Этикет делового письма

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

Слово этикет (от французского etiquette - ярлык, этикетка) определяется как совокупность правил поведения. Касающихся отношения к людям (обхождение с окружающими, формы обращения и приветствий, поведение в общественных местах, манеры, одежда).

Известны "писаные" и "неписаные" нормы поведения в той или иной ситуации официального контакта. Принятый порядок и форма обхождения на службе называется деловым этикетом. Его основная функция - формирование правил, способствующих взаимопониманию людей. Второй по значению является функция удобства, т. е. целесообразность и практичность. Современный отечественный служебный этикет имеет интернациональные признаки, потому что его основы фактически были заложены в 1720 году "Генеральным регламентом" Петра I, в котором были заимствованы зарубежные идеи.

Из истории русского делового письма

Русская официально - деловая письменная речь имеет многовековые традиции и глубокие исторические корни. Знакомство с ее историей позволит лучше понять причины и закономерности формирования особого стиля языка, обслуживающего сферу официально - деловых отношений, выявить особенности национальной культуры русского делового письма, его интернациональные свойства.

Речевой этикет - это совокупность всех этикетных речевых средств и правила их использования в тех или иных ситуациях. В различных сферах человеческой деятельности этикетные средства используются различно. Поэтому в самостоятельные системы выделяются его разновидности:

воинский этикет

дипломатический этикет

церковный (православный) этикет

светский этикет

служебный (деловой) этикет

Различные виды этикета представлены системой различных этикетных формул: Ваше преосвященство (церковному служителю высокого сана) и товарищ генерал (в старой русской армии Ваше превосходительство). Однако общим принципом использования этикетных средств в любой сфере общественной жизни остается принцип вежливости.

В деловой переписке использование этикетных средств носит также регламентированный характер. Этикет это кодекс цивилизованного поведения, который базируется на потребности человека быть признанным, на учете его социального статуса и достоинства.

Специфика делового общения заключается в том, что столкновение, взаимодействие экономических интересов и социальное регулирование осуществляется в правовых рамках. Идеальным результатом взаимодействия и правового оформления отношений становятся партнерские отношения, построенные на основах взаимного уважения и доверия.

Специфической особенностью делового общения является его регламентированность, т.е. подчиненность установленным правилам и ограничениям.

Функции делового письма

Деловое письмо - это документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.

Деловое письмо выполняет ряд важных функций. Прежде всего, это - информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей.

Письмо обладает организационной функцией. С помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координаты их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма.

Письмо несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец, письмо выполняет воспитательную функцию, поскольку требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации - автора документа.

Общие требования к языку делового письма

Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована любым способом и на любом носителе с целью последующего ее обращения (передачу, прием, обработку, хранение, поиск, размножение) в сфере делопроизводства.

Что касается языка, то тексты писем составляются на русском или национальных языках в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и ее субъектов о государственных языках. Переписка в сфере внешнеэкономической деятельности ведется на русском или ином языке, предусмотренном коммерческим договором между деловыми партнерами.

К числу основных средств фиксации деловой информации относятся ручные пишущие средства, пишущие машинки, диктофонная техника и печатающие устройства персональных компьютеров.

В письменной речи, в отличие от устной, необходимость использования этикетных средств остается неизменной. В значительной степени оно определяется жанром послания (письма-приглашения, письма-поздравления, письма-соболезнования), социальным статусом адресата, о котором уже шла речь.

Этикетные ритуалы делового текста

В письменной речи, в отличие от устной, необходимость использования этикетных средств остается неизменной. В значительной степени оно определяется жанром послания. Этикетные формулы в основном носят условный характер.

Этикетные ритуалы, выраженные глаголами-перформативами, включены, как правило, в устойчивые выражения, как и остальные формулы речевого этикета.

К этикетным ритуалам, используемым в деловых письмах, относятся также различные виды похвалы:

- Вы проявили сердечное внимание к детям-сиротам и детям, оставшимся без попечения родителей... (прямая похвала)

- Учитывая Ваш большой вклад а развитие технического прогресса в промышленности... (косвенная похвала)

Нельзя не учитывать эффективность этикетных формул, арсенал которых в русском речевом этикете очень велик. От тона письма во многом зависит успех дела. Еще Френсис Бэкон утверждал, что вести деловой диалог в доброжелательном тоне более важно, чем употреблять хорошие слова и располагать их в правильном порядке.

Универсальным принципом использования этикетных средств является принцип вежливости, который выражается в рекомендациях, данных читателям в одном старом русском письмовнике и не утративших актуальности по сей день: "Первая обязанность пишущего -- помнить свое собственное положение, знать положение лица, которому мы пишем, и представлять себе последнего так ясно, как будто мы стоим перед ним и разговариваем"*. Это особенно важно сегодня, когда официальная переписка начинает носить более личный и динамичный характер.

Основные виды деловых писем

Деловые письма можно разделить на несколько видов по разным признакам. Одно из наиболее распространенных разделений - это разделение по тематическому признаку. Оно имеет две группы:

Коммерческие - используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договора.

Некоммерческие (деловые письма) - используются при решении различных организационных, правовых вопросов.

Виды некоммерческих деловых писем.

Письмо-просьба. В письме-просьбе излагается просьба, при этом в ней подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении.

Сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей. Такого рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу.

Письмо-сообщение. В данном виде делового письма дается какая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения со стороны, которой высылается данное письмо.

Письмо-подтверждение. Содержит сообщение о получении какого-либо отправления или о том, что ранее составленный документ остается

в силе. Также можно подтверждать факт либо действие.

