3.1 Общие требования

Бланк документа - это лист бумаги формата А-4 или А-5 с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию [7].

В каждой организации должны быть в наличии для оформления организационно-распорядительных документов два вида бланков: общий (для всех видов документов) и бланк для служебных посланий. Бланки каждого вида изготовляют на основе углового и продольного расположения реквизитов.

Неотъемлемым элементом для общего бланка и бланка для писем считается название организации - автора документа в полном и сокращенном виде в строгом соответствии с названием, зарегистрированным в установленном порядке. В названии употребляются закрепленные сокращения, например: ОАО (открытое акционерное общество), ЗАО (закрытое акционерное общество), ООО (общество с ограниченной ответственностью) и т.п.

На бланках для писем указываются названия реквизитов: индекс предприятия связи; почтовый и телеграфный адрес; номер телефона; номер телетайпа (абонентского телеграфа); электронный адрес; номер счета в банке и реквизиты банка; дата; индекс; ссылка на индекс и дату входящего документа. Наименование вида документа на бланке письма не указывается.

При создании документов на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

3.2 Форматы бумаги, разрешенные к применению в делопроизводстве

Документы состоят из отдельных составляющих, которые принято называть реквизитами - другими словами требуемое, нужное (пер. с латин.). Совокупность реквизитов документа отображает его форму. А значит, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен по форме, принятой для этой группы документов. От полноты и качества оформления документа зависят доказательная (юридическая) сила, т.к. он служил свидетельством, подтверждающим факт, операцию, позицию. С 1.01.1991 г. и по нынешнее время введен стандарт на организационно-распорядительную документацию ГОСТ 6.38-90, который используется в органах Государственной власти и управления, а также в подведомственных им предприятиях и организациях. В данном стандарте определен 31 реквизит и предписано их размещение.

Все документы оформляются на бумаге определенных размеров - форматов, подходящего качества (плотности и белизны). ГОСТ 9327-60 устанавливает 3 потребительских формата: А, В, С.

Бумага потребительская. Форматы. Ряд. А считается основным. Он разделяется на классы, обозначаемые цифрами от 0 до 13, и классифицируется буквой ряда и цифрой класса.

Ряды В и С считаются дополнительными.

Исходным форматом считается А0, площадь которого равна 1 м2, с габаритами 842 х 1189 мм. Следующие форматы получаются методом деления предыдущего формата на 2 равные части параллельно наименьшей стороне. Для оформления деловых документов применяются следующие форматы [7].

Таблица 1.

Использование типовых форматов в делопроизводстве обеспечивает экономию бумаги, позволяет применять средства механизации и автоматизации при составлении и обработке документов.

Размеры полей в документах. Сообразно ГОСТ6.38-90тдля деловых писем, приказов и прочих организационно-распорядительных документов предусматриваются поля следующих размеров:

левое - 20 мм, верхнее - 10 мм, правое и нижнее - 8 мм.

Левое поле создано для подшивки документов, правое и нижнее оставляют для износаокраев бумаги, верхнее - для указания страниц в многостраничных документах. При использовании обратной стороны листа левое поле должно составлять минимум 8 мм, а правое - 20 мм, т.е. наоборот по сравнению с лицевой стороной.

Научные доклады, рефераты, курсовые и дипломные работы, диссертации также надлежит оформлять, соблюдая следующие размеры полей сообразно ГОСТ 7.32-91 “Отчет о научно-исследовательской работе. Общие требования и правила оформления”:

- правое поле - не менее десяти мм;

- левое поле - не менее тридцати мм;

- нижнее поле - не менее двадцати мм;

- верхнее поле - не менее пятнадцати мм.

Аналогичные размеры полей должна иметь текстовая часть документов, подготавливаемых для типографских изданий.

3.3 Нумерация страниц, оформление дат

В соответствии с ГОСТ 6.38-90 учтен следующий порядок нумерации страниц для многостраничных документов:

1) все страницы, помимо первой, нумеруются. В случае если текст документа печатается с двух сторон, тогда лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные - четными;

2) номер страницы наносится на верхнее поле листа в центре, на дистанции минимум 10 мм от верхнего обреза (края);

3) номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова “страница”, его сокращенных вариантов “стр.” либо “с” и знаков тире (черточек).

Способы при оформлении дат. Используются 2 приема оформления дат, оговоренные ГОСТ 6.38-90:

1) цифровой;

2) словесно-цифровой.

