Історія розвитку мови документів

Размещено на http://www.allbest.ru/

Міністерство освіти і науки України

Херсонський державний університет

Факультет філології та журналістики

РЕФЕРАТ

з української мови

Історія розвитку мови документів

Виконала:

Жукова. А.О.

Керівник:

Мартос С.А.

Херсон, 2015 рік



Зміст

Вступ

1. Поняття про документ. Матеріали для його виготовлення

2. Актове діловодство

3. Наказове діловодство

4. Колегіальне і виконавче діловодство

5. Радянське документознавство

Висновки

Література



Вступ

Після утворення староруської держави писемність стала необхідного для ведення листування з іншими країнами, а також для укладення міждержавних договорів. В умовах формування класового суспільства виникла необхідність в складанні заповітів, записах про борги, висновку торгівельних контрактів, в написах на вазах про їх призначення і тому подібне. Важливі документи староруські князі зберігали краще, ніж коштовності. Відомо, що за часів Ярослава Мудрого збори найбільш давніх грамот і договорів Русі зберігалися в Михайлівській прибудові Софіївського собору. Учені допускають, що саме тут були зосереджені і документи до володимирських часів. Одним з найбільш відомих сховищ є також Києво-Печерський монастир, заснований вихідцем з Чернігівщини преподобним Антонієм ще при Ярославі Мудрому.

Із-за пожеж, князевих між усобиць і монголо-татарської навали велика частина пам'яток староруських часів погибла. До нашого часу дійшли лише окремі пам'ятки, доля яких виявилася вдалішою.

Серед цих документів найбільш древні рукописні книги "гостро-світовий Євангеліє" 1056-1057 рр. і "Збірка Святослава" 1073 і 1076 рр. твору оригінальної староруської літератури "Повчання до братії" єпископа Луки, "Слово про закон і благодать" першого нашого митрополита Іларіона, "Житіє Бориса і Гліба" і тому подібне Всі вони на сьогоднішній день є не лише пам'ятниками писемності і літератури, але і документами тієї епохи.

Одним з древніх і важливих документів норм права є "Правда Російська" або, по прийнятій в науці назві, "Російська правда" (термін "правда" тут означає закон). Цей документ не зберігся. До нашого часу дійшли лише багаточисельні (близько 300) списки, тобто копії, з яких найбільш старовинні датуються XIII ст.

Важливими документами тієї епохи були "князеві статути" і "уроки", а також церковні статути. Князеві статути були направлені на доповнення або зміцнення внутрішніх державних норм і порядків, як, наприклад, "Статут Володимира Мономаха", який став доповненням і своєрідною частиною "Руської правди". Під "уроками" маються на увазі постанови князів переважно фінансового характеру про податки. Церковні статути мали мету упорядкувати правове положення церкви в державі, а також церковні суди і забезпечити церкву матеріально. Збереглися церковні статути князів Володимира і Ярослава. Перший відомий в копії XIII ст., друге, - XIV ст.

Найбільш важливим історичним документом є "Повість минулих літ", який дійшов до нас не в оригіналові, а в пізніших списках.

Одним з них є Лаврентієвський список, названий по імені ченця Лаврентія, який склав його в 1377 р., і Іпатіївський список (від Іпатіївського монастиря в Костромі, де він був знайдений), датований початком XV в, Саме в цьому літописі містяться відомості про перші міжнародні акти - договори Русі з іноземними державами. Зокрема, тут є відомостей про чотири договори Русі з могутньою державою того часу - Візантією (угоди 907 і 911 рр. князя Олега, 947 р. - князя Ігоря і 971 р. - князя Святослава).

Вже в ті давні часи документ служив гарантією виконання обов'язків і йому надавалося велике значення. У договорі з Візантією (947 р.) читаний: "Віднині ж хай приходять до князя російському з грамотою, в якій свідчитимуть про свої мирні наміри. Якщо ж прийдуть без грамоти, то хай містяться під вартою, поки не сповістимо про них князя Ігоря.

Якою ж тоді була мова документів? Адже Київська і Переяславська землі вже в XII ст. іменуються Україною. Ще М. Максимович довів, що мова селян Київщини XIX ст. - це і мова київських князів. Мова документів Київської Русі - старослов'янський. Як свідчить "Повість минулих років", велика частина українських слів кількісно змішувалася з масивом старослов'янських слів.



1. Поняття про документ. Матеріали для його виготовлення

За тлумаченням “Оксфордського словника” “документ” - це текст чи зображення, що має інформаційне значення. У перекладі із латинської мови “документ” - це доказ, підтвердження якого факту, що мав місце давніше чи має одну годину. Вперше в цьому значенні слово “документ” використали Цезар та Цицерон. У значенні письмового свідоцтва слово “документ” вживалося від середньовіччя про ХІХ століття. З латинської мови воно та дійшло до відома наших днів завдяки более широкому тлумаченню цого терміну бельгійським вченим, основоположником документації - науки про сукупність документів у галузі практичної діяльності - Полем Отле (1864-1944). Його основна праця, присвячена вивченню, систематизації та структуризації документа в сучасному його розумінні, називається “Трактат про документацію”. Вочевидь, що документ виник майже одночасно із появою писемності у тихий чи інших народів світу.

