Основи ділового українського мовлення

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Спільність і відмінність за змістом і способом оформлення між наказом з основної діяльності та наказом по особовому складу

наказ реквізит посвідковий перепустка

Наказ є основним документом, що забезпечує розпорядчу діяльність переважної більшості підприємств, установ і організацій України.

Наказ - це розпорядчий документ, який видає керівник організації на правах єдиноначальності на підставі та на виконання чинних нормативно-правових актів, розпорядчих документів та директивних листів організацій вищого рівня або за власною ініціативою чи ініціативою структурних підрозділів організації.

Залежно від змісту розрізняють накази:

* з основної діяльності;

Накази з основної діяльності видають з питань:

*утворення, реорганізації, ліквідації, перейменування, зміни діяльності організацій або їх структурних підрозділів, постійно діючих та тимчасових колегіальних органів і комісій. Наприклад:

*Про створення промислового об`єднання

*Про ліквідацію організації і створення ліквідаційної комісії

*Про зміни у складі дирекції

*Про перерозподіл обов`язків між керівництвом організації

*Затвердження або внесення змін до статутів, положень, структури і штатної чисельності, штатного розпису, інструкцій, правил, планів тощо. Наприклад:

*Про внесення змін до Статуту корпорації Про внесення змін до штатного розпису апарату управління організації.

* Про затвердження Типової номенклатури справ для мережі підвідомчих установ.

* Надання посадовим і службовим особам організації певних прав і повноважень. Наприклад:

* Про надання заступнику директора права підпису службових документів від імені організації Про надання головному бухгалтеру повноважень з розпорядження коштами організації

* Про покладення на головного інженера відповідальності за спорудження новобудови на території організації

*Скасування попередніх наказів з основної діяльності організації у зв`язку із завершенням терміну їх дії,

*Звільненням або переведенням на іншу посаду відповідальних працівників тощо.

Накази з адміністративне-господарських питань видають у тому разі, коли такі питання потребують правового регулювання. Наприклад:

* Про встановлення на підприємстві порядку користування мобільним зв`язком

* Про створення робочої групи для виконання позапланової науково-дослідної теми

* Про розподіл коштів за виконання договірної теми

* Про призначення чергових у святкові дні У цілому, порядок підготовки наказів з адміністративно-господарських питань і наказів з основної діяльності є однаковим. Відмінними для цих вплив наказів є лише строки зберігання і, відповідно, вимоги до формування. справи, про що ми поговоримо трохи пізніше.

До наказів з особового складу належать накази про;

*прийняття на роботу (призначення на посаду);

* переведення (переміщення) на іншу посаду (роботу)

*звільнення (припинення трудового договору);

*заохочення (нагородження, преміювання);

*накладення дисциплінарного стягнення;

* з адміністративно-господарських питань.

* надання матеріальної допомоги;

* надання відпусток;

* відрядження тощо.

Порядок підготовки наказів з особового складу деякою мірою відрізняється від порядку підготовки наказів з основної діяльності та з адміністративно - господарських питань. Зокрема, для цього виду наказів застосовують спеціальну індексацію, тут існують певні особливості у складанні заголовків, формулюванні текстів та оформленні відміток про наявність документів, що є підставами для видання наказів з особового складу.

У заголовку такого наказу зазначають: «Щодо особового складу».

Реквізити наказу такі:

1) назва підприємства або установи, що видає наказ, або назва посади керівника;

2) назва виду документа;

3) назва місця видання наказу;

4) номер;

5) дата підписання;

6) короткий зміст наказу (заголовок);

7) текст наказу;

8) підстава для складання;

9) підпис керівника підприємства (установи).

Наказ повинен також мати позначку про безпосереднього виконавця (прізвище та ініціали, посада, номер телефону), а також візи посадових осіб, - з якими погоджено проект наказу.

Кожний пункт наказу починається з дієслова в наказовій формі (призначити, перевести, звільнити, оголосити), яке пишеться великими літерами. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його складання.

Накази з особового складу, за винятком окремих випадків, мають лише розпорядчу частину, починати яку рекомендують з прізвища, імені та по батькові працівника. Потім зазначається посада (вчений ступінь, звання, спеціальність, розряд), найменування структурного підрозділу, дія, що оголошується наказом.

Після тексту розпорядчої частини зазначається підстава підготовки наказу (розпорядження).

Проект наказу (розпорядження), у разі потреби, погоджується з відповідними посадовими особами, коло яких встановлює керівник підприємства, установи, організації.

