Етикет службового листування

Размещено на http://www.allbest.ru/

Міністерство освіти і науки України

ДВНЗ «Криворізький національний університет»

Криворізький педагогічний інститут

РЕФЕРАТ

з дисципліни «Українська мова за професійним спрямуванням»

на тему: «Етикет службового листування»

Виконала: студентка фізико-математичного факультету

Перевірила: канд. філол. н., асист. Демиденко Г.Г.

План

Вступ

1. Діловий стиль

2. Класифікація листів

3. Реквізити та етикет службового листування

4. Правила листування

5. Особливості оформлення листів різних видів

Висновки

Вступ

З історії листування

Листування виникло давно, про це свідчать археологічні розкопки, антична література. Уже за часів античності існував етикет складання листів. Так, листи починалися з імені того, хто їх відправляв, потім ішло ім'я адресата, далі привітання, що супроводжувалося приємними побажаннями, і тільки за цим привітанням ішов текст листа. З плином часу змінювався і матеріал, на якому писали листи (це були спочатку кам'яні, потім дерев'яні, згодом - глиняні пластини, пізніше - пальмові листи, папірус, воскові дощечки, пергамент, а починаючи з XIV століття - папір). Дослідники вказують, що древні римляни підписували тільки листи, адресовані імператорові. Вручались вони посильними особисто адресатові, тому адресу не писали.

Листи були не лише засобом зв'язку. Давньогрецький філософ Епікур висловив у листах свою філософську доктрину; цікавою є епістолярна спадщина давньоримських державних діячів Ціцерона і Плінія. До речі, стилістичні засоби Ціцерона використовували у своїй літературній творчості, зокрема в посланнях, українські письменники XVII-XVIII ст. І.Вишенський, Ф.Прокопович, Г.Сковорода. У формі листів творили романи, вірші, філософські трактати, соціально-політичні памфлети, літературно-критичні статті (напри-клад, лист Павла Грабовського до Бориса Грінченка від 16.03.1902 р. є рецензією на роман Б.Грінченка «Під тихими вербами»).

До творів епістолярного жанру належать праці вітчизняних письменників, діячів давнини, зокрема: київського митрополита Іларіона (помер 1051), преподобного Феодосія Печерського (по-мер 1074), київського князя Ярослава (помер 1054), преподобного Нестора (1056-1116 рр.), київського князя Володимира Мономаха (1053-1125) та ін. Основу відомої пам'ятки «Києво-печерський патерик» склало листування єпископа Володимира Симона (помер 1226) з іноком Києво-Печерського монастиря Полікарпом.

Довідково-інформаційні документи

З глибини віків листи доносять до нас інформацію про те, як жили наші пращури, якими були їх культура, сфери зацікавлень.

Листуватися - у всі часи означало виявляти вправність, володіти мистецтвом листування. Ще Нізамі - представник древньо-персидської літератури застерігав Дабіра - укладача листів бути завжди ввічливим з тими, кому пише (книга «Собрание редкос-тей», глава 1).

До ХV ст. написанням листів займалися при великих князях - дяки, а при намісниках - дяки та піддячі. Пізніше, в ХVI-ХVII ст., була сформована система приказів - державних установ (на чолі приказів був суддя, який управляв дяками - начальниками приказних канцелярій, а дяки мали у своєму підпорядкуванні пи-сарів, переписувачів, перекладачів та ін.). Зауважимо, що великим авторитетом у Війську Запорозькому користувались писарі; історія донесла до нас ім'я генерального писаря Війська Запорозького Івана Виговського, якого після смерті Богдана Хмельницького козаки обрали гетьманом. Листи Б.Хмельницького до своїх кореспондентів свідчать про культуру писемного мовлення та їх автора.

Основні правила оформлення кореспонденції (форма листа, заклеєний конверт) були прийняті вже в двадцятих роках XIX століття в Англії. У середині того ж століття стали вживати поштові марки. У 1842 році лондонський художник Уільям Еглі створив новорічну листівку. У 60-і роки минулого століття з розвитком пошти всі ці форми стали загальноприйнятними.

