Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи

Размещено на http://www.allbest.ru/

Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи

Содержание

Введение

1. Официально-деловой стиль (сфера, функционирования, форма речи, в которой он реализуется, подстили и жанровые разновидности)

2. Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи

Заключение

Список литературы

Введение

Русская официально-деловая письменная речь имеет многовековые традиции и глубокие исторические корни.

Первые письменные документы, дошедшие до наших дней, свидетельствуют о том, что уже в X веке в Древнерусском государстве практиковалось составление официальных документов. В этот период в основном документируются правовые отношения (жалованные и вкладные грамоты, завещания), создаются также документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения (заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег; полные грамоты, с оставляемые при продаже в рабство; отпускные грамоты и т. д.).

На сегодняшний момент развитие бизнеса и коммерции в нашей стране в значительной мере изменило не только форму, но и содержание делового общения, в том числе письменного, потребовало создания новых типов деловой корреспонденции (рекламные деловые письма, резюме, письма-представления и др.), речевых моделей, уместных в новых ситуациях общения. Сегодня увеличивается и количество поводов для составления и отправления деловых писем, жанровое разнообразие деловой корреспонденции. На изменение форм делового общения повлияло, в том числе, и активное сотрудничество с другими государствами, с зарубежными организациями, что привело к использованию интернациональных стандартов написания официально-деловых писем.

Цель данной работы состоит в изучении интернациональных свойств официально-деловой письменной речи.

Задачи:

· охарактеризовать официально-деловой стиль (сфера, функционирования, форма речи, в которой он реализуется, подстили и жанровые разновидности);

· определить признаки и свойства официально-деловой письменной речи;

· выявить значимость интернациональности свойств официально-деловой письменной речи.

1. Официально-деловой стиль (сфера, функционирования, форма речи, в которой он реализуется, подстили и жанровые разновидности)

Современный русский язык многофункционален, т.е. используется в различных сферах деятельности человека. В связи с этим средства литературного языка (лексика, грамматические конструкции и т.д.) функционально разграничены: одни употребляются в одних сферах, другие - в других. Использование тех или иных языковых средств зависит от типа коммуникации. Поэтому литературный язык делится на две функциональные разновидности: разговорную и книжную. В соответствии с этим выделяется разговорная речь и книжная.

Основные черты книжного языка - письменная форма выражения и реализация преимущественно в виде монолога. Главное свойство - это сохранять текст и тем самым служить средством связи между поколениями. Все виды непрямой коммуникации осуществляются с помощью книжного языка. В нем есть все средства, необходимые для разнообразных целей коммуникации, для выражения абстрактных понятий и отношений. Функции книжного языка многочисленны и с развитием общества все более усложняются.

Поскольку книжный язык обслуживает разные сферы жизни общества, он подразделяется на функциональные стили - разновидности книжного языка, которые свойственны определенной сфере человеческой деятельности и обладают определенным своеобразием в использовании языковых средств.

Каждый функциональный стиль реализуется в речевых жанрах - конкретных видах текстов, обладающих специфическими чертами. Посредством этих черт жанры отличаются друг от друга, но они обладают и общностью, которая обусловлена тем, что определенные группы жанров относятся к одному и тому же функциональному стилю (например, в официально-деловом стиле выделяются жанры делового письма, заявления, инструкции и т. д.).

В книжном языке существует три основных функциональных стиля: научный, официально-деловой, публицистический.

Официально-деловой стиль отличается точностью формулировок, безличностью и сухостью изложения, высокой стандартностью, большим количеством устойчивых оборотов, клише (например, вменить в обязанность, ввиду отсутствия, принять меры и т. д.). В этом стиле существует большое количество жанров: закон, резолюция, нота, договор, инструкция, объявление, жалоба и др.

2. Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи

Формирование официально-деловой письменной речи во всех языковых культурах обусловлено развитием государственности, аппарата управления и связано с необходимостью документально закреплять правовые отношения юридических и частных лиц. Официально-деловой стиль обслуживает сферу административно-правовой деятельности. Он удовлетворяет потребность общества в документальном оформлении различных актов государственной, общественной, политической, экономической жизни, деловых отношений между государствами и организациями, а также между членами общества в официальной сфере их общения. Официально-деловой стиль реализуется в текстах различных жанров: устав, закон, приказ, жалоба, рецепт, заявление, объяснительная записка, автобиография, анкета, резюме и др.

Благодаря стандартизации в письменной речи существуют определенные штампы, которые придают такой речи интернациональные свойства. Использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул позволяет пишущему не тратить время на поиск определений. Стандартизация повышает информативность документов. Приближение русской письменной речи к мировым стандартам обеспечивают слова-интернационализмы, имеющие зачастую латинские или греческие корни, в разных языках они отличаются правилами чтения, являющимися нормой для данного языка, и произношением.

