Правила складання та оформлення документів особового складу

Размещено на http://www.allbest.ru/

МІНІСТРЕСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

ДЕПАРТАМЕНТ ОСВІТИ І НАУКИ

ВІННИЦЬКОЇ ОБЛАСНОЇ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ

ВИЩЕ ПРОФЕСІЙНЕ УЧИЛИЩЕ № 11 м. ВІННИЦІ

ЕКЗАМЕНАЦІЙНА РОБОТА

Тема:

ПРАВИЛА СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ ОСОБОВОГО СКЛАДУ

Виконала: учениця групи № 27

П'ятак Ольга Сергіївна

Перевірила: викладач спеціальних

дисциплін ВПУ № 11 м. Вінниці

Степанківська А. В.

2019

ВСТУП

Документообіг - це рух службових документів на підприємстві з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

Деталізуючи це поняття, можна зазначити, що документообіг включає приймання документів, їх попередній розгляд, реєстрацію, передачу та виконання, контроль за виконанням, а також опрацювання та відправлення вихідних документів.

Для забезпечення ефективної організації документообігу передбачають:

- проходження документів на підприємстві найкоротшим шляхом;

- скорочено кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);

- одноразовість операцій з опрацювання документів, виключення дублювання під час роботи з ними;

- централізацію, здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;

- раціональне розміщення на підприємстві структурних підрозділів та робочих місць.

Як відомо, мовою ділових паперів є офіційно-діловий стиль. Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ. Документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя.

Документи є об'єктом досліджень різних наукових дисциплін, тому зміст поняття "документ" багатозначний і залежить від того, в якій галузі і для чого він використовується.

З латинської «documentum» означає взірець, посвідчення, доказ. Енциклопедичний словник трактує документ як:

1. Письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки.

2. Офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка тощо).

3. Достовірне історичне письмове джерело.

4. Матеріальний об'єкт в якому міститься та чи інша інформація (наприклад, перфораційна картка).

Отже, документ - це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формулою.

Наукова дисципліна, яка вивчає структуру і властивості документальної інформації, розвиток форм документів, методи і засоби автоматизованої обробки, зберігання, пошуку і використання їх, називається документалістикою.

Під діловодством розуміють діяльність, яка охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Так, планування відбувається за допомогою різних планів; облік - у вигляді складання і обробки статистичної бухгалтерської та оперативно-технічної документації, інструктування - шляхом видання інструкцій, методичних вказівок; контроль - збиранням відомостей (письмово) і видання вказівок тощо.

Отже, документація використовується як спосіб і засіб реалізації функцій, покладених на управлінський апарат.



1. СКЛАД КАДРОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

1.1 Склад та призначення кадрової документації

Кадрове діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами стосовно особового складу підприємства (чи системи) з питань приймання, переведення, звільнення, обліку працівників тощо.

Кадрове діловодство ведеться у таких напрямах (завдання кадрового діловодства)

1. Облік особового складу установи та її підрозділів.

2. Підготовка звітів

3. Облік стану підготовки, перепідготовки кадрів та зарахування їх до резерву.

4. Облік та реєстрація надходження документів

5. Складання номенклатурних справ з кадрового діловодства, їх оформлення та ведення

6. Автоматизація документов.інформації.

Комплекс документів за функціями управління кадрами включає такі основні групи документів:

! особисті та особові документи працівників - паспорт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, свідоцтво, атестат, посвідчення особи, документи про сімейний стан, стаж роботи, спеціальність, перепустка, посвідчення про відрядження, тощо;

! організаційно-розпорядча документація - організаційні (положення, інструкції, правила, статути); розпорядчі (накази, постанови, рішення, вказівки, розпорядження, ухвали); довідково-інформаційні (доповідні та пояснювальні записки, листи, переліки, акти, протоколи, довідки, звіти, тощо);

! первинна облікова кадрова документація - виконує функцію обліку працівників і є накопичувачем даних, які постачає первинна реєстрація і наступне оновлення необхідних відомостей про склад та переміщення кадрів.

Для правильного та швидкого прийняття рішень керівникові необхідно володіти інформацією про особовий склад та рух кадрів у організації.

Трудовий договір є угодою між працівником і власником організації, згідно з якою працівник зобов'язується виконувати роботу за певною спеціальністю, кваліфікацією, посадою, підпорядковуючись внутрішньому трудовому розпорядку, а власник підприємства - виплачувати працівникові з/п та забезпечувати необхідні для виконання роботи умови праці.

Особливою формою трудового договору є контракт, у якому термін його дії, права, обов'язки та відповідальність сторін, умови матеріального забезпечення й організації праці працівника, умови розірвання.

Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. Вона призначається для встановлення загального, безперервного та спеціального стажу.

Особова справа - це сукупність документів, які містять найповніші відомості про працівника й характеризують його біографічні, ділові та особисті якості. Систематизуються особові справи в алфавітному порядку або за структурними підрозділами згідно зі штатним розписом.

Облік особового складу організації забезпечується веденням особових карток працівників, штатно-посадової книги (штатного формуляра) та алфавітної книги.

Особова картка - це документ, у якому міститься найсуттєвіша інформація про особу. Містить інформацію про

1)ПІБ, освіту, кваліфікацію, стаж роботи, сімейний стан,

2)військовий облік,

3)дату прийому на роботу та всі переведення,

4)відпустки.

Штатно-посадова книга (штатний формуляр) - відображає стан укомплектування персоналу підприємства. Облік працівників у штатно-посадовій книзі ведеться за цехами, відділами та іншими структурними підрозділами. Порядкові номери працівників у штатно-посадовій книзі надаються їх особовим справам та особовим карткам.

Алфавітна книга ведеться для полегшення оперативного розшуку особової справи та особової картки, а також для одержання довідкової інформації про працівників. Користуючись алфавітною книгою, можна швидко з'ясувати, де працює особа, знайти її особову картку, з'ясувати, коли звільнився чи був переведений той чи інший працівник, яка плинність кадрів у даному підрозділі.

