Размещено на http://www.allbest.ru/

Міністерство освіти і науки України

Харківська національна академія міського господарства

Методичні вказівки з української мови професійного спілкування для студентів 1 курсу денної та заочної форм навчання за напрямом підготовки 0501 “Економіка і підприємництво”

Жигло О.О., Малюкова О.Ю

Харків - 2006

Методичні вказівки з української мови професійного спілкування (для студентів 1 курсу денної та заочної форм навчання за напрямом підготовки 0501 “Економіка і підприємництво”). - Укл.: Жигло О.О., Малюкова О.Ю. - Харків: ХНАМГ, 2006. - 30 с.

Укладачі: О.О.Жигло, О.Ю.Малюкова

Рецензент: І.М.Золотарьова

Рекомендовано кафедрою української та російської мов, протокол № 7 від 15 березня 2006 р.

Вступ

Ділова українська мова - одна з дисциплін, що вивчаються на першому курсі. Вона передбачає ознайомлення із різними видами ділових документів, набуття студентами навичок їх укладання, засвоєння етикету ділової кореспонденції.

Дидактична мета курсу:

? розширення знань про українську мову як національну мову українського народу, виховання поваги до української літературної мови;

? набуття знань про особливості офіційно-ділового стилю, класифікацію документів, структуру тексту документа, вимоги щодо складання й оформлення ділових паперів.

Студенти повинні знати:

? роль мови у суспільному житті, мовні норми, розрізняти поняття “національна мова” і “літературна мова”;

? функціональні стилі української літературної мови, найважливіші риси, що визначають діловий стиль;

? види документів за класифікаційними ознаками; основні правила оформлення реквізитів; вимоги до тексту документа, оформлення сторінки.

Студенти повинні вміти:

? давати визначення понять, що є основними для курсу ДУМ;

? визначати типи документів за класифікаційними ознаками;

? правильно оформляти реквізити;

? послуговувати стійкими словесними формулами.

Отже, ділова українська мова допоможе студентам заповнити прогалини в знаннях з української мови, сприятиме розвитку їхньої загальної культури мовлення, а також усвідомленому та ґрунтовному оволодінню мистецтвом ведення ділової кореспонденції.

1. Поняття літературної мови. Функції мови

Українська мова - слов'янська мова. Вона є національною мовою українського народу. Українська національна мова існує:

а) у вищій формі загальнонародної мови - сучасній українській літературній мові;

б) у нижчих формах загальнонародної мови - її територіальних діалектах.

Літературна мова - це оброблена, унормована форма загальнонародної мови, яка в писемному та усному різновидах обслуговує культурне життя народу, всі сфери його суспільної діяльності.

За функціональним призначенням - це мова державного законодавства, засіб спілкування людей у виробничо-матеріальній сфері, мова освіти, науки, мистецтва, засобів масової інформації.

Літературна мова реалізується в усній і писемній формах. Писемна форма літературної мови функціонує в галузі державної, політичної, господарської, наукової і культурної діяльності. Усна форма - обслуговує безпосереднє спілкування людей, побутові й виробничі потреби суспільства.

Жодне суспільство, на якому б рівні воно не перебувало, не може існувати без мови. Оскільки мова - явище суспільне, вона виконує цілу низку функцій, життєво важливих як для суспільства, так і для самої мови.

Функції мови:

- комунікативна;

- ідентифікаційна;

- експресивна;

- гносеологічна;

- мислетворча;

- естетична;

- культуроносна;

- номінативна.

Це найголовніші, але далеко не всі мовні функції, усвідомлення яких суттєво впливає на ставлення до мови, глибину її вивчення та використання. Оскільки мова - явище системне, усі її функції виступають не ізольовано, а проявляються в тісній взаємодії. український мова прийменник

2. Характеристика стилів української мови

У залежності від того, яку мету переслідує мовець, здійснюється вибір мовних засобів. Система мовних засобів, стилістичні норми, сфера поширення, призначення - ознаки, за якими розрізняють мовні стилі. Літературна українська мова має сім функціональних стилів:

1) науковий;

2) офіційно-діловий;

3) публіцистичний;

4) художній;

5) розмовний;

6) епістолярний;

7) конфесійний.

Науковий стиль служить засобом оформлення результатів наукових досліджень, гіпотез, доведення теорій, систематизації знань. Його характеризують наявність термінів, наукової фразеології, таблиць, схем, графіків. Найбільш поширені жанри наукового стилю - підручник, лекція, стаття, монографія, реферат, анотація, рецензія.

Публіцистичний стиль функціонує у громадсько-політичному житті, культурі. Йому притаманна образна, емоційна лексика, вигуки, повтори, риторичні питання. Часто публіцистичний стиль вживається в усному мовленні. Його характеризує палкий, емоційний тон. Найбільш поширені жанри цього стилю - виступ, памфлет, дискусія, стаття.

Художній стиль - це стиль передусім красного письменства, мистецтва, культури, освіти. Його характеризують надзвичайна образність, експресивність, різновиди стилістичних фігур тощо. До жанрів цього стилю належать: повість, роман, оповідання, поема, вірші, драма, комедія, трагедія та ін.

Розмовний стиль поширений у побуті, повсякденному спілкуванні з родиною, знайомими, на виробництві. Послуговується цей стиль побутовою лексикою, діалектизмами, фразеологізмами, скороченими словами. Бесіда, телефонна розмова - жанри цього стилю.

Офіційно-діловий стиль вживається в офіційно-діловому спілкуванні, яке включає в себе сферу державного, громадського, політичного, економічного життя, законодавство, адміністративні та господарчі відносини. Характерними для цього стилю мови є: лаконічність, чіткість, стандартизація мовних засобів, наявність безособових дієслів. До жанрів цього стилю належать усі різновиди ділових паперів та деякі види усного мовлення: розмова з відвідувачами, телефонна розмова тощо.