Цифровой метод считается более экономичным, потому что уменьшает длину написания даты и может в одно и тоже время работать кодом для обработки документов на машинных носителях. Дата проставляется одной строкой арабскими цифрами, разделенными точками, без переносов в последовательности:

число - месяц - год.

Например: 1 сентября 2017 г. - 1.09.2017 г. или 1.09.17 г.

Словесно-цифровой способ имеет несколько разновидностей. На документах со сведениями финансового характера предыдущий пример выглядит так: [5]

01 сентября 2017 г.

Обозначения некалендарных сроков, начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, оформляются: в отчетном 20162017 году. Ссылка на длительный период времени делается следующим образом: 2014-2017 гг.

Если обозначение времени в тексте состоит из указания только года, то слово “год” пишется полностью (например, в 2017 году). Если кроме года указывается число, месяц, то слово “год” пишется сокращенно, с точкой (например, в январе 2017 г.; в первом квартале 2018 г.).

Для удобства поиска документов в больших архивах допускается указание даты на стеллажах, папках в следующей последовательности: год, месяц, число.

Например: 2017.04.01.

3.4 Правила сокращения слов

В документах допускаются общепризнанные сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нормативными документами.

Приведем пример наиболее известных сокращений:

село - с.; поселок - П.; поселок городского типа - ПГТ.

Перед указанием городов Москва и С-Петербург буква “Г” не ставится. Буква “Г” кроме того не ставится перед наименованиями городов, в заглавии которых наличествует слово “город” (Новгород, Волгоград). Слова при фамилиях: товарищ - Т (в начале предложения - тов.), господин - г-н; профессор - проф.; доцент - доц.; начальник - нач.; и т.д.

Слова, употребляемые при цифрах: пункт 3 - п. 3., подпункт 1.1 - подп.1.1, рисунок - рис. 5, раздел 2 - разд. 2.

Слова при указании денежных единиц: рубль - р., тысяча рублей - тыс.р., миллион рублей - млн.р., миллиард рублей - млрд.р.

Слова, сокращение которых пишется через дефис: министерство - м-во; завод - з-д; производство - пр-во; район - р-н; хозяйство - хоз-во; количество - кол-во; человеко-час - чел-час, и т.п.

Широкое применение в качестве сокращений находят буквенные аббревиатуры. Например: РФ - Российская Федерация, ЭВМ - электронно-вычислительная машина, НИИ, АО, ЕЭС - Европейское экономическое сообщество, НАТО.

Допускается сокращение словосочетаний: и так далее - и т.д., и тому подобное - и т.п., и другие - и др.

Вполне возможно применять сокращения, принятые в этом документе. При этом в скобках указывается принятый вариант сокращения либо аббревиатура непосредственно после первого сокращения, упоминания - полное написание сокращенного слова или же словосочетания. Впрочем сокращать одно и то же слово либо словосочетание по-разному или писать их в одном месте полностью, а в другом сокращенно - не допускается. Не допускаются кроме того следующие сокращения: ед.изм. - единица измерения, напр. - например, п/упр - под управлением, т.г. - текущего года, с.г. - сего года, т.н. - так называемый, таким образом - т.о.

3.5 Правила написания чисел в оформлении документов, физических величин, математических формул

Номера телефонов разбиваются на группы цифр. Например, для семизначных - 7 45 63 72, для шестизначных - 23 03 24, для пятизначных - 5 16 19, для трехзначных - 3 12.

При написании адресов двойные номера домов пишутся через косую черту: пр. Мира, д. 27/2.; литерные номера домов пишутся слитно: ул. Б.Садовая, д. 69а.

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с падежными окончаниями через дефис (например: 3-й вопрос повестки дня). Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, приводятся без падежных окончаний (например: IV раздел, XX век).

Если арабские цифры входят в словесно-цифровое сочетание, его пишут через дефис с соответствующим словом (например: 18-градусная жара, 9-этажный дом) [9].

Числа до девяти включительно и приблизительные числа следует писать словами (например: в возрасте семи лет, порядка сорока штук).

В названиях праздников и знаменательных дат, если числительное в названии приведено цифрой, то следующее за цифрой слово пишется с прописной буквы (например: 8 Марта).

Как выполняются в документах написания физических величин. Наименования, обозначения и правила применения единиц физических величин оговорены ГОСТ 8.417-81 “Государственная система измерений. Единицы физических величин”. Приведем отдельные правила написания единиц измерения, встречающихся в деловой документации.

Все меры длины, площади и т.п. обязательно обозначаются цифрами; единицы счета и физических величин приводятся сокращенно. При этом в конце сокращенного обозначения единиц измерения точка не ставится: 10 т; 15 м²; 50 см³; 8 м.