Сучасне виробництво неможливо уявити без новітніх технологій, які дають змогу значно полегшити обмін інформацією. Електронна пошта, наприклад, дає змогу відправляти документи в різні організації і незважаючи на існуючі кордони й факсимільний зв'язок забезпечує швидкий та надійний спосіб ведення переговорів. Робота з мережею Internet відкриває доступ до значних інформаційних масивів.

Комп'ютеризація кадрового діловодства є однією з основних умов раціональної організації діловодних процесів у організації, засобом підвищення ефективності діяльності кадрових служб, фактором зростання продуктивності й оперативності праці менеджерів.

Деякі організації успішно використовують систему управління персоналом PersonPro, яку створено для автоматизації діяльності служби управління персоналом.



1.2 Характеристика документів особового складу

документ службовий особовий

Ведення документації щодо особового складу на підприємствах і в організаціях будь-якої форми власності передбачено відповідними законодавчими та нормативними актами: Кодексом законів про працю України (КЗпП), Законом України «Про відпустки», Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників та іншими.

До документів щодо особового складу належать: накази щодо особового складу, заяви, автобіографії, контракти, трудові книжки, характеристики тощо.

Крім того, рух кадрів документується за допомогою створення таких документів: подань про переведення, доповідних записок, актів, графіків відпусток.

Найбільш численною є документи, що відображає рух кадрів в організації. Під рухом кадрів розуміються:

! приймання, переведення і звільнення працівників;

! надання відпусток;

! відряджання.

Документи по особовому складу створюються з приводу прийняття працівників на роботу, звільнення їх, переведення на іншу роботу, надання відпусток, а також заохочення, накладання дисциплінарних стягнень тощо.

До складу документів по особовому складу належать:

! заяви;

! накази по особовому складу;

! характеристики;

! автобіографії;

! резюме;

! анкети;

! доручення;

! розписки;

! особові справи;

! трудові книжки.

До складу підсистеми входять уніфіковані форми документів, які забезпечують реалізацію завдань, пов'язаних із прийняттям, переведенням, звільненням працівників, наданням відпусток, а також інструкція щодо застосування уніфікованих форм документів.

На підприємствах, де обсяг документообігу перевищує 10 тисяч документів на рік, такого структурного підрозділу, як відділ кадрів, не може бути, тому всі операції, пов'язані з його роботою, виконує секретар-референт, котрий повинен володіти значенням стосовно роботи з документами по особовому складу й надавати допомогу відповідним службам у підготуванні, складанні, оформленні цих документів. Приймаючи на роботу особу, відповідальний працівник відділу кадрів має звірити всі відомості внесені в анкету й автобіографію з оригіналами документів. За приймання на роботу відповідальний працівник відділу кадрів, або секретар-референт, технічний секретар, офіс-менеджер) повинні звірити всі відомості, внесені в анкету й автобіографію, з оригіналами документів (паспортом, дипломом, трудовою книжкою, якщо така існує).

Приймаючи особу на роботу, для виконання якої потрібні спеціальні знання (наприклад, на посаду лікаря, вчителя, водія, секретаря), адміністрація зобов'язана вимагати пред'явлення диплома чи іншого документа про відповідну освіту, професійну підготовку. Особи, яким не виповнилося 18 років, повинні обов'язково подавати медичні висновки про можливість виконання ними обраної роботи.

Документацію по особовому складу ведуть із моменту зачислення працівника на роботу на підприємство (в організацію, установу) й виділяють у самостійну групу, що зумовлено надзвичайною важливістю її та особливостями документування.

Розроблена й застосовується підсистема уніфікованих форм документів щодо забезпечення кадрами органів державного управління, яка є складовою Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації. Її розробка спричинена створенням уніфікованих комплексів, придатних для використання в автоматизованих системах керування і в умовах застосування традиційних методів оброблення документів. Зазначену підсистему документів рекомендовано для використання на всіх рівнях управління.

До складу підсистеми входять уніфіковані форми документів, які забезпечують реалізацію завдань, пов'язаних із прийняттям, переведенням, звільненням працівників, наданням відпусток (анкета, додатки до анкети, наказ, розпорядження, заява, подання, графік відпусток, пояснювальна записка, доповідна записка), а також інструкція щодо застосування уніфікованих форм документів.

Накази по особовому складу

Накази по особовому складу регламентують прийняття громадян на роботу, переміщення працівників на інші посади, звільнення, надання різних відпусток, заохочення, накладання стягнень та ін.

Наказ по особливому складу - це документ, що видається керівником установи на правах єдиноначальності і в межах його компетенції та регламентує прийняття громадян на роботу, їх переміщення, звільнення, надання відпусток, накладання стягнень та заохочень.

На великих підприємствах використовують уніфіковані форми наказів по особовому складу. На підприємствах із невеликим обсягом документообігу зазначені накази оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4. Перевагу віддають варіантові повздовжнього розташування реквізитів.

Накази по особовому складу оформлюють з кутовим та повздовжнім розміщенням реквізитів на папері А4, або на спеціальних бланках.

Текст наказів як правило не містить вступної частини.

Формулювання заголовку до тексту має відповідати змісту наказу і може бути таким:

«Про прийняття на роботу»;

«Про переведення на іншу роботу»;

«Про звільнення»;

«Про надання відпустки»;

«Про заохочення»;

«Про порушення»;

«Про накладання дисциплінарного стягнення».

Розпорядчу частину поділяють на пункти. Кожен пункт починають дієсловом: «Призначити», «Перевести», «Надати», «Оголосити подяку», «Звільнити», «Оголосити догану». Після цих слів ставлять двокрапку.

В наступному рядку, з абзацу оформляють текст розпорядчої частини. Прізвище друкують великими літерами, ім'я по батькові - звичайними. Далі зазначають посаду, структурний підрозділ та зміст дії стосовно особи, про яку йде мова. В наказах про призначення на посаду вказують назву цієї посади, посадовий склад і дату зачислення на посаду. В наказі про призначення на посаду вказують назву цієї посади, посадовий оклад та дату зачислення на посаду. В наказі про надання відпустки зазначають вид відпустки, кількість наданих робочих днів і дати початку й закінчення відпустки. В наказі про звільнення вказують статтю Кодексу Законів про Працю України, на підставі якої звільнено працівника.