Епістолярний стиль використовується у приватному листуванні. Основна ознака - наявність певної композиції: початок, головна частина, кінцівка та іноді постскриптум. Основні мовні засоби - поєднання елементів художнього, публіцистичного та розмовного стилів.

Конфесійний стиль. Сфера використання - релігія та церква. Призначення - обслуговувати релігійні потреби як окремої людини, так і всього суспільства. Конфесійний стиль реалізується в релігійних відправах, проповідях, молитвах й у Біблії та інших церковних книгах, молитовниках, требниках тощо. Основні мовні засоби: церковна термінологія; непрямий порядок слів у реченні; значна кількість метафор, алегорій, порівнянь; наявність архаїзмів.

3. Загальні особливості офіційно-ділового стилю мовлення

Офіційно-діловий стиль - функціональний різновид мови, який слугує для спілкування в державно-політичному, громадському й економічному житті, законодавстві, у сфері управління адміністративно-господарською діяльністю. Основне призначення - регулювати ділові стосунки в зазначених вище сферах та обслуговувати громадянські потреби людей у типових ситуаціях. ОДС має певні ознаки, які зумовлені нормами загальнолітературної української мови. Головні з них такі:

- використання слів тільки в прямому значенні;

- вживання усталених форм і мовних зворотів;

- точність, ясність, стислість у викладі думки;

- прямий порядок слів у реченні;

- уникнення розмовних, емоційно забарвлених слів та висловів;

- додержання норм сучасної літературної мови, недопущення калькування, змішування мов;

- послуговування спеціальною термінологією.

Офіційно-діловий стиль має такі функціональні підстилі:

* законодавчий - використовується у законотворчій сфері, регламентує та обслуговує офіційно-ділові стосунки між приватними особами, між державою і приватними та службовими особами. Реалізується в Конституції, законах, статутах, постановах та ін.

* дипломатичний - використовується у сфері міждержавних офіційно-ділових стосунків у галузі політики, економіки, культури. Регламентує офіційно-ділові стосунки міжнародних організацій, структур, окремих посадових осіб. Реалізується в конвенціях, комюніке, протоколах, меморандумах, ультиматумах і т.ін.

* юридичний - використовується у юриспруденції. Обслуговує й регламентує правові та конфліктні відносини. Реалізується в актах, позовних заявах, постановах, запитах, повідомленнях та ін.

* адміністративно-канцелярський - використовується у професійно-виробничій сфері, правових відносинах і діловодстві. Реалізується в офіційній кореспонденції, договорах, контрактах, заявах, автобіографіях, характеристиках, дорученнях, розписках та ін.

Ділове мовлення повинно бути доступним і зрозумілим широкому слухачеві. Це стосується і ділових паперів. Виклад у текстах ділових паперів має бути чітким, ясним, логічним і водночас якомога лаконічним. Логічна послідовність у документах досягається за допомогою причинно-наслідкових зв'язків у реченні чи в тексті в цілому. У ділових паперах використовується загальновживана лексика та терміни, які включені до словників.

4. Документ. Класифікація документів

Документ - це носій інформації про явища, події, факти, розумову діяльність людини. Він повинен бути достовірним, містити конкретні, реальні відомості, пропозиції чи вказівки. Документ повинен відповідати таким вимогам:

1) не повинен суперечити Конституції України, діючому законодавству;

2) бути виданий повноважним органом або особою у відповідності до своєї компетенції;

3) повинен бути складений за встановленою формою, відредагований і оформлений відповідним чином.

У соціальному плані будь-який офіційний документ є поліфункціональним, тобто одночасно виконує декілька функцій, що й дозволяє йому задовольняти різноманітні людські потреби.

До загальних функцій належать:

Інформаційна - будь-який документ створюється для збереження інформації, оскільки необхідність її зафіксувати - причина укладання документа.

Соціальна - документ є соціально значущим об'єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою.

Комунікативна - документ виступає як засіб зв'язку між окремими елементами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо).

Культурна - документ є засобом закріплення та передавання культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів (науково-технічної сфери), де знаходить відображення рівень наукового, технічного й культурного розвитку суспільства.

До специфічних функцій належать:

Управлінська - документ є інструментом управління; ця функція притаманна низці управлінських документів (плановим, звітним, організаційно-розпорядчим та ін.), які спеціально створюються для реалізації завдань управління.

Правова - документ є засобом закріплення і змін правових відносин у суспільстві; ця функція є визначальною в законодавчих та правових нормативних актах, що створюються з метою фіксації правових норм і правовідносин, а також у будь-яких документах, які набувають правової функції тимчасово (для використання як судовий доказ).

Історична - коли документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства; цієї функції набуває певна частина документів лише після того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архіву на збереження.

Документи мають важливе господарське і правове значення. Основною класифікаційною ознакою конкретного документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до особи, структури, предмета або до напрямку діяльності укладача. Відповідно до цього і згідно з унормованими вимогами за ознаками класифікації та групами вирізняють такі види документів:

- за найменуванням: заяви, інструкції, листи, телефонограми та ін.;

- за походженням: службові і приватні;

- за місцем створення: внутрішні і зовнішні;

- за призначенням: статутні, розпорядчі, виконавчі та інформаційні. Статутні - з коротким викладом змісту статуту організації чи установи. Розпорядчі - подається інформація про організацію роботи установи, закладу чи підприємства. Виконавчі - подається план або напрям виконання певного обсягу робіт. Інформаційні - містять конкретну інформацію, необхідну для діяльності організації;

- за формою: стандартні і нестандартні;

- за терміном виконання: звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові;

- за ступенем гласності: для загального користування, службового користування, секретні, цілком секретні;

- за стадіями створення: оригінали, копії;

- за терміном зберігання: тимчасового (10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання;

- за функціональним призначенням:

а) особові;

б) розпорядчі;

в) обліково-фінансові;

г) господарсько-договірні;

д) довідково-інформаційні.