Письмо-напоминание. Направляется в тех случаях, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов напоминание о выполнении действия меры, которые будут приняты в случае невыполнения ранее заключенного договора или соглашения.

Письмо-приглашение. Пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое- либо торжество или мероприятие. В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприятия.

Письмо-благодарность. В данном виде письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.

Гарантийное письмо. Составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу.

Виды коммерческих деловых писем

Запрос и ответ на него. Данные виды коммерческой корреспонденции являются в письменной речи реализацией двусторонней связи. Запрос представляет собой обращение лица, желающего заключить сделку. В запросе обязательно указывается наименование товара услуг, условия, на которых желательно получить товар, условия платежа, количество и качество товара.

Оферта и ответ на нее. В данном виде письма обычно указывается, на каких условиях должен произойти обмен товарами, услугами. В ответе выражается согласие либо несогласие с выдвинутыми условиями.

Письмо-претензия рекламация, ответ на него. Рекламация содержит претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства и требования возмещения убытков. Она может быть предъявлена в отношении качества, количества товаров, сроки поставки и т.п. Рекламация содержит - основания для предъявления претензий - доказательства произошедшего ущерба - конкретные требования стороны, предъявляющей претензию. Рекламация представляется в письменном виде, с приложением всех необходимых документов. Если она не может быть урегулирована сторонами, то она переноситься в арбитраж. В ответе на рекламацию сообщается, что информация принята к рассмотрению она рассматривается полностью, частично либо отклоняется денежная оплата произведена.

Заключение

Составление текста делового письма - всегда акт речевого творчества, каким бы письмо ни было - регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности. Нельзя научиться писать деловые письма правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелегкому искусству, не зная особенностей официально-делового и публицистического стилей речи. этикет деловое письмо текст

Сегодня увеличивается число жанровых разновидностей деловой корреспонденции и поводов для составления и отправления деловых писем. Языковой стандарт в деловой переписке сосуществует с экспрессией и с элементами диалогизации речи. Все это требует от менеджера сегодня большей речевой подготовки, чем скажем, десять лет назад, в эпоху царствования типовых и трафаретных текстов. Умение самостоятельно мыслить и формулировать свои мысли, компетентно вести письменный диалог ценится в деловых кругах все больше. Русский литературный язык, один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил в сфере письменного делового общения бесценный опыт, представленный унифицированными и трафаретными языковыми формами, традициями использования этикетных средств. Сегодня важно не растерять эти сокровища, не копировать западные образцы, а с уважением относиться к нашим предкам, веками отшлифовавшим форму и стиль делового письма, и плодотворно развивать отечественные традиции составления деловой корреспонденции - задача, которая стоит перед сегодняшним и будущими поколениями деловых людей в России.

Список литературы

1) Введенская, Л. А. Русский язык и культура речи, 2002.

2) Веселов, П.В. Современное деловое письмо в промышленности П.В. Веселов. М. Изд-во стандартов, 1990.

3) Загорская, А.П. Письмовник для ведения деловой корреспонденции

А.П. Загорская, П.Ф. Петроченко, Н.П. Петроченко. М. Моск. рабочий, 1992.

4) Тейлор, К. Основы делопроизводства в современном бизнесе Пер. с англ. К. Тейлор. М. Сол Систем Финансы и статистика, 1997.

5) Хазагеров, Т. Г. Общая риторика [Текст] : курс лекций : словарь риторических приемов / Т. Г. Хазагеров, Л. С. Ширина. Ростов н/Д, 1999.

Генеральному директору

ООО «Кэрол»

Алексеевой Т.Б.

Исх. № 12/8 от «15 »ноября 2012 г.

О сотрудничестве

Компания «СтройМастер» - специализируется на продаже строительных и отделочных материалов, но не ограничивается этим. Расширенный ассортимент товаров, представленных в торговых залах магазинов, включает в себя осветительные и электроприборы, бытовую химию, сантехнику, мебель, автохимию, аксессуары для туалетных и ванных комнат, хозяйственные товары и изделия из пластмассы. Причём, в каждом магазине представлены товары определённых ассортиментных групп, исходя из возможностей конкретного магазина и имеющихся торговых площадей.

Предлагаемый товар становится более доступным для посетителей. Цены, максимально приближенные к рыночным, привлекают людей с самым разным достатком. Существующая гарантия на товары и возможность обмена или возврата товара, который по тем или иным причинам не устроил клиента, вызывает доверие покупателей и побуждает их снова и снова обращаться за решением своих проблем к нам.

Компания «СтройМастер» приглашает к взаимовыгодному сотрудничеству розничных и оптовых партнеров.

Условия и сроки поставки товара

Заказы принимаются по электронной почте либо по факсу. Перед оформлением заказа просьба делать запрос о наличии товара на складе. После подтверждения заказа Вам будет выставлен счет. Счет требует вашего подтверждения (проверки наименования товара, количества, стоимости). Подтверждение можно отправить по электронной почте либо по факсу.

Условия платежа - предоплата 60 %, доплата в размере 40% осуществляется перед отгрузкой товара с нашего склада.

Срок выполнения заказа - 5 рабочих дней, начиная со дня оплаты и при условии наличия товара на складе.

Прайс-лист и образцы продукции прилагаем.

С уважением,

Директор ЗАО «МастерСтрой»

Маркова Е.В.

Директору ЗАО «МастерСтрой»

Марковой Е.В.

От генерального директора ООО «Кэрол»

Алексеевой Т.Б.

Благодарим Вас за предложение на строительные и отделочные материалы, однако в настоящее время мы не заинтересованы в закупке данных товаров.

С уважением,

Генеральный директор

ООО «Кэрол»

Алексеева Т.Б.

Размещено на Allbest.ru