1. Діловий стиль

Перше, що відрізняє ділове листування від інших типів листування - це офіційно-діловий стиль.

Діловий стиль - це сукупність мовних засобів, функція яких - обслуговування сфери офіційно-ділових відносин.

Особливості ділового стилю оформилися під впливом умов, в яких протікає ділове спілкування:

· Учасники ділового спілкування - переважно юридичні особи - організації, установи, підприємства, в особі тих, що діють від імені керівників і інших посадовців.

· Характер і зміст інформації досить жорстко регламентовані.

· Предметом ділового спілкування виступає діяльність організації: управлінська, виробнича, економічна, наукова, технічна і ін.

Інформація в діловому спілкуванні повинна мати певні властивості. Вона має бути:

· Офіційною по своєму характеру.

· Адресною, оскільки управлінський документ завжди призначений конкретному одержувачеві, посадовцю, організації, групі організацій.

· Актуальною, оскільки документ повинен містити саме ту інформацію, яка необхідна в даний момент часу.

· Об'єктивною і достовірною.

· Переконливою, аргументованою.

· Повною і достатньою для прийняття управлінського рішення. Недостатність інформації може викликати необхідність додатково запрошувати інформацію, породжувати листування, приводити до невиправданих втрат часу і засобів.

Діловий стиль має сукупність специфічних ознак, які відрізняють його від інших стилів мови, - наукового, публіцистичного, розмовного, мови художньої літератури.

Основними вимогами, які пред'являються до ділового стилю, є:

· Стандартизація викладу.

· Нейтральний тон викладу.

· Точність і визначеність формулювань, однозначність і одноманітність формулювань.

· Лаконічність, стислість викладу тексту.

· Використання мовних формул.

· Використання термінів.

· Застосування лексичних і графічних скорочень.

· Переважання пасивних конструкцій над дійсними.

· Вживання словосполучень з віддієслівним іменником.

· Використання конструкцій з послідовним підпорядкуванням слів в родовому і орудному відмінку.

· Переважання простих поширених пропозицій.

Другою особливістю ділового листування є широке вживання мовних формул - стійких (шаблонних) оборотів, використовуваних в незмінному вигляді.

Для мотивації тієї або іншої дії застосовуються наступні вирази:

«Повідомляємо, що в період з... по....»;

«Повідомляємо, що за станом на....» ;

«Направляємо Вам узгоджений....» ;

«Просимо Вас розглянути питання про...» ;

«Перевіркою встановлено, що.....» ;

«У зв'язку з відсутністю фінансової допомоги...» ;

«У зв'язку з складною економічною ситуацією....».

Мовні формули - це результат уніфікації мовних засобів, які використовуються в ситуаціях, що повторюються.

До таких формул відносяться терміни. Термін - слово або словосполучення, якому приписано певне або спеціальне поняття.

При використанні терміну необхідно стежити за тим, щоб він був зрозумілий адресатові. Якщо у автора листа виникає сумнів із цього приводу, то необхідно поступити таким чином:

· Дати офіційне визначення терміну.

· Розшифрувати значення терміну словами нейтральної лексики.

· Прибрати термін або замінити його загальнозрозумілим словом або виразом.

Труднощі у використанні термінів пов'язані ще і з тим, що термінологія знаходиться в постійній зміні: міняється зміст тих, що вже існують понять, виникають нові, частина понять застаріває, і терміни, що позначають їх, виходять із вживання.

При використанні багатозначних термінів (термінів-синонімів) слід враховувати, що в одному документі термін може вживатися тільки в одному з своїх значень. Наприклад, терміни «договір», «контракт», «угода» є термінами-синонімами, але вони розрізняються практикою свого застосування.

До особливостей ділового листа відносять також і застосування скорочень. Розрізняють два основні види скорочення слів:

· Лексичні (абревіатури) - складноскорочені слова, утворені шляхом видалення частини складових їх букв з частин слів: СНД, ТОВ, МНС, АЕС, ГОСТ, ГУМ, головбух, зав., заст., спецназ.