Діяльність, яка охоплює питання документації й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських функцій, називається діловодством.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами. Реквізит - це обов'язковий елемент, властивий кожному окремому виду документа.

Складники документа розподіляються на постійні і змінні. Постійні реквізити, як правило, вказані на бланкові установи, а змінні вносяться під час його заповнення. Сукупність реквізитів, які розміщені у певній послідовності, називається формуляром. Кожен вид документа має свій формуляр.

Головний елемент документа - текст. Крім параграфів, пунктів, у тексті виділяються абзаци. Поділ тексту на абзаци має велике практичне значення. Це допомагає осмислити прочитане і підготуватися до сприйняття іншої підтеми. Нормативним можна вважати абзац із трьох чи п'яти речень.

Текст документа повинен бути чітким, коротким і не допускати різних тлумачень. Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено документ.

5. Заява

Заява - це документ, який містить прохання чи пропозицію. За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні та зовнішні. У зовнішній особистій заяві обов'язково зазначається повна домашня адреса, а в службовій - повна поштова та юридична адреса установи, підприємства.

Реквізити:

1. Адресат (з великої літери праворуч) - назва установи, прізвище та ініціали керівника, на ім'я якого подається заява, у Д. відмінку.

2. Адресант (без прийменника) - прізвище, ім'я та ім'я по батькові (ініціали), домашня адреса (посада) особи, яка звертається із заявою, у Р. відмінку (без крапки в кінці останнього слова).

3. Назва документа.

4. Текст (з великої букви, з абзацу).

5. Додаток: перелік інших документів, доданих до заяви на підтвердження її правомірності.

6. Дата написання (ліворуч).

7. Підпис адресанта (праворуч).

Заява пишеться власноручно в одному примірнику. Різновидами заяви є заява-зобов'язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунка, про притягнення до відповідальності тощо.

Зразки:

Генеральному директорові

з-ду “Протон”

Калуцькому С.Ф.

Стеценка Миколи Івановича,

м. Луцьк, вул. Панасівська,

буд. 34, кв. 2, тел. 25-31-16

Заява

Прошу зарахувати мене на посаду економіста планового відділу з 01.02.2006.

Додатки:

1. Копія диплома про вищу освіту.

2. Трудова книжка.

3. Особовий листок з обліку кадрів.

26.01.2006 Особистий підпис

Директорові

НДІ “Хімпром”

Макарову Д.А.

ст. наукового співробітника експериментальної лабораторії

Бондарчук О.Т.

Заява

Прошу надати мені відпустку з 05.03.2006 до 25.03.2006 без збереження заробітної плати у зв'язку з погіршенням стану здоров'я.

До заяви додаю довідку від дільничного лікаря.

02.03.2006 Особистий підпис

Директорові гімназії №3 м.Кременчук

Безбідному О.К.

Садченка В.О., вчителя біології

Заява

Прошу надати мені матеріальну допомогу у зв'язку із необхідністю продовження амбулаторного лікування після перенесеної операції.

Додатки:

1. Висновки медичної комісії.

2. Виписка з історії хвороби.

10.04.2006 Особистий підпис

6. Автобіографія

Автобіографія - це документ, у якому особа власноручно у хронологічному порядку подає стислий опис свого життя та діяльності. Незважаючи на довільний виклад тексту, обов'язково зазначаються від першої особи такі відомості:

1. Назва документа.

2. Прізвище, ім'я та ім'я по батькові (у Н. відмінку).

3. Дата народження: число, місяць (буквами), рік.

4. Місце народження (місто, село, селище, район, область, країна).

5. Відомості про навчання: повне найменування всіх навчальних закладів (як вони називалися на час навчання), назви спеціальностей, які отримали (за дипломом).

6. Перебування на військовій службі.

7. Відомості про трудову діяльність (повне найменування місць роботи та посад).

8. Нагороди, стягнення, заохочення.

9. Відомості про громадську роботу.

10. Короткі відомості про склад родини (без займенників):

якщо неодружені:

- батько, мати (прізвище, ім'я та ім'я по батькові, рік народження, посада, місце роботи);

- сестри, брати, якщо вони не мають своєї родини (прізвище, ім'я та ім'я по батькові, рік народження, місце навчання, посада, місце роботи);

якщо одружені:

- дружина, чоловік (прізвище, ім'я та ім'я по батькові, рік народження, посада, місце роботи чи навчання);

- діти (прізвище, ім'я та ім'я по батькові, рік народження, посада, місце роботи чи навчання).

11.Повна домашня адреса.

12.Дата укладання (ліворуч).

13.Підпис укладача (праворуч).

Кожне нове повідомлення слід починати з абзацу. Автобіографія - обов'язковий документ особової справи.

Зразок:

Автобіографія

Я, Войтенко Ігор Петрович, народився 19 липня 1970 року в м. Калуга (Росія).

З 1977 р. до 1984 р. навчався в калузькій сш №3. 1984 р. разом із батьками переїхав до м.Дніпропетровськ, де з 1984 р. до 1987 р. навчався у сш №87.

1987 р. вступив до Дніпропетровського політехнічного інституту, який закінчив у 1992 р., отримавши спеціальність “Інженер-енергетик”.

З 1992 р. до 2000 р. працював на Дніпропетровському заводі “Електроважмаш” на посаді інженера. 2001 р. був переведений на посаду головного енергетика заводу. З 2003 р. виконую обов'язки голови профкому заводу.