Сучасний документ, звичайно, відрізняється від документів стародавніх епох своєю стилістикою, способом написання, технікою та матеріалом виготовлення.

Найпоширенішим матеріалом для виготовлення документів у давнину був глина. До нас дійшли сотні тисяч клинописних текстів, котрі повідомляють науковцям про побут, природу, історію, науку та культуру стародавніх народів. Так, серед руїн палацу царя Атурбаніпала в Ніневії археологи відкрили декілька кімнат, в які, здавалося, хтось звалив тисячі клинописних табличок. Після підрахунку їхні виявилося близько 30 тисяч. Ця бібліотека зберегла всю історію культури та соціальних стосунків населення Шумеру та Вавилону. Вавилонцям належить й слава першодруків.

Один документ розмножувався в певній кількості й розсилався за призначенням. Відомі також клинописні документи із виготовлення синтетичних каменів. У Стародавньому є Єгипті інформацію записували на папірусі. Найбільший відсоток інформації становлять державне листування, облікові та статистичні дані величезного бюрократичного управлінського апарату - фараонів всіх династій. Великої популярності й поширення набуває із годиною й такий матеріал для виготовлення документів, як пергамент. Пергамент, призначений на письмі, - це за особливою технологією оброблена шкіра телят чи свиней. Пергаментні листи для запису інформації вперше стали використовувати у ІІ ст. до н. е.

На початку нашої ери в Китаї був винайдений папір. Китайці дуже довго тримали технологію виготовлення цього матеріалу в суворому секреті. Найпоширенішим матеріалом для виготовлення документів на Сході був тканини, зокрема шовк. По шовку писали чорною чи червоною тушшю пензликами різної величини. Алі зі збільшенням виробництва паперу шовк витіснився. Поступово й Європа в ранньому середньовіччі перейшла на папір як основний матеріал для виготовлення документів.

З удосконаленням виробництва й поширення по всьому світу паперу він ставши найголовнішим матеріалом для виготовлення документів.

Різної щільності й фактури, папір використовувався й подекуди ще використовується у вигляді перфокарт та перфострічок.

У сучасному діловодстві не обминули увагою й такий вид матеріалів для документування, як фотоплівка.

Документуються сьогодні видатні й важливі події на кіноплівці та магнітофонній стрічці - протокольні частини міжнародних урядових та науково-технічних контактів.

Містким й зручним у користуванні матеріалом для виготовлення документів є комп'ютерна дискета.

Майбутнє технологій документування - у використанні природних та синтетичних матеріалів-мінералів, в першу чергу кварцові.

Входять у практику діло ведення й документи - голограми. Голограма - документ, який містить зображення, запис й відтворення якого здійснюється за допомогою лазерного променя без використання лінз. Голограма може бути пласкою та об'ємною. Голографічний документ можна зображати та відтворювати в трьох вимірах. Різноманіття матеріалів для виготовлення документів дає змогу створювати їхні для різних цілей й, відповідно, різного призначення. Отож, документ - матеріальний об'єкт з інформацією, зафіксованого, створеного людиною певним способом для передачі її в просторі й часі.

2. Актове діловодство

На території західних слов'янських земель (у Чехії та Польщі) актові книги як особлива форма ведення діловодства виникли у XIII сторіччі. На західноукраїнських землях, як зазначали у своїх працях видатні українські історики О.І. Левицький і В.О. Романовський, актові книги з'явились у другій половині XIV сторіччя. Я.Р. Дашкевич вважає, що, вивчаючи проблему генезису цієї форми діловодства, не можна ігнорувати наявність актових книг в італійських, західнонімецьких та чесько-моравських центрах як можливих шляхах їх проникнення в Україну.

Величезний масив актових книг відклався в результаті діяльності громадських (від «грод» - фортеця) і земських судів. Відомо, що на землях Правобережної України, які поступово входили до складу Великого князівства Литовського, судова і адміністративна влада до середини XVI ст. здійснювалася старостами, державцями та воєводами. Згідно з Першим Литовським Статутом 1529 р. громадський суд проводився старостою в кожному повіті воєводства від імені великого князя Литовського. Проте цей суд був дорогим для шляхти, що викликало її незадоволення. У зв'язку з цим уряд 1564 року провів судову реформу, згідно з якою вся територія князівства була поділена на повіти з чітко визначеними кордонами. В кожному повіті діяли три судові установи: громадський, або адміністративний, земський і підкоморський суди.

Земський суд складався із судді, підсудка, писаря й обирався шляхтою. Остання мала право обирати на повітових сеймиках по чотири електи (кандидати) на судейство, підсудство та писарство, з яких король затверджував по одному кандидату на відповідну посаду. Крім того, при судах існувала посада возного, обов'язком якого було вручати повідомлення про виклик до суду й виконувати його рішення. В Статуті 1588 р. була введена посада возного генерала як старшого над возними. Обраний на цю посаду затверджувався королем і присягав йому.

Спочатку суди мали чітко визначене коло своєї діяльності. Земський суд розглядав переважно цивільні справи шляхти. Його канцелярія мала так зване «право вечности», тобто право надання юридичної сили різним документам (умовам, контрактам, тестаментам тощо). До компетенції суду входив розгляд кримінальних справ.