У наказах по особовому складу в кінці кожного пункту має зазначатися підстава для його складання.

Реквізити наказу по особовому складу:

10 - назва виду документу (Н А К А З);

11 - індекс;

14 - місце складання чи видання;

19 - заголовок до тексту;

20 - позначка про контроль (у разі потреби);

23 - підпис;

24 - гриф погодження (у разі потреби);

25 - візи (у разі потреби);

28 - позначка про виконавця.

Формуляр зразок наказу по особовому складу.

ВІННИЦЬКА ОБЛАСНА ДРУКАРНЯ

Н А К А З

03.03.2008р. м. Вінниця №13-ВК

Про заохочення

ОГОЛОСИТИ ПОДЯКУ:

ПРУТУ Миколаю Анатолійовичу, оператору Вінницької обласної друкарні, за багаторічну сумлінну працю, активну участь у громадянському житті друкарні та у зв'язку з 30-ти річчям від дня народження.

Підстава: подання генерального директора Вінницької обласної друкарні

Генеральний директор

Віноблдрукарні (підпис) А.С.Вотекно

Формуляр зразок наказу по особовому складу

ВІННИЦЬКА ОБЛАСНА ДРУКАРНЯ

Н А К А З

04.03.2008р. м. Вінниця №15-ВК

1. ПРИЗНАЧИТИ:

1.1. КОСТЕНКО Людмилу Володимирівну на посаду головного бухгалтера з 05.03.2008 року з окладом 840 (вісімсот сорок) гривень.

Підстава: заява Костенко Л.В.

2. НАДАТИ:

2.1. ОМЕЛЬЧУКУ Олександру Федоровичу, економісту чергову відпустку 3 10.03.2008 року по 10.04.2008 року на 24 робочих дні за період роботи з 10.01.2007 року по 08.03.2008 року.

Підстава: заява Омельчука О.Ф. з візами.

3. ЗВІЛЬНИТИ:

3.1. ТАРКОВСЬКУ Наталю Петрівну, начальника відділу збуту, від обійманої посади з 10.03.2008 року за власним бажанням.

Підстава: заява Тарковської Н.П.

Генеральний директор (підпис) А.С. Войтенко

З наказом ознайомлені: Костенко Л.В

Омельчук О.Ф.

Тарковська Н.П.

На підприємствах із великим обсягом документообігу застосовують уніфіковану форму наказу про прийняття на роботу. Цю форму заповнюють у відділі кадрів.

Зафіксований начальником відділу кадрів або особою, яка відповідає за прийняття на роботу, проект наказу (розпорядження), в разі потреби може слугувати, наприклад, направленням на переговори й перепусткою в структурний підрозділ для ознайомлення з умовами роботи.

Керівник структурного підрозділу робить висновки про можливість зачислення: на звороті проекту наказу (розпорядження) він зазначає, на яку посаду може бути прийнята особа, за яким розрядом чи з яким окладом, тривалість випробного терміну.

Згода працівника з умовами праці, результати переговорів, у разі потреби - медичний висновок, позначки про проходження інструктажу з техніки безпеки, протипожежної безпеки та інші фіксуються на звороті форми.

Проект наказу про зачислення на роботу працівника, якому встановлюється оклад, візують відповідні служби підприємства, тим самим підтверджуючи вакантну посаду й оклад згідно зі штатним розкладом.

Підписаний керівником підприємства, (організації, установи) наказ доводиться до відома працівника під розписку.

Заява

Заява - це офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне прохання.

За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні й зовнішні, які бувають від організацій, установ (службові) та особисті. У зовнішній особистій заяві обов'язково зазначається повна домашня адреса, а в службовій - повна поштова та юридична адреса установи, підприємства. У внутрішній заяві не є обов'язковими викладені вище вимоги.

У заяві реквізити рекомендується розташовувати в такій послідовності:

· Праворуч вказується назва організації чи установи, куди подається заява.

· Нижче у стовпчик - назва професії, місце роботи, прізвище, ім'я, по батькові, адреса того, хто подає заяву (якщо заява адресується до тієї організації, де працює автор, не треба зазначати домашню адресу, а достатньо назвати посаду й місце роботи чи структурний підрозділ).

· Ще нижче посередині рядка пишеться слово "заява" з великої літери й не ставиться крапка.

· З великої літери й з абзацу починається текст заяви, де чітко викладається прохання з коротким його обґрунтуванням.

· Після тексту заяви ліворуч вміщується дата, а праворуч - підпис особи, яка писала заяву.

У складній заяві також подаються відомості про те, які саме документи додані до заяви на підтвердження правомірності виставленого в ній прохання (документи перелічуються після основного тексту перед підписом).

Заява пишеться від руки в одному примірнику.

Текст заяви має таку структуру: 

1) Прохання (висновок). 

2) Обґрунтування прохання (докази) - для заяв про звільнення, переведення. 

Зразки:

Директорові ВО «Радар»

п. Тимченку З. М. 

Черниш Тетяни Іванівни, 

що мешкає за адресою: 

252024, Київ-24, 

вул. Шовковична, 3, кв. 17 

тел. 253-17-18 

ЗАЯВА

Прошу прийняти мене на роботу до відділу комплектування на посаду старшого інженера. 

Додатки:

1. Копія диплома про вищу освіту на одній сторінці в 1 прим. 

2. Трудова книжка. 

3. Особовий листок з обліку кадрів на трьох сторінках в 1 прим. 

19.08.2004 Черниш

Відділ Директорові Інституту І 

ботаніки НАН України 

д-ру біол. н. п. 

мол. наук, співр. 

Іващенко С. П. 

ЗАЯВА

Прошу звільнити мене з посади молодшого наукового співробітника відділу у зв'язку з переходом на іншу роботу. 