· Графічні - вживані на листі скорочені позначення слів: гр-н, тчк, ж-д, кв. м і ін.

У листах повинні вживатися тільки офіційно прийняті скорочення, позначення і терміни. Найменування установ, організацій і посад, звань, одиниць вимірювання, географічні назви та інші повинні точно відповідати офіційним назвам.

Використання конструкцій з послідовним підпорядкуванням слів в родовому або орудному відмінку - ще одна особливість ділового листа:

· «Пропонуємо Вам варіанти рішень (чого?) реконструкції систем опалювання, вентиляції і санітарно-технічних установок житлових будинків і адміністративних будівель..»

· «Повністю розділяємо необхідність (чого?) подальшого обговорення конкретних питань можливої співпраці...»

· «Згідно штатному розкладу...»

Лист доцільно готувати по одному питанню. Якщо необхідно звернутися в організацію одночасно з декількох різнорідних питань, то рекомендується складати окремі листи по кожному з них.

У тексті одного листа можна виражати прохання або інші питання, якщо вони на виконання будуть передані одній особі.

Окрім традиційних мовних формул в діловому листуванні зустрічаються іноземні слова і словосполучення. Практично вони грають роль мовних формул. Частина з них добре знайома, частина поширена у меншій мірі. Слід мати на увазі, що використання іноземних слів віддає незначною старомодністю, але разом з тим залишає добре враження у того, хто знає ці слова партнера і дозволяє поставити в безвихідь стороннього читача.

2. Класифікація листів

Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами. Мета їх - пояснити, переконати, поінформувати і спонукати адресата до певної дії.

За функціональними ознаками службові листи переділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.

До листів, що потребують відповіді, належать:

· листи-прохання;

· листи-звернення;

· листи-пропозиції;

· листи-запити;

· листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать:

· листи-попередження;

· листи-нагадування;

· листи-підтвердження;

· листи-відмови;

· супровідні листи;

· гарантійні листи;

· листи-повідомлення;

· рекомендаційний лист.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист низці установ, колективний лист - на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.

3. Реквізити та етикет службового листування

· Назва міністерства (для державних структур);

· Назва й адреса адресанта (ліворуч або посередині);

· Номер і дата листа;

· Назва й адреса установи (закладу) адресата, його посада, прізвище та ініціали (праворуч);

· Заголовок листа («про...»);

· Текст (зміст);

· Перелік додатків (якщо надсилаються) із зазначенням кількості сторінок;

· Посада; звання; ранг; статус адресанта (ліворуч);

· Підпис, ініціали та прізвище адресанта (праворуч);

· Печатка (якщо необхідно).

Віза виконавця, підпис на копію (якщо необхідно). Ось декілька порад, які допоможуть вам досягти мети:

Починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості. Найпоширенішими є такі звертання:

«Шановний (ім 'я та по батькові)! »;

«Шановний пане/пані... (ім'я, ім 'я й прізвище)! »;

«Шановні панове! »;

«Шановні колеги! »;

«Вельмишановний добродію! »;

«Глибокошановний (ім'я та по батькові)! »;

«Високошановний пане...!.».

-- Будьте лаконічні. Намагайтеся викладати інформацію чітко й по суті, не зловживаючи чужим часом і увагою.

-- Пишіть коротко і просто. Але лаконічність не повинна бути самоціллю і стати на заваді вишуканості та емоційності мови.

-- Слідкуйте за логічністю та послідовністю викладу. Основну увагу -- найсуттєвішому, а розбивши текст на смислові абзаци, ви полегшите його сприймання адресатом.

-- Уникайте багатозначності та не переобтяжуйте лист іншомовними словами. Суть справи слід викладати чітко, зрозуміло, без двозначностей, які можуть викликати сумніви чи запитання.

-- Будьте ввічливі. Стежте за стилем вашої кореспонденції. Уникайте категоричності. Не забувайте про вступний і завершальний компліменти.