Підкоморські суди займались вирішенням межових суперечок землевласників. Проте на практиці поступово відбувалося змішування функцій громадських і земських судів. Так, санкція майнових та інших контрактів і договорів переходила до громадських судів. Цьому сприяла та важлива обставина, що вони функціонували постійно, тоді як земські суди збиралися лише тричі на рік.

Все, що відбувалося в судах, заносилося до актових книг. Спочатку в їх веденні не було ніякої системи. Проте поступово виникло кілька видів книг залежно від характеру справ, що розглядалися: декретові, записові і поточні. В декретові книги, які велися тільки під час судових сесій, «рочков», заносились виключно судові протоколи кримінальних і цивільних справ. Записові мали деяку аналогію з нотаріальними книгами. До них заносились різні приватноправові документи: дарчі, купчі, боргові, продажні, а також контракти, умови тощо. Крім того, там містилися королівські жалувані грамоти й привілеї, сеймові конституції, люстрації, інвентарі та інше. Поточні книги призначалися для скарг, свідчень і реляцій возних, заяв, протестацій та повідомлень найрізноманітнішого характеру й змісту.

Більшість книг велася за подвійною системою: спочатку акти записувалися до чернетки - протоколу - за скороченою схемою, без вступних і заключних формул, а потім переписувались у чистовик - індукту. Акти, як правило, вписували у секстерни, тобто зошити, складені з 4-6 аркушів паперу. Секстерни за рік зшивалися в актову книгу. Якщо документів збиралося багато, з них формували кілька томів.

Для полегшення впорядкування аркушів останнє слово на кожному з них записувалося першим на наступному Якщо справа не доводилася до кінця, то залишалося вільне місце, на якому писалися або цифра 2, або слово «уасиа». Правильність написання актів перевірялася. Про це свідчать деякі маргіналії (позначки на полях), наприклад: «тот аркуш порядней треба бы переписати». Нумерація актів (слов'янська та арабська) проводилась по місяцях, нумерація аркушів була введена значно пізніше.

Свою подальшу реорганізацію і розвиток актове діловодство в судах дістало за Статутом 1566 року. Згідно з ним передбачалося ведення всіх документів «словы русскими». Однак документи могли заноситись до актових книг тією мовою, якою були написані. В основному змісті документів простежується прагнення додержуватись канцелярської мови, хоч часто трапляються елементи живої розмовної мови, характерної для представників тодішнього феодального суспільства.

Зважаючи на значення актових книг, зобов'язував шляхту кожного повіту «збудовать такое место, где бы завждьі книги земские безпечне от всякое пригоды были захованы!» і зберігати у «скрынях моцных за тремя замками». Значна частина актових книг усе ж загинула. Сьогодні загальна кількість тих, що збереглися, становить понад 7,5 тис. томів, які охоплюють близько 5 млн. документів-записів. Актове діловодство проіснувало на території Правобережної України до 1840-х років.

3. Наказове діловодство

До XV століття в Московському князівстві система управління мала палацово-вотчинний характер. Органами управління держави були так звані дороги: сокольничий, ловецький, конюх, стольнічий, чашнічий. Само держава ділилася на повіти, стани і волості на чолі з намісниками і волосними, компетенція яких поширювалася і на панську вотчину. Діловодство вели дяки, а при намісниках - писарі і попи.

Створення Російської централізованої держави зажадало розвиненіших форм державного управління. У зв'язку з цим відбувалася поступова перебудова органів великокняжого управління. В кінці XV - початку XVI століть склалася система наказів - центральних органів державного правління, які відали окремими галузями в якості відомчих установ. Так, Посольський наказ відав зовнішніми стосунками, Разрядний- військовими, Поместний- земельними справами, існували Холопський, Ямщик, Розбійний і інші накази. Коли Україна в 1654 р. увійшла до складу Росії, при Посольському наказі спочатку була створена канцелярія малоруських справ, а в 1663 р. - Малоруський наказ.

Всього було близько 80 наказів, кожен з яких налічував від 3 до 400 "наказових людей". На чолі наказу стояв суддя, що керував разом з "товаришами" (заступниками і помічниками) дяками. Дяки з простих писарів ставали начальниками наказових канцелярій і займалися всіма повсякденними справами і діловодством. Для цього вони мали в своєму розпорядженні "пісьмовиє голови" різних рангів: череня-дяків (старших, середньої руки і молодших), писарів, переписувачів, а також перекладачів, сторожів. Канцелярії функціонували при кожній державній, духовній або цивільній установі, документи в них оформлялися по певних загальних правилах, які успадковувалися традиційно.

Діяльність канцелярій, робота їх окремих службовців із створення офіційних текстів добре видні по реквізитах створюваних документів. Так, на кожному документі, який доставлявся в наказ, ставилася дата реєстрації. Дяк в необхідних випадках ставив відмітку "виписати", тобто навести довідку. Справу готували до доповіді і обговорювали, після чого виносили "прісуд" і розпорядження про підготовку листа-відповіді. Проект документа складали по вказівці дяка старші поддьячие. Дяк редагував цей проект, роблячи відмітки на полях або зворотній стороні аркуша. Виправлений документ молодший піддяк переписував заново - "білив" і передавав поддьячему, який звіряв його з чернеткою і візував: ставив підпис на зворотному боці в нижній частині аркуша, підтверджуючи правильність написаного. Перевірений документ підписувався дяком розтягнуто по всій його ширині, наприклад: "А грамоту писав дяк Семен Грач".