Моя родина:

дружина - Войтенко Людмила Геннадіївна, 1973 р.н., працює вчителем фізики у ЗОСШ №51 м.Дніпропетровськ;

син - Войтенко Максим Ігорович, 1995 р.н., навчається у п'ятому класі ЗОСШ №51.

Я та моя родина проживаємо за адресою: 45083, м.Дніпропетровськ, вул. Молодогвардійців, буд. 36, кв.115.

16.05.2006 Особистий підпис

7. Резюме

Резюме - це документ, в якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність та професійні успіхи й досягнення особи, яка його складає. У ньому в стислій формі (не більше 1 с.) претендент викладає такі основні відомості:

1. Назва документа.

2. Ім'я, ім'я по батькові та прізвище.

3. Дата й місце народження.

4. Домашня адреса та номер телефону.

5. Родинний стан.

6. Відомості про навчання (вищі, середні спеціальні, професійно-технічні заклади освіти, курсова підготовка, спеціалізована СЗШ чи ліцей).

7. Науковий ступінь.

8. Досвід роботи (на посаді, на яку претендує кандидат, зазначається окремо).

9. Трудова діяльність (якщо немає досвіду роботи на посаді, на яку претендує кандидат).

10. Додаткові відомості (володіння суміжними спеціальностями).

11. Дата укладання (ліворуч)

12. Особистий підпис (праворуч).

Зразок:

Резюме

Бондаришина Галина Максимівна

Домашня адреса: 03456, м.Маріуполь, вул. Тарасівська,

буд. 64-б, кв. 42

Телефон: 35-81-14

Мета: заміщення вакантної посади менеджера по кадрам з умовою професійного росту.

Особисті дані: українка; 1972 р.н.; одружена, маю сина п'яти років.

Освіта: 1989-1994 рр. - економічний факультет Донецького державного університету. 2002-2005 рр. - факультет менеджменту Національної академії управління.

Досвід роботи: 1994-2003 рр. - Управління Маріупольського порту, економіст.

2003 р. - до цього часу - ВАТ “Будмаш”, менеджер відділу постачання.

Додаткові відомості: практичний досвід роботи з ПК; українська та російська мови - вільне володіння. Відвідую курси англійської мови.

8. Характеристика

Характеристика - це документ, у якому надається оцінка ділових і моральних якостей працівника як члена колективу за період, який він відпрацював на даному підприємстві.

Характеристика пред'являється при вступі до середніх спеціальних і вищих навчальних закладів, висуванні на виборні посади, переобранні, атестації, оформленні на роботу за конкурсом до науково-дослідних інститутів тощо.

Характеристику укладають у двох примірниках, один із яких отримує працівник, а другий (копію) підшивають до його особової справи. Характеристика укладається на прохання працівника. Текст характеристики викладається від 3-ї особи. Згідно з типовим запитом характеристика може надсилатися до вищих інстанцій, судових і адміністративно-господарчих органів та інших установ.

Відповідно до призначення характеристики поділяються на виробничі, атестаційні, рекомендаційні та нейтральні.

Характеристика має містити такі відомості:

1. Назва документа.

2. Прізвище, ім'я та ім'я по батькові особи, на яку укладається характеристика (в Р. відмінку).

3. Статус; посада; науковий ступінь і вчене звання (якщо є); місце роботи, навчання.

4. Рік народження (якщо треба - національність, домашня адреса, освіта).

5. Текст - дані про трудову діяльність (навчання), із якого часу працює (навчається), просування по службі; як ставиться до своїх службових обов'язків; який має рівень професійної майстерності; найвагоміші досягнення, заохочення, покарання. Зазначаються моральні якості - риси характеру, ставлення до членів колективу.

6. Висновки.

7. Призначення характеристики.

8. Дата укладання документа (ліворуч).

9. Посада (ліворуч), підпис, ініціали, прізвище керівника установи, закладу (праворуч).

10. Печатка установи, що видала характеристику.

Зразки:

Характеристика

Юхименка Віталія Павловича,

економіста планового відділу ВАТ

“Луганський хімфармзавод”, 1967 р.н.

Юхименко В.П. працює на посаді економіста з 1989 р. після закінчення Луганського інженерно-економічного інституту.

До своїх службових обов'язків ставиться відповідально, посадові доручення виконує сумлінно. Має високий професійний рівень. Неодноразово був відзначений керівництвом заводу та нагороджений почесними грамотами за внесення раціоналізаторських пропозицій щодо вдосконалення процесу планування фінансової діяльності товариства. Юхименко В.П. самостійно опанував роботу на ПК і використовує свої знання на практиці.

Юхименко В.П. завжди ввічливий зі своїми колегами та представниками адміністрації заводу. Має шану колективу.

Характеристику видано для подання за місцем вимоги.

14.10.2006

Генеральний

директор підпис М.К.Ляшенко

Зав. планового

відділу підпис А.В.Яремчук

Характеристика

Марунко Вікторії Іванівни,

1989 р.н., учениці 11-А класу

ЗОСШ №95 м. Херсон

Марунко В.І. навчається у ЗОСШ №95 з 1996 року. До навчання ставиться сумлінно. Навчається на “добре” та “відмінно”. Марунко В.І. неодноразово захищала честь школи на міських та міжміських олімпіадах з гуманітарних наук, де посідала почесні друге й третє місця. За час навчання у школі Марун -ко В.І. зарекомендувала себе як хороший організатор, була ініціатором створення шкільного театру.

Марунко В.І. виконує громадські доручення, є старостою класу. Вимоглива до себе, користується повагою серед товаришів та вчителів школи.

Характеристику видано для подання до Харківської академії мистецтв.

19.05.2006

Директор

ЗОСШ №95підписВ.Д.Калачник

Класний

Керівник підпис І.Л.Богун

9. Службові записки

Доповідна записка - це документ на ім'я керівної посадової особи зі звітом про виконання певної роботи, завдань, службового доручення, узятих на себе зобов'язань; може містити висновки та пропозиції укладача.

