Основные особенности официально-делового стиля речи. Особенности оформления важнейших документов, необходимых выпускнику вуза

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Официально-деловой стиль обслуживает сферу отношений, возникающих между 1) государственными органами, 2) между различными организациями или внутри них, 3) между организациями и частными лицами в процессе их служебной, хозяйственно-производственной, правовой (юридической) деятельности.

В качестве важнейших разновидностей официально-делового стиля выделяют: а) собственно официально-деловой стиль (ещё его называют канцелярским); б) юридический (язык законов и указов); в) дипломатический.

Рассматриваемый стиль -- это стиль государственных актов, договоров, постановлений, юридических законов, кодексов, уставов, дипломатических нот, меморандумов, доверенностей, заявлений (личных, исковых, служебных), справок, деловой переписки, докладных и объяснительных записок и т.д.

Наиболее распространённым является канцелярский вариант официально-делового стиля. Языковеды подчеркивают, что именно в нём наиболее четко и последовательно выражены основные специфические черты, присущие в целом этому стилю. Однако и в юридическом, и в дипломатическом его вариантах они проявляются, но с некоторыми «оттенками». Наиболее специфичен дипломатический вариант, обслуживающий сферу межгосударственных отношений. Для него характерно предоставление возможности «прочитать между строк» несколько больше, чем сказано в конкретном дипломатическом акте, нацелить средствами языка противоположную сторону на продумывание следствий, вытекающих из основных положений данного документа. К тому же предписывающе-долженствующий характер утверждений и высказываний относится, как правило, в дипломатическом варианте официально-делового стиля к действиям стороны-заявителя, а не противоположной стороны. Например, «министерство иностранных дел уполномочено заявить...», «генеральное консульство, следуя духу и букве международного права, должно уведомить такое-то правительство...» и т.д.

В целом же, предписывающе-долженствующий, императивный характер данного стиля относится к числу его специфических стилевых черт. Долженствующее значение характерно для самых различных языковых единиц, функционирующих в официальных государственных и прежде всего правовых документах. Стилевая окраска долженствования достигается с помощью употребления 1) наречных слов -- «следует решительно искоренять», «обязаны неукоснительно соблюдать»; 2) глаголов в неопределённой форме в значении повелительного наклонения -- «установить места таможенного оформления лома и отходов цветных и чёрных металлов», «определить местами пересечения таможенной границы Российской Федерации для вывоза товаров морские пункты пропуска...», «не допускать таможенного оформления товаров в других таможенных органах...», «не применять настоящего положения в отношении товаров, вывозимых железнодорожным видом транспорта...» (из приказа Государственного таможенного комитета РФ).

Другой основной специфической чертой официально-делового стиля является безличность выражения, точнее, неличный характер общения и речи. Безличность выражения проявляется в использовании формы 3-го лица глагола и местоимения в неопределённо-личном значении, в отсутствии форм глаголов 1-го и 2-го лица и соответствующих личных местоимений. Наряду с этим употребляются собирательные существительные: «правосудие», «граждане», «снаряжение», «оборудование», «укрывательство» и т.д.

К основным чертам официально-делового стиля относится также точность формулировок, не допускающая инотолкования.

Требование однозначности, характерной для деловой речи, реализуется в употреблении специальной терминологии или специальных средств языка. Такая языковая ориентация позволяет добиться недопущения двусмысленности высказываний. Для официально-делового стиля характерна значительная повторяемость одних и тех же терминов в силу невозможности оперирования их синонимами.

Среди основных черт официально-делового стиля -- использование определённого шаблона, стилистических клише, языковых стандартов. Стандартизированность рассматриваемого стиля связана с применением большого числа устойчивых словосочетаний, оборотов речи. Например, «с учетом сказанного», «в установленном порядке», «в соответствии со статьей...», «от имени и по поручению», «принимать к исполнению» и т.д.

Кроме того, в рассматриваемом стиле эмоционально окрашенная лексика вообще не используется. Выполненные в соответствии с требованиями этого стиля документы практически лишены акцента экспрессивности, в них не используются и изобразительно-выразительные средства языка.

В деловой речи большая редкость такие способы изложения, как повествование, рассуждение, описание. Только в констатирующих частях постановлений, в незначительной мере -- в договорах, а также в протоколах и отчетах используется повествование и описание. Тем не менее, в постановлениях и решениях невозможны повествование или описание в чистом виде. Здесь изложение осуществляется с помощью констатации, утверждения.

В синтаксическом плане этому стилю присущи большое количество конструкций перечисления, значительное число причастных и деепричастных оборотов, сложноподчинённых предложений, именные цепочки с использованием родительного падежа. Словом, можно говорить об усложнённой синтаксической структуре деловых текстов.