Единицы измерения, не являющиеся самостоятельными, но входящие в наименование сложной единицы, имеют в обозначении точку как знак сокращения: 755 мм рт.ст.

Между последней цифрой численного значения величины и обозначением единицы измерения оставляется пробел: 90 %; 1000 кг; 300 см3. Знак градуса обозначается строчной буквой “о”, которая ставится на пол-интервала выше соответствующего числа, без пробела между ними. Обозначения шкалы (Цельсия, Кельвина) ставятся без пробела после обозначения градусов и без точек после них (например: 33,60С; -100С). Знаки “+” и “-” при этом печатаются без пробела.

В случае написания сложных единиц, включающих несколько обозначений, указываются обозначения всех единиц. Например: 20 м/с или 20 метров в секунду, но не 20 м/в секунду.

Правила написания математических формул. Математические формулы в документах отделяются от текста сверху и снизу расстоянием в 3 интервала. Перенос формулы осуществляется после указания математического знака (=, +, -,:, х) с его повторением на новой строке. Между знаками арифметических действий и стоящими рядом символами или числами делаются пропуски в один пробел (например: 5 х 4 = 54; А - С = Д).

Пояснения к значениям символов приводятся непосредственно под формулой, написание которой заканчивается запятой. Пояснения начинают после слова “где”, двоеточие при этом не ставится. Слово “где” пишется на один интервал ниже формулы непосредственно от левого поля. Значение первого символа пишется после одного пробела после слова «где». В конце каждого пояснения ставится точка с запятой. Последнее пояснение заканчивается точкой. Применение машинных и рукописных символов в одной формуле не допускается (рекомендуется рукописный вариант написания символов).

Если формул в тексте несколько, их следует нумеровать. Нумерация осуществляется арабскими цифрами (1, 2, 3..), которые проставляются на одном уровне с формулой у границы правого поля листа в круглых скобках. Нумерация может быть сквозной или связанной с номером раздела (главой) текста, но не с номерами пунктов или подпунктов.

Примеры сквозной нумерации: (2), (9). Нумерация, связанная с разделами (главами), выглядит следующим образом: (1.3), (6.5) и т.д. Здесь 1 и 6 - номера разделов (глав), 3 и 5 - номера формул в них. При ссылке в документе на формулу ее выполняют по образцу: согласно формуле (4) или в соответствии с формулой (2.5).

3.6 Оформление таблиц в документах

Таблицами называют особую форму подачи информации, в них цифровые или словесные сведения располагаются в определенном порядке. Таблицы используются для лучшей наглядности и сравнения показателей. Таблицы могут быть разной степени сложности. Обязательные элементы конструкции таблицы и графическое их представление видно из следующего рисунка:

Таблица 2

Таблицы нумеруют. Нумерация таблиц производится аналогично нумерации математических формул. Если таблица в тексте одна, то она должна быть обозначена: “Таблица 1”. Точка как знак препинания при оформлении таблиц не ставится. Исключением является случай с написанием сокращенных слов. Заголовок таблицы должен быть кратким, четким. Головка таблицы отделяется от остальной части жирной чертой. Заголовки граф и строк пишутся с прописной буквы, подзаголовки, если они не имеют самостоятельного значения, со строчной. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Размещение таблицы рекомендуется выполнять по одному из вариантов:

1) непосредственно под текстом, где она упоминается впервые;

2) на следующей странице (не далее);

3) в приложении к документу.

Допускается перенос таблицы с большим числом строк на другую страницу. При этом графы должны быть выделены отдельной строкой и пронумерованы. Над последующей частью в этом случае пишут слова “Продолжение таблицы”, “Окончание таблицы...” и повторяют только строки с номерами граф. При этом нижнюю горизонтальную черту, ограничивающую первую часть таблицы, не проводят. Пример:

Не допускается вводить в таблицу графу “номер по порядку”. В случае необходимости нумеровать строки их порядковые номера ставятся перед заголовками строк, в боковике, а после цифры, обозначающей номер строки, ставится точка.

Числовые значения показателей, приводимые в графах, проставляются на уровне последней строки наименования показателей. Словесная характеристика показателей, в отличие от цифровой, должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии данных в соответствующих графах обязательно проставляется прочерк.

Повторяющиеся слова в заголовках строк, если таблица не разделена горизонтальными линиями, могут заполняться кавычками.

Повторяющиеся цифры и обозначения в графах таблицы кавычками не заменяются. Ссылка в тексте на таблицу обязательна. Выполняется она по принципу: (табл.1.4). Слова типа “смотри”, сокращенно “см.”, при этом не пишутся.