Доповідна записка укладається за вказівкою керівника або ж з ініціативи її автора й може також містити повідомлення про наявний факт, подію, ситуацію, що склалася з укладачем, його підлеглими чи на підприємстві, ділянці тощо. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки - спонукати керівника до прийняття конкретних рішень.

Доповідні записки поділяються:

1. За походженням на внутрішні, що адресуються керівникові організації або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, що адресуються керівництву, якому підпорядкована дана організація. Внутрішні доповідні записки підписує той, хто їх укладає. Зовнішні оформляються на службовому бланку організації з підписом автора та його керівника.

2. За призначенням на звітні, інформаційні та ініціативні.

Різновидом доповідної записки є пропозиція. Пропозиція - документ, який містить перелік конкретних пропозицій із певних питань.

Укладаються пропозиції аналогічно доповідним запискам, але, як правило, після вказівки керівництва. Текст пропозиції не містить аналітичної частини, а лише вступну (обґрунтування) та висновкові (перелік пропозицій).

Реквізити:

1. Місце укладання - повна назва організації, від імені якої укладається записка, та її реквізити (для зовнішніх).

2. Адресат - посада, звання, прізвище та ініціали посадової особи, якій подається записка у Д. відмінку.

3. Адресант - посада, назва підрозділу, дільниці (для внутрішніх), звання, прізвище та ініціали особи, яка подає записку, у Р. відмінку.

4. Назва документа.

5. Заголовок (“про...”).

6. Текст - може поділятися на такі частини:

а) загальну - лаконічний і точний виклад суті події, інформації, пропозиції;

б) описову - аргументоване пояснення причини, факту, учинку, події; тлумачення певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо);

в) висновкові - конкретні пропозиції щодо оптимальних способів вирішення, подолання чи усунення заявлених в описовій частині фактів.

7. Додаток (якщо є) із зазначенням кількості сторінок, примірників тощо.

8. Дата укладання (ліворуч).

9. Посада автора (ліворуч), підпис укладача (праворуч).

Пояснювальна записка укладається на вимогу керівника, керівної організації або ж із власної ініціативи підлеглого й має реквізити, аналогічні доповідним запискам. Пояснювальна записка може бути:

1. Службовою складовою частиною чи додатком, доповненням іншого документа (плану, проекту, пропозиції, звіту й т. ін.). У ній укладач або організація обґрунтовує мету, актуальність, новизну й перелік дії основного документа. Викладає структуру, зміст, функціональне призначення і термін його дії з поясненням можливих чи негативних наслідків.

2. Документом особистого характеру, у якому аргументовано й доказово пояснюються певні дії укладача або його підлеглих чи причини якихось подій, фактів, провин та ін.

Зразок:

Деканові педагогічно-індустріального факультету

доц. Васильченку О.К.

старости 11 групи

Пономаренка В.О.

Пояснювальна записка

Студенти 11-ї групи не з'явилися на заняття з вищої математики тому, що відвідували виставку технічних засобів навчання, організовану кафедрою ТЗН.

20.10.2006 Підпис укладача

10. Довідка

Довідка - це документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя й діяльності окремих громадян і різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств. Довідки можуть бути особисті й службові.

Особисті довідки підтверджують той чи інший юридичний факт конкретної особи. Оскільки текст довідки особистого характеру типовий, то слід використовувати бланки установи чи підприємства, на яких від руки заповнюються тільки індивідуальні реквізити (кому, про що, для подання куди).

Довідки службового характеру складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи. Вони повинні об'єктивно відображати стан справ конкретного структурного підрозділу, всієї установи чи організації.

Довідки, що відображають виробничу діяльність установ, можуть бути зовнішніми і внутрішніми.

Зовнішні довідки укладаються для подання до вищої організації, підписує їх, крім укладача, керівник установи та завіряє печаткою.

Внутрішні довідки подають керівникові організації або на розгляд колегіального органу, підписуються вони лише укладачем і не звіряються печаткою.

Довідка містить такі обов'язкові реквізити:

1. Назва організації, що видає довідку.

2. Дата видачі й номер довідки.

3. Прізвище, ім'я та ім'я по батькові особи, якій видається довідка.

4. Текст довідки.

5. Призначення довідки (куди подається).

6. Підписи службових осіб, печатка, без якої довідка на має юридичної сили.

Зразки:

Довідка

Леонова Ірина Вадимівна є студенткою ІІІ курсу денної форми навчання географічного факультету Одеського державного університету.

Довідка видана для подання до ЖЄО №7 м.Одеси.

24.09.2006

Декан ф-ту підпис О.В.Смолич

Секретар підпис К.І.Пронська

Державне будівельне підприємство

“Жилбуд” №1

пров. Річний, 39, м.Полтава, 83011,

тел. 24-58-76

30.10.2006

Довідка №7

Пані Охріменко Надія Степанівна працює економістом розрахункового відділу. Її посадовий оклад складає 500 (п'ятсот) гривень на місяць.

Видано для подання до відділу соціального захисту населення м.Полтави.

Головний

бухгалтер підпис К.П.Волошина

Директор підпис С.Л.Зуєв

11. Доручення

Доручення - це письмове повідомлення, за яким організація чи окрема особа надає право іншій особі від її імені здійснювати певні юридичні чинності або отримувати матеріальні цінності.

Доручення видаються на розпорядження майном, отримання грошових і матеріальних цінностей, поділяються доручення на два основні види: особисті та офіційні.

Особисті доручення видаються окремим особам, які передають свої права іншим особам (право на отримання заробітної плати, поштового переказу та ін.). Обов'язковою умовою правомірності особистого доручення є наявність підпису службової особи й печатка установи, підприємства, що засвідчує підпис довірителя (доручення, які видаються студентам, можуть засвідчуватись навчальним закладом).

