Оформление текста

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Правила оформления заголовков и подзаголовков

2. Приемы выделения отдельных частей текста

3. Оформление примечаний, приложений, сносок к тексту

Заключение

Список литературы

Введение

Письменная регулирования деловых отношений в государственно-правовой и общественно-производственной сферах, обслуживание общественных потребностей людей в бытовых ситуациях осуществляется посредством деловых бумаг, документов.

Документы широко используются в повседневной деятельности как источники и носители информации, способствуют совершенствованию внутренней организации и внешних отношений, улучшению работы. предприятий или организаций и одновременно является основанием для принятия решений, обобщений, справочно-поисковой робот.

Поскольку документы являются средством удостоверения, доказывания определенных фактов, имеющих жизненно важные последствия, каждый из них несет большую правовую нагрузку

Каждый документ заключается согласно узаконенными нормами и правилами, которые являются стабильными для конкретного вида

Большинство документов должна быть пригодной к длительному хранению

Соблюдение этих требований позволяет оперативно получить и обработать необходимую информацию, своевременно принять целесообразные меры, сделать процесс управления стабильным, предсказуемым и результативным

Главной составляющей документа является текст, который определяется названием и целью делового бумаги Заключая текст, следует соблюдать определенные технические требования

В данном реферате уделено внимание некоторым требованиям к оформлению документов

1. Правила оформления заголовков и подзаголовков

Заголовок всегда является структурным элементом текста Он позволяет в краткой (сжатой) форме отразить тематику документа, а нередко и его главную идею Заголовок должен четко соответствовать тексту, быть логично полноценным и достаточно коротким.

Заголовок пишется большими буквами Он должен быть не длиннее чем 40 знаков Не желательно в заголовке переносить слова .Если заголовок большой, то его делят (по содержанию) на несколько строк:

ТЕРМИНЫ И ИХ МЕСТО в деловой речи

В документах заголовок пишется со строчной буквы тогда, когда он расположен после названия вида документа, а с большой буквы, если предшествует ей

Например:

Положения об Академии Государственного Управления при Президенте Кыргызской Республики

или

О внесении дополнений в Положение о порядке реализации, учета обязательных патента и контроль за их использованием

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Текст от заголовка пишется через 3-4 интервала. Размещается заголовок посередине строки или в начале строки от границы левого поля .Точка после заголовка не ставится .Не следует писать заголовок в конце страницы, если нет места для текста, лучше перенести его на следующую страницу.

Короткие заголовки пишутся с промежутком в один знак между буквами в пределах одного слова, например:

С М О С Т

Подзаголовок используется только тогда, когда текст сложного строения и должен не только с использованием чисел, но и требует информативной привязки в виде предложения. Подзаголовок дополняет заголовок, конкретизирует, разъясняет его при членении сложного текста. Так, под одним заголовком могут быть два и более подзаголовков. Количество подзаголовков зависит от сложности, объема текста и вопросов, в документе рассматриваются.

Возврат пишут строчными буквами без подчеркиваний. Расстояние между заголовком и подзаголовком - два интервала, от подзаголовка к тексту - три-четыре. Если подзаголовок содержит несколько строк, то они отделяются друг от друга одним интервалом зависимости от расположения подзаголовки пишутся идентично, например:

Общие правила библиографического описания

части, элементы и участки описания

или от левого края:

текст с иллюстрациями, таблиц и формул

Иллюстрации, надписи, подписи, текст

2. Приемы выделения отдельных частей текста

Для усиления значения, для акцентирования той или иной части текста в документах используются определенные приемы (способы) выделение информационного материала Выделение текста в документе обращает внимание читателя на ту информацию, которая может, по мнению автора, нести смысловую нагрузку Кроме того, выделение текста или его части имеет и эстетическое значения.