3.7 Корректурные знаки при правке деловых документов, знаки препинания и символы

Знаки препинания (точка, запятая, точка с запятой, вопросительный и восклицательный знаки) пишутся и печатаются без пробела после слов или цифр, за которыми они проставлены. Следующие за знаками препинания слова отделяются одним пробелом. Слова и символы, заключенные в кавычки и скобки, отделяются от предыдущего и последующего слова одним пробелом. Внутри кавычек и скобок пробелы отсутствуют. Знаки препинания, следующие за кавычками и скобками, ставятся без пробела, но слова, идущие после знака препинания, пробелом отделяются обязательно.

Знак “тире” при использовании его в качестве дефиса как знак, заменяющий слово “есть”, и в качестве знака переноса. Знак “тире” при использовании его в качестве дефиса пробелами не выделяется (например: “социально-политическая”, “финансово-экономический”). Знак “тире” при использовании его в качестве заменителя слов “есть” отделяется пробелами с двух сторон (например: демократия - путь к процветанию общества). Как знак переноса тире не отделяется пробелом от последней буквы переносимого слова.

В документах, где повторяющиеся слова написаны столбцом, их можно заменить кавычками или словосочетанием “то же”. Комбинацию из знаков тире и кавычек (-”-) для замены повторяющихся слов применять не допускается.

Кавычками нельзя заменять повторяющиеся числа, знаки, номер (№) и процент (%). Знаки № и % ставятся только при цифрах, от которых они отделяются пробелом (№ 27/2). Когда числа пишутся словами, знаки № и % также приводятся словами (например: двадцать пять процентов избирателей, цех номер три)

Заключение

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает: юридическую силу документов, организацию быстрого поиска документов, оперативное и качественное составление и исполнение документов, более активное использование ПЭВМ при составлении документов. Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (дата, текст, подпись и т.д.), которые называются реквизитами.

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Список литературы

1. ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

2. Боженкова, Р.К. Русский язык и культура речи: Учебник / Р.К. Боженкова. - М.: Флинта, 2015. - 608 c.

3. Введенская, Л.А. Русский язык и культура речи: Учебное пособие / Л.А. Введенская, М.Н. Черкасова. - Рн/Д: Феникс, 2013. - 380 c.

4. Воеводина Л. П. СТАТУС ДОКУМЕНТА В КУЛЬТУРЕ (К МЕТОДОЛОГИИ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ) // Ученые записки Таврического национального университета им. В.И. Вернадского Серия «Философия. Культурология. Политология. Социология». Том 24 (65), 2013. № 3, с. 88-92.

5. Голуб, И.Б. Стилистика русского языка и культура речи: Учебник для академического бакалавриата / И.Б. Голуб, С.Н. Стародубец. - Люберцы: Юрайт, 2016. - 455 c.

6. Голубева, А.В. Русский язык и культура речи. практикум.: Учебное пособие для академического бакалавриата / А.В. Голубева, З.Н. Пономарева, Л.П. Стычишина. - Люберцы: Юрайт, 2016. - 256 c.

7. Зверева Е.Н. ОСНОВЫ КУЛЬТУРЫ РЕЧИ: Теоретиче- ский курс. - М.: Изд. Центр ЕАОИ, 2008. - 219 с.

8. Илюшенко М. П., Кузнецова Т. В. Формуляр документа: учеб. пособие. М.: МГИАИ, 1986.

9. Карепина, Саша Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты / Саша Карепина. - Москва: СПб. [и др.] : Питер, 2017. - 435 c.

10. Котюрова, М.П. Культура научной речи: текст и его редактирование: Учебное пособие / М.П. Котюрова, Е.А. Баженова. - М.: Флинта, 2016. - 280 c.

11. Круглый стол на тему: «Статус документа в современной культуре: теоретические проблемы и российские практики» 14 апреля 2009 г. ИГИТИ ГУ-ВШЭ // Постоянный URL текста: http://igiti.hse.ru/announcements925308.html

12. Куликова, Т.А. Формирование понятия «культура оформления делового документа» Текст. / Т.А. Куликова // Терминология документоведения и смежных отраслей знаний: сб. науч. статей. -- Киев: КНУКИМ, 2008. -Вып. 2.-С. 116-120.

13. Черкасова, М.Н. Русский язык и культура речи: Учебное пособие / М.Н. Черкасова, Л.Н. Черкасова. - М.: Дашков и К, 2015. - 352 c.

Размещено на Allbest.ru