Реквізити особистого доручення:

1. Назва документа.

2. Текст: прізвище, ім'я та ім'я по батькові особи, яка дає доручення; прізвище, ім'я та ім'я по батькові особи, якій видається доручення; паспортні дані особи, якій дається доручення; напрям діяльності особи, якій дається доручення.

3. Строк дії доручення.

4. Дата укладання (ліворуч).

5. Підпис особи, яка склала доручення (праворуч).

6. Засвідчення підпису.

7. Дата засвідчення.

8. Печатка.

В офіційному дорученні установа доручає здійснювати дії установі чи особі.

Реквізити офіційного доручення:

1. Назва організації, яка видає доручення.

2. Номер доручення й дата видання.

3. Посада, прізвище, ім'я та ім'я по батькові особи, якій видано доручення.

4. Назва організації чи підприємства, від якого повинні бути отримані матеріальні цінності.

5. Перелік цінностей із вказівкою їх кількості і суми.

6. Строк дії доручення.

7. Зразок підпису особи, якій видано доручення.

8. Назва документа, що посвідчує особу отримувача цінностей (паспорт, посвідчення).

9. Підписи службових осіб, які видали доручення.

10. Печатка організації, що видала доручення.

Доручення можуть бути разовими, спеціальними й загальними.

Разові видаються на виконання одноразової дії (отримання товарно-матеріальних цінностей, одержання заробітної плати, пенсії, стипендії, поштового переказу).

Спеціальні - на здійснення приватною чи службовою особою однотипних дій (представництво в органах суду, виконання банківських операцій у межах певного терміну).

Загальні (генеральні) - на виконання широких повноважень (отримання документів, ведення справи в усіх судових, арбітражних і адміністративних установах з усіма правами, що надані законом позивачеві, відповідачеві; укладання угод, одержання майна тощо).

Для багатьох доручень є друковані бланки, куди від руки вписують прізвище, ім'я та ім'я по батькові того, кому доручається, що саме і де треба одержати, та завіряють підписом і круглою печаткою. Завіряється також підпис особи, на ім'я якої виписано доручення.

Зразки:

Доручення

Я, студент історичного факультету гр. ІФ-23 ХНУ ім. В.Н.Каразіна Горбунов Артем Юрійович, доручаю Євдокименку Павлові Сидоровичу (паспорт серії МН № 987654, виданий 15.07.1994 Московським РВ ХМУ УМВС України в Харківській обл.) отримати в касі університету належну мені стипендію за вересень 2006 р.

Доручення дійсне до 25.10.2006.

29.09.2006 Особистий підпис

Засвідчення

Підпис студента Горбунова А.Ю. засвідчую:

Декан

історичного ф-ту підпис І.Ф.Волков

30.09.2006

печатка

Доручення

Я, Гаврюшенко Світлана Леонідівна, доручаю Мар'яненку Дмитрові Олексійовичу (паспорт: серія АС № 937624, виданий 26.07.1997 Дніпровським РВ ЗМУ УМВС України в Запорізькій обл.) отримати у поштовому відділенні № 44 м.Запоріжжя належний мені грошовий переказ у сумі 300 (триста) гривень.

Доручення дійсне до 20.12.2006.

01.12.2006 Особистий підпис

Засвідчення

Підпис Гаврюшенко С.Л. засвідчую:

Приватний

нотаріус підпис П.С.Ковтун

02.12.2006

12. Розписка

Розписка - це документ, який підтверджує певні дії, що відбулися. Наприклад, передачу й одержання документів, грошей, матеріальних цінностей.

Розрізняють приватну розписку, коли одна особа отримує щось від іншої, та службову, коли особа або представник установи отримує матеріальні цінності чи документи від якоїсь організації, закладу.

Розписка може мати довільну форму викладу, але все ж таки треба зазначити такі відомості:

1. Назва документа.

2. Прізвище, ім'я та ім'я по батькові (посада й повна назва установи для службового варіанта) особи, яка дає розписку.

3. Прізвище, ім'я та ім'я по батькові (посада й повна назва установи для службового варіанта) особи, якій дається розписка.

4. Конкретне зазначення, у чому дано розписку:

- точне найменування матеріальних цінностей, документів та ін.;

- стан (нові, були в користуванні, у робочому стані);

- кількість, вага, вартість, розмір, сума (зазначаються цифрами, а в дужках - словами).

5. У службовому варіанті слід зазначити, на підставі якого розпорядження, наказу чи іншого документа передано й отримано цінності.

6. Дата укладання (ліворуч).

7. Підпис укладача (праворуч).

8. У приватному варіанті підпис особи, яка дає розписку, засвідчується керівником установи чи підрозділу (із зазначенням його посади, ініціалів, прізвища) або нотаріальною конторою.

9. Дата засвідчення (ліворуч).

Іноді у розписці зазначають свідків, тобто осіб, у присутності яких її було підписано. У такому разі ці особи засвідчують документ своїми підписами. Усі вільні місця між текстом і підписом перекреслюють. Укладається розписка лише в одному примірнику.

Зразки:

Розписка

Я, завідувач сектору нарахувань банку “Прогрес” Стоянов Олег Анатолійович, одержав від заступника директора з господарських питань Калюжного Федора Яковича 10 (десять) ПК “Intel-4” (нові, запаковані) для роботи.

Підстава: наказ директора банку № 21 від 18.07.2006.

25.07.2006 Підпис укладача

Розписка

Я, Крамаренко Євген Михайлович, одержав від Пояркова Семена Гнатовича 800 (вісімсот) гривень.

Зобов'язуюсь повернути дану суму до 15.07.2006.

