Официально-деловой стиль

Размещено на http://www.allbest.ru/

Официально-деловой стиль - функциональная разновидность языка общения в сфере управления.

Участниками делового общения являются органы и звенья управления - организации, учреждения, предприятия, работники. Характер и содержание информационных связей, в которые вступают участники делового общения зависят от их места в иерархии органов управления. Эти отношения устойчивы и регламентируются правовыми нормами.

Условия делового общения

Актуальность информации для правильного принятия решения.

Достоверность (объективность) информации, непредвзятое отражение фактического состояния дел.

Убедительность (аргументированность) документа для формирования определенной реакции на него. (Пример, у Нестеровой 7 раз со служебной запиской).

Полнота (достаточность) информации. Недостаток информации - дезинформация. В разных документах допускается разная полнота (протокол краткий и полный).

Особенности официально-делового стиля

«Коллективный субъект». Независимо от того, кто конкретно является составителем документа, его адресатом или руководителем, документ представляет организацию в целом.

Адресность информации, содержащейся в документе.

Повторяемость управленческих действий и ситуаций: «игра по правилам» - повторяемость управленческой информации.

Тематическая ограниченность в применении одних и тех же языковых средств. В отличие от других стилей языка (научного, разговорного, литературного и т.д.), деловой стиль характеризуется следующим:

Нейтральный тон изложения = официальный, неличный характер с дистанцией людей без эмоциональной и экспрессивной окраски.

Точность и ясность изложения для однозначного понимания, адекватности восприятия текста его автором и адресатом.

Лаконичность текста. Логичность структуры и содержания документа.

Этикет делового общения

Этикет - это установленный порядок поведения где-либо.

Деловой этикет в сфере делового общения - вежливость, уважение к партнеру;

соблюдение определенной дистанции между сотрудниками разного уровня, служебного положения;

умение принимать решения и способность их выполнять.

Честность;

Умение говорить «нет», не задевая самолюбия партнера;

Терпимость к чужому мнению;

Умение признавать свои ошибки;

Умение использовать в споре аргументы, а не авторитеты.

Так как деловое общение осуществляется в основном через документы, то деловой этикет находит в них свое отражение.

Обращение к личности адресата:

«Уважаемый господин (фамилия)»

«Уважаемый господин Президент»

«Уважаемый Игорь Иванович»

При формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и т.п.:

«Предлагаем Вашему вниманию», «Просим сообщить»

Правила делового поведения:

Не затягивайте с ответом;

Не пишите «отписок»;

Не пишите лишних слов;

Поблагодарите за ответ или действие;

Исключите местоимение «Я», «он» (не «мы выполним», а «нами будет выполнено»);

Не «Вы предлагаете», а «Вами предложено».

Деловой стиль предполагает употребление специальной лексики. Понятие «специальная лексика» относится к трем категориям слов: термины, профессионализмы и жаргонно-профессиональные слова.

Термин - слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное понятие, употребляемое в науке, технике и других областях деятельности. Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, что очень важно в деловом общении.

Термины, используемые в управленческой документации - это:

Отраслевая терминология;

Специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления.

Термины динамичны: меняется содержание уже имеющихся понятий, устаревают термины и уходят из обращения, появляются новые.

«дьяк», «писарь», «челобитная», «столбец» ушли;

«телеграмма», «телефонограмма», «факс» пришли.

Кроме того, имеются слова-синонимы, когда одно и то же понятие обозначается несколькими терминами. Они могут быть полными (абсолютными) или частичными (относительными). Например, анкета - вопросник. Договор - контракт - соглашение, хотя и можно отнести к полным синонимам, но они различаются практикой их употребления:

в трудовом законодательстве - трудовой договор (контракт);

в гражданском законодательстве двусторонние и многосторонние сделки называются договорами;

во внешнеторговых сделках - контракт,

договоренности в ряде областей фиксируются в соглашениях.

Омонимия - совпадение по звучанию одного или нескольких терминов, различных по значению (пример: поле на бумаге и поле на земле, фаланга в армии, в медицине, в зоологии, ключ).

Профессионализмы - слова, которые становятся неофициальным заменителем термина (трансплантация и пересадка, карданное устройство - кардан и др.). Использование профессионализмов в деловой документации крайне не желательно!

Профессионально-жаргонная лексика - форма профессионального просторечия (студент - дневник, наличка - нал, безнал и т.д.) Использование этих слов не допустимо не только в письменной, но и в официальной устной речи!

Устаревшая лексика

Архаизм - слово, вышедшее из употребления (архивариус, канцелярист, мемория). Историзм - слово, обозначающее предмет, вышедший из употребления (чернильница, пенсне, пресс-папье).

Неологизм - слово, обозначающее новое понятие, предмет. Неологизм можно применять, если он уже имеет устойчивое обозначение в языке (менеджер, префектура, телефакс, факс). Неологизм не имеет прав на употребление в официальной деловой речи, если это профессионализмы или слова профессионального жаргона: анонс - объявление, санирование - оздоровление.

Заимствованные слова - слова, пришедшие из других языков мира, как правило, названия новых предметов. Излишнее употребление иноязычных слов вместо привычных недопустимо: эксклюзивный - исключительный, пролонгировать - продлить.

Слова с «универсальным» значением - слова со стертым, неопределенным значением, употребляемые вместо точных смысловых определений: «слабо ведутся работы». Слова «слабо» скрывает такие слова, как неритмично, неорганизованно, медленно. «Протокол слабо отражает позиции сторон в рассмотренном вопросе». Здесь слово «слабо» означает: неполно, неточно, предвзято. Такие слова в деловых текстах являются нормой.