09.04.2004 р. Іващенко

До справи 104-1 

Видано наказ № 14 від 12.04.2004 

12.04.2004 К. П. Сіра

Голові ради підприємства (прізвище, ім я та по батькові) 

директора підприємства 

(прізвище, ім'я та по батькові) 

Примітки до оформлення реквізитів

1. Відомості про адресата пишуть з великої літери праворуч; назву посади, прізвище посадової особи подають у давальному відмінку, чергуючи закінчення -ові, -еві (-єві) з -у (-ю). Якщо заяву адресовано до організації, то її нзва має мати форму родового відмінка з прийменником до, напр.:

«До профкому Львівсьакого національногоуніверситету імені Івана Франка»

2. Відомості про адресанта подають без прийменника від з малої літери, прізвище, ім'я та по батькові особи, яка звертається із заявою, ставлять у формі родового відмінка, крапки в кінці останнього слова немає. Прийменник від вживаємо лише тоді, коли прізвища адресата й адресанта заяви є співзвучними або однаковими і їх треба розмежувати.

3. Назву документа пишуть з великої літери посередині рядка, крапки не ставлять.

4. Текст починають писати з великої літери та з абзацу.

Найважливішим елементом заяви є текст, який має таку структуру:

а) прохання (прошу надати, прошу звільнити, прошу дозволити, прошу перевести тощо);

б) обґрунтування прохання (у зв'язку з…, оскільки…., відповідно до… тощо).

5. Додаток як підстава заяви містить перелік документів, які додають до неї, із точним формулюванням характеру чи вигляду документа, зазначенням кількості сторінок, напр.: довідка (форма), фотокартки (кількість і розмір) тощо.

Оформляють додатки кількома способами: а) після тексту пишуть з абзацу: «До заяви додаю..» і подають повні назви документів у формі знахідного відмінка; б) після тексту пишуть: «До заяви додаються такі документи» або «Додаток» і вказують назви документів у формі називного відмінка.

Розписки

Розписка - це документ у котрому підтверджуються дії, що вже відбулися (як правило, одержання грошей або матеріальних цінностей від підприємства чи приватної особи).

Складають розписку в довільній формі на чистому аркуші папері здебільшого від руки або машинописним способом. У розписці мають бути такі відомості:

! Назва виду документа (Розписка);

! Посада автора (в разі потреби);

! Прізвище, ім'я, по батькові особи, яка дає розписку;

! Сума взятих грошей або назви товарно-матеріальних цінностей;

! Дата оформлення документа;

! Підпис автора.

Одержану суму грошей у розписці зазначають цифрами, а в дужках - розшифровують словами.

У розписці, як і в дорученні, категорично забороняється робити будь-які виправлення чи стирання. Всі вільні місця між текстом і підписом перекреслюють. Розписку складають в одному примірнику й зберігають на рівні з грошовими й цінними документами.

Іноді в розписці зазначають свідків, тобто осіб, у присутності яких її було написано. В такому разі ці особи засвідчують документ своїми підписами.

Формуляр-зразок розписки.

Розписка

Я, Малюта Олена Василівна, отримала від начальника абонентного відділу ВАТ «Вінницягаз» Білаш Олександра Миколайовича свою медичну книжку, яку зобов'язуюся повернути до 10.01.08р.

09 січня 2008р. (підпис) Малюта О.В.

Начальник абонентного відділу (підпис) Білаш О.М.

Трудова книжка

Трудова книжка - це документ установленого зразка, в якому записано відомості про стаж роботи, нагороди, заохочення кожного працівника.

Таким чином, це документ, що підтверджує трудову діяльність особи.

Загальні положення.

Трудові книжки ведуться на всіх працівників підприємств, установ і організацій (на ділі підприємств) у всіх форм власності, які попрацювали на них понад 5 днів, включаючи осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, на сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.

На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем їхньої освітньої роботи.

Трудові книжки раніше встановленого зразка обміну не підлягають.

Влаштовуючись на роботу, особа зобов'язана подавати трудову книжку, оформлену в установленому порядку.

Особи, які вперше стають до роботи й не мають трудової книжки, повинні пред'явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку. Військовослужбовців, звільнені зі Збройних Сил України, Національної гвардії України, Служби безпеки України, Прикордонних військ України, Цивільної оборони України, Управління охорони вищих посадових осіб України та інших військових формувань, створених відповідно до чинного законодавства країни (далі Збройні Сили України та інші війська), та військовослужбовці, звільнені зі Збройних Сил колишнього Союзу РСР і Збройних Сил держав - учасниць СНД, пред'являють військовий квиток. Звільнені з місць відбування покарання за кримінальний злочин зобов'язані пред'явити довідку про звільнення.

Заповнення трудових книжок

Загальні вказівки.

Трудові книжки і вкладки до них заповнюються у відповідальних розділах українською та російською мовами.

Якщо особа розпочинає свій трудовий шлях і ще не має трудової книжки, то власник або вповноважений ним орган має оформити (виписати) її не пізніше, ніж у тижневий термін від дня прийняття працівника на роботу.

У трудову книжку вносять такі відомості:

ь про працівника - його прізвище, ім'я та по батькові, дата народження;

ь про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;

ь про нагородження державними нагородами та відзнаками України, про заохочення за успіхи в роботі та інші відповідно до чинного законодавства України;

ь про відкриття, на які видано дипломи, використані винаходи й раціоналізаторські пропозиції та грошові винагороди у зв'язку з цим.

Стягнення у трудовій книжці не зазначаються.

Записи в разі звільнення працівника або переведення його на іншу роботу мають точно відповідати формулюванню чинного законодавства й містить посилання на відповідну статтю, пункт закону.

Всі записи про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або вповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше, ніж у тижневий термін (у разі звільнення - в день звільнення), й мають точно відповідати текстові наказу (розпорядження).

Дати пишуться арабськими цифрами (число й місяць - двозначними), наприклад: 05.01.2002року.

Записи виконують акуратно, кульковою ручкою або чорнилом чорного, синього чи фіолетового кольорів і звіряються печаткою.