15.05.2006 Особистий підпис

Засвідчення

Підпис Крамаренка Є.М. засвідчую:

Приватний

нотаріус підпис М.Г.Філоненко

15.05.2006

13. Протокол

Протокол - це документ колегіальних органів, у якому фіксують місце, час, мету й результат проведення зборів, конференцій, засідань, нарад та ін. У протоколі занотовують склад присутніх і відсутніх, зміст доповідей, що заслухані, та винесені ухвали з обговорених питань.

Протоколом також оформляється певна діяльність адміністративних, державних, міждержавних структур, слідчих, міліцейських та судових органів.

Відповідно до обсягу фіксованих даних усі протоколи поділяють на три групи.

Стислі (короткі), текст яких містить лише назви обговорених питань (під рубрикою “СЛУХАЛИ”) та ухвалу або поширену резолюцію щодо цих питань (під рубрикою “УХВАЛИЛИ”).

Повні, у тексті яких, окрім ухвал, стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зібрання. До повного протоколу заносять також запитання доповідачам та конспективний запис виступів під час обговорення.

Стенографічні, у яких дослівно зафіксовано виступи, репліки, запитання, обговорення та весь хід засідання, зборів.

У протоколах зазначають такі відомості:

1. Назва документа (посередині) та порядковий номер (після слова “Протокол”).

2. Назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада).

3. Назва установи, підприємства чи організації, де відбулися збори, конференція.

4. Дата проведення зборів, наради, засідання.

5. Кількісний склад учасників.

6. Порядок денний, тобто питання, що їх розглядають на зборах, нараді, конференції.

7. Текст поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить пункти: “СЛУХАЛИ”, “ВИСТУПИЛИ”, “УХВАЛИЛИ”.

8. Перелік додатків до протоколу.

9. Підписи керівників зборів, засідання, конференції (голови зборів, секретаря).

Текст протоколу, записаний на підставі виступів учасників зібрання, повинен бути стислим і лаконічним (для стислих і повних), але має містити інформацію, яка всебічно та зрозуміло характеризує обговорення конкретних питань.

Зразок:

Протокол № 17

загальних зборів трудового колективу

швейної фабрики “Зоряна”

10.02.2006м. Тернопіль

Присутні: генеральний директор фабрики Федченко Є.П., заступник ген.директора з господарської роботи Петренчук І.Д., начальники відділів: Шелеховський М.В., Піддубна К.Я., Цвіркун Г.П., начальники цехів: Яременко Л.Ф., Зайчук С.О., працівники фабрики - 170 ос. (список додається).

Відсутні: Іваненко О.Д., Грачов Д.Ю.

Порядок денний:

1. Впровадження нових технологій у виробництво.

2. Заходи щодо упорядкування навколишньої території.

1.Слухали: Шелеховського М.В. з інформацією про підготовку до впровадження сучасних технологій у виробництво.

Виступили: 1. Піддубна К.Я. - запропонувала залучити до розробки нових моделей весняної колекції (з урахуванням впровадження нових технологій) спеціалістів міського “Будинку моделей”.

2. Яременко Л.Ф. - нагадав про необхідність заміни старого обладнання на нове, яке б відповідало сучасним технологічним процесам.

Ухвалили: 1. Залучити до виробничого процесу спеціалістів міського “Будинку моделей”.

2. Впровадити сучасні технології у виробництво (контроль доручити Шелеховському М.В.).

2. Слухали: Петренчука С.О. з інформацією про заплановані заходи щодо упорядкування навколишньої території.

Виступили: Зайчук С.О., Дьяченко В.Ю. з пропозицією розробити графік черговості робіт щодо упорядкування навколишньої території та призначити відповідальними за кожен з видів робіт конкретні цехи та відділи.

Ухвалили: Доручити складання графіка черговості щодо упорядкування навколишньої території Цвіркуну Г.П.

Додатки:

1) список учасників зборів на 5 с. в 1 пр.;

2) текст виступу Шелеховського М.В. на 3 с. в 1 пр.;

3) текст виступу Петренчука І.Д. на 2 с. в 1 пр.

Голова зборів підпис С.А.Коломієць

Секретар підпис І.В.Донченко

14. Витяг із протоколу

Витяг із протоколу - один із найпоширеніших видів документації. Він є короткою формою повного протоколу й відображає конкретне питання.

Витяг надається окремим особам чи надсилається організаціям, установам на їх письмовий запит. У протоколі, із якого зроблено витяг, зазначають, на якій підставі, кому й коли подано чи надіслано документ.

Реквізити:

1. Назва документа.

2. Номер документа, із якого робиться витяг.

3. Назва організації, установи, яка проводила засідання, нараду.

4. Дата проведення зборів, засідання.

5. Номер питання, що розглядалося, і його суть (як його сформульовано у протоколі).

6. Винесена ухвала щодо питання, яке розглядалося.

7. Посада, прізвище та ініціали того, хто підписав оригінал (без його підпису).

Зразок:

Витяг із протоколу № 5

засідання профспілкового комітету

Рівненського педагогічного коледжу

від 24.05.2006

2. Слухали: Боярову В.С. з клопотанням про надання путівки до оздоровчого санаторію “Лісовий” у зв'язку з реабілітацією після операції.

Ухвалили: надати Бояровій В.С. путівку до названого санаторію.

Оригінал підписали:

Голова зборів Я.І.Стороженко

Секретар О.Б.Ступка

Печатка

15. Лист-запрошення

Лист-запрошення - це документ, що містить коротку інформацію про подію або захід і адресується конкретній особі(особам) чи організації.