Сокращения

Длинные слова и словосочетания затрудняют их употребление. Поэтому употребляются сокращения. Различают два вида сокращенных слов:

Лексические сокращения (аббревиатуры) - сложносокращенные слова: Мосводканал, СНГ, спецназ, - функционируют как самостоятельные слова.

Графические сокращения: г-н, тчк, т.д., кв.м., - расшифровываются при чтении и словами не являются.

Типы аббревиатур:

инициальные сокращения, состоящие из начальных букв слов: АГЗ, МЧС РФ, ЖСК, КБ, ГАИ, ГУВД, ТОО;

слоговые сокращения: Мосжилстрой, главбух, завгар;

частично сокращенные слова: Мослесопарк, Москоллектор, хозрасчет, рембаза.;

усечения: зам., зав., спец., пред.;

телескопические сокращения - образованы из начала и конца составляющих слов: рация - ра(дио+стан)ция, стагфляция - стаг(нация+ин)фляция, бионика - био(логия+электро)ника.

смешанный тип сокращения: ВНИИторгмаш, МосгорБТИ.

Графические сокращения:

а) точечные - стр., др., пр., т.п.;

б) дефисные: гр-н, г-н.;

в) косолинейные: п/о, о/м;

г) курсивные: т, кг, см, л;

д) комбинированные: ж.-д., сев.-зап..

Индивидуальные названия организаций, предприятий и учреждений пишутся с большой буквы: Моспроект, Мострансагентство.

Родовые названия пишутся со строчной буквы: вуз, госархив.

Инициальные аббревиатуры всегда пишутся большими буквами: МЧС РФ.

Недопустимо перегружать текст графическими сокращениями.

Языковые формулы

Языковые формулы - устойчивые (шаблонные, стандартные) языковые обороты, используемые в неизменном виде, являются следствием регламентированности служебных отношений, повторяемость управленческих ситуаций. Сообщаем, что в период с … по …

Акт составлен комиссией в составе: …

Направляем на рассмотрение и утверждение…

Выражаем глубокую признательность за…

Языковые формулы - результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях. Они могут выступать как юридически значимый компонент текста и определять видовую принадлежность документа, например, гарантийного письма:

«Оплату гарантируем. Наш расчетный счет…»

В письме-претензии: «… в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции»

В распорядительном документе: «Контроль за выполнением приказа возлагаю на…»

«Нанизывание падежей» - употребление слов в одной падежной форме для большей четкости текста.

«Полностью разделяем необходимость дальнейшего обсуждения (род. падеж) конкретных аспектов (род. падеж) возможного сотрудничества (род. падеж) Мэрии Москвы (род. падеж) и руководства (род. падеж) финской столицы (род. падеж).

Ограниченная сочетаемость слов по сравнению с литературной и языковой речью, как основа для типизации выражений

Конструкция с отглагольными существительными: «оказать содействие», а не «посодействовать», «произвести уборку», а не «убрать», «произвести учет», «оказать поддержку», «произвести ремонт».

Ограниченное употребление глаголов в личной форме, безличный характер изложения текста: «Комиссией проведена проверка и установлено» (Комиссия проверила и установила), «Проектом предусмотрено».

Построение предложений.

Особенность делового стиля - преимущественное употребление простых распространенных предложений, одно- или двусоставных.

«В связи с крайне низкой эффективностью использования городской собственности, а также в связи с недостаточной загруженностью автохозяйством и его избыточностью просим Вас разрешить…»

Типичные языковые ошибки в текстах документов

а) Неразличение слов-паронимов (близких по звучанию, родственных, однокоренных слов, различающихся значением).

Представить - предоставить

Гарантийный - гарантированный

Командировочный - командированный

Поместить - разместить

Оплатить - заплатить

б) Невнимание к оттенкам слов-синонимов.

Оттенки слов-синонимов

в) наличие в тексте слов-плеоназмов (близких по смыслу), как правило, когда соединяются вместе русские и иностранные слова:

прейскурант цен передовой авангард

внутренний интерьер памятный мемориал

Некоторые плеоназмы приобрели терминологический характер «информационное сообщение», «целиком и полностью», «монументальный памятник», «букинистическая книга».

г) неправильное употребление предлогов: по, в, с, благодаря

Неправильно: «В районе немало сделано по улучшению торговли»

Правильно: «В районе немало сделано для улучшения торговли»

Разговорный: «Трудности с обеспечением кадрами»

Деловой: «Трудности кадрового обеспечения»

Внимательно надо следить за смыслом фразы при употреблении разных предлогов.

Трудные случаи (проверять по словарю)

Литература

деловой общение терминология

1. Валгина Н.С., Светлышева В.Н. Орф. и пункт.: справ-ник. - М.; Выс. школа, 1993.

2. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. - М.; Издательство стандартов, 1990.

3. Веселов П.В. Аксиомы делового письма. - М.; Информационно-внедренческий центр «Маркетинг», 1993.

4. Громова Н.М. Основы деловой переписки. - М.; РУССОЛИТ, 1992.

5. Громова Н.М., Деева Т.М., Кричатова Е.В. и др. Ваш зарубежный партнер (Переписка, документация, контракты). - М.; Техноэкология, 1992.

6. Деловая переписка с иностранными фирмами: Практ. пособие. - М.; Имидж, 1991.

7. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. 3-е изд. - М.; Высшая школа,1988.

8. Розенталь Д.Э., Теленкова М.А. Словарь трудностей русского языка. 6-е изд. - М.; Русский язык, 1987.

9. Словарь сокращений и аббревиатур. - М., 1995.

10. Словарь сокращений русского языка / Под редакцией Д.И. Алексеева. 4-е изд. Стереотип. - М.; Русский язык, 1984.

11. Справочник по деловой переписке. - М.; Мэрия Москвы, Научно-внедренческая фирма «Межрегионсервис», 1996.

Размещено на Allbest.ru