З кожним записом, що вноситься у трудову книжку на підставі наказу (розпорядження) про прийняття на роботу, переведення чи звільнення, власник або вповноважений ним орган зобов'язаний ознайомити працівника під розписку в особовій картці, в якій має бути такий самий запис, що й у трудовій книжці (вкладці).

В разі потреби власник або вповноважений ним орган може видати працівникові на його прохання завірений витяг із трудової книжки.

Якщо підприємство, на якому зроблено неправильний або неточний запис, то виправлення вноситься правонаступником і засвідчується печаткою; якщо правонаступника немає - то вищою організацією, якій підпорядковувалось ліквідоване підприємство, а в разі її відсутності - облархівом, держархівом.

Внесення відомостей про працівника

Відомості про працівника записується на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Прізвище, ім'я та по батькові (повністю, без скорочення або зміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказується на підставі паспорта або свідоцтва про народження.

Після проставляння дати заповнення трудової книжки її власник своїм підписом засвідчує правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа яка відповідає за видачу трудових книжок. Після цього ставиться відбиток гербової чи круглої, що прирівнюється до гербової, печатки підприємства (або печатки відділу кадрів), на якому вперше заповнюється трудова книжка.

Зміни в записи прізвища, імені, по батькові й дати народження вносить власник або вповноважений ним орган за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені, по батькові тощо) з посиланням на їхні номери й дати.

Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюються, наприклад, колишнє прізвище або ім'я, по батькові, дати народження й записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки й засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально вповноваженої ним особи та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.

Внесення відомостей про роботу

У графі 3 розділу «Відомості про роботу» як заголовок пишеться повна назва підприємства.

Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься, у графу 2 зазначається дата прийняття на роботу.

У графі 3 пишуть: «Прийнятий (призначений) до… цеху (відділу, підрозділу, …)» і зазначають його конкретну назву, а також роботу, професію або посаду і присвоєний розряд. Назви робот, професій, посад зазначають відповідно до «Класифікатора професій».

Якщо працівник виходить на пенсію за віком на пільгових умовах, то запис у трудовій книжці робиться на підставі наказу, виданого за результатами атестації робочих місць, із посиланням на «Списки» виробництв, професій, посад і показників, що дають право на пільгове пенсійне забезпечення». Показники, зазначені в цих списках, обов'язково мають бути підтверджені в «Карті оцінки умов праці робочого місця за результатами атестації» й можуть записуватися в дужках.

Якщо робітникові (працівникові) присвоюється черговий розряд (категорія), то в трудовій книжці робиться запис про це.

Запис відомостей про роботу за сумісництвом, яка оформлена в установленому порядку, вноситься власником або вповноваженим ним органом окремим рядком на бажання працівника.

Переведення працівника на іншу постійну роботу в межах одного підприємства оформляється в такому самому порядку, як і прийняття на роботу.

Якщо за час роботи працівника змінилася назва підприємства, то про це у графі 3 трудової книжки окремим рядком робиться запис: «Підприємство» (назва) з (дати) перейменовано на (назва)», а в графі 4 зазначається підстава для перейменування - наказ (розпорядження), його дата й номер.

До трудових книжок за місцем роботи вносяться окремим рядком (до занесення відомостей про роботу на даному підприємстві) з посиланнями на дати, номери та назви відповідних документів такі записи:

! про тривалість служби у складі Збройних Сил України та інших військах, де на тих, хто проходить службу, не поширюється законодавством про працю й державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зачислення) й дати звільнення зі служби;

! про тривалість навчання у професійно-виховних та інших закладах, у навчально курсових-комбінатах (центрах, пунктах тощо);

! про тривалість навчання у вищих навчальних закладах (всюди входить і тривалість роботи в студентських таборах, на виробничій практиці, виконання науково-дослідної тематики) та про тривалість перебування в аспірантурі й клінічній ординатурі, крім випадків;

! про роботу як членів колгоспу (якщо чинним законодавством передбачено зарахування цієї роботи в загальний трудовий стаж працівників);

! про час догляду за інвалідом 1-ї групи або з дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який згідно з висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду (п. ст. 56 Закону України «Про пенсійне забезпечення»), в тому числі за пристарілим, який досягає 80-річного віку (згідно з медичним висновком);

! про період одержання допомоги у зв'язку з безробіттям - виноситься у трудову книжку центром державної служби зайнятості населення.

Внесення відомостей у разі звільнення

Запис про причини звільнення у трудовій книжці мають точно відповідати формулюванню чинного законодавства і містити посилання на статтю, пункт закону. Наприклад: «Звільнений у зв'язку з прогулом, п.V ст. 40 КЗпП України».

У разі розірвання трудового договору з ініціативи працівника з причин, за яких законодавство передбачено надання певних пільг і переваг, запис про звільнення вноситься із зазначенням цих причин. Наприклад: “Звільнений за власним бажанням у зв'язку з зачисленням до вищого навчального закладу, ст. 38 КЗпП України”.

Запис про звільнення працівника робиться за такими правилами: у графі 1 ставиться порядковий номер запису; у графі 2 - дата звільнення; у графі 3 зазначається причина звільнення, наприклад: “Звільнено за скороченням штатів, п 1 ст. 40 КЗпП України”; у графі 4 - підстава - наказ (розпорядження), його дата і номер.

Днем звільнення вважається останній день роботи.

У разі переведення працівника з одного підприємства на інше за погодженням між керівниками підприємств у графі 3 записується посилання на погодження “Звільнено у зв'язку з переведенням на роботу на роботу на (назва підприємства), п. 5 ст. 36 КЗпП України”.

У разі переходу на виборну посаду в графі 3 робиться запис: “Звільнено у зв'язку з обранням на виборну посаду в (назва організації), п. 5 ст. 36 КЗпП України”.