В официально-деловом стиле очень важно не отступать от нормы, так как это не просто письменная речь, а документ, имеющий юридическую силу. И если в обычном литературном стиле и устной речи штампы и стандартные фразы снижают уровень и художественную ценность текста, то в официально-деловой письменной речи это необходимость, которая помогает создать определенные образцы деловых бумаг.

Интернациональные свойства делового письма - следствие универсальности задач, которые оно призвано решать, а именно - служить инструментом делового общения, языковым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации. К служебной информации предъявляются общие требования: достоверность (объективность), актуальность (необходимость, новизна, своевременность), убедительность (аргументированность), полнота (достаточность информации), точность изложения, не допускающая возможности инотолкования, детальность, стереотипность, стандартность, официальность, строгость выражения мысли, объективность, логичность, отсутствие эмоциональности и экспрессивности, долженствующе-предписывающий характер изложения.

Документирование - регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

Итог документирования - создание документа. В социальном плане любой официальный документ полифункционален, т. е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности. Среди функций документа выделяют общие и специальные.

Общие функции документа:

· информационная: любой документ создается для сохранения информации;

· социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной потребностью;

· коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;

· культурная: документ - средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации. Так, например, в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества.

Специальные функции документа:

· управленческая: документ является инструментом управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления;

· правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Правовую функцию выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время. Так, для использования в качестве судебного доказательства это может быть любой документ;

· функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

Указанные функции имеют интернациональный характер и определяют общие для разных языковых культур требования к документу. Так, например, юридическая сила документа обеспечивается комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления документа. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др. Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Однако формуляр регламентирован стандартами, принятыми в той или иной стране. Например, если письмо адресовано зарубежным партнерам, наименование организации-адресанта в документах на иностранные языки не переводится и печатается на бланке латинским шрифтом. В России современные требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы государственным стандартом (ГОСТ Р6.30 - 97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

Немаловажным аспектом делового общения являются вопросы этики отношений между деловыми партнерами. В деловой переписке этика отношений проявляется в необходимости соблюдения ряда требований, предъявляемых как к адресанту, так и к адресату. Так, составителям деловых писем не рекомендуется:

· побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами «Срочно», «Незамедлительно», «В возможно более короткие сроки». Более приемлемыми являются формулы типа «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»;

· навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру»;

· намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма следующую формулировку: «Предлагаю внимательно изучить...»;

· начинать послание с констатации отказа, в тех случаях, когда выполнение просьбы или поручения не представляется возможным. Вначале следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться.

Участники делового общения (автор и адресат документа) выступают как субъекты правоотношений. Содержание писем основывается на праве и может служить предметом прямой правовой оценки. Правовая сущность официальной переписки предопределяет характер содержания писем, их язык и стиль. Способ изложения в деловых письмах называется формально-логическим. Это означает, что предмет рассматривается с позиции экономико-правовых, социальных отношений, а не межличностных. Дело в том, что официальным автором и адресатом документа почти всегда являются организации в целом, и, несмотря на то, что документ подписывается одним лицом руководителем организации, автором документа является «коллективный субъект». То же можно сказать и об адресате документа. В языковом оформлении это выражается в том, что субъект действия часто представлен собирательными существительными: руководство, администрация, акционерное обществом и т. п.; описательными конструкциями типа «Дирекция... ходатайствует...», «Фирма... предлагает...», которые подчеркивают неличный характер делового письменного общения.

Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в деловой речи - следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи. Задача составителя текста упрощается благодаря возможности выбора готовой формулы «Сообщаем, что... «, «Считаем целесообразным...», «Просим Вас рассмотреть вопрос о...», в соответствии с речевым замыслом: сообщить, высказать просьбу, свою точку зрения. Итак, особые условия делового общения, такие как официальный характер, адресность, повторяемость управленческих ситуаций, тематическая ограниченность, определяют общие требования, предъявляемые к официально-деловому письму. Указанные требования лежат в основе такого понятия, как культура официальной переписки, формирование которого связано с освоением мирового опыта составления и оформления деловых писем.

Лаконизм (оптимально письмо не должно превышать объема одной - двух страниц) сочетается в деловых письмах с требованием полноты информации, точнее, с принципом ее достаточности. Требование полноты предполагает, что документ должен содержать достаточную для принятия обоснованного решения информацию. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты и события, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован. деловой официальный документация речь

Требование достоверности (объективности) информации означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.