Писали на вузьких (15-17 см.) смугах папери, які у разі потреби склеювали, залишаючи зворотну сторону чистої. До першого документа підклеювали послідовно інші і довгу паперову смугу згортали в рулон. При читанні смуга волочилася, звідси і з'явився народний вислів - тяганина, що означає невчасне рішення того або іншого питання".

У діяльності наказів XV-XVIII вв. виробився певний процес роботи з документами, який і отримав назву наказове діловодство. У практиці діяльності наказів з'явилися певні формули складових частин документів, порядок їх оформлення і переміщення як в самих наказах, так і між ними. Документи стали розділяти на законодавчих (царські укази, вирішення Боярської Думи) і розпорядливих (грамоти і вказівки органів державного правління). Від простих людей в накази поступали чолобитні.

Територія Лівобережної України, що на той час входила до складу Росії, була розділена на 16 військових округів або полків, в яких адміністративна, судова і військова влада належала полковникам.

Територія кожного полку ділилася на сотні на чолі з сотниками. Очолювали державу гетьман і Старшинська Рада, а діловодством відав Генеральний Писар разом з Генеральним Суддею.

У травні 1710 р. гетьманом був вибраний Пилип Орлик, що був до того генеральним писарем і автором "Пактів", або так званої Конституції і вільностей Запорізького війська "Бендерськой". Цікаво, що вихідним положенням цього документа була теза про незалежність України.



4. Колегіальне і виконавче діловодство

Як вже наголошувалося в попередніх статтях, діловодство в установах Російської держави до XVIII століття велося згідно з канцелярськими традиціями і законодавством не регулювалося.

У 1717-1718 рр. на зміну застарілій системі наказів було створено 12 колегій, кожна з яких вела певну галузь господарства або сферу управління і була підпорядкована сенату. Остаточно структуру колегій визначив Генеральний регламент державних колегій, підписаний 27 лютого 1720 р.

Генеральний регламент став основою організації діловодства в державних установах, і в законодавчому порядку була оформлена нова система документування. Цікава історія створення Генерального регламенту. Ще в 1715 р. Петро I направив своїх представників до Швеції, Данії і Німеччини для вивчення колегіальної системи управління і можливості вживання її, що існувала у них, в Росії. Після вивчення матеріалів було прийнято рішення вибрати шведську модель і, враховуючи особливості російського державного ладу, поступово вводити се. Перший варіант Генерального регламенту був складений Генріхом Фіком, після чого він мав ще 12 редакцій. У Генеральному регламенті були детально розкриті функції кожного підрозділу колегії, у тому числі був розділ про структуру і функції канцелярії і її секретаря. Саме секретар складав найбільш важливі документи, всі інші оформлялися канцеляристами за його дорученням. Деякі документи (дипломи, патенти) складалися по "генеральних формулярах", тобто певним обов'язковим формам документів.

У 1722 р. виходить в світ "Табель про ранги". Саме цей документ поклав початок системі чинів, звань і титулів, які застосовувалися в діловодстві до 1917 р. У цей же період була створена практика офіційного діловодства, що існує до наших днів.

У остаточній формі питання документаційного забезпечення управління були сформовані в "Установах для управління губерніями" від 7 листопада 1775 р. Згідно з вищезазначеним документом, процеси діловодства між установами стали ритуалом. Щоб зайняти відповідне місце в бюрократичній системі управління, цей ритуал потрібно було добре знати. Для стосунків між вищою владою і владою на місцях були встановлені відповідні місцю кожної установи види документів. Вищі установи давали вказівки, підлеглі - писали "доноси" про їх виконання. Була створена не лише ієрархія установі, але і ієрархія документів.

Весь процес проходження документів в установах обов'язково реєструвався в журналах, книгах або реєстрах. На вхідних документах у верхньому правому кутку ставили дату вступу і номер згідно з реєстром. Зареєстровані документи розглядалися відповідними виконавцями і заносилися в настільний реєстр. Аналогічно реєструвалися вихідні документи. Для полегшення знаходження документа до реєстрів складали алфавіти установ і осіб, які мали до цього яке-небудь відношення. Про виконану роботу установи складали звіти, а про кількість і склад справ, що заслуховують, - термінові зведення.

Законодавчі і розпорядливі акти оформлялися указами, регламентами, інструкціями і протоколами. З'явилася безліч форм листування: листи, реляції, доноси, сповіщення. Саме в період колегіального діловодства були встановлені початки організації обліку, проходження і збереження документів, тоді ж вперше з'явився термін "архів".

Росія все більше обмежувала самоврядність в Україні, хоча ще залишалася влада гетьмана.

Гетьман безпосередньо управляв державою за допомогою генеральної старшини, зокрема генерального обозного (відповідав за артилерію і військові запаси), генерального судді (керував судочинством), генерального осавула, який був помічником у військових справах, і генерального писаря, що очолював гетьманську канцелярію.

Гетьман видавав універсали - письмові розпорядженні, які повинні були виконуватися всім народом України.