Завізований проект наказу (розпорядження) подається на підпис керівникові. Після підписання наказ (розпорядження) реєструється у книзі реєстрації наказів, що має таку форму:

* номер наказу;

* дата реєстрації;

* короткий зміст;

* ким підписано (прізвище, ініціали);

* кому направлено (оголошено під розписку). У груповому наказі (розпорядженні), який передбачає групу питань, рекомендується розміщувати їх у такій послідовності:

* прийняття на роботу (призначення на посаду);

* переведення на іншу постійну роботу (на даному підприємстві, в установі, організації);

* звільнення з роботи;

* надання відпусток;

* заохочення;

* стягнення.

У кожній групі питань прізвища працівників рекомендується розміщувати в алфавітному порядку (Додаток А).

2. Пояснювальна записка, її реквізити та правила написання

Пояснювальна записка - це документ, в якому:

- особа викладає причини якихось подій, фактів, допущених нею порушень (укладається з власної ініціативи або ж на вимогу керівника структурного підрозділу чи установи);

- міститься додаток чи доповнення до основного документа, в якому пояснюється зміст окремих його положень (мета, актуальність, структура, зміст призначення та ін. плану, звіту, проекту тощо).

Пояснювальні записки можуть бути службовими (відтворюються, як правило, на бланках) й особистими (відтворюються на аркушах паперу за підписом автора).

Службова пояснювальна записка містить такі реквізити:

1. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі ліворуч).

2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі праворуч).

3. Назва документа.

4. Дата.

5. Номер.

6. Заголовок (Про…).

7. Текст.

8. Посада адресанта.

9. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

Приклад службової пояснювальної записки

Відділ капітального будівництва Проректорові з адміністративно - господарської роботи ДДУ

Литовченку Г.О.

Пояснювальна записка

12.05.2012 р.

№22-1/18

Про тимчасове припинення електропостачання

11.05.2012 р. о 18.30 було припинено електропостачання в гуртожитках №3, 5, 12, 14 по вул. Миру в зв'язку з тим, що шквальним вітром було зламано дерево в районі підстанції №2, яке впало й пошкодило лінію електропередач. Подачу електроенергії було терміново припинено. Пошкодження було усунено протягом наступних двох годин. Електропостачання було повністю відновлене о 20.35.

Інженер-електрик (підпис) Р.О. Редов

Особисті пояснювальні записки часто пишуться з такими реквізитами:

1. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали).

2. Адресант (посада, установа, прізвище, ініціали).

3. Назва документа.

4. Текст.

5. Дата.

6. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

Приклад особистої пояснювальної записки

Деканові факультету іноземних

мов ЛДУ проф. Дацишину А.П.

студента курсу факультету

іноземних мов гр. 11-АМ

Чернавського Олега Вікторовича

Пояснювальна записка

Я не відвідував заняття з 24.09 до 28.09.2012 р. у зв'язку з перебуванням у лікарні за місцем проживання батьків. Довідка додається.

29.09.2012 р. (підпис) О.В. Чернавський

3. Запишіть реквізити посвідкових (засвідчувальних) документів: паспорта, перепустки, диплома, військового квитка

Список використаної літератури

1. Бибик С. та ін. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів. - 2-е вид., випр. і допов. - К., 1998. - 456 с.

2. Бурячок А. та ін. Довідник з українського правопису. - 3-є вид., випр. і допов. К. - 1984. - 425 с.

3. Бурячок А. Универсальный русско-украинский словарь. К., 2000. - 864 с.

4. Великий тлумачний словник сучасної української мови. - К. - 2001-1230 с.

5. Глущик С.В. та ін. Сучасні ділові папери. - К., 2005. - 398 с.

6. Головащук С. Словник-довідник з правопису та слововживання. - К., 1989. - 538 с.

7. Головащук С. Українське ділове слововживання. - К., 1999. - 457 с.

8. Горбул О. та ін. Ділова українська мова. - К., 2000. - 481 с.

9.Діденко А. Сучасне діловодство. - К., 2000. - 387 с.

10. Дороніна М. Культура спілкування ділових людей. - К., 1991. - 184 с.

11. Зубков М. Сучасна українська ділова мова. - X., 2006. - 448 с.

12. Коваль А. Ділове спілкування. - К., 1992. - 253 с.

13. Коваль А. Культура ділового спілкування. К., І997. - 426 с.

14. Українська мова. Енциклопедія. - К., 2000. - 867 с.

15. Українська мова фахового спрямування для юристів [Текст]: підручник / А.С. Токарська, І. М. Кочан. - К.: Знання, 2008. - 423 с.

16. Український орфографічний словник / За ред. А. Свашенко. - X., 1997. - 754 с.

Размещено на Allbest.ru