Может быть выделено одно или несколько слов, но не более одного предложения

Способы выделения является графически-техническими оттенками типа определенных отметок

Способ первый - подчеркивание части текста сплошной или пунктирной линией Такой способ чаще всего допускается в подзаголовках

Например:

\"ТЕХНОЛОГИЯ ОБРАБОТКИ И ИСТОРИЯ Отображение и дисперсия света \", где первое предложение заголовок, а подчеркнуто второе предложение - подзаголовок

Способ второй - написание букв жирным шрифтом или курсивом

Современные технические средства (персональный компьютер, пишущая машинка) позволяют выбрать любой другой шрифт, отличный от основного

Например:

"Большое значение для развития государства имеет прочная финансовая система "

"Большое значение для развития государства имеет прочная финансовая система "

Способ третий - написание через разрядку (пробел), которое выглядит как равномерные пробелы между буквами текста Чаще всего так выделяют заголовок (название) и иногда - одно или два слова

Например:

"В призматических приборах интервалы х в и л ь уменьшаются"

Способ четвертый допускает, в отдельных случаях, выделение слов с акцентом или пафосом в текстах большими буквами

Например:

"На рубеже веков Кыргызстан занял соответствующее место на карте мира"

Способ пятый предусматривает применение в тексте другого цвета шрифта .Как правило, текст имеет черный цвет шрифта. С помощью цветной печатной ленты или цветной краски для принтера выделение лишь слово или текст другим цветом.

Можно комбинировать некоторые способы, сочетать их, но все Можно совместить разрядку с жирным шрифтом

Например:

"в с е г о"

Разрешается сочетать использование другого шрифта с подчеркиванием

Например:

" сумма льготных выплат "

Нежелательно сочетать в тексте выделение другим цветом вместе с разрядкой или подчеркиванием Это же касается и сочетание жирного шрифта с разрядкой и подчеркиванием Перенасыщение графически-техническими выделение ленной в тексте недопустимо На одной странице можно выделить от одного до трех слов или одно предложения.

3. Оформление примечаний, приложений, сносок к тексту

В некоторых видах документов встречаются дополнения к основному тексту Дополнение могут иметь вид примечаний, сносок, приложений

Примечание - дополняющее объяснение части текста Примечание оформляется только на той странице, где в тексте есть указание на нее в тексте может быть один и более примечаний Примечание располагают после основного текста с учетом нижнего поля Переносить примечание на другую страницу не разрешается.

Примечание пишется сразу от края левого поля словом "Примечание" .Если примечание в тексте одна, то в конце данного слова точкой .Если примечаний несколько, тогда слово "примечание" пишется во множественном числе и у него ставится двоеточие .При определенном количестве примечаний их нумеруют и располагают одна под другой в порядке последовательности их появления в тексте документа.

Отступление от текста примечания составляет 2 интервала

Текст примечания, которая оформляется на пишущей машинке, печатается через один интервал, а когда примечаний несколько, то отступ между ними - 1,5 интервала

Если примечание оформляют на компьютере, то в таком случае текст примечания, если в ней есть два и более строк, набирают шрифтом, менее основной текст документа

Если примечание не удается расположить на том же листе, где есть указание о ней, то в таком случае следует создать более упрощенную композиционную и смысловую построение текста

Иногда примечания имеют только нумерацию у текста разъясняется, но слово "примечание" не пишется. В таком случае количество примечаний растет по восходящей, по мере их появления

Образец текста с одной пометкой

Для определения взаимного расположения углов по отношению к кристаллографическим осям используется система индексов углов, или символов Миллера * (по имени Уильяма Хелоуза Миллера, 1801-1980)

* Существует несколько систем символов: Миллера, Браве, Федорова и др., из них система Миллера - наиболее распространенная.

Образец текста с двумя примечаниями

В учреждениях регистрируются не все, а наиболее важные документы1, основными критериями которых являются содержание, авторство, вид документа, достоверность

Документы регистрируются, как правило, в одном месте2.

Примечания:

1 В каждом учреждении разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации ни службами делопроизводства, ни руководителем.

2 Для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов используются регистрационные карточки и журналы.

Желательно так компоновать текст, чтобы примечаний было как можно меньше Перенасыщение текста примечаниями нивелирует работу с документом, усложняет сам текст при прочтении и понимание

Существует вторая разновидность дополнений - сноска

Выноска - это дополнение к слова, фразы, предложения. Выноска оформляется в конце текста (как и примечание), с учетом нижнего поля .Выноска сказывается звездочкой (*) сносок может быть несколько, если п возникла необходимость что-то прокомментировать. Сноски располагаются только в пределах одной страницы, на другую страницу их переносить не следует. На одной странице должно быть не более трех выносок.