Завершальні речення можуть виражати: повторну подяку, сподівання чи надії, запевнення у співробітництві, надійності, прохання дати відповідь, зателефонувати, тощо.

Використовуйте вступні фрази:

«Висловлюємо свою вдячність за .. ».;

«Ми отримали Вашого листа з повідомленням про ... »;

«Відпо- відаючи на Ваш запит від (дата) ... »;

«На підтвердження нашої домовленості ... »;

«Відповідно до контракту № ... , підписаному нашими фірмами ... »;

«Посилаючись на рекламне оголошення в газеті ..., просимо Вас ... »;

«Повідомляємо Вам ... » ;

«Ми уважно розглянули Ваше прохання і повідомляємо ... »;

«Просимо Вас надіслати нам ... », тощо.

Прощальні фрази добираються залежно від рівня стосунків партнерства, на зразок:

«Завжди щиро Ваш ... »;

«Із найліпшими побажаннями ... »;

«Щиро відданий Вам ... »;

«Бажаємо успіхів ... »;

«Із повагою ... »;

«Залишаємося з повагою ... »;

«Із вдячністю й повагою ... », т. ін.

Уже написаний лист не відправляйте одразу, відкладіть, щоб потім ще раз перечитати. Пам'ятайте: бездоганно оформлена ділова кореспонденція - це свідчення вашої поваги до адресата!

Оскільки метою офіційного листування є засвідчення адресатові поваги з безумовним урахуванням рангів, воно повинно ґрунтуватися на принципах поваги та обопільної коректності.

Існують певні правила реагування на листи за термінами. Відповідь слід дати не пізніше, ніж через десять днів. Якщо запит, прохання тощо потребує ґрунтовнішого вивчення, то протягом трьох днів сповіщають адресатові, що інформацію отримало й над розв'язанням питання вже працюють. Остаточну відповідь слід дати не пізніше, ніж через місяць.

У діловому світі з різних причин (ви на кілька днів затрималися з відповіддю, не змогли вчасно виконати доручення, не з'явилися чи запізнилися на зустріч, переплутали документацію) іноді виникають ситуації, коли потрібно вибачитися, перепросити за неприємності, яких ви завдали адресату. У такому разі листа слід розпочинати так:

«Просимо вибачення за прикре непорозуміння, що сталося... »;

«Щиро просимо вибачити за затримку з відповіддю... »;

«Просимо вибачити нам за неможливість вчасно виконати Ваше замовлення.. »;.

«Хочемо попросити вибачення за завдані Вам зайві турботи... »;

«Перепрошуємо за зайві хвилювання з приводу... »;

«Хочемо щиро перепросити Вас за прикру помилку, що сталася.. ».

Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Так, можна повторити подяку, висловлену на початку, чи просто подякувати за допомогу, приділену увагу, оскільки слово «дякую» - найуживаніше слово кожного вихованого і порядного комерсанта, підприємця, банкіра, кожної ділової людини:

«Дозвольте ще раз подякувати Вам... »;

«Висловлюємо ще раз вдячність... »;

«Дякуємо за допомогу... »;

«Ще раз дякуємо Вам за все, що Ви зробили для... »;

«Щиро вдячні за... »;

«Ще раз висловлюємо щиру вдячність за постійну підтримку... »;

«Ще раз дякуємо і висловлюємо надію, що... »;

«Дозвольте ще раз подякувати Вам за... »;

«Ще раз дякую за виявлену мені честь... ».

Доречним і корисним наприкінці листа є запевнення адресата в тому, про що йшлося в тексті:

«Запевняємо, що Ви цілковито можете розраховувати на нашу підтримку... »;

«Ми зателефонуємо Вам, щоб домовитися про взаємно зручний час для зустрічі... »;

«Будемо раді співпрацювати з Вами... »;

«Запевняємо, що наша співпраця буде плідною... »;

«Запевняємо, якщо протягом місяця Ви погасите заборгованість, усі замовчення буде виконано і ми й надалі співпрацюватимемо на попередніх умовах... »;

«Будемо раді допомогти Вам... ».