Цей документ завжди повинен бути за змістом увічливим та коректним і містити дані про дату, місце, час, характер зібрання й умови, що висуваються перед його учасниками. Крім чіткого і недвозначного викладу змісту, дуже важливим є дотримання таких вимог:

* слід використовувати зі смаком оформлені та якісні бланки, адже вигляд представницької продукції є чи не найпершим свідченням надійності вашої установи (фірми, компанії);

* важливо пам'ятати, що конверт за своїм дизайном неодмінно повинен відповідати бланку;

* оформлюючи листа, текст потрібно симетрично розмістити на аркуші.

Звертаючись до декількох осіб, займенник ви, вам, вас ... слід писати з малої букви.

Запрошення на суто ділові заходи пишуть, здебільшого, на фірмових бланках, а з нагоди культурно-мистецьких заходів та різноманітних урочистостей виготовляють художньо оформлені, оздоблені бланки.

Пам'ятайте, що вашим партнерам приємно буде отримати листа, який естетично і грамотно оформлений.

Зразок:

Запрошення

Шановний Опанасенко Антоне Гордійовичу!

Запрошуємо Вас взяти участь у роботі науково-практичної конференції “Українська мова: шляхи розвитку”, яка відбудеться 18 травня 2006 року в Національному педагогічному університеті ім.. М.П.Драгоманова (початок о 14.00 в актовій залі університету).

Тел. для довідок: 472-58-46, 472-58-00

Голова оргкомітету підпис Б.С.Супрун

16. Анотація

Анотація - це коротка, стисла характеристика змісту книги, статті, рукопису тощо. В ній зосереджується увага на найсуттєвішому: викладається зміст роботи та її мета. Анотація суттєво допомагає під час добору та вивчення літератури з того чи іншого питання та ознайомлення зі змістом книги.

Зразок:

Анотація

Шевченко Т.Г.

Поеми та повісті, - К.: “Дніпро”, 1992. - 452 с.

До книги ввійшли вибрані твори Тараса Шевченка епічного жанру. В поемах, що охоплюють широке коло тем, яскраво виявився геній поета, його художньо-естетичне новаторство як основоположника нової української літератури. У повістях “Музикант” і “Художник”, які містять багато автобіографічного матеріалу, розповідається про поневіряння талановитих молодих людей в умовах кріпаччини.

19. Особливості використання прийменників у ділових паперах

по предложению делегатана пропозицію делегата

по Вашему желанию на Ваше бажання

называть по имениназивати на ім'я

концерт по заявкам концерт на замовлення

по требованию на вимогу

по собственному желанию за власним бажанням

по нашим подсчетам за нашими підрахунками

по семейным обстоятельствам за сімейних обставин

действовать по правилам діяти за правилами

по согласию сторон за згодою сторін

по специальности із фаху, за фахом

по постановлению за ухвалою

по приказу директора за наказом директора

по договорённости за домовленістю

по итогам за підсумками

по необходимости через необхідність

по совместительству за сумісництвом

по случаю празднования з нагоди святкування

комиссия по вопросам комісія з питань

обратиться по вопросу звернутися з питань

конспект по математике конспект із математики

по многим причинам з багатьох причин

данные по учету дані з обліку

специалист по экономике фахівець з економіки

по направлению к городу у напрямку міста

осталось по наследству лишилось у спадок (спадщину)

по мере возможности у міру можливості

уехать по делу поїхати у справі

по болезни (отпуск) через хворобу (відпустка)

по техническим причинам через технічні причини

по негодности списать через непридатність списати

по ошибке через помилку, помилково

по безналичному рас чету безготівковим розрахунком, безготівково

по факсу факсом

сообщить по телефону повідомити телефоном

передать по телеграфу переказати телеграфом

младше по возрасту молодший віком

в адрес на адресу

в виду (иметь) на увазі (мати)

в должность вступать на посаду (ставати)

в завершение на завершення

в защиту на захист

в нашу пользу на нашу користь

в рассрочку на виплат

в расход на видаток

в силу изложенного зважаючи на викладене

в случае наводнения на випадок повені

в честь празника на честь свята

в празники на свята

в министерство до міністерства

вовлечь в работу залучити до роботи

в соответствии відповідно до, згідно з

в состав вошли (комиссии) до складу ввійшли (комісії)

в пример за приклад

в пяти шагах за п'ять кроків

в те времена за тих часів

в двух словах двома словами

в негодность пришло непридатним стало

в последнее время останнім часом

в прошлом году торік, минулого року

в силу (вступать) набирати чинності

в значительной мере значною мірою

в некоторой мере деякою мірою

Список рекомендованої літератури

1. Бибик С. та ін. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів. - 2-е вид., випр. і допов. - К., 1997.

2. Бурячок А. та інш. Довідник з українського правопису. - 3-е вид. - К., 1984.

3. Бурячок А. Универсальный русско-украинский словарь. - К., 2000.

4. Великий тлумачний словник сучасної української мови. - К., 2001.

5. Зубков М. Російсько-український, українсько-російський словник. - Х., 2001.

6. Зубков М. Сучасний український правопис. Комплексний довідник. - 6-те видання. - Х., 2002.

7. Коваль А. Культура ділового спілкування. - К., 1982.

8. Культура української мови / За ред. В. Русанівського. - К., 1990.

9. Наконечна Г. Українська науково-технічна термінологія. - Л., 1999.

10. Новий тлумачний словник української мови. - У 4 т. / Укладачі: В.Яременко, О.Сліпушко.- К., 1998.

11. Український правопис / АН України. Ін-т мовознавства ім. О. Потебні; Ін-т укр.. мови. - К., 2000.

12. Шевчук С. Українське ділове мовлення. - К., 2000.

13. Ющук І. Практичний довідник з української мови. - К., 2000.

14. Русско-украинский словарь. Фамилии, имена, отчества, области, районы, города, поселки, городского типа, села. - Х., 1997.

Размещено на Allbest.ru

...