Сноски печатают независимо от того, какой объем основного текста, но так, чтобы последняя строка последней сноски находился на уровне нижнего поля .Основной текст отделяют от сноски прямой линией от левого поля 15-20 ударов клавишей-пробел. После линии делают отступление к тексту сноски в 2 интервала. Знаки сноски печатают от левого поля абзаца. Текст сноски печатают через 1 интервью ал (на пишущей машинке) или меньшим шрифтом (при наборе на компьютере).

Если сносок несколько, то расстояние между ними составляет 2 интервала

Образец применения сноски

вспомогательная документация - это оперативное переписка, документы по финансированию, учета, отчетности и т.д. имеющих оперативное значение .Для нее устанавливают временные сроки хранения *

* Период хранения документов определен в специальных перечнях (типовых и ведомственных) нормативных актов.

Дополнение к тексту могут иметь вид приложения - самостоятельного реквизита. Если документ имеет приложения, то они оформляются следующим образом:

Приложение: на 10 л в 2 экз

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их перечисляют с указанием наименования, количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например:

Приложение: 1 Акт приемки-сдачи выполненных хозрасчетных работ на 3 л в 2 экз

При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение: 1 Акт на 3 л в 2 экз

2 Перечень на 5 л в 3 экз

Если приложения направляются не по всем указанным в документе адресам, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 5 л в 2 экз, на первый адрес

Если приложения сброшюрованы (скомплектованные в брошюру), то количество листов не указывают, например:

Приложение: брошюра в 1 экз

Когда приложений-дополнений к основному тексту много, они имеют свою собственную нумерацию и в порядке последовательности их располагают в документе после основного текста. Такие приложения могут иметь собственный титульный лист. На титульном листе приложений пишется центровым способом без всяких отметок слово. Дополнения ,такие приложения часто встречаются в документах научно-технического, исследовательского и отчетного характер. В таком случае текст приложений печатают, как основной, через 1,5 интервала. Информация о наличии приложения в тексте отмечается в смысле со ссылкой на порядковый номер сторон.

Заключение

текст заголовок термин приложение

Заголовок всегда является структурным элементом текста. Он позволяет в краткой (сжатой) форме отразить тематику документа, а нередко и его главную идею Заголовок должен четко соответствовать тексту, быть логично полноценным и достаточно коротким.

Подзаголовок используется только тогда, когда текст сложного строения и должен не только с использованием чисел, но и требует информативной привязки в виде предложения. Подзаголовок дополняет заголовок, конкретизирует, разъясняет его при членении сложного текста Так, под одним заголовком могут быть два и более подзаголовков. Количество подзаголовков зависит от сложности, объема текста и вопросов, в документе рассматриваются.

Для усиления значения, для акцентирования той или иной части текста в документах используются определенные приемы (способы) выделение информационного материала:

- подчеркивание части текста сплошной или пунктирной линией;

- написание букв жирным шрифтом или курсивом;

- написание через разрядку (пробел), которое выглядит как равномерные пробелы между буквами текста;

- выделение слов в текстах большими буквами;

- применение в тексте другого цвета шрифта

Примечание - дополняющее объяснение части текста

Выноска - это дополнение к слова, фразы, предложения

Дополнение к тексту могут иметь вид приложения - самостоятельного реквизита

Список литературы

1 Блощинский В А Современное делопроизводство: Учебное пособие - М.: Финансы и статистика, 2005 - 320 с

2 Глущик С В, Дияк О В, Шевчук С В Современные деловые бумаги: Учеб пособие / 5-е изд, доп и перераб - М.: Атика, 2005 - 544 с

3 Головач А С Образцы оформления документов: Для предприятий и граждан - Донецк: Сталкер, 1997 - 320 с

4 Диденко А Н Современное делопроизводство: Учебное пособие / 4-е изд - М.: Просвещение, 2004 - 384 с

5 Зубенко Л Г, Немцов В Д, Чуприна М О Деловые бумаги в менеджменте: Учеб пособие - М.: ООО \"УВПК\" ЕксОб \", 2002 - 272 с

Размещено на Allbest.ru