Наприкінці листа можна також попросити вибачення за турботи чи ще раз повторити його за затримку з відповіддю або запізнення:

«Ще раз просимо вибачення за завдані турботи (клопоти, прикрощі, незручності).»;

«Щиро просимо вибачення за... »;

«Ще раз перепрошуємо за цю прикру помилку... »;

«Дозвольте ще раз попросити вибачення за... ».

Не слід забувати про прощальну фразу. Найчастіше в листах уживаються такі форми:

«З повагою»;

«З повагою і найкращими побажаннями»;

«З удячністю і повагою»;

«З належною до Вас пошаною»;

«Залишаємося з пошаною»;

«Зі щирою повагою (пошаною) »;

«З найщирішою до Вас повагою (пошаною) »;

«З повагою вдячністю та побажанням успіхів»;

«Із вдячністю і правдивою пошаною»;

«Бажаємо успіхів».

Після прощальної формули ввічливості розділовий знак не ставиться, з нового рядка оформлюється реквізит «Підпис».

Постскриптум (приписка) наприкінці листа можливий лише за умови, що після його написання сталася подія, про яку ви неодмінно маєте повідомити адресатові. Після постскриптуму знову потрібно поставити підпис.

Службовий лист оформляють на бланку для службового листа або на чистому аркуші паперу. Залежна від обсягу тексту використовують бланки чи аркуші формату А4 або А5.

Як правило, службові листи укладаються на бланку, що містить віддруковані реквізити установи, закладу та організації.

Якщо ви бажаєте досягти успіху, обов'язково слід подбати про те, щоб лист був бездоганним у всіх аспектах, адже навіть незначне недотримання правил призведе до спотворення його змісту, зміни тону. Листи слід друкувати на гарно виконаних бланках, які є «візитною карткою» вашої установи Подібні деталі сприятимуть створенню доброго враження про вас і вашу діяльність. Тому для виготовлення

фірмових бланків варто використовувати лише високоякісний папір. Конверт за своїм дизайном має відповідати бланкові, за розміром його необхідно дібрати так, щоб не виникало потреби складати лист більше ніж двічі.

4. Правила листування

О.Корніяка у книзі «Мистецтво ґречності» систематизувала ці правила листування так:

· На одержаний лист правила ввічливості вимагають відповісти протягом тижня. За постійного листування перерва може бути трохи більша.

· Лист із подякою за гостинність слід надсилати приблизно через тиждень після від'їзду.

· Лист із вітанням з приводу одруження можна надіслати протягом 8-ми днів з моменту одержання повідомлення про цю подію.

· Лист із висловленням співчуття треба надсилати протягом 10-ти днів після сумної події. Такий лист вимагає особливого співчуття й душевності, має бути позбавлений шаблонних, формальних фраз.

· Не слід відповідати на листа зопалу, відразу після одержання вражаючих відомостей - краще його ще раз перечитати наступного дня, внести відповідні корективи, а потім надіслати.

· Не можна надсилати ксерокопійовані листи, це свідчитиме про неповагу до конкретних людей. Ще образливіше повертати листи, навіть нерозпечатаними. Ні за яких обставин неприпустимо читати чужі листи, навіть уже розпечатані. Це стосується всіх членів сім'ї: чоловік не повинен читати листів, адресованих дружині, і навпаки; у свою чергу, дітям не слід читати листів, надісланих батькам.

· Не чемно нехтувати запитання, поставлені в листах вашим кореспондентом. Варто хоча б вибачитись, якщо ви не в змозі відповісти на них.

· Автори «Універсального довідника...» вказують на такі загальноприйняті правила ділового листування:

· Cлужбові листи пишуть на чистому бланку або аркуші паперу лише з його лицьової сторони.

· У міжнародній практиці писати довгі листи не прийнято, але якщо лист займає більше однієї сторінки, то в кінці аркуша треба поставити «далі буде» («continued over»).

· Кожна сторінка, окрім першої, нумерується арабськими цифрами.