У разі розірванні трудового договору з ініціативи власника або вповноваженого ним органу у зв'язку зі здійсненням заходів щодо вдосконалення організації управління промисловістю та іншими галузями, народного господарства, крім зазначення підстав, передбачених чинним законодавством, робиться посилання на відповідне рішення Уряду України. Наприклад, у графі 3 записується: “Звільнено за скороченням штатів (чисельності) працівників, п. 1 ст. 40 КЗпП України” і далі в дужках зазначають відповідну постанову Кабінету Міністрів України.

У разі призначення пенсії за віком, пенсії за вислугу років у розділі “Відомості про призначення пенсії” трудової книжки органами соціального забезпечення ставиться відбиток штампа “Пенсію призначено”. У трудових книжках раніше встановленого зразка (1938 р.) відбиток зазначеного штампа ставиться на першій сторінці.



3. СХЕМИ ПРИЙОМУ, ЗВІЛЬНЕННЯ, ПЕРЕВОДУ ПРАЦІВНИКА

3.1 Схема прийому працівника

Перебіг подій протягом першого місяця (або за його наслідками) в зв'язку із прийняттям на роботу працівника можна відобразити такою схемою:

1. Працівник подає документи щодо працевлаштування та пише заяву на прийняття.

2. Кадровик складає наказ про прийняття на роботу працівника, а керівник його підписує.

3. Кадровик ознайомлює працівника з локальними документами: правилами внутрішнього трудового розпорядку, колективним договором, посадовою інструкцією тощо.

4. Кадровик складає Повідомлення про прийняття працівника на роботу.

5. Кадровик оформляє трудову книжку та заповнює її.

6. Кадровик заповнює особову картку форми № П-2.

7. Кадровик формує особову справу працівника.

8. Бухгалтер зазначає дані новоприйнятого працівника у «зарплатній» звітності.

Звісно, що ця схема дуже умовна. Оскільки в ній немає певних нюансів, які трапляються у житті. Наприклад:

! якщо приймається на роботу директор, якого призначили засновники підприємства, заяву з проханням прийняти його на роботу підприємству він не подає;

! крім звичайного знайомства із керівництвом і правилами трудового розпорядку, працівники мають пройти ще й інструктаж з охорони праці;

! про прийняття на роботу деяких працівників треба повідомити не лише податківців, а й банк та решта контрагентів, оформити їм електронний цифровий підпис тощо;

! часто новоприйнятим працівникам роботодавець встановлює випробувальний термін;

! а ще не слід забувати про працівників, переведених з інших підприємств, які не лише займають певну посаду, а й приносять з собою «багаж» у вигляді права на відпустку, зароблену за попереднім місцем роботи.

Подання документів працівником на працевлаштування та написання заяви на прийняття

Згідно із ст. 24 КЗпП при укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку, а у випадках, передбачених законодавством, - також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров'я в т. ч. про інвалідність та інші документи.

Також працівник подає на підприємство реєстраційний номер облікової картки (ідентифікаційний код).

До інших документів належать, зокрема:

! військовий квиток (посвідчення про приписку до призовної дільниці);

! свідоцтво про загальнообов'язкове державне соціальне страхування;

! пенсійне посвідчення;

! посвідчення учасника бойових дій;

! посвідчення особи з інвалідністю (висновок і індивідуальна програма реабілітації від МСЕК);

! чорнобильське посвідчення відповідної категорії;

! свідоцтво про народження дитини (дітей);

! документ, що підтверджує статус одинокої матері;

! документ, що засвідчує дитині інвалідність та ін.

У заяві про прийняття ви зустрінете такі реквізити: адресат, відомості про заявника, назва виду документа, текст документа, дата документа, підпис. Також у заяві, як правило, зазначаються основні умови договору:

· основне місце роботи чи сумісництво;

· посада, на яку претендує особа;

· дата прийняття на роботу;

· строк, якщо укладається строковий трудовий договір і причина обмеженого строку трудових відносин;

· режим робочого часу (у випадку бажання фізособи працювати в режимі неповного робочого часу або за індивідуальним графіком тощо). Паспорт або ІD-картка

У якості головного особистого документа фізособа, як правило, надає паспорт або ІD-картку. Дійсно, особа, яка працевлаштовується, може подавати або паспорт у паперовому варіанті, або паспорт громадянина України у формі пластикової картки типу ІD-1 з безконтактним електронним носієм, що затверджена постановою від 25.03.2015 р. № 302.

Нагадуємо, що до «звичайного» паперового паспорта після досягнення особою 25 і 45-річного віку вклеюються нові фотокартки. Якщо фотокартки не вклеєні, паспорт вважається недійсним.

Щодо пластикової картки, то слід пам'ятати, що ІD-картки мають граничні строки дії, які зазначаються на лицьовому боці документа. Тож під час працевлаштування працівника слід звертати на це увагу.

Ідентифікаційний код (реєстраційний номер облікової картки платника податків)

Такий номер встановлюють податківці, адже саме ДФС веде Реєстр фізосіб-платників податків. Він потрібен, в першу чергу, бухгалтерії для нарахування заробітної плати та сплати внесків, податків та подання звітності.

Щодо форми, в якій ця інформація може бути надана працівником, існує кілька варіантів.

Форму документа, що видається податківцями фізособам-платникам податків, встановлено Положенням про реєстрацію фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб - платників податків, затвердженим наказом Мінфіна від 29.09.2017 р. № 882. У такому документі зазначається реєстраційний номер облікової картки платника податків.

Контролюючим органом на прохання фізичної особи до паспорта громадянина України у формі книжечки можуть бути внесені (сьома, восьма або дев'ята сторінки) дані про реєстраційний номер облікової картки платника податків з Державного реєстру (п. 70.10 ПКУ).

До паспорта громадянина України у формі картки інформація про реєстраційний номер облікової картки платника податків з Державного реєстру вноситься відповідно до законодавства, яким регулюється питання ведення Єдиного державного демографічного реєстру.

Наказ про прийняття на роботу

Укладення трудового договору оформлюється наказом про прийняття на роботу. Наказом Держкомстату України від 05.12.2008 р. № 489 затверджено типову форму № П-1. Та поряд з цією типовою формою допускається оформлення наказу на бланку підприємства.