Своїх законний про державний лад, суд, право на землю, веденні діловодства в Україні розробити не встигли. Судили, і основному, за польськими законами. А в Січі жили по своїх, неписаним законам.

Символами гетьманської влади в державі були клейноди?" булава, корогви, бунчук і литаври. Особливе значення мала друк з гербом, на якому зображався козак з рушницею на плечі. Одночасно гетьман користувався особистим друком з фамільним гербом.

Після поразки гетьмана Мазепи російські правителі отримали право нагляду над судами і навіть канцелярією гетьмана, землі роздавалися російським дворянам. У 1722 р. в Глухові була створена Малоруська колегія, яка поперемінно управляла Україною з гетьманами до 1764 р. У 1783 р. IIMCCTO полкового діленні було створено три наміснитцтво (пізніше - губернії) е центрами в Києві, Чернігові і Сіверському для Новгорода, які разом складали Малоруське генерал-губернаторське.

Україна остаточно втратила свої права, свою волю, закінчила своє існування вольної Української козацької держави. Чергові реформи російського центрального державного апарату були проведені в 1810-1811 рр. В 1810 р. затверджений найвищий державний орган - Державна Рада (Дума), а в 1811 р. створені центральні органи державного правління - міністерства. Міністерства мали багатоступінчасту структуру. Полягали вони з департаментів, які ділилися на відділи, а відділи - на столи.

Керівники структурних підрозділів мали право отримувати і підписувати документи відповідно посаді кожного. Документи поступали зверху вниз: від царя - маніфести, високі накази і рескрипти, від сенату - укази і розпорядження. Міністри і керівники департаментів підписували циркуляри і накази, губернські власті - вказівки і т. д.

Створення міністерств завершило процес чіткого розділення державного апарату. Це привело до швидкого зростання шаруючи чиновників-бюрократів, які повністю залежали від милості пануючи. Апарат все більше розростався чисельно і прагнув забезпечити свої права, а також матеріальні і моральні привілеї і почесті. У 1812 р. було затверджено вже вісім міністерств, і їх кількість збільшувалася. Постановою "Загальна установа міністерств" передбачалася єдність створення документів по приведених зразках. Кожен важливий документ складався з трьох частин: введення з викладом суті справи, обґрунтування із засланнями на законодавство і нормативні акти, клопотання або прохання. Порядок проходження документів по інстанціях строго регламентувався правилами, які вимагали, щоб документи не відхилялися від своєї встановленої дороги. У кожній установі вхідні і витікаючи документи повинні були реєструватися в журналах, що складаються з трьох частин: для реєстрації документів вищої влади, для звичайних документів і для секретних. Поділа, які розглядалися в департаментах, розділяли такі на три категорії: термінові, невідкладні.

Види документів виконавчого діловодства. Єдність структури, штатного складу чиновників та їх посадових обов'язків дозволило встановити єдиний порядок в організації діловодства.

Компетенція посадових осіб у питаннях управління визначила склад управлінських документів міністерств. «Загальне установа міністерств» 1811 р. прямо вказувало, що «різна ступінь влади» - головна причина розділення прав та обов'язків чиновників в процесі створення документів. Тому досить чітко були визначені види документів, якими повідомлялися між собою органи влади і управління.

Міністр отримував:

- від імператора укази і веління, направляв йому доповіді (або записки) і подання;

- від Державної ради - височайше затверджені думки, направляв - подання;

- від Сенату - сенатські укази, а в Сенат направляв - подання, рапорти, доношения;

- від Комітету міністрів - виписки з журналів засідань, направляв - записки та подання.

Для отримання грошей з Державного казначейства міністр надсилав ставлення.

Між собою міністерства обмінювалися відносинами, повідомленнями, офіційними листами. Підлеглим, як службовцям у стінах міністерства, так і поза їх, направлялися приписи. Підлеглі посилали у вищестоящі інстанції рапорти, доношения, подання.

Директор департаменту володів правом направляти міністру записки (доповідні записки), уявлення, в департаменти інших міністерств - відносини, підлеглим - приписи.

Начальник відділення звертався в інші відділення свого міністерства у формі записки, відділення інших міністерств - у формі відносини.

Начальники відділень мали право підписувати запит в архів про необхідність отримання з нього відомостей. Хід засідання дорадчих органів (Ради міністра, Спільної присутності департаменту) фіксувався в журналах. У параграфі 262 «Спільного установи міністерств» вперше регламентована залежність юридичної сили документа від правил його оформлення: «Приписи Міністрів тільки тоді визнаються дійсними, коли вони мають встановлену форму».

До «Загальному установі» прикладені чотири форми листування, служили еталоном для складання і оформлення офіційних документів. Вони складені на бланках з кутовим розташуванням реквізитів. Бланк включав: найменування установи-автора, найменування структурних підрозділів, дату підписання документа, вихідний реєстраційний індекс, короткий заголовок до тексту. Пізніше з'являється посилання на номер ініціативного документа. У правому куті документа вказувався адресат. При аналізі листування слід мати на увазі, що на одних документах найменування виду позначалося, а в інших «беззаглавных», воно було відсутнє. Його можна визначити, знаючи підпорядкованість автора і адресата.