Выпускник вуза, подыскивая работу, сталкивается с необходимостью заполнить анкету. Умело составленный документ, который представит вас в выгодном свете, может произвести нужное впечатление на работодателя, и вы попадете на собеседование. Общие требования к составлению данного документа просты: краткость, точность, ясность. Основное содержание наиболее подходящая информация о вашем образовании, степени квалификации и имеющемся опыте в данной области деятельности. Структура анкеты содержит следующие составные части (как правило, они являются общими для всех типов организаций, предприятий, учреждений и т.д.):

1. Фамилия, имя, отчество. 2. Домашний адрес, номер телефона, по которому с вами проще всего связаться в нужный момент. 3. Цель, которую вы преследуете, заполняя документ: какую должность с какой мерой ответственности вы хотите получить. 4. Краткая биография: место и дата рождения, семейное положение (иногда рост, вес и состояние здоровья). 5. Образование, год окончания и полное название учебных заведений, которые вы закончили. Если вы участвовали в работе студенческих научных обществ, готовили доклады, тематически близкие профилю вашей будущей профессиональной деятельности, готовили учебные проекты, проходили технологическую практику, сообщите эту информацию в анкете -- работодатель обязательно обратит на неё внимание. 6. Для юношей очень важным пунктом может стать служба в армии, поэтому обязательно сообщите род войск, сроки, полученные поощрения. 7. Если в процессе обучения вы подрабатывали и это связано с вашей будущей предполагаемой деятельностью, сообщите в анкете, когда и в какой именно организации (учреждении, на каком предприятии) это было, каков был круг ваших обязанностей, кому вы подчинялись и кто подчинялся вам, какой вклад вы внесли в успехи организации (учреждения, предприятия). Рассказывая об этом, сделайте ударение на том, как росло ваше профессиональное мастерство, с какими проблемами вы столкнулись и как их решали» Покажите работодателю, что способны совершенствоваться во имя интересов организации. 8. Включите в анкету краткое сообщение о вашем увлечении, особенно если оно повышает уровень вашей компетентности или вы знаете, что работодатель тоже увлечен этим предметом. 9. В анкете может быть указан список рекомендаций, имеющихся у вас из организаций, в которых вы работали в прошлом. В России рекомендательные письма пока не получили широкого распространения, чаще о предполагаемом новом сотруднике информация собирается из других источников (телефонное общение с руководителями и сотрудниками организаций, где работал потенциальный сотрудник). Тем более представительно вы будете выглядеть, если такие документы у вас будут. Не последнюю роль играет в составленной вами анкете её внешний вид. Проверьте, чист ли лист бумаги, на котором она отпечатана, нет ли в тексте орфографических, пунктуационных или речевых ошибок, выглядит ли анкета так, что ее приятно взять в руки, и хочется прочитать. Все эти «мелочи» расскажут вашему потенциальному работодателю о степени вашей аккуратности, организованности и уважении к будущим коллегам.

Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемых им, являются информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и телефонограммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению в отличие от них. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Справки - документы, содержащие текстовую и (или) табличную обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки делят обычно на две группы - с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и, учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Наиболее многочисленной и ежедневно составляемой является вторая группа справок. Это справки о подтверждении занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т. п. Так как ситуации, по поводу которых эти справки выдаются, как правило, типовые, применяются унифицированные трафаретные бланки. Иногда формы бланков таких справок прилагаются к нормативным актам.

Помимо указания названия ведомства, учреждения, вида документа (справка), даты и номера эти бланки имеют отпечатанный типовой текст. Например, форма справки о доходах физического лица за год.

Текст справки обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. В тексте такой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа «настоящая справка», «действительно учится» и т. д. На справке ставятся даты ее подписания и выдачи. Текст справки заверяется подписью и печатью. деловой реквизит однозначность

Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки. Справки, направляемые за пределы учреждения, оформляются на общем бланке, а представляемые внутри учреждения - оформляются на чистом листе бумаги, но имеют те же реквизиты. Лишь на месте названия учреждения-автора будет указано структурное подразделение.

Дата, адресат, заголовок, текст, подпись - обязательные реквизиты этих двух разновидностей справок. Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которую приходятся приводимые в справке данные. Например, справка «О подведении итогов конкурса в 1997 г.» Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений, сопоставления и анализа полученных данных. В ней могут быть приведены таблицы, даваться приложения. Подписывают справку лица, ее составлявшие и несущие ответственность за представленные данные.

Размещено на Allbest.ru