Якщо роботодавець розробляє власну форму такого наказу, у ній повинні міститися усі реквізити типової форми № П-1 і всі основні моменти трудового договору.

Такий наказ обов'язково має підписати посадова особа роботодавця, яка має повноваження приймати на роботу, і фізособа, що приймається на роботу.

Після того, як наказ підписано керівником, його слід зареєструвати (присвоїти йому номер). Жодним нормативним актом не встановлено форми реєстрації кадрових наказів. Тож можна користуватися формою книги, наведеною Мінсоцполітики в листі від 19.10.2005 р. № 09-487. А далі, вже після реєстрації наказу, з ним слід ознайомити працівника під підпис. Поряд з підписом на наказі працівник зазначає дату ознайомлення.

В типовій формі наказу є ряд реквізитів, які заповнюються за потреби. Наприклад, щодо встановлення працівнику випробувального терміну. Дані про це слід зазначати в наказі тільки, якщо таке випробування встановлюється. Якщо ж ні, цей реквізит не заповнюється (у типовій формі проставляється прочерк, у самостійно розробленій можна просто не наводити такого рядка). Те саме стосується і режиму роботи. Якщо працівникові встановлюватиметься неповний робочий час, або ненормований робочий час, або інший індивідуальний графік, і це відомо ще на стадії прийому на роботу, про це слід обов'язково зазначити у наказі.

Щодо прийняття на роботу керівника підприємства, то наказ про це може мати й іншу форму.

До речі, чи варто укладати із керівником підприємства трудовий договір, якщо ви бажаєте зекономити на зарплаті, питання на сьогодні відкрите. Є два варіанти: або засновник, який виконуватиме обов'язки керівника підприємства (не займаючи певну посаду на ньому і без укладання трудових відносин) або ж директор з неповним робочим часом.

Свої особливості має оформлення заяви і наказу для прийняття працівника на роботу за переведенням від іншого роботодавця.

Далі роботодавець має провести заходи як щодо докладного ознайомлення працівника із тим, де і як він буде працювати, так і щодо повідомлення податківців (та інших осіб) про нове укладання трудового договору.

Оформлення трудової книжки та внесення запису



3.2 Схема звільнення працівника

1. Порядок звільнення працівників за згодою сторін. Звільнення за згодою сторін п.1 ст.36 КЗпП України

Припинення трудового договору є правомірним лише за наявності передбачених законодавством підстав і при дотриманні певного порядку звільнення працівника в кожному конкретному випадку. Порядок звільнення - певна процедура, яка передбачає послідовність дій двох сторін: роботодавця і працівника. Якщо ініціатива припинення трудового договору належить працівникові - він подає заяву на ім'я власника, або уповноваженого ним органу про своє бажання звільнитися з займаної посади. При звільненні за згодою сторін (п.1 ст. 36 КЗпП України), співробітник має право звільнитися день в день. Можливо звільнення через кілька днів, що узгоджується між 2-я сторонами. Якщо директор погодив зі співробітником дату звільнення не день в день, а наприклад через 3 офісних робочих дня, співробітник продовжує виконувати свої службові обов'язки і табель повинен бути складений на нього з урахуванням останнього робочого дня (або вихідного, але не більше 2-х) .

При звільненні за згодою сторін співробітник повинен:

1) Підійти до директора підприємства (відділ кадрів, чи безпосередньому керівнику), попередити про своє звільнення і узгодити з ним дату звільнення.

Момент узгодження - найвідповідальніший момент при звільненні за п.1 ст. 36 КЗпП.

 Важливо! При узгодженні дати потрібно враховувати час на саму процедуру звільнення. Звільнення день в день повинні бути винятком, а не правилом! Якщо дата звільнення узгоджена, співробітник пише заяву про звільнення в присутності безпосереднього керівника або працівника відділу кадрів. Які тут же візують цю заяву.

2) Заява має бути написано на ім'я директора підприємства.

У заяві повинні бути вказані:

а) П.І.Б.

б) посада;

в) узгоджена дата звільнення (одна);

г) причина звільнення (за погодженням сторін);

д) дата написання заяви

2. Порядок звільнення за власним бажанням

Порядок звільнення за власним бажанням керується ст. 38 КЗпП України Згідно ст. 38 КЗпП працівник має право розірвати трудовий договір, укладений на невизначений строк, письмово попередивши про це власника або уповноважений ним орган за два тижні. У разі, якщо заява співробітника про звільнення за власним бажанням зумовлена неможливістю продовжувати роботу (переїзд на нове місце проживання; переведення чоловіка або дружини на роботу в іншу місцевість; вступ до навчального закладу; неможливість проживання у даній місцевості, підтверджена медичним висновком; вагітність; догляд за дитиною до досягнення нею 14-річного віку або дитиною-інвалідом; догляд за хворим членом сім'ї відповідно до медичного висновку або інвалідом I групи; вихід на пенсію; прийняття на роботу на конкурсній основі, а також з інших поважних причин), власник або уповноважений ним орган повинен розірвати трудовий договір у строк, про який просить працівник. Термін попередження працівником власника або уповноваженого ним органу обчислюється з наступного дня після подачі заяви. Якщо заява написана в середу 1-го числа, то останнім робочим днем буде середа 15-е число. Метою такого попередження є надання можливості роботодавцю знайти заміну на місце працівника, який звільняється за власним бажанням.

Важливо! Якщо співробітник після закінчення строку попередження про звільнення не залишив роботи і не вимагає розірвання трудового договору, власник або уповноважений ним орган не мають права звільнити його за поданою раніше заявою, крім випадків, якщо на його місце запрошено іншого співробітник, якому відповідно до законодавства не може бути відмовлено в укладенні трудового договору. Співробітник має право в зазначений ним строк розірвати трудовий договір за власним бажанням, якщо власник або уповноважений ним орган не виконує трудове законодавство.

Щоб звільнитися за власним бажанням:

- Співробітник повинен підійти до безпосереднього керівника (директора) і написати заяву з проханням звільнити його за власним бажанням.