Вищі установи та посадові особи, звертаючись до нижчестоящим, адресували документ в давальному відмінку: «Калузькому губернському правлінню». Рівні один з одним і нижчестоящі установи, звертаючись до вищих, використовували прийменник «в»: «Калуське губернське правління». Якщо документ адресувався конкретній особі і нижестоящее посадова особа зверталася до вищого, адресат включалося звернення, відповідне титулу: «Його превосходительства», «Його благородию». При спілкуванні рівних посадових осіб і вищестоящих з нижчестоящими титул опускався.

Документи в XIX ст. обов'язково мають підпис і скрепу, в яких вказують найменування посад. Спочатку бланки писали від руки, але з 20-х років XIX ст. їх почали виготовляти друкарським способом.

Організація роботи з документами, названа в «Загальному установі» «спосіб виробництва справ», включала п'ять складових частин:

- порядок вступу справ;

- рух їх, або власне так зване виробництво;

- відправлення справ;

- ревізію;

- звіти.

Перші три частини встановлювали шлях проходження документів від моменту їх отримання або створення до завершення виконання і відправлення, причому в кожному структурному підрозділі, починаючи від канцелярії міністра і закінчуючи столом і «особливими законами». Структура документопотоків, як вхідних, так і вихідних документів, ставилася у залежність від укладеної в них інформації. Наприклад, вся переписка міністерства ділилася на два потоку:

- листування міністра;

- листування департаменту.

«Загальне установа міністерств» визначило компетенцію міністра та директорів департаментів у розгляді управлінських ситуацій, тому розподіл всіх вхідних і вихідних документів між ними не викликало особливих труднощів. У XIX ст. документи реєструвалися в журналах. Щомісяця в структурних підрозділах проводилася «ревізія справ», т. е. було запроваджено систематичний контроль за виконанням документів. За його результатами складалися «відомості» про кількість виконаних і невиконаних документів. В кінці року складалася загальна відомість по міністерству.

Щорічна діяльність міністерств закінчувалася звітом. Звітів було три: звіт у сумах» звіт в справах, звіт у видах і припущеннях до вдосконалення кожної частини. Для кожного звіту існував особливий порядок складання і подання. З усіх вихідних документів знімалися копії (відпустки), які здавалися в архів міністерства, де на них складалися описи.

«Спільним установою міністерств» встановлені єдині принципи організації діяльності міністерств і діловодства. Специфіка кожного з них знайшла відображення в положенні про кожному міністерстві («приватні установи»). На всьому протязі XIX ст. активно розвивались інші системи документації. Для ХІХ ст. характерне те, що деякі з них купували закінчену форму у вигляді Статутів, в яких детально регламентовано склад документів системи, правила їх складання та оформлення, а також додані зразки форм документів. Наприклад, питання бухгалтерського обліку закріплені у 1848 р. в «Загальному рахунковому статуті», документування проходження державної служби в «Статуті про громадянської службі» 1832 р.

З середини XIX ст. неодноразово робилися спроби скорочення кількості документів. Дані заходи по скороченню діловодства закріплені в спеціальних законодавчих актах, виданих в 1831, 1852, 1860 рр.

Винахід в останній третині XIX ст. друкарських машин, гектографов, вивело на новий рівень культуру документування, прискорило виготовлення документів, що дало змогу економити час і кошти. Поява телеграфу, телефону призвело до появи нових видів документів: телеграм, телефонограм. Загальнодержавні норми в діловодній сфері, закладені в «Загальному установі міністерств», вимагали змін і розвитку.

Окремі відомства намагалися самостійно спростити «делопроизводственный процес». Наприклад, до канцелярії попечителя Московського навчального округу впроваджуються елементи механізованої обробки документів: позначки на них (про отримання, реєстрації, направлення на виконання, виконання і ін.) наносилися з допомогою механічних нумераторів або штампів.

Найбільш чітко напрями і способи вдосконалення діловодства відображені в «Положенні і письмоводстве і діловодстві у військовому відомстві», виданому в 1911 р.

На всьому протязі XIX ст. видавалися збірники зразків документів, званих «письмовники», з метою допомогти чиновникам та приватним особам скласти документ у відповідності з існуючими правилами.

В XIX ст. починається процес формування теорії діловодства. Він пов'язаний з іменами М.М. Сперанського, Ф. Русанова, Н.С. Варадинова, К. Зосимского, С. Вельбрехта.

На початку XX ст. Росія стояла на порозі нових перетворень в області діловодства. Однак зміна державного ладу в результаті Лютневої буржуазно-демократичної революції і Жовтневої соціалістичної революції призвела до корінних змін у державному устрої Росії і організації діловодства.

Режим Тимчасового уряду із-за нетривалості свого існування не вніс істотних змін до практики підготовки документів. У практиці документаційного забезпечення управління ще залишався мовний ритуал. Перед самою революцією в 1917 р. вийшла постанова "О удосконаленні форм офіційних відношенні і паперів", в якому були скасовані "тітулірованіє і завершальні формули ввічливості в ділових листах".