· Службові листи друкуються на машинці, комп'ютері, факсі. Ширина поля з лівого боку - не менше 2 см. Сам текст листа друкується через 2 чи 1,5 інтервали. Абзац з крайнього рядка - 5 інтервалів, а звертання до адресата пишеться без абзаца.

· Вихідна інформація офіційного характеру не повинна містити будь-яких позначок, ініціалів машиністки, номерів телефонів тощо. Позначки припустимі тільки на 2-му чи 3-му примірнику листа, що залишається.

· У тексті не допускають виправлень, підчищень.

· Конверти мають бути відповідного розміру. Траурні конверти (з чорною прокладкою всередині) прийнято використовувати за призначенням.

· Лист складається текстом усередину. Найважливіші ділові листи бажано не перегинати, а надсилати у великих цупких конвертах. Менш офіційні можна складати.

· Діловий лист прийнято писати на бланках фірми (організації), де є вже реквізити фірми-відправника (закладу).

· Якщо конверт із прозорим віконцем, то адресу пишуть один раз - у верхньому лівому куті листа. При цьому лист слід скласти, як належить.

Останнім часом з'явилося чимало праць, у яких автори розмірковують над тим, що таке діловий лист і яким він повинен бути.

Зазначимо, що службові листи належать до інформаційних документів. Це найпоширеніший вид документації в системі управління: за даними А.П.Коваль листування у загальному обсязі документації займає 80%. Листи охоплюють велику кількість різноманітних тем.

У літературі є багато визначень службових листів. Наведемо декілька з них:

«Службовий лист - це один із засобів обміну інформацією і опе-ративного управління найрізноманітнішими процесами діяльності організацій і установ»;

«Службові листи - загальна назва великої групи управлінських документів, які служать засобом спілкування з установами та приватними особами».

5. Особливості оформлення листів різних видів

діловий службовий листування

Розглянемо коротко особливості оформлення ділових листів найбільш використовуваних видів.

Інформаційні листи - це службові листи, в котрих адресант інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресант пропонує свої вироби або послуги. Інформація, наведена в листах такого типу, має бути якомога ширшою. Адресата можна зазначати узагальнено.

Рекламні листи - це різновид інформаційних листів. Вони містять детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним адресатам, аби спонукати їх скористатися запропонованим. Незважаючи на те, що рекламні листи оформляють на фірмових бланках, поштову адресу, номери телефонів, розрахункових рахунків зазначають також у тексті.

Листи-запрошення - це такі службові листи, в яких адресатові пропонують взяти участь в якихось заходах. Листи-запрошення адресують конкретним особам, підприємствам чи організаціям. Починати ці листи можна з таких зворотів:

«Просимо взяти участь у... »;

«Запрошуємо Вас... »;

«Ми раді запросити Вас...” ».

Далі розкривають характер заходів, умови участі в них, зазначають строки їх проведення.

Супровідними листами адресата інформують про направлення йому документів, що додаються до листа. Починати їх слід такими зворотами: «Надсилаємо... », «Відправляємо... » і т. п. У текстах супровідних листів мають зазначатися заголовки, індекси й дати документів, що направляються.

Листи, які підтверджують той чи інший факт, наприклад одержання переказів, цінних паперів тощо, варто починати такими фразами:

«Офіційно підтверджуємо свою згоду на... »;

«На підтвердження нашої попередньої домовленості повідомляємо... ».

У листах-нагадуваннях, що належать до психологічно складних, треба ввічливо, тактовно, делікатно, ненав'язливо вказати на те, що термін оплати рахунка минув. Такі листи починати варто так:

«Вважаємо за свій обов'язок ще раз нагадати Вам про... »;

« Нам дуже не зручно, що змушені нагадувати Вам про... »;

«Дозвольте нагадати Вам про, що... ».

Інколи делікатність не дає бажаних наслідків, тоді слід категоричність і рішучість. Це можна зробити так:

«Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті заходи, Ваш борг не погашено, натомість він продовжує зростати. Вважаємо за потрібне попередити вас про свій намір розірвати контракт. ».