Предметом официальной переписки при всем ее многообразии обычно является сообщение о некоторой ситуации и логическая оценочная модель этой ситуации. Ситуативно-оценочная модель называется аспектом письма, а последовательное размещение этих моделей - его композицией. По композиционным особенностям деловые бумаги делят на одноаспектные и многоаспектные. В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос, составляющий содержание всего письма, в многоаспектных письмах рассматривается сразу несколько вопросов. Так, например, многоаспектное письмо может содержать предложение, просьбу и напоминание одновременно. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты - просьбы, сообщения, предложения. Каждый аспект формируется речевым действием: просьбой, сообщением, предупреждением, приглашением и т. п.

Стандартизация и унификация - одно из обязательных свойств официально-деловой письменной речи, в той или иной степени характеризует все типы деловых бумаг, обусловливает строгую композиционную соотносимость и закрепленность частей делового письма.

Ясность и недвусмысленность языка сообщения достигается предметной и коммуникативной точностью. Предметная точность - это точность факта, соответствие обозначаемому. С точки зрения языкового оформления высказывания предметная точность достигается точностью употребления слов, т. е. использованием слов в соответствии с их лексическим значением. Употребление слов без учета их значений может привести к инотолкованию или бессмыслице. Например: обсчитать данные (глагол обсчитать имеет значение «Умышленно неверно сосчитав, недодать», например: обсчитать покупателя. Правильнее сказать: обработать данные).

Под коммуникативной точностью понимают точность реализации замысла пишущего. Она достигается соотношением смысла слов, контекста, грамматической конструкции и соотношения частей текста. Нарушение коммуникативной точности высказывания ведет к непониманию, осложняет восприятие содержания сообщения. Например: Следует познакомиться с выводами комиссии, проведенной год назад. Эта фраза трудно воспринимается, так как не отвечает требованию точности: содержит грамматические, стилистические и текстовые ошибки. Так, существительное комиссия может образовывать словосочетания с глаголами образовать, назначить, выбрать, избрать, но не сочетается с глаголом провести, а следовательно, и с образованным от него причастием. Кроме того, важно не то, что комиссия была образована, а то, что она работала и пришла к определенным выводам. Следовательно, правильнее было бы сказать: ...с выводами комиссии, работавшей год назад. Вместо глагола познакомиться, имеющего значения: «Вступать в знакомство с кем-либо»; «Получать сведения, приобретать знания о чем-либо», уместнее было бы употребить глагол ознакомиться, так как он имеет официально-деловую окраску и употребляется только в значении «Получать сведения, приобретать знания о чем-либо».

Итак, говоря об общих, наиболее типичных, свойствах официально-деловой письменной речи, исследователи отмечают:

· функциональность и рациональность языка и стиля делового письма;

· лаконичность и достаточность информативного содержания;

· логичность и структурированность изложения;

· стандартизацию и унификацию языковых и текстовых средств.

Заключение

Не смотря на множество различий оформления официально-деловой письменной речи разных национальных школ, все они исходят из общих принципов:

· точность выражения мыслей, исключающая неясности и инотолкования;

· логичность и структурированность изложения;

· стандартизация и унификация языковых и текстовых средств.

Следование этим принципам сообщает следующие интернациональные черты официально-делового стиля письменной речи:

1. содержание документов основывается на правовых нормах (они превращают автора и адресата документа в субъекты правоотношений);

2. формально-логический способ ведения делопроизводства (схематизированные структуры документов);

3. использование языковых средств, предполагающих однозначное понимание (языковые формулы, например);

4. соблюдение требований делового этикета.

Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи складывались исторически и обусловлены особенностями делового общения. Участники делового общения (автор и адресат документа) выступают как субъекты правоотношений. Содержание официальной бумаги основывается на праве и может служить предметом прямой правовой оценки. Правовая сущность официальной переписки предопределяет характер содержания писем, их язык и стиль. Способ изложения в деловых письмах называется формально-логическим. Это означает, что предмет рассматривается с позиции экономико-правовых, социальных отношений, а не межличностных. Официальным автором и адресатом документа почти всегда являются организации в целом, и, несмотря на то, что документ подписывается одним лицом - руководителем организации, автором документа является «коллективный субъект».

Список литературы

1. Введенская Л.А., Павлова Л.Г. Риторика и культура речи. - Изд. 12-е, стер. - Ростов н/Д: Феникс, 2012. - 537 с.

2. Введенская Л.А., Павлова Л.Г., Кашаева Е.Ю. Русский язык и культура речи: Учеб. пособие для вузов. - Ростов н/Д: Феникс, 2001.

3. Гойхман О.Я., Надеина Т.М. Речевая коммуникация: Учебник. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2008.

4. Интернет-ресурсы litmir.net.

5. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов: Учеб. пособие. - М., 1997.

6. Синцов Е.В. Русский язык и культура речи. - М.: Флинта, 2009.

Размещено на Allbest.ru