5. Радянське документознавство

Після більшовицького перевороту на колишній території царської імперії утворилося 13 країн. П'ять із них стали незалежними. У інших, у тому числі і в Україні після ліквідації УНР, сформувалась й утвердилася радянська форма державності. Вже 2 березня 1918 року Рада народних комісарів прийняла постанову “Про форму бланків державних установ”, якою встановила новий Єдиний формуляр ділового документа. І Московська ініціативна конференція із нормалізації техніки управління (вересень 1922 року) розглянула запитання про стандартизацію документів. У 1969-1971 рр. було б розроблено й затверджено серію загальносоюзних стандартів управлінської документації. З 1972 р. в СРСР почали діяти єдині правила підготовки та оформлення організаційно-розпорядчих документів й єдині правила роботи із документами.

Постановою від 04.09.73 Державний Комітет СРСР по науці й техніці ввів у дію основні положення Єдиної державної системи документування. У 1975 р. було б прийнято ГОСТ 6.15.1-75 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Основные положения». Згідно з ними визначалися вимоги до уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів. Загальне науково-методичне керівництво уніфікацією та стандартизацією документів, розробкою відповідних уніфікованих систем документації (УСД) і уніфікованих форм документів покладалося на Держстандарт.

На початок 1984 р. було б розроблено й затверджено 16 УСД загальносоюзного значення, 27 державних стандартів на УСД та 26 загальносоюзних класифікаторів техніко-економічної інформації. Всього було б уніфіковано понад 4,5 тис. форм документів.

У 1984-1986 рр. сформувалася цілісні система документаційного забезпечення управління, що відповідала тодішнім вимогам діловою російською мовою й стилю складання офіційних документів.

Незважаючи на цілий ряд позитивних чинників: створення системи в роботі із документами, прискорення діловодного процесу, раціоналізація документообігу, введення Єдиної державної системи діловодства для установ, організацій та підприємств. Лютневу буржуазно-демократична революція викликала пожвавлення національно-політичних рухів у різних національних регіонах Росії, до того числі і в Україні. Вперше за багато століть з'явилася можливість утворення української незалежної держави.

17 березня 1917 р. представники різних партій й рухів утворили всеукраїнську загально-громадську представницьку організацію - Центральну Раду, головною якої обрали М.С. Грушевського.

Центральна Рада та її уряд - генеральний секретаріат залишили значну документальну спадщину, Яка налічує 49 фондів Центрального державного архіву влади та управління України. Серед цих документів найвагоміші мають Універсали Центральної Заради.

Названі документи свідчать про поступальний розвиток політичної свідомості молодих українських політиків, що рухались від вимоги автономії України у складі демократичної Росії до повної незалежності й самостійності. У жовтні 1918 року в результаті розвалу австро-угорської монархії до влади в Галичині прийшла Українська Національна Рада. Утворилась Західноукраїнська Народна Республіка.

У Україні нову уладові очолила Директорія УНР, котра рішенням трудового Конгресу 22 января 1919 р. проголосила акт соборності, тобто об'єднання УНР з Західноукраїнською Народною Республікою.

Наприкінці 1920 р. було б встановлено радянську уладові. 1 серпня 1923 р. було б прийнято декрет про українізацію.

Активне здійснення українізації розпочав комісар освіти О.Шумський (1925-1927), продовжив М.Скрипник (1927-1933). По всій Україні на різних курсах організовувалося обов'язкове вивчення української мови.

У 1925 році українська мова був офіційно введена у діловодство. У 1927 році Л. Кагатович оголосив, що все партійне діловодство також вестиметься російською мовою.

У січні 1933 р. секретарем ЦККП(б)У ставши П. Постишев, який розпочав боротьбу із проявами так званого українського буржуазного націоналізму. Майже 10-річний період українізації по одній припинився.

У державному й громадському житті відновилася практика русифікації. Політика де українізації призвела до ліквідації всіх здобутків українського відродження. Система радянського діловодства на багато років поширилась на всій території України. Виявляючи волю і прагнення українського народу, Верховна Рада України 16 липня 1990 р. прийняла Декларацію про державний суверенітет України, в якій проголосила невід'ємне право української нації на самовизначення, верховенство й самостійність, повноту й неподільність влади уряду республіки в межах її території.

Після спроби державного перевороту о 19-й серпня 1991 р. Верховна Рада України, виходячи із права на самовизначення, передбаченого Статутом ООН та іншими міжнародно-правовими документами, здійснюючи Декларацію про державний суверенітет України, 24 серпня 1991 р. проголосила незалежність України та створення самостійної української держави - України. Розбудова держави вимагає не лише сучасного рівня економічного прогресу. Вона неможлива без відродження і розвитку культури управління. За роки створення нової України нагромаджено певний досвід практичного розв'язання різноманітних за обсягом, характером і значенням управлінських завдань. Одержано чимало оригінальних рішень, викликаних особливостями перехідного періоду управління, становленням економіки, впровадженням різних форм підприємництва.

Організаційні основи управлінської діяльності в такому контексті набули характеру вирішальної умови ефективності управління як різновиду інтелектуальної праці.

Його технологічна частина: загальні вимоги до управлінського стилю, організації документаційного забезпечення управління, операційної діяльності різних категорій працівників, кадрового діловодства тощо, визначаються тією культурою управлінського професіоналізму, від якої залежить успіх будь-якого підприємства і держави в цілому. Новим господарським структурам сучасної України, вільної від адміністративно-командної системи, необхідно критично проаналізувати організацію діловодства в минулому, взяти з неї все цінне, обмежитись необхідним мінімумом документів та справ, не роздуваючи їх до непотрібних розмірів, вдосконалити управління.