У діловому світі з різних причин іноді виникають такі ситуації, коли потрібно вибачитися, перепросивши за неприємності, які ви завдали адресату. Такі листи треба починати так:

«Просимо вибачення за прикре непорозуміння, що сталося... »;

«Хочемо вибачитися за завдані вам зайві турботи. ».

До листів-запитів учені відносять листи, в яких «покупець» звертається до «продавця» з проханням дати детальну інформацію про необхідний товар чи певні послуги, або ж вислати пропозицію на поставку товару. Найчастіше такі листи пишуть на основі рекламних оголошень у засобах масової інформації, у проспектах, каталогах, на основі інформації, отриманої на ярмарках, виставках, тощо.

У листах-відповідях, на думку дослідників, указують, чи буде виконане замовлення, підтверджують поставку товару чи висловлюють аргументовану відмову у поставці, пропонують змінити умови запиту, сповіщають про те, що запит прийнято на розгляд.

Лист-подяка - у таких листах висловлюють подяку за надані послуги, допо- могу, підтримку, за надіслане запрошення, за відгук на дисертацію.

У листах-підтвердженнях варто скористатися такими початковими фразами:

«Із вдячністю підтверджуємо отримання листа-відповіді... »;

«Офіційно підтверджуємо свою згоду на... »;

«На підтвердження нашої попередньої домовленості повідомляємо...»;

«Підтверджуємо отримання Вашої телеграми... »;

«Ми отримали Вашого листа з повідомленням про... і щиро Вам вдячні... ».

Супровідними листами називають листи, які супроводжують якісь документи, товар тощо.

Гарантійний лист - документ, який укладається з метою підтвердження певних зобов'язань або умов. Найчастіше у ньому гарантується оплата праці за виконану роботу, строки її виконання, робота за фахом, якість виконання робіт. А.П.Коваль зазначає, що, «на відміну від інших листів, гарантійний лист може починатися з імені та по батькові особи, до якої звертаються. Форма третьої особи доречна лише в тому випадку, коли гарантійний лист адресований певній організації або підприємству».

Висновки

Листування - один із основних і найпоширеніших засобів зв'язку між людьми, хоча в останні десятиліття він дещо поступається таким засобам спілкування, як телефон, телефакс, комп'ютерний зв'язок.

Опанування правильності написання ділового листа є частиною успіху ділової людини. Ділова кореспонденція - це обличчя, яке показує рівень мовної компетентності, адже для написання гарного листа обов'язково потрібна гарна мовна підготовка. Для цього потрібно навчитися писати ділові листи правильно та грамотно, дотримуючись правил та реквізитів.

Я вважаю, що листування все таки один із великих здобутків людства и тому ми повинні поважати, вивчати та відшліфовувати форму і стиль ділового листа, і плідно розвивати вітчизняні традиції складання ділової кореспонденції.

Список використаної літератури

Глущик С. В. та ін.

Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закладів / C. В. Глущик, О. В. Дияк, С. В. Шевчук. - 3-тє вид., переробл. і допов. - К. АСК., 2002. - 400с.

Гриценко Т. Б.

Українська мова за професійним спрямуванням. Навч. пос. - К.: Центр учбової літератури, 2010. - 238-305 с.

Діденко А. Н.

Сучасне діловодство: Навч. посібник. - 2-ге вид., перероб. і доп. - К.: Либідь, 2000. - 384с.

Ділова українська мова: Навч. посібник / За ред. Горбулова О. Д. - К.: Знання, 2000. - 153-189с.

Паламар Л.М., Кацавець Г. М.

Мова ділових паперів: Практичний посібник. - 4-е вид. - К.: Либідь, 2000. -- 296с.

Шевчук С.В., Клименко І.В

Українська мова за професійним спрямуванням : Підручник. - 2-ге вид.,

виправ і доповнен -К Алерта, 2011 - 376 с.

Навчальні матеріали онлайн http://pidruchniki.com/

Ebook Time http://pidruchniki.com/

Размещено на Allbest.ru

...