Виды деловых писем

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ

БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

ФИНАНСОВЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ЧЕЛЯБИНСКИЙ ФИЛИАЛ

Кафедра "Экономика и финансы"

Контрольная работа

по дисциплине: "Деловые коммуникации в профессиональной деятельности"

на тему: "Виды деловых писем"

Студент:

Федорова Анастасия Владимировна

Группа: 131

Направление: Менеджмент

Профиль: Финансовый менеджмент

Личное дело № 100.300/170137

Преподаватель: Согаев Вадим Викторович

Челябинск 2018



СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Деловое письмо понятие, история возникновения

2. Виды писем

3. Особенности написания делового письма

Заключение

Список использованной литературы



ВВЕДЕНИЕ

Во все времена деловое общение было одним из важнейших составляющих любого бизнеса, главным средством взаимодействия в его рамках и мощным рычагом воздействия одних его субъектов на других.

Именно правильно проведенные деловые переговоры, грамотно оформленное соглашение или умелое обоснование того или иного предложения в конечном итоге определяют успешность предпринимательской деятельности.

В данной работе рассмотрены требования к составлению делового письма.

Цель данной работы - изучить виды и особенности написания делового письма.

Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:

1. Изучить понятие делового письма, историю возникновения;

2. Рассмотреть виды делового письма;

3. Определить особенности написания делового письма.

Объектом исследования является деловое письмо.

Предметом - изучение понятия, видов и особенностей написания делового письма.

Метод исследования в данной работе - изучение нормативной документации, позволяющей глубже понять структуру делового письма.



1. Понятие делового письма, история возникновения

Деловое письмо - это официальный документ деловой письменной коммуникации.

Деловое письмо - один из самых древних атрибутов делового общения. Возникшее практически одновременно с письменностью, деловое письмо на протяжении всей истории развития человечества сопровождало деловые контакты, не просто обслуживая, но и предшествуя им и активизируя их.

Глубокие исторические корни имеет и русская официальноделовая письменная речь. Традиции русского делового письма уходят на много веков назад, а именно в X в., когда в Древней Руси начинает складываться система письменного оформления правовых и имущественных отношений, выразившаяся в различного рода "грамотах": жалованных, отпускных, полных, вкладных. Уже к XIV-XV вв. на Руси накапливается определенный опыт делового письма и появляются первые образцы написания отдельных деловых бумаг, изложенные в сборниках образцовых текстов - так называемых формулярниках (например, формулярники Московской митрополичьей кафедры, формулярник архиепископа Новгородского Феодосия и др.).

В петровскую эпоху получают широкое распространение письмовники - сборники образцов разного рода писем, среди которых были прошения, записки по делу, контракты, аттестаты, одобрения, расписки и т.п. Наиболее известными являются "Наставления, как сочинять и писать всякие письма к разным особам". Издававшиеся впоследствии вплоть до 1917 г., письмовники заложили основы русского делового письма.

В XIX в. в России окончательно складывается государственный и чиновнический аппарат, оформляется делопроизводство, появляется обширная литература по нему. Официальный высокий стиль государственных бумаг был призван свидетельствовать о мощи и величии империи. В своих основных чертах официально-деловое письмо этого периода стало определяющим на ближайшие два века.

Советское деловое письмо характеризуется, с одной стороны, продолжением традиций стилистического дифференцирования и закрепления лексических и синтаксических средств за определенными видами деловых бумаг, а с другой - систематизацией делопроизводства и научным изучением документационного обеспечения управления. Была создана Единая государственная система документации (ЕГСД), общесоюзные классификаторы, изданы государственные стандарты (ГОСТ) на управленческие документы, унифицированные системы документации.

Деловое письмо - это регламентируемая форма взаимодействия между частными лицами или частным лицом и государством, призванная служить средством фиксации деловой, управленческой, служебной информации; одно из средств обмена деловой информацией.

Деловое (служебное) письмо представляет собой письменное обращение к должностному лицу, предприятию, организации, учреждению, подготовленное в соответствии с правилами деловой переписки.

С точки зрения содержания деловое письмо должно в полной мере отвечать таким требованиям, как:

- актуальность информации (ее своевременность);

- достоверность информации (ее соответствие действительности, объективность);

- убедительность представленных в деловых бумагах доводов (аргументированность);

- полнота информации (достаточность).

С точки зрения изложения деловое письмо имеет свои особенности языкового оформления, обусловленные единственным приемлемым языковым средством - официально-деловым стилем русского литературного языка. Перечислим стилевые черты официально-деловой письменной речи:

- официальность, строгость выражения мысли;

- нейтральный тон изложения (не допустимы эмоциональнооценочная лексика, разговорные и просторечные элементы);

- объективность и логичность изложения;

- долженствующе-предписывающий характер;

- точность и детальность изложения (отсутствие многозначности, употребление слов в основном номинативном значении);

- стереотипность (подчиненность установленным образцам, употребление устойчивых языковых оборотов, общепринятых сокращенных наименований);

- лаконизм (содержание делового письма в идеале не должно превышать 1-2 страниц);

- соответствие нормам делового этикета (употребление формул речевого этикета).

За многовековую историю официально-делового письма сложились и определенные языковые формулы (или иначе - языковые модели) для оформления типовых официально-деловых ситуаций и соответствующего им жанра документа.

Языковые формулы - это устойчивые (стандартизированные, шаблонные) языковые обороты, которые используются в регулярно повторяющихся ситуациях делового общения. Знание языковых формул и умение их использовать в определенной последовательности позволяет моделировать текст документа, его структуру, что значительно упрощает процедуру создания официальной бумаги

Отметим, что в процессе исторического развития общества и литературного языка эти формулы не оставались неизменными, можно сказать, что по сравнению с прошлым сегодня мы используем весьма упрощенные языковые варианты.

Таким образом, деловое письмо - один из самых древних атрибутов делового общения. История возникновения делового письма начинается примерно в X в., когда в Древней Руси начинает складываться система письменного оформления правовых и имущественных отношений.

2. Виды деловых писем

Принято выделять следующие виды деловых писем.

По тематическому признаку:

1) Коммерческие - используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров:

- оферта (письмо-предложение) - заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;

- письмо-запрос - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;

- рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.

2) Некоммерческие (собственно деловые письма) - используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений:

- благодарственное письмо - содержит выражение благодарности по какому-то поводу;

- гарантийное письмо - содержит в себе подтверждение определенных обязательств;

- информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;

- письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;

- письмо-подтверждение - содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;

- письмо-поздравление - содержит поздравление по какому-то поводу;

- письмо-приглашение - содержит приглашение на какое-то мероприятие;

- письмо-просьба - содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;

- письмо-соболезнование - содержит сочувствие по какому-то поводу;

- сопроводительное письмо - составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.

По функциональному признаку:

- письма-ответы - ответы на инициативные письма;

- инициативные письма - составляются по инициативе адресанта с определенной целью;

- письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение);

- письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).

По признаку получателя:

- циркулярные письма - письма, адресованные нескольким получателям одновременно;

- обычные письма - адресованные одному конкретному получателю.

По композиционному признаку:

- одноаспектные - рассматривают один вопрос;

- многоаспектные - затрагивают несколько вопросов одновременно.

По структуре:

- регламентированные - составляются по определенному установленному образцу;

- нерегламентированные - содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.

По форме отправления:

- конвертные - отправленные с помощью почты в конверте;

- электронные - отправленные в электронном виде на e-mail;

- факсовые - отправленные по факсу

Таким образом, деловые письма делятся на следующие виды: коммерческие, некоммерческие, по функциональному признаку, по структуре, по форме отправления.

3. Особенности составления деловых писем

Деловые письма имеют определенные правила составления и оформления, к ним предъявляются требования, обусловленные их принадлежностью к информационно-справочным документам. Можно выделить следующие этапы подготовки и составления писем:

1. Изучение существующего вопроса

2. Подготовка и написание проекта текста письма

3. Согласование проекта письма

4. Подписание руководителем

5. Регистрация деловой письмо официальный речь

6. Отправка

Письмо бывает одноаспектным и многоаспектным. Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письма, не требующие ответа. Текст многоаспектных писем может состоять из следующих аспектов: разделов, пунктов, подпунктов, абзацев. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Для деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно многоаспектных писем.

Письмо составляется обычно по схеме: вступление, основная часть, заключение. Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; констатацию факта, в ней указываются цель (причина) составления письма. При ссылке на документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок.

В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Именно в этой части необходимо убедить, доказать, что в проводимом совещании (конференции, круглом столе) необходимо участвовать, что производимая продукция или выполняемые услуги лучшие, что просьбу необходимо выполнить и т. д.

Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т. д. Письмо может содержать только одну заключительную часть. Основные вопросы письма надо четко сформулировать и расположить в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия. После составления и написания служебное письмо необходимо отредактировать.

Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений. Важность обращения определяется автором письма, обращение позволяет обеспечить себе слушателя. Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. Запятая после обращения придает письму будничный характер, знак восклицания подчеркивает значимость и официальный стиль.

Текст письма может заканчиваться выражением ожидания исполнения просьбы (гарантии, представления, приглашения, напоминания), а также формулой вежливости, например: Выражаю свою признательность за оказанное содействие и заверяю, что представленная Вами информация будет иметь большое значение в деле развития взаимовыгодного сотрудничества.

Формула вежливости располагается перед реквизитом "подпись", печатается с абзаца и отделяется от должности запятой. Наименование должности пишется с прописной или строчной буквы в зависимости от того, как должность прописана в учредительных или нормативно-правовых документах организации. В том случае если письмо будет оформлено на бланке должностного лица, то в реквизите "подпись" наименование должности не указывается.

Таким образом, можно выделить следующие этапы подготовки и составления писем: изучение существующего вопроса, подготовка и написание проекта текста письма, согласование проекта письма, подписание руководителем, регистрация, отправка



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Искусство написания писем ценилось нашими предками, как бесценный дар. В эпоху, когда общение на расстоянии было возможно только посредством писем, целые романы были созданы в эпистолярном жанре. Сегодня, во времена телефонов, сотовой связи и электронной почты составление писем для дружеской переписки или общения с родными перестало подчиняться жестким требованиям.

Однако, осталась сфера, в которой написание писем все еще необходимо, речь идет о деловой переписке. Сегодня мало кто точно знает, как правильно написать письмо близкому другу, пожилому родственнику или малознакомому человеку. В этом просто нет необходимости.

Деловое письмо - один из самых древних атрибутов делового общения. История возникновения делового письма начинается примерно в X в., когда в Древней Руси начинает складываться система письменного оформления правовых и имущественных отношений.

Деловые письма делятся на следующие виды: коммерческие, некоммерческие, по функциональному признаку, по структуре, по форме отправления.

Можно выделить следующие этапы подготовки и составления писем: изучение существующего вопроса, подготовка и написание проекта текста письма, согласование проекта письма, подписание руководителем, регистрация, отправка

В результате работы была достигнута цель путем решения следующих задач:

1. Изучено понятие делового письма, история возникновения;

2. Рассмотрено виды делового письма;

3. Определены особенности написания делового письма.



СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

1. Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов")

2. Рогожин М.Ю. 4-изд. Пособие "Современное деловое письмо" 272с, 2014 г.

3. Байкова И.Ю. 2-изд. "Настольная книга делопроизводителя" 352с, 2015 г.

4. Кибанов А.Я., Захаров Д.К., Коновалова В.Г. Этика деловых отношений: Учебник / Под ред. А.Я.Кибанова. - М.: ИНФРА-м, 2015.

5. Колтунова М.В. Язык и деловое общение: нормы, риторика, этикет. Учебное пособие для вузов. - М.: Экономическая литература, 2014.

6. Кузин Ф.А. Культура делового общения: Практическое пособие. - 5-е изд., перераб. и доп. - М.: Ось-89, 2015.

7. Соловьев Э.Я. Современный этикет. Деловой протокол. - 5-е изд., перераб. и доп. -М.: Ось-89, 2016.

8. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству (практическое пособие). Изд. 9-е, перераб. и доп. - М.: "Издательство ПРИОР", 2014.

9. Чувенков А. Ю., Янковая В. Ф. Оформление документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003. - М.: ТК Велби, "Проспект", 2015.

Размещено на Allbest.ru

...