У створенні суверенної України можна відзначити як певні досягнення, так і наявні труднощі, відчутні недоліки, невикористані можливості. Хочеться вірити, що багатий на кадровий і науково-технічний потенціал український народ зможе подолати всі перешкоди і вийти на цивілізований шлях розвитку завдяки програмній самоорганізації, в якій право, управління, його культура посідатимуть провідне місце.



Висновки

Вже в ті далекі часи документ служив гарантією виконання зобов'язань і йому надавалось велике значення.

В договорі з Візантією (944 р.) читаємо: «Віднині ж хай приходять до князя руського з грамотою, в якій будуть засвідчені їхні мирні наміри.

Якщо ж прийдуть без грамоти, то хай втримуються під вартою, доки не сповістимо про них князю Ігорю». писемність староруський мова

Проте, попри серйозне і, здавалось би, позитивне ставлення до документів, досить часто в історії спричинялося їх знищення або підробка. Така нещаслива доля спіткала договір, укладений українським гетьманом Богданом Хмельницьким з російським царем Олексієм Михайловичем.

Не бажаючи дотримувати умови так званих «Березневих статей» 1654 р. і скориставшись скрутною ситуацією, що склалася в Україні після смерті Хмельницького, російська сторона самочинно і таємно сфальсифікувала договір. У роки Радянської влади було вироблено діловодство, характерне для централізованого управління народним господарством. У практиці діловодства був встановлений єдиний порядок документування, впроваджені стандартні вимоги до форми та структурі документів.

Встановлено типовий склад інформаційних елементів документів. Була зроблена спроба впровадження Єдиної державної систем діловодства (ЕГСД). З метою застосування засобів обчислювальної техніки в ряді галузей здійснювалося освоєння уніфікованих систем документації, що дозволяють одночасно використовувати їх і при традиційних методах обробки документів. В даний час склалася система обробки документів розвивається з урахуванням специфіки ринкових відносин, механізації та комп'ютеризації діловодства. До вищесказаного, можна лише додати, що документознавство пройшло дуже великий і важкий шлях вдосконалення від давнини і до нашого часу. Змінювалися періоди розвитку документа: від наказів до колегій, від колегій до міністерств.

Кожен із періодів розвитку діловодства вніс свої незамінні традиції, і нормативи у створення й оформлення документів. І, начебто, вже в наш час документ, вдосконалили і уніфікували, але, мені, здається, що у XXII ст. час чергового етапу у розвитку діловодства.



Література

1. Бибик С. Ділові документи та правові папери: Листи, протоколи, заяви, договори угоди / Світлана Бибик, Галина Сюта, - Х.: Фолио, 2005. - 491 с.

2. Блощинська В. Сучасне діловодство: Навчальний посібник / Віолетта Блощинська, М-во освіти і науки України, Інститут менеджменту та економіки "Галицька академія". - К.: Центр навчальної літератури, 2005.

3. Боровський В. Н. Діловодство в банківських установах: Навчальний посібник / В.Н. Боровський, В.П. Прадун, Р.В. Друзін, Ред. В.Н. Боровський, М-во освіти і науки України, Таврійський національний університет ім. В.І. Вернадського. - К.: Центр навчальної літератури, 2006. - 223 с.

4. Гавриленко С. Документирование в организации: В помощь секретарю-референту / С.Д. Гавриленко, - Минск: Амалфея, 2002. - 125 с.

5. Головач А. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян / Анатолій Степанович Головач, А.С. Головач. - Донецьк: Сталкер, 1999. - 34 с.

6. Гончарова Н. Документаційне забезпечення менеджменту: Навчальний посібник / Наталія Гончарова, М-во освіти і науки України, Київський нац. ун-т культури і мистецтв. - К.: Центр навчальної літератури, 2006. - 259 с.

7. Діденко А. Сучасне діловодство: Навч. посібн. для проф. тех. закл. освіти / Анатолій Діденко, - 3-є вид. - К.: Либідь, 2001. - 383 с.

8. Документы и делопроизводство: Справ. пособие / Т.В. Кузнецова и др. - М.: Экономика, 2001. - 270 с.

9. Комова М. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів / Марія Комова, Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т "Львівська політехніка". - Львів: Тріада плюс, 2006. - 217 с.

10. Палеха Ю. Управлінське документування: 2 ч. / Юрій Іванович Палеха, М-во освіти і науки України, Європейський ун-т. - 2-е вид. - К.: Вид-во Європейського ун-ту. - 2003 - Ч. 1: (зі зразками сучасних ділових паперів).

11. Стенюков М.В. Документы, делопроизводство / М.В. Стенюков. - 3-е изд. преработ. и доп. - М.: Приор, 1999. - 143 с.

12. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини / ред.: В.М. Бріцина. - К.: Довіра, 2007. - 687 с.

13. Хоменко М. Посібник з діловодства: учбовий посібник / Микола Хоменко, Олена Грабарь, - 2-е вид., випр. і доп. - К.: Генеза, 2003. - 103 с.

Размещено на Allbest.ru

...