і здебільшого потребують прийняття типових документаційних рішень. Це надає великі можливості для спрощення й прискорення підготовки текстів управлінських документів (повідомлення, довідки, службові листи тощо), і їхня структура може бути повністю або частково уніфікованою. Зокрема, інші управлінські документи (бухгалтерські, статистичні, первинно-облікові тощо) для всіх установ є загальними, їхню форму розробляють і затверджують відповідні відомства. Тому документування управлінської діяльності орієнтоване на використання сучасних інформаційних технологій, що передбачають заміну паперового документа, на так званий електронний документ.

З огляду на це, плідною видається думка В. Копаневої про те, що нині відзначається поступове, але невпинне домінування електронної комунікації, яка має нелінійну структуру, бо саме завдяки їй можливо вирішити проблему інтеграції всього інтелектуального потенціалу суспільства в систему документальних комунікацій і максимально ефективно забезпечити його подальше використання [7].

У Законі України «Про електронні документи та електронний документообіг» зазначено організаційно-правові засади електронного документообігу й використання електронних документів. Електронний документ визначено як «документ, інформація у якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа»[9]. На державному рівні регулювання в цій галузі спрямоване на: реалізацію єдиної державної політики щодо електронного документообігу; забезпечення законних прав та інтересів суб'єктів електронного документообігу; нормативно-правове забезпечення процесів обробки, створення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів.

Законодавство регламентує склад і порядок розміщення обов'язкових реквізитів електронних документів. Водночас, цей порядок для організаційно-розпорядчих документів, створених в електронному режимі, визначено положенням ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» [5].

Звичайно ж, обов'язковим реквізитом електронного документа є електронний підпис, який використовують для ідентифікації його підписувача. Використання електронних цифрових підписів регламентовано законом. Так, у Законі України «Про електронні довірчі послуги» зазначено, що електронний підпис - електронні дані, які додаються підписувачем до інших електронних даних або логічно з ними пов'язуються і використовуються ним як підпис [10].

Таким чином, відповідно до проаналізованого вище, відмітимо основні переваги використання сучасних інформаційних технологій в організації документування управлінської діяльності бібліотеки, які забезпечують:

— підвищення ефективності функціонування мобільності керівного та адміністративно-управлінського персоналу;

— зростання інформаційного забезпечення осіб, що приймають рішення при мінімальних витратах часу;

— удосконалення організації апарату управління структурних підрозділів та обумовлення чітких службових обов'язків кожного працівника;

— повну інформованість про можливості нових інформаційних технологій;

— сприятливі умови для автоматизації процесу навчання та підвищення кваліфікації співробітників;

— підвищення інтелектуального та якісного рівня персоналу й організації загалом.

Звичайно ж, усе це вимагає радикальних змін в організації управління, його регламенту, кадрового потенціалу, фіксування та передачі інформації, документаційного забезпечення системи управління й потребує значних початкових витрат, складної підготовки і наукомісткої техніки. Упровадження має починатися зі створення математичного забезпечення й формування інформаційних потоків у системах підготовки керівників і спеціалістів.

Отже, відзначимо основні тенденції розвитку інформаційних технологій в організації документування управлінської діяльності бібліотеки: удосконалення форм і методів управління системами інформаційного забезпечення; централізація й інтеграція комп'ютерних банків даних; упровадження сучасних комп'ютерних інформаційних технологій для ведення обліку; активне використання ефективних і потужних комп'ютерних мереж; застосування спеціалізованих засобів захисту інформації тощо. На наш погляд, саме це дозволить ефективно реалізувати управлінський інформаційний процес відповідно до завдань і стратегії бібліотеки та її адаптації до умов мережевого середовища й інтеграції у світовий інформаційно-комунікаційний простір.

Висновки. Відповідно до зазначеного вище можемо зробити висновок, що організацію документування управлінської діяльності бібліотеки зорієнтовано на використання сучасних інформаційних технологій і мережі різних конфігурацій, автоматизацію контролю виконання управлінських рішень, заміну паперового документа електронним носієм інформації тощо. Розвиток цих засобів зумовлює необхідність технічних і програмних рішень, що реалізують концепцію розподільної обробки даних у межах управлінських структур підрозділів й установи загалом.

Список використаних джерел

1. Башун О. В. Бібліотеки США. Погляд українського фахівця. Київ : Нора друк, 2004. 55 с.

2. Василенко О. М. Інформатизація бібліотек у системі показників бібліотечної статистики // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. 2007. № 3. С. 30-36.

3. Давидова І. О. Бібліотечне виробництво в інформаційному суспільстві : монографія / наук. ред. В. О. Ільганаєва. М-во культури і мистецтв України, Харк. держ. акад. культури. Харків : ХДАК, 2005. 295 с.

4. Дригайло В. Г., Башун Е. В., Волынец В. Н. Основы управления библиотекой высшего учебного заведения : науч.-практ. Пособие. 2-е изд., перераб. и доп. Москва : Либерея, 2004. 328 с.

5. ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів». Вид. офіційне. Київ : Держстандарт України, 2003. 21 с.

6. ДСТУ 2392-94. «Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення». Київ: Держстандарт України, 1995.

7. Копанєва В. Бібліотека в системі наукової електронної комунікації //Бібліотечний вісник. 2007. № 5. С. 3-9.

8. Ляшенко І. Ю. Автоматизація бібліотечних процесів з використанням інформаційних мережевих технологій : автореф. дис. ... канд. техн. наук: 05.13.06 / НАН України; Нац. б-ка України ім. В.І. Вернадського. Київ, 1998. 17 с.

9. Про електронні документи та електронний документообіг : Закон України від 22.05.2003 N° 851- IV // Відом. ВР України. 2003. № 36. С. 275.

10. Про електронні довірчі послуги : Закон України від 05.10.2017 № 2155-VIII // Відом. ВР України, 2017, № 45, ст. 400. URL: http://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19.

11. Сошинська В. Є. Роль професійних об'єднань у комунікаційних відносинах фахівців документно-інформаційної сфери // Документознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики : зб. матер. ІІІ міжнар. наук.-практ. конф. (Київ, 16-18 трав. 2008 р.) / ДАКККіМ. Київ, 2006. С. 79-80.

References

1. Bashun, O. V. (2004). Libraries of the USA. View of the Ukrainian Specialist. Kyiv : Nora druk [in Ukrainian].

2. Vasylenko, O. M. (2007). Informatization of Libraries in the system of the Indexes of the Librarian Statistics. Bibliotekoznavstvo. Dokumentoznavstvo. Informolohiia, 3, 30-36 [in Ukrainian].

3. Davydova, I. O. (2005). Librarian Production in the Informational society. Bibliotechne vyrobnytstvo v informatsiinomu suspilstvi : monohrafiia. V. O. Ilhanaieva (Ed.). Kharkiv : KhDAK [in Ukrainian].

4. Dryhailo, V. H. & Bashun, E. V. & Volynets, V. N. (2nd ed.). (2004). The Fundamentals of the Library Management in the Institution of the Higher Education. Moskva : Lybereia [in Russian].

5. State Unified System of the Documents. Unified System of the Organisational and Managerial Documents (2003). DSTU 4163-2003. Kyiv : Derzhstandart Ukrainy [in Ukrainian].

6. Information and Documentation. Fundamental Cocepts. Terms and Definitions. (1995). DSTU 239294. Kyiv : Derzhstandart Ukrainy [in Ukrainian].

7. Kopaneva, V. (2007). Library in the System of the Scientific Electronic Communication. Bibliotechnyi visnyk, 5. 3-9 [in Ukrainian].

8. Liashenko, I. Y. (1998). Automatization of the Librarian Processes of the using of the Informational Network Technologies. Extended abstract of candidate's thesis. Kyiv [in Ukrainian].

9. Law of Ukraine on electronic documents and electronic document cycle from May 22 2003 № 851-IV. Vidomjsti VR Ukrainy, 36, 275 [in Ukrainian].

10. Law of Ukraine on electronic trust services from October 05 2017 № 2155-VIII. Vidomosti VR Ukrainy, 45, 400. Retrieved from http://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19 [in Ukrainian].

11. Soshynska, V. Ye. (2006). The Role of the Professional Unities in the Communicational Relations of the Specialists in the Documentation and Information Sphere. Proceedings of III the Third International Scientific and Practical Conference. «Documentation. Informational activity: problems of science, education, practice ». (pp. 79-80). Kyiv: DAKKKiM [in Ukrainian].

Размещено на Allbest.ru