Важливо! Термін попередження працівником власника або уповноваженого ним органу обчислюється з наступного дня після подачі заяви. Якщо заява написана в середу 1-го числа, то останнім робочим днем буде середа 15-е число. Метою такого попередження є надання можливості роботодавцю знайти заміну на місце працівника, який звільняється за власним бажанням.

- Директор візує заяву

- Заява передається у відділ кадрів

- Видача трудових книжок і розрахункових грошей проводиться в день звільнення

Строки розрахунку при звільненні

Згідно ст. 116 КЗпП при звільненні працівника виплата всіх сум, які йому заборгувало підприємство, установа, організація, здійснюється в день звільнення. Якщо співробітник в день звільнення не працював, то всі нараховані суми мають бути виплачені не пізніше наступного дня після пред'явлення звільненим працівником вимоги про розрахунок.

У разі невиплати в установлені терміни з вини власника або уповноваженого ним органу належних звільненому працівникові сум, при відсутності спору про їх розмір підприємство, установа, організація повинні виплатити працівникові середню заробітну плату за весь час затримки до дня фактичного розрахунку.

При наявності спору про розмір належних звільненому працівникові сум, власник або уповноважений ним орган повинен відшкодувати їх в тому випадку, якщо спір вирішено на користь працівника. Якщо спір вирішено на користь працівника частково, то розмір відшкодування за час затримки визначає орган, який виносить рішення по суті спору.

У разі, якщо звільнений працівник до одержання остаточного розрахунку влаштувався на іншу роботу, розмір компенсації зменшується на суму заробітної плати, отриманої на новому місці роботи (ст.117 КЗпП).

3.3 Схема переводу працівника

Порядок переведення з одного підприємства на інше

Статтею 32 КЗпП встановлено, що переведення працівника на роботу на інше підприємство, в установу, організацію (далі - підприємство) допускається тільки за згодою працівника. Відповідно до пункту 5 статті 36 КЗпП переведення працівника за його згодою на інше підприємство є підставою припинення трудового договору. У зв'язку з цим на новій роботі працівник укладає інший трудовий договір. При цьому ініціатором переведення може бути як сам працівник, так і власник підприємства або уповноважений ним орган, зацікавлений у переведенні працівника.

Слід зазначити, що КЗпП містить ряд норм, які захищають права працівника в разі переведення на іншу роботу.

Так, частиною п'ятою статті 24 КЗпП встановлено, що особі, запрошеній на роботу в порядку переведення за погодженням між керівниками підприємств, не може бути відмовлено в укладенні трудового договору.

У пункті 6 постанови Пленуму Верховного Суду України «Про практику розгляду судами трудових спорів» від 6 листопада 1992 р. № 9 роз'яснено, що в разі обгрунтованості позову суд своїм рішенням зобов'язує власника або уповноважений ним орган укласти трудовий договір з особою, запрошеною на роботу в порядку переведення, з першого робочого дня (наступного після дня звільнення з попереднього місця роботи), якщо не було обумовлено іншої дати. З іншими особами договір про прийняття на роботу укладається з дня їх звернення до власника або уповноваженого ним органу.

Якщо внаслідок відмови у прийнятті на роботу або несвоєчасного укладення трудового договору працівник здійснив вимушений прогул, його оплата провадиться відповідно до правил частини другої статті 235 КЗпП про оплату вимушеного прогулу незаконно звільненому працівникові.

ВАТ «ХЛІБЗАВОД»

Директору фабрики «Маяк»

Онишку П. Г.

Шановний Петре Григоровичу!

Прошу звільнити з роботи бухгалтера фабрики Тору Ганну Павлівну до 25 липня 2005 року за пунктом 5 статті 36 КЗпП в порядку переведення на ВАТ «Хлібзавод» у м. Дубно.

З повагою

Директор ВАТ «Хлібзавод»

Підпис

С. Розова

Додаток 2

Директору фабрики «Маяк»

Онишку П. Г.

бухгалтера фабрики

Тори Г. П.

ЗАЯВА

Прошу звільнити мене з роботи 20 липня 2005 року в порядку переведення на ВАТ «Хлібзавод» у м. Дубно на підставі листа-запиту директора ВАТ «Хлібзавод» від 15 липня 2005 р. № 32/1. 

15.07.2005

Підпис

Додаток 3

ФАБРИКА «МАЯК»

НАКАЗ

18.07.2005

м. Дубно

№ 29-к

Про звільнення Тори Г. П.

ТОРУ Ганну Павлівну, бухгалтера фабрики, звільнити з роботи 20 липня 2005 року за пунктом 5 статті 36 КЗпП в порядку переведення на ВАТ «Хлібзавод» в м. Дубно. Відпустку використала повністю.

Підстава:

заява Тори Г. П.;

лист-запит директора ВАТ «Хлібзавод» від 15.07.2005 № 32/1.

Директор фабрики «Маяк»

Підпис

П. Г. Онишко

Директору ВАТ «Хлібзавод»

Розовій О. С.

Тори Г. П.

ЗАЯВА

Прошу прийняти мене на посаду бухгалтера ВАТ «Хлібзавод» з 21 липня 2005 року в порядку переведення з фабрики «Маяк» м. Дубно. Копія наказу фабрики «Маяк» про звільнення мене з роботи за пунктом 5 статті 36 КЗпП в порядку переведення на ВАТ «Хлібзавод» додається.

21.07.2005

Підпис



ВИСНОВОК

Документи по особовому складу створюються з приводу прийняття працівників на роботу, звільнення їх, переведення на іншу роботу, надання відпусток, а також заохочення, накладання дисциплінарних стягнень тощо.

До складу документів по особовому складу належать: заяви; накази по особовому складу; характеристики; автобіографії; резюме; анкети; доручення; розписки; особові справи; трудові книжки.

Документацію по особовому складу ведуть із моменту зачислення працівника на роботу на підприємство (в організацію, установу) й виділяють у самостійну групу, що зумовлено надзвичайною важливістю її